Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet
•
1 like•688 views
Valtiokonttori Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen, Valtiokonttori Valtio Expo 20.5.2014
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet
Similar to Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet (20)
More from Valtiokonttori / Statskontoret / State Treasury of Finland
More from Valtiokonttori / Statskontoret / State Treasury of Finland (20)
Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet
- 1. HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSI SUJUVOITUU Välitulokset ja haasteet Keijo Kettunen, maksuliikepäällikkö Valtiokonttori
- 2. 31.3.2014 2 HAMA hankkeen tausta ja tavoitteet 2 • Tilhan käytön laajentaminen kirjanpitoyksiköissä, edellyttäen muun muassa: • Tilattavat tuotteet määritetty • Automaattinen täsmäytys toimii • Tuoteluettelot ja raportointi toimii • Maksuaikakorttihankintojen yhtenäistäminen • Rondon sopimuskohdistus- toiminnallisuus toiminnassa • Rondon tiliöintikoodi toiminnassa • Perustietojen ylläpidon, maksuunpanon ja menotiliotteiden käsittelyn sujuvoittaminen Tiedostetut tarpeet • Prosessien sujuvoittaminen > vaikuttavuus (€, htv) • Toimintamallin muutoksen määrittely ja toteutus • Kirjanpitoyksiköt toteuttavat hankinnasta maksuun – prosessialuetta yhteistä prosessia, palvelukeskusta ja välineitä hyödyntäen • Tulosten perusteella esitys Tilhaa ja Rondoa koskevista kehitystarpeista ja jatkotoimista TavoitteetTausta • Taha 2020 –strategiatyö • Menojen käsittely – pääprosessiin sitoutuu eniten resursseja valtion taloushallinnossa (Htv- ja tuottavuuskysely 2012) • Tilhan käyttöaste (3-5 %) ja laskujen automaattinen täsmäytyminen (1 %) eivät ole tavoitetasolla • Sähköistämistä ja automatisointia voidaan kehittää edelleen (mm. tiliöinnit)
- 3. Kehittämishankkeen viitekehys ja organisointi 20.5.2014 3 Tilha asiakastyö- ryhmä Hankinnas- ta maksuun –tilanne- palaverit Kieku -hanke Palkeet palvelu- tuotanto Strateginen ohjausryhmä Operatiivinen ohjausryhmä Hankintojen tekeminen Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Tilha IT- palvelut Rondo IT- palvelut Vaiheet Kirjanpitoyksikkökohtaiset kehittämistoimet KPY 1 KPY 2 KPY 3 KPY 4 KPY 5 KPY 6 KPY 7 KPY 8 Hanke tuki Hankinta- toimen neuvottelu- kunta Strategia- kehitysryhmä Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 4. HAMA hankkeeseen osallistuvien kirjanpitoyksiköiden ja konsernitoimijoiden jäsenet hankkeen strategisessa ohjausryhmässä • Tuija RantanenEtelä-Savon Ely- keskus • Eija PursiainenIlmatieteenlaitos • Matti HyytinenMaanmittauslaitos • Jaana KoivurinnePuolustushallinnon rakennuslaitos • Eija-Riitta NelinRikosseuraamuslaitos • Pekka PylkkänenTullihallitus • Risto HakoilaUlkoasiainministeriö • Maritta FromholtzValtiokonttori • Juha Halonen, Jukka NummikoskiValtiovarainministeriö • Mia RäikkönenVerohallinto • Susanna NärvänenHansel • Helena LappalainenPalkeet 31.3.2014 4
- 5. HAMA hankkeen tiekartta 2014 31.3.2014 5 Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Strateginen ohjausryhmä Operatiivinen ohjausryhmä Hankintojen tekeminen Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Hankinnasta maksuun -kehittämisohjelma 2014 Väliraportti Loppuraportti
- 6. Hankinnasta maksuun -prosessi 20.5.2014 6 Hankinnasta maksuun -prosessi Hankintojen suunnittelu - pääprosessi Hankintojen tekeminen - pääprosessi Menojen käsittely - pääprosessi Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen Ostolaskun ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde Hankintakohtainen suunnittelu Kilpailutus ja sopimuksenhallinta Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 7. Hankintojen tekeminen -pääprosessi 20.5.2014 7Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 8. Tilauksellisten laskujen määrissä ja automaattisen täsmäytymisen asteissa vaihtelua hallinnonaloittain 20.5.2014 8 5928 0 0 25 1547 231 84823 953 2297 2026 3127 827 9 22% 0% 29% 12% 3% 56% 36% 28% 24% 29% 44% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 VM EK VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM % kpl Tilauksellisten laskujen määrä hallinnonaloittain sekä tilauksellisten laskujen automaattisen täsmäytyksen osuus (2013 tilanne) Tilaukselliset laskut, kpl Automaattisesti kohdistuneet tilaukselliset laskut, % • Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavan vain PK asiakkaana olevat kirjanpitoyksiköt. • Tilaukselliseksi laskuksi on tilastossa määritetty ne laskut, joilta löytyy Tilha-tilausnumero. • PLM hallinnonalalla Puolustusvoimilla käytössä oma tilaustenhallintasovellus, ei siis Tilha. Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 9. Hankintojen tekeminen -pääprosessin haasteita Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen 20.5.2014 9 • Hankintojen tekemisen menettelyt ja organisointi vaihtelevat virastoittain → ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa → vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen • Keskeisinä haasteina lisäksi: - Vaihtoehtoisten tilausmenettelyiden käytön pelisäännöt määrittelemättä (Tilha vs. maksuaikakorttihankinnat) - Tilaustenhallintasovelluksen (Tilha) käytettävyys – nykyinen käyttöaste ei riittävä • Tuotetietojen ylläpito, tuotekatalogit, punch outit, vapaatekstitilaukset • Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen (sis. ostolaskun sisältämät tiedot) • Raportoinnin kehittäminen huomioiden sekä konserni että virastotason tietotarpeet Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 10. Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/4 20.5.2014 10 • Tavoite: toimivat ja helppokäyttöiset tuoteluettelot käyttöohjeineen • Onnistumisen edellytyksiä: • Toimittaja pystyy tuottamaan teknisesti toimivan katalogienhallintaratkaisun (uusi katalogienhallintatyökalu Buyer Catalog Manager Kirjanpitoyksiköille) • Saadaan pilotoitua uusi katalogienhallintaratkaisun Kirjanpitoyksiköille ja voidaan myöhemmin ottaa se käyttöön kaikille Kirjanpitoyksiköille • Selkeät käyttöohjeet uuden katalogienhallintaratkaisun käyttöön ja uuden tuoteluettelon tuottamiseen • Toimittajien aktivointi ja informointi uuden ratkaisun osalta (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin) Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 11. 20.5.2014 11 Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 2/4 • Tavoite: Tunnistettu ja ohjeistettu, mitä tuotteita ja paleluita hankitaan Tilhan avulla ja mitä maksuaikakorttia hyödyntäen. Prosessit on kuvattu. • Onnistumisen edellytyksiä • Maksuaikakortilla hankittavien tuotteiden, palveluiden ja kertahankintojen määrittäminen riittävän yhtenäisellä tavalla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta. Maksuaikakorttilaskujen automaattisen käsittelyn kehittäminen. • Tilhalla hankittavien tuotteiden ja palveluiden määrittäminen riittävän yhtenäisellä tavalla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta. • Kirjanpitoyksiköt osallistuvat palveluiden/tuotteiden määrittelytyöhön ja ottavat käyttöön uudet menettelyt palvelujen/tuotteiden hankinnassa • Toimittajien informointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin) Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 12. 20.5.2014 12 Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 3/4 • Tavoite: Automaattisen täsmäytyksen tekniset esteet tunnistettu ja poistettu Rondon ja Tilhan osalta. Toimittajille ja kirjanpitoyksiköille on laadittu tarvittava ohjeistus. • Onnistumisen edellytyksiä: • Merkittävimmät täsmäytyksen esteet tunnistetaan ja niiden poistamiseen löydetään ratkaisut • Tarvittavien sovellusten teknisiin toiminnallisuuksiin tehtävien muutosten toimivuus • Kirjanpitoyksiköt ja toimittajat saavat selkeät ohjeet ja toimivat niiden mukaan • Toimittajien informointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin) • Automaattisen täsmäytymisen kehityksen seuranta → poikkeuksiin reagointi Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 13. 