Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Tata Naskah Dinas Pemerintahan Desa

20,502 views

Published on

Correspondence management in government

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

Tata Naskah Dinas Pemerintahan Desa

  1. 1. TTAATTAA NNAASSKKAAHH DDIINNAASS PPEEMMEERRIINNTTAAHHAANN DDEESSAA
  2. 2. Pokok Bahasan 1. Pengertian 2. Jenis - Jenis dan Format Naskah Dinas 3. Penyusunan Naskah Dinas 4. Penggunaan LLaammbbaanngg ddaann SStteemmppeell Pemerintah Desa 5. Kewenangan dan Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 2 Prov. Sul-Bar
  3. 3. Pengertian Tata Naskah Dinas adalah kumpulan ketentuan yang bersifat normatif, mengatur sifat dan tata laku serta menjadi pedoman dalam kkoommuunniikkaassii kkeeddiinnaassaann dalam bentuk tertulis. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 3 Prov. Sul-Bar
  4. 4. Jenis & Format Naskah Dinas Desa Peraturan Desa Keputusan Kepala Desa Surat Dinas Surat Perjanjian Surat Tugas Berita Acara Surat Keterangan Surat Edaran Surat Undangan Surat Kuasa Pengumuman Laporan Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 4 Prov. Sul-Bar
  5. 5. Penyusunan Naskah Dinas • Penyusunan Naskah • Pengklasifikasian Informasi • Penggandaan • Sarana Kelengkapan NNaasskkaahh DDiinnaass • Pengetikan Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 5 Prov. Sul-Bar
  6. 6. Penyusunan Naskah 1. Konsep naskah dinas disusun oleh Kepala Desa/Lurah dan/atau perangkat desa/kelurahan sesuai dengan tugas dan ffuunnggssiinnyyaa;; 2. Konsep naskah dinas yang disusun oleh perangkat desa/kelurahan harus mendapat persetujuan dari Kepala Desa/Lurah; Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 6 Prov. Sul-Bar
  7. 7. Penyusunan Naskah (lanj..) • Penyusunan konsep naskah dinas dilaksanakan secara cermat, teliti, runtut, logis, dan baku dengan mengacu pada ketentuan ini sseerrttaa mmeemmppeerrhhaattiikkaann pengamanan naskah dinas dengan cara membubuhkan paraf pejabat yang membuat konsep Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 7 Prov. Sul-Bar
  8. 8. Pengklasifikasian Informasi Tingkat Keaslian Asli, adalah lembaran surat yang ditujukan kepada pihak lain sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran surat yang dinyatakan sseebbaaggaaii ssaahh.. Tembusan, adalah lembaran penyampaian informasi kepada pihak lain yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan oleh pihak pengirim surat. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 8 Prov. Sul-Bar
  9. 9. Pengklasifikasian Informasi (lanj..) Salinan, adalah lembaran hasil penggandaan keseluruhan informasi surat yang dilegalisasi oleh Sekretaris Desa/Kelurahan. Petikan, adalah lembar berisi sseebbaaggiiaann aattaauuppuunn beberapa kalimat yang diambil dari surat asli dan dilegalisasi oleh Sekretaris Desa/Kelurahan. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 9 Prov. Sul-Bar
  10. 10. Bobot Informasi • Naskah Dinas Biasa, adalah naskah dinas yang informasinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin. • Naskah Dinas Penting, aaddaallaahh nnaasskkaahh dinas yang informasinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis kebijaksanaan dan operasional Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 10 Prov. Sul-Bar
  11. 11. Tingkat Keamanan Sangat Rahasia Tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, aakkaann mmeemmbbaahhaayyaakkaann keamanan dan keselamatan negara. Rahasia Tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan merugikan negara. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 11 Prov. Sul-Bar
  12. 12. Tingkat Keamanan (lanj..) Konfidensial Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial aaddaallaahh Rahasia Jabatan dan Terbatas. Biasa Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 12 Prov. Sul-Bar
  13. 13. Tingkat Kecepatan Penyampaian • Amat Segera (Kilat), naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirimkan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. • Segera, naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan ddaallaamm wwaakkttuu 22 kali 24 jam. • Biasa, naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut yang diterima oleh Sekretaris Desa/Kelurahan sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu paling lama 5 (lima) hari. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 13 Prov. Sul-Bar
  14. 14. Penggandaan /copy Hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat dimaksud dalam “tembusan”. Copy naskah dinas dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: • Copy tembusan adalah copy naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang sseeccaarraa ffuunnggssiioonnaall terkait. • Copy laporan adalah copy naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang. • Copy pertinggal adalah copy naskah dinas yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip. • Tembusan naskah dinas disampaikan kepada unit kerja terkait. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 14 Prov. Sul-Bar
  15. 15. Sarana Kelengkapan • Surat berlambang Pemerintahan Desa/Kelurahan dicetak pada kertas HVS warna putih 70 - 80 gram untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan pelaporan; • Ukuran kertas HVS untuk korespondensi AA44 ((229977 x 210 mm) atau HVS Folio (210 x 330 mm); • Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilaiguna permanen harus menggunakan kertas security serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7 dengan berat 80 gram. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 15 Prov. Sul-Bar
  16. 16. Sampul • Sampul naskah dinas satuan organisasi perangkat Pemerintahan Desa/Kelurahan berbentuk empat persegi panjang dan berwarna coklat aattaauu wwaarrnnaa llaaiinn sseessuuaaii dengan ketentuan yang berlaku. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 16 Prov. Sul-Bar
  17. 17. Sampul (lanj…) • Ukuran sampul naskah dinas sebagai berikut: Ukuran Panjang Lebar Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 17 Prov. Sul-Bar Kantong Folio/Map ½ Folio ¼ Folio 41 cm 35 cm 28 cm 28 cm 30 cm 25 cm 18 cm 14 cm
  18. 18. Penggunaan Lambang » Kop naskah dinas kepala desa menggunakan lambang kabupaten/kota, berwarna hitam dan ditempatkan di bagian kiri atas. » Kop naskah dinas mmeemmuuaatt ttuulliissaann nnaammaa kabupaten/kota, nama kecamatan, nama desa, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, dan kode pos. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 18 Prov. Sul-Bar
  19. 19. Stempel • Bentuk Stempel Pemerintahan Desa/Kelurahan berbentuk lingkaran. • Ukuran dan Warna Stempel Tinta stempel berwarna uunngguu ddeennggaann uukkuurraann sebagaimana contoh format stempel. • Kewenangan Penggunaan Stempel Di lingkungan Pemerintahan Desa/Kelurahan yang berhak menggunakan stempel adalah Kepala Desa/Lurah dan Sekretaris Desa/Kelurahan Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 19 Prov. Sul-Bar
  20. 20. Wewenang Penandatangan • Naskah dinas di lingkungan pemerintahan desa/kelurahan ditandatangani oleh Kepala Desa/Lurah; • Kewenangan penandatanganan nnaasskkaahh dinas dapat dilimpahkan kepada pejabat setingkat dibawahnya; • Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas dengan menggunakan atas nama (a.n). Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 20 Prov. Sul-Bar
  21. 21. Paraf Hirarkis • Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, harus diparaf terlebih dulu oleh maksimal tiga pejabat. • Naskah Dinas yang kkoonnsseeppnnyyaa ddiibbuuaatt oolleehh Sekda/ Kadis/ Kaban untuk ditandatangani oleh KDH diparaf dibelakang nama jabatan penanda tangan. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 21 Prov. Sul-Bar
  22. 22. Paraf Hirarkis (lanj..) • Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yg akan menandatangani naskah dinas tersebut, tidak memerlukan paraf. • Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir naskah dinas, kecuali untuk SPPD, paraf pada lembar pertama. • Letak pembubuhan paraf ditentukan oleh masing masing Pemda. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 22 Prov. Sul-Bar
  23. 23. Penggunaan : a.n., u.b., Plt, Plh, Pj : Dlm hal Bupati/Walikota memberikan mandat penanda-tanganan kpd pejabat bawahannya, penggunaan a.n. dan ub. Sbb : a. a.n. Dipergunakan jjiikkaa yygg bbeerrwweennaanngg menandatangani surat telah mendapat mandat dari pejabat atasannya. b. u.b. Dipergunakan jika pejabat yg mendpt mandat kewenangan mem-berikan kewenangan lagi kpd bawahannya. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 23 Prov. Sul-Bar
  24. 24. Penutup Dibalik Tembok ANRI Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 24 Prov. Sul-Bar
  25. 25. Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah 31/10/2014 25 Prov. Sul-Bar

×