Hoe werkt een gemeentebestuur op financieel en strategisch vlak? Welke rol kan jij spelen binnen het gemeentelijke meerjarenplan? Wat zijn de achterliggende doelen van dergelijke planning? Dit is een basissessie.
3. De inhoud!
• BBC staat uiteraard centraal
→Uitgangspunten
• Concreet:
→Meerjarenplan / (S)MJP
→Budget
→Dagelijkse werking (boekhouding, rapportering,…)
→Jaarrekening
• Timing
4. 4
Waarom? Voor wie?
• Voor wie?
→Gemeenten
→OCMW’s
→IVA’s
→Provincies
→Districten (Antwerpen)
Niet voor politie, kerk, vzw’s, deelfilialen van AGB,
intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
5. 5
Waarom? Voor wie?
• Het gemeentedecreet is een evolutie naar modern
besturen (gevolg: een goede BBC),
noot: dat gebeurde ook op Vlaams en Federaal niveau (BBB)
• New public management
→Overheid: van Speler naar Regisseur
→Doelstellingen en middelen
→Processen, kostprijs en verbetertrajecten…
→Interne en externe verzelfstandiging
→…. (planning, delegatie, controle en output)
6. 2. Managementdenken mogelijk maken
• Beter/efficiënter plannen
• Langetermijndenken
• Eenduidige interpretatie
• Buiten hokjes denken
• Meer geïntegreerd beleid
• Saldowerking/projectwerking mogelijk
• Investeringsenveloppen
Waarom?
7. 3. Bijkomende winst
• Planlastvermindering:
schaft niet af
maar
maakt het mogelijk of vermindert sectorale plan- en
rapporteringswijze
Waarom?
8. 8
Waarom BBC? Voor wie?
• Een blik op de financiën
→Het gaat om veel geld, vroeger vaak “aanwasbudget”
→gezonde financiën noodzakelijk voor duurzaam (= op termijn
houdbaar) lokaal beleid: financiën als middel
(feit dat overheid niet failliet kan gaan wil niet zeggen dat de
middelen onbeperkt zijn!)
→gemeentefinanciën volgen steeds meer de beleidscyclus en
beïnvloeden de Strategische Keuzes
• besparen of belastingen verhogen?
• welke belastingmix? (vermogen v inkomen, bedrijf v burgers)
• welke type leningen? (vast/variabel, looptijd, …)
• zelf doen of uitbesteden?
• aandelen verkopen of rekenen op dividenden?
9. Waarom BBC? Voor wie?
• Gemeentelijke bijdrage aan het OCMW
• Principe financiering OCMW door gemeente blijft
• Financieel evenwicht OCMW (na dotatie gemeente)
• AGB’s:
• Regels BBC-besluit gelden slechts voor een deel van
AGB’s
• Informatica: BBC-besluit legt minimale regels op
voor informatica (bruikbaar voor bestek)
10. BBC?
• Heeft invloed op beleidsapecten:
➝ Voorbereiden
➝ Budgetteren
➝ Uitvoeren & Organisatie
➝ Opvolgen
➝ Evalueren
PDCA
11. 11
Uitgangspunten
• Beleid en en financiën gaan hand in hand
→Plannen (meerjarenplanning)
→Budgetteren (“raming van de kost der plannen”)
→Registreren (“noteren exacte uitgaven bij uitvoering”)
→Rapporteren (jaarrekening)
• Bovenstaande verloopt cyclisch, dus evaluatie dmv
rapportage bij opmaak volgende planning/budget.
• Eén geïntegreerd systeem
(beleidsvoering financiële vertaling
Gevolgen)
12. Uitgangspunten
• Kader:
→ besluit legt regels op voor beleidsrapporten
(meerjarenplan, budget, jaarrekening)
→ Registratiesysteem voor managementinformatie
(lees: voor CBS/MT, niet centraal opgelegd)
13. Uitgangspunten
• Maatwerk mogelijk door bestuur zelf:
• Keuze aantal en aard prioritaire beleidsdoelstellingen
• Aanpassing aan eigen organogram
• IVA’s (elke IVA = aparte ‘budgettaire entiteit’)
• Per gedelegeerde budgethouder: beheersbudget en -rekening
• Zelf gekozen Beleidsdomeinen:
• = eigen groepering van opgelegde beleidsvelden
• belangrijk voor structuur van beleidsrapporten en
kredietbeperking
• Beleidsitems: zelf gekozen verdere opsplitsing opgelegde
beleidsvelden
14. Ter verduidelijking
Vrije tijd
0701 CC
0750
Jeugd
0740
Sport
Jeugd-
centrum
Speelplein-
werking
Project
jeugdcultuur
Jeugdwerk-
ondersteuning
• Aanpassing aan eigen organogram (eigen keuzes, excl.
