Dit kan Jinius Management

1. Management? SUCCESSVOL ZAKEN DOEN GEMANAGED? IS HET………... GELUK? of…... MAGIE?

2. Hoge kwaliteitsmanagement... Een statement ...het is meer... De kwaliteit van het management … dan ... Het managen van de kwaliteit. Wat moet er geregeld zijn om van professioneel en kwalitatief management te kunnen spreken?

3. Systematisch Management PEOPLE PREDICT PURPOSE PROCESS PERFECT PHILOSOPHY Kano S2 S1 S3 S4 Performance Trend Analysis Actions Designing Analysing Experiment ... Doing Resolving Deciding Adjusting ... PEOPLE PREDICT PURPOSE PROCESS PERFECT PHILOSOPHY Kano S2 S1 S3 S4 Performance Trend Analysis Actions

4. Wat draagt waaraan bij? De belangrijkste informatie is het meest verwarrend! Survive And Grow Survive And Grow Seek to Introduce Profitable New Business Seek to Introduce Profitable New Business Build & Manage Customer Relationships Proactively Build & Manage Customer Relationships Proactively Best Total Cost Producer Best Total Cost Producer Fulfil Corporate, Legal, Ethical, & Moral Obligations Fulfil Corporate, Legal, Ethical, & Moral Obligations Maintain and Exceed Financial Result Maintain and Exceed Financial Result ? ? Optimise Product Introductions Plan & Manage Costs Ensure compliance Develop a motivated & effective workforce Improve Customer Service Levels Optimise Inventory Supply Chain Manage to “Best Total Cost Producer” FY00 Objectives Management Ensure Compliance Financial & Business Analysis Central Services Human Resource Management Business Systems Development Strategic Commodity Mgt. Engineering Services Planning & Tactical Procurement Manufacturing ?

5. Significant Contribution House Keys: Critical Contribution Major Contribution Roof Keys: Strong Synergy Weak Synergy Weak Conflict Strong Conflict Synergy or Conflict Ranking Wt. Manage Material Supply Effectively 5 Manage Customer Expect- actions & Requirements 5 Effectively Plan SAE Resources 4 Improve total flexibility 4 Develop Technical & Management Skills Manage Finances 2 Ensure Compliance 2 4 3 Develop & Improve Processes & Systems Leo van den Heuvel Process Manager Measure Material OT @ POU Supplier DOH (RM) OT to Customer Request Value Add Per Equivalent Head Process improvem’t count Skills Coverage Gross Profit % ITO Audit Plan score Actual Target 93% 18 Days 95% 34.5K Dfl 44 90% 13% 11.5 Leo van Henk Paul Hans van Johan Dietmar Jacco Leo van Johan Objective Measure Owner Business System QFD 20.5 88% 0% 9 83% 90% 13.8% 12.25 81 33.1K Paul Johan Interproc. Resp. Ind. Cust. Survey Index B + 50% B + 100% Coverage 100% 50% 162 Planning & Inven- tory Management HR Process 88 Dietmar Project Management 156 Paul Purchasing 132 Henk Quality Manage- ment System 105 Johan Assemble & Test 88 Hans Receiving & Distribution 96 Raymond Plan & Control Finances 87 Jacco 91 Manufacturing Support Jelle 111 x Dev. of Business Proc. & Systems Dietmar

6. Timemanagement! Je hebt dus wel de keus? The Vicious Circle taken duren langer We laten de problemen verergeren ? Kans om te verbeteren The Virtuous Cycle taken gaan sneller We lossen de problemen echt op We hebben Minder tijd We hebben Meer tijd Slechter Beter

7. Functieoverzicht 4m-Focus Als hulpmiddel hebben wij een applicatie ontworpen. Hierna een indruk van wat de applicatie u kan brengen

8. Introductie De applicatie maakt procesgegevens eenvoudig beschikbaar voor de medewerkers zoals: Proces-flow Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Toepasselijke wetten en regels (b.v. ISO9001 paragrafen Risico’s Lopende acties en procesverbeteringen Benodigde documenten Door intuïtieve werking slechts korte training nodig Bevorderd procesdenken Recht om te wijzigen volgens delegeren van procesverantwoordelijkheid Revisie beheer van documenten Genereert organogrammen op basis van eenvoudig in te voeren functie en medewerker tabellen.

9. De homepage Op de “homepage” is ruimte voor introductie tekst, met bijvoorbeeld een korte omschrijving van uw organisatie en missie/ visie Ook vindt men op de “homepage” een grote knop om meldingen te registreren zoals klantenklachten, verbeterideeën, (bijna)ongevallen of milieurisico’s Hier kan men enkele willekeurige afbeeldingen laden waarop klikbare gebieden kunnen worden gedefinieerd, om meteen naar bepaalde processen, of documenten te springen

10. Procesoverzicht Onder de menuknop “processen” vindt men alle procesfunctionaliteit. Hier het overzicht van de hoofdprocessen van EV trading, zoals geselecteerd in het linker tekstmenu.

11. De sub-processen Klikt men op een van de hoofdprocessen, dan komt men op de daaronder vallende processen uit. Om de proceseigenschappen te raadplegen klikt men op het proces. Om de flowchart te zien klikt men op het flowchartsymbool (linksboven)

12. Proces-eigenschappen Naast enkele statische gegevens van het proces, vindt men ook de functie die verantwoordelijk is en de functies die een uitvoerende of informatieve rol hebben binnen het proces. Verder treft men hier de wet- en regelgeving aan die voor het proces van toepassing is, zoals bijvoorbeeld de betreffende ISO9001 paragrafen.

