1. Zijn uw bedrijfsprocessen gericht
op het bereiken van de strategische
doelen van uw organisatie?
Mavim helpt processen te sturen en beheersen en
doelstellingen te realiseren.
Business Process Management
Whitepaper

2. doelen te bereiken. Het is daarom van
belang dat de organisatie beschikt over de
juiste IT-oplossingen om invulling te geven
aan een integrale visie op het organiseren
van de organisatie en de beheersing van
de bedrijfsprocessen.
Wat is het doel van BPM?
BPM is gericht op het continu
verbeteren van bedrijfsprocessen binnen
professionele organisaties. Bij verbeteren
kunt u denken aan het verhogen van
de effectiviteit, efficiëntie, kwaliteit,
klantgerichtheid en innovativiteit. De
verbetering zelf wordt gemeten aan de
hand van prestatie-indicatoren. BPM
impliceert het continu blijven volgen van
de procesprestaties en de koppeling
aan gestelde doelen. Daarnaast willen
organisatiesdekwaliteitvanhunproducten
en diensten voor hun klanten kunnen
BPM doelt op methoden, best practices
en IT-oplossingen om een procesgerichte
bedrijfsvoering te realiseren. Nieuwsgierig
wat BPM is en wat het voor uw organisatie
kan betekenen? In dit whitepaper wordt
in ieder geval een aantal vragen voor u
beantwoord.
Wat is BPM?
BPM kan omschreven worden als: ‘het
sturen en beheersen van de activiteiten
van de medewerkers, zodanig dat de
bedrijfsprocessen, waarin de activiteiten
zijn gestructureerd, zijn gericht op het
bereiken van de (strategische) doelen
van de organisatie’. Het realiseren van
doelstellingen is niet alleen een kwestie
van goede sturing en beheersing van de
bedrijfsprocessen. Organisaties zijn in
sterke mate afhankelijk van of worden
ondersteund door IT om de gestelde
De laatste jaren staat Business Process
Management (BPM) sterk in de
belangstelling. Maar waarom eigenlijk?
Veel organisaties worden in toenemende
mate geconfronteerd met een dynamische
omgeving en kritische instelling van
klanten en/of stakeholders. Dit werkt een
toenemende interne complexiteit van de
organisatie in de hand. De organisatie
moet zich dus kunnen aanpassen.
Daarom zijn, naast efficiëntie en
betrouwbaarheid, nu ook klantgerichtheid
en flexibiliteit belangrijke succesfactoren
voor de continuïteit van de organisatie.
Dit stelt hoge eisen aan de organisatie
voor wat betreft de afstemming op de
omgeving, de structurering en inrichting
van de organisatie, als ook de besturing
en beheersing van de bedrijfsprocessen.
Tegelijkertijd worden de mogelijkheden
van IT op dit vlak steeds groter.
ontwerpen
veranderen
Centrale vraagstuk
KAD-model
Model 1: Hartog, P.A. e.a. (2007). “Kwaliteit van administratieve Dienstverlening”
Product: afstemming
organisatie op omgeving
Proces: besturing en
beheersen van processen
Structuur: structurering
en inrichting organisatie
- Doelen en beleid
- Klanten/afnemers
- Productnormen
- Procesnormen
- Beheerssysteem
- Bestuurlijke
informatieverzorging
- Taakstructuur
- Informatiestructuur
- Personeel
- Cultuur
Elementen
product
proces
structuur
borgen

3. ¹ Reijers, H.A. en Van Hee, K.M. (2004), Business Process Management in een notendop, VIP Vakblad voor documentmanagement.
borgen en daar waar mogelijk verhogen.
Dit maakt dat organisaties steeds vaker
bewust kiezen voor BPM.
BPM betreft dus het managen van
bedrijfsprocessen. Een en ander is
schematisch weergegeven in het KAD-
model (Model 1). Dit model is ontwikkeld
om de kwaliteit van de uitkomsten van
processen te waarborgen. In willekeurige
volgorde betreft dit het ontwerpen,
het borgen en het veranderen van de
processen, waarbij men van strategisch,
langs tactisch naar operationeel niveau
de organisatie bestuurt.
