DR. Andi Kasman - Dokumen Elektronik Untuk Pelayanan Publik

3,317 views

Published on

Published in: Education

DR. Andi Kasman - Dokumen Elektronik Untuk Pelayanan Publik

  1. 1. Oleh DR. H. ANDI KASMAN, S.E., M.M. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan DOKUMEN/ARSIP ELEKTRONIK YANG OTENTIK UNTUK PELAYANAN INFORMSI PUBLIK Disampaikan pada acara Penandatanganan Deklarasi Gerakan Nasional INDID yang diselenggarakan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika RI Harris Convention Center, Kopo Bandung, 2 Juli 2013 Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
  2. 2. Nama : Dr. H. Andi Kasman, SE., MM. Tempat/tgl.Lahir : Mare-Bone-Sulawesi Selatan, 30 Agustus 1965 Instansi : Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pangkat/Golruang : Pembina Utama Muda / IV C Jabatan : Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Pendidikan : Doktor (S-3) Ilmu Pemerintahan UNPAD Status : Menikah dengan Ir. Hj. Andi Arnida Massusungan, M.Sc. Anak : 3 (tiga) orang, yaitu: 1. Andi Muhammad Arief Makkuaseng (laki-laki), Mahasiswa FIKOM UNPAD 2. Andi Fariz Izdiharuddien Makkuaseng (laki-laki), SMA Sejahtera 1 Depok 3. Andi Tenri Sheila Makkuaseng (perempuan), SMPIT Al Hikmah, Depok. Alamat Kantor : Jl. Ampera Raya Nomor 7, Cilandak Timur, Jakarta Selatan 12560 Telp. 021- 7812717, 7805851 Pesawat 102, Fax : 021-7810280, 7805812 Website : www.anri.go.id, e-mail: aai_nasional@yahoo.com Alamat Rumah : Jl. Sambiloto 2 No. 8 & 10 Komplek Perumahan Departemen Pertanian Atsiri Permai, Citayam, Bogor 16431 HP. : 085881974716, 081317692884 E-mail : andikasman@yahoo.com, Website : www.andikasman.tabulas.com FB : Andi Kasman Makkuaseng BIODATA
  3. 3. BIODATA SINGKAT DR. H. ANDI KASMAN, SE., MM Pendidikan : S1 : Sarjana Ekonomi (Manajemen) pada Universitas Hasanuddin, Ujung Pandang, Sul-Sel, Th. 1989. S2 : Magister Manajemen Keuangan pada STIE IPWI Jakarta, Th. 2001. S3 : Doktor Ilmu Pemerintahan, Universitas Padjadjaran, Bandung Th. 2013 Pengalaman Jabatan di ANRI : – CPNS ANRI Th. 1993 – Ajun Arsiparis Madya ANRI Th. 1994 – 1996 (Jabatan Arsiparis Ahli) – Pgs. Kepala Sub Bidang Perencanaan ANRI, Th. 1995 –1996 (Jabatan Struktural Eselon IV a) – Kepala Sub Bidang Perencanaan ANRI Th. 1996 – 2001 (Jabatan Struktural Eselon IV a) – Kepala Bagian Perencanaan ANRI Th. 2001 - 2003 (Jabatan Struktural Eselon III a) – Kepala Bidang Penyelenggaraan DIKLAT Kearsipan ANRI Th. 2003 – 2006 (Jabatan Struktural Eselon III a) – Kepala Sub Direktorat Bimbingan dan Supervisi Sistem Kearsipan IV TMT 17 Januari 2006 s/d 2 Januari 2007 (Jabatan Struktural Eselon III a) – Kepala Sub Direktorat Kearsipan Pusat I TMT 2 Januari 2007 – 2 Juli 2007 (Jabatan Struktural Eselon III a) – Plt. Direktur Kearsipan Pusat, TMT 2 Januari 2007 – 2 Juli 2007 (Jabatan Struktural Eselon II a) - Direktur Kearsipan Pusat, TMT 2 Juli 2007 - 24 Mei 2008 (Jabatan Struktural Eselon II a) - Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan, TMT 24 Mei 2008 – 21 Desember 2009 (Jabatan Struktural Eselon II a) - Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, TMT 21 Desember 2009 - 6 Mei 2011 (Jabatan Struktural Eselon II a) - Inspektur ANRI, TMT 6 Mei 2011 – 24 Juni 2013 (Jabatan Struktural Eselon II a) - Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, sejak tanggal 24 Juni 2013 – sekarang (Jabatan Struktural Eselon I a)
  4. 4. Arsip Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga- lembaga neegara dan badan-badan pemerintahan, badan- badan swasta, dan perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan (Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971)
