Dokumen tersebut membahas tentang procurement management. Ia menjelaskan pengertian, tujuan, fungsi, tugas, prinsip, objektif dan kebijakan procurement management. Procurement management adalah proses manajemen pengadaan barang dan jasa untuk memastikan barang dan jasa yang dibutuhkan didapatkan tepat waktu, kualitas, dan harga.
3. 2. Tujuan Dan Fungsi
Tujuan Procurement Management adalah untuk
memastikan agar proses pengadaan berjalan
dengan lancar sehingga produk dan jasa yang
dibutuhkan bisa didapat di saat yang tepat, dalam
jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat dan
dengan harga yang tepat.
Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement
adalah dituntut untuk sejalan dengan company
strategy dan business plan perusahaan, utk
memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung
arah yangg ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh
karena itu pemahaman thd konsep strategi harus
dimiliki oleh Procurement Department.
4. 3. Tugas-Tugas
Tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada
kegiatan rutin pembelian.
Secara umum, tugas-tugas yang dilakukan mencakup:
a. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.
b. Memilih supplier.
c. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang
cocok.
d. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data
supplier.
e. Melakukan proses pembelian.
f. Mengevaluasi kinerja supplier.
5. a. Merancang hubungan yang tepat
dengan supplier
Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan
jangka panjang maupun hubungan transaksional
jangka pendek.Baik berupa model hubungan,
relationship, berapa jumlah Supplier
6. B. Memilih Supplier
Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya
yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud adalah supplier
kunci.Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier-supplier yang akan
dipilih berada di mancanegara (global suppliers).
Supplier-supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan
jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal,
mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site
visit) dan sebagainya.Pemilihan supplier-supplier kunci harus sejalan
dengan strategi supply chain
7. C. Memilih dan mengimplentasikan
teknologi yang cocok.
Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan
teknologi. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah
digunakan adalah telepon dan fax.Saat ini banyak
perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-
procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan
pengadaan.
8. D. Memelihara data item yang dibutuhkan
dan data supplier.
Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-
item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier
mereka.
Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah
nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang
mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja
masa lalu,serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi
seperti ISO.
9. E. Melakukan proses pembelian.
Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa
cara,misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan
melalui tender atau lelang, (auction).
Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati
prosesproses yang berbeda
10. F. Mengevaluasi kinerja supplier.
Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi
supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.
Kriteria yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya
mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang
dibeli
12. OBJEKTIF PENGADAAN
Mempertahankan kualitas material.
Membeli material dengan harga termurah dan kualitas
serta service yang dibutuhkan
Optimasi persediaan.
Menghindari waste, duplikasi dan obsolescene.
Mempertahankan posisi kompetitif perusahaan.
Ketersediaan terjamin dan biaya pengadaan efisien
Mencari material baru yang memungkinkan dilakukan
peningkatan efisiensi dan produktifitas perusahaan.
15. Pentingnya Aspek Kualitas Dalam Pengadaan
• HUBUNGAN QUALITY, PRICE DAN COST.
• KEBUTUHAN CUSTOMER AKAN KUALITAS.
• PERLU DEFINISI KUALITAS YG JELAS
• PERAN SPESIFIKASI.
• PROCESS CONTROL DI PABRIK MILIK SUPPLIER.
• PEMERIKSAAN BARANG YANG DATANG.
16. Jadi dengan adanya procurement management
(management pengadaan ), pemastian dalam
proses pengadaan barang atau jasa akan
berjalan dengan lancar dan logistik’pun juga
berjalan dengan lancar….