De geschiedenis van proces-
management
Aan het begin van de jaren ‘90 waren
er de eerste organisaties die op een
systematische wijze hun processen
beschreven. De organisaties probeerden
hun prestaties te beïnvloeden door
de nadruk te leggen op een betere
afstemming tussen afzonderlijke
activiteitenenhetgebruikvanIT-systemen
om dat proces te managen. In die tijd
was Business Process Reengineering
(BPR) van Michael Hammer de meest
gangbare methode. Hoewel er door
de jaren heen veel kritiek is geweest
op de methodologie van BPR heeft
het geleid tot meer verfijnde modellen
om bedrijfsprocessen te analyseren,
efficiënter te laten verlopen en effectiever
in te zetten. Enkele voorbeelden zijn Total
Quality Management (TQM), Business
Process Improvement (BPI) en Six
Sigma.
Momenteel wordt procesmanagement
derhalve aangeduid als BPM. BPM
gaat verder dan BPR uit de jaren ’90
en BPI. Volgens Howard Smith en
Peter Fingar in hun boek “The Third
Wave” is BPM een samensmelting
van kwaliteitsmanagement, IT en
managementdenken.
Wat zijn de gevolgen in de praktijk?
Maar wat heeft dat uiteindelijk in de praktijk
opgeleverd? McCormack (2001) heeft een
onderzoekgedaanonder100Amerikaanse
productiebedrijven. Daarbij werd een sterk
statistisch verband aangetoond tussen de
mate van procesoriëntatie en de hoogte
van de financiële bedrijfsresultaten. Een
vergelijkbaar onderzoek is uitgevoerd
bij 281 Zweedse organisaties, waar
vooral een belangrijke relatie tussen
procesoriëntatie en klanttevredenheid
werd vastgesteld (Gustafsson en Nilsson,
2003)¹. Daaruit mag geconcludeerd
worden dat het procesdenken in de praktijk
zijn vruchten afwerpt, zowel op financieel
gebied als op het gebied van kwaliteit.
Waarom zou u met BPM beginnen?
Genoeg reden om met BPM te beginnen.
Processen vormen immers het hart
van uw organisatie. Zij bepalen in grote
mate de kwaliteit van uw producten en
diensten. Daarom is het essentieel dat de
bedrijfsprocessen goed zijn vastgelegd
en dat de organisatie inzicht heeft in
de resultaten van die processen. De
beslissing met BPM te beginnen, is
primair een strategische keuze: u moet
als organisatie geloven in het nut van
een procesgeoriënteerde aanpak. IT-
systemen kunnen een rol spelen om BPM
met meer succes en minder inspanning
te implementeren én onderhouden.
Hoe te starten?
Veel organisaties onderkennen het
nut van BPM, maar zijn er nog niet
aan begonnen. De reden hiervoor
is dat zij de volgende vraag niet
kunnen beantwoorden: “Waar en
hoe moet ik beginnen om dit in
de praktijk vorm te gaan geven?”
Uiteraard bestaan er verschillende
wegen en plannen van aanpak. Dit is
vaak zeer organisatieafhankelijk. Het
onderstaande stappenplan geeft de
grote lijnen aan:
• Analyseren: voor het verkrijgen van
eengoedbeeldvandeorganisatieende
stand van zaken betreffende de interne
organisatie is een eerste inventarisatie
van de bestaande documentatie nodig.
• Modelleren: de belangrijkste
uitgangspunten voor BPM zijn
strategie, kritische succesfactoren,
doelstellingen, prestatie-indicatoren
en structuur. Breng vervolgens de
processen in kaart.
• Implementeren: vastgelegd wordt
‘wie doet wat?’, ‘wat zijn de risico’s?’ en
‘welke beheersmaatregelen dienen we
te treffen?’. U kunt overwegen daarbij
een procestool te gebruiken.
