KEARSIPAN MODUL

Modul Kearsipan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
108
KEARSIPAN

KEARSIPAN
109Modul Kearsipan
K
e
g
i
a
t
a
n
B
e
l
a
j
a
r
4
EVALUASI KEGIATAN
PENGELOLAAN ARSIP
1. Rasional dan Deskripsi Singkat
UU No 43 Tahun 2009
mengenai Kearsipan, Pasal 1 Poin 2
mendefinisikan arti arsip, bahwa
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi
yang dibu at dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Tanpa disadari, informasi sudah
menjadi hal yang tidak bisa lepas dalam
kehidupan modern saat ini. Setiap
harinya, ada ribuan informasi yang hadir
di hadapan kita. Dengan didukung
perkembangan teknologi saat ini,
informasi yang diterima semakin mudah
untuk diterima. Jika boleh mengatakan,
boleh jadi hampir setiap keputusan yang
akan kita ambil atau tindakan yang akan
kita lakukan, berawal dan dilandasi
oleh informasi dalam takaran sesuai
dengan kebutuhan kita saat itu. Tidak
berlebihan jika dikatakan, bahwa
manusia adalah makhluk informasi. Di
satu waktu ia membutuhkan informasi,
dan di lain waktu ia yang menciptakan
informasi.
Waktu demi waktu, selalu ada
informasi Informasi yang diciptakan
manusia maupun organisasi dapat
dikategorikan ke dalam dua kelompok
besar, yaitu informasi yang terekam dan
informasi yang tidak terekam. Untuk
informasi yang terekam dapat
menggunakan beragam media simpan
A. PENDAHULUAN

Modul Kearsipan
110
KEARSIPAN
seperti manual, grafis, elektronik dan
audio visual. Informasi ini terekam di
dalam arsip.
Sebagai salah satu sumber belajar
diharapkan modul ini memberi
pengayaan secara substansial maupun
pedagogik kepada guru-guru peserta
PPG, sehingga selesai mengikuti
program pelatihan kompetensi guru
meningkat dan memungkinkan guru
dapat mengubah paradigmanya dalam
pembelajaran di kelas yang dalam jangka
tertentu dapat meingkatkan mutu
pendidikan di Indonesia.
Kegiatan kearsipan pada
dasarnya tidak hanya saat penyimpanan
saja. Akan tetapi, sudah dimulai sejak
arsip tersebut diciptakan, diproses,
disimpan, sampai akhirnya arsip
tersebut dimusnahkan. Termasuk dalam
hal ini adalah pemeliharaan atau
perawatan arsip
Pengelolaan arsip dinamis
(records management) menurut pasal
9 UU kearsipan meliputi kegiatan:
penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, dan penyusutan (pasal 40
ayat 2). Olehnya itu kegiatan belajar 4
ini perlu menjadi perhatian peserta PPG
agar mampu mengetahui mengenai
evaluasi kegiatan pengelolaan arsip
Kegiatan belajar 4 ini disusun
untuk memberikan pengetahuan
mengenai evaluasi kegiatan pengelolaan
arsip, sehingga peserta PPG pada
akhirnya mampu mengaktualisasikan
ilmu yang diperoleh untuk diajarkan
pada sekolah terkhusus pada program
studi manajemen perkantoran.
Kegiatan belajar 4 ini dimulai
dengan mengukur kemampuan peserta
PPG mengenai evaluasi kegiatan
pengelolaan arsip. Hasil akhir dari
kegiatan pembelajaran 4 ini diharapkan
peserta PPG mampu memahami ruang
liangkup pengelolaan arsip serta
evaluasi kewajiban lembaga
pengelolaan arsip.
2. Relevansi
Kearsipan merupakan mata
pelajaran yang paling bermanfaat bagi
instansi/lembaga/organisasi dalam
membatu mengelola arsip yang tercipta
dan beredar dalam lembaga tersebut.
Relevansi antara tuntutan dunia kerja
dan urgensi dunia pendidikan untuk
menyiapkan pembelajaran yang
memiliki kompetensi dalam
pembelajaran kearsipan. Dengan
adanya kegiatan belajar 4 ini akan
memberikan pengetahuan tentang

KEARSIPAN
111Modul Kearsipan
prosedur penggunaan kearsipan yang
berisi prosedur penggunaan peralatan
kearsipan dan jenis-jenis peralatan
kearsipan.
Kompetensi-kompetensi tersebut
sangat diperlukan, khususnya bagi
siapa saja yang bergelut dengan
kearsipan. Dengan demikian, kehadiran
modul ini memberikan pengetahuan
tentang prosedur penggunaan peralatan
kearsipan dan jenis-jenis peralatan
kearsipan. Selaian itu Modul ini sangat
relevansi dengan modul yang lain
karena materi dan cakupan pembahasan
dalam modul ini bersinergi dengan
modul administrasi umum,
kesekretarisan dan sarana dan
prasarana.
3. Petunjuk Belajar
Sebelum mempelajari modul ini
peserta PPG Dalam Jabatan harus
memiliki kemampuan awal atau
penguasaan tentang kearsipan secara
umum. Beberapa hal yang harus dikuasai
dengan tuntas sebelum mempelajari
modul ini seperti materi Bahasa
Indonesia dan bahasa asing, khususnya
yang membahas tentang penggunaan
bahasa yang komunikatif, penggunaan
ejaan yang benar, akan lebih baik jika
didukung penguasaan bahasa asing.
Penguasaan bahasa yang baik akan
memberikan efek positif terhadap
keterlaksanaan proses pembelajaran.
langkah-langkah atau petunjuk belajar
adalah sebagai berikut:
Peserta:
A. Bacalah setiap materi dalam
modul ini dengan cermat dan
pahami dengan baik sub
capaian mata kegiatan
B. Diskusikan dengan sesama
peserta apa yang telah Anda
cermati untuk mendapatkan
pemahaman yang baik tentang
tujuan belajar dan kompetensi
yang ingin dicapai dalam
modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur
sampai betul-betul Anda sudah
paham.
C. Bila proses memahami materi
Anda menemui kesulitan,
diskusikan dengan teman-teman
Anda atau konsultasikan
dengan instruktur.
D. Kerjakan tugas-tugas, baik
secara individu dengan jujur
dan teliti serta
bertanggungjawab yang
terdapat dalam modul ini.

Modul Kearsipan
112
KEARSIPAN
E. Peserta yang penguasaannya
kurang dari 80%, harus
mengulang kembali.
F. Untuk kegiatan praktek
diharapkan peserta selalu
membaca dan memahami teori
yang mendukung materi praktek.
G. Perhatikan tentang alat-alat untuk
kegiatan praktek, termasuk
tentang keselamatan kerja dalam
menggunakan alat-alat praktek.
Instruktur:
A. Informasikan tentang
bagaimana cara menggunakan
modul, metode pembelajaran,
cara penilaian, media yang
digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
B. Berilah bimbingan kepada
peserta bila mereka
mendapatkan kesulitan
C. Monitor dan catat kemajuan
peserta dan berikan feedback
atas pencapaian pembelajaran
peserta didik.
1. Capaian Pembelajaran Mata
Kegiatan
Menguasai kearsipan dan
dokumentasi yang meliputi
manajemen kearsipan dan
aplikasi pengolahan dokumen
2. Pokok-Pokok Materi
Setelah mempelajari kegiatan
pembelajaran 4, diharapkan peserta
dapat:
A. Ruang Lingkup Pengelolaan
Arsip
B. Evaluasi kewajiban lembaga
pengelola Arsip
3. Uraian Materi
A. Ruang Lingkup Pengelolaan
Arsip
Fungsi yang penting
tetapi sering diabaikan dalam
penataan arsip untuk menjamin
kelestarian informasi yang
dikandung di dalam arsip adalah
pemeliharaan dan perawatan
fisik. Mengingat begitu
pentingnya arsip, maka perlu
dilakukan langkah-langkah untuk
menjaga keberadaan arsip
tersebut sehingga keberadaan
arsip yang kita miliki tetap
B. INTI

KEARSIPAN
113Modul Kearsipan
mendukung kegiatan dikantor
dalam waktu yang lama atau
sesuai umur arsip yang sudah
ditentukan. Ruang lingkup kerja
manajemen kearsipan juga
meliputi pemeliharaan,
perawatan, dan pengamanan
arsip.
Dalam pengelolaan arsip
dinamis, kegiatan pengelolaan
arsip dinamis tercantum dalam
UU No. 43 tahun 2009 tentang
kearsipan meliputi empat hal
yaitu: 1) Penciptaan arsip, 2)
penyortiran arsip, 3)
pemeliharaan arsip, dan 4)
penyusutan arsip. Berdasarkan
UU tersebut, Pengguanaan arsip
merupakan tahap kedua dalam
pengelolaan arsip dinamis.
Menurut Winata dan
Muhidin, Penggunaan Arsip
adalah kegiatan untuk
menyajikan atau pemanfaaatan
arsip bagi kepentingan organisasi
dan kegiatan untuk menjaga
keauntetikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan
arsip. Sedangkan dalam PP
No.28 tahun 2012 menyebutkan
bahwa Penggunaan arsip adalah
kegiatan pemanfaatan dan
penyediaan arsip bagi
kepentingan pengguna arsip yang
berhak.
Berdasarkan pengertian
diatas, dapat dipahami bahwa
dalam tujuan penggunaan arsip
yaitu untuk menyediakan
berbagai arsip begi kepentingan
pengguna yang memerlukan dan
berhak.
Dalam UU No.43 Tahun
2009 pasal 42 s.d pasal 44
mengenai penggunaan kearsipan,
adapun kegiatan-kegiatannya
yaitu:
1. Pencipta arsip wajib
menyediakan arsip dinamis
bagi kepentingan pengguna
arsip yang berhak.
2. Pencipta arsip pada lembaga
negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi
negeri, dan BUMN dan/atau
BUMD membuat daftar
arsip dinamis berdasarkan 2
(dua) kategori, yaitu arsip
terjaga dan arsip umum.
menjaga keutuhan,

Modul Kearsipan
114
KEARSIPAN
arsip dinamis yang masuk
dalam kategori arsip terjaga.
4. Ketentuan lebih lanjut
mengenai tata cara membuat
daftar arsip dinamis, dan
menjaga keutuhan,
arsip dinamis diatur dalam
peraturan kepala ANRI.
5. Pejabat yang bertanggung
jawab dalam kegiatan
kependudukan, kewilayahan,
kepulauan, perbatasan,
perjanjian internasional,
kontrak karya, dan masalah
pemerintahan yang strategis
wajib memberkaskan dan
melaporkan arsipnya kepada
ANRI.
6. Pemberkasan dan pelaporan
wajib dilakukan paling lama
1 (satu) tahun sejak
terjadinya kegiatan.
7. Arsip yang tercipta pada
lembaga negara,
pemerintahan daerah, dan
perguruan tinggi negeri yang
berkaitan dengan kegiatan
sebagaimana dimaksud
dalam Pasal wajib
diserahkan kepada ANRI
dalam bentuk salinan
autentik dari naskah asli
paling lama 1 (satu) tahun
setelah dilakukan pelaporan
kepada ANRI.
8. Pejabat yang
bertanggungjawab yang
kegiatannya berlangsung
sebelum berlakunya
UndangUndang ini,
tanggungjawabnya menjadi
tanggung jawab pimpinan
instansi yang bersangkutan.
9. Ketentuan lebih lanjut
mengenai tata cara
pemberkasan dan pelaporan
arsip diatur dengan
peraturan kepala ANRI.
10. Pencipta arsip dapat
menutup akses atas arsip
dengan alasan apabila arsip
dibuka untuk umum dapat:
a. Menghambat proses
penegakan hukum;
b. Mengganggu
kepentingan
pelindungan hak atas
kekayaan intelektual
dan pelindungan dari
persaingan usaha tidak
sehat;

KEARSIPAN
115Modul Kearsipan
c. Membahayakan
pertahanan dan
keamanan negara;
d. Mengungkapkan
kekayaan alam
indonesia yang masuk
dalam kategori
dilindungi
kerahasiaannya;
e. Merugikan ketahanan
ekonomi nasional;
f. Merugikan kepentingan
politik luar negeri dan
hubungan luar negeri;
g. Mengungkapkan isi
akta autentik yang
bersifat pribadi dan
kemauan terakhir
ataupun wasiat
seseorang kecuali
kepada yang berhak
secara hukum;
h. Mengungkapkan
rahasia atau data
pribadi; dan
i. Mengungkap
memorandum atau
suratsurat yang menurut
sifatnya perlu
dirahasiakan.
menjaga kerahasiaan arsip
tertutup.
menentukan prosedur
berdasarkan standar
pelayanan minimal serta
menyediakan fasilitas untuk
kepentingan pengguna arsip.
1. Pemeliharaan/ Preservasi
Arsip
a. Konsep
Pemeliharaan/Preservasi
Arsip
Setiap arsip pasti akan
mengalami kerusakan karena
disebabkan dari berbagai
penyebab sehingga kelangsungan
hidup dan usia arsip akan
berkurang. Oleh sebab itu,
diperlukan cara agar arsip
tersebut dapat terus berguna dan
dipakai secara terus menerus.
Tindakan yang dapat dilakukan
dengan cara reservasi arsip.
Preservasi atau
pelestarian/pemeliharaan arsip
adalah keseluruhan proses dan
kerja dalam rangka perlindungan
arsip terhadap kerusakan arsip

