Successfully reported this slideshow.

Makalah sim pendidikan

10,393 views

Published on

sim pendidikan

  • Be the first to comment

Makalah sim pendidikan

  1. 1. Makalah Adm Pendidikan. ” Sistem Informasi Manajemen”12 Jul 2011 Leave a Commentby ashabussalam in Tak BerkategoriBAB IPENDAHULUANPerencanaan, pengorganisasian, kepemimipinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikanmerupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses pengambiln keputusan.Semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatusistem informasi manajemen – SIM (Management Information System) yaitu “ suatu sistem yangmenyediakan informasi untuk manajer secara teratur”. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untukmelakukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil-hasil yang dicapai.Menurut Shorade dan Voich (1994), informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensialagar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif. Sedangkan Gordon Davis (1994),mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untukmenyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusandalam sebuah organisasi.Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasiscomputer yang menyajikan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakaibiasanya membentuk suatu ensitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan
  2. 2. suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelaskan mengenai apa yang telah terjadi, apayang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yangditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnyayang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atauperorangan. Informasi itu sendiri, merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu carasehingga memiliki arti dan makna (worth). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belumdianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi,ataupun situasi.Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting,dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik yang menyangkut kegiatan organisasimaupun manajerial. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah: Perlu diidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan Perlu ditentukan suber data dan informasi yang dibutuhkan. Perlu ditentukan siapa yang membutuhkan informasi dan kapan. Perlu dikomunikasikan informasi itu secara tepat, terpercaya kepada pengguna.Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi parapengambil keputusan dan pengguna lainya, yaitu: Uniformity; Lengkap; Jelas; dan Tepat waktu.Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaiantujuan organisasi. Pertanyaannya adalah SIM efektif itu yang bagaimana? SIM yang efektif yaitu SIM
  3. 3. yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecah masalah yang lebih baik. Haltersebut dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalamjumlah, kualitas, waktu, maupun biaya. Informasi yang berlebihan dan tidak akurat, serta tidak tepatwaktu, selain biayanya mahal, juga tidak berguna.KONSEP DASAR A. PengertianDalam kehidupan masyarakat luas kata “informasi” pada umumnya sudah tidak dipandang lagi sebagaiistilah asing. Dalam pembicaraan umum di masyarakat sering para pembicara memaksudkannya sebagaiberita atau keterangan yang adakalanya di identikkan dengan data. Data mempunyai kaitan erat denganinformasi dan biasa pula terjadi suatu hal yang sama dikatakn data dan juga dikatakan informasi.Perbedaannya ditentukan dengan adanya proses dan kepentingan dan maksud dalam hal yangdikatakan informasi. Sedangkan data tidak terikat oleh kedua hal tersebut. Dengan demikian data
  4. 4. merupakan bahan untuk menjadi informasi stelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuaidengan kepentingannya. Atau dengan perkataan informasi adalah suatu data terpilih yang telahdiproses dalam suatu system untuk menjadikannya dapat memberikan arti. Untuk memahami secaramendalam tentang SIM, banyak para ahli yang telah mengemukakan pendapatnya yang intinya sebagaiberikut : “ SIM adalah jaringan prosedur pengelolaan data mulai dari pengumpulan data, pengelolaan,penyimpanan, pengambilan, penyebaran dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, denganmaksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untukdasar pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. B. Komponen-komponen Sistem Informasi ManajemenJika dikaji secara seksama ternyata SIM ini terbentuk karena adanya unsur yang mendukungnya. UnsurSIM ini meliputi unsur system, unsur informasi dan unsur manjemen. Seperti yang dikemukaka olehseorang ilmuan yang bernama Idochi Anwar. 1. SistemYang dimaksud dengan sistem adalah seperangkat alat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yangsaling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama.Pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Prajudio Atmosudirjo (1979:231) bahwa :System adalah setiap sesuatu yang terdiri atas objek-objek, atau unsur, atau komponen-komponen yangbertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur tersebutmerupakan suatu pemrosesan atau pengolahan tertentu.Jika suatu system tertentu diidentifikasikan, maka sering terdapat sejumlah system yang lebih kecil,yaitu yang dinamakan subsistem. Bila terus dianalisis, akan sampai pada elemen-elemen dasarnya.Seperti yang dikatakan oleh Burch dan Stater (1974;4), bahwa: “Suatu system dapat dirumuskan sebagaisetiap kumpulan bagian-bagian yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.