13. Proces-flow Een flowchart bestaat uit alle taken/acties die binnen het proces moeten worden uitgevoerd en hun onderlinge verbanden. Waar nodig kan een conditie worden aangegeven waaronder een taak moet worden uitgevoerd. Detail gegevens van de flow kunnen naar believen worden aan of uitgeschakeld, zoals de nadere omschrijving van, of instructie behorende bij een taak.

14. De flow aanpassen In edit mode worden enkele bewerkingsfuncties zichtbaar. Zo kan men heel eenvoudig stappen aan het proces toevoegen, verwijderen of met elkaar verbinden. Ook is het mogelijk om relaties met andere processen aan te geven als Inputs of Outputs. Output

15. Auditing Doordat in het systeem is aangegeven op welke processen de paragrafen van een norm betrekking hebben, kan het systeem eenvoudig een audit-checklijst genereren. Kunnen de bevindingen per item worden vastgelegd en kan men corrigerende maatregelen (acties) aanmaken. Zo is het gehele audit en opvolg proces geregeld.

16. Risico overzicht Vanuit een risico-portfolio kunnen risico’s aan een proces worden gerelateerd en gewaardeerd. Hiervoor zijn verschillende risicoscore-formules beschikbaar, of kunnen deze worden gedefinieerd. Hierdoor heeft men alle hulpmiddelen beschikbaar om risico’s te kunnen beheren en beheersen.

17. Risico detail Hier zien we de details van een risico, zoals dit bij een proces is gedefinieerd. We zien een voorbeeld van een score-formule en de rating die daaruit volgt. Vervolgens de gewenste rating en een bepaalde actie om tot de gewenste rating te komen.

18. Performance indicator Om de prestaties van een organisatie te kunnen monitoren, kan men zeer eenvoudig metingen definiëren en gemakkelijk de periodieke data invoeren.

19. Bij elkaar horende metingen kan men overzichtelijk op een z.g.n. “dashboard” weergeven. Men ziet in één oogopslag de laatst gemeten waarde, trend en status. Door op een meting te klikken roept men de details op.

20. Scorecard Met de “scorecard” heeft men en iets gecompliceerder middel om gegevens te groeperen. Men kan hier meerdere metingen onder een onderwerp of doelstelling samenvoegen.

21. Organogrammen Door het invullen van een tabel met de afdelingen, de functies en de medewerkers, geeft men het systeem voldoende informatie om de organogrammen op te bouwen. Door op het flowchart symbool te klikken gaat men naar het onderliggende organogram. Klikt men op een functieblokje dan wordt de functieomschrijving getoond.

22. Functieomschrijving In een functieomschrijving wordt aangegeven aan welke functie wordt gerapporteerd, de korte omschrijving en de functie, de benodigde competenties en opleiding en in welke processen de functie een rol speelt. Dit wordt automatisch bijgewerkt als men de functie een rol toekent bij een proces. Ook worden de medewerkers getoond die de functie vervullen. Dit wordt automatisch bijgewerkt als men een functie aan een medewerker toekent.

23. Actieopvolging De acties die worden gedefinieerd vanuit de homepage, een audit of vanuit risicomanagement, komen bij elkaar op de “ToDo list” van de aangemelde medewerker. Men ziet hier ook de projecten waarbinnen de medewerker een rol speelt. Heeft de aangemelde medewerker de rol van administrator (bijvoorbeeld de kwaliteitscoördinator), dan heeft deze ook de mogelijkheid de complete lijst van acties te bekijken. Deze rol ziet ook de gereedgemelde acties die nog beoordeeld moeten worden op effectiviteit. (issues to verify)

24. Software & Support 4m-Focus is een Canadees software pakket dat i n de Benelux wordt verdeeld door Jinius Management (Gorinchem), Verhoeven Consultancy (Rotterdam), Ebib Projects (Antwerpen) en Mark-Up Management Consultancy (Brussel) Het software pakket is ontwikkeld naar de wensen van kwaliteitsfunctionarissen en management. Het is dus geen product van de IT branche, maar gemaakt door specialisten die dicht bij de gebruikers staan! Wij hebben directe invloed op de verdere ontwikkeling van het pakket! Implementatie & Ondersteuning wordt geleverd door een netwerk van zelfstandige specialisten op gebied van Kwaliteit, Logistiek, ARBO en milieu. 1st lijn support Nederland : Implementatie partner > eindverantwoordelijkheid Jinius Management en Verhoeven Consultancy 2de lijn support : 4m focus , welke beschikt over een 24h helpdesk en de support website http://www.m-focus.com/support

25. De mogelijkheden 4M-Focus kan worden geleverd als: - Een webapplicatie die draait binnen de muren van Uw bedrijf , op uw eigen intranet. Of Een Saas (Service as a Service) oplossing waarbij U de applicatie via het Internet kan gebruiken en waarbij WIJ zorgen voor de rest (zoals hardware,hosting, software, database en allerhande periodiek onderhoud). Onze hosting Partner (grote server farm in New York) bevindt zich op een hoofdader van het WWW waardoor snelle verbindingen gegarandeerd zijn. Er zijn oplossingen voor zowel de kleine als grote gebruiker