Modul Kearsipan
116
KEARSIPAN
atau unsur perusak dan restorasi
atau perbaikan (reparasi) bagian
arsip yang rusak (ANRI: Modul
Preservasi Arsip Statis, 2012: 3).
Menurut Sedamaryanti (2008:
135), Pemeliharaan arsip adalah
kegiatan membersihkan arsip
secara rutin untuk mencegah
kerusakan akibat beberapa sebab.
b. Tujuan dan Prinsip
Pemeliharaan/Preservasi
Arsip
Kegiatan preservasi arsip
bertujuan untuk melindungi fisik
arsip agar tahan lama,
menghindari kerusakan arsip
sehingga kandungan
informasinya dapat terjaga
selamanya.
Prinsip-prinsip preservasi
menurut Mustari Irawan (2011),
yaitu sebagai berikut:
1) dilaksanakan dengan
mempertahankan autentisitas
dan reliabilitas arsip
2) dilaksanakan sejak arsip
dinyatakan sebagai arsip
permanen
3) penyimpanan arsip
memerhatikan jenis media
rekamnya
4) penyimpanan arsip
dilaksanakan pada ruang
simpan yang memenuhi
syarat dengan suhu dan
kelembapan udara yang stabil
5) perawatan arsip dilaksanakan
dengan tingkat ketelitian
yang tinggi.
c. Faktor-Faktor Perusak
Arsip
Kerusakan pada arsip
statis dapat disebabkan oleh
berbagai faktor, diantaranya
factor fisika, kimia, biota,
manusia, bencana alam, musibah,
dan sebagainya. Berdasarkan
ANRI: Modul Preservasi Arsip
Statis (Winata dan Wahidin,
2016:344-377) Secara umum
kerusakan arsip dikelompokkan
menjadi dua, yaitu faktor internal
dan factor eksternal.
1) Faktor Internal
Faktor internal adalah
faktor perusak arsip yang
berasal dari dalam arsip
tersebut. Faktor perusak
intern, yaitu sumber
keasamaan yang berasal dari
dalam kertas pada waktu
pembuatan kertas. Zat kimia

KEARSIPAN
117Modul Kearsipan
yang merupakan sumber
keasamaan kertas adalah
lignin, alum-rosin sizing,
dan zat pemutih.
Lignin adalah suatu
senyawa kimia yang terdapat
dalam kayu, sebagai
pengikat antarserat. Zat ini
sangat berbahaya bagi kertas
sehingga pada saat
pembuatan kertas, lignin
dihilangkan dengan
menggunakan bahan-bahan
kimia tertentu. Lignin yang
masih tertinggal dalam
kertas menyebabkan kertas
menjadi cokelat dan
berkurangnya kekuatan
kertas karena terjadi reaksi
oksidasi yang menghasilkan
asam.
Alum-rosin
sizing adalah zat kimia
aluminium sulfat (alum) dan
natrium rosin (rosin) yang
reaksinya digunakan untuk
mengurangi daya serap air.
Karena sifat kertas mudah
menyerap air, tinta yang
ditulis di atas kerta akan
mengambang. Untuk
mengatasinya, pada saat
pembuatan kertas digunakan
zat sizing.
Selanjutnya, zat
pemutih adalah zat yang
pada umumnya digunakan
untuk memucatkan warna
serat yang diperoleh dari
proses kimia (yaitu, zat
hiplorit, klor dioksida, dan
peroksida). Penggunaan zat
pemutih harus dilakukan
dengan sempurna agar tidak
meninggalkan residu klorin
dalam kertas yang
merupakan sumber asam.
Faktor intern perusak
arsip lainnya berasal dari
tinta sebagai bahan alat tulis.
Tinta dibuat dengan
mencampurkan asam tanat
dan garam besi (ferro
Gambar 4.1. Senyawa Lignin
https://5.imimg.com/, https://upload.wikimedia.org/

Modul Kearsipan
118
KEARSIPAN
sulfat). Campuran tinta
tersebut bersifat asam karena
ditambahkan asam sulfat
atau asam hidroklorida agar
dapat melekat atau tertera
dengan baik di atas kertas.
Sifat merusak pada tinta
bertambah besar dengan
adanya kandungan besi di
dalam tinta. Adapun besi
merupakan katalis (zat yang
mempercepat reaksi) bagi
terbentuknya asam sulfat
dari sulfur dioksida.
2) Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah
faktor perusak arsip yang
berasal dari luar atau
lingkungan di sekitas arsip.
Secara umum eksternal
penyebab rusaknya arsip
dikelompokkan menjadi
sebagai berikut:
a) Faktor fisika, meliputi
cahaya, suhu,
kelembapan udara, dan
partikel debu.
(1) Cahaya yang
digunakan untuk
menerangi
ruangan arsip,
meliputi cahaya
alam (matahari)
dan cahaya buatan
(listrik). Kedua
cahaya ini dapat
merusak arsip
dengan energi
yang dihasikan
dari sinarnya.
Gambar 4.2. Tinta
Sumber:https://www.google.com/imgres?
imgurl=https%3A%2F%2Fblog.urbanind
o.com%2Fwp-
content%2Fuploads%2F2017%2F10%2Ft
inta-
tumpah.jpg&imgrefurl=https%3A%2F%2
Fwww.99.co%2Fblog%2Findonesia%2Fb
ukan-hanya-membersihkan-gigi-ternyata-
pasta-gigi-juga-
bisa%2F5%2F&docid=Hg9Xs0UNNBQ5
pM&tbnid=nAooIR7HAoipZM%3A&vet
=12ahUKEwjX57Gw87nlAhWCYysKHd
53DlA4yAEQMygzMDN6BAgBEDc..i&
w=640&h=417&safe=strict&bih=578&bi
w=1280&q=blog%20gambar%20tinta&v

KEARSIPAN
119Modul Kearsipan
Semakin besar
energi yang
dihasilkan,
semakin besar
peluang arsip
menjadi rusak.
Misalnya
memudarnya
tulisan, sampul
buku, dan warna
cetakan, arsip
akan berwarna
kuning, rapuh,
kemudian hancur.
(2) Suhu dan
kelembapan udara
dapat merusak
arsip. Semakin
tinggi suhu dan
kelembapan
udara, semakin
mempercepat
rusaknya arsip.
Penyimpanan
dengan suhu yang
tinggi dapat
menyebabkan
kertas menjadi
getas dan rapuh,
sedangkan
penyimpanan
dengan
kelembapan yang
tinggi dapat
menyebabkan
tumbuhnya jamur.
(3) Debu dapat
merusak arsip
karena partikel-
partikel debu
dapat
menimbulkan
noda permanen
pada kertas.
(4) Faktor kimia,
meliputi sulfur
dioksida,
hydrogen sulfide,
nitrogen dioksida,
dan ozon. Salah
satu faktor
perusak arsip yang
bersumber dari
bahan kimia
adalah polusi
udara. Polusi
udara merupakan
sumber keasaman
yang bersal dari
udara. Karena
kertas mudah
menyerap gas

Modul Kearsipan
120
KEARSIPAN
sulfur dioksida,
hidrofen sulfide,
nitrofen dioksida,
dan gas-gas lain
(ozon dan
ammonia), arsip
menjadi mudah
rusak.
Gambar 4.3. Polusi
Udara
Sumber:
https://www.google.co
m/imgres
b) Faktor biota, meliputi
fungi, serangga, dan
binatang pengerat.
Bahan-bahan pembuat
arsip, yaitu selulosa,
perekat, dan protein
merupakan sumber
makanan bagi makhluk
hidup seperti fungsi,
serangga, dan binatang
pengerat.
(1) Fungi (jamur)
mengeluarkan
enzim dan
memproduksi
beberapa macam
asam organic,
seperti asam
oksolat, asam
format, dan asam
sitrat, yang
menyebabkan
kertas menjadi
asam dan rapuh.
Fungi juga dapat
merusak perekat
yang ada pada
kertas sehingga

KEARSIPAN
121Modul Kearsipan
mengurangi daya
rekatnya. Selain
itu, fungi juga
merusak tinta
sehingga tinta
hilang dan tulisan
tidak terbaca.
(2) Serangga
termasuk perusak
arsip karena
banyak serangga
yang sumber
makanannya
berasal dari arsip
atau zat-zat
yang ada
pada kertas
(selulosa,
perekat, dan
glue). Jenis
serangga
hidup di
lingkungan
tempat
penyimpanan
arsip dan menjadi
perusak arsip,
yaitu kecoa,
rayap, kutu buku
(book lice),
ngengat (moth),
kepinding
(bedbuds),
silverfish, dan
firebrat.
(3) Binatang pengerat
yang menjadi
perusak arsip
adalah tikus. Pada
umumnya tikus
memakan kertas
yang disimpan
dalam ruangan
penyimpanan.
Kadang-kadang
kertas disobek dan
dikumpulkan
untuk dijadikan
sarang.
Gambar 4.4. Arsip
yang terkena jamur

Modul Kearsipan
122
KEARSIPAN
Sumber:
https://vaughancityb
log.files.wordpress.
com/
c) Faktor penggunaan
dan penanganan,
meliputi reproduksi,
perpindahan dan
penggunaan arsip.
Manusia merupakan
salah satu faktor
penyebab rusaknya
arsip. Arsip dapat rusak
karena penggunaan
yang berlebih dan/atau
kebiasaan buruk dalam
menggunakan atau
memegangnya, seperti
mencoret, melipat, atau
menyobek arsip. Selain
itu, kesalahan dalam
pengurusan arsip juga
menyebabkan arsip
rusak, misalnya
perbaikan arsip yang
salah akan menjauhkan
dari tujuan pengamanan
fisik arsip.
d) Faktor bencana alam
dan musibah, meliputi
api atau kebakaran, air
atau banjir, perang dan
bencana alam, serta
pencurian. Bencana
alam dapat merusak
koleksi arsip dalam
jumlah besar dan dalam
waktu relative singkat.
Karena datangnya
bencana alam sulit
diperkirakan.
2. Jenis Preservasi Arsip
Preservasi arsip dalam
dilakukan dengan dua cara, yaitu
preservasi preventif dan
preservasi kuratif (Perka ANRI
No. 23/2011)
a. Preservasi Preventif
Preservasi preventif
adalah preservasi yang
bersifat pencegahan
terhadap kerusakan arsip,
melalui penyediaan
prasarana dan sarana,
perlindungan arsip, serta
metode pemeliharaan arsip.

KEARSIPAN
123Modul Kearsipan
Ruang lingkup
preservasi preventif meliputi
hal-hal berikut:
1) Penyimpanan arsip.
Arsip statis disimpan
dalam suatu depo arsip
yaitu bangunan yang
dirancang khusus untuk
memenuhi kebutuhan
pelestarian terhadap
arsip yang tersimpan
didalamnya.
a) Depo arsip,
meliputi lokasi
depo, struktur depo,
dan ruangan depo.
b) Rak arsip, beberapa
hal yang perlu
diperhatikan
berkaitan dengan
rak arsip adalah
sebagai berikut:
(1) Rak yang
digunakan harus
cuku kuat
menahan beban
arsip dan selalu
dalam keadaan
bersih.
(2) Jarak aman
antara lantai dan
rak terbawah
adalah 85-150
mm untuk
memperoleh
sirkulasi udara,
mudah
membersihkan
lantai, serta
Gambar 4.5. Preservasi Preventif
Sumber: http://arsipmalangkab.com/

Modul Kearsipan
124
KEARSIPAN
mencegah
bahaya banjir.
(3) Arsip tidak
disimpan di
bagian atas rak
karena
berdekatan
dengan lampu
dan untuk
menghindarkan
kemungkinan
adanya tetesan
air dari alat
penyembur api
yang rusak atau
atap yang bocor.
(4) Rak tersebut dari
logam yang
dilapisi anti-karat
dan anti-gores
untuk arsip kertas
dan arsip film.
khusus untuk
arsip berbahan
magnetic (video
dan rekaman
suara), rak tidak
mengandung
medan magnet.
(5) Rak diberi label
yang jelas sesuai
dengan isi
sehingga dapat
dengan mudah
mengatur
khazanah arsip.
Rak yang berupa
laci sebaiknya
memiliki kenop
dan mulut/ tepi di
bagian depan dan
belakang untuk
menghindari
jatuhnya arsip.
2) Penanganan Arsip
Dalam penanganan arsip
perlu diperhatikan hal
berikut:
a) Arsip Kertas.
Gambar 4.6. Tempat Penyimpanan Arsip
Sumber: Http://anitanet.staff.ipb.ac.id/

