Beschrijving van het doel, functie, bijzondere aandachtspunten en planning voor het samenstellen van verschillende gemeentelijke planning- en verantwoordingsdocumenten in 2014.

1. Planning en verantwoordingscyclus 2014

2. 1
INHOUD
INLEIDING ..........................................................................................................................................2
FUNCTIES VAN DE PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSINSTRUMENTEN? ......................................3
PROGRAMMAREKENING 2013 ...........................................................................................................4
DOEL VAN DE PROGRAMMAREKENING ...........................................................................................................4
OPZET.....................................................................................................................................................4
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN..................................................................................................................4
PROCES PROGRAMMAREKENING 2013 ..........................................................................................................5
VOORJAARSNOTA 2014 .....................................................................................................................6
DOEL VAN DE VOORJAARSNOTA 2014............................................................................................................6
OPZET.....................................................................................................................................................6
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN..................................................................................................................6
PROCES VOORJAARSNOTA 2014 ..................................................................................................................6
BEGROTING 2015 - 2018 ....................................................................................................................7
DOEL VAN DE BEGROTING 2015 - 2018........................................................................................................7
OPZET.....................................................................................................................................................7
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN..................................................................................................................7
PROCES BEGROTING 2015 - 2018................................................................................................................8
BESTUURSRAPPORTAGES...................................................................................................................9
DOEL VAN DE BESTUURSRAPPORTAGES ..........................................................................................................9
OPZET.....................................................................................................................................................9
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN..................................................................................................................9
PROCES BESTUURSRAPPORTAGES................................................................................................................10
TOTAALOVERZICHT PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSCYCLUS IN HET JAAR 2014 ................. 110

3. 2
INLEIDING
In 2014 wordt aan het management en bestuur diverse plannings- en verantwoordingsinstrumenten
aangeboden. De samenhang, functie en planning van deze documenten is in de planning en
verantwoordingscyclus 2014 opgenomen. Hierbij is uitgegaan van de gemaakte afspraken tussen de
gemeenteraad en college over het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie.
Deze afspraken staan opgenomen in de Financiële verordening.
De samenhang tussen de diverse plannings- en verantwoordingsinstrumenten is weergegeven in een
figuur.
Door de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 komt er een andere samenstelling van het college
en de gemeenteraad. Hierdoor wordt het jaar 2014 afwijkend voor de diverse plannings- en
verantwoordingsinstrumenten. Denk hierbij aan het opstellen van een nieuw bestuurlijk beleidsplan
en het herijken van diverse afspraken over bijvoorbeeld de indeling van de programma’s.
Het doel van dit document is om zicht te geven op de processen en functie van de plannings- en
verantwoordingsdocumenten 2014 voor het management. Verzocht wordt om rekening te houden in
de werkplanningen met werkzaamheden voor de plannings- en verantwoordingsdocumenten 2014.
Op basis van de leerpunten van het afgelopen jaar zijn diverse verbeteringen opgenomen in de
planning en verantwoordingscyclus 2014. Dit betreft een meer integrale en strategische aanpak. Dit
wordt zichtbaar door een nauwe samenwerking tussen Financieel Beleid, Strategische Staf en de
directie. Andere aanpassingen zijn toegelicht bij de verschillende documenten.
Dit document is gemaakt door de medewerkers van Financiële Zaken en de Strategische Staf.

4. 3
FUNCTIES VAN DE PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSINSTRUMENTEN?
De concernrapportages in 2014 hebben drie functies:
1. Terugkijkend (verantwoorden)
2. Huidige stand van zaken (verantwoorden en bijstellen)
3. Vooruitblik naar meerdere jaren (plannen en bijstellen)
Document Terugkijkend Huidige stand van
zaken
Vooruitblik
Programmarekening 2013 X
Voorjaarsnota 2014 X X X
Begroting 2015 - 2018 X X
Bestuursrapportages:
a. Beleid X X
b. Financieel X X
Het doel, de opzet, bijzondere aandachtspunten en het proces van elk van de bovengenoemde
documenten is hierna beschreven.