  5. 5. Pengertian Arsip (Pasal 1 butir 2 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
  6. 6. FISIK (Properti) AUTENTIK & LEGAL INFORMASI TERPECAYA ARSIP (Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kerasipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10 November 2011 di Jakarta)
  7. 7. KEWAJIBAN BADAN PUBLIK DI BIDANG KEARSIPAN UU No. 14 Tahun 2008 Pasal 8 Kearsipan dan pendokumentasian informasi publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang- undangan.
  8. 8. PERUBAHAN PARADIGMA INFORMASI PUBLIK ARSIP NEGARA Semua Informasi yang diciptakan oleh Pencipta Arsip/Badan Publik Tertutup bagi Publik kecuali yang dibuka (UU No 7 Tahun 1971 Jo PP No 34 Tahun 1979), sekarang ini menjadi Semua Informasi yang diciptakan oleh Pencipta Arsip/Badan Publik Terbuka bagi Publik kecuali yang ditutup (UU No 14 Tahun 2008 Jo UU No 43 Tahun 2009)
  9. 9. PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ARSIP NEGARA Informasi Publik yang diciptakan oleh Pencipta Arsip/Badan Publik Terbuka bagi Publik (open to public) (UU No 14 Tahun 2008 Jo UU No 43 Tahun 2009) merupakan bentuk pelayanan publik (public services)
  10. 10. PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ARSIP NEGARA Interoperabilitas Dokumen Perusahaan/Arsip Negara sebagai Informasi Publik yang diciptakan oleh Pencipta Arsip/Badan Publik Availability (Ketersediaan) dan Integrity (Keutuhan) (Dalam konteks Arsip Dinamis) Peraturan Menteri KOMINFO No: 7 Tahun 2013 - Open Document Format (ODF); - Portable Document Format
  11. 11. 1) Lembaga kearsipan nasional menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui SKN untuk menjaga autentisitas dan keutuhan arsip. 2) SKN berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. 3) SKN berfungsi untuk: a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan Pasal 10-11
  12. 12. 1) Lembaga kearsipan nasional membangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2) Dalam melaksanakan fungsi SIKN, lembaga kearsipan nasional membentuk JIKN. 3) SIKN berfungsi untuk: a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara; c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak; d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan Pasal 12-13
  13. 13. 1) JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat; b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat; c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. 2) Penyelenggara JIKN adalah ANRI sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan. UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan Pasal 14
  14. 14. Pembangunan SIKN Pasal 109 (1) Untuk mendukung pengelolaan arsip dalam rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh, ANRI bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKN. (2) Pembangunan SIKN dilaksanakan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari SKN. Pasal 110 Pembangunan SIKN dilaksanakan melalui: a. penetapan kebijakan SIKN; dan b. penyelenggaraan SIKN.
  15. 15. Pasal 111 (1) Penetapan kebijakan SIKN meliputi: a. kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan; dan b. kebijakan dalam penggunaan informasi kearsipan. Pasal 112 (1) Penyelenggaraan SIKN dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Penyelenggaraan SIKN yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan lembaga kearsipan dikoordinasikan oleh ANRI. Pasal 114 Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN.