KEARSIPAN
125Modul Kearsipan
Penanganan arsip
kertas meliputi:
(1) Arsip tidak
dilipat.
(2) Arsip harus
ditangani dengan
hati-hati, jika
perlu dengan dua
tangan untuk
menghindari
sobeknya
halaman yang
menggunakan
penjepit.
(3) Halama arsip
dibalik denga
hati-hati. Untuk
menandai sebuah
halaman,
gunakan
sepotong kertas
putih bersih dan
buang kertas
ketika sudah
selesai.
(4) Jangan
membasahi
telunjuk dengan
ari liur untuk
membalikkan
halaman
lembaran arsip.
(5) Sellotape
yang
mengandung lem
tidak boleh
digunakan karena
akan
mengaburkan
warna kertas.
(6) Tidak
menggunakan
pulpen ketika
menandai arsip
atau pembungkus
arsip atau boks.
(7) Tidak
menulis dan
menggunakan
arsip sebagai
alas.
(8) Gunakan
penjepit stainless
steel atau yang
disalut dengan
plastic.
(9) Arsip
diletakkan di
bagian punggung
dengan penjepit
dokumen pada

Modul Kearsipan
126
KEARSIPAN
bagian bawah
boks.
(10) Arsip yang
tersendiri dapat
diletakkan secara
datar pada bagian
bawah boks,
tetapi harus
diperhatikan agar
tidak terlalu
ditumpuk.
(11) Jika arsip
susah dibuka
karena sangat
rapuh, tidak
boleh membuka
arsip dengan
tekanan/paksaan,
tetapi dibantu
dengan
menggunakan
penyangga agar
kertas tidak kusut
dan melengkung.
b) Arsip film.
penanganan arsip film
meliputi sebagai
berikut:
(1) Hindarkan
menyentuh
emulsi, yaitu
bagian yang
mudah rusak
dan tempat
terekamnya
citra atau
gambar. Film
dipegang
dengan ujung
jari pada
bagian
pinggir.
(2) Film digulung
pada spool
dengan
ketegangan
sedang’
(3) Gunakan
selalu spool
yang sesuai
dengan lebar
film.
(4) Proyektor
selalu
dibersihkan
dengan sikat
kecil sebelum
memproyeksi
film untuk
membuang
rambut-
rambut atau

KEARSIPAN
127Modul Kearsipan
debu yang
menggangu
gambar
proyeksi dan
menyebabkan
rusaknya film.
(5) Jika selama
pemutaran
film,
proyektor
menunjukkan
reaksi yang
aneh atau
terdengar
suara yang
tidak seperti
biasa,
merupakan
gejala
penyebab
kerusakan.
Hentikan
proyektor
dengan segera
dan periksa
untuk
meyakinkan
film terpasang
dengan baik.
Perbaikan
secara teratur
pada
proyektor
akan
memperkecil
kemungkinan
terhadap
kerusakan
semacam itu.
c) Arsip foto.
Penanganan arsip foto
meliputi:
(1) Hindarkan
foto dari sentuhan
jari tangan,
sebaiknya
menggunakan
nylon tipis atau
sarung tangan
katun putih dengan
cara memegang
pada bagian
belakang foto.
(2) Hindarkan
arsip sebagai alas
untuk menulis.
d) Arsip video.
Penanganan arsip
video meliputi;
(1) Merawat dan
memonitor

Modul Kearsipan
128
KEARSIPAN
peralatan
playback
(2) Melengkapi
peralatan untuk
masing-masing
format
(3) Jika selesai
digunakan,
kembali video
dalam
wadahnya dan
simpan dengan
posisi tegak
lurus untuk
membantu
mencegah
kerusakan.
(4) Sebelum
disimpan,
sebaiknya
diputas ulang
dari awal
sampai akhir
untuk
menjamin
bahwa video
dapat digulung
benar di dalam
kaset dan untuk
mengembalikan
akibat
ketegangan
gulungan yang
padat.
(5) Pemutaran
ulang video
sekurang-
kurangnya
dilakukan
setiap tahun
sekali.
e) Arsip rekaman suara.
Penanganan arsip
rekaman suara
meliputi:
(1) Hindarkan
sentuhan
langsung
dengan
permukaan
tape.
(2) Tape diputar
ulang dari
muka sampai
akhir sedikitnya
setiap tahun
untuk
memeriksa
kondisinya dan
memperkecil
kecenderungan
lapisan tape

KEARSIPAN
129Modul Kearsipan
yang saling
menempel atau
terjadinya
tembus cetak
(print-trough)
secara magnetic
juga untuk
mengurangi
ketegangan
tape.
(3) Simpan kaset
dalam keadaan
bersih di dalam
bungkusannya
dan disusun
secara tegak
lurus dalam rak
yang terbagi
dalam
penyangga
setiap 10-15
cm.
3) Pengendalian Hama
Terpadu. Strategi dari
Pengendalian Hama
Terpadu (PHT) ini
adalah melakukan
pemeliharaan yang terus-
menerus dan malalui
kebersihan ruangan
penyimpanan untuk
menjamin tidak adanya
hama perusak arsip.
Kegiatan yang dilakukan
meliputi inspeksi dan
pemeliharaan gedung,
control lingkungan
ruangan penyimpanan,
pembatasan makanan
dan tanaman,
pembersihan teratur,
kontrol atas koleksi
masuk, dan pemantauan
atau monitoring rutin
terhadap hama perusak
arsip.
4) Akses. Hal yang perlu
diperhatikan dalam akses
arsip adalah sebagai
berikut.
a) Akses terhadap ruang
penyimpanan dibatasi
hanya pada petugas
penyimpanan atau
pejabat yang
berwenang. Pihak lain
yang akan masuk ke
ruang penyimpanan
harus mendapat izin
dari pejabat
berwenang. Hal ini
berkaitan dengan

Modul Kearsipan
130
KEARSIPAN
keamanan,
kebersihan, dan
kestabilan ruang
penyimpanan.
b) Peralatan keamanan
seperti kamera, alarm,
kunci, dan kontrol
akses lainnya
dipantau secara
berkala.
c) Akses terhadap ruang
penyimpanan
dikontrol melalui
kunci atau kartu yang
dimiliki oleh pegawai
yang diberikan
kewenangan.
d) Arsip disimpan di
tempat yang mudah
diindentifikasi,
diletakkan dan
diambil (informasi
mengenai daftar boks
dan nomor rak harus
ada sehingga arsip
dapat diemukan
dengan segera).
5) Reproduksi. Salah
satunya upaya
pengamanan informasi
yang terkandung dalam
arsip adalah melakukan
reproduksi. Kegiatan
reproduksi adalah
melakukan penggandaan
arsip ke dalam satu jenis
atau media yang sama
atau dengan cara alih
media ke media yang
berbeda. Reproduksi
bertujuan membuat copy
yang dapat berfungsi
sebagai preservation
copy untuk
mengamankan arsip
aslinya dan tidak
digunakan jika tidak
benar-benar dibutuhkan,
atau sebagai viewing
copy atau reference copy
(dilihat) pengguna di
ruang layanan informasi,
atau sebagai duplicating
copy (diperbanyak) bagi
kebutuhan peminat arsip
di layanan informasi.
6) Perencanaan
Menghadapi Bencana
(Disaster Planning).
disaster planning
merupakan salah satu
bagian dari program

KEARSIPAN
131Modul Kearsipan
preservasi dan semua
tindakan yang
memungkinkan lembaga
kearsipan dapat
merespons bencana
secara efesien dan cepat
sehingga meminimalkan
kerusakan terhadap
arsip. Disaster planning
memiliki empat bagian,
pencegahan, persiapan,
respons, dan pemulihan
(recovery).
b. Preservasi Kuratif
Preservasi kuratif
adalah preservasi yang
bersifat pemeliharaan atau
perbaikan terhadap arsip
yang mulai atau sudah rusak
sehingga usia arsip dapat
diperpanjang. Tujuan utama
dari preservasi kuratif adalah
memperbaiki atau merawat
arsip yang sudah atau mulai
rusak sehingga arsip dapat
terus digunakan dan
memperpanjang usia arsip
tersebut.
Ruang lingkup
preservasi kuratif, meliputi
hal-hal berikut:
1) Prinsip Perbaikan
Arsip
a) Seluruh proses
perbaikan arsip tidak
akan menghilangkan
mengurangi,
menambah, dan
mengubah nilai arsip
sebagai alat bukti
sehingga keaslian
arsip terjaga.
b) Arsip-arsip statis
harus dijadwalkan
untuk dilakukan
perbaikan dan
perawatan dengan
segera setelah terjadi
keusakan.
c) Seluruh proses tidak
akan merusak atau
melemahkan arsip
sehingga aman bagi
arsip (reversible).
2) Perawatan terhadap
Arsip Kertas
a) Persyaratan bahan:
1) Kertas harus
bebas lignin
2) Mempunyai Ph
antara 6-8

Modul Kearsipan
132
KEARSIPAN
3) Mempunyai
ketahanan
sobek yang
baik
4) Mempunyai
ketahanan lipat
yang baik
3) Teknik perbaikan
perawatan
Teknik perbaikan
perawatan, meliputi hal-
hal sebagai berikut:
a) Menambal dan
menyambung
secara manual. Hal
ini dilakukan untuk
memperbaiki
bagian-bagian arsip
yang hilang dan
berlubang akibat
bermacam-macam
faktor perusak.
Metode ini pada
umumnya dilakukan
untuk arsip yang
kerusakannya
relative sedikit atau
jumlah arsip sedikit.
Menambal dan
menyambung
dilakukan melalui
beberapa cara, yaitu
menambal dengan
bubur kertas (pulp),
menambal dengan
potongan kertas,
menyambung
dengan kertas tisu,
dan menambal
dengan kertas tisu
berperekat.
b) Leaf casting, yaitu
perbaikan arsip
melalui proses
mekanik dengan
menggunakan
suspense bubur
kertas (pulp) dalam
air, yang diisap oleh
screen sebagai
penyangga
lembaran kertas
sehingga bagian
yang hilang dari
lembaran kertas
dapat diisi dengan
serat selulosa. Arsip
yang hilang dan
berlubang dapat
diperbaiki melalui
kegiatan leafcasting.
metode ini tidak

KEARSIPAN
133Modul Kearsipan
dianjurkan untuk
arsip kertas dengan
tinta yang luntur.
c) Paper splitting dan
sizing. Metode
paper splitting
adalah metode
perbaikan arsip
kertas yang rapuh,
dengan cara: 1)
menyelipkan kertas
penguat (tisu)
diantara bagian
permukaan dan
belakang arsip
kertas; 2)
melakukan sizing,
yakni memberikan
lapisan dengan
bahan perekat atau
bahan pengisi.
d) Enkapsulasi, yaitu
salah satu cara
perbaikan arsip
kertas yang rapuh
dan sering
digunakan dengan
bahan pelindung
untuk menghindari
dari kerusakan yang
bersifat fisik. Arsip
yang dienkapsulasi
pada umumnya
adalah kertas
lembaran, seperti
naskah kuno, peta,
bahan, cetakan, atau
poster. Enkapsulasi
dilakukan dengan
cara setiap lembar
arsip dilapisi oleh
dua lembar plastik
polyester dengan
bantuan double
tape.
e) Penjilidan dan
pembuatan kotak
pembungkus arsip
(portepel).
Penjilidan adalah
menghimpun
lembaran-lembaran
lepas arsip menjadi
satu dan dilindungi
dengan ban atau
sampul. Penjilidan
juga dapat
dilakukan pada arsip
yang berbentuk
buku atau jilidan
dan mengalami
kerusakan lem,

Modul Kearsipan
134
KEARSIPAN
jahitan terlepas,
lembar pelindung
atau sampul
terlepas, atau sobek.
Arsip berupa
lembaran lepas
(tidak akan
dilakukan
penjilidan) dengan
kondisi rusak parah,
dibuatkan kotak
pembungkus arsip
(portable) agar tidak
tercecer dan
terlindung dari
faktor perusak dari
luar.
f) Perbaikan arsip
peta. Perbaikan
arsip peta dilakukan
dengan cara lamatex
cloth dan cara
tradisional.
Perbaikan arsip peta
dengan cara lamatex
cloth, dilakukan
dengan
menggunakan bahan
lamatex cloth,
lamatex cloth,yaitu
kain berperekat
yang apabila terkena
pas tertentu di atas
70o
C akan
menempel. Cara
perbaikan peta
dengan bahan
lamatex cloth
tersebut dilakukan
untuk peta yang
informasinya hanya
terdapat di suatu
permukaan peta.
Adapun perbaikan
arsip peta dengan
cara tradisonal
dilakukan untuk
arsip peta yang
masih kuat tintanya
(tinta tidak luntur
terkena air) dan
kondisi fisik peta
masih kuat.
4) Perawatan Arsip
Audiovisual
Perawatan arsip
audiovisual, meliputi
hal-hal sebagai berikut:
a) Arsip foto. Untuk
memelihara arsip foto,
khususnya negative
foto yang kotor atau

