Valtiokonttori Kiekun käyttöönotto – näin se menee! Kehittämispäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori Valtio Expo 20.5.2014

1. KIEKUN KÄYTTÖÖNOTTO
- NÄIN SE TAPAHTUU
Seija Friman, Kieku-hanketoimiston päällikkö
Valtiokonttori, Kieku

2. Kieku-hankkeen eteneminen
Suunnitelmat ja linjaukset
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 2

3. Kieku-hanke on siirtynyt vaiheen 2
toimeenpanoon
• Talouspoliittinen ministerivaliokunta 4.3.2014
- Kiekun käyttöönoton tilanne ja käyttöönottovaiheeseen kaksi
siirtyminen
- puolsi hankkeen jatkamista 1.4.2014 lukien ja siirtymistä
vaiheen kaksi käyttöönottoihin
- puolsi, että ministeriöt varmistavat ohjauksellaan Kieku-
tietojärjestelmän käyttöönottojen etenemisen
• määritellyssä aikataulussa
• räätälöityjä ratkaisuja välttäen (Kieku sellaisenaan) ja
• huolehtivat talous- ja henkilöstöhallinnon uudistuksella tavoiteltavan
tuottavuuskehityksen tarvitsemien muutosten toteuttamista
hallinnonalallaan.
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 3

4. Kiekun käyttöönottoerät
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 4
2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12
500 Valtiokonttori, 1.1.2011
650 Suomen Akatemia, 1.4.2011
1 200 SM1: Pelastusopisto, Migri, 1.5.2012
7 500 VM1: VM, Vero, Palkeet 1.1.2013
7 980 SM2: SM, Häke, Haltik, Pasura
10 980 VM2: TK, AVI, VRK, VER, VATT
11 380 Valtori
15 180 RVL
19 180 Erä 1: PLM, UM, YM, ARA, PHRakl
21 480 Erä 2: Tulli
31 980 Erä 2: Poliisi
37 980 Erä 3: MMM, OKM, TPK
42 280 Erä 4: STM ja tutkimuslaitokset
54 280 Erä 5: TEM, LVM
66 280 Erä 6: OM, VNK, EK, Luke
2016
HTV Erä
2013 2014 2015
4/2013
10/2013
4/2014
4/2014
10/2014
1/2015
4/2015
10/201
5
1/2016 ja
4/2016
10/2016
1/2013
3/2014

5. Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014 –
käyttöönottojen varmistaminen
• Kieku-käyttöönottojen aiempaa jämäkämpi ohjaus ”Kieku
sellaisenaan” -periaatteella virastokohtaisia räätälöintejä
välttäen
• Virastojen johdon sitouttaminen toimintatapamuutokseen
sekä virastojen johdon tukeminen muutoksessa
• Käyttöönottojen edellyttämän resursoinnin järjestäminen
• Tietojärjestelmän suorituskyvyn varmistaminen kasvavaa
käyttäjämäärää silmälläpitäen
• Parannetun käyttöönottomenetelmän jalkautus
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 5

6. Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014
– tuottavuuden varmistaminen
• Henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkentaminen ja
käyttöönotto ja automaatiotason nosto erityisesti
palkanlaskennassa
• Palkkakustannusten käsittelyn kehittäminen sisäisen
laskennan tarpeisiin
• Tietojen oikeellisuustarkistusten kattava käyttöönotto
myös niissä virastoissa, joilta ne vielä puuttuvat
• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen
(Palkeet) tuotannon käyttöönoton kyvykkyyden
kehittäminen skaalaetujen varmistamiseksi
• Kieku-tuotannon nopeampi reagointi virastojen
ongelmatilanteisiin
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 6

7. Kiekun käyttöönotto
Käyttöönottoprojektin sisältö ja vaiheet
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 7

8. Omistajuus sekä päätöksenteko
hankkeen läpiviennissä
Omistajuus ja päätöksentekokyky on todettu hankkeen
riskianalyyseissä tärkeäksi onnistumisen edellytykseksi
• Hyötyjen toteutuminen vaatii vahvaa konsernijohtamista
→ Valtion konserniohjauksen tulee ilmentyä
selkeänä ja muutoksia vaativana
• Muutosprosessi vaatii hallinnonalojen johdolta
sitoutumista prosessin päämääriin sekä ymmärrystä
muutoksen syistä
→ Ministeriöiden ohjausotteen hallinnonalaansa
oltava jämäkkä
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 8