20.5.2014 13 Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 4/4 • Tavoite: Toimiva raportointi, joka antaa selkeät tiedot sekä kirjanpitoyksikkö- että konsernitasolla hankintojen tehokasta ohjaamista ja seurantaa varten • Onnistumisen edellytyksiä: • Yhtenäisen raportointimenettelyn määrittäminen sekä kirjanpitoyksikkö että konsernitasolla • Tarvittavien uusien teknisten ominaisuuksien testaus ja sujuva käyttöönotto • Selkeä ohjeistus raportoinnin hyödyntämisen tueksi • Kirjanpitoyksiköt ja ministeriöt ottavat käyttöön tarvitsemansa raportit Hankintojen tekeminen -pääprosessi Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen Hankintojen seuranta ja kehittäminen Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 14. Menojen käsittely -pääprosessi 20.5.2014 14Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 15. Menojen käsittely -pääprosessin painoarvo osana valtion taloushallintoa 20.5.2014 15 501 976 477 370 431 337 990 448 368 319 17 327 932 360 372 316 0 200 400 600 800 1000 Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely Valtionhallinnon skaalattu taha htv-määrät pääprosesseittain 2002 2008 2010/2011 • Menojen käsittely sitoo yhä 40 % taloushallinnon resursseista vuonna 2010/2011. • Vuosien 2008 ja 2010/2011 välillä htv-määrät ovat laskeneet menojen käsittelyssä (6 %, 58 htv) • Htv-muutoksia on menojen käsittelyssä hyvä verrata myös tapahtumamäärien muutoksiin; vuosina 2008- 2010/2011 on menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 %. • Tietolähde: Taloushallintoselvitys 2003, Htv-kysely 2008 ja Htv- ja tuottavuuskysely 2010/20211. Käytetty htv- käsite: tehollinen henkilötyövuosi (n. 220 työpäivää) Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 16. Menojen käsittelyn tuottavuus valtionhallinnossa ja kehityspotentiaali suhteessa vertailuaineistoon 20.5.2014 16 2 136 2 264 0 500 1 000 1 500 2 000 2 500 2008 2010/2011 Hallinnonalat yhteensä: Menojen käsittelyn tuottavuus • Valtiohallinnon menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 % vuosina 2008-2010/2011 (htv-määrä vähentynyt 5,6 % ja tapahtumamäärät säilyneet entisellä tasolla) • Tuottavuuden laskennassa on huomioitu sekä palvelukeskuksessa että kirjanpitoyksiköissä tehtävä työ. • Kuntien ja yritysten muodostamaan vertailuaineistoon verrattaessa valtionhallinnon prosessille kohdennetusta työstä on huomioitu vain keskitetyn työn osuus (palvelukeskus, taloushallintoyksiköt). Tämän vuoksi vertailussa käytetty valtionhallinnon tuottavuusluku on eri. • Vertailuaineistoon nähden valtiohallinnon tuottavuus jää jopa vertailuaineiston alakvartaalin alapuolelle. 5 000 8 000 16 000 3 791 0 2 000 4 000 6 000 8 000 10 000 12 000 14 000 16 000 18 000 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio kpl/htv Menojen käsittelyn tuottavuuden bench mark Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 17. Lähtötilanne: Menojen käsittelyn tuottavuudessa kehityspotentiaalia, verkkolaskujen hyödyntäminen kehittynyt 31.3.2014 17 5 000 8 000 16 000 3 791 0 2 000 4 000 6 000 8 000 10 000 12 000 14 000 16 000 18 000 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio kpl/htv Menojen käsittelyn tuottavuuden bench mark • Lähde: Htv- ja tuottavuuskysely (vuosi 2010/2011) 10% 18% 70% 2% Muut maksutositteet tai paperilaskut Itellan skannauspalvelu Verkkolaskut Muu kanava (esim. subs. järj) • Lähde: Palkeiden seuranta (vuosi 2013) – tilasto kattaa vain palvelukeskuksen asiakkaana olevat kpy:t
- 18. Verkkolaskujen osuus ostolaskuista vuonna 2013 hallinnonaloittain 20.5.2014 18 • Verkkolaskujen %-osuus = aidot verkkolaskut kaikista laskuista (vrt. dia 14) • Keskimäärin verkkolaskujen %-osuus oli 70 % vuonna 2013, kun laskennassa huomioidaan kaikki menotositteet eli myös laskujenvälityspalvelun ohi kulkeneet volyymit (dia 14) • Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavat PK-asiakkaina olevat kirjanpitoyksiköt (ei koko valtionhallinto). 70% 63% 88% 63% 70% 68% 82% 60% 76% 79% 62% 72% 61% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% EK VM VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM Verkkolaskujen osuus % Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 19. Menojen käsittely -pääprosessin haasteita • Menojen käsittelyssä työn organisoinnin tavat vaihtelevat virastoittain (esim. PK hyödyntäminen, tehtävien keskitys virastossa) → ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa → vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen • Keskeisinä haasteina lisäksi: - Menojen käsittely (ostolaskujen käsittely) sitoo työpanosta paljon, erityisesti kirjanpitoyksiköissä - Automaation hyödyntämisen lisääminen (verkkolaskut, sopimuskohdistus, tiliöinnin automaatio) - Ostolaskujen sisältötietojen yhtenäistäminen (yhteys myös pk-hyödyntämiseen) 20.5.2014 19 Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 20. Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/6 20.5.2014 20 • Tavoite: Kertatoimittajien perustamiseen on tunnistettu, kuvattu ja ohjeistettu uusi toimintamalli. Ennakkoperintärekisteriotteeseen liittyvien toimintatapojen tarvittavat päivitykset tietojen ajantasaisuuden varmistamisen näkökulmasta. • Onnistumisen edellytyksiä: • Teknisesti toteutettavissa olevien ratkaisujen tunnistaminen ja uuden yhteisen toimintamallin kuvaaminen ja ohjeistaminen • Uudet toimintamallit otetaan käyttöön palvelukeskuksessa (ja kirjanpitoyksiköissä) Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 21. Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 2/6 20.5.2014 21 • Tavoite 1: Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvat hankinnat on määritetty ja toiminnallisuuden käyttöönotto on aikataulutettu. Sopimuskohdistustoiminnallisuuden toimivuus on varmistettu ja tarvittavat ohjeet laadittu. • Onnistumisen edellytyksiä: • Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käytössä Kieku- ja Raindance-instansseissa • Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvat hankinnat on määritelty ja sopimuskohdistuksen käyttöönotto on aikataulutettu kirjanpitoyksiköittäin • Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käytössä ELY:ssä vähintään sähkönsiirtosopimusten osalta sekä Evirassa ja Verohallinnossa Senaatin vuokralaskujen osalta • Toimittajien aktivointi; kirjanpitoyksiköt ja Hansel (puitesopimustoimittajat) Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 22. Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 3/6 20.5.2014 22 • Tavoite 2: Tiliöinnin automaation käyttöperiaatteiden määrittely sekä toiminnallisuuden käyttöönotto Rondossa. Laskujen sisältövaatimusten määrittely valtionhallinnon merkittävimmille toimittajille • Onnistumisen edellytykset: • Tekniikan käyttöönotto onnistuu • Toimittajat sitoutuvat toimittamaan sovitun viitetiedon laskuilla Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 23. Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 4/6 20.5.2014 23 • Tavoite: Maksatusaineisto lähetetään suoraan substanssireskontrista pankkiin mukaan lukien palkka-aineistot ja muut toistuvaissuoritukset. • Onnistumisen edellytykset: • Selvitys ja suunnitelma erillisen maksulupakäytännön poistamisesta (muutosehdotukset säädöksiin, prosessiin, ohjeisiin, järjestelmiin). • Osapuolet (VM, VK, Palkeet, VTV, pankit) saavuttavat yhteisen käsityksen muutosten tarpeellisuudesta ja tarvittavat tekniset muutokset ovat toteutettavissa • Päävälittäjäpankki osallistuu suunnitteluun ja hyväksyy menettelyn Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 24. Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 5/6 20.5.2014 24 • Tavoite: Menotiliotteen tapahtumien 95 prosenttinen automaattinen tiliöinti • Onnistumisen edellytyksiä: • Nykytilan kuvaaminen ja tavoitetilan määrittely onnistuu siten, että parhaat käytännöt tunnistetaan, ja että järjestelmiin (maksuliikesovellukset) voidaan tehdä tarvittavat muutokset yhdessä järjestelmätoimittajien kanssa • Sidosryhmät osallistuvat suunnitteluun Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 25. Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 6/6 20.5.2014 25 • Keskitytään ostolaskujen käsittelyyn • Hyödynnetään HAMA-hankkeen muista vaiheista saatavia määrityksiä • Tilhan parhaat käytännöt & Tilhan kautta tilattavat tuotteet/palvelut • Maksuaikakorttihankintojen piiriin kuuluvat hankinnat, näiden kuittien ja laskujen käsittely • Sopimuskohdistustoiminnallisuus (mm. vuokrat, sähkönsiirto) • Tiliöintikoodi (koodi/viite, joka laukaisee automaattisesti tiliöinnin) • Otetaan huomioon edellisten lisäksi muita näkökulmia • → Vuoden lopulla kuvattuna (ja ohjeistettuna) parhaat käytännöt Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 26. Rajauksia & sisällöstä • Keskitytään ostolaskujen käsittelyyn • Hyödynnetään HAMA-hankkeen muista vaiheista saatavia määrityksiä • Tilhan parhaat käytännöt & Tilhan kautta tilattavat tuotteet/palvelut - Maksuaikakorttihankintojen piiriin kuuluvat hankinnat, näiden kuittien ja laskujen käsittely - Sopimuskohdistustoiminnallisuus (mm. vuokrat, sähkönsiirto) - Tiliöintikoodi (koodi/viite, joka laukaisee automaattisesti tiliöinnin) • Otetaan huomioon edellisten lisäksi muita näkökulmia → Vuoden lopulla kuvattuna (ja ohjeistettuna) parhaat käytännöt 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 26
