Valtiokonttori Palvelussuhteen hallinta Kiekussa yksinkertaistuu – HR-ammattilaisten paukut varsinaiseen henkilöstöhallintoon Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori Valtio Expo 20.5.2014

1. PALVELUSSUHTEEN HALLINTA KIEKUSSA
YKSINKERTAISTUU
- HR AMMATTILAISTEN PAUKUT
VARSINAISEEN HENKILÖSTÖHALLINTOON
Markku Kivioja, ratkaisupäällikkö
Valtiokonttori, Kieku

2. Kieku-hanke osana tehokkuusajattelua
• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon uudistaminen
 palvelukeskusmallin rakentamisen (= Palvelut)
 yhteisten prosessien kehittämisen ja (= Prosessit)
 Kieku-tietojärjestelmän tukemana (= Järjestelmä)
• jonka kautta saavutetaan
 40 % tuottavuusparannus, josta
 20 % palvelukeskuskehityksellä ja
 20 % Kieku tietojärjestelmän kehitystyöllä ja automaatiolla
• ja jota Talouspoliittinen ministerivaliokunta puoltaa edellyttäen
 Kieku-tietojärjestelmä otetaan käyttöön kaikilla hallinnonaloilla,
 ministeriöt varmistavat ohjauksellaan käyttöönottojen etenemisen määritellyssä
aikataulussa räätälöityjä ratkaisuja välttäen ja
 huolehtivat uudistuksella tarvitsemien muutosten toteuttamisen hallinnonalallaan
20.5.2014 2ValtioExpo, Markku Kivioja

3. Odotuksia Kiekun uudelle
henkilöstöhallinnon toimintamallille
20.5.2014 3ValtioExpo, Markku Kivioja
• Palvelussuhteen hallinta yksinkertaistuu.
• Virastot voivat keskittyä henkilöstöhallinnon ydintehtäviin.
• Tehostaa toimintaa ja tuo joustavuutta tehtävien resurssointiin.
• Rakenteet ja palveluprosessit pohditaan uudelleen.
• Prosessien kriittisen tarkastelun kautta tehokkuuteen.

4. Odotuksia Kiekun uudelle
henkilöstöhallinnon toimintamallille
• Varmistetaan tiedon eheys prosessin alusta loppuun.
• Helpotetaan ammattikäyttäjien työtä kehittämällä
lomakkeita ja keskittämällä SAP HCM käyttö Palkeisiin.
• Helpotetaan sijaisjärjestelyjä virastoissa.
• Yhtenäiset toimintatavat ja helppokäyttöiset työvälineet.
20.52014ValtioExpo, Markku Kivioja 4

5. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 5
Henkilöstöhallinnon osa-alueet
- paukut varsinaiseen henkilöstöhallintoon?

6. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 6
Henkilöstöhallinnon osa-alueet
- paukut varsinaiseen henkilöstöhallintoon?
13,2
39,0
91,3
92,1
106,3
175,7
185,6
204,6
207,8
218,9
280,3
310,6
346,4
0 50 100 150 200 250 300 350 400
Kieku-valmistelu
Osaamisen arviointi
Perehdyttäminen
Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen
Suorituksen johtaminen
Rekrytointi
Henkilöstöhallinnon strat. suun.
Lomien ja poissaolojen hallinta
Työaikojen hallinta
Osaamisen kehittäminen
Palkanlaskenta (sis. palkkiolaskenta)
Palvelussuhteen hallinta
Matkustus
Henkilöstöhallinnon osaprosessien HTV määrät 2010/2011
HTV

7. Mikä yksinkertaistuu?
20.5.2014 7ValtioExpo, Markku Kivioja
• Välineet palvelussuhdeasioissa
 Sähköisten lomakkeiden käyttö on yksinkertaisempaa kuin navigointi
SAP HCM:ssä (ns. SAP GUI käyttö).
 Palvelupyyntö niissä asioissa, joissa lomakkeet eivät mahdollisia.
• Palvelumallin sisältö, rajapinnat ja vastuut
 Palvelun tilaajan ja tuottajan roolit ja vastuut.
 Palvelun tilaajan asema vahvistuu ja yksinkertaistuu.
• Järjestelmäosaamisen hankkiminen ja ylläpito
 Palvelussuhteen hallinnan perusasioiden tekeminen ei tarvitse
syvällistä SAP HCM järjestelmäosaamista Kiekuun siirryttäessä eikä
osaamisen ylläpidossa jatkossa.
• Tiedon hallinta

8. Mikä yksinkertaistuu?
20.5.2014 8ValtioExpo, Markku Kivioja
• Tiedon hallinta
 virheellisen ja puutteellisen tiedon ongelma
 tiedon syöttämisen oikean järjestyksen ongelma
 tiedon merkitykseen liittyvä ongelma
 tiedon löytämiseen liittyvä ongelma
 tiedon siirtämisen liittyvä ongelma
Ratkaisuja
 Oletustietojen hyödyntäminen ja erilaiset päättelyketjut
 SAP koodistojen käyttö, oletusrajaukset ja
hakutoiminnallisuudet, pakolliset kentät, relevantit kentät,
riittävät tiedot, validointisäännöt
 Automatiikkaa, massakäsittelyjä, poikkeamaraportteja