KEARSIPAN
135Modul Kearsipan
berjamur, dilakukan
dengan pembersihan
menggunakan
negative cleaner/film
cleaner, misalnya
isopropanol,
hidrofluoroeter
dengan cara
menggosok searah
secara perlahan
dengan kain halus.
b) Arsip film. Sebelum
melakukan perawatan,
harus dilakukan
identifikasi/inspeksi
terhadap kondisi arsip
film. Arsip film
berbahan dasar asetat
yang mulai rusak
ditandai dengan
adanya bau seperti
cuka atau bau kapur
barus, sedangkan
kerusakan karena air
menyebabkan film
yang melengkung
atau kehilangan
emulsi. Selain itu,
efek lain yang
ditimbulkan adalah
ferrotyping, blocking,
dan jamur. Adapun
pemeliharaan arsip
film dilakukan dengan
membersihkan film
dari kotoran, lemak,
dan residu kimia yang
membayakan dari
permukaan film.
c) Arsip video.
Pemeliharaan dan
perlindungan arsip
video diutamakan
pada kualitas gambar
dan suara. Video
dapat dibersihkan
dengan mesin
pembersih (video
cassette
evaluator/cleaner).
Video cassette
evaluator/cleaner
dapat bekerja secara
otomatis seperti
akibat kerutan, kusut
dan kerusakan bagian
tepinya, dan untuk
membersihkan tape
dari jamur sepanjang
garis lintang tape.
d) Arsip rekaman
suara. Pemeliharaan

Modul Kearsipan
136
KEARSIPAN
arsip rekaman suara
dapat dilakukan
melalui proses
reklamasi. Reklamasi
adalah proses dalam
perolehan signal suara
akibat deteriorasi atas
kerusakan rekaman
aslinya. Proses
reklamasi merupakan
perbaikan secara
manual, termasuk
peng-copy-an secara
elektronik yang dapat
menghilangkan
banyaknya suara
(bising) yang tidak
diinginkan.
Selanjutnya, berkaitan
dengan perawatan
tape yang digunakan,
yaitu pembersihan
tape seharusnya
digunakan sebagai
usaha terakhir bila
head telah using atau
rusak. Pembersihan
tape sebaiknya
menggunakan kain
penyeka Isopropanol.
5) Pengendalian Hama
Hama perusak
arsip adalah serangga,
tikus, jamur, atau
organisme hidup lainnya
yang berpotensi merusak
arsip, baik nilai fisik
maupun informasinya.
Pengendalian terhadap
hama perusak arsip dapa
dilakukan dengan cara
sebagai berikut:
a) Penggunaan
bahan kimia.
Fumigasi
merupakan suatu
tindakan terhadap
hama atau
organisme yang
dapat merusak
arsip dengan
pengasapan, yang
bertujuan
mencegah,
mengobati, dan
mensterilkan
bahan kearsipan
dengan
menggunakan
senyawa kimia,
yang disebut
fumigant di dalam

KEARSIPAN
137Modul Kearsipan
ruang yang
kedap gas
udara pada
suhu dan
tekanan
tertentu.
Mencegah
dimaksudkan
agar kerusakan
lebih lanjur dapat
dihindari.
Mengobati berarti
mematikan atau
membunuh
serangga, kuman,
dan sejenisnya
yang telah
menyerang dan
merusak bahan
pustaka dan arsip.
Mensterilkan
berarti
menetralisasi
bahan kearsipan
dan menyegarkan
udara sehingga
tidak
menimbulkan
gangguan atau
penyakit.
b) Penggunaan
nonbahan kimia.
Metode yang dapat
dilakukan yaitu sebagai
berikut.
(1) Freezing.
Freezing tidak
dianjurkan untuk
arsip yang sudah
rapuh. Arsip
seharusnya
disimpan dalam
Sumber:https://www.google.
imgurl=http%3A%2F%2F2.
com%2F-
LS6TAL2R4hc%2FU_WceD
AAAAAAAAB6o%2FT
7zSEc%2Fs1600%2Fan
FumigasiNaskah011111.jpg
https%3A%2F%2Fwww.anu
om%2F2014%2F08%2Ffum
docid=ZKYb5csmyHR9EM&
SyBPM67JKMM%3A&vet=
av5iYurnlAhWGWX0KHS
whIKAYwBg..i&w=451&h=
trict&bih=529&biw=1280&
20fumigasi%20arsip&ved=0
5iYurnlAhWGWX0KHSzM
IKAYwBg&iact=mrc&
Gambar 4.7. Fumigasi

Modul Kearsipan
138
KEARSIPAN
pembungkus yang
tertutup rapat
untuk
menghindari
serangga keluar.
Arsip dibekukan
pada suhu -29o
C
selama 72 jam
atau pada
suhu -20o
C
selama 48
jam. Seperti
pada
perlakuan
fumigasi,
jika arsip
dikembalika
n ke tempat
penyimpanan
yang tidak sesuai,
re-infestasi akan
kembali terjadi
(2) Modifikasi
udara. Modifikasi
udara dilakukan
dengan mengatur
kandungan udara,
yaitu menurunkan
kadar oksigen,
menaikkan kadar
karbon dioksida,
dan penggunaan
gas inert, terutama
nitrogen.
Modifikasi udara
dapat dilakukan
dalam ruangan
khusus atau
wadah plastic
dengan low
permeability.
3. Retensi Arsip
a. Konsep Retensi Arsip
Dalam Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik
Gambar 4.8. Modifikasi udara dalam perawatan arsip
Sumber:https://kebudayaan.kemdikbud.go.id/

KEARSIPAN
139Modul Kearsipan
Indonesia No. 14 Tahun 2015
Tentang Tata Cara Penyusunan
Pedoman Retensi Arsip, “Retensi
Arsip adalah jangka waktu
penyimpanan yang wajib
dilakukan terhadap suatu jenis
arsip. Sedangkan jadwal retensi
adalah daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh
sekolompok arsip dapat disimpan
atau dimusnahkan (Barthos,
2007: 110), Jadwal retensi arsip
(JRA) adalah suatu daftar yang
berisi tentang kebijakan jangka
penyimpanan arsip serta
penetapan simpan permanen dan
musnah. Dengan demikian,
Jadwal Retensi adalah suatu
daftar yang menunjukkan:
1) Lamanya masing-masing
arsip disimpan pada file aktif
(satuan kerja), sebelum
dipindahkan ke Pusat
Penyimpanan Arsip (file
inaktif).
2) Jangka waktu lamanya
penyimpanan masing-masing
sekelompok arsip sebelum
dimusnahkan ataupun
dipindahkan ke Arsip
Nasional RI.
Yang menyangkut
masalah pokok dalam jadwal
retensi adalah penentuan jangka
waktu penyimpanan, baik untuk
arsip aktif maupun untuk arsip
inaktif.
Guna jadwal (daftar
retensi) adalah:
1) Untuk memisahkan antara
arsip aktif dengan arsip in-
aktif
2) Memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip
aktif
3) Menghemat ruangan,
perlengkapan dan biaya
4) Menjamin pemeliharaan arsip
in aktif yang bersifat
permanen
5) Memudahkan pemindahan
arsip ke Arsip Nasional.
Penentuan jangka waktu
penyimpanan arsip (retensi arsip)
ditentukan atas dasar nilai
kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk
menjaga obyektifitas dalam
menentukan nilai kegunaan
tersebut, jadwal retensi arsip
disusun oleh suatu panitia yang
terdiri dari pejabat yang benar-
benar memahami kearsipan,

Modul Kearsipan
140
KEARSIPAN
fungsi dan kegiatan
kantor/organisasinya masing-
masing. Dalam melaksanakan
tugasnya, panitia tersebut perlu
mendengar pertimbangan Ketua
Badan Pemeriksa Keuangan,
sepanjang menyangkut masalah
keuangan dan Kepala Badan
Administrasi Kepegawaian
Negara, sepanjang mengenai
masalah kepegawaian.
b. Tujuan Retensi Arsip
Berdasarkan ANRI:
Modul Manajemen Jadwal
Retensi Arsip (Winata dan
Muhidin, 2016:240-241), tujuan
pembuatan jadwal retensi arsip,
yaitu sebagai berikut:
1) Memenuhi kebutuhan
organisasi pencipta, yaitu
untuk mengurangi biaya
pengelolaan arsip,
meningkatkan efesiensi,
menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban, dan
mewujudkan konsistensi
penyusutan
2) Memenuhi persyaratan
hukum. Peraturan yang
digunakan sebagai dasar
pembuatan jadwal retensi
jadwal retensi arsip adalah
UU No. 43 tahun 2009 dan
PP No. 28 tahun 2012, yang
mewajibkan memiliki jadwal
retensi arsip. Adapun untuk
perusahaan atau organisasi
swasta kewajiab membuat
jadwal retensi terdapat dalam
pasal 1 ayat 3 UU No. 8
tahun 1997, yang
menyebutkan bahwa jadwal
retensi adalah jangka waktu
dokumen perusahaan yang
disusun dalam suatu daftar
sesuai dengan jenis dan nilai
kegunaannya dan dipakai
sebagai pedoman
pemusnahan dokumen
perusahaan.
c. Prosedur Retensi Arsip
Berdasarkan ANRI:
Modul Manajemen Jadwal
Retensi Arsip (Winata dan
Muhidin, 2016:245-248),
tahapan dalam penyusunan
jadwal retensi arsip dapat
dilakukan sebagai berikut:
1) Pembentukan tim kerja.
Untuk memperoleh JRA yang
baik, perlu melibatkan semua

KEARSIPAN
141Modul Kearsipan
pihak yang ada dalam
organisasi. Hal ini
dimaksudkan adanya jaminan
bahwa JRA benar-benar
mewakili kebutuhan
organisasi. Oleh karena itu,
tim kerja yang terbentuk
harus mewakili semua unsur
yang ada dalam organisasi.
2) Survey atau inventarisasi
arsip dan analisis fungsi
organisasi. Untuk arsip yang
sudah tertata dengan baik,
inventarisasi arsip
dilaksanakan untuk
mengetahui data tentang jenis
atau series arsip, deskripsi
arsip, sistem penataan, dan
lain-lain. Adapun untuk arsip
yang belum tertata dengan
baik, kegiatan inventarisasi
arsip meliputi kegiatan-
kegiatan sebagai berikut:
a) Mengidentifikasi
seluruh fungsi
organisasi dan
kegiatan yang ada
b) Memisahkan fungsi
fasilitatif dan
substantive
c) Memisahkan fungsi
policy dan
transaksional
d) Mengenali dan
mendaftar arsip yang
dihasilkan setiap
fungsi
e) Menentukan caption
dari jenis arsip
f) Mengelompokkan
dan susun menjadi
daftar jenis arsip
secara logis dan
sistematis.
3) Pengolahan data dan
penyusunan draft. Setelah
survey dilakukan, data yang
sudah terkumpul direkap dan
dilakukan pengolahan data.
Hasil pengolahan data
kemudian dituangkan
menjadi konsep atau draf
JRA. Konsep ini digunakan
sebagai bahan diskusi untuk
menentukan JRA secara final.
4) Pembahasan (diskusi) draft.
Pembahasan draf dilakukan
untuk menentukan JRA final
(akhir). Semua anggota tim
diharapkan berperan aktif

Modul Kearsipan
142
KEARSIPAN
dalam menentukan JRA final
ini.
5) Penyempurnaan. Setelah
dilakukan pembahasan akhir
yang melibatkan seluruh
anggota tim, dilakukan
penyempurnaan JRA yang
siap diajukan untuk disahkan.
6) Pengesahan. Pengesahan
jadwal retensi arsip dilakukan
oleh pimpinan organisasi
setelah mendapatkan
persetujuan dari ANRI.
Contoh format formulir
inventarisasi arsip:
Nama Organisasi :
Unit Kerja :
Alamat :
Series arsip
File
Item
Sistem penataan (Dosier/Rubrik/Series)
Tahun
Volume
Hubungan arsip
Format media
Tempat simpan
penanggung jawab
Paraf
Dibuat oleh :
Tanggal :
Paraf :

KEARSIPAN
143Modul Kearsipan
Contoh format rekap
inventarisasi arsip:
No Series
Arsip
Tahun Jumlah Hubungan
Arsip
Media Sistem
Penataan
Keterangan
analisis fungsi organisasi
No Unit Kerja Fungsi Kegiatan Jenis Arsip
penilaian arsip:
No
Jenis
Arsip
Nilai
Guna
Peraturan
Dampak
Hukum
Biaya
Pengelolaan
Retensi
Aktif
Retensi
inaktif
Nasib
Akhir
Berikut contoh Jadwal Retensi
Arsip
N
o
Jenis
Arsip
Jangka
Waktu
Simpan Keter
anganA
kti
f
Ina
ktif
1 2 3 4 5
1
Perkulia
han,
meliputi:
 Jad
wal
kuli
ah
 Pen
uga
san
bim
bin
gan
aka
dem
ik
2
ta
hu
n
3
tah
un
Musn
ah