• Monitoren: hierbij worden de
werking en prestaties van de processen
beoordeeld.
• Leren: evalueren van het
voorgaande levert mogelijkheden op
tot verdere verbetering.

4. Wat bereikt u ermee?
Het primaire doel van BPM is dat u uw strategische doelen behaalt en bedrijfsprocessen
beheerst. Andere beoogde resultaten voor een procesgeoriënteerde organisatie zijn:
• Het leidt tot meer duidelijkheid over de werking van de organisatie voor alle partijen.
• Het leidt tot meer inzicht en snellere doorvoering van veranderingen en verbeteringen.
• Het geeft inzicht in de kritische bedrijfsprocessen en vergroot de bestuurbaarheid van
de organisatie door de beschikbaarheid van meer feiten.
• Het maakt een organisatie minder afhankelijk van sleutelfunctionarissen.
• Het leidt tot minder fouten en zodoende tot een hogere efficiency.
• Het bevordert een goede afstemming tussen afdelingen en medewerkers.
• Het leidt bovendien tot prettiger werken.
Wat zijn de valkuilen?
Net zoals andere trajecten kent ook het invoeren van BPM een aantal valkuilen.
De meest elementaire zijn:
1) In de praktijk blijkt dat het implementeren van een managementsysteem in meerdere
of mindere mate een verandering in de organisatie vereist. Helaas wekt verandering vaak
weerstand op.
2) Daarnaast is vaak sprake van onvoldoende beschikbare tijd en/of kennis en kunde
binnen de organisatie waardoor het traject een (te) lange doorlooptijd kent of zelfs mislukt.
Het kan de organisatie natuurlijk ook ontbreken aan de juiste ondersteuning van IT-syste-
men.
De oplossing voor de eerstgenoemde valkuil is voornamelijk te vinden in het betrekken
van medewerkers. Dit leidt tot een breed draagvlak voor het implementeren van veran-
deringen. Niet alleen goede communicatie (vooraf, tussentijds en achteraf), ook participa-
tie en medeverantwoordelijkheid zijn essentieel voor een succesvol veranderingsproces!
De tweede valkuil is te ondervangen door het inschakelen van externe expertise en
capaciteit. Ook zal het gebruik van specifieke software voor procesmanagement helpen
om de doorlooptijd van een BPM-traject te verkorten en het rendement te vergroten.
Dit whitepaper is tot stand gekomen door Mavim B.V. en BDO CampObers Business Control B.V.
Over BDO
BDO Business Control is onderdeel van BDO
CampsObers Accountants & Adviseurs B.V.
Met 29 vestigingen in Nederland en bijna
1.100 vestigingen wereldwijd is BDO een
toonaangevende organisatie op het gebied
van accountancy, belastingadvies en
consultancy.
Wilt u meer weten over BDO CampObers
Business Control? Bezoek de website:
www.bdo.nl
Over Mavim
Mavim B.V., opgericht in 1990, is een van
de meest innovatieve Nederlandse on-
twikkelaars van software op het gebied
van kwaliteits- en procesmanagement.
De software van Mavim – Rules – helpt u op
zeer eenvoudige wijze bij het vastleggen, be-
heren en inzichtelijk maken van uw bedrijfs-
processen en procedures. Daarnaast kan alle
procesgerelateerde informatie, van klantin-
formatie tot regelgeving en van operationele
gegevens tot beleidsplannen, worden vastge-
legd. Rules maakt al deze informatie, kennis
en content in samenhangend verband inzich-
telijk. Informatie wordt consistent en gestruc-
tureerd beheerd, maar ook op eenvoudige en
transparante manier gecommuniceerd aan alle
betrokkenen binnen de organisatie. Zo wordt
een organisatie in zijn geheel niet alleen effec-
tiever, maar ook efficiënter.
Ruim 1.000 organisaties in binnen- en buiten-
land vertrouwen voor hun kwaliteits- en proces-
management op de software en dienstverlening
van Mavim.
Wilt u meer weten over Mavim en Rules?
Bezoek onze website:
www.mavim.nl