9. Henkilöstöhallinnon toimintamallin
tarkennus - peruslinjaus
20.5.2014 9ValtioExpo, Markku Kivioja
SAP
HCM
P
O
R
T
A
A
L
I
Logica,
palkat
Välitaulu
Palvelukeskuksen käytössäViraston käytössä
Lomat
Työajan-
hallinta
Palkeiden ammattikäyttäjät
= Tieto siirtyy automaattisesti
Tuotantoprosessi (palkanlaskenta ja
siihen liittyvä henkilöstöhallinto)
Poissa-
olot
Sähköiset
lomakkeet
Katseluoikeudet
Raportointioikeudet

10. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 10
Prosessit
Sähköiset
lomakkeet
Palvelut
Palkanlaskentaprosessin
kehittäminen
Henkilöstöhallinnon toimintamallin
tarkennus –projektin osaprojektit

11. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 11
Suoriutuminen
Sopimus
Palkka
Poissaolo
Työhistoria
Osaaminen
Koulutus
Henkilötiedot
(Master)
Budjetoitu
toimi
Seuranta-
kohteet
Talous-
hallinto
Verot, ay:t,
ulosotot,
vuokrat, maksut
Henkilötiedot
(Palkanlaskenta)
Palveluaika-
laskenta
Vuosiloma-
suunnittelu
Välitaulu
Työajan suunnittelu
Työajan kohdennus
Työaikakorvaukset
Palkanlaskenta
Maksutapahtumat
Tiliöidyt, kohdistetut
tapahtumat
Kertaluonteiset
tapahtumat
Satunnaiset
maksettavat
Satunnaiset
palkasta perittävät
Pankki
Muut sidosryhmät
(verot, ulosotto)
Kehittämistoimenpiteet
SAP
Palkat, ajanhallinta,
vuosilomasuunnittelu, palveluaikalaskenta
Muut sidosryhmät
BI -raportointi
Henkilöstöhallinnon tietomalli
Portaali

12. Uudet sähköiset lomakkeet -
helppokäyttöiset työvälineet käyttäjille
• Virastojen käyttöön tarjotaan helpommin omaksuttavia ja hallittavia
sähköisiä lomakkeita syvällisempää järjestelmäosaamista vaativan
SAP HCM käytön tilalle.
• Sähköiset lomakkeet ovat esimiesten ja HR-asiantuntijoiden
käytössä suoraan Kieku-portaalissa.
• Tarkoituksena on saada riittävät tiedot järjestelmään kerralla oikein
ja tätä tuetaan lomakkeiden rakenteella.
• Uudet lomakkeet eivät esim. siirry Kiekussa eteenpäin ellei
pakollisia tietoja ole täytetty.
• Tiedot, joita ei voi viedä sähköisten lomakkeiden avulla
järjestelmään, toimitetaan Palkeisiin sähköisen AT-
tikettijärjestelmän kautta.
20.5.2014 12ValtioExpo, Markku Kivioja

13. Kiekun henkilöstöhallinnon sähköiset
lomakkeet 1/3
Kiekussa jo ennestään
• Osittainen virkavapaus/työajan muutos lomake
• Palkanmuutoslomake (yleiskorotettavat)
• Palkanmuutoslomake (ei-yleiskorotettavat)
20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 13

14. Kiekun henkilöstöhallinnon sähköiset
lomakkeet 2/3
Uudet julkaistut lomakkeet
Maaliskuu 2014
• Budjetoidun toimen perustaminen
• Palvelussuhteen luominen
• Palkkion maksu omalle henkilöstölle
• Henkilökohtaisen palkanosan muutos
Toukokuu 2014
• Tehtäväkohtaisen palkanosan muutos
• Irtisanoutuminen ja ma. palvelussuhteen päättäminen ennen
määräajan päättymistä
20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 14

15. Kiekun henkilöstöhallinnon sähköiset
lomakkeet 3/3
Kiekuun syksyllä 2014
• Harkinnanvarainen virkavapauslomake
• Budjetoidun toimen tietojen muutoslomake
• Palvelussuhteen tietojen muutoslomake
20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 15

