Presentatie Leander Price 'Beleid-en Beheerscyclus' op de studiedag Lokaal Jeugdbeleid van De Ambrassade 19 maart 2015

1. Beleids- en
BeheersCyclus
Studiedag Lokaal
Jeugdbeleid
18 maart 2015

2. Doelstellingen
Praktische toelichting BBC
(Beetje) technisch
Hoe kan ik hier als burger/organisatie mee
aan de slag?
(Beetje) technisch
Show me the money?

3. 3
Beleids- en Beheerscyclus
(BBC)
Beleidscyclus & Financiële cyclus
Beheerscyclus
Budgethouderschap, interne controle,
MIS, …

4. 4
Beleids- en Beheerscyclus
(BBC)
Regelgeving:
Organieke decreten
Gemeentedecreet (2005), OCMW-decreet (2008),
Provinciedecreet (2005)
BVR-BBC van 25 juni 2010
MB van 1 oktober 2010
Implementatie:
Algemene invoering vanaf boekjaar 2014
Pilootbesturen vanaf boekjaar 2011
+/- 820 Vlaamse lokale besturen:
Gemeenten, OCMW, provincies
AGB, APB, OCMW-verenigingen van publiek
recht

5. 5
Kader van totstandkoming
Organieke decreten
Het Vlaamse Regeerakkoord 2009-2014
Europese rapporteringsverplichtingen
(ESR95)
Aanbevelingen Raad van Europa
Internationale standaarden (IPSAS)
Evaluatie NGB en NOB
Overleg

6. 6
Doelstellingen BBC
Beter opvolgen van beleid
Beter opvolgen van beheer
Basis voor planlastvermindering
Ruimte voor maatwerk
Bijdragen tot schaalvoordelen
De Vlaamse overheid de benodigde
informatie bezorgen

7. 7
Planlastvermindering
Doelstelling: Planlasten op de besturen
verminderen door:
de sectorale plannen te verwerken in het
strategisch meerjarenplan
de sectorale rapporten aan de
subsidiërende entiteiten te halen uit de
boekhouding van de lokale besturen en
provincies

8. 8
Ruimte voor maatwerk
Besturen krijgen vrijheid om:
beleidsrapporten te enten op hun organisatie
inhoud ervan af te stemmen op de hoofdlijnen
van hun beleid
Besturen kunnen boekhouding aanpassen aan
interne en externe informatiebehoeften
Besturen zijn zelf verantwoordelijk voor hun
organisatiebeheersing (ICS)
Interne procedures
Delegatiemogelijkheden – budgethouderschap
Taakstelling
Bevoegdheden (beheer van middelen)

9. 9
Bijdrage tot
schaalvoordelen
Gemeente en OCMW werken met hetzelfde
financieel systeem:
financiële diensten gemeente en OCMW
kunnen nauwer samenwerken
→ schaalvoordelen en
efficiëntiewinsten
ook samenwerking tussen andere diensten
van gemeente en OCMW wordt gemakkelijker
Gemeente/provincie en hun satellieten
(OCMW/AGB/APB …) voeren een
gemeenschappelijk beleid

10. 10
Beleidsrapporten
Meerjarenplan (en aanpassingen)
Budget (en budgetwijzigingen)
Jaarrekening

11. 11
De beleidsrapporten -
conceptueel kader
De beleidsrapporten staan in functie van
de informatiebehoeften van de
hoofdgebruikers
“User-Needs”-model (Gebruikers –
Behoeften)
Wie zijn de hoofdgebruikers?
Wat zijn hun doelstellingen?
Wat zijn hun informatiebehoeften?
Welke rapporten hebben zij nodig?
Welk registratiesysteem is er nodig?

12. 12
De hoofdgebruikers
Criterium:
Wie neemt beslissingen met een grote impact
op
Gemeentelijk/provinciaal belang
Welzijn van de burgers
Duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk
gebied
Algemeen belang
Antwoord:
De gemeente-, de provincie- en/of de OCMW-
raad
De Vlaamse Gemeenschap als
beleidsvoorbereider
Maar niet
De controlerende instanties (toezicht,
externe audit, …)
Het management (CBS/BD, secretaris, …)

13. 13
Infobehoeften raadsleden
Planningsfase
Bepaling van het beleid
Autorisatie (toekenning van kredieten)
Evaluatiefase
Evaluatie van het beleid
Evaluatie van de autorisatie

14. 14
Infobehoeften Vlaamse
overheid
Beleidsinformatie:
statistische gegevens
Rapportering aan INR (ESR95)
Bestuurlijk toezicht op de
beleidsrapporten
Planlastvermindering
Externe audit
...

15. 15
Beleidsrapportering
Onderscheid tussen:
Beleidsrapport voorgelegd aan de raad
Gecondenseerd
Focus op hoofdlijnen
Digitale rapportering aan de Vlaamse
overheid
Bevat (bijna) alle details
Beide rapporteringen worden uit hetzelfde
gedetailleerde registratiesysteem gehaald

16. 16
Digitale rapportering
Onmiddellijk na de toezending van een
beleidsrapport naar het toezicht moet
daarvan een digitaal rapport gezonden worden
naar ABB
≠ digitale afdruk van het beleidsrapport
= digitale versie van de geconsolideerde
registraties

17. Digitale rapportering
2 bestanden met vaste bestandsstructuur
XBRL-bestand
Geconsolideerde transacties
met 7 dimensies
één bedrag voor elke unieke combinatie
XML-bestand
Info over randtabellen

18. BBC-DR – Bestandsstructuur
All Products
Consumer Health
Generics
Pharmaceutical
Other
2001 2002 2003
Sales
All Regions
US and Canada
Europe
Asia
Other

19. BBC-DR: bestandsstructuur
Algemene Rekening
BeleidsdomeinBeleidsveld
Economische sectorcode
Transactiecode
Budgettaire entiteit
Investeringsenveloppe
Actie Beleidsdoelstelling
Indicator
Actieplan
Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit
IndicatorIndicator

20. 20
Beleidsrapporten -
algemeen
Meerjarenplan (en aanpassingen)
Bepaling van het beleid
Budget (en budgetwijzigingen)
Bepaling van het beleid
Autorisatie aan de hoofdbudgethouders
(toekenning van kredieten)
Jaarrekening
Evaluatie van het beleid
Evaluatie van de autorisatie

21. 21
Beleidsrapporten algemeen
Identieke opbouw
Van meerjarenplan, budget en
jaarrekening
Naar structuur, vorm, inhoud
Voor gemeenten, OCMW’s en provincies
=> Verbetering van transparantie,
leesbaarheid
Onderscheid tussen:
Beslissend gedeelte: in beleidsrapport
Ondersteunende informatie: in
toelichting (verplicht)

22. 22
Toelichting bij
beleidsrapport
Waarom een toelichting?
Beleidsrapporten:
Moeten toegankelijk zijn voor raadsleden,
geen ballast, niet te complex, leesbaar
Beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd
en synthetisch
Decretaal opgelegde elementen + elementen
die beslissing raad vragen
Toelichting:
Begeleidende, ondersteunende info en
documentatie
Detailinformatie voor raadsleden

23. 23
Enkele krachtlijnen
Beleidsfunctie van de beleidsrapporten
Autorisatiefunctie van het budget
Functionele indeling
Boekhouding

24. 24
Strategische planning BBC
Verantwoordelijken
Strategie
Beleidsdoel-
stellingen
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
Activiteiten
(Actieplannen)
Input
(Middelen)
Financiële
vertaling
Algemene
financiering
Financieel
evenwicht ?

25. 25
Missie
Gemeentedecreet:
Art. 2. De gemeenten beogen om op het lokale
niveau bij te dragen tot het welzijn van de
burgers en tot de duurzame ontwikkeling van
het gemeentelijk gebied.
…
Art. 3. De gemeenten verzekeren een
burgernabije, democratische, transparante en
doelmatige uitoefening van de gemeentelijke
bevoegdheden.
Ze betrekken de inwoners zo veel mogelijk bij
het beleid en zorgen voor openheid van
bestuur.

26. 26
Beleidsfunctie van
beleidsrapporten
Beleidsfunctie van de planningsrapporten
Beleidsdoelstellingen
Actieplannen
Financiële vertaling
Financiering
Financiële toestand
Beleidsfunctie van de jaarrekening
Realisatie van de beleidsdoelstellingen
Realisatie van de actieplannen
Financiële vertaling
Hoe hebben we dat gefinancierd
Hoe is de financiële toestand

27. 27
Beleidsdoelstellingen
Elke beleidsdoelstelling bestaat uit:
een specifieke omschrijving van het
vooropgestelde resultaat of eventueel van
het vooropgestelde effect dat de raad wil
bereiken voor het extern of intern te voeren
beleid.
In de mate van het mogelijke en het nuttige
wordt dat resultaat of dat effect meetbaar
gemaakt;
een of meer actieplannen die ondernomen
zullen worden voor de realisatie van de
beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt
de realisatietermijn aangegeven;
de raming van de ontvangsten en uitgaven per
jaar waarop de beleidsdoelstelling
betrekking heeft.

28. 28
Beleidsdoelstellingen
In de planningsfase
Per beleidsdoelstelling: 3 vragen
Wat willen we bereiken?
=> vooropgesteld resultaat (of effect )
Wat gaan we daarvoor doen?
=> actieplannen (incl.
realisatietermijn)
Wat zijn de financiële gevolgen?
=> realistische raming van de uitgaven
en ontvangsten per jaar

29. 29
Beleidsdoelstellingen
In de evaluatiefase
Per beleidsdoelstelling: 3 vragen
Wat hebben we bereikt?
=> gerealiseerd resultaat (of effect )
Wat hebben we daarvoor gedaan?
=> uitgevoerde acties en actieplannen
Wat waren de financiële gevolgen?
=> gerealiseerde uitgaven en
ontvangsten

30. 30
Beleidsdoelstellingen
Geen verplichting om alle verrichtingen in
beleidsdoelstellingen te verwerken
Niet alle beleidsdoelstellingen en
actieplannen moeten in de beleidsrapporten
expliciet tot uiting komen

31. 31
Beleidsdoelstellingen
Onderscheid tussen:
Prioritaire beleidsdoelstellingen
Overig beleid
Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen
Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen
verrichtingen
Overzicht van alle beleidsdoelstellingen
moet beschikbaar zijn voor raadsleden,
personeel, burgers ...

32. 32
Autorisatiefunctie budget
Kredietbewaking
minder detaillistisch dan in NGB/NOB/NPB
Uitvoering budget kan flexibel verlopen
Budget bevat enkel kredieten voor
ontvangsten en uitgaven (= kasstromen):
Exploitatie: enkel transactiekredieten
Investeringen: zowel verbintenis- als
transactiekredieten

33. 33
Autorisatie
exploitatiebudget
Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo
Algemene financiering
Beleidsdomein 1
Beleidsdomein 2
Beleidsdomein 3
…
Beleidsdomein N
Totalen

34. 34
Autorisatie
investeringskredieten
Verbintenis-
kredieten
Transactiekredieten
2012 2013 2014 2015
Uitgaven 15.000
3.00
0
6.00
0
3.50
0
2.50
0
Gebouwen 10.000 3.000 5.000 2.000
Installaties 3.500 1.000 1.500 1.000
Meubilair 1.500 1.500
Ontvangste
n
9.000
1.80
0
3.60
0
2.10
0
1.50
0
Invest.subsidie 9.000 1.800 3.600 2.100 1.500

35. 35
Functionele indeling
Besturen werken met gestandaardiseerde
beleidsvelden (bv. 0750 - Jeugd)
Besturen kunnen beleidsvelden verder
onderverdelen in beleidsitems
(bv. Jeugdverenigingen, niet-georganiseerde
jeugd,…)
Besturen groeperen beleidsvelden in eigen
beleidsdomeinen (bv. cultuur en vrije tijd)
Bepalend voor de autorisatie
Afgestemd op de eigen organisatie
Verplicht gebruik van beleidsdomein
“Algemene financiering”

36. 36
Een voorbeeld
Beleidsdomein
Cultuur en vrije tijd
Beleidsvelden:
Jeugd, sport, musea, cultuurcentrum ...
Beleidsitems jeugd
Jeugdverenigingen, niet-georganiseerde
jeugd,…
Speelpleinwerking, subsidies, werking
jeugdraad, …

37. 37
De boekhouding
De rapporten komen tot stand op basis van
registraties in dagboeken:
Budgettaire dagboeken
Raming van de verwachte ontvangsten en
uitgaven
Meerjarenplan
Budget
Vastlegging van de verbintenissen
Jaarrekening
Aanrekening van de transacties
Jaarrekening
Algemeen dagboek
Aanrekening van de transacties
Jaarrekening

38. 38
De boekhouding
Kader
Dubbel boekhouden (organieke decreten)
Opvolgen budgethouderschap
Financiële vertaling van de
beleidsdoelstellingen
Statistische informatie i.f.v. ESR95
Financiële stromen volgens economische
aard (ESR95)
Financiële stromen volgens functionele
aard
(COFOG)
Financiële stromen volgens economische
sector
Planlast: koppeling met sectorale
rapporten

39. 39
Beleidsrapporten algemeen
Meerjarenplan Budget JaarrekeningBeleid
Strategische nota Beleidsnota Beleidsnota
 Doelstellingennota  Doelstellingenrealisatie
Financiële nota
 Financieel
doelstellingenplan
 Doelstellingenbudget  Doelstellingenrekening
 Staat v/h financieel
evenwicht
 Financiële toestand  Financiële toestand
 Lijst overheidsopdrachten
 Lijst daden van beschikking
 Nominatieve lijst subsidies
Autorisatie
Financiële nota
 Exploitatiebudget
 Investeringsbudget
 Liquiditeitenbudget
Financiële nota
 Exploitatierekening
 Investeringsrekening
 Liquiditeitenrekening
SAR
Balans
Staat van opbrengsten
en kosten

40. 40
Meerjarenplan - Inleiding
De periode van het meerjarenplan
Start:het tweede jaar van de legislatuur
Eindigt: het eerste jaar van de volgende
legislatuur
Financiële nota: altijd minstens 3 jaar