Modul Kearsipan
144
KEARSIPAN
mah
ape
sert
a
 Pen
uga
san
acar
a
per
kuli
aha
n
 Daf
tar
hadi
r
per
kuli
aha
n
 Soa
l
dan
lem
bar
jaw
aba
n
ujia
n
mat
a
kuli
ah
(UT
S
dan
UA
S)
 Beri
ta
acar
a
pela
ksa
naa
n
ujia
n
mat
a
kuli
ah
 Daf
tar
hadi
r
ujia
n

KEARSIPAN
145Modul Kearsipan
mat
a
kuli
ah
d. Masa retensi arsip
Dalam Perka ANRI No.
14 Tahun 2015 tentang Tata Cara
Penyusunan Pedoman Retensi
Arsip menyebutkan bahwa
perhitungan retensi atau jangka
waktu simpan jenis arsip sebagai
berikut:
1) Perhitungan retensi atau
jangka waktu simpan jenis
arsip dimulai setelah
kegiatan dinyatakan
selesai atau berkas sudah
dinyatakan lengkap dan
tidak berubah lagi atau
closed file.
2) Closed file ditentukan
dengan pernyataan antara
lain:
a) Sejak berakhirnya masa
satu tahun anggaran
b) Setelah proses kegiatan
dinyatakan selesai
dilaksanakan
c) Sejak penetapan
keputusan yang terbaru
atau sejak keputusan
lama dinyatakan tidak
berlaku.
d) Sejak peraturan
perundang-undangan
diundangkan
e) Setelah perjanjian,
kontrak, kerjasama
berakhir dan kewajiban
para pihak telah
ditunaikan.
f) Sejak hak dan kewajiban
para pihak berakhir;
g) Sejak selesainya
pertanggungjawaban
suatu penugasan;
h) Setelah kasus/perkara
mempunyai kekuatan
hukum tetap (inkracht
van gewisjde).
i) Setelah kegiatan
dipertanggungjawabkan/
diaudit;
j) Setelah serah terima
proyek dan retensi
pemeliharaanya
berakhir;

Modul Kearsipan
146
KEARSIPAN
k) Setelah suatu perijinan
masa berlakunya
berakhir;
l) Setelah hasil sensus
dipublikasikan;
m) Setelah laporan hasil
penelitian
dipublikasikan;
n) Setelah data di
perbaharui (update); dan
o) Setelah sistem aplikasi
ditingkatkan dan
dikembangkan
(upgrade).
3) Pencantuman pernyataan
closed file diletakan pada
kolom retensi arsip aktif di
dalam suatu Jadwal Retensi
Arsip
4) Penentuan retensi arsip
dilakukan berdasarkan
pertimbangan nilai guna
arsip.
5) Retensi arsip) ditentukan
dengan masa simpan:
a) 2 (dua) tahun untuk arsip
yang memiliki nilai guna
administrasi;
b) 5 (lima) tahun untuk
arsip yang memiliki nilai
guna hukum, ilmiah dan
teknologi; atau
c) 10 (sepuluh) tahun untuk
arsip yang memiliki nilai
pertanggungjawaban
keuangan, catatan
keuangan, bukti
pembukuan dan data
pendukung administrasi
keuangan yang
merupakan bagian dari
bukti pembukuan.
6) Selain penentuan retensi
arsip, lembaga teknis terkait
dapat menentukan masa
simpan arsip sesuai dengan
peraturan perundang-
undangan yang
bersangkutan.
4. Penyusutan Arsip
a. Konsep Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan (UU
No.43 tahun 2009). Penyusutan
arsip dilakukan oleh pencipta

KEARSIPAN
147Modul Kearsipan
arsip berdasarkan Jadwal Retensi
Arsip (JRA). Dengan demikian,
penyusutan arsip dilakukan
ketika arsi sudah habis masa
retensinya (cut off).
b. Tujuan Penyusutan Arsip
Mary Robek, dkk dalam
Winata dan Wahidin
menyebutkan tujuan penyusutan
arsip, yaitu:
1) Memusnahkan arsip yang
tidak berguna
2) Mempertahankan arsip legal,
bisnis, dan bernilai historis.
3) Meminimalkan kebutuhan
peralatan dan ruang
penyimpanan
4) Mengamankan disk dan tape
magnetic computer untuk
penggunaan kembali secepat
mungkin.
c. Cara Penyusutan Arsip
Dalam Perka ANRI No.
37 tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip, penyusutan
arsip meliputi kegiatan:
1) Pemindahan Arsip Inaktif
dari Unit Pengolah Ke Unit
Kearsipan
2) Pemusnahan arsip yang telah
habis retensinya dan tidak
memiliki nilai guna
dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan
perundang-undangan.
3) Penyerahan Arsip oleh
Pencipta Arsip kepada
Lembaga Kearsipan.
Penyusutan dilakukan
oleh Pencipta Arsip berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip (JRA).
1) Pemindahan arsip inaktif
Pemindahan arsip
inaktif dilakukan dari unit
pengolah ke unit kearsipan.
Unit pengolah adalah satuan
kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah
semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan penciptaan
arsip di lingkungannya.
Adapun tugas dan
tanggungjawab dalam
penyelenggaraan kearsipan.
Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam
pemindahan arsip dari unit
pengolah ke unit ke unit
kearsipan, antara lain:
a) Pemindahan arsip inaktif
pada unit pengolah (unit

Modul Kearsipan
148
KEARSIPAN
kerja) di dalam
organisasi menjadi
tanggunjawab kepala
unit kerja masing-
masing.
b) Pelaksanaan pemindahan
arsip inaktif dilakukan
dengan penandatangan
berita acara dan
dilampiri daftar arsip
yang dipindahkan.
c) Berita acara
pemindahahan arsip
inaktif ditandatangani
oleh kepala satuan kerja
dan kepala unit
kearsipan.
d) Pemindahan arsip inaktif
dilaksanakan dengan
memerhatikan bentuk
dan media arsip melalui
kegiatan: penyeleksian,
dan penataan arsip
inaktif yang akan
dipindahkan.
e) Pemindahan arsip
inaktif: yang memiliki
retensi dibawah 10 tahun
dilakukan dari unit/kerja
di ke unit kearsipan, 2)
yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10
tahun dilakukan dari unit
pengolah atau unit
kearsipan dilakukan
berkoordinasi dengan
unit kearsipan di tingkat
lembaga kearsipan.
2) Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah
salah satu dari kegiatan
penyusutan arsip yang
bertujuan mengurangi jumlah
arsip. Arsip yang akan
dimusnahkan harus memiliki
kriteria sebagai berikut:
a) Tidak memiliki nilai
guna
b) Telah habis retensinya
dan berketerangan
dimusnahkan
berdasarkan JRA
c) Tidak ada peraturan
perundang-undangan
yang melarang
d) Tidak berkaitan dengan
penyelesaian proses
suatu perkara.
3) Penyerahan Arsip Statis

KEARSIPAN
149Modul Kearsipan
Penyerahan arsip statis
dilakukan oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan.
Penyerahan tersebut
merupakan tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip.
Kriteria arsip yang
diserahkan oleh pencipta
arsip kepada lembaga
kearsipan adalah memiliki
nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan/atau
berketerangan
dipermanenkan pencipta arsip
sesuai JRA.
d. Tahapan Penyusutan Arsip
Tahapan penyusutan arsip
adalah sebagai berikut (Winata
dan Muhidin, 2016:284):
1) Tahapan Penyusutan Arsip
yang Memiliki Jadwal
Retensi Arsip (JRA)
a) Pemindahan Arsip
Berdasarkan ANRI:
Modul Penyusutan Arsip
(Winata dan Wahidin,
2016), pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah
kepada unit dilakukan
dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
(1) Penyeleksian atau
pemeriksaan arsip
inaktif. Pemeriksaan
dilaksanakan untuk
mengetahui apakah
setiap arsip tersebut
sudah benar-benar
inaktif atau belum.
Pemeriksaan arsip
dilakukan dengan
melihat jadwal retensi
arsip. Dalam kegiatan
pemeriksaan arsip
juga dilaksanakan
kegiatan penyatuan
arsip-arsip yang
memiliki kesamaan
jenis yang (series)
(2) Pembuatan daftar
arsip inaktif yang
akan dipindahkan.
Setelah diperiksa dan
ditentukan sebagai
arsip inaktif, arsip-
arsip tersebut harus
didaftar secara
lengkap, mulai dari
judul series atau jenis
arsipnya, tahun,
volume, kondisi,
hingga penataan atau

Modul Kearsipan
150
KEARSIPAN
sistem penyimpanan
yang digunakan.
Daf
tar
Ars
ip
yan
g
Dis
era
hka
n
Unit Kerja
:………………..
Alamat:………………..
No
Series/Jenis
Arsip
Tahun Volume Kondisi Penataan Ket.
1 2 3 4 5 6 7
Keterangan:
Kolom 1: Diisi dengan
nomor urut arsip yang
akan dimusnahkan
nama series yang akan
dimusnahkan
periode tahun arsip yang
bersangkutan
banyaknya arsip yang
akan dimusnahkan
kondisi arsip
sistem penataan
yang ada dalam
setiap series
arsip, apakah
subjek,
alfabetis,
(abjad), nomor,
atau geografis.
hal-hal yang
belum
tertampung di
kolom yang ada
Contoh:
No Series/Jenis Arsip Tahun Volume

KEARSIPAN
151Modul Kearsipan
1
Kenaikan pangkat
(Gol. I, II, III,IV
1997 1 boks Baik Subjek -
2
Personal file
pensiun
1997 1 boks Baik Numerik -
(3) Penataan arsip inaktif
yang akan
dipindahkan.
Penataan arsip ini
dilaksanakan untuk
menjaga agar
penataan dilakukan
sebagaimana aslinya
(4) Pembuatan berita
acara pemindahan
arsip. Karena
pemidahan arsip ini
berkaitan dengan
pengalihan wewenang
dan tanggun jawab
dan satu unit ke unit
organisasi lainnya
atau pengalihan
wewenang dan
tanggung jawab
penanganan arsip dari
central file ke records
center, perlu dibuat
bukti pemindahan
arsip yang biasanya
dalam bentuk Berita
Acara Pemindahan
Arsip.
(5) Pelaksanaan
pemindahan. Setelah
arsip tertata dalam
buku yang telah diberi
nomor sesuai dalam
daftar arsip uang
dipindahkan dan
disiapkan Berita
acaranya,
dilaksanakan
pemindahan arsip
inaktif.
b) Pemusnahan Arsip
Berdasarkan
ANRI: Modul Penyusutan
Arsip (Winata dan
Wahidin, 2016:288-290),
pemusnahan arsip
dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai
berkut:
(1) Pembentukan panitia
penilai arsip. Untuk
arsip dibawah 10
tahun, kepanitian
dapat berasal dari unit
yang secara

Modul Kearsipan
152
KEARSIPAN
fungsional bertugas
mengelola arsip.
(2) Penyeleksian atau
pemeriksaan arsip.
Pemeriksaan ini
dilaksanakan denga
melihat jadwal retensi
arsip. Selain melihat
masa retensinya,
pemeriksaan ini juga
dilakukan terhadap
kebenaran isinya,
kelengkapan
informasinya,
keterkaitan dengan
arsip lainnya, dan
lain-lain.
(3) Pembuatan daftar
arsip usul musnah
oleh arsiparis di unit
kearsipan. Arsip yang
telah diperiksa
sebagai arsip yang
diusulkan musnah
harus dibuat
daftarnya. Dari daftar
tersebut diketahui
secara jelas informasi
arsip yang akan
dimusnahkan.
Daf
tar
Ars
ip
yan
g
Dis
era
hka
n
Unit Kerja
:………………..
Alamat:………………..
N
o
Serie
s/Jen
is
Arsip
Ta
hu
n
Vol
um
e
Kete
rang
an
1 2 3 4 5
Keterangan:
Kolom 1 : Diisi
dengan nomor urut arsip
yang akan dimusnahkan
Kolom 2 : Diisi
dengan nama series yang
akan dimusnahkan