- 27. Tuottavuusmittarit 20.5.2014 27Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 28. Yleistä • Hankkeen tavoitteena on, että prosessi voidaan toteuttaa nykyistä vähemmillä resursseilla • Lähtötilanteen arvioiminen haasteellista hankintojen osalta - Hyödyt puitesopimusten käytöstä, hankintojen keskittämisestä, tiliöinnin nopeutumisesta • Muiden prosessin vaiheiden mittaaminen helpompaa 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 28
- 29. Vaiheiden tilannekatsaukset 20.5.2014 29Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
- 30. Hankintojen tekeminen Tuotetietojen ylläpito • Nykytila saatu kuvattua • Saatu uusi työkalu tuoteluetteloidenhallintaan (Buyer Catalog Manager) • Pilotoitava työkalu HAMA-hankkeen Kirjanpitoyksiköissä ja Hanselissa, ennen kun otetaan käyttöön kaikille. • Kuvattava katalogienhallintaratkaisun muuttunut prosessi Kirjanpitoyksiköiden ja Toimittajaportaalin toimittajien osalta. • Pilotoidaan ja otetaan käyttöön uusi työkalu hankkeeseen kuuluvissa kirjanpitoyksiköissä (1.6.-30.11.2014) 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 30
- 31. Hankintojen tekeminen Tilaaminen, maksuaikakortti • Maksuaikakortilla tehtävät hankinnat pääosin määritelty - Lisäksi maksuaikakorteilla tehdään kertaluonteisia hankintoja, joita ei voida etukäteen määritellä • Tiliöintiä helpottavat menettelyt kartoituksessa • Ohjeistus valmistuu kesän 2014 aikana • Tuontantoonsiirrot syksyllä 1.9.2014 alkaen 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 31
- 32. Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha • Hankinnat määritelty hankintaluokittain ja parhaillaan kartoitetaan nykytilannetta tarpeesta maksuun prosessien osalta • Parhaillaan kuvataan tarpeesta maksuun malliprosessit • Prosessien käyttöönotot hankintaluokittain 1.9.2014 alkaen 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 32
- 33. Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen • Täsmäytymisprosentti noin 35 • Syitä täsmäytymättömyyteen selvitetty, ei merkittäviä esteitä jäljellä • Tiedossa olevat tekniset esteet poistettu 31.5.2014 mennessä • Tämän jälkeen tavataan hankkeeseen osallistuvat kirjanpitoyksiköt ja kartoitetaan heidän osaltaan mahdolliset muut tilha-käytön haasteet. 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 33
- 34. Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Hankintojen seuranta ja kehittäminen • Hankintojen tueksi tarvittavat raportit on määritelty sekä kirjanpitoyksikkö että konsernitasolla • Uuden raportointivälineen pilotointi on käynnissä • Raportointivälinettä ollaan uusimassa • Uuden raportoinnin käyttöönotto 1.9.2014 alkaen 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 34
- 35. Menojen käsittely Perustietojen ylläpito • Ei vielä aloitettu 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 35
- 36. Menojen käsittely Menotositteiden käsittely • Sopimuskohdistus pilotoitavana EVIRAlla sekä Verolla • Tiliöinnin automaatio pilotoitavana Valtiokonttorissa, RISEllä ja Verolla • Kokemukset tähän saakka positiivisia • Sopimuskohdistus käyttöön syksyllä 2014 HAMA- virastoissa joidenkin sopimusten osalta. 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 36
- 37. Menojen käsittely Maksuunpano • Prosessi kuvattu • Muutostarpeet kartoitettu, teknisten muutosten selvitys tekeillä • Normistomuutosehdotukset tekeillä • Käyttöönotot menevät vuoden 2015 puolelle 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 37
- 38. Menojen käsittely Menotiliotteiden käsittely • Parhaillaan selvitetään joidenkin hankkeessa olevien virastojen tiliotteiden automaattitiliöinnin aste • Tämän jälkeen laaditaan ehdotus automaattitiliöintiasteen nostamiseksi • Ehdotusten käyttöönotto menee vuodelle 2015 20.5.2014Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 38