41. 41
Meerjarenplan -
samenstelling
Het meerjarenplan
Strategische nota
Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
Actieplan(nen)
Raming van de uitgaven en ontvangsten
De financiële nota:
Het financieel doelstellingenplan
Zie schema M1
De staat van het financieel evenwicht
Zie schema M2
De toelichting bij het meerjarenplan

42. 42
Financieel evenwicht
Dubbel evenwichtscriterium
Resultaat op kasbasis:
= toestandsevenwicht
→ elk financieel boekjaar ≥ 0
Autofinancieringsmarge:
= structureel evenwicht
→ op einde van elke planningsperiode ≥
0

43. 43
Financieel evenwicht
Toestandsevenwicht
Exploitatie: ontvangsten – uitgaven
+ Investeringen (ontvangsten – uitgaven)
+ Andere ontvangsten – uitgaven
---------------------------------------------
----------------
= Budgettair resultaat van het boekjaar
+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorige
boekjaren
---------------------------------------------
---
= Gecumuleerd budgettair resultaat
- Bestemde gelden
---------------------------------------------
-----------------
= Resultaat op kasbasis

44. 44
Financieel evenwicht
Structureel evenwicht
Exploitatie (ontvangsten – uitgaven)
+ Netto intresten
------------------------------------------------
= Financieel draagvlak
Netto periodieke aflossingen
+ Netto intresten
------------------------------------------------
= Netto periodieke leningslasten
Financieel draagvlak
- Netto periodieke leningslasten
------------------------------------------------
= Autofinancieringsmarge

45. 45
De toelichting bij het MJP
Verplichte onderdelen:
Omgevingsanalyse
Financiële risico’s
Volledige lijst met de
beleidsdoelstellingen
Interne organisatie
Verbonden entiteiten
Fiscaliteit
Financiële schulden (schema TM2)

46. 46
Budget
Het budget moet aansluiten bij het
meerjarenplan !!!
Samenstelling
Het budget
Een beleidsnota
Een financiële nota
De toelichting bij het budget
Zie schema’s TB1 t.e.m. TB5

47. 47
Budget - samenstelling
De beleidsnota
Doelstellingennota
Doelstellingenbudget (schema B1)
Financiële toestand
Bevoegdheidsregelingen
Lijst met overheidsopdrachten
Lijst met daden van beschikking onroerende
goederen (uitgezonderd dadingen)
Lijst met nominatief toegekende subsidies

48. 48
Budget - samenstelling
Financiële nota
Exploitatiebudget
Zie schema B2
Investeringsbudget
Zie schema’s B3 & B4
Liquiditeitenbudget
Zie schema B5

49. 49
De jaarrekening
De jaarrekening
De beleidsnota
De financiële nota
De samenvatting van de algemene
rekeningen
De toelichting bij de jaarrekening
De toelichting bij de financiële nota
De toelichting bij de samenvatting van
de algemene rekeningen

50. 50
De jaarrekening
De beleidsnota
Doelstellingenrealisatie
Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
Actieplan(nen)
Acties
Uitgaven en ontvangsten
m.a.w.
Wat hebben we bereikt?
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en
ontvangsten

51. 51
De jaarrekening
De beleidsnota
Doelstellingenrekening
Zie schema J1
Financiële toestand
Vergelijking resultaat op kasbasis budget
Vergelijking AFM budget

52. 52
De jaarrekening
Financiële nota
Exploitatierekening
Zie schema J2
Investeringsrekening
Zie schema J3 & J4
Liquiditeitenrekening
Zie schema J5

53. 53
De samenvatting van de algemene
rekeningen
Balans
Zie schema J6
Staat van opbrengsten en kosten
Zie schema J7

54. 54
Toelichting bij de
jaarrekening
De toelichting bevat minstens
Toelichting bij de financiële nota
Schema’s TJ1 t.e.m. TJ6
Toelichting bij de samenvatting van de
algemene rekeningen
Toelichting bij de balans (schema TJ7)
Een overzicht van de waarderingsregels
De niet in de balans opgenomen rechten en
verplichtingen
...

55. 55
Vragen?
Website: http://binnenland.vlaanderen.be/bbc
Officiële schema’s:
http://binnenland.vlaanderen.be/uitvoeringsb
esluit/ministerieel-besluit-beleids-en-
beheerscyclus-gemeenten-provincies-en-ocmws
Presentatie opmaken strategisch plan:
http://binnenland.vlaanderen.be/beleids-en-
beheerscyclus/een-integraal-beleidplan-op-
lokaal-niveau
Helpdesk:
bbcgop@vlaanderen.be

56. Contactgegevens
Leander Price
leander.price@bz.v
laanderen.be
0484 76 06 46
31/03/2015 │56