Valtiokonttori Henkilöstöhallinnon asianohjausmallit Kiekussa ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori Valtio Expo 19.5.2015

1. Henkilöstöhallinnon asianohjausmallit
Kiekussa
Valtio Expo 2015
Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

2. Henkilöstöhallinnon asianohjaus
Kiekussa
• Kieku-tietojärjestelmässä henkilöstöhallinnon asioiden ja
sähköisten lomakkeiden kulku perustuu asianohjaukseen
(Workflow).
• Kiekun perusratkaisussa henkilöstöasiat ja lomakkeet kulkevat
SAP-sovellukseen tehdyn organisaatiorakenteen mukaisesti
oikeille henkilöille käsiteltäväksi.
• Kiekussa on sähköisille lomakkeille kolme asianohjausmallia,
joista
- asianohjausmalli 1 on SAPin strandardin mukainen malli
- asianohjausmalli 2 on esim. virastojen organisaatiorakenteesta ja
työjärjestyksestä johtuviin erityistarpeisiin mukautettu malli
- asianohjausmalli 2b on ministeriöiden tarpeisiin mukautettu malli.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

3. Asianohjausmallin valinta
• Kieku-hanke suosittelee ensisijaisesti Asianohjausmallia 1 (SAP standardi)
• Asianohjausmallin valinta on henkilöstöaluekohtainen
ja vain yksi asianohjausmalli per henkilöstöalue
on mahdollinen.
• Viraston vastuulla on tunnistaa omien prosessien yhteensopivuus valitun
asianohjausmallin kanssa.
• Asianohjausmallin pitää tukea tehokkaita prosesseja ja tarvittaessa on
muutettava prosessia, päätöksentekorakenteita, työjärjestyksiä tai
asetuksia.
• Mikäli Asianohjausmalli 1 tuottaa yhteensopimattomuusongelmia eivätkä
edellä todetut muutokset ole mahdollisia tai tarkoituksenmukaisia, virasto
voi tehdä hankkeelle perustellun esityksen Asianohjausmalli 2:n
saamisesta käyttöön.
• Asianohjausmalli 2 voidaan myöntää vain hakemuksesta. Hakemuksen
tulee sisältää perustelut, jotka käydään läpi Kieku-hankkeessa.
• Asianohjausmalli 2b:n osalta riittää ministeriön ilmoitus hankkeelle.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja
ME 5085:
Asianohjaus valittavissa
työnantajavirastoittain
(Kieku 10.0 / 11.9.2015)

4. 19.5.2015
Asianohjausmalli 2 – ns. syvä organisaatio
Valtio Expo, Markku Kivioja

5. 19.5.2015
Asianohjauksia Kieku -portaalissa
Valtio Expo, Markku Kivioja

6. Asianohjausmallit portaali-
toiminnallisuutena
”Asianohjausmalli 1 ja 2”
• Portaalin asianohjaus noudattaa organisaation
hierarkkista rakennetta ja tapahtuu automaattisesti
esimiehelle.
 Ei-harkinnanvarainen virkavapaus
(=poissaoloilmoitus) virkamieheltä esimiehelle
hyväksyttäväksi.
 Lomaehdotus virkamieheltä esimiehelle
hyväksyttäväksi.
 Lomasopimusesitys virkamieheltä esimiehelle
hyväksyttäväksi.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

7. Harkinnanvarainen virkavapaus
portaalitoiminnallisuudesta lomakkeelle
Asianohjausmalli 1
• Portaalitoiminnallisuutena
virkamieheltä esimiehelle
esiteltäväksi päätöksentekoa
varten esimiehen esimiehelle
 harkinnanvarainen
virkavapaus
(=poissaolohakemus)
virkamieheltä portaalista
 osittainen
virkavapauslomake
 irtisanoutumislomake
Asianohjausmalli 2
• Sähköisenä lomakkeena
virkamieheltä erikseen
määritellyn asianohjausketjun
mukaisesti mahdollisten
puoltajien kautta esiteltäväksi ja
päätettäväksi
 harkinnanvarainen
virkavapauslomake
 osittainen
virkavapauslomake.
 irtisanoutumislomake
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

