[Soan Thao VB] Khong lien quan

1. Trang thông tin Đoàn khối Doanh Nghiệp Quảng Namhttp://doankhoidn.net/
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐOÀN
01.08.2008
Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ
hay ký hiệu. Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống xã hội và quản lý Nhà nước
mà văn bản có những nội dung, hình thức khác nhau.
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN.
1. Khái niệm:
Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký
hiệu. Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống xã hội và quản lý Nhà nước mà văn bản
có những nội dung, hình thức khác nhau.
Văn bản, còn là phương tiện trao đổi, bày tỏ quan điểm, ý chí, tình cảm
giữa bên này với bên kia và thường mang một số yếu tố nổi bật: Yếu tố pháp lý;
yếu tố quản lý, lãnh đạo; yếu tố kinh tế - xã hội; yếu tố văn học, lịch sử.
2. Các nguyên tắc cần nắm vững khi soạn thảo một văn bản.
- Mỗi văn bản cần tập trung vào một số vấn đề nhất định, tránh đưa nhiều
vấn đề khác nhau, đặc biệt là những vấn đề mâu thuẫn với nhau. Làm như vậy
văn bản sẽ kém hiệu lực.
- Phải căn cứ vào tính chất của vấn đề để dùng hình thức văn bản cho phù
hợp.
- Văn bản phải được qui định rõ phạm vi hiệu lực về không gian, thời
gian và đối tượng tác động.
- Phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ
thống, khoa học, tránh sự trùng lặp không đáng có và đảm bảo văn bản cấp dưới
phục tùng văn bản cấp trên.
- Phải nắm vững những qui định về thẩm quyền ban hành văn bản. Thông
thường phụ thuộc vào 3 yếu tố: phạm vi chức trách được phân cấp quản lý hoặc
được uỷ quyền (quyền hạn, tính chất các vấn đề mà văn bản thể hiện (cấp bách,
quan trọng) và phạm vi lãnh thổ mà văn bản phát huy hiệu lực.
3. Cách trình bày một văn bản
- Tiêu đề văn bản bao gồm: Tên cơ quan, số và ký hiệu, quốc hiệu, địa
danh và thời gian ra văn bản
+ Dòng đầu tiên cùng góc trái ghi tên của cơ quan chủ quản trực tiếp của
cơ quan ra văn bản (các văn bản của Đoàn ghi thống nhất: Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh)

2. + Dòng 2: Đường gạch chân cơ quan ra văn bản
+ Dòng 4: Số và ký hiệu
+ Dòng 5: Trích yếu văn bản (nếu là công văn hay tờ trình)
+ Dòng đầu tiên trên cùng góc phải ghi quốc hiệu: Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam (dòng 1); Độc lập - Tự do - hạnh phúc (dòng 2). Lưu ý: Những
văn bản ban hành nội bộ trong hệ thống tổ chức của Đoàn không nhất thiết phải
có quốc hiệu.
+ Dòng tiếp theo dưới quốc hiệu ghi địa danh, ngày, tháng, năm
- Tên và trích yếu
+ Tên loại văn bản bằng chữ in hoa
+ Trích yếu văn bản là chữ in thường: Ngắn gọn khái quát nội dung bằng
một câu giúp người lưu trữ phân loại chính xác, nhanh chóng các loại văn bản.
- Nội dung gồm 3 phần
+ Mở đầu: Ghi tình hình khái quát, đặt vấn đề hoặc những căn cứ ra văn
bản.
+ Phần thân: Ghi toàn bộ những nội dung chính yếu của văn bản
+ Phần đóng: Ghi biện pháp chỉ đạo hoặc yêu cầu thực hiện văn bản.
- Nơi nhận: Ghi ở góc trái cuối văn bản: Để thực hiện, để báo cáo và để
lưu.
- Chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu: Ghi góc phải
cuối văn bản.
II. KỸ NĂNG SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN THÔNG DỤNG
1. Soạn thảo quyết định
Khi soạn thảo quyết định thông thường vẫn có các điểm chung như:
Quốc hiệu, địa danh và ngày tháng ra quyết định, số ký hiệu, tên gọi, trích yếu
và nội dung quyết định. Trong phần nội dung có 2 phần nhỏ là:
- Căn cứ quyết định
- Nội dung các mệnh lệnh
Ví dụ: Quyết định thành lập một chi đoàn trực thuộc Đoàn xã (phường,
thị trấn) thành thường có 4 ý, mỗi ý được trình bày một điều khoản như sau:
Điều 1: Quyết định thành lập chi đoàn (tên), thành lập ngày tháng năm
nào?
Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi đoàn...