  5. 5. Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan ytang cepat dan tepat. Jugamembutuhkan bagian yang lain untuk pembuatan keputusan, apalagi top managernya. Keputusan yangdicetuskan sangat tergantung pada data-data/informasi dari berbagai subsistem. Maka disini perludirancang SIM, sehingga ajaran system dapat dianggap sebagai suatu metode untuk memcahkanmasalah.Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, diharapkan pengelolaan datadapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional danilmiah. Terutama sangat dibutuhkan di organisasi yang sangat besar memiliki berbagai devisi/bagian dansemuanya itu tertuju pada tujuan yang sama. 2. InformasiKomponen SIM yang kedua adalah Informasi, yaitu merupakan unsur inti dalam SIM. Karena informasiinilah yang dijadikan sebagai system, dan dikelola dengan pendekatan system. Namun tidak berartisystem informasi menajemen berdiri dengan tanpa unsur system dan unsur management. Ketiganyatidak dapat dipisahkan.Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Data adalah hal, peristiwa,atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu yang mengandung sesuatu pengetahuanuntuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan.Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengelolaan tertentu lalu menjadi informasi.Jelaslah kiranya bahwa dara merupakan sumber informasi, merupakan bahan informasi dan dengansendirinya erat hubungannya dengan informasi.Pengertian data dalam SIM, merupakan hasil dari kajian-kajian ilmiah dan dapat didapatkan secarailmiah pula. Oleh karena itu dijelaskan pula oleh N.A. Ametembun ( 1980:137), bahwa : Data adalahfakta-fakta yang diperoleh melalui penelitian empirik atau observasi. Sedangkan yang dimaksud denganinformasi adalah “behavior initiating”, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuktanda atau sandi merupakan “output” dari pengolahan data.
  6. 6. Setelah dijelaskan apa makna “data” dan apa “informasi”, perlu memahami bahwa informasi yangditerima pembuat keputusan, melalui tata cara, urutannya yang jelas/tertentu, yang melibatkanpelbagai bagian yang saling berhubungan, saling ketergantungan, saling memerlukan satu sama lainnya.Proses penyajian informasi yang dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan,sampai kepada terciptanya informasi yang diterima pembuat keputusan, perlu dikelola dengan baik,direncanakan, diorganisasikan, digerakkan dan diawasi sehingga terbentuk suatu informasi yang efektif.Yaitu informasi yang akurat, cepat, fungsional, relevan, ringkas dan lengkap untuk pembuatankeputusan.Kriteria bagi suatu SIM yang efektif adalah sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepatwaktu, dan yang paling penting artinya bagi perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untukmengoptimalkan pertumbuhan organisasi.Perlu dipahami bahwa bahwa informasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah data-data yang telahdiolah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuat keputusan-keputusanm, sekarang dan yang akan datang.Dikatakan data adalah fakta-fakta kegiatan ogranisasi dengan unitnya. Untuk keperluan penulisan datadikertas atau kartu dan pemasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi duabagian yaitu yang pertama data statis, dan yang kedua data dinamis. Data statis adalah jenis data yangumumnya tidak berubah dan jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat),kode-kode nomor, dan lain sebagainya. Sedangkan data dinamis adalah jenis data yang selalu berubahbaik dalam frekuensi waktu yang singkat (harian), atau agak lama (semesteran) dan lain-lain. Data jenisini sering mengalami peremajaan (updating) data. Contoh data tersebut seperti buku tabungan, datagaji, data kepangkatan, data nilai siswa, Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) mahasiswa dan sebagainya. C. Manajemen