8. Sähköiset lomakkeet ja niihin
kytketyt asianohjaukset
 Luo uusi budjetoitu toimi (asianohjaus ei ole kytkettynä)
 Palvelussuhteen luonti (WS94100040 asianohjaus kytketty)
 Palkkionmaksu (WS94100043 asianohjaus kytketty)
 Muu palkan muutos (WS94100046 asianohjaus kytketty)
 Palkanlisien muutos (WS94100042 asianohjaus kytketty)
 Henkilökohtaisen palkanosan muutos (WS94100045 asianohjaus kytketty)
 Tehtäväkohtaisen palkan muutos (WS94100044 asianohjaus kytketty)
 Irtisanoutuminen (WS94100047 asianohjaus kytketty)
 Osittainen virkavapaus (WS94100048 asianohjaus kytketty)
 Harkinnanvarainen virkavapaus (WS94100049 asianohjaus kytketty, malli 2)
 Palvelussuhteen tietojen muutos (WS94100053 asianohjaus kytketty)
 Budjetoidun toimen kopionti (WS94100056 asianohjaus kytketty)
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

9. Asianohjausmallit ohjausperiaatteiden
näkökulmasta
Asianohjausmalli 1
• Organisaatiorakenne ohjaa
lomakkeen kulkua
järjestelmässä.
• Automaattinen ohjautuminen
rakenteen mukaan.
• Suosii organisaation yhtenäistä
päätöksentekorakennetta.
• Esimiesten ”vahva”
hallinnollinen johtamisrooli.
Asianohjausmalli 2
• Jokaiselle lomakkeelle
määritellään erikseen kulkua
ohjaava asianohjausketju.
• Manuaaliset valinnat
asianohjausketjun
muodostamiseksi.
• Soveltuu hyvin organisaatioille,
joiden päätöksenteko ei noudata
systemaattisesti
organisaatiorakenteen mukaista
päätöksentekoa.
• Esimiesten ”vahva” operatiivinen
työnjohdollinen rooli.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

10. Asianohjausmallit joustavuuden
näkökulmasta
Asianohjausmalli 1
• Esimiehen mahdollisuus valita
päättäjä harkinnanvaraisissa
virkavapauksissa.
• Esimiehen mahdollisuus
välittää virkavapaus tai
irtisanomislomake toiselle
esimiehelle esiteltäväksi.
• Esimiehen välitä –toimintoja voi
olla useita peräkkäin.
• Välitä –toiminnallisuuden
jälkeen lomake palautuu
alkuperäisen rakenteen
mukaiselle päätöksentekijälle.
Asianohjausmalli 2
• Asianohjaus esittelijälle ja
päättäjälle voidaan toteuttaa
suoraan organisaatioraketeista ja
tasoista riippumatta
työjärjestyksen mukaisesti.
• Voidaan valita 1-2 puoltajaa.
• Asianohjausketju määritellään
yhdellä kerralla ja se huomioi
myös sijaisuudet normaaliin
tapaan.
• Mahdollistaa päätöksenteon
keskittämisen harkinnanvaraisissa
päätöksentekotilanteissa
asiakohtaisesti.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

11. Asianohjausmallit esimiesnäkökulmasta
Asianohjausmalli 1
• Mitä systemaattisemmin
päätöksentekorakenne noudattaa
organisaatiorakennetta sitä
kustannustehokkaampi malli on.
• Kaikki poikkeamat synnyttävät
turhaa työtä (”välitä” -toiminto).
• Esimiehellä on hyvä olla laajat
esimiesvastuut päätöksenteossa.
• Esimiehen on seurattava
tehtävälistaansa säännöllisesti.
• Esittelijän on oltava aina esimies.
Asianohjausmalli 2
• Kustannustehokkuus ei edellytä
organisaatiorakenteen ja
päätöksentekorakenteen
yhteneväisyyttä.
• Asianohjausmalli mahdollistaa
organisaatiossa erilaisia
esimiesrooleja, jotka voivat tukea
parhaiten operatiivisen toiminnan
luonnetta.
• Esittelijän ei tarvitse aina olla
esimies.
• Päätöksenteko ilman esittelyä on
mahdollinen.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

