Questo vademecum è stato realizzato per guidare i borsisti della biblioteca «Mario Costa» nelle operazioni di registrazione dei prestiti con il software SebinaNEXT. Illustra le funzioni di base e non ha la pretesa di essere esaustivo.

1. Vademecum
per i borsisti della Biblioteca «Mario Costa»
Registrazione dei prestiti in SebinaNEXT
A cura di Gabriella Tufano
Dicembre 2019 | Biblioteca "M. Costa"

2. Premessa
Questo vademecum è stato realizzato per guidare i borsisti della
biblioteca «Mario Costa» nelle operazioni di registrazione dei
prestiti con il software SebinaNEXT.
Illustra le funzioni di base e non ha la pretesa di essere
esaustivo.
Per approfondimenti si rinvia al manuale online di Sebina,
https://www.sebina.it/xwiki/wiki/manualisebina/view/Main/

3. 1
Movimenti di circolazione dei documenti
Prestito esterno (pag. 4): consente all’utente di leggere il libro all’esterno della biblioteca per
un determinato numero di giorni;
Consultazione interna (pag.15): consente la lettura del libro in sede durante l’orario di
apertura della biblioteca;
Prestito notturno (pag.15): consente all’utente di ottenere un libro, normalmente escluso dal
prestito, all’orario di chiusura della biblioteca e fino alla riapertura del giorno successivo;
Proroga (pag.22): consente all’utente di prolungare la durata del prestito;
Prenotazione (pag. 38): consente all’utente di richiedere un documento non disponibile
perché in prestito ad altro utente;
Pianificazione (pag. 46): consente di pianificare dei periodi di tempo durante i quali un
documento viene riservato per un lettore o per una esigenza della biblioteca e quindi viene escluso dal prestito.
Rientro (pag. 31): operazione con cui si registra la restituzione del documento alla biblioteca.

4. Autenticazione in SebinaNEXT:
Accedi a https://opac.uniroma1.it/rms e inserisci le tue credenziali, poi clicca su Conferma.
2

5. "Servizi" è la principale funzione che userai
Scrivania di lavoro:
L’Home Page di SebinaNEXT è pensata come "scrivania di lavoro", è possibile personalizzare il suo aspetto e
attivare i widget di supporto alle attività frequenti dal menu "ad hamburger" in alto a destra.
3
NOTA: Per gli addetti non abilitati alla gestione delle «Anagrafiche utenti» le funzioni attivabili sono
ridotte.

6. Incominciamo da qui!
Menu principale – Registrazione prestito:
Posizionati con il mouse sul pulsante «Servizi», per aprire il menu con le relative funzioni, e clicca
Registrazione prestito.
4

7. ROSSI MARIO
1. Se il lettore ne è già in possesso, inserisci il codice
assegnatogli al momento dell’iscrizione
2. Oppure compila questo campo 3. Dai un invio o
Registrazione prestito - Identificazione del lettore:
Per potere usufruire dei servizi della biblioteca l'utente deve essere iscritto in Anagrafica utenti. Inserisci i
dati identificativi, come indicato sotto, e avvia la ricerca.
clicca su
5
NOTA: La ricerca dell’utente può produrre diversi risultati, vedi le pagine seguenti e procedi come
indicato. Ricorda che la registrazione dei dati anagrafici degli utenti può essere eseguita
solo dall’operatore abilitato, cioè dall’insegnante responsabile della biblioteca.

8. 6
Caso di utente non presente nell’archivio lettori
Se la ricerca dell’utente non produce risultati, l’operatore abilitato deve iscrivere l’utente e registrarne i dati
in una nuova scheda anagrafica.
NOTA: L’iscrizione di un nuovo utente può essere eseguita solo dall’operatore abilitato.
BIANCHI PAOLO

9. 7
Caso di utente non iscritto nella biblioteca
Questo è il caso di utenti presenti nell’archivio lettori del Polo RMS ma che non sono abilitati a fruire dei
servizi della tua biblioteca. Per proseguire, l’operatore abilitato deve "associare" l’utente alla biblioteca.
NOTA: L’utente è in possesso di un codice utente e quindi di una scheda anagrafica. Non occorre
quindi creare una nuova iscrizione, ma solo verificare la correttezza dei dati e "associare" l’utente
ai servizi della biblioteca. Questa è una operazione che può fare solo l’operatore abilitato.

10. Seleziona l’utente dopo aver verificato la corrispondenza dei dati
(codice utente e data di nascita)
8
Caso di omonimia
Se esistono omonimi, il sistema propone l’elenco dei nomi con i dati anagrafici. Controlla la corrispondenza
dei dati e seleziona l’utente giusto.

11. Clicca qui per visualizzare la
situazione dell’utente
9
Caso di utente con prestiti scaduti
Segnala all’utente l’irregolarità e visualizza i dettagli cliccando su Situazione utente.

12. Clicca qui per visualizzare la
situazione storica dell’utente
Clicca qui per registrare la restituzione del libro
10
Caso di utente con prestiti scaduti
Visualizzata la situazione, sollecita la restituzione.
Dettaglio dei prestiti scaduti
NOTA: La situazione storica consente di visualizzare i prestiti registrati nel passato al lettore e di
rilevare un eventuale comportamento recidivo.

13. 11
Caso di utente con prestiti scaduti in altre biblioteche
Il fatto che l’utente non abbia rispettato i termini di scadenza dei prestiti in altre biblioteche non ti impedisce di
registrare allo stesso utente nuovi prestiti, né di non concederne altri. Attieniti al regolamento della tua
biblioteca. Segnala all’utente l’irregolarità e sollecita la restituzione.

14. 1. Inserisci la serie inventariale indicata sul libro
NOTA: il numero d’ingresso si trova sull’etichetta applicata sul dorso del libro o sul timbro
generalmente apposto sulle prime o sulle ultime pagine del volume.
12
Registrazione prestito - Ricerca libro per num. d’ingresso:
Dopo aver identificato l’utente, occorre ricercare il libro da prestare. Puoi farlo inserendo i dati dell’inventario
(o numero d’ingresso), facendo attenzione a compilare correttamente il campo della serie inventariale,
oppure ricercando il titolo del libro, come illustrato nella pagina seguente
3. Dai un invio o clicca su2. Inserisci il numero d’ingresso

15. 13
Registrazione prestito - Ricerca libro per titolo
Se non conosci il numero d’ingresso del libro, puoi identificare il libro ricercando il suo titolo.
Clicca qui per avviare una ricerca per titolo

16. 2. Seleziona il tipo di prestito desiderato e verifica che
la durata sia quella consentita
1. Verifica l’esatta corrispondenza tra il titolo e il libro che hai tra le mani
15
Conferma la registrazione del prestito:
Controlla che il titolo sia quello giusto e concludi la registrazione eseguendo le operazioni indicate sotto.
clicca su
NOTA: Il tipo di prestito e la durata sono automaticamente precompilati dal sistema in base alle regole
definite nelle Configurazioni. Il prestito esterno verrà proposto di default per gli inventari con tipo di
circolazione "libera"; la consultazione per quelli con circolazione "interna". La durata può essere variata
solo se inferiore a quella impostata.

17. 16
Stampa modulo di registrazione prestito:
Una volta confermata la registrazione del prestito, puoi stampare il modulo o inviarlo online all’utente.
Clicca qui per stampare
o inviare online il
modulo all’utente
NOTA: Al momento della registrazione del prestito è consigliabile stampare almeno una copia del
modulo da far sottoscrivere all’utente e da conservare nello scaffale al posto del libro.
NOTA: In questa fase
puoi modificare lo
stato della copia (nel
caso sia necessario
segnalare delle
sottolineature o uno
stato differente da
quello originario) e
ristampare l’etichetta.

18. 17
Modulo di registrazione prestito
Entro la data di
scadenza, l’utente può
richiedere la proroga del
prestito (v. pag. 22)

19. Clicca qui per registrare un nuovo
prestito allo stesso utente
18
Registrazione prestito multiplo allo stesso utente
Una volta eseguito il primo prestito puoi registrarne un secondo allo stesso utente direttamente da questa
schermata.
Dopo aver registrato il nuovo
prestito puoi stampare il modulo
cumulativo

20. 20
Registrazione prestito – non eseguibile
Se l’utente ha già in prestito il numero di libri consentiti, non puoi registrarne altri, fino a quando non ne
restituirà almeno uno.
Clicca qui per visualizzare la situazione
dell’utente e verificare quali libri ha in prestito
NOTA: Ricorda che ogni utente può ricevere in prestito contemporaneamente un massimo di 2 libri.