9. Omistajuus sekä päätöksenteko
hankkeen läpiviennissä
Hankkeen hyötytavoitteiden toteutumisen ohjauksen ja
seurannan tulisi kytkeytyä virastojen tulostavoitteiden
ohjaukseen
→ Eriytyneiden ratkaisujen yhtenäistäminen
→ Muutos- ja uudistusvalmiuden varmistaminen
→ Yhteisten toimintamallien jalkautus
→ Volyymietujen tavoitteleminen ja
hyödyntäminen
Ilman virastojen johdon sitoutumista talous- ja
henkilöstöhallinnon tehtävien uudelleen organisoimiseen, hyödyt
jäävät vähäisiksi.
Johdon näkyvällä sitoutumisella ja muutosviestinnän ylläpidolla
on tärkeä rooli Kiekun hyötyjen eteenpäinviemisellä
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 9

10. Kieku sellaisenaan
• Peruslähtökohta on se, että Kieku on valtionhallinnon yhteinen
ratkaisu.
- toteutetaan vain toiminnallisuuksia, jotka yhteisiä
- poikkeuksena esim. virkaehtosopimus
• Käyttöönottohankkeissa pyritään yhdessä selvittämään, kuinka
asiakasvirastojen ja Palkeiden toiminnalliset tarpeet saadaan
täytettyä rikkomatta yhteisen ratkaisun periaatetta ja pyrkien
käyttöönottamaan Kieku mahdollisimman pitkälle ”sellaisenaan”
- vaihtoehtoina:
• Kiekun ulkopuolelle
• liittymä
• toimintatapamuutos
Valtio Expo, Seija Friman 1020.5.2014

11. Viraston käyttöönottohankkeen
tavoite
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 11
• Ottaa Kieku-ratkaisu käyttöön virastossa sovittuna päivänä:
• talous- ja henkilöstöhallinnon yhteiset toimintatavat
• tietojärjestelmä
• Palkeiden palvelut
• Käyttöönottohanke on toiminnan kehittämisen hanke
• Tutustumalla oman hankkeesi hanke- ja projektisuunnitelmiin
saat lisätietoa mm. tavoitteista
• Suunnitelmat tehdään valmisteluvaiheen lopussa

12. Käyttöönoton projektit ja vaiheet
* Vaiheiden kestot ohjeellisia
> 6kk* 2 kk 2 kk 5 kk 3 kk 2 kk
Muutosten määrittely
Tuotantokäytön
valmistelu
Liittymät
Tekniset edellytykset (ml. tietoturva)
Hankehallinta
Muutosjohtaminen
Mukautus
Tehos-
tettu
tuki
Valmistelu
Taloushallinto (ml. perustiedot, konversiot ja analyysiraportointi)
Henkilöstöhallinto (ml. perustiedot , konversiot ja portaali)
Palvelut (ml. käyttövaltuushallinta)
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 12

13. Valmistautumisen tavoitteet
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 13
Kiekun ja viraston
hallintojohdon
tapaamiset
Kiekun ja viraston
ylimmän johdon
tapaamiset
Taha/heha-
asiantuntijoiden
tilaisuudet
Tuottavuus- ja
kehittämispotenti-
aalin arviointi,
tavoitteiden
asettaminen
Asiakasanalyysi-
tilaisuudet
Palkeiden
kanssa
Kieku sellaisenaan-
ratkaisun soveltu-
vuuden arviointi;
vaikutukset aikatau-
luun ja resursointiin
Virastojen
tilanteeseen
tutustuminen
Projektin
organisoinnin
suunnittelun
aloitus, budjetointi
Virasto
Hanke
Mikä Kieku on? Mikä muuttuu? Mitä vaaditaan?
Keskeisten
muutosten ja
sidosryhmien
tunnistaminen,
muutosvalmiuden
arviointi
Lähtötilanteen arviointi (esim. Viitta),
sovellusympäristön arviointi, sopimukset ja hankesalkku,
perustietojen putsaus, ym.

14. • Virastosta mukana ne, jotka vastaavat Kiekun kattamista
palveluista ja niiden sopimisesta Palkeiden kanssa ja Palkeista
näiden henkilöiden vastinparit
- Olennaiset erot nyky- ja Kieku-toiminnan välillä huomattava
riittävän ajoissa
• Viraston omalla projektilla (osuudellaan koko hankkeesta) on
projekti-päällikkö, joka järjestää omat virastokohtaiset
projektikokouksensa
• Virastolla on oma ohjausryhmänsä ohjaamassa ja tukemassa
projektiaan ja vastaamalla tarvittaessa hankkeen esittämiin
periaatteellisempiin kysymyksiin
20.5.2014 14
Hankehallinnasta
Valtio Expo, Seija Friman

15. • Suunnitelmat tulevat valtaosin hankkeelta, mutta on myös
viraston itse suunniteltavaa tekemistä
• Käyttöönottohankkeen hankepäällikkö (VK) tukee viraston
projektipäällikköä ja toimii tarvittaessa eskalointikanavana
hankkeen suuntaan
• Koko hankkeen kannalta Valtiokonttorin projektipäälliköt
johtavat käyttöönottohankkeen virastoja pääsääntöisesti
yhtenä yhteisenä kokonaisuutena ja tekevät virastokohtaisia
käsittelyjä ja niiden suunnitelmia vain, kun on pakko
20.5.2014 15
Hankehallinnasta
Valtio Expo, Seija Friman