KEARSIPAN
153Modul Kearsipan
Kolom 3 : Diisi
dengan periode tahun
arsip yang bersangkutan
Kolom 4 : Disis
dengan banyaknya arsip
yang akan dimusnahkan
Kolom 5 : Diisi
dengan hal-hal yang
belum tertampung di
kolom yang ada
Contoh daftar arsip
yang dimusnahkan
N
o
Seri
es/J
enis
Arsi
p
T
ah
un
Vo
lu
me
Ket
eran
gan
1 2 3 4 5
1
Ken
aika
n
pan
gkat
19
97
1
bo
ks
-
2
Lam
aran
Peg
19
97
2
bo
ks
-
awai
3
Mut
asi
19
97
1
bo
ks
4
Dan
seter
usny
a
(4) Penilaian oleh panitia
penilai arsip.
Penilaian arsip
dilakukan setiap kali
menyeleksi arsip yang
akan dimusnahkan.
Akan tetapi, untuk
arsip yang memiliki
retensi di bawah 10
tahun, cukup
dilaksanakan oleh unit
pencipta arsip.
(5) Permintaan
persetujuan dari
pimpinan pencipta
arsip. Arsip yang
telah dinilai oleh
panitia penilai arsip.
Selanjutnya,
dianjurkan kepada
pimpinan pencipta
arsip untuk dimintai

Modul Kearsipan
154
KEARSIPAN
persetujuan terhadap
arsip yang diusulkan
untuk dimusnahkan.
(6) Penetapan arsip yang
akan digunakan.
Setelah dinilai secara
cermat dan
mendapatkan
persetujuan dari
pimpinan pencipta
arsip, arsip yang akan
dimusnahkan tersebut
disahkan oleh
pimpinan organisasi
melalui produk
hukum intern.
(7) Pembuatan berita
acara pemusnahan
arsip. Berita acara
pemusnahan arsip
merupakan salah satu
dokumen pemusnahan
arsip yang sangat
penting di samping
daftar arsip yang
dimusnahkan. Kedua
jenis dokumen ini
dapat menjadi dasar
hukum bahwa
pelaksanaan
pemusnahan
dilaksanakan secara
sah. Selain itu, juga
berfungsi sebagai
pengganti arsip yang
dimusnahkan.
Contoh Berita Acara
Pemusnahan Arsip
Berita Acara
Pemusnahan Arsip
Pada hari
ini……………..
tanggal………….
Bulan……………
tahun………..
Yang bertanda tangan
dibawah ini, berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip dan
berdasarkan penilaian
kembali arsip telah
melaksanakan
pemusnahan
arsip……………….
Sejumlah……………..
tercantum dalam daftar
pertelaan arsip terlampir,

KEARSIPAN
155Modul Kearsipan
penghancuran secara total
dengan
cara……………….
Saksi-saksi
Kepala Unit
Kearsipan
(………...………..)
(…………………)
(………...………..)
(………………….)
(8) Pelaksanaan
pemusnahan dengan
memerhatikan hal-hal
berikut:
(a) Dilakukan
secara total
sehingga fisik
dan informasi
arsip musnah
dan tidak
dapat dikenali,
bisa dengan
cara dibakar,
dicacah, atau
dibuat bubur
kertas
(b) Disaksikan
oleh sekurang-
kurangnya dua
pejabat dari
unit hukum
dan/atau
pengawasan
dari
lingkungan
pencipta arsip
yang
bersangkutan,
disertai
penandatangan
berita acara
yang memuat
daftar arsip
yang
dimusnahkan.
c) Penyerahan Arsip Statis
Penyerahan arsip statis
dari pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan
dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai
berikut:
(1) Penyeleksian dan
pembuatan daftar
arsip usul serah oleh

Modul Kearsipan
156
KEARSIPAN
arsiparis di unit
kearsipan.
Daftar Arsip yang
Diserahkan
Unit Kerja
:………………..
Alamat
:………………..
N
o
Seri
es/J
enis
Arsi
p
T
ah
un
Vo
lu
me
Ket
eran
gan
1 2 3 4 5
Keterangan:
nomor urut arsip yang
akan dimusnahkan
nama series yang akan
dimusnahkan
periode tahun arsip yang
bersangkutan
Kolom 4: Disis dengan
banyaknya arsip yang
akan dimusnahkan
hal-hal yang
belum
tertampung di
kolom yang
ada
(2) Penilaian oleh panitia
penilai arsip terhadap
arsip usul serah
(3) Pemberitahuan akan
menyerahkan arsip
statis oleh pimpinan
pencipta arsip kepada
kepala lembaga
kearsipan sesuai
dengan wilayah
kewenangannya
disertai dengan
pernyataan dari
pimpinan pencipta
arsip bahwa arsip
yang diserahkan
autentik, terpercaya,
utuh, dan dapat
digunakan.
(4) Verifikasi dan
persetujuan dari
kepala lembaga
kearsipan sesuai

KEARSIPAN
157Modul Kearsipan
wilayah
kewenangannya.
(5) Penetapan arsip yang
akan diserahkan oleh
pimpinan pencipta
arsip.
(6) Pelaksanaan serah
terima arsip statis oleh
pimpinan pencipta
arsip kepada kepala
lembaga kearsipan
dengan disertai berita
acara dan daftar arsip
yang akan diserahkan.
Contoh Berita Acara
Penyerahan Arsip
2) Tahapan Penyusutan Arsip
yang Tidak Memiliki
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Penyusutan arsip yang
tidak memiliki jadwal retensi
arsip pada dasarnya
dilakukan oleh lembaga
organisasi yang belum
memiliki jadwal retensi arsip,
tidak melakukan penyusutan
arsip secara periodik dan
keadaan organisasinya dalam
keadaan tidak baik. Langkah-
langkah penyusutan arsip
yang belum memiliki jadwal
retensi arsip meliputi hal-hal
berikut:
a) Pendataan

Modul Kearsipan
158
KEARSIPAN
Pendataan dilakukan
untuk mengidentifikasi:
(1) Kondisi fisik arsip
(2) Kondisi tempat
penyimpanan
(3) Media arsip
(4) Jumlah arsip yang ada
di unit kerja
(5) Kurun waktu, yaitu
waktu dari arsip yang
tertua sampai terbaru
di tempat pendataan.
(6) Sistem penataan
(7) Alat temu balik: suatu
sarana yang
digunakan untuk
penemuan kembali
arsip yang dapat
berupa buku agenda,
daftar pertelaan,
inventaris arsip, dan
lain-lain.
(8) Asal arsip
(9) Lokasi arsip
(10) Unit kerja
b) Penataan.
Kegiatan penataan arsip
meliputi;
(1) Memisahkan bahan-
bahan yang
dinyatakan sebagai
nonarsip misalnya
map, amplop, surat
kabar, majalah,
formulir, dan lain-lain
(2) Memilih dan
menyingkirkan
duplikasi arsip,
misalnya kelebihan
penggandaan
(fotokopi atau stensil,
dan lain-lain.
(3) Mengelompokkan
arsip berdasarkan
media, misalnya arsip
tekstual, arsip non
tekstual, dan arsip
bentuk khusus.
(4) Memberkaskan arsip
berdasarkan sistem
penataan aslinya
(original order).
c) Pendaftaran
Pendaftaran adalah
kegiatan membuat Daftar
Pertelaan Arsip (DPA)
yang ditandatangani oleh
pimpinan unit pengolah
yang di dalamnya
termasuk daftar pertelaan
arsip yang disimpan
sementara.

KEARSIPAN
159Modul Kearsipan
d) Penilaian
Kegiatan penilaian
dilakukan dalam rangka
penyusutan arsip
diinstansi. Sebelum arsip
dimusnahkan, terlebih
dahulu dibentuk panitia
penilaian yang
melibatkan unit yang
berkaitan, terdiri atas unit
pengolah, unit kearsipan,
pimpinan organisasi,
lembaga kearsipan, dan
lembaga yang berkaitan
lainnya.
e) Penyusutan
Penyusutan arsip dapat
dilakukan dengan tiga
kegiatan, yaitu
pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit
kearsipan; pemusnahan
arsip yang telah habis
retensinya dan tidak
memiliki nilai guna lagi;
penyerahan arsip statis
oleh pencipta arsip
kepada lembaga
kearsipan.
5. Data dan Informasi dalam
Kearsipan
Tanpa disadari, informasi sudah
menjadi hal yang tidak bisa lepas
dalam kehidupan modern saat ini.
Setiap harinya, ada ribuan informasi
yang hadir di hadapan kita. Dengan
didukung perkembangan teknologi
saat ini, informasi yang diterima
semakin mudah untuk diterima. Jika
boleh mengatakan, boleh jadi hampir
setiap keputusan yang akan kita
ambil atau tindakan yang akan kita
lakukan, berawal dan dilandasi oleh
informasi dalam takaran sesuai
dengan kebutuhan kita saat itu. Tidak
berlebihan jika dikatakan, bahwa
manusia adalah makhluk informasi.
Di satu waktu ia membutuhkan
informasi, dan di lain waktu ia yang
menciptakan informasi.
Waktu demi waktu, selalu ada
informasi Informasi yang diciptakan
manusia maupun organisasi dapat
dikategorikan ke dalam dua
kelompok besar, yaitu informasi
yang terekam dan informasi yang
tidak terekam. Untuk informasi yang
terekam dapat menggunakan
beragam media simpan seperti
manual, grafis, elektronik dan audio

Modul Kearsipan
160
KEARSIPAN
visual. Informasi ini terekam di
dalam arsip.
UU No 43 Tahun 2009 mengenai
Kearsipan, Pasal 1 Poin 2
mendefinisikan arti arsip, bahwa
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.”
Basuki (2003) menjelaskan
beberapa alasan mengapa manusia
merekam informasi, yaitu:
1) Alasan pribadi. Umumnya kita
akan menyimpan hal-hal yang
bermakna dan bersifat pribadi
seperti akta kelahiran, surat
nikah, surat kematian, surat cinta
dan menulis (merekam) hidup
keseharian dalam buku diary.
2) Alasan sosial. Manusia adalah
makhluk sosial, sehingga dalam
interaksi sosialnya keterlibatan
arsip tidak terelakkan. Semisal
untuk menjadi anggota suatu
partai atau komunitas, umumnya
ditandai dengan registrasi diri
dan pembuatan kartu anggota.
3) Alasan ekonomis. Dokumen
yang berkaitan dengan usaha
seperti pembelian, penagihan,
pembayaran/pengiriman uang
akan disimpan dalam jangka
waktu tertentu hingga nilai
informasinya menurun bahkan
habis.
4) Alasan hukum. Kaitannya
dengan dokumen yang berguna
sebagai dasar bagi pemerintah
untuk melindungi hak dan
melayani masyarakat. Contohnya
BPKB, NPWP, sertifikat tanah,
dan lain-lain.
5) Alasan instrumental. Rekaman
atau dokumen yang sengaja
dibuat untuk kepentingan dan
fungsi tertentu yang
menyertainya. Misalnya site plan
sebuah kota atau denah suatu
perumahan.
6) Alasan simbolis. Dokumen yang
berguna sebagai penanda suatu
momen penting bagi orang yang
terkait di dalamnya, meski
terkadang isi informasi yang ada

KEARSIPAN
161Modul Kearsipan
di dalamnya tidak dipahami yang
bersangkutan.
7) Alasan pengembangan ilmu
pengetahuan. Hasil penelitian
yang dapat berupa jurnal ilmiah,
laporan penelitian ataupun buku.
Akumulasi informasi akademis
dalam hasil penelitian dapat jalin
menjalin membentuk ilmu
pengetahuan.
B. Evaluasi Kewajiban Lembaga
Pengelola Arsip
Peran lembaga perpustakaan
dan kearsipan dalam ranah akses
informasi bagi masyarakat adalah
peran yang berkaitan dengan
aksesbilitas. Hak dari pengguna
untuk mendapatkan akses yang sama
satu dengan lainnya untuk
mendapatkan layanan yang dimiliki
kedua lembaga informasi ini. Peran
lembaga perpustakaan dalam ranah
akses meliputi layanan yang
diberikan sistem yang digunakan dan
pedoman aksesbilitas bagi
masyarakat. Layanan yang diberikan
oleh perpustakaan saat ini dapat
dilihat di kenyataannya perpustakaan
sudah memulai dengan layanan
pencarian OPAC secara online.
Artinya perpustakaan menggunakan
teknologi yang dikembangkan secara
bersama-sama dengan perpustakaan
lainnya dalam melayani masyarakat.
Layanan teknologi ini memberikan
akses keseluruhan lapisan
masayarakat yang terkoneksi internet
namun perpustakaan juga wajib
memikirkan masyarakat yang belum
memiliki akses dengan internet
sehingga tidak terjadinya
ketimpangan yang cukup besar
antara yang memperoleh akses
layanan teknologi ifnromasi dengan
yang tidak dapat layanan teknologi
informasi.
Peran lembaga perpustakaan
secara online ini sudah di atur dalam
aturan hukum undang-undang.
Seperti dalam pasal 50 yang
mendorong perpustakaan untuk
melakukan kegemaran membaca dan
memberikan akses dalam saranan
dan prasarana yang ada di
perpustakaan. Gemar membaca
menjadi salah satu hasil dari program
perpustakaan yang mengedepankan
perubahan perilaku dari tidak
membaca menjadi gemar membaca.
Dengan program 5 menit membaca
sebelum dimulainya pembelajaran di