  16. 16. Pasal 115 JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis dan arsip statis. Pasal 116 (1) Pembentukan JIKN dilakukan pada: a. pusat jaringan yang diselenggarakan oleh ANRI; dan b. simpul jaringan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. (2) Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan pada lembaga negara menjadi simpul jaringan.
  17. 17. Pasal 117 Lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta dapat menjadi simpul jaringan. Pasal 118 ANRI sebagai pusat jaringan nasional bertanggung jawab atas: a. penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan oleh lembaga negara dalam daftar arsip dinamis; b. penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam daftar arsip statis nasional; c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN secara nasional; d. layanan informasi kearsipan melalui JIKN; e. pengelolaan sistem dan jaringan; f. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai pusat jaringan nasional; dan g. koordinasi simpul jaringan dalam satu kesatuan JIKN.
  18. 18. Pasal 119 Simpul jaringan sebagaimana bertanggung jawab atas: a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis; b. penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada pusat jaringan nasional; c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam JIKN di lingkungan simpul jaringan; d. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan e. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional. Pasal 120 ANRI sebagai pusat jaringan nasional mempunyai tugas: a. mengkoordinasikan simpul jaringan; dan b. membina simpul jaringan.
  19. 19. Pasal 121 Tugas mengkoordinasikan simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional dilaksanakan melalui: a. koordinasi fungsional; dan b. koordinasi temu jaringan. Pasal 122 Tugas membina simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan nasional meliputi bidang: a. informasi kearsipan; b. sumber daya manusia; c. prasarana dan sarana; dan/atau d. pendanaan.
  20. 20. Pasal 125 (1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat. (2) Informasi kearsipan bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 126 Informasi kearsipan sekurang-kurangnya memuat: a. pencipta arsip; b. nomor arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. kurun waktu; f. jumlah arsip; dan g. keterangan.
  21. 21. Pengembangan E-Government Dilaksanakan ANRI dalam rangka mendukung: 1. 9 (sembilan) Program Percepatan Birokrasi yang dicanangkan oleh Kementerian PAN dan RB, untuk ANRI mengambil peran dalam kebijakan E- Office (manajemen dokumen elektronik (E-Arsip). 2. Perwujudan Open Government Indonesia (OGI) yang dicanangkan oleh Wakil Presiden sebagai bagian dari “Program Kunci Pemerintah di 2012” Meliputi: 1. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) – e-records, dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) – e-archives. 2. Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
  22. 22. Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Arsip Nasional Republik Indonesia SIKD (e-records) dan SIKS (e-archives) Diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2009 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis JIKN untuk memfungsikan SIKN (pasal 12 ayat (2) dan pasal 14) :
  23. 23. Penutupan Akses Arsip Dinamis Pasal 44 UU No. 43 Tahun 2009 1. menghambat proses penegakan hukum; 2. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; 3. membahayakan pertahanan dan keamanan negara; 4. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; 5. merugikan ketahanan ekonomi nasional; 6. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; 7. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; 8. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan 9. mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
  24. 24. Proses Penyusutan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Serie Arsip Aktif Seri Arsip In-Aktif Arsip Statis
  25. 25. SIKN dan JIKN Pasal 109 – Pasal 113 Pembangunan SIKN Pasal 114 – Pasal 126 JIKN  Pembentukan  Tanggung Jawab  Tugas  Penggunaan Informasi Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013
