Patricia Danckaarts, Ruud Hoogenboom, Suzanne Quak-Hulsbos, Gemma van Delft,Lia Bekker, Tini Bouwman ROC Leiden heeft sinds 11 februari een nieuwe procedure voor intake- en plaatsing. Deze kwam tot stand na uitgebreide analyse van een enquête onder stakeholders, de oude procedure en inbreng van collega’s via een Meet & Greet. In de workshop geven we aan de hand van casussen uit de praktijk uitleg over de procedure, zodat deze voor iedereen inzichtelijk wordt. De procedure an sich staat vast, maar biedt ruimte voor eigen organisatie van de opleidingsteams. Die ruimte is er zeker ook in de workshop!

1. Intake en plaatsing
• Vòòr 2010-2011: Intake belegd bij en
onder verantwoordelijkheid van de
opleidingen zelf
• Na 2010-2011: ROC Leiden wil alle
studenten die zich aanmelden op een
transparante, snelle, effectieve, dus
efficiënte manier plaatsen

2. Een weerbarstige invoering
• Het proces van intake en plaatsing is complexer
dan ingeschat
• Het proces is eenzijdig ingevoerd:
• Studentzaken centraal, organisatie op de opleidingen
bleef hetzelfde
• We zijn diverse stakeholders uit het oog verloren en er is
niet voldoende gecommuniceerd en geëvalueerd
• Geen duidelijk belegde verantwoordelijkheden
• Veel studenten hebben, ondanks juiste
vooropleiding, aandacht nodig. Dit vraagt veel
herstel achteraf
• We hebben het doel van efficiënte plaatsing (nog)
niet bereikt. Er vallen nog teveel studenten tijdens
het traject en na plaatsing uit

3. Procedure intake en plaatsing
De kern
• Uitgangspunten:
• Elke student is welkom en wordt geplaatst in een
geschikte opleiding op een passend niveau
• Intake en plaatsing is een continue proces, klant-
vriendelijk, snel en adequaat: de student weet waar hij
aan toe is en voelt zich in een vroeg stadium verbonden
met ROC Leiden
• Bij de plaatsing is de informatie die de toeleverende
scholen aanleveren via VOROC en doorstroomdossier
van essentieel belang

4. Wat zal anders zijn?
• Het verschil tussen een “groene” en een “oranje”
is meer gespecificeerd
• Per manager onderwijs is er één persoon (SBC)
met eenzelfde rol:
• Contactpersoon voor SZ, BZ en taakgroepen
• Coördinatie van de “intakers” op de afdeling
• Verantwoordelijk voor de studenten van aanmelding tot
definitieve plaatsing in een van de eigen opleidingen of in
een andere opleiding
• Overlegmomenten tussen SBC’s en SZ/BZ
• AMN-test wordt ingezet als begeleidingsinstrument
om de kans op succes te verhogen
Procedure intake en plaatsing

5. Uitdagingen
• Een team vormen van SBC-ers, SZ en BZ, die de
klus gaat klaren
• Een dusdanige organisatie van informatie-
bijeenkomsten voor “groene” en intake-
gesprekken voor “oranje” studenten, dat evt.
begeleidingsvragen snel helder worden;
• Een goede overdracht van “SBC” naar SLB-er;
• Tussentijdse herplaatsing vorm geven;
• Tijdens het proces: het signaleren van
knelpunten, proces bijstellen, het aanspreken van
verantwoordelijken en eventueel escaleren.
Procedure intake en plaatsing

6. Intake- en plaatsingsproces
ROC Leiden

7. Elke student is welkom bij ROC Leiden.
• geplaatst in geschikte opleiding op passend niveau.
• klantvriendelijk, snel en adequaat proces.
– de student weet (snel) waar hij aan toe is.
– voelt zich (in vroeg stadium) verbonden met ROC Leiden.
• informatie van de toeleverende scholen is van essentieel
belang
– VOROC en het doorstroomdossier (ROCROC).
– Het portfolio van de student wordt besproken met SLB aan
het begin van het nieuwe schooljaar.