Modul Kearsipan
162
KEARSIPAN
awal waktu sekolah. Jika
dihubungkan dengan akses yang
diperoleh oleh masyarakat
menjadikan perpustakaan tempat
untuk mengubah sikap dari tidak
menjadi iya. Membaca
membudayakan dari dini, berarti
perpustakaan memberikan akses
kepada masyarakat untuk tempat
belajar, berlatih dan bersosialisasi
dalam program gemar membaca.
Membaca menjadi salah satu kunci
untuk melihat dunia maka
perpustakaan memberikan buku-
buku yang dapat di baca tidak hanya
saja buku pelajaran keseharian,
namun buku-buku populer. Hal ini
agar menumbuhkan minat baca yang
berguna bagi masyarakat. Jika
masyarakat kalangan menengah atas
dan kalangan tua maka program
budaya gemar membaca disesuaikan
dengan buku-buku yang seumuran
mereka, bisa saja seperti majalah dan
koran yang berwawasam
kebangsaan. Kesesuaian dengan
kelompok pembaca berdasarkan
umur dan hobi atau kesukaannya
menjadikan perpustakaan untuk
dapat bisa menyediakan buku-buku
bacaan yang menyasar kepentingan
mereka sehingga peran perpustakaan
sebagai ranah akses untuk informasi
bagi masyarakat tercapai.
Peran lembaga kearsipan
dalam hal ranah akses bagi
masyarakat. Dapat di lihat bahwa
lembaga kearsipan merupakan
lembaga yang berdiri bersamaan
dengan satu badan perpustakaan
secara umum di daerah-daerah
Indonesia. Lembaga kearsipan ini
mempunyai cara tersendiri dalam
memberikan ranah akses kepada
penggunanya. Cara tersendiri ini
meliputi dari produk yang
dilayankan, layanan jasa akses
hingga pada akses informasi dengan
bantuan sistem dan pegawai
langsung di tempat. Layanan jasa
kearsipan dengan sistem dan produk
yang dilayankan merupakan satu
kesatuan dengan ciri khas arsip
mempunyai hak akses yang terbatas.
Terbatas dari produk arsip yang
dikelolanya. Apa saja yang dapat
dimiliki masyarakat berkaitan
dengan peran lembaga kearsipan
dalam memberikan ranah aksesnya.
Ranah akses yang dimiliki
masyarakat berhubungan dengan
peran memberikan sadar arsip dalam

KEARSIPAN
163Modul Kearsipan
hal kesehariannya. Seperti contoh
pada program arsip masuk desa.
Program ini menjelaskan cara-cara
mengatur dan mengelola arsip sesuai
kaidah kersipan dengan tujuan untuk
penataan dan tertib administrasi,
yang nantinya tidak hanya berguna
pada saat ini namun di masa yang
akan datang. Peran lembaga
kearsipan sebagai tingkat pembina
dengan cara membimbing, membina
dan memastikan program arsip
masuk desa ini tercapai pada setiap
desa yang lembaga kearsipan tingkat
daerahnya sudah sadar akan tertib
arsip ini. Akses yang dimiliki
masyarakat pada program arsip ini
dapat dimanfaatkan ketika
masyarakat mencari arsip pribadi
atau arsip kependudukan mereka di
kantor desa tidak lagi lama hingga
berhari-hari, cukup dengan waktu
terntetu dalam layanan jasa arsip
maka arsip akan ketemu. Apalagi
ditambah dengan pengelolaan arsip
menggunakan teknologi informasi,
maka arsip akan lebih cepat
ditemukan sehingga bermanfaat
dalam waktu layanan dan akses
masyarakat. Akses masyarakat juga
berkaitan dengan keterbukaan
infromasi yang saat ini diterapkan di
Indonesia. Melihat keterbukaan
informasi maka akan dibahas pada
pembahasan berikutnya dalam aturan
hak akses ke lembaga.
lainnya adalah sebagai lembaga
pembina dan pemberi layanan terkait
produk yang dilayankan kepada
masyarakat. Layanan ini lebih
mengarah kepada layanan arsip statis
dengan pengguna internal dan luar
lembaga kearsipan yang dapat
memberikan akses informasi ke
produk lembaga arsip. Berbeda
dengan arsip dinamis yang hanya
dapat di akses oleh internal lembaga
penciptanya, bahkan lembaga
kearsipan tidak boleh melihat isi
informasi arsip dinamis pada instansi
satuan kerja perangkat daerah (jika
dalam lingkup pemerintahan), namun
hanya melihat bagaimana cara
penataannya dan membimbing ke
arah prosedural yang sesuai dengan
kaidah kearsipan. Peran lembaga
kearsipan ini pada produk yang
dilayankan tidak hanya bermanfaat
bagi indovodu masyaraat yang
membutuhkan arsip, namun juga
pada lembaga dan kelompok lainnya

Modul Kearsipan
164
KEARSIPAN
yang membutuhkan arsip, maksud
dalam kalimat ini adalah lembaga
kearsipan memberikan peran manfaat
dalam kelompok dan lembaga
pemerintah atau swasta dalam
memberikan akses masuk kepada
lembaga kearsipan. Mengapa
demikian? Karena arsip yang ada di
lembaga informasi kearsipan
berhubungan dengan lembaga atau
kebutuhan infromasi pada kelompok
ternteu. Misalkan dalam lembaga
pemerintah, pasti akan melihat
bagaiaman sejarah lembaga beridri
dari masa zaman kemerdekaan atau
prakemerdekaan, maka mereka akan
melihat arsip di lembaga kearsipan
dalam hal ini di BPAD atau langsung
ke ANRI. Untuk contoh kelompok
ternteu adalah melihat jalur sejarah
pada kelompok tertentu, misalkan
kelompok islam muhammadiyah atau
NU. Kelompok ini melihat
kesejarahan yang ada berkaitan
dengan kelompok ini di BPAD pada
daerah-daerah pendiri atau langsung
ke ANRI.
Ranah akses di lembaga
kearsipan juga berkaitan dengan
teknologi informasi dalam segi
sistem pencarian arsip statis untuk
internal, eksternal dan sistem
pemberkasan arsip dinamis untuk
internal. Akses yang disesuaikan
oleh lembaga pencipta arsip ini
menyasar kepada memberikan sistem
akses yang dilengkapi dengan
pengamanan akses, misalkan dalam
arsip internal dinamis maka
pengaksesan dapat dilakukan dalam
ruangan kantor lembaga pencipta
arsip. Kalau di lihat dalam aspek
keberadaan lembaga arsip sendiri
terdiri dari lembaga arsip pencipta
dan lembaga arsip pembina dalam
lingkup eksternal ataupun
menggunkana pihak ketiga. Jadi
dalam akses yang dimiliki oleh
lembaga internal arsip sebagai
lembaga pencipta, arsip tersebut
dapat diakses oleh internal individu
organisasi, namun masih dalam hak
akses yang dimiliki penuh atau hanya
sebagain saja, hal ini berkaitan
dengan produk arsip dan aturan
hukum yang mengikatnya. Berbeda
dengan lembaga arsip yang sudah
mengelola arsip statis hingga untuk
dapat dilayankan di area layanan
menggunakan manual (di tempat)
atau menggunakan layanan online.
Arsip statis yang dilayankan ini

KEARSIPAN
165Modul Kearsipan
hanya membutuhkan identitias
pengakses dan tujuan dari mengakses
arsip statis ini yang digunakan untuk
pengelolaan data pengunjung. Hak
akses yang dimiliki masyarakat
tergantung dengan aksesbilitas yang
dikeluarkan oleh lembaga kearsipan,
ini membedakan lembaga informasi
kearsipan dengan lembaga
perpustakaan
4. Forum Diskusi
Masalah yang saat ini masih terjadi
di lembaga pengelola kearsipan yang
berkaitan dengan akses informasi ke
masyarakat adalah masalah klasik.
Terutama kesiapan lembaga
kearsipan di daerah dalam
memberikan layanan kerasipan.
Diskusikanlah masalah tersebut
untuk menemukan pemecahan
masalah tersebut.
C. PENUTUP
1. Rangkuman
Fungsi yang penting tetapi
sering diabaikan dalam penataan
arsip untuk menjamin kelestarian
informasi yang dikandung di dalam
arsip adalah pemeliharaan dan
perawatan fisik. Mengingat begitu
pentingnya arsip, maka perlu
dilakukan langkah-langkah untuk
menjaga keberadaan arsip tersebut
sehingga keberadaan arsip yang kita
miliki tetap mendukung kegiatan
dikantor dalam waktu yang lama atau
sesuai umur arsip yang sudah
ditentukan. Ruang lingkup kerja
manajemen kearsipan juga meliputi
pemeliharaan, perawatan, dan
pengamanan arsip.
Setiap arsip pasti akan
mengalami kerusakan karena
disebabkan dari berbagai penyebab
sehingga kelangsungan hidup dan
usia arsip akan berkurang. Oleh
sebab itu, diperlukan cara agar arsip
tersebut dapat terus berguna dan
dipakai secara terus menerus.
Tindakan yang dapat dilakukan
dengan cara preservasi arsip.
Preservasi atau
pelestarian/pemeliharaan arsip
adalah keseluruhan proses dan kerja
dalam rangka perlindungan arsip
terhadap kerusakan arsip atau unsur
perusak dan restorasi atau perbaikan
(reparasi) bagian arsip yang rusak.
Kegiatan preservasi arsip bertujuan
untuk melindungi fisik arsip agar

Modul Kearsipan
166
KEARSIPAN
tahan lama, menghindari kerusakan
arsip sehingga kandungan
informasinya dapat terjaga
selamanya. Preservasi arsip dalam
dilakukan dengan dua cara, yaitu
preservasi preventif dan preservasi
kuratif
Retensi Arsip adalah jangka
waktu penyimpanan yang wajib
dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
Sedangkan jadwal retensi adalah
daftar yang memuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekolompok arsip
dapat disimpan atau dimusnahkan.
Jadwal retensi arsip (JRA) adalah
suatu daftar yang berisi tentang
kebijakan jangka penyimpanan arsip
serta penetapan simpan permanen
dan musnah.
Penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan
arsip statis kepada lembaga
kearsipan (UU No.43 tahun 2009).
Penyusutan arsip dilakukan oleh
pencipta arsip berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA).
Penyusutan arsip yang tidak
memiliki jadwal retensi arsip pada
dasarnya dilakukan oleh lembaga
organisasi yang belum memiliki
jadwal retensi arsip, tidak melakukan
penyusutan arsip secara periodik dan
keadaan organisasinya dalam
keadaan tidak baik.
dalam hal ranah akses bagi
masyarakat. Dapat di lihat bahwa
lembaga kearsipan merupakan
lembaga yang berdiri bersamaan
dengan satu badan perpustakaan
secara umum di daerah-daerah
Indonesia. Lembaga kearsipan ini
mempunyai cara tersendiri dalam
memberikan ranah akses kepada
penggunanya. Cara tersendiri ini
meliputi dari produk yang
dilayankan, layanan jasa akses
hingga pada akses informasi dengan
bantuan sistem dan pegawai
langsung di tempat. Layanan jasa
kearsipan dengan sistem dan produk
yang dilayankan merupakan satu
kesatuan dengan ciri khas arsip
mempunyai hak akses yang terbatas.
Terbatas dari produk arsip yang
dikelolanya. Apa saja yang dapat
dimiliki masyarakat berkaitan

KEARSIPAN
167Modul Kearsipan
dengan peran lembaga kearsipan
dalam memberikan ranah aksesnya.
2. TES FORMATIF
PETUNJUK UMUM
1. Periksa dan bacalah soal-soal
dengan saksama sebelum Anda
menjawabnya.
2. Kerjakan pada Lembar Jawaban
yang sediakan dengan pulpen
atau ballpoint yang bertinta
hitam/biru.
3. Dahulukan menjawab soal-soal
yang Anda anggap mudah.
4. Berikan tanda silang (X) pada
salah satu huruf pada Lembar
Jawaban yang Anda anggap
paling benar
5. Pada soal pilihan ganda; apabila
ada jawaban yang Anda anggap
salah dan Anda ingin
memperbaikinya, coretlah
dengan dua garis lurus mendatar
pada jawaban Anda yang salah,
kemudian beri tanda silang (X)
pada huruf yang Anda anggap
benar.
SOAL
1. Yang bukan termasuk kegiatan
kearsipan adalah ...
A. Kegiatan Penciptaan
B. Kegiatan Penyelamatan
C. Kegiatan Penyimpanan
D. Kegiatan Pengelolaan
E. Kegiatan Pendistribusian
2. Pencatatan, pengecekan, dan
pengelompokan merupakan
kegiatan kearsipan dalam hal...
A. Pencatatan
B. Penyimpanan
C. Penerimaan
D. Perawatan
E. Pendistribusian
3. Seorang arsiparis dikatakan
berhasil menemukan arsip
dengan baik apabila jangka
waktu penemuan kembali arsip ...
A. Tidak lebih dari satu menit per
warkat
B. Tidak lebih dari dua menit per
warkat
C. Lebih dari satu menit per
warkat
D. Lebih dari dua menit per
warkat
E. Tidak lebih dari satu setengah
menit per warkat
4. AP =
£ 𝑃𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑡𝑎𝑎𝑛 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝
£ 𝑆𝑒𝑙𝑢𝑟𝑢ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝
x 100
%. AP merupakan kepanjangan
dari