3. Điều 3: Cử các đồng chí... vào BCH lâm thời của chi đoàn.
Điều 4: Trách nhiệm thi hành quyết định, có hiệu lực từ ngày...
2. Soạn thảo báo cáo
a. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:
- Phải đảm bảo trung thực, chính xác
- Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm
- Báo cáo phải kịp thời
b. Các loại báo cáo:
- Báo cáo tuần
- Báo cáo hàng tháng, quý
- Báo cáo 6 tháng hoặc 1 năm
- Báo cáo bất thường, đột xuất
- Báo cáo chuyên đề
- Báo cáo hội nghị
-Báo cáo nào cũng cần đạt được những yêu cầu đã nêu và được trình bày
theo những quy tắc nhất định.
c. Phương pháp viết một bản báo cáo:
* Công tác chuẩn bị:
- Xác định mục tiêu yêu cầu của báo cáo
- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết
- Phần nội dung thường có 3 phần nhỏ sau:
+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra.
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh
giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
+ Phần 3: Nêu những phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp
tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.
- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng
tâm của báo cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
* Xây dựng đề cương chi tiết:
- Mở đầu
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác
của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn

4. đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
- Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện
+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện
+ Những kiến nghị với cấp trên
+ Nhận định những triển vọng
* Viết dự thảo báo cáo:
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định,
đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh hoạ, trình bày theo lối biểu mẫu, theo
sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn
- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ
- Những báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số
liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so
sánh, các tài liệu tham khảo...
* Đối với báo cáo quan trọng:
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa
đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn
* Trình lãnh đạo thông qua:
Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên
đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với
các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã
cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị
3. Soạn thảo công văn
a. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự
vụ
- Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề
- Dùng ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao
- Phải có trích yếu công văn dù là công văn ngắn.
b. Xây dựng bố cục một công văn

5. Công văn thường có các yếu tố sau
- Quốc hiệu
- Địa danh và thời gian gửi công văn
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn
- Chủ thể nhận công văn
- Số và ký hiệu công văn
- Trích yếu nội dung
- Nội dung công văn
- Chữ ký, đóng dấu
- Nơi gửi
c. Phương pháp soạn thảo nội dung công văn
- Nội dung công văn thường có 3 phần:
+ Viện dẫn vấn đề
+ Giải quyết vấn đề
+ Kết luận vấn đề
- Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ
sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm
rõ mục đích, yêu cầu.
- Cách viết phần nội dung chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết
vấn đề đã nêu
+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết
+ Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào sau để làm nổi bật chủ đề cần giải
quyết.
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận
chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng loại công văn có những
cách thể hiện đặc thù:
+ Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị
+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn,
nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề
nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên
cần thiết.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích
sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không
hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân
tình, không chiếu lệ, sáo rỗng

6. - Cách viết phần kết thúc công văn
+ Cần viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm
thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước
khi kết thúc (có thể là một lời cảm ơn nếu thấy cần thiết)
Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của
riêng ai, dù là thủ trưởng. Vì vậy nội dung công văn chỉ nói đến công vụ.
Không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi
tình cảm cá nhân với nhau.
4. Soạn thảo tờ trình
a. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình
- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn
đề cần trình duyệt
- Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể
- Các kiến nghị phải hợp lý
- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển
thế mạnh, khắc phục khó khăn
b. Xây dựng bố cục tờ trình
Thiết kế bố cục thành 3 phần:
- Phần 1: Nếu lý do đưa ra nội dung trình duyệt
- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương
án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi).
- Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh
thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin
cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể
chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
c. Cách viết tờ trình:
- Trong phần nêu lý do, căn cứ: dùng cách hành văn để thể hiện được nhu
cầu khách quan, do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
- Phần đề xuất: dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao
nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ
phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh
để đảm bảo sự kiện và số liệu trung thực.
Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án,
tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận
chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra
niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh
hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.
5. Soạn thảo thông báo

7. Thông báo cần có các yếu tố:
- Quốc hiệu
- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo
- Tên cơ quan thông báo
- Số và ký hiệu
- Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều
cho dễ nhớ.
Trong thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không
cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại
thông báo cần giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ
tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái
quát.
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rất rõ ràng, dễ hiểu và mang
tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập
luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt
lại mục đích và đối tượng cần được thông báo.
Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc
xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.
Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan,
mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công
hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ
trưởng cơ quan.
6. Soạn thảo biên bản
a. Yêu cầu của một biên bản:
- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể
- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan
- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm
- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ,
các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và
những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính
xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe. Sửa
chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào
biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
b. Cách xây dựng bố cục:
Trong biên bản phải có các yếu tố như sau:
- Quốc hiệu
- Tên biên bản và trích yếu nội dung

8. - Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản)
- Thành phần tham sự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự họp hội
v.v...)
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)
- Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)
- Thủ tục ký xác nhận.
c. Phương pháp ghi chép biên bản
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận
một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét khám nghiệm, ghi lời
khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản v.v...
thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải
chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội
nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu
người nói nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp
thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v...
có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp: tức là chỉ cần ghi những nội dung quan
trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có
thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung
thực, không suy diễn chủ quan.
*Nội dung này cần tham khảo trong hướng dẫn các thể thức văn bản của Đoàn
như sau:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TỈNH QUẢNG NAM
*** Tam Kỳ, ngày 09 tháng 12 năm 2004
VĂN PHÒNG
Số: 01 -HD/VPTĐ
HƯỚNG DẪN
Về thể thức văn bản của Đoàn
----------------
Căn cứ Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn số 93-HD/VP của
Văn phòng Trung ương Đoàn về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Thực hiện sự chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh đoàn, Văn phòng Tỉnh đoàn xây
dựng hướng dẫn về thể thức văn bản của Đoàn như sau:
I. Các thành phần thể thức bắt buộc

9. 1. Tiêu đề "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh"
Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn. Tiêu đề được
trình bày trang đầu, góc trái, dòng đầu, bằng chữ in hoa đứng, không đậm (ô
số 1- mẫu 1). Dưới tiêu đề là tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
2. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả
văn bản. Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:
a. Văn bản của các cấp bộ đoàn từ tỉnh đến cơ sở ghi tên cơ quan ban
hành văn bản như sau:
+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Tỉnh đoàn ghi chung là
Ban Chấp hành Tỉnh Quảng Nam.
Ví dụ:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TỈNH QUẢNG NAM
+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện đoàn và tương đương
ghi chung là Ban Chấp hành Huyện đoàn..., Ban Chấp hành Đoàn Dân -Chính
- Đảng... trong đó có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (BCH).
Ví dụ 1:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH HUYỆN DUY XUYÊN
Ví dụ 2:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH ĐOÀN DÂN - CHÍNH - ĐẢNG
+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở và tương
đương ghi chung là Ban Chấp hành Đoàn cơ sở...
Ví dụ 1:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH THỊ XÃ TAM KỲ
*
Ví dụ 2:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BCH ĐOÀN ĐIỆN LỰC
*
CHI ĐOÀN VĂN PHÒNG

10. b. Văn bản của các tổ chức, cơ quan Đoàn được lập theo quyết định của từng
cấp bộ Đoàn thì ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp bộ Đoàn mà tổ
chức, cơ quan đó trực thuộc.
+ Văn bản của các ban chức năng, đơn vị trực thuộc tham mưu giúp việc
Tỉnh đoàn.
Ví dụ 1:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TỈNH QUẢNG NAM
*
BAN TƯ TƯỞNG - VĂN HOÁ
Ví dụ 2:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TỈNH QUẢNG NAM
*
TRUNG TÂM DẠY NGHỀ VÀ DVVL THANH NIÊN
Ví dụ 3:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TỈNH QUẢNG NAM
*
BAN TỔ CHỨC LỚP TẬP HUẤN
CÁN BỘ ĐOÀN - HỘI NĂM 2004
+ Văn bản của các tổ chức trực thuộc tổ chức Đoàn:
Ví dụ 1:
ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
HỘI ĐỒNG TỈNH QUẢNG NAM
*
Ví dụ 2:
ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
HỘI ĐỒNG HUYỆN NAM GIANG
*
Ví dụ 3:
HỘI LHTN VIỆT NAM
UỶ BAN TỈNH QUẢNG NAM
*
Ví dụ 4:
HỘI LHTN VIỆT NAM

11. UỶ BAN HUYỆN BẮC TRÀ MY
*
* Lưu ý: Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên ( nếu có
) được trình bày ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có
dấu sao (*) để phân cách với số và ký hiệu.( ô số 2 mẫu 1).
3. Số và ký hiệu văn bản
a. Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản
của cấp bộ Đoàn, uỷ ban kiểm tra, các ban chức năng tham mưu giúp việc cấp
bộ Đoàn ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ cấp bộ Đoàn được tính từ
ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Đoàn lần này đến hết ngày bế mạc Đại
hội Đoàn lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả rập ( 1, 2, 3....).
Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng
loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản đó.
b. Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và
tên cơ quan ( hoặc liên cơ quan ) ban hành văn bản.
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa; giữa số và ký hiệu có dấu
ngang nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch
chéo (/).
Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản
( ô số 3 - mẫu 1).
Ví dụ:
Công văn của Văn phòng Tỉnh đoàn:
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TỈNH QUẢNG NAM
*
VĂN PHÒNG
Số:126-CV/VPTĐ
c. Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lắp
khi viết tắt như sau:
- Quyết định và quy định: QĐ
- Chỉ thị: CT
- Chương trình: CTr
- Thông tri: TT