Algemeen)):
Beleidsdomeinen: = eigen groepering van
opgelegde beleidsvelden belangrijk voor
structuur van beleidsrapporten en
kredietbeperking
Functioneel/economische codes verdwijnen:
Jeugd Functionele code 761
Jeugd Beleidsveld 0750
Verder bv. jeugdvoorzieningen welzijn 0940,
opvoedingsondersteuning 0944, kinderopvang
0945, …
Beleidsitems: zelf gekozen verdere opsplitsing
opgelegde beleidsvelden
16. Uitgangspunten
• Hervorming maakt planlastvermindering mogelijk (maar
creëert de planlastvermindering niet zelf!!! Zie Decreet Lokaal dat
wegvalt, dat is wel planlastvermindering)
• Onderscheid beleid en beheer:
• Beleidsrapporten:
• Door de raad goed te keuren rapporten: meerjarenplan (en
aanpassingen), budget (en wijzigingen) en jaarrekening
• Besluit regelt minimuminhoud (bescherming raad)
• Verplichte toelichting geen voorwerp van besluitvorming
• Beheersrapporten:
• Elke budgethouder maakt beheersbudget en –rekening
• Besluit legt alleen minimale regels vast
17. Uitgangspunten
• “Het beleid” vertaalt zich in Doelstellingen, actieplannen en
acties. Deze zijn gebudgetteerd (weergave ontvangsten en
uitgaven)
• Financieel evenwicht met twee dimensies:
• Structureel evenwicht: einde planningsperiode in staat zijn
leninglasten (aflossingen en intresten) te dragen uit verschil
exploitatie-ontvangsten en –uitgaven
• Jaarlijks evenwicht op kasbasis
• Lenen gebeurt in functie van thesauriebehoeften, niet
gekoppeld aan investeringen (= andere manier van beslissen?)
20. Meerjarenplan
• Bij aanvang van de legislatuur (jaar twee t.e.m. jaar
één)
→Strategische nota (voorbereiding door secretaris)
→Financiële nota (voorbereiding door financieel beheerder)
Jaarlijkse aanpassing VOOR goedkeuring budget
Bevoegdheid van de raad
Bezorging aan raadsleden 14d van tevoren
• Ook voorheen was er reeds…
→Sectorale en categoriale plannen
→Financieel meerjarenplan als verplichte bijlage bij de begroting
21. Meerjarenplan
De logische vragen die aan de basis liggen:
→Wat willen het beleid bereiken?
→Wat gaat het bestuur daarvoor doen?
→Hoeveel gaat dat kosten en opbrengen?
→Hoe gaat het bestuur dat financieren
22. Meerjarenplan
• Anders gesteld:
→Functies van het meerjarenplan:
• Beleidsfunctie: politieke voornemens: belangrijkste
beleidsdoelstellingen en actieplannen
• Financiële functie:
• Financiële gevolgen gepland beleid
• Financieel evenwicht
→Sectorale planning (cf. planlastvermindering)
→Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf
→Statistische functie (Vlaams, ESR, …)
23. Meerjarenplan
• BBC-besluit: Meerjarenplan is een beleidsrapport
• Strategische nota met:
Prioritaire beleidsdoelstellingen
beoogd resultaat (en eventueel maatschappelijk effect)
actieplannen
jaarlijkse uitgaven en ontvangsten
overig beleid (met o.a. niet-prioritaire doelstellingen) dus niet
verplicht in strategische nota!
• Financiële nota met o.a. financieel doelstellingenplan
per beleidsdomein
• Verplichte toelichting: O.a. omgevingsanalyse, financiële risico’s,
beleidsdoelstellingen, info over organisatie, evolutie schulden en
belastingen, …
24. Jaar 1 Jaar 2 …
Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo
Algemene financiering
• Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
• Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
Beleidsdomein 1
• Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
• Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
…
25. • Koppeling beleid-financiën:
→Via uitgaven en ontvangsten
→Niet op detailniveau, wel per beleidsdomein
• Is meerjarenplan verplicht?
Ja. Budget moet passen binnen meerjarenplan. Zonder
geldig budget resten alleen (max. 3) voorlopige 12den.