  7. 7. Komponen ketiga yaitu manajemen, yang merupakan proses pengelolaan, pengumpulan data, hinggamenjadi informasi termasuk proses pentransferan informasi kepada yang memerlukan.Unsur manajemen ini merupakan serangkaian proses pengelolaan seperti yang diungkapkan olehGeorge R. Terry (1997:4) bahwa :Mangement is a distinct proses consisting of planing, organizing, actuating, and controlling, performedto determine and accomplish stated objectives by the use of human being and other resources. (manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaanm pengorganisasian, penggerakan, danpengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan denganmenggunakan manusia dan sumber daya lainnya.)Dalam hubungannya dengan istilah ‘sistem informasi manjemen,” manajemen dipandang sebagai orang-orang, yakni semua orang yang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpinkerja. Dengan kata lain, yang dimaksud dengan manjemen di sini adalah manajer.Manajer memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya.Sebagaimana dalam Webster’s New World Dictionary dijelaskan bahwa : manajer adalah seseorang yangmemimpin semua hal dari suatu perusahaan, badan atau lembaga, team, dan sebagainya.Manajemen dapat pula dipandang sebagai serangkaian pengelolaan yang menggunakan fungsimanajemen. Dalam sistem informasi, manajemen berarti proses informasi selalu memerlukanpenerapan fungsi-fungsi manajemen dari mulai perencanaan, pengumpulan data, penyimpanan, sampaidengan penyebaran informasi. Dengan demikian penerapan manajemen sebagai proses terhadap sisteminformasi manajemen adalah penyerapan fungsi-fungsi manajemen, yaiut perencanaan,pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan dalam setiap kegiatan informasimanajemen.Dalam sistem informasi manajemen, seorang pemimpin tidak akan mampu bekerja tanpa dibantu olehbawahannya. Karena SIM tidak menerima data dari atasan atau satu bagian dari organisasi saja, tetapidari semua bagian. Sehingga diperlukan bawahan secara spesifik menagani informasi yang diterima daribagian-bagian lain.
  8. 8. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pimpinan kepada bawahan untuk mencapai tujuanorganisasi. 1. Pengembangan Sistem Informasi ManajamenPada dasarnya ada dua pihak utama yang terlibat lansung dalam upaya mengembangkan suatu sisteminformasi untuk manajemen suatu organisasi, yaitu analisis sistem dan manajer. Orang yangmerencanakan sistem informasi untuk manajemen, mengkaji untuk kerjanya, merancang perbaikannyadalam suatu sistem biasanya dikatakan sebagai seorang analisis sistem. Karena itu dia tidak hanya perlumengenal medan sistem dimana informasi hendak dikembangkan, tetapi terutama ia harus menguasaiseluk beluk informasi itu sendiri. Namun demikian fungsi analisis sistem yang intinya merancang sisteminformasi untuk mengotimalkan keterhubungan orang-orang, material, mesin, dan uang nampak sepertilayaknya seorang manajer. Maka dalam kaitan ini seorang manajer dapat dipandang sebagai seorangoperator sistem yang menentukan rincian kritis sistem informasi yang dibutuhkan dan karenanya ia pundapat sebagai analisis sistem (Bocchino:1972). Dengan demikian bagi kalangan organisasi pendidikanpada lingkup ysng relatif kecil (sekolah) sebaiknya para kepala sekolah berperan sebagai manajersekaligus sebagai analisis sistem. Untuk itu mereka dituntut untuk mengenal dasar-dasar konsepsionaldan praktik keinformasian yang cocok untuk diterapkan di lingkungan kerjanya. Adapun langkah-langkahyang dapat ditempuh dalam mengembangkan informasi meliputi : Studi fisibilitas Menentukan persyaratan sistem Merancang dan menerapkan sistem yang perangkatnya terdiri atas basis data (data base), persiapanfisik, langkah-langkah kerja solusi prpgram. Perubahan keorganisasian Pengetesan solusi Konservasi Manajemen proyekDalam kaitan inilah proses pengembangan sistem informasi manajemen memungkinkan mencapai tarafkualitas yang memadai. Hanya saja kunci utamanya tetap pada unsur manusia yang terlibat di dalamnya.
  9. 9. Karena itu untuk mewujudkan keterpaduan sistem yang utuh dalam pengembangan sistem informasinasional pendidikan sangat dituntut kemelekan para manajer disetiap tingkatan terhadap dasar-dasarpengelolaan informasi yang dioptimalisasikan. Setidaknya mereka tidak hanya menyadari danmemberikan dorongan bagi operasi sistem secara konsisten berdasarkan prinsip-prinsip dan ketentuanorganisasi, tetapi mereka mesti secara nyata memenuhi pelaksanaan operasi itu sendiri. Jadi bilaseorang guru atau kepala sekolah harus menyampaikan laporan, maka ia harus melaksanakannyadengan cara, metri waktu, dan format yang diminta serta memenuhi kriteria objektivitas. Dengandemikian ia bukanlah saja menjalankan sebagian dari tugasnya, tetapi lebih jauh telah berkonsentrasisebagaimana bagi kemungkinan sisten informasi yang mencakupi wilayah kerjanya sebagaimanamestinya.Cara, materi, waktu, format, dan objektivitas merupakan faktor esensial bagi pengelolaan basis datapada suatu sistem informasi. Dengan demikian basis data harus dikendalikan secara sentral. Maksudnyaagar ada keterkaitan logis antara berbagai jenis dalam suatu data sehingga basis data dapat terjadi. 2. Proses Pengelolaan Data Dalam Sistem Informasi ManajemenProses kerja suatu SIM merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampaidengan balik. Alur ini dimulai dengan rencana dari standar tujuan itu dan dilakukanlah proses masukandata. Kemudian dilanjutkan dengan proses pengolahan data. Hasil pengolahan itu dijadikan umpan balikterhadap perencanaan standar. Bila memenuhi rencana dan standar, maka dilanjutkan denganpenyampaian hasil pada manajemen untuk mengevaluasi proses kerja SIM, yang kemudian akanbergerak lagi sesuai dengan kebutuhan.Burt Scanlan dan J. Bernard Keys yang dikutip Moekijat (1991:42), menggambarkan bagaimana proseskerja suatu sistem informasi manajemen.Alur yang tergambar dalam anatomi sistem informasi manajemen diatas merupakan salah satu kriteriaefektifitas suatu SIM. Untuk mengetahui efektifitas suatu SIM, Moekijat (1991:42) telah mengemukakanbahwa : Untuk menentukan jaringan yang efektifitas bagi suatu SIM telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
  10. 10. Data atau informasi apakah yang dibutuhkan? Bagaimana data atau informasi itu dibutuhkan? Siapa yang membutuhkan? Dimana data atau informasi itu dibutuhkan? Dalam bentuk apa informasi itu dibutuhkan? Berapa biaya data atau informasi itu? Prioritas apa yang akan diberikan oleh bermacam-macam data? Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk mnyortir informasi, menyusunnya, menggunakannyamenjadi bentuk yang berarti, dan menyampaikan informasi yang telah dipersatukan kepada pengambilkeputusan untuk mengambil tindakan? Bagaimana peraturan kontrol umpan balik akan disediakan bagi manajemen? Mekanisme apakah yang akan ditentukan untuk dapat terus-menerus menilai dan memperbaikisistem informasi manajemen?Pendapat Moekijat diatas telah cukup untuk memahami bagaimana batasan-batasan SIM yang efektif.Bahwa SIM itu bisa dikatakan efektif bila data atau informasi itu terdapat kesesuaian antara yangmemerlukan dan menyiapkan tepat waktu, pemberi data atau informasi memahami orang atau bagianyang membutuhkan data, seperti sikap dan emosinya, informasi yang diberikan sesuai dengan tempatditerimanya informasi atau data, bentuk informasi dapat diterima oleh yang memerlukan, informasimengalir secara kontinu urutan data atau informasi yang dibutuhkan, data atau informasi diolah olehmekanisme yang cepat dan tepat, umpan balik yang mengalir kebagian perencanaan sehingga perbaikandapat berkelanjutan, mekanisme kerja diperbaiki secara kontinu sesuai dengan umpan balik.Pemrosesan data sangat penting, karena penerima informasi, seperti para pimpinan tidak mungkindapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat, bila yang diterimanya sebagai bahan pembuatankeputusan itu berupa data yang belum dproses dengan baik.Pemrosesan data yang dimaksud adalah pemrosesan data yang dilakukan oleh para kepala sekolah dasaryang meliputi bidang administrasi umum, supervis, personil, peserta didik, kurikulum, sarana dan