12. - Tờ trình: TTr
- Nghị quyết: NQ
- Thông báo: TB
- Uỷ ban kiểm tra: UBKT
4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Địa điểm ban hành văn bản
Văn bản của cơ quan Tỉnh đoàn ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thị xã
tỉnh lỵ.
Văn bản của các Huyện, Thị đoàn ghi địa điểm ban hành văn bản là tên riêng
của huyện, thị xã đó.
Văn bản của các Đoàn xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành văn bản là
tên riêng của xã, phường, thị trấn đó.
b. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó.
Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết
đầy đủ từ ngày..... tháng.... năm... không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu
ngang nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/),. .. để thay thế các từ ngày, tháng, năm
trong thành phần thể thức văn bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang
đầu, phía phải, ngang hàng với dấu sao(*) dưới tiêu đề văn bản. Giữa địa điểm
và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4 - mẫu 1).
Ví dụ: Tam Kỳ, ngày 09 tháng 01 năm 2004
Điện Hoà, ngày 03 tháng 02 năm 2004
*Chú ý: Riêng các văn bản liên tịch với các ngành Nhà nước thì các phần tiêu
đề, cơ quan, số, ký hiệu văn bản được quy định như sau:
- Tên cơ quan ban hành văn bản: Ghi đầy đủ tên các cơ quan cùng ban hành
văn bản đó, giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-); ghi ở góc trái
trang đầu, dòng đầu bằng chữ in hoa, đứng, đậm. Dưới đó là số và ký hiệu văn
bản.
- Số văn bản: áp dụng như phần số của văn bản liên cơ quan; ghi ngay dưới tên
các cơ quan ban hành văn bản.
- Ký hiệu văn bản: Ngoài việc ghi chữ viết tắc của thể loại văn bản cần ghi
thêm LT (liên tịch).
- Địa điểm, ngày tháng ban hành văn bản: ghi ngay dưới tiêu đề văn bản phía
góc phải.
Ví dụ:

13. SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh
phúc
TỈNH QUẢNG NAM
=============
* Tam Kỳ, ngày 05 tháng
12 năm 2004
Số: 40-CV/LT
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.
a. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như Nghị quyết,
Quyết định, Thông báo, Chỉ thị...
b. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ
đề của nội dung văn bản. Trong trích yếu nội dung của một số loại văn bản có
ghi tên tác giả của văn bản đó.
Tên loại văn bản được trình bày chính giữa, bằng chữ in hoa đứng,
đậm. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in
thường, đứng, đậm (ô số 5a - mẫu 1).
Ví dụ:
* Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản:
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành quy định về chế độ thông tin, báo cáo
* Trường hợp ghi tên tác giả văn bản
KẾT LUẬN
Của Ban Thường vụ Tỉnh đoàn về công tác Tư tưởng - Văn hoá của Đoàn
trong tình hình mới
Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu (ô số 5b -
mẫu 1).
Ví dụ:
Số: 135-CV/VPTĐ
V/v nộp tiền Đoàn phí năm 2004
6. Phần nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn

14. bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.
Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung
(ô số 6 - mẫu 1).
7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành.
a. Chữ ký, thể thức đề ký.
Chữ ký được thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với
văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc
được bổ nhiệm và họ tên người ký.
Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai nhạt để
ký văn bản chính thức.
- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đoàn: Đại hội Đoàn
(Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban
Kiểm phiếu ), Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn hoặc của Uỷ ban kiểm tra
của Đoàn các cấp ghi thể thức đề ký là T/M ( thay mặt ).
+ Văn bản của Đại hội Đoàn
Ví dụ:
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI
(chữ ký)
Họ và tên
+ Văn bản của Tỉnh đoàn
T/M BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ
( chữ ký)
Họ và tên
+ Văn bản của các ban chức năng, các đơn vị trực thuộc Tỉnh đoàn, ghi
thể thức đề ký cấp trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp. Cấp phó ký thay
cấp trưởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay).
* Cấp trưởng ký trực tiếp
Ví dụ 1:
TRƯỞNG BAN MẶT TRẬN THANH NIÊN
( chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2:
Q.CHÁNH VĂN PHÒNG
( chữ ký)
Họ và tên

15. * Cấp phó ký thay
Ví dụ 1:
K/T TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
( chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2:
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
( chữ ký)
Họ và tên