  26. 26. SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS ( SIKS ) SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS ( SIKD ) PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS Arsip (Fisik) Sistem Informasi Pencipta / Lembaga Kearsipan Norma, Standar, Prosedur, Kriteria AKTIF INAKTIF STATIS SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN ) JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN ) Norma, Standar, Prosedur, Kriteria Norma, Standar, Prosedur, Kriteria Sistem Informasi Nasional
  27. 27. Pusat Jaringan Nasional UP = Unit Pengolah, UK = Unit Kearsipan DAFTAR “ARSIP NASIONAL” (arsip dinamis +statis) DAFTAR “ARSIP PROVINSI” (arsip dinamis+statis) DAFTAR “ARSIP KAB/KOTA” (arsip dinamis+statis) DAFTAR ARSIP DINAMIS DAFTAR ARSIP DINAMIS DAFTAR ARSIP DINAMIS DAFTAR ARSIP DINAMIS DAFTAR ARSIP DINAMIS DAFTAR ARSIP DINAMIS DAFTAR ARSIP AKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF DAFTAR ARSIP AKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF DAFTAR ARSIP AKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF DAFTAR ARSIP AKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF DAFTAR ARSIP AKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF DAFTAR ARSIP AKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK DAFTAR ARSIP AKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF UP UK DAFTAR “ARSIP PTN” (arsip dinamis+statis) Lembaga Negara SKPD Provinsi BUMN BUMD Provinsi SKPD Kab/Kota BUMD Kab/Kota Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI) Lembaga Kearsipan Provinsi Lembaga Kearsipan Kab/Kota Lembaga Kearsipan PTN
  28. 28. Pusat Jaringan Nasional LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI Simpul Jaringan Provinsi INTERNET Simpul Jaringan Kab/Kota ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LEMBAGA KEARSIPAN KABUPATEN / KOTA PENGGUNA Simpul Jaringan PTN PERGURUAN TINGGI NEGERI PA Pusat/BUMN PA/BUMD Prov PA/BUMD Kab/Kota Satker/ Civitas Akademika
  29. 29. Modul Penghimpun Data Website JIKNManual Pangkalan Data Simpul/Pusat SIKN SISTEM SIKN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS/ STATIS PENGGUNA Aplikasi SIKD/SIKS Pembuatan Daftar Arsip Aplikasi Lain Ekspor Data Penghimpunan & Sinkronisasi Data Pengelolaan Data/Informasi Layanan Informasi
  30. 30. WEBSITE JIKN APLIKASI SIKN MODUL PENGHIMPUN DATA KEARSIPAN (MPD) MODUL PENYUSUNAN INFORMASI KEARSIIPAN TEMATIK back-endfront-end • Pencarian data kearsipan (+ kopi digital) • Pencarian informasi kearsipan tematik • Pameran virtual • Galeri digital • Pemesanan (baca, kopi digital) Data kearsipan Dinamis Data kearsipan statis Input Pencipta Arsip Lembaga Kearsipan Input Pengguna Terdaftar (penyusun) unpublished published published Pengguna khusus Akses Pengguna Umum dan Pengguna Terdaftar Akses • Links • Dll.
  31. 31. Teknologi Informasi Berdasarkan Media Komunikasi 1. Suara 2. Grafik 3. Teks 4. Animasi 5. Video
  32. 32. Teknologi Informasi Berdasarkan Media Penyimpanan 1. Kertas 2. Kamera Foto 3. Alat Perekam Kaset 4. Kamera Film dan Proyektor 5. Alat Perekam Video 6. Disk Optikal
  33. 33. Teknologi Informasi dalam Kearsipan Berdasarkan Media Penyimpanan 1. Pita Magnetik (Magnetic Tape) Contoh: Foto (negatif), Transparancies (slides), Kaset Suara, Reel-to-Reel Tape, Digital Audiotapes (DAT), Optical Digital Recording 2. Disk Optical (Optical Disc) Contoh: CD-ROM, Audio-CD, Video-CD, Photo-CD, DC-I, VCD, DVD
  34. 34. Teknologi Informasi dalam Kearsipan Berdasarkan Sistem 1. Sistem Analog Foto, Film, Video, Microfilm, Kaset Suara, Peta Arsip Bentuk Khusus (Special Format Records/ Archives) 2. Sistem Digital Komputer Arsip Elektronik/Arsip Digital/ Arsip Bacaan Mesin
  35. 35. KARAKTERISTIK ARSIP ELEKTRONIK NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK 1 Perekaman & simbol yang digunakan Isi direkam pada suatu media (kertas, dll.) dan menggunakan simbol- simbol (alphabet, gambar-gambar, dll.) yang dapat secara langsung dibaca oleh manusia. Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia karena direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang harus diterjemahkan terlebih dahulu untuk bisa dibaca oleh manusia.
  36. 36. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK 2 Hubungan antara isi dan media Isi yang terekam pada suatu media (seperti selembar kertas) tidak dapat dipisahkan dari medianya. Isi yang terekam pada suatu media (seperti sebuah disket) dapat dipisahkan dari medianya.
  37. 37. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK 3 Karakteristik struktur fisik dan logik Struktur fisik dapat terlihat langsung oleh pengguna. Struktur tersebut merupakan bagian integral dari suatu dokumen dan merupakan satu kriteria utama untuk pemeriksaan autentisitasnya. Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat, dan biasanya tidak diketahui oleh pengguna awam. Setiap kali arsip tersebut dipindahkan ke sarana lainnya, struktur fisiknya dapat berubah. Pengguna akan selalu memerlukan suatu sistem komputer yang mampu untuk “membaca” struktur fisik tersebut.
  38. 38. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVEN SIONAL ARSIP ELEKTRONIK 3 Karakteristik struktur fisik dan logik ( lanjutan ) Diperlukan adanya suatu struktur logik yang memungkinkan komputer untuk mengidentifikasi setiap arsip & untuk merepresentasikan elemen-elemen dari struktur internal arsip (seperti margin, spasi, paragrap, dll.) Umumnya, struktur logik arsip elektronik merupakan struktur yang dibuat oleh pembuatnya pada layar komputer. Agar dapat dianggap lengkap dan autentik, arsip harus dipelihara strukturnya dengan berbagai cara, dan sistem komputer yang ada harus dapat membuatnya lagi saat pentransformasian arsip tersebut ke suatu format yang terbaca manusia.
  39. 39. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK 4 Metadata Metadata membentuk hubungan antara suatu arsip dengan konteks fungsional dan administratifnya Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukkan bagaimana informasi direkam/dibuat.
  40. 40. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK 5 Pengidentifi- kasian arsip Dapat dilakukan dengan melihat fisik arsip secara langsung. Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, melainkan dari suatu entitas logik yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.
  41. 41. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK 6 Pelastarian arsip Pelestarian arsip tradisional berarti menyimpan fisik unit arsip (lembaran kertas, dsb.) dengan kondisi yang sebaik mungkin untuk menghindari kerusakan dan untuk memperbaiki kerusakan bilamana terjadi. Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi sebaik mungkin. Namun bagaimanapun juga, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam keberadaanya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu, karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat.
  42. 42. BENTUK FILE ELEKTRONIK • File Teks File yang berupa dokumen korespodensi yang diciptakan dengan menggunakan word processing system (sistem pengolah kata), seperti wp, ms dll • File Data File yang berupa informasi yang diciptakan dan dipelihara dengan aplikasi tertentu, seperti daftar gaji dll • Surat Elektronik (e-mail) Korespodensi yang bersifat elektronik, dikelola dengan aplikasi e-mail, seperti : MS-Outlook, Eudora, Pegasus, dll.
  43. 43. PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK Ada dua aspek yang perlu mendapatkan perhatian dalam penciptaan arsip elektronik. 1. Pertama berkaitan dengan isi, struktur dan konteks arsip. 2. Kedua, berhubungan dengan teknologi perekaman dan media rekam informasi arsip.