Modul Kearsipan
168
KEARSIPAN
A. Angka Penggunaan
B. Angka Penghitungan
C. Angka Pemakaian
D. Angka Penyusutan
E. Angka Perkalian
5. Arsip akan disusutkan dan
dimusnahkan jika AP kurang dari
...
A. 25%
B. 20 %
C. 10%
D. 15 %
E. 5%
6. Yang bukan termasuk sistem
penyimpanan dalam kearsipan yaitu
...
A. Sistem abjad
B. Sistem nomor
C. Sistem wilayah
D. Sistem isi arsip
E. Sistem kronologis
7. Kegiatan menjaga agar benda
arsip tidak mudah rusak dengan
kata lain kegiatan ini merupakan
tindakan mencegah sebelum
terjadi kerusakan arsip disebut ...
A. Pemeliharaan
B. Pengamanan
C. Pencegahan
D. Perawatan
E. Perbaikan
8. Prosedur pencatatan dalam
pendistribusian kegiatan arsip
dapat menggunakan
A. Prosedur buku agenda
B. Prosedur buku tata kearsipan
C. Prosedur buku pengkajian
kearsipan
D. Prosedur buku tata usaha
E. Prosedur buku harian
9. Kegiatan menyerahkan arsip
yang memiliki nilai guna
kebangsaan (arsip statis) ke Arsip
Nasional Pusat/Arsip Nasional
Daerah atau kepada pemerintah
daerah tingkat I masing-masing
propinsi, disebut
A. Penyerahan
B. Pemusnahan
C. Penilaian
D. Pemindahan
E. Perawatan
10. Tahapan dalam kegiatan
kearsipan adalah ...
A. Penciptaan, Pendistribusian,
Penemuan Kembali,
Penyimpanan, Penyusutan,
Penyelamatan

KEARSIPAN
169Modul Kearsipan
B. Penciptaan, Pendistribusian,
Penyimpanan, Penemuan
Kembali, Penyelamatan,
Penyusutan
C. Penciptaan, Pendistribusian,
Penemuan Kembali,
Penyimpanan,
Penyelamatan, Penyusutan
D. Penciptaan, Penyimpanan,
Penemuan Kembali,
Penyelamatan, Penyusutan,
Pendistribusian
E. Penciptaan, Pendistribusian,
Penyusutan, Penyelamatan,
Penemuan Kembali,
Penyimpanan
3. DAFTAR PUSTAKA
Endang, Sri dkk 2015, Mengelola dan
Menjaga Sistem Kearsipan
untuk SMK/MAK Kelas X,
Jakarta : Erlangga
Sugiarto, Agus, dkk. 2015.
Manajemen Kearsipan Modern,
Yogyakarta: Gava Media
Sutarni, Tati. Dkk. 2017. Kearsipan
SMK/MAK Kelas X, Bandung;
HUP
Tambe, Nippi. 2008. Manajemen
Kearsipan dan Dokumentasi.
Makassar: Badan Penerbit
Universitas Negeri Makassar
UU No. 43 tahun 2009 Tentang
Kearsipan
Perka ANRI No. 14 Tahun 2015
tentang Tata Cara Penyusunan
Pedoman Retensi Arsip
http://www.bacaanpopuler.com/2017/
04/peralatan-kearsipan-fungsi-
macam-macam.html
http://risdans.blogspot.com/2013/11/p
eralatan-kearsipan.html
http://lusianatrisusanti.blogspot.com/2
015/11/peran-lembaga-kearsipan-
sebagai.html.
Tugas akhir
Anda diminta untuk mempratekkan
tahap-tahap dari penanganan surat
masuk (agenda dan kartu kendali,
penyimpanan surat, sampai pada tahap
penyusutan arsip. Anda diwajibkan
membawa peralatan dan perlengkapan
kearsipan yaitu:
1. 2 Snelhecter

Modul Kearsipan
170
KEARSIPAN
2. Format buku agenda tunggal
3. Format jadwal retensi arsip
4. guide
5. Perforator
6. Surat masuk (20 surat)
Tugas anda:
1. Tanganilah surat-surat tersebut
dengan menggunakan sistem
agenda, kemudian masukkan format
buku agenda tunggal tersebut ke
dalam snelhecter
2. Simpanlah surat-surat tersebut
dengan menggunakan sistem
penyimpanan subjek dengan
menggunakan snelhecter. Lubangi
surat tersebut dengan perforator
dengan baik dan sesuai dengan cara
penggunaannya.
3. Buatlah jadwal retensi arsip
berdasar pada surat tersebut dengan
menggunakan format jadwal retensi
arsip yang tersedia.
Kumpulkan hasil pekerjaan anda sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
Tes Sumatif
1. Suatu proses kegiatan mulai dari
penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pemeliharaan, dan
penyimpanan warkat menurut sistem
tertentu, sehingga saat diperlukan
dapat ditemukan dengan cepat dan
mudah disebut
A. Arsip
B. Kearsipan
C. Dokumen
D. Dokumentasi
E. Perpustakaan
2. Arsip yang dapat digunakan sebagai
bahan atau alat pembuktian dalam
peristiwa hukum disebut arsip yang
bernila
A. Informatif
B. Yuridis
C. Ilmiah
D. Historis
E. Nilai guna fiskal
3. Salah satu peralatan kearsipan
berupa lemari arsip yang terdiri atas
beberapa laci disusun secara
bertingkat dan didalamnya terdapat
deretan hanging folder adalah
A. Snelhecter
B. Ordner
C. Perforator
D. Rotary
E. Filling cabinet
4. Alat yang berfungsi untuk melubangi
kertas disebut
A. Hanging folder
B. perforator
C. Stopmap folio

KEARSIPAN
171Modul Kearsipan
D. Folder
E. Map snelhecter
5. Salah satu cara yang tepat untuk
melakukan penyimpanan arsip dalam
filling cabinet adalah
A. Simpan dengan banyak arsip
hingga padat untuk menghemat
ruang
B. Arsip dimasukkan terlebih
dahulu ke dalam folder
C. Arsip yang disimpan tidak lebih
dari 5.000 surat.
D. Gunakan untuk menyimpan arsip
atau berkats yang masih bersifat
inaktif.
E. Folder yang disimpan sekitar
100-150 dari guide 40-50 lembar.
6. Penyimpanan arsip di mana arsip
dikelompokkan berdasarkan dari isi
surat/permasalahan yang ada di surat,
disebut juga
A. Alphabetical filling system
B. Subjectical filling system
C. Chronological filling system
D. Numerical filling system
E. Geographical filling system
7. Dalam penyimpanan sistem tanggal,
jika satu laci memuat arsip dalam
satu tahun, jumlah guide yang
dibutuhkan adalah….
A. 30 guide
B. 356 guide
C. 12 guide
D. 31 guide
E. 28 guide
8. Prosedur penanganan surat masuk
dalam sistem buku agenda adalah
A. Penerimaan-pencatatan-
pengarahan-penyortiran-
penyimpanan-penyampaian
B. Penerimaan-pencatatan-
penyortiran-pengarahan-
penyampaian-penyimpanan
C. Penerimaan-pencatatan-
penyortiran-pengarahan-
D. Penerimaan-penyortiran-
pencatatan-penyampaian-
pengarahan-penyimpanan
E. Penerimaan-penyortiran-
pencatatan-pengarahan-
9. Pengelompokkan arsip menurut
masalah secara logis, kronologis, dan
sistematis berdasarkan fungsi dan
kegiatan organisasi dan merupakan
pedoman untuk pengaturan,
penataan, dan penemuan kembali
arsip disebut…
A. Indeks
B. Guide
C. Klasifikasi

Modul Kearsipan
172
KEARSIPAN
D. Tab
E. Folder
10. Penulisan indeks nama yang tepat
dengan sistem indexing order adalah
A. King, Liem Swi
B. Swi King, Liem
C. King, Swi Liem
D. Liem, Swi King
E. Swi, King Liem
11. Factor perusak arsip yang melekat
pada fisik arsip itu sendiri, yang
berkaitan erat dengan proses
pembuatan bahan adalah
A. Factor ekstern
B. Faktor intern
C. Faktor kimia
D. Faktor fisika
E. Faktor biota
12. Tindakan menutup satu lembar
kertas atau dokumen di antara dua
lembar bahan penguat disebut
A. Laminasi
B. Penjilidan
C. Enkapsulasi
D. Deasidifikasi
E. Leaf casting
13. Alat bukti adanya pengalihan
wewenang dan tanggung jawab
pemindahan arsip inaktif dari unit
kerja (central file) ke pusat arsip
(record center) adalah
A. Daftar arsip
B. Jadwal retensi arsip
C. Berita acara
D. Daftar arsip yang dipindahkan
E. Berita acara penyerahan arsip
14. Kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan
arsip statis kepada lembaga
kearsipan adalah pengertian dari
A. Penyusutan arsip
B. Retensi arsip
C. Preservasi arsip
D. Penggunaan arsip
E. Pemeliharaan arsip
15. Retensi arsip adalah
A. Kegiatan pemanfaatan dan
penyediaan arsip bagi
kepentingan pengguna arsip yang
berhak.
B. Jangka waktu penyimpanan yang
wajib dilakukan terhadap suatu
jenis arsip
C. Keseluruhan proses dan kerja
dalam rangka perlindungan arsip
terhadap kerusakan arsip atau
unsur perusak dan restorasi atau

KEARSIPAN
173Modul Kearsipan
perbaikan (reparasi) bagian arsip
yang rusak
D. Kegiatan pengurangan jumlah
arsip dengan cara pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.
E. Arsip yang diciptakan,
digunakan, dan dipelihara
sebagai bukti transaksi, aktivitas,
dan fungsi lembaga atau individu
yang ditransfer dan diolah
dengan sistem computer.
16. Untuk menghindari menumpuknya
arsip atau hilang, diperlukan
perencanaan rutin dalam
pembenahan arsip sehingga
efektivitas dan efisiensi dalam
pengelolaan arsip dapat terwujud.
Kegiatan perencanaan berdasarkan
non-jadwal retensi arsip termasuk
dalam . . .
A. Pelaksanaan pembenahan arsip
B. Penilaian arsip
C. Perencanaan pembenahan arsip
D. Penyusutan daftar arsip
E. Pelaksanaan penyusutan
17. Faktor yang sangat menentukan
dalam kegiatan penyusutan arsip dan
mutlak perlu dilaksanakan dalam tata
kearsipan adalah . . . .
A. Peralatan kearsipan
B. Fungsi arsip
C. Pemindahan arsip
D. Nilai guna arsip
E. Pemusnahan arsip
18. Arsip yang dapat dikelola dan
disimpan pada unit sentral arsip
(pusat) dalam kegiatan pemindahan
arsip adalah . . . .
A. Arsip dinamis
B. Arsip statis
C. Arsip aktif
D. Arsip semi aktif
E. Arsip inaktif
19. Cara pemindahan arsip dari unit
kerja kepada unit sentral arsip adalah
. . . .
A. Arsip yang disimpan oleh
lembaga-lembaga negara negara
atau badan-badan pemerintah di
tingkat pusat harus diserahkan
kepada Arsip Nasional Pusat
B. Arsip yang disimpan oleh badan-
badan nasional daerah harus
diserahkan kepada Arsip
Nasional Daerah (sekarang
Badan Kearsipan Daerah)

Modul Kearsipan
174
KEARSIPAN
C. Penyerahan arsip dilakukan
sekurang-kurangnya satu kali
dalam 10 tahun
D. Dipindahkan dari arsip aktif
menjadi arsip inaktif.
E. Petugas membuat Berita Acara
Pemindahan Arsip dan Daftar
Jenis yang akan diserahkan
(Daftar Pertelaan)
20. Dalam kegiatan penyusutan arsip,
penyerahaan arsip statis oleh unit
kearsipan ke Arsip Nasional dalam
PP No. 34 Tahun 1979, adalah
A. Pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan
B. Arsip yang disimpan oleh
lembaga-lembaga negara atau
badan-badan pemerintah di
tingkat pusat harus diserahkan
kepada Arsip Nasional Pusat.
C. Petugas membuat Berita Acara
Pemindahan Arsip dan Daftar
Jenis Arsip yang akan diserahkan
(Daftar Pertelaan).
D. Pemusanahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna
E. Penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.

KEARSIPAN MODUL

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to KEARSIPAN MODUL

Similar to KEARSIPAN MODUL (20)

More from Yayan Yanuar Rahman

More from Yayan Yanuar Rahman (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

KEARSIPAN MODUL