  11. 11. prasrana sekolah, keuangan, Humas. Untuk lebih jelas bahasan teoritis tentang pemrosesan datadibawah ini akan dijelaskan. a. Pengumpulan DataSeperti yang telah dikemukan oleh Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah dan yangpenting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi untuk memperoleh informasi, tindakan pertamaadalah mengumpulkan data untuk diolah menjadi informasi, dan metode pengumpulan data sebagaiberikut :1) Melalui pengamatan secara lansungDalam hal ini pengamat sendiri yang lansung mengamati ke objek yang telah ditentukan. Sehinggadengan metode ini data-data dapat dikumpulkan dengan cermat, karena pengamat sendiri yangmengumpulkannya. Efektivitas metode ini berkurang ketika organisasi menjadi besar dan luas, sehinggadata yang harus dikumpulkan menjadi lebih kompleks dan banyak , waktu yang dibutuhkan menjadilebihlama.2) Melalui wawancaraSalah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian yang harus diamati adalah dengan wawancara,yang dapat diwakilkan pada orang lain. Makin luas dan banykanya bagian dalam organisasi, akan makinbanyak personil yang disiapkan untuk menjadi pewawancara. Namun demikian ketelitian dalamwawancara akan tergantung kepada pewawancara, sehingga hasilnya sedikit akan terpengaruhiwawancara.3) Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita)Dalam hal ini koresponden diminta untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada pengamat.Angka-angka yang diberikan mereka mungkin hanya merupakan perkiraan saja.
  12. 12. Keuntungan metode ini adalah sangat murah dan meliputi daerah yang sangat luas. Sedangkankerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti.4) Melalui daftar pertanyaanMetode ini akan lebih efesien dibandingakan dengan wawancara, karena melalui daftar pertanyaan iniproses pengumpulan data tidak memerlukan wawancara. Daftar pertanyaan dapat lansung diberikankepada pembawa data, sehingga memungkinkan lebih cepat. Tetapi hal ini pun ada kekurangannya,yaitu bila pemberi data tidak mengembalikan daftar pertanyaan yang telah diisinya atau tidak mengisisama sekali. Untuk mengatasinya maka pertanyaan-pertanyaan harus dibuat sesederhana mungkin,mudah dimengerti dan tidak perlu diberi penjelasan. b. Pengolahan DataPengolahan data adalah sesuatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatandengan mengikuti serangkaian langkah-langkah perumusan atau pola-pola tertentu, untuk mengubahdata menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya berguna.Dalam ensklopedi administrasi (1989:109), dinyatakan bahwa : Data processing diterjemahkan sebagaipemrosesan keterangan. Dan berarti serangkaian aktivitas dalam bidang tatausaha yang mencatat,mengolah, mengirim atau menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh suatu organisasisecara cermat dan tepat.Dalam melakukan pengolahan data diatas, maka diperliukan metode yang cocok atau sesuai dengankebutuhan pengolahan data. Untuk itu Burch dan Stater (1974:27), mengungkapkan empat metodepengolahan data yaitu :a) Metode Manual, dalam metode ini semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuanpenting seperti pensil, pena, dan mistar hitung.
  13. 13. b) Metode Elektromechanical, metode ini sesunggunnya merupakan gabungan dari orang dan mesin.Misalnya seorang kepala sekolah yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (postingmachine).c) Metode Punch Card EquipmentDalam metode ini menggunkan semua alat yang dipergunakan apa yang kadang-kadang disebut sebagaisuatu sistem warkat unit. Prinsip warkat unit ini adalah bahwa data mengenai seseorang, suatu objek,atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu. Sejumlah kartu mengandung datatentang subjek yang sama (misalnya daftar gaji dan inventaris) digabungkan bersama untuk membentuksuatu file.d) Metode elektronik komputerMetode ini menggunakan komputer dalam mengelolah datanya. Komputer disini berarti suatu susunandari alat-alat masukan, suatu sistem unit pengolahan pusat dan alat keluaran. c. Penyimpanan DataPenyimpanan data termasuk didalamnya pengarsipan. Tujuan penyimpanan atau pengarsipan ini adalah:a) Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambilb) Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak,terbakar atau hilang.
