8

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”
MINISTERSTWO EDUKACJI
i NAUKI
Teresa Dżugaj
Teresa Stolarek
Prowadzenie polityki kadrowej przedsiębiorstwa
412[01].Z2.01
Poradnik dla ucznia
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2005

1
Recenzenci:
dr Roman Sobiecki
mgr Zofia Sepkowska
Opracowanie redakcyjne:
Katarzyna Maćkowska
Konsultacja:
mgr inż. Maria Majewska
Korekta:
Joanna Iwanowska
Edyta Kozieł
Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej Z2.01 Prowadzenie
polityki kadrowej przedsiębiorstwa zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu
technik rachunkowości.
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2005

2
SPIS TREŚCI
1. Wprowadzenie 3
2. Wymagania wstępne 6
4. Materiał nauczania 7
4.1. Obieg informacji w jednostce organizacyjnej 7
4.1.1. Materiał nauczania 7
4.1.2. Pytania sprawdzające 10
4.1.3. Ćwiczenia 10
4.1.4. Sprawdzian postępów 14
4.2. Wizerunek pracownika ds. zarządzania zasobami ludzkimi 14
4. 3. Warunki pracy w biurze 20
4.3.1 Materiał nauczania 20
4.3.2 Pytania sprawdzające 23
4.4. Zarządzanie czasem pracy i przyjmowanie interesantów 26
4.5. Polityka kadrowa i planowanie zatrudnienia 33
4.6. Przedmiot i źródła prawa pracy 43
4.7. Zatrudnianie i rozwiązywanie umów o pracę 50
4.8. Dokumentacja związana z zatrudnieniem i ochrona danych 61
4.9. Obowiązki stron stosunku pracy i skutki ich naruszania 68
4.10. Dokumentacja kadrowa w programie komputerowym 77
5. Spradzian osiągnięć 94
6. Literatura 96

3
1. WPROWADZENIE
Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy z zakresu prowadzenia polityki
kadrowej. W poradniku zamieszczono:
− wymagania wstępne, w których wskazano umiejętności jakie powinieneś posiadać przed
rozpoczęciem pracy z poradnikiem,
− cele kształcenia, które z kolei wskazują jakie umiejętności powinieneś opanować
w procesie kształcenia w danej jednostce modułowej,
− materiał nauczania, który podzielono na 10 tematów, ściśle i logicznie ze sobą powiązanych
− ćwiczenia zgodne z materiałem nauczania, gdzie podano również wskazówki do realizacji
i środki dydaktyczne,
− ewaluacja twoich osiągnięć – zamieszczono przykładowe narzędzia pomiaru
dydaktycznego w postaci sprawdzianów postępów po każdym zrealizowanym temacie oraz
sprawdzian osiągnięć na zakończenie całej jednostki modułowej.
Nabyte umiejętności w tej jednostce modułowej ułatwiają zrozumieć, jak ważny jest czynnik
ludzki w firmie i pozwalają spojrzeć na przedsiębiorstwo jako instytucję społeczną.
Treści zawarte w materiale nauczania mają na celu rozszerzenie posiadanych już przez Ciebie
umiejętności i ukształtowanie nowych.
W materiale nauczania zostały omówione również treści dotyczące obsługi użytkowych
programów komputerowych kadrowo-płacowych, zarządzania danymi komputerowymi,
zabezpieczania ich przed osobami nieuprawnionymi oraz ich archiwizowania. Materiał ten
zawiera istotne wskazówki praktyczne, które umożliwią Ci wykorzystanie programów
komputerowych w realizacji zadań zawodowych dotyczącej polityki kadrowej.
Pytania sprawdzające umożliwią Ci ocenę przygotowania do wykonywania ćwiczeń
potwierdzających nabyte umiejętności. Ćwiczenia zawierają polecenie, sposób wykonania
i wyposażenie stanowiska pracy.
Poziom Twojej wiedzy po wykonaniu ćwiczeń, ocenisz wykonując sprawdzian postępów.
Pozytywny wynik pozwoli Ci na realizację następnego tematu. W przypadku trudności,
wątpliwości, niejasności poproś o pomoc nauczyciela.
Sprawdzian osiągnięć, który znajduje się po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki
modułowej pozwoli Ci ocenić poziom ukształtowanych umiejętności w całej jednostce
modułowej, literatura umożliwi Ci pogłębienie wiedzy z zakresu jednostki modułowej.