5. 4
PROGRAMMAREKENING 2013
DOEL VAN DE PROGRAMMAREKENING
De programmarekening 2013 vormt het instrument, waarmee het college van B&W verantwoording
aflegt aan de raad over het in de Programmabegroting 2013 vastgelegde beleid en beheer.
OPZET
De programmarekening bestaat uit de programmaverantwoording, de paragrafen en de jaarrekening.
De programmaverantwoording bestaat uit de verantwoording over de realisatie van de programma's.
Per programma wordt inzicht gegeven in de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd en in de
gerealiseerde baten en lasten.
De paragrafen bevatten de verantwoording van wat in de paragrafen van de programmabegroting
2013 is opgenomen.
De jaarrekening tot slot bevat een overzicht van baten en lasten, de balans en diverse verplichte
bijlagen.
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN
De onderwerpen bouwgrond in exploitatie, waardering overige voorraden grond, de afgegeven
gemeentegaranties en de verantwoording van de doeluitkeringen krijgen extra aandacht van de
accountant en de gemeenteraad. Deze onderwerpen hebben met elkaar gemeen dat het gaat om
omvangrijke financiële belangen.
De acties zijn als volgt verdeeld: bouwgrond in exploitatie (afd. RO), waardering overige gronden (afd.
FZ), de afgegeven gemeentegaranties (FZ) en verantwoorden doeluitkeringen (afd. SL/SOZA en afd.
FZ). Er is een aparte bijeenkomst geweest in december 2013 om alle betrokkenen te informeren over
het proces, planning, taken en rollen bij het verantwoorden van doeluitkeringen 2013 aan het Rijk.
In de planning is opgenomen dat in februari 2014 de onderwerpen bouwgrond in exploitatie en
waardering overige voorraden grond, ambtelijk zijn afgerond zodat in maart 2014 toetsing plaats kan
vinden door de accountant. In mei 2014 vindt de bestuurlijke besluitvorming plaats door de
gemeenteraad over de actualisatie van de bouwgrond in exploitatie.
Het komt voor dat uit de financiële analyses blijkt dat er “boekhoudkundige” voordelen zijn behaald
doordat de activiteiten niet of niet volledig zijn uitgevoerd. Voor het inzicht in de voortgang van niet
geleverde prestaties en het doorschuiven naar andere jaren zal hierover een overzicht opgesteld
worden. Dit is een bestuurlijke toezegging, die is gedaan bij het vaststellen van de programma-
rekening 2012.
In mei 2014 zal mogelijk beroep worden gedaan op alle afdelingen als de raadswerkgroep onderzoek
jaarrekening 2013 schriftelijke vragen stelt.

6. 5
PROCES PROGRAMMAREKENING 2013
Het proces van de programmarekening 2013 op hoofdlijnen is hieronder vermeld.
- 13 januari – 17 januari 2014 Informeren over proces
- 20 januari – 24 januari 2014 Uitzetten diverse stukken inclusief detailplanning
- 27 januari - 28 februari 2014 Gefaseerde aanlevering op de vragen:
o Wat hebben we bereikt?
o Wat heeft het gekost inclusief verschillenanalyse?
- 3 maart – 28 maart 2014 Verwerken informatie in de beleidsmatige en financiële terugblik
op een eenduidige en samenhangend wijze in de programma’s,
paragrafen, balans en diverse bijlagen
- 1 april – 18 april 2014 Onderzoek accountant
- 1 april – 18 april 2014 Gefaseerde terugkoppeling directie en Managementteam
- 21 april – 2 mei 2014 Bestuurlijke behandeling B&W
- 19 mei - 22 mei 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies
- 5 juni 2014 Raadsbehandeling

7. 6
VOORJAARSNOTA 2014
DOEL VAN DE VOORJAARSNOTA 2014
In de Voorjaarsnota geeft het college de kaders aan voor het volgende begrotingsjaar (2015) en de
drie daarop volgende jaren (2016 – 2018). In deze nota wordt teruggekeken op belangrijke effecten
uit de programmarekening 2013 en de huidige stand van zaken van de uitvoering van de programma’s
en de financiële positie. De Voorjaarsnota 2014 is naar verwachting het eerste nieuwe beleidsmatige
en financiële document van het nieuwe bestuur.
OPZET
De opzet van de Voorjaarsnota is identiek aan de programma-indeling van de begroting.
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN
Zoals eerder is aangegeven komt er door de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 een nieuw
college en een andere samenstelling van de gemeenteraad. Hierdoor wordt het jaar 2014 afwijkend
voor de diverse plannings- en verantwoordingsinstrumenten. Denk hierbij aan het opstellen van een
nieuw bestuurlijk beleidsplan en het herijken van diverse afspraken over bijvoorbeeld de indeling van
de programma’s. Het is onzeker of het nieuwe bestuurlijk beleidsplan en de programma-indeling tijdig
bekend zijn om deze te gebruiken in de Voorjaarsnota 2014.
Een ander aandachtspunt is het concreet uitwerken van diverse bezuinigingsmaatregelen in de jaren
2014 – 2016.
In de Voorjaarsnota 2014 vindt bijstelling plaats van de nota reserves en voorzieningen. Hierbij wordt
onder meer betrokken de omvang en bestedingen van de nieuwe bestemmingsreserve
“Bedrijfsvoering HSD en dienstverlening”.
Ook vindt een bijstelling plaats van de begrotingsuitgangspunten 2015 – 2018. Daarnaast wordt de 1
e
bestuursrapportage 2014 geïntegreerd in deze Voorjaarsnota.
PROCES VOORJAARSNOTA 2014
In de Financiële verordening is vermeld dat het college uiterlijk 31 mei de Voorjaarsnota aanbiedt en
dat de gemeenteraad uiterlijk 15 juli vaststelt. Het proces is hierop gebaseerd.
- 1 april – 23 april 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten
- 24 april – 28 april 2014 Bundelen teksten + financiële effecten
- 29 april 2014 Aanleveren directie
- 6 mei 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit directie
- 7 mei 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit Managementteam
- 14 mei 2014 Aanleveren voor B&W
- 27 mei 2014 Bestuurlijke behandeling B&W
- 16 – 19 juni 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies
- 4 juli 2014 Raadsbehandeling

8. 7
BEGROTING 2015 - 2018
DOEL VAN DE BEGROTING 2015 - 2018
In de programmabegroting staan de concrete beleidsvoornemens van de gemeente De Ronde Venen
voor het begrotingsjaar 2015, alsmede de bijbehorende baten en lasten. Tevens wordt een doorkijk
gegeven voor de jaren 2016, 2017 en 2018. Dit kaderstellende document wordt ter goedkeuring aan
de gemeenteraad aangeboden.
OPZET
De programmabegroting bestaat uit programma’s, paragrafen en diverse bijlagen.
In de programma’s wordt antwoord gegeven op de vragen:
1. Wat willen we bereiken?
2. Wat gaan we daarvoor doen?
3. Wat mag het kosten?
In de paragrafen worden belangrijke beheersmatige maatregelen behandeld zoals grondexploitatie,
verbonden partijen, risico’s en bedrijfsvoering.
In de bijlagen wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van reserves, voorzieningen en de voortgang
van bezuinigingen.
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN
Zoals eerder is aangegeven komt er door de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 een nieuw
college en een andere samenstelling van de gemeenteraad. Het is belangrijk dat het nieuwe
bestuurlijk beleidsplan en de programma-indeling tijdig bekend is om deze te gebruiken voor de opzet
van de begroting 2015 – 2018 om dubbele werkzaamheden te voorkomen.
Een ander aandachtspunt is dat in de Voorjaarsnota 2014 diverse bezuinigingsmaatregelen in de jaren
2014 – 2016 concreet zijn uitgewerkt. Dit maakt een belangrijk onderdeel uit van de beoordeling van
de financiële positie van de gemeente door de toezichthouder provincie Utrecht.
Daarnaast is het belangrijk dat de structurele baten in evenwicht zijn met de structurele lasten.
Het afdelingsplan vormt straks een belangrijke schakel tussen het nieuwe bestuurlijke beleidsplan en
de realisatie van de beleidsvoornemens. Hierdoor vervalt het instrument bestuursopdrachten.
Onderdeel van de bestuurlijke besluitvorming is de begrotingsmarkt en de technische vragen. Een
suggestie is om de begrotingsmarkt op te delen in 3 hoofdthema’s in plaats van 10 en aanvullend op
dezelfde avond de gelegenheid bieden tot het stellen van bestuurlijke vragen in een gezamenlijke
raadscommissie.
Het behandelen van de moties en amendementen zou effectiever kunnen door eerder de reactie van
het college te verstrekken aan de gemeenteraad. Deze suggestie komt mede vanuit het presidium.

