case APEx Sébastien Soyez en Annelies Coenen

1. Archieven Portaal Europa
Studienamiddag VVBAD
30 april 2015
Annelies COENEN (Labo-DIGIT)
Sébastien SOYEZ (Country Manager APEX- Belgium)
Archivarissen – Algemeen Rijksarchief
Dienst DIGI-P@T (Preservatie & Toegang)
APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme

2. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Overzicht presentatie:
• Achtergrond en concept van het portaal
• Wat is er nodig voor deelname aan het portaal APEX /
stichting APEF en welke ondersteuning is er?
• Demonstratie portaal: front-end (hoe werkt de website) en
back-end (upload en beheer van gegevens)

3. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond Archieven Portaal Europa
• Realisatie via twee Europese projecten:
• Start: APEnet project: januari 2009 – januari 2012
• Vervolg: APEx project: maart 2012 – maart 2015
• Verderzetting vanaf maart 2015: APEF (Foundation)
• Drijvende krachten, financiering en doelstellingen:
• Initiatief: Europese nationale archivarissen (EBNA/EAG)
• Financiering: Europese Commissie (EC)  eContentplus en
ICT-PSP programma‘s, rond Europeana
• Tweeledig doel: creatie van één toegangspunt voor alle Europese
archiefbestanden én archieven aggregator voor Europeana

4. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond: het APEnet project
Nationale archieven van:
- België *
- Bulgarije *
- Duitsland (WP1)
- Estland *
- Finland
- Frankrijk (WP4)
- Griekenland
- Ierland *
- Letland
- Malta
- Nederland (WP3)
- Polen
- Portugal
- Slovenië
- Spanje (WP2+WP6)
- Tsjechische Republiek *
- Zweden (WP5)
+ Stichting Europeana

5. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
versie april 2015

6. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond: het APEx project
pilot (beta) versie januari 2011
U kunt zoeken in 8.169.873 archiefbeschrijvingen die linken naar meer
dan 5.227.679 digitale archief objecten van 49 archiefinstellingen

7. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond: het APEx project
Versie mei 2014
U kunt zoeken in 38.903.590 archiefbeschrijvingen die linken naar meer
dan 141.000.000 digitale archief objecten van 397 archiefinstellingen

8. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond: het APEx project

9. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond: het APEx project
April 2015 : 19 archiefinstellingen (Rijksarchief)
Doelstellingen : 2015-2016
- VL : via VVBAD (ArchiefBank Vlaanderen, Openbare archiefinstellingen)
- WAL : via AAFB
- FED : via FAF

10. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond: het APEx project
• Vervolg op het APEnet project, gestart 1 maart 2012, gefinancierd door de
EC binnen het ICT PSP programma, 5de call, thema 2.1: aggregating content
in Europeana, zorgt voor:
• Verdere technische ontwikkeling van het Archieven Portaal Europa
• Uitbreiding van het netwerk van het Archieven Portaal Europa:
horizontaal door meer landen in te schakelen en verticaal door meer
lokale en regionale archiefinstellingen aan te sluiten
• Verbetering van de aggregatie naar Europeana  EAD-EDM conversie
• De continuïteit van het portaal na dit 2de project  APEF(oundation)
• Getekend sinds 27/10/2014 – Gelanceerd vanaf Oktober 2015
• Scope: andere rol nationale archieven  content leveranciers, maar ook
verantwoordelijk voor de aggregatie uit eigen land  country managers

11. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Achtergrond: het APEx project
Nationale archieven van:
België Liechtenstein *
Bulgarije Litouwen *
Croatië * Luxemburg *
Denemarken * Malta
Duitsland (WP2+4) Nederland (WP1+8)
Estland (WP6) Noorwegen *
Finland Polen
Frankrijk (WP5) Portugal
Griekenland Oostenrijk *
Hongarije * Slowakije *
IJsland * Slovenië
Ierland Spanje (WP3)
Italië * Zweden (WP7)
Letland Zwitserland *
+ ICARUS *

12. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Concept: toepassing van standaarden
APE gebruikt internationaal geaccepteerde archiefstandaarden:
• De belangrijkste is ISAD(G) / EAD  universeel format vastgesteld: apeEAD
in principe een format voor inventarissen  binnen APE ook gebruikt voor:
• archievenlandschap
• archievenoverzichten
• thema- of bronnengidsen
• Ook al in gebruik is ISDIAH / EAG  voor standaardisatie van informatie over
de archiefinstellingen zelf
• Een “work in progress“ is de implementatie van ISAAR / EAC-CPF, voor het
beschrijven en koppelen van archiefvormers, en van METS voor het linken
van gedigitaliseerde archiefdocumenten aan EAD
link via EAD <dao/> of <daogrp/> is al mogelijk (op basis daarvan: apeEAD-EDM conversie)
Meer informatie:
http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/standards

13. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Concept: toepassing van standaarden
De gestandaardiseerde informatie wordt in APE in drie lagen gekoppeld:
EAD
1. Europese archievenlandschap
landen
archiefinstellingen informatie over archiefinstellingen
EAG
2. archievenoverzichten informatie over archiefvormers
EAC-CPF
3. archiefinventarissen archiefbeschrijvingen  digitale objecten
EAD <dao/> - <daogrp/> / METS
 conversie naar EDM  Europeana

14. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Concept: content leveranciers centraal
De APE workflow is als volgt:
• Deelnemende archiefinstellingen bieden hun inventarissen in de eigen EAD
implementatie aan
• Het APE technische team zorgt voor mapping stylesheets om die “lokale“
EAD te converteren naar het apeEAD format
• Die mapping stylesheets worden ter beschikking gesteld in de APE tools:
• Een vrij downloadbare, lokaal te gebruiken tool: de Data Preparatie Tool (DPT)
• De back-end van het portaal: het Dashboard
• Vervolgens krijgen deelnemende archiefinstellingen een account voor het APE
Dashboard om daar zelf hun data op te laden en te beheren
Meer informatie:
http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/tools-and-manuals

15. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Concept: content leveranciers centraal
De deelnemende archiefinstellingen
• worden niet gedwongen hun metadata aan te passen; de enige
basisvoorwaarde is het aanleveren van archiefinventarissen in valide
EAD/XML
• beheren zelf hun metadata in het portaal, dus beslissen zelf welke informatie
via het Archieven Portaal Europa wordt gepubliceerd
• beslissen zelf of die informatie ook wordt gedeeld met Europeana (en evt. op
termijn met andere portalen)
• hebben recht op ondersteuning vanuit de nationale archieven  country
manager = helpdesk en toegang tot “best practices“ van andere landen
• kunnen via de country manager feedback geven t.b.v. de verdere ontwikkeling
van het portaal (APE is zeker tot maart 2015 nog een “work in progress“)
Deelname is en blijft gratis (ook na oktober 2015) !!!

16. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Samenvatting
Wat is nodig voor deelname?

17. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Noodzakelijk: Inventarissen in EAD/XML

18. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Optioneel: Link naar digitale bestanden

19. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Noodzakelijk: APE Dashboard account

20. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Optioneel: Aggregratie naar Europeana

21. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
DEMO portaal

22. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Demo: front-end – zoeken en vinden
alle informatie kan op verschillende manieren worden benaderd:
via eenvoudig en/of uitgebreid Google-achtig zoeken
kunnen gebruikers zoektermen ingeven en daarvoor eventueel – via de optie
Uitgebreid Zoeken – extra parameters opgeven
via hierarchisch gestructureerd zoeken (de “klassieke“ methode)
kunnen gebruikers door het archiefmateriaal bladeren en/of zoeken, en wel via:
• het archievenlandschap met een overzicht van landen en archiefinstellingen
• de archievenoverzichten en themagidsen die per archiefinstelling informatie verschaffen over
welke archieven in die instellingen beschikbaar zijn
• de archiefinventarissen die de inhoud van elk archief afzonderlijk beschrijven, soms met links naar
digitale representaties van archiefstukken
via de Gids
kunnen gebruikers informatie opvragen over de archiefinstellingen zelf, handig
indien voor onderzoek raadpleging van originele archiefstukken nodig is

23. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Demo: front-end – zoeken en vinden
de resultaten van de twee belangrijkste zoekmethoden zijn altijd op twee
manieren beschikbaar:
• via een Lijst-weergave: alle zoekresultaten worden op een Google-achtige
manier gepresenteerd; deze weergave heeft diverse sorteer en filter
mogelijkheden
• via een Context-weergave: alle zoekresultaten worden in de context van het
archievenlandschap gepresenteerd
in beide weergaven kunnen de zoekresultaten nader worden bekeken in
de context van de volledige archiefinventaris
bij het bekijken van zoekresultaten is het altijd mogelijk om van de ene
weergave over te stappen naar de andere weergave
bij het zoeken is auto-aanvulling en auto-suggestie beschikbaar

24. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Demo: front-end – Zoeken en vinden
http://archivesportaleurope.net
zie ook: http://vimeo.com/93025695

25. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Demo: Back-end – Dashboard
Beheer van metadata in de back-end van het portaal – Dashboard –
gebeurt op drie (hiërarchische) niveaus:
Administrator
De administrator heeft toegang tot alle informatie en zorgt o.a. voor het inrichten
van het archievenlandschap op Europees niveau en het aanmaken en beheren
van country manager accounts
Country Manager
Per aangesloten land is een country manager verantwoordelijk voor het verder
inrichten van het archievenlandschap op niveau van het land en het aanmaken
en beheren van accounts voor individuele archiefinstellingen
Institution Manager
Een institution manager beheert het account van een of meerdere
archiefinstellingen en zorgt voor het opladen en beheren van de content

26. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Demo: back-end – het Dashboard
Een Institution Manager heeft de volgende mogelijkheden voor het
beheer van content van zijn/haar archiefinstelling:
• het invoeren van informatie over de archiefinstelling(en)  eenmalig 
via upload van een EAG/XML bestand of het invullen van een formulier
• het uploaden/harvesten van EAD/XML inventarissen van de betreffende
archiefinstelling(en)  via HTTP, FTP of OAI-PMH
• het converteren en valideren van de EAD/XML inventarissen naar apeEAD
en het daarna indexeren/publiceren van deze inventarissen
Optioneel:
• het maken van een archievenoverzicht
• het converteren van informatie uit inventarissen over digitale objecten (met
bijbehorende link) naar EDM t.b.v. doorlevering aan Europeana

27. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Demo: back-end – het Dashboard
url front-end APE productie versie:
http://www.archivesportaleurope.net
url back-end (Dashboard) APE productie versie:
https://www.archivesportaleurope.net/Dashboard
We hebben ook een demo versie de ‘Content Checker’:
url front-end APE CC versie:
http://contentchecker.archivesportaleurope.net
url back-end (Dashboard) APE CC versie:
https://contentchecker.archivesportaleurope.net/Dashboard
het APE front-end en back-end hebben verschillende url’s
zie ook: http://vimeo.com/93145813

28. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Meer informatie:
• Archieven Portaal Europa:
http://www.archivesportaleurope.net
• APEx project website:
http://www.apex-project.eu
• het gebruik van standaarden binnen APE:
http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/standards
• het downloaden van de Data Preparatie Tool en handleidingen:
http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/tools-and-manuals
• Archieven Portaal Europa groep op Archief 2.0:
http://www.archief20.org/group/archieven-portaal-europa
• Content aanleveren aan Europeana (www.europeana.eu):
http://pro.europeana.eu/web/guest/provide-data

29. APEx project co-funded by the European Commission within the
framework of the ICT Policy Support Programme
Dank voor uw aandacht!
Annelies Coenen
Labo-DIGIT
Annelies.coenen@arch.be
Sébastien Soyez
Country Manager APEX-Belgium
sebastien.soyez@arch.be