21. 21
Situazione utente
La funzione consente di esaminare la situazione dell'utente relativa a movimenti in corso.
Clicca qui per visualizzare l’elenco
dei movimenti storici dell’utente
Dettaglio dei prestiti in corso

22. Clicca qui per RINNOVARE
un prestito
22
Menu principale – Proroga prestito:
Posizionati con il mouse sul pulsante «Servizi», per aprire il menu con le relative funzioni, e clicca Proroga
prestito

23. Compila uno dei campi utili all’identificazione
dell’utente o del libro
23
Proroga prestito - Ricerca libro:
La prima operazione da fare è richiamare il prestito, tramite l'identificazione del libro oppure del lettore a
seconda che si voglia visualizzare rispettivamente il singolo movimento o l’elenco di quelli in corso.
clicca su
NOTA: La proroga può essere registrata quando il prestito è ancora in corso, quindi prima della
scadenza, e solo se il libro non è stato prenotato da altro utente.

24. 24
clicca su
Conferma la proroga del prestito singolo:
Se hai inserito il numero d’ingresso il sistema presenterà nella schermata i dati del libro. Controlla che il titolo
sia quello giusto e concludi la proroga eseguendo le operazioni indicate sotto.
Seleziona il prestito
da prorogare

25. 25
Stampa / invia modulo di proroga prestito:
Una volta confermata la proroga del prestito, puoi stampare la ricevuta o inviarla online all’utente.
2. Clicca qui per stampare / inviare
online la ricevuta all’utente, dopo aver
selezionato il movimento.
1. Seleziona il movimento e clicca
sulle operazioni desiderate
NOTA: Clicca su Nuovo se vuoi proseguire con una nuova proroga.

26. 26
Proroga multipla - Ricerca prestiti:
Se l’utente richiede la proroga di tutti i prestiti che ha in corso, puoi procedere con la proroga multipla. La
prima operazione da fare è ricercare l’utente, inserendo i dati utili ad identificarlo.
Inserisci il codice o il nome dell’utente
per la proroga di più libri
clicca su
NOTA: Ricorda che la proroga può essere registrata quando il prestito è ancora in corso, quindi prima
della scadenza, e solo se il libro non è stato prenotato da altro utente.

27. Seleziona ciascun
movimento o clicca su
Seleziona tutti
27
Seleziona i titoli e conferma la proroga multipla:
Dopo aver visualizzato i prestiti da prorogare e controllato che i dati siano corrispondenti, concludi la
proroga.
clicca su

28. 28
Stampa / invia modulo di proroga multipla:
Una volta confermata la proroga del prestito, puoi stampare la ricevuta o inviarla online all’utente.
2. Clicca qui per stampare / inviare
online la ricevuta all’utente, dopo aver
selezionato i movimenti.
1. Seleziona i movimenti e clicca
sulle operazioni desiderate

29. 29
Proroga prestito – non eseguibile
Se il programma segnala che è stato raggiunto il il numero massimo di proroghe consentite, non potrai
registrarne ulteriori. Sollecita all’utente la restituzione del prestito.
NOTA: Ricorda che per ciascun prestito è concessa solo 1 proroga.

30. Clicca qui per registrare
una RESTITUZIONE
31
Menu principale – Rientro documento:
Posizionati con il mouse sul pulsante «Servizi», per aprire il menu con le relative funzioni, e clicca Rientro
documento.

31. Inserisci i dati dell’inventario per la
restituzione di un singolo libro
32
Rientro documento singolo – Ricerca prestito:
La prima operazione da fare è richiamare il prestito, inserendo i dati utili ad identificarlo. Se l’utente
restituisce tutti i libri che ha in prestito puoi registrarli tutti con un’unica operazione (v. Rientro multiplo p. 31)
clicca su
ECO

32. 33
Conferma la restituzione del prestito singolo:
Dopo aver richiamato il prestito da restituire e controllato che i dati siano coincidenti con il libro che sta
rientrando in biblioteca, concludi la registrazione.
clicca su

33. 34
Stampa / invia modulo di restituzione prestito singolo:
Una volta confermata la restituzione del prestito, puoi stampare la ricevuta o inviarla online all’utente.
NOTA: In questa fase puoi modificare lo stato della copia (nel caso sia necessario segnalare delle
sottolineature o uno stato differente da quello originario) e/o ristampare l’etichetta.
Clicca qui per inviare online la
ricevuta all’utente

34. Inserisci il codice o il nome dell’utente
per la restituzione di più libri
35
Rientro multiplo - Ricerca prestiti:
La prima operazione da fare è ricercare l’utente, inserendo i dati utili ad identificarlo.
clicca su

35. Seleziona ciascun
movimento o clicca
su Seleziona tutti
36
Seleziona i titoli e conferma il rientro multiplo:
Dopo aver richiamato il prestito da restituire e controllato che i dati siano coincidenti con i libri che stanno
rientrando in biblioteca, concludi la registrazione.
clicca su

36. Clicca qui per inviare per
email la ricevuta di
restituzione
37
Stampa / invia modulo di restituzione prestito multiplo:
Una volta confermata la restituzione del prestito, puoi stampare la ricevuta o inviarla online all’utente.