De beleids- en beheerscyclus
voor u toegelicht
25 -
7-3-
Meerjarenplan
27. 27
Budget
• Jaarlijks (voor 31/12, 31/3 in eerste jaar)
→Beleidsnota (inhoudelijk) Secretaris
→Financiële nota (+/- de begroting) Financieel
Beheerder
• Beleidsnota
→Beleid van het bestuur
→uitwerking meerjarenplan
• Financiële nota
→Exploitatiebudget
→Investeringsbudget
→liquiditeitenbudget
28. 28
Budget: Beleidsnota
• Doelstellingennota
→Prioritaire doelstellingen uit MJP
+ actieplannen
+ acties
+ uitgaven en ontvangsten
→Doelstellingenbudget per beleidsdomein
→Financiële toestand
→Lijsten overheidsopdrachten en daden van beschikking
die gedelegeerd zijn door de raad
→Lijst van nominatieve subsidies
29. 29
Budget:
Beleidsnota - Doelstellingenbudget
Budget jaar N
Uitgaven Ontvangsten Saldo
Algemene financiering
- Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
- Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
Beleidsdomein 1
- Prioritaire beleidsdoelstellingen
Exploitatie
Investeringen
Andere
- Overige
Exploitatie
Investeringen
Andere
…
30. 30
Budget: Financiële nota
• Exploitatiebudget
(Uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein)
(Dus in praktijk: gecumuleerd doelstellingenbudget)
• Investeringsbudget dat 3 jaar geldig blijft
(Investeringen, +/- BD, aanschaf duurzame middelen)
Opmerking: Transactiekredieten: worden onmiddellijk vastgelegd
Na verbintenis komt meteen vastlegging
Ook meerjarige contracten (bv. onderhoudscontracten, bij
investeringen die over verschillende jaren lopen, …) meteen in
te schrijven.
• Liquiditeitenbudget (financieel plan van de geldstromen van de
gemeente, incl afschrijvingen e.d.)
31. 31
Budget: toelichting
• Uitleg bij het exploitatiebudget
• Uitleg bij het investeringsbudget
(vb. de gevolgen voor exploitatie)
• Lijst met geplande subsidies per beleidsveld
• Evolutie liquiditeitenbudget in de tijd
32. 32
Praktisch – opmaak Budget
• Informatieverzameling
• Overleg op niveau van het Managementteam
• Overleg tussen diensten en schepenen
• Overleg tussen schepenen en schepen voor
financiën
• Bespreking op het college
• Voorstel op college
• Voorstel op gemeenteraad
33. 33
Budget – Budgetwijziging - IKA
Budgetwijziging
• Ook via gemeenteraad
• Minstens na goedkeuring jaarrekening
Interne Kredietaanpassing (IKA), 1 juli 2009
• Bevoegdheid college (NIET BIJ OCMW Raad)
• Budgetneutraal per Beleidsdomein !!! (kredietbewaking op BD)
Saldo mag niet verschillen (U – O)
• VROEGER: Functionele Code begint met zelfde 2 cijfers /
NU: binnen beleidsdomein blijven
• Niet van O naar U
• Niet van BD naar GD (principe blijft overeind)
34. Budget
•Functies van het budget:
•Beleidsfunctie: concretisering meerjarenplan
•Financiële functie: gevolgen op financiën en evenwicht
•Autorisatiefunctie: maximaal besteedbare kredieten
•Sectorale planning (cf. planlastvermindering)
•Evaluatie-instrument of toetssteen achteraf
•Statistieken(Vlaams, ESR, …)
•Wat als er op 1.1 geen budget is?
•Automatisch (geen goedkeuring raad) voorlopige 12den
•Beperkt tot 3/12den (uitbreidbaar door minister) voor
exploitatiebudget; geen beperking voor aflossingen
35. Rapporten BBC
Meerjarenplan (6 jaar) Budget (jaarlijks)
Beleid ‘strategische nota’
- Prioritaire doelstellingen
- Eventueel de niet-prioritaire
doelstellingen
‘beleidsnota’
- Doelstellingennota
- Doelstellingenbudget per
beleidsdomein
- Financiële toestand
- Lijst overheidsopdrachten
- Lijst nominatief toegekende
subsidies
Financieel ‘financiële nota’
- Financieel plan per beleidsdomein
- Staat van het financieel evenwicht
‘financiële nota’
- Exploitatiebudget per
beleidsdomein
- Investeringsbudget
- Liquiditeitenbudget
Toelichting ‘toelichting bij
het meerjarenplan’
‘toelichting bij
het budget’
36. • Eén registratiesysteem dient twee doelstellingen:
→Budgettaire registraties voor:
• Financiële vertaling van het beleid (uitgaven/ontvangsten)
• Kredietopvolging en –bewaking
→Managementinformatie (met o.a. algemene boekhouding)
• Besluit legt (cf. rapportering!) verplichte ‘dimensies’ op
voor boekingen, zoals o.a.:
→Datum, bedrag, algemene rekening, omschrijving
→Budgethouder, beleidsveld, actieplan
→Sectoraal rapport (cf. planlastvermindering!)