9. 8
PROCES BEGROTING 2015 - 2018
- 12 mei – 11 juli 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten
- 12 juli – 22 augustus 2014 Bundelen teksten + financiële effecten
- 3 september 2014 Aanleveren directie
- 8 september 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit directie
- 10 + 17 september 2014 Behandeling en terugkoppeling vanuit Managementteam
- 24 september 2014 Aanleveren voor B&W
- 30 september + 7 oktober 2014 Bestuurlijke behandeling B&W (incl. septembercirculaire
gemeentefonds 2014)
- 8 oktober – 31 oktober 2014 Begrotingsmarkt + schriftelijke vragen
- 3 – 4 november 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies
- 6 november 2014 Raadsbehandeling

10. 9
BESTUURSRAPPORTAGES
DOEL VAN DE BESTUURSRAPPORTAGES
In de bestuursrapportages informeert het college de gemeenteraad over voortgang en afwijkingen op
de beoogde beleidsdoelstellingen van het beleidsplan en de daarvoor toegekende budgetten.
Aangezien het budgetrecht bij de gemeenteraad ligt is toestemming nodig voor het bijstellen van
budgetten.
OPZET
De opzet van de bestuursrapportages is identiek aan de programma-indeling van de begroting en het
beleidsplan.
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN
Het is belangrijk om een goede verbinding te hebben tussen beleid en financiën. Inhoudelijk zijn ze
immers onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Daarom wordt vanaf het jaar 2014 de bestuurs-
rapportages en financiële rapportage gebundeld in één document.
De huidige werkwijze is dat voor de financiële rapportage verschillende adviezen apart worden
aangeleverd bij het college. Deze werkwijze zorgt ervoor dat er geen eenduidig beeld wordt gegeven
van de financiële positie. Gezocht wordt naar mogelijkheden om te komen tot bundeling van
verschillende adviezen zoals de voortgangsrapportage grondexploitatie en incidentele budgetten.
De huidige opzet van de bestuursrapportages wordt in 2014 verder aangepast aan het nog op te
stellen bestuurlijk beleidsplan. Hierbij zal aandacht worden besteed aan het verhogen van de
actualiteit van de informatie, het versterken van de beleidscontrol en de bestuurlijke behandeling.
Hierbij wordt gedacht aan het gestructureerd verstrekken van informatie tijdens een
commissievergadering via een beperkt aantal dia’s. Hierbij wordt dan een mondelinge toelichting
verstrekt door de bestuurders ondersteund door het management.
Resultaten en effecten
Bedrijfs-
voering
Financiën
Beleid

11. 10
PROCES BESTUURSRAPPORTAGES
Voor 2014 zijn er drie bestuursrapportages gepland. Hierbij wordt de eerste rapportage gebundeld
met de Voorjaarsnota 2014.
1
e
bestuursrapportage 2014: 0nderdeel van de Voorjaarsnota 2014
- 1 april – 23 april 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten
- 24 april – 28 april 2014 Bundelen teksten + financiële effecten
- 29 april 2014 Aanleveren directie
- 6 mei 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit directie
- 7 mei 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit Managementteam
- 14 mei 2014 Aanleveren voor B&W
- 27 mei 2014 Bestuurlijke behandeling B&W
- 16 – 19 juni 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies
- 4 juli 2014 Raadsbehandeling
2
e
bestuursrapportage 2014:
- 14 – 18 juli 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten
- 21 en 22 juli 2014 Bundelen teksten
- 23 juli 2014 Aanleveren directie
- 28 juli 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit directie
- 30 juli 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit Managementteam
- 6 augustus 2014 Aanleveren voor B&W
- 12 augustus 2014 Bestuurlijke behandeling B&W
- 8 - 11 september 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies
- 25 september 2014 Raadsbehandeling
3
e
bestuursrapportage 2014:
- 13 – 17 oktober 2014 Aanleveren teksten + financiële effecten + incidentele
overhevelingen van 2014 naar 2015
- 20 en 21 oktober 2014 Bundelen teksten
- 22 oktober 2014 Aanleveren directie
- 27 oktober 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit directie
- 29 oktober 2014 Behandelen en terugkoppeling vanuit Managementteam
- 5 november 2014 Aanleveren voor B&W
- 12 november 2014 Bestuurlijke behandeling B&W
- 1 - 4 december 2014 Bestuurlijke behandeling in de raadscommissies
- 18 december 2014 Raadsbehandeling

12. 11
TOTAALOVERZICHT PLANNINGS- EN VERANTWOORDINGSCYCLUS IN HET JAAR 2014
Document Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augus-
tus
Septem-
ber
Oktober Novem-
ber
Decem-
ber
Programmarekening 2013
Voorjaarsnota 2014
Begroting 2015 - 2018
Bestuursrapportages (beleid
+ financieel)
 1
e
rapportage
 2
e
rapportage
 3
e
rapportage