8. De procedure
• De aanmeldingsfase
• De indelingsfase: de indeling in groepen aan de hand van
criteria
• De overdrachtsfase
• De welkomstfase
• Definitieve plaatsing dan wel afwijzing of afmelding

9. De aanmeldingsfase
• Digitaal via aanmeldmodule rechtstreeks in KRD
De indelingsfase
• GROEN ORANJE BLAUW

10. Criteria
• Studenten die aan alle onderstaande criteria voldoen zijn GROEN:
• De student komt rechtstreeks van een vmbo;
• De student is minimaal 16 jaar*;
• De vooropleiding en leerweg klopt met het gekozen niveau.
• Het uitstroomprofiel van de student klopt met de gekozen
opleiding;
• De student heeft zich aangemeld voor niveau 2, 3 of 4
• De student heeft zich voor 1 juli aangemeld
Of:
• De student meldt zich aan voor een BBL-opleiding en heeft een
leerwerkplek

11. ORANJE studenten zijn dus studenten die:
• niet voldoen aan de “groene criteria”
• aanmelden voor niveau 1;
• afkomstig van ROC / Havo / HBO:
• LWOO (Leerwegondersteunend Onderwijs) vooropleiding;
• zonder diploma;
• ander uitstroomprofiel hebben
• ingeschreven hebben gestaan bij ROC Leiden en opleiding niet hebben afgerond:
• ingeschreven hebben gestaan bij ROC Leiden en in KRD hebben.
• zich na 1 juli aanmelden voor het komende schooljaar (late aanmeldingen)
• zich na 1 oktober voor het lopende schooljaar aanmelden;
• ouder dan 21
• BBL-Studenten zonder werkgever ingeschreven voor een opleiding met weinig
arbeidsmarktperspectief

12. De volgende studenten zijn BLAUW:
• 1. Studenten met een vooropleiding VSO
• 2. Studenten met een vooropleiding PrO

13. Bepaling instroomniveau
Vooropleiding / Leerweg VO Instroomniveau ROC
Vmbo Beroepsgerichte Leerweg Basis niveau 2
Vmbo Beroepsgerichte Leerweg Kader
Vmbo Gemengde Leerweg
Vmbo Theoretische Leerweg
niveau 3 of 4 (dan wel max.
aangeboden niveau)
Overgangsbewijs Havo 3 naar Havo 4 of hoger
Overgangsbewijs Havo 4 naar Havo 5 of hoger
niveau 3 of 4
niveau 3 of 4

14. De overdracht
OOD / SZ
SBC
- Accordeert de lijst met GROENE studenten
- Coördineert informatiebijeenkomsten voor
GROENE studenten
- Coördineert intakegesprekken met ORANJE
studenten en besluit over plaatsing of
doorverwijzing naar BZ
- Vraagt advies aan BZ over studenten met
keuzeproblemen, deze student wordt PAARS,
SBC blijft verantwoordelijk voor vervolgtraject
- Stuurt de verwerkte lijst binnen 7 dagen retour
naar SZOOD / SZ
• Handelt de lijst binnen 7 dagen administratief af
• Draagt BLAUWE studenten van VSO over aan de
psychologen van OOD/BZ
• Draagt BLAUWE studenten van PrO over aan SBC,
zodra dossier compleet is
SBC

15. De welkomstfase
• Correspondentie
• AMN Insight test
• Informatiebijeenkomst
• Intakegesprek

16. Definitieve plaatsing / afwijzing/ afmelding
• Studenten worden door SBC ingedeeld in
plaatsingsgroep
• OOD/SZ zorgt voor adminstratieve verwerking

17. Tussentijdse herplaatsing
• t/m oktober via OOD/BZ
• Na 1 november afhankelijk van opleiding
• Februari reguliere (tweede) instroommoment

18. Verantwoordelijkheden
• Projectgroep I&P blijft eigenaar
• MB (voorheen BOZ) zijn schakel Onderwijs & OOD
• MO sturen SBC aan
• SBC verantwoordelijk voor nieuwe student t/m plaatsing
of afwijzing
• OOD/BZ verantwoordelijk voor advies SBC t.a.v. plaatsen
of afwijzen
• Projectgroep I&P is eigenaar van het document ‘
procedure I&P’ en zal wijzigingen bijhouden