12. Asianohjausmallien ilmoitukset ja muistutukset
Asianohjausmalli 1
• Asianohjausmallissa ei tule
ilmoituksia tehtävälistalle
tulleista tehtävistä.
• Asianohjausmallissa ei tule
muistutuksia tehtävälistalla
olevista käsittelemättömistä
tehtävistä (esimiehelle,
esittelijälle tai päättäjälle).
• Virkamies saa häntä koskevat
ilmoitukset hyväksymisistä ja
hylkäämisistä tehtävälistalle,
jotka hänen on käytävä
avaamassa, että ne
kuittaantuvat luetuksi.
Asianohjausmalli 2
• Virkamies saa sähköpostiinsa
ilmoituksen hyväksymisistä ja
hylkäämisistä eikä näistä mene
ilmoituksia tehtävälistalle
kuitattavaksi.
• Sähköposti-ilmoitus tehtävälistalla
käsittelyä odottavasta uudesta
tehtävästä koontisanomana
kerran vuorokaudessa.
• Sähköpostimuistutus käsittelyä
odottavasta tehtävästä lähetetään
yhden kerran koontisanomana 7
vuorokauden kuluttua
ensimmäisestä ilmoituksesta
henkilölle, jonka tehtävälistalla
asia odottaa.
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja

13. Millä tekijöillä on merkitystä
asianohjauksen toimivuudelle?
19.5.2015
Organisaatiorakenne
 Moniportaiset organisaatiorakenteet
 Toistuva välitä -toiminnon käyttö
 Turhautuneisuus, hitaus, tehottomuus
 Matalat organisaatiorakenteet
 Puuttuu toimijoita ohjausketjusta
 Pitäisi luoda keinotekoisia rakenteita
 Kirjavat organisaatiorakenteet
 Rakenteiden yhtenäistäminen aiheuttaa
haittaa perustoiminnoille
Päätöksentekorakenne ja -valtuudet
 Keskitetty päätöksenteko asian sisällön perusteella
 Harkinnanvaraiset päätökset
 Yhtenäisen linjan varmistaminen
 Hajautettu päätöksenteko suhteessa ratkaisuvaltaan
 Hajautus eri tasoille ja toimijoille
 Viran luonne, asema, nimityksen pituus jne.
 Poikkeavat päätöksentekovaltuudet
 Vahvemmat valtuudet (päätöksiä ilman esittelyä)
 Heikommat valtuudet (vain puolto-oikeus)
Esimiesrooli
 Vahva operatiivinen esimiesrooli
 Johtaa perustoimintaa ”kentällä”
 ”Liikkuvuus” oman perustehtävän
suorittamiseksi ”kentällä” on keskeistä
 Keskittyy työnjohdollisiin esimiestehtäviin
 Operatiivinen työskentely ei mahdollista
monipuolista hallinnollista esimiestyötä
 Vahva asiantuntijalähtöinen esimiesrooli
 Esimies johtaa vahvasti asiantuntijatyötä
 Organisaatio arvostaa asiantuntijaosaamista
 Esimiestyö on alisteinen asiantuntijatyölle
 Niukat aikaresurssit asiantuntijatyöhön
 Hallinnollisesta esimiestyöstä tehdään minimi
Päätöksenteon valmistelu
 Virastossa keskitetty esittelymalli
 Asiakokonaisuuskohtaisesti ja/tai
 Organisaatiorakenteen mukaan kaikissa asioissa
 Pois operatiivisen toiminnan rajapinnasta
 Esittelymenettelyn pirstaleisuus viraston sisällä
 Mm. toimijat, valtuudet, aikajaksot, rakenne
 Toisen viraston asioiden esittely
 Nimitykset ja virkavapaudet ilman esittelyä
 Esimies vain esittelijä, mutta ei koskaan päätöksentekijä
 Päätöksentekijä yksikön ainoa hallinnollinen toimija
 Esimies vain puoltajan roolissa päätöksenteossa
 Päätöksenteon valmistelu tarvitsee puoltajia.
ASIANOHJAUSMALLI 1
Y
H
T
E
E
N
S
O
P
I
M
A
T
T
O
M
U
U
S
Valtio Expo, Markku Kivioja

14. Kiitos!
Lisätietoa Kiekusta:
www.valtiokonttori.fi/kieku
Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt:
kieku@valtiokonttori.fi
19.5.2015Valtio Expo, Markku Kivioja