  44. 44. Arsip yang harus dipelihara? Pasal 41 ayat (3) UU No. 43 Tahun 2009 Konteks Isi Struktur
  45. 45. ISI, STRUKTUR DAN KONTEKS ARSIP ELEKTRONIK • Isi arsip adalah sesuatu yang menghantar atau “mengangkut” informasi, misalnya teks, simbol, suara, citra dan sebagainya. • Struktur arsip adalah rupa dan tatanan dari isi arsip. Sebagai contoh adalah tipe huruf, bentuk paragraf • konteks arsip adalah informasi latar belakang yang diperlukan untuk lebih memahami informasi dan teknik arsip, seperti identitas penciptaan arsip, perangkat lunak yang digunakan dalam penciptaan arsip,
  46. 46. Bagaimana Arsip sebagai informasi publik yang baik ? Pasal 41 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009 Autentik/Asli & Legal Dapat dipercaya Utuh / lengkap
  47. 47. INSTRUMEN KEARSIPAN DINAMIS Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 48 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009 * Pencipta Arsip Membuat ; 1. Tata Naskah Dinas; 2. Klasifikasi Arsip; 3. Jadwal Retensi Arsip; 4. Sistem Klasifikasi keamanan dan akses arsip. Dalam rangka menjaga keautentikan (autentisitas), reliabiltas, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya, baik informasi maupun fisik arsip dinamis maupun arsip statis * Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat (Penciptaan Arsip) Pasal 41 ayat (4) UU No. 43 Tahun 2009
  48. 48. Tata Naskah Dinas
  49. 49. Klasifikasi Arsip
  50. 50. JRA
  51. 51. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip - Sangat Rahasia > Tertutup - Rahasia > Tertutup - Penting > Terbuka -Biasa > Terbuka
  52. 52. TEKNOLOGI PENCIPTAAN ARSIP • Teknologi penciptaan dan media rekam arsip berpengaruh isi-struktur-konteks arsip. • Sebuah arsip elektronik yang dibuat dengan perangkat keras dan perangkat lunak tertentu, tidak begitu saja dapat digunakan dengan perangkat keras dan perangkat lunak lainnya. • Oleh sebab itu perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam penciptaan arsip elektronik dapat dipertahankan keberadaannya hingga tersedia teknologi konversi yang mampu menjamin terpeliharanya karakteristik arsip elektronikk.
  53. 53. PEMBERKASAN ARSIP ELEKTRONIK • Dalam Pemberkasan arsip elektronik, yang diberkaskan adalah informasi arsip elektroniknya, bukan medianya. • Bahwa media simpan arsip elektronik juga memerlukan teknik penyimpanan tersendiri. • Oleh sebab itu yang pertama harus dilakukan dalam penyimpanan arsip elektronik adalah membuat struktur penyimpanan file, bukan strutur penyimpanan media rekamnya. • Istilah satuan dalam kearsipan dan arsip elektronik: Kearsipan Arsip Elektronik - Item Arsip - File komputer - Berkas (file) Arsip - Folder file komputer
  54. 54. • Pemberkasan arsip elektronik sebaiknya disesuaikan dengan struktur penyimpanan file arsip keseluruhan Sebagai contoh, jika dalam suatu sistem pengelolaan arsip dinamis pemberkasan arsipnya dilakukan dengan menggunakan Klasifikasi fungsi, maka penyimpanan arsip elektroniknya pun sebaiknya juga ditata berdasarkan Klasifikasi fungsi
  55. 55. • Pemberkasan email (arsip elektronik) yang tersimpan dalam hard disk dapat dilakukan dengan membuat direktori berdasarkan Klasifikasi Arsip • Pemberkasan email yang tersimpan dalam floppy disk dapat dilakukan dengan memberi label pada sisi luar, diklasifikasikan dan disimpan berdasarkan klasifikasi arsip seperti memberkaskan arsip bermedia kertas
  56. 56. Penyimpanan Audio Visual (video)
  57. 57. Penyimpanan Arsip Audio Visual (Kaset)
  58. 58. Penyimpanan Arsip Audio Visual (Film)
  59. 59. Rak statisCen film Penyimpanan Arsip Audio Visual (Film)
  60. 60. Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Arsip Nasional Republik Indonesia Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Arsip Negara

×