  14. 14. Hal ini sejalan dengan yang di kemukakan oleh Burch dan Stater yang dikuti Moekijat (1986:23), bahwa :“ Penempatan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm. Agar data dapatdipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali bila diperlukan. d. Pengeluaran DataYang dimaksud dengan pengeluaran data atau informasi adalah memindahkan data atau informasi daribagian SIM kebagian yang memerlukan, terutama pada pembuatan kebijakan. Sesuai dengan yangdikemukakan oleh Moekijat (1986:23) bahwa, “ pengeluaran data atau informasi adalah operasimemindahkan data dari suatu tempat ke tempat lain.”Data informasi dikeluarkan, disesuaikan dengan kebutuhan. Pengeluaran data ini bukan hanyapengeluaran dari komputer atau alat-alat pengelolaan yang lainnya, tetapi dari bagian pengelolaanSIM/bank data dan informasi pada bagian lain atau pada pembuat kebijakan. D. Studi KasusMembangun basis data dalam sistem informasi pendidikan nasional dewasa ini sangat memperhatikandata persekolahan. Untuk tercapainya keterpaduan menyeluruh maka telah ditetapkan jenis data yangharus dikirimkan dan untuk itu telah disiapkan format khusus. Demikian pula agar terkendalinya arusdata, prosedur, dan waktu pengumpulannya pun telah ditetapkan. Ketetapn-ketetapan tersebut dibuatsecara tersentralisasi. Untuk sekolah dasar, jenis data yang harus dicatat meliputi : Nomor Statistik Sekiolah (NSS) Identitas yang mencakup nama, alamat, status, tahun pendirian, dan waktu penyelenggaraan sekolah.
  15. 15. Murid dan kelas yang mengikuti UN/UAS tahun ajaran lalu, pengiriman murid tingkat satu, murid barutingkat satu menurut umur, tingkat dan jenis kelamin, murid menurut agama, murid mengulang dankelas menurut tingkat. Kepala sekolah, guru, dan pegawai lainnya menurut status kepegawaian , jenis kelamin, ijazahtertinggi, jabatan/penugasan. Ruang belajar yang meliputi status pemikiran dan kondisi.
  16. 16. BAB IIIPENUTUPSistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepadapembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan pengguna lainnya dalam cakupan organisasiformal atau informal atau pun perorangan.Informasi itu sendiri merupakan data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memilikiarti dan dapat bermakna bagi siapa saja yang menggunakannya. Sedangkan data adalah fakta, ataufenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatuobek, ide, kondisi ataupun situasi.Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah : 1) perlu diidentifikasikan jenis informasi yangdibutuhkan; 2) perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan; 3) perlu ditentukan siapayang memerlukan data atau informasi tersebut dan kapan; 4) perlu dikomunikasikan informasi itu secaratepat, terpercaya kepada para pengguna.Ada beberapa perasyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi parapengambil keputusan dan pengguna lainnya, yaitu : 1) uniformty; 2) lengkap; 3) jelas; dan 4) tepatwaktu.Konsep dalam informasi manajemen memiliki beberapa karakteristik : 1) dalam suatu organiasi terdapatsuatu bagian khusus sebagai pengelola SIM; 2) SIM merupakan jalinan lalu lintas data atau informasi darisetiap bagian di dalam orgnaisasi terpusat dibagian SIM; 3) SIM merupakan jalinan hubungan antarbagian dalam organisasi melalui satu bagian SIM; 4) SIM merupakan segenap proses yang mencakup : a)pengumpulan data; b) pengolahan; c) penyimpanan; d) pengambilan data; dan e) penyebaran informasidengan cepat dan tepat. 5) SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baikdan benar serta pimpinan dapat membuat keputusan dengan cermat, cepat, dan tepat.

×