16. Hankehallinnasta
• Ministeriöiltä hanke odottaa ensisijaisesti Kieku-ratkaisun
käyttöönoton sisällöllistä ohjausta
- Seurantakohteiden, esimieskäytäntöjen, jne.
yhtenäistäminen
• Tarvittaessa ministeriö toimii eskalointikanavana lähinnä
käyttöönottohankkeen ohjausryhmissä (oma, strateginen)
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 16

17. Muutosten määrittelyvaihe
• Onnistunut ja huolellisesti toteutettu määrittelyvaihe on erittäin
tärkeä onnistuneen käyttöönoton edellytys
• Tässä vaiheessa tulee tuoda esille kaikki viraston tarpeet, jotta
niille voidaan etsiä sopiva ratkaisu.
- Tavoitteena Kieku sellaisenaan -ratkaisu.
- Ratkaisu voi siis olla muutakin kuin muutos Kieku-järjestelmään tai –
toimintatapaan
• Määrittelydokumenttien tarkka lukeminen ja kommentointi
(katselmointi) on erityisen tärkeää tässä vaiheessa, jotta kaikki
tarpeet tulevat huomioitua ja virheet huomataan ajoissa
• Vaiheen lopussa laaditaan hankkeen vaiheen hyväksyminen -
asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet
hyväksyvät muutosten määrittelyvaiheen lopputuotokset
Valtio Expo, Seija Friman 1720.5.2014

18. Mukautusvaihe
• Kiekun kehitys-, testi- ja koekonversioympäristöt
”mukautetaan” asiakkaan tiedoilla
• toimittaja ja hanke testaavat asiakkaan tiedoilla
täydennetyt ympäristöt
• koekonversiot, joissa asiakkaan lähdejärjestelmässä
oleva tieto muutetaan Kieku-ympäristöön sopivaan
muotoon ja tehdään tiedonsiirto Kiekun rajapintaan
Valtio Expo, Seija Friman 1820.5.2014

19. Mukautusvaihe
• suunnitellaan ja toteutetaan viraston toiminnan
mukautusta yhteiseen talous- ja henkilöstöhallinnon
toimintamalliin
• hankkeen mukautusvaiheen hyväksyminen -asiakirja,
jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät
mukautusvaiheen lopputuotokset.
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 19

20. Tuotantokäytön valmisteluvaihe
• kaikki osapuolet valmistelevat omalta osaltaan
tuotantokäyttöä
• kokonaisuutena hankkeen hektisin ja työllistävin vaihe
• valmistellaan tuotantoympäristössä tarvittavat liittymät ja
tietoliikenneyhteydet ja tehdään tarvittavat asennukset
• toteutetaan tuotantokonversiot
• toteutetaan ammattikäyttäjien, esimiesten ja virkamiesten
koulutukset
Valtio Expo, Seija Friman 2020.5.2014

21. Tuotantokäytön valmisteluvaihe
• päivitetään viraston määräykset, ohjeet, käsikirjat.
• laaditaan hankkeen vaiheen hyväksyminen -asiakirja,
jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät
tuotantokäytön valmisteluvaiheen lopputuotokset.
• käyttöönottoerän ohjausryhmä antaa tuotannon
aloitusluvan.
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 21

22. • kaksi ensimmäistä kuukautta tuotantoon lähdön jälkeen
• Palkeiden, viraston ja hankkeen tuotannon tiivistä
yhteistyötä tuotantokäytön onnistuneen alun
varmistamiseksi
• käyttöönottoprojektin viimeinen vaihe, jossa suoritetaan
hallittu vastuunvaihto hankkeelta tuotannolle
22
Tehostettu tuki
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman

23. Tehostettu tuki
• tehostetun tuen aikana hanke on sitoutunut normaalia
laajempaan tuotannon tukeen
• tehostetussa tuessa on viisi keskeistä osaa:
1. Käyttöönottoerän ohjausryhmän kokoukset
2. Palkeiden johtamat tehostetun tuen palaverit
3. Viraston osaamista tukevat lisäkoulutukset ja työpajat
4. Palkeiden osaamista tukeva toimittajatuki ja Palkeiden oma
tukitiimi
5. Ongelmanhallintaprosessi
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 23

24. Tervetuloa Kiekun käyttäjäksi!
Lisätietoa Kiekusta: www.valtiokonttori.fi/kieku
Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt: kieku@valtiokonttori.fi
20.5.2014Valtio Expo, Seija Friman 24