→…
Uitbreidbaar door bestuur (informatica – kosten/baten)
De beleids- en beheerscyclus
voor u toegelicht
36 -
7-3-
BudgetDagelijkse werking
37. • Vrijstellingen visum:
→Decreten: vóór aangaan van verbintenissen met uitgaande
kasstroom onderzoekt financieel beheerder wettigheid en
regelmatigheid en geeft visum. Raad kan na advies
financieel beheerder verbintenissen vrijstellen van
voorgaand visum, binnen grenzen bepaald door Vlaamse
regering.
→Besluit maakt visumvrijstelling onmogelijk voor:
• Aanstelling statutairen
• Aanstelling contractanten >1 jaar en onbepaalde duur
(uitzondering OCMW voor werkgelegenheidsmaatregelen)
• Verbintenissen >50.000 euro of meerjarige verbintenissen >25.000
euro/jaar
• Investeringssubsidies
(doortrekken logica investeringsbudget)
De beleids- en beheerscyclus
voor u toegelicht
37 -
7-3-
Dagelijkse werking
38. 38
Jaarrekening
• Ontwerp opgesteld door Financieel beheerder
(ism Managementteam)
• Controle van ontwerp door externe audit (“o.v.”)
• (Gemeente)raad stelt jaarrekening vast (moet voor
31/3, gebeurt heden vaak voor 31/6, doch timing is
belangrijk om evenwicht budget aan te tonen)
• College geeft toelichting over het gevoerde beleid op
de raad
43. 43
Jaarrekening
Samenvatting algemene rekeningen:
Balans
Staat van opbrengsten en kosten
Bij jaarrekening hoort een toelichting, met o.m.:
waarderingsregels, relevante gebeurtenissen na balansdatum,
uitleg bij verschillen budget-realiteit, details bij financiële nota,
toegekende subsidies, …
45. 45
Financiële rol van diverse spelers
• Gemeenteraad:
• budget(wijzigingen) en jaarrekening en nu ook
meerjarenplan
• Belasting- en retibutiereglementen
• Overheidsopdrachten die niet nominatief in budget staan
(anders: andere budgethouder)
• Algemeen inzage- en controlerecht
• Goedkeuring internecontrolesysteem (uitstel 1/10/2007)
• Oprichten en deelname verzelfstandigde entiteiten
46. 46
Financiële rol van diverse spelers
• College van burgemeester en schepenen:
• Uitvoerbaarverklaring belastingkohieren
• Budgethouder, met mogelijkheid tot delegatie naar
secretaris en van daaruit naar individuele personeelsleden
• Kader vastleggen voor beleggingen en thesauriebeleid
(rest: ontvanger)
• Interne kredietaanpassingen
47. 47
• Secretaris:
• Algemene leiding van de diensten
• Hoofd managementteam
• Voorontwerp beleidsnota bij budget (ook: voorontwerp
strategische nota meerjarenplan)
• Staat in voor interne controlesysteem
• Budgethouder voor dagelijks bestuur
• Bij delegatie door college
• Kan zelf verder delegeren
• Functionele leiding over deel taken Financieel beheerder
(Antwerpen: Directeur Financiën doet nota’s)
Financiële rol van diverse spelers
48. 48
Financiële rol van diverse spelers
• Managementteam
• Verplicht in elke gemeente
• Leden: secretaris, ontvanger, anderen op basis van
organogram
• Coördinatie voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het
beleid
• Begin legislatuur: afsprakennota met college
• Zeker betrokken bij: meerjarenplan, budget, organogram,
interne controlesysteem, …
49. 49
Financiële rol van diverse spelers
• Financieel Beheerder
• Tweede handtekening voor girale betalingen (secretaris
eerste)
• Doet onder functionele leiding secretaris:
• Voorontwerp financiële nota bij budget
• Boekhouding en jaarrekening
• Thesauriebeheer
• Doet in volle onafhankelijkheid:
• Voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole (visum voor het ontstaan van
verbintenissen)
• Invordering ontvangsten (bv belastingen)
• Rapportering aan CBS en GR over thesaurie, uitvoering budgetten,
beheerscontrole, toekennen visa, enz.
• moet geen borg meer stellen
50. 50
Financiële rol van diverse spelers
• Budgethouder (nieuw!)
• Bevoegdheid om budget (uitgaven en ontvangsten) in te
zetten om doelstellingen te bereiken
• Wie? College en bij delegatie: secretaris, personeelsleden,
burgerinitiatief
• Indien bevoegd: bereidt opdracht voor, gunt (=bindt
gemeente tav derden), controleert facturen en keurt ze
goed
• Moet rapporteren over activiteiten
