Siklus pengeluaran adalah rangkaian aktivitas bisnis yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang serta jasa. Tujuannya adalah meminimalkan biaya persediaan dengan melakukan pemesanan, penerimaan, pembayaran yang efisien. Siklus ini melibatkan pemilihan pemasok, penerimaan barang sesuai pesanan, pembayaran faktur setelah diverifikasi. Prosedur pengendalian mencakup otorisasi, pemisahan tugas, d

1. SIKLUS PENGELUARAN, PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN KAS,
SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN
A. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Sedangkan fungsi Siklus Pengeluaran adalah :
a. Mengetahui kebutuhan akan barang
b. Menempatkan Pesanan, Menerima dan Menyimpan barang
c. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
d. Menyiapkan pengeluaran kas
e. Mengelola Utang Usaha
f. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
g. Menyiapkan laporan Keuangan dan laporan manjemen yang diperlukan.
Tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran:
1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut : kuantitas pesanan
ekonomis {EOQ} :
Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan
persediaan.
Metode-metode pengendalian persediaan alternative:
1. MRP (material requirement planning); Pendekatan ini bertujuan mengurangi
tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan
memperkirakan kebutuhan
2. JIT (just in time); Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan
meghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
a. Memutuskan apakah menerima pengiriman
b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang

2. Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem
penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian
mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan
nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi,
unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
3. Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Menyetujui Faktur Pemasok:
a. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
b. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan
jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
Ada dua cara untuk memproses faktur pejualan dari vendor:
a. Sistem tanpa voucher
b. Sistem voucher
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
a. Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui
EDI atau melalui internet
b. Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut
Evaluated Receipt Settlement (ERS)
Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui:
a. Kasir menyetujui faktur
b. Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut: Bundel
voucher
c. Keputusan penting dalm proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah
akan memanfaatkan diskon yang dtawarkan untuk pembayaran awal.
B. Prosedur Pemrosesan Informasi
Penyediaan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dari Sistim Informasi
akuntansi (SIA), berarti bahwa SIA harus memberikan informais operasional yang
dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:
a. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan
dipesan

3. b. Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan
c. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor
d. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan
e. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum
diselesaikan.
C. Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur
Ada lima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran,
yaitu :
1. Adanya otorisasi yang memadai
2. Adanya pemisahan tugas
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi
4. Adanya akses kearah pengendalian
5. Pengecekan yang dilakukan oleh personel yang independent
Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima kriteria tersebut mempunyai
kecendrungan risiko audit yang tinggi.
Macam-macam ancaman :

4. 1. Mencegah kehabisan dan atau kelebihan persediaan
2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan
3. Membeli dengan arga yang dinaikkan
4. Membeli barang berkualitas rendah
5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
6. Komisi (kickbacks)
7. Menerima barang yang tidak dipesan
8. Membuat kesalahan dalam perhitungan
9. Mencuri persediaan
10. Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
11. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
12. Kehilangan data
Prosedur-prosedur pengendalian :
1. Sistem pengendalian persediaan
2. Analisis kinerja pemasok
3. Persetujuan permintaan pembelian
4. Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
5. Konsultasi daftar harga
6. Pengendalian anggaran
7. Gunakan daftar pemasok yang disetujui
8. Persetujuan pesanan pembelian
9. Pemesan pembelian sebelum penomoran
10. Larangan hadiah dari para pemasok
11. Insentif ke semua rekening pengiriman
12. Pengendalian akses phisik
13. Cek ulang akurasi faktur
14. Pembatalan pengepakan voucher
D. Kebutuhan Informasi dan Model Data dalam Siklus Pengeluaran
Penggabungan model data REA kedua-duanya data transaksi akuntansi tradisional
dengan data operasional lain.
Contoh :
a. Tanggal dan jumlah tiap pembelian
b. Information tentang dimana barang-barang disimpan
c. Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengi

5. Model Data Siklus Pengeluaran
Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan
barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satunya
Alasannya:
1. Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk
permintaan pembelian individu
2. Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan
menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan

6. Hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesana barang dan penerimaan barang
berarti:
1. Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengiriman terpisah untuk
memnuhi satu pesanan pembelian
2. Lain waktu, para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu
pengiriman
3. Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan
pembelian tunggal.
DAFTAR BACAAN :
1. Hapzi Ali, Prof., Dr.,MM,CMA, Modul Perkuliahan Sistem Informasi & Pengendalian
Internal, Sistem Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Mercubuana, 2018
2. http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html