37. Clicca qui per PRENOTARE
un libro già in prestito
38
Menu principale – Prenotazione prestito:
Posizionati con il mouse sul pulsante «Servizi», per aprire il menu con le relative funzioni, e clicca Richiesta e
Prenotazione

38. Prenotazione prestito
39
1. Inserisci il codice assegnato all’utente
al momento dell’iscrizione
2. Oppure compila questo campo
3. Dai un invio o
Registrazione prenotazione - Identificazione del lettore:
La prima operazione da fare è identificare l’utente.
clicca su

39. 40
1. Inserisci la serie inventariale
Registrazione prenotazione - Ricerca libro:
Dopo aver identificato l’utente, occorre ricercare il libro da prenotare. Inserisci i dati dell’inventario (o
numero d’ingresso), facendo attenzione a non dimenticare di compilare correttamente il campo della serie
inventariale.
3. Dai un invio o clicca su2. Inserisci il numero d’ingresso
ECO
STUDENTE UNIV.

40. 41
Conferma la registrazione della prenotazione:
Dopo aver inserito il numero d’ingresso del libro il sistema presenta i dati del libro e del prestito in corso.
Controlla che il titolo sia quello giusto e conferma la prenotazione.

41. 42
Stampa il modulo di prenotazione:
Una volta confermata la prenotazione del prestito, puoi stampare la ricevuta e consegnarla all’utente.
Clicca qui per stampare il
modulo di prenotazione

42. Segnalazione di prenotazione
per il libro appena restituito
43
Rientro libro prenotato:
Al momento della restituzione del libro il sistema segnala l’eventuale presenza di prenotazioni. Non sarà
possibile prorogare il prestito né concederlo ad altri utenti. Procedi confermando il rientro.
clicca su

43. Puoi notificare all’utente la
disponibilità del libro inviando una
mail da qui o stampando la lettera di
notifica
44
Rientro libro prenotato e notifica di disponibilità:
Ritornato disponibile il libro prenotato, procedi notificando al richiedente la sua disponibilità, in modo che
possa recarsi in biblioteca e registrare il prestito. Se la biblioteca ha attivato gli automatismi per l’invio dei
solleciti e delle notifiche, l’utente riceverà in automatico la notifica della disponibilità del libro.
NOTA: La prenotazione non ha scadenza fino al momento in cui, essendo ritornato disponibile l'inventario
prenotato, non ne viene notificata la disponibilità all'utente. A partire dalla data di notifica, in base alle
regole della tua biblioteca, l’utente avrà 2 gg. di tempo per ritirare il libro prenotato.

44. Clicca qui per
RISERVARE un libro
45
Menu principale – Pianificazione:
Posizionati con il mouse sul pulsante «Servizi», per aprire il menu con le relative funzioni, e clicca
Pianificazione.

45. 46
Pianificazione – Ricerca libro:
La funzione permette di pianificare dei periodi di tempo durante i quali un documento viene riservato per un
lettore o per una esigenza della biblioteca e viene escluso dal prestito. Identifica l’inventario che intendi
riservare.
Inserisci la serie inventariale e il
numero d’ingresso del documento da
riservare
clicca su

46. 47
Pianificazione – Identificazione lettore:
Identifica il lettore a cui intendi riservare il documento e la data di inizio e di fine della pianificazione.
NOTA: La durata della pianificazione non potrà essere superiore a quella impostata nelle Configurazioni.
clicca su
2. Inserisci il periodo di tempo
durante il quale il documento è
riservato al lettore
1. Inserisci i dati del lettore

47. 48
Clicca qui per modificare il
periodo della pianificazione
Pianificazione – Modifica:
Una volta registrata la pianificazione, è possibile modificare la data di inizio e di fine.

48. Clicca qui per
RICERCARE e/o
GESTIRE i movimenti
49
Menu principale – Gestione movimenti:
Posizionati con il mouse sul pulsante «Servizi», per aprire il menu con le relative funzioni, e clicca Gestione
movimenti.

49. 50
Menu principale – Gestione movimenti:
La funzione permette di effettuare ricerche sui movimenti in corso o chiusi, e di effettuare molte attività di
gestione dei movimenti in corso.

50. Biblioteca "M. Costa" – Sapienza Università di Roma