16. Uusi palvelumalli
tuottavuustavoitteiden saavuttamisen tukena
• Uusi palvelumalli edellyttää toimintatavan muutosta virastoissa.
• Tavoitteena on, että virastot voivat jatkossa keskittyä varsinaiseen
henkilöstöhallintoon, kuten henkilöstön kehittämiseen,
resurssisuunnitteluun ja esimiesten tukeen.
• Uuteen palvelun toimintamalliin virastot siirtyvät erillisen
siirtymisaikataulun mukaisesti, josta on sovittu viraston ja
palvelukeskuksen välillä.
• Palvelun uudessa toimintamallissa viraston SAP HCM -
käyttöoikeuksia muutetaan siten, että virastoille jää katselu- ja
raportointioikeudet.
• Sähköisten lomakkeiden ulkopuolelle jäävä tallennus
palvelussuhdeasioissa keskitetään Palkeisiin.
20.5.2014 16ValtioExpo, Markku Kivioja

17. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 17
Palkanlaskentaprosessin kehittäminen

18. 20.5.2014
Kuva: Dave Ulrich, 2007,
Henkilöstöjohtamisella huipulle. 18
Henkilöstötyön keskittämisen ja
hajauttamisen haasteet

19. 20.5.2014
Kuva: Dave Ulrich, 2007,
Henkilöstöjohtamisella huipulle. 19
Lisäarvoa tuottava henkilöstötyön
toteutusmallit

20. Henkilöstöammattilaisten ajankäyttö
Esimerkki
J&J
Liiketoimin-
tayksikössä
tehty työ
Palvelu-
keskus
Osaamis-
keskus
Tilaus-
palvelut
Kokonais-
aika
Aikaisemmin:
keskitetty Heha 20 70 10 100
Aikaisemmin:
hajautettu Heha 80 10 10 100
Nykytilanne:
Heha 40 30 10 20 100
Tulevaisuus:
Heha 20 40 10 30 100
20.5.2014
Kuva: Dave Ulrich, 2007,
Henkilöstöjohtamisella huipulle. 20

21. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 21
Htv-määrän kehitys 2004-2011
henkilöstöhalllinnon pääprosesseissa
0
317
266
709
1485
0
363
269
426
850
308
210
13
351 370 378
734
271
188
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
Kieku-valmistelu Matkustus Osaamisen hallinta Palkkaus ja
palkitseminen
Palvelussuhteen
hallinta
Rekrytointi Strateginen
suunnittelu
Valtionhallinnon skaalattu heha htv
2004 2008 2010/2011

22. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 22
Palvelukeskuksen osuus htv-määristä
henkilöstöhallinnon prosesseittain 2011
1% 0%
21%
7%
1% 0%
5%
3%
0%
37%
13%
1% 0%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Kieku-valmistelu Matkustus Osaamisen
hallinta
Palkkaus ja
palkitseminen
Palvelussuhteen
hallinta
Rekrytointi Strateginen
suunnittelu
Palvelukeskuksentyönosuus
Palvelukeskuksen työn osuus (% htv-määristä) prosesseittain (heha)
2008 2010/2011

23. 20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja 23
Palvelukeskuksen osuus henkilöstöhallinnon
htv-määrästä oli 11 % vuonna 2010/2011
149
2 233
242
2 030
0
500
1 000
1 500
2 000
2 500
Palvelukeskus Kirjanpitoyksiköt yhteensä
htv
Hallinnonalojen heha-prosesseihin käytetyt htv-määrät yhteensä
htv - 2008
htv - 2010/2011

24. Ajatuksia - ajateltavaa
• Prosessien uudelleensuunnittelu parantaa yleensä tehokkuutta
pitkällä aikavälillä, mutta onko se riittävää?
• Henkilöstöhallinnon ammattilaisilta odotetaan tulevaisuudessa
muutakin kuin vain alhaisempia kustannuksia ja työprosessien
yksinkertaistamista.
• Henkilöstöammattilaisen näkökulma entistä vahvemmin palvelun
tarjoajana – tärkeää ei ole missä työ tehdään vaan miten ja millä
tavoin minun tarjoama palvelu tuo lisäarvoa.
20.5.2014 24ValtioExpo, Markku Kivioja

25. Ajatuksia - ajateltavaa
• Miten palvelun saaja hyötyy minun toiminnastani –
painopiste työn tekemisestä tuloksiin.
• Kun henkilöstötyön painopiste siirtyy lisäarvon
luomiseen, myös muista henkilöstötyön toteutustavoista
tulee mahdollisia (vrt. palvelukeskukset) ja myös
tehokkuusnäkökulmasta kannattavia.
20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja, 25

26. Ajatuksia - ajateltavaa
• Henkilötyövuosien määrällinen kehitys suhteessa
tehtäviin on tärkeä - mutta viime kädessä tehokkuuden
näkökulmasta ratkaisevinta henkilöstötyössä on
 tehdyn työn sisältö,
 sillä saavutettu lisäarvo
 ja kuinka hyvin lisäarvo vastaa asiakkaan odotuksiin.
 Kuinka valmis minä olen tähän näkökulmaan…?
20.5.2014 26ValtioExpo, Markku Kivioja

27. Kiitos!
Lisätietoa:
www.valtiokonttori.fi/kieku
20.5.2014ValtioExpo, Markku Kivioja