4
SCHEMAT UKŁADU JEDNOSTEK MODUŁOWYCH
412[01].Z2
Organizacja i
finansowanie działalności
przedsiębiorstwa
412[01].Z2.01
Prowadzenie polityki
kadrowej przedsiębiorstwa
412[01].Z2.02
Organizowanie procesu
gospodarczego
przedsiębiorstwa
412[01].Z2.03
Finansowanie działalności
przedsiębiorstwa
412[01].Z2.03
Wykorzystywanie informacji
ekonomicznej w procesie
decyzyjnym

5
2. WYMAGANIA WSTĘPNE
Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:
− korzystać z literatury i innych źródeł informacji,
− posługiwać się podstawowymi pojęciami z zakresu ekonomii i prawa,
− przedstawić swój system wartości,
− panować nad negatywnymi emocjami, unikać konfliktów i dokonywać samooceny,
− stosować zasady dobrego wychowania oraz kształtować aparycję,
− dokonać autoprezentacji,
− komunikować się z innymi z wykorzystaniem wiedzy o mowie ciała i komunikacji
werbalnej,
− pracować w zespole,
− formułować swoje cele i zadania,
− wyjaśnić działanie mechanizmu rynkowego ze szczególnym uwzględnieniem rynku pracy,
− rozróżnić gałęzie prawa oraz powiązać je z odpowiednimi źródłami prawa,
− posługiwać się podstawową terminologią z zakresu prawa,
− wyjaśnić zasady publikacji i obowiązywania aktów prawnych,
− czytać akty prawne,
− określić istotę i rodzaje wykładni prawa,
− zaszeregować konkretną sprawę do właściwej gałęzi prawa,
− wyjaśnić różnicę między przestrzeganiem a stosowaniem prawa,
− obsłużyć podstawowe środki i urządzenia techniczne stosowane w pracy biurowej,
− obsługiwać klawiaturę metodą mnemotechniczną,
− rozmieścić prawidłowo poszczególne elementy pisma,
− redagować treść pisma,
− opracować dokumenty kandydata do pracy,
− przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej z pracodawcą,
− utworzyć bazę do korespondencji seryjnej oraz scalać dane z dokumentem,
− sporządzić listę płac,
− wykonywać podstawowe operacje na plikach i folderach,
− stosować podstawowe zasady obsługi programów w środowisku Windows,
− tworzyć systematycznie kopie bezpieczeństwa danych w programach komputerowych,
− definiować użytkowników programów komputerowych i nadawać im indywidualne
uprawnienia.
− zakładać firmę w programie,
− dokonywać ustawień parametrów pracy.

6
3. CELE KSZTAŁCENIA
W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:
− zastosować przepisy Kodeksu pracy oraz innych aktów normatywnych regulujących
stosunki między pracodawca a pracownikiem,
− rozróżnić pojęcia i terminy z zakresu prawa pracy i polityki kadrowej,
− przewidzieć skutki prawne czynności podejmowanych w ramach polityki kadrowej,
− przeprowadzić analizę podstawowych praw i obowiązków stron stosunku pracy,
− opracować plan zatrudnienia,
− obliczyć płynność kadr,
− przeprowadzić rekrutację pracowników ze szczególnym uwzględnieniem rozmowy
kwalifikacyjnej,
− sporządzić dokumenty związane z nawiązaniem, trwaniem i rozwiązaniem stosunku pracy,
− sporządzić protokoły, sprawozdania i notatki służbowe,
− rozróżnić skutki wynikające z nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
− skompletować akta osobowe,
− założyć na potrzeby sprawozdawczości bazę danych dotyczących zatrudnienia,
− chronić dane osobowe pracowników zgodnie z obowiązującym stanem prawnym,
− zaplanować i zaewidencjonować czas pracy pracowników,
− zastosować przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej
− dokonać analizy stanowisk pracy biurowej pod kątem wymagań ergonomii,
− zaprojektować obieg informacji dotyczących spraw osobowych,
− wykonywać typowe czynności kancelaryjne,
− zredagować pisma w sprawach osobowych, również w języku obcym,
− stosować zasady organizacji pracy – organizować pracę własną i zespołową,
− przyjąć interesantów,
− zorganizować zebranie służbowe,
− sporządzać sprawozdania i protokoły,
− zadbać o wizerunek zewnętrzny stosownie do sytuacji i wykonywanych zadań zawodowych,
− zastosować normy społeczne dotyczące zachowań w miejscu pracy,
− porozumieć się zgodnie z zasadami kultury języka,
− wykorzystać komputery w gromadzeniu i przygotowywaniu informacji niezbędnych do
prowadzenia polityki kadrowej przedsiębiorstwa,
− dokonać transmisji informacji dotyczących zatrudnienia z zastosowaniem programu
kadrowo-płacowego,
− sporządzić raporty: zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wstępnego BHP, kwestionariusz
osobowy, aneks do umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron,
świadectwo pracy,
− sporządzić dla pracowników bilans urlopowy i bilans chorób,
− odnotować w programie nieobecność pracownika z powodu: choroby, urlopu.

7
4. MATERIAŁ NAUCZANIA
4.1. Obieg informacji w jednostce organizacyjnej
4.1.1. Materiał nauczania
Pracę biurową można określić jako zespół czynności technicznych występujących
w procesie obiegu informacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania i zarządzania
firmą. Informacja jest głównym produktem pracy biurowej.
Informacja to system przekazywania powiadomień w celu wywołania reakcji stanowiących
podstawę podejmowania decyzji kierowniczych.
Struktura informacji zawiera następujące elementy:
1) treść informacji,
2) nośnik treści informacji (na czym została treść utrwalona),
3) symbol treści informacji (litery, cyfry),
4) sposób przekazywania informacji (pisemnie, ustnie).1
Aby informacje przetwarzane w pracy biurowej były użyteczne dla kierownictwa
w procesie podejmowania decyzji, powinny być: rzetelne i dokładne, wyczerpujące i jasne,
dostępne, szybko i terminowo dostarczone odbiorcy. Bardzo ważną sprawą jest właściwe
zorganizowanie obiegu informacji, na który składają się kolejne etapy:
Rys. 4.1.1. 1. Etapy obiegu informacji
1 Jarzębowski W. „Nowoczesne biuro” PWE Warszawa 1974
zbieranie
selekcja
przetwarzanie
przekazywanie
klasyfikacja
przechowywanie

8
Czynności biurowe wynikające z obiegu informacji zawarte są w instrukcji kancelaryjnej.
Instrukcja kancelaryjna określa podstawowe pojęcia związane z pracą biurową, normuje sposób
i zasady wykonywania czynności biurowych wynikających z obiegu pism od chwili ich wpływu
lub powstania do momentu przekazania do archiwum oraz reguluje tryb postępowania z aktami
jawnymi i poufnymi. Instrukcja kancelaryjna firmy lub instytucji powinna być opracowana na
podstawie instrukcji ramowej i wykazu akt obowiązujących w określonej branży.
Jednostka organizacyjna ustala i przedstawia w instrukcji kancelaryjnej system
kancelaryjny, czyli sposób przyjmowania, klasyfikacji, oznaczania, załatwiania, wysyłania
i przechowywania dokumentacji biurowej.
Rys. 4.1.1.2. Systemy kancelaryjne
System kancelaryjny dziennikowy opiera się na zasadzie wielokrotnego rejestrowania
i kwitowania odbioru pism w dzienniku korespondencyjnym, który prowadzony jest przez
pracownika kancelarii lub sekretariatu. W dzienniku kancelaryjnym rejestruje się pisma
przychodzące i pisma wysłane według określonych informacji. Pisma wysłane otrzymują znak,
który odpowiada liczbie dziennika, pod którą pismo jest zarejestrowane. System ten, obok zalet
(pismo nie może zaginąć, prostota, liczba dziennika wskazuje na miejsce przechowywania
pisma, możliwość kontroli sposobu załatwiania sprawy), posiada wiele wad, a mianowicie:
pracochłonny, kosztowny, hamuje sprawny obieg dokumentów, wydłuża czas załatwiania spraw.
System kancelaryjny bezdziennikowy polega na rejestrowaniu spraw w „spisie spraw” na
podstawie pierwszego pisma, które w danej sprawie wpłynęło. Rejestrowaniem spraw zajmują
się pracownicy biurowi merytorycznie przygotowani do załatwiania spraw. Pracownik biurowy
ponosi całkowitą odpowiedzialność za załatwienie sprawy, jednak w przypadku nieobecności
pracownika, sprawa oczekuje na załatwienie. System ten jest mało pracochłonny, pozwala na
szybszy obieg pism, ale pisma mogą się zagubić. Jednostki organizacyjne funkcjonujące według
systemu kancelaryjnego bezdziennikowego powinny spełniać warunki:
posiadać szczegółowo opracowany rzeczowy wykaz akt,
dokładnie określić zakres zadań dla wszystkich komórek organizacyjnych
i poszczególnych stanowisk pracy biurowej,
zatrudniać pracowników biurowych o wysokich kwalifikacjach zawodowych,
posiadających wysoki poziom etyki i kultury zawodowej.
Rzeczowy wykaz akt jest to system klasyfikacji spraw powstających lub wpływających do
biura. Wykaz akt stanowi załącznik do instrukcji kancelaryjnej i zbudowany jest w formie tabeli,
która przedstawia:2
symbol klasyfikacyjny sprawy,
hasło klasyfikacyjne,
kategorie archiwalną,
uwagi.
Tak przedstawiony rzeczowy wykaz akt pozwala na szybkie odszukanie akt konkretnej sprawy
i umożliwia sklasyfikowanie akt spraw nowych. Symbole klasyfikacyjne zbudowane są według
dziesiętnego systemu klasyfikacji (cyfry od 0 do 9), hasła klasyfikacyjne natomiast, odpowiadają
tematyce zagadnień i spraw występujących w jednostce organizacyjnej. Sprawy sklasyfikowane
są wielostopniowo, poczynając od zagadnień ogólnych do coraz bardziej szczegółowych.
2 Instrukcja kancelaryjna „Kancelaria szkoły” WN Jelenia Góra 1994
system
kancelaryjny
dziennikowy bezdziennikowy

9
Konstrukcja rzeczowego wykazu akt:
podział I stopnia – klasy zasadnicze
0 - ZARZĄDZANIE
1 - KADRY
2 - SRODKI RZECZOWE
3 - FINANSE, RACHUNKOWOŚĆ
akta spraw typowych
4 -
5 -
. -
. -
9 -
akta spraw odzwierciedlających
specyfikę działania
podział II stopnia – (każdą klasę zasadniczą można podzielić na 10 klas II stopnia), np.
klasa zasadnicza KADRY otrzyma kolejne symbole klasyfikacyjne: 10, 11, 12, 13, 14,
15, 16, 17, 18, 19
podział III stopnia – (każdą klasę drugiego stopnia można podzielić na 10 klas III
stopnia), np. klasa II stopnia oznaczona symbolem 12, otrzyma kolejne symbole
klasyfikacyjne: 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129.
Zastosowanie systemu dziesiętnego pozwala na stosowanie dowolnej liczby stopni podziału
spraw w zależności od potrzeb.
W rzeczowym wykazie akt podane są również kategorie archiwalne akt. Do akt
archiwalnych zaliczane są sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i akta te przechowywane są
w archiwum zakładowym przez określony przepisami okres czasu.
Kategorie archiwalne akt:
• akta kategorii A – zaliczane są sprawy mające znaczenie historyczne, trwałe, nie
mogą być celowo zniszczone lub rozproszone, przechowywane są wieczyście,
a w przypadku likwidacji firmy przekazywane są do archiwum państwowego,
• akta kategorii B – zaliczane są sprawy o czasowej wartości użytkowej dla firmy,
przechowywane są określoną przepisami instrukcji kancelaryjnej liczbę lat (np. B5 –
5 lat), a po upływie okresu przechowywania następuje ich brakowanie.
Brakowanie akt archiwalnych polega na wydzieleniu akt, których termin przechowywania
w archiwum minął, i przygotowaniu ich do przekazania na makulaturę. Wydzielone akta spisuje
się w „protokole brakowania akt” i po uzyskaniu zgody archiwum państwowego przygotowuje
się je na przemiał. Wcześniej należy wyłączyć to, co nadaje się do powtórnego użytku, np.
segregatory, i to co nie nadaje się na przemiał, np. części metalowe, a następnie zniszczyć akta
w niszczarkach dokumentów.
Dobra organizacja obiegu pism zapewnia właściwe i szybkie załatwienie spraw, a tym
samym ma wpływ na sprawną działalność całej firmy. Z tego wynika konieczność kierowania
się w pracy biurowej zasadami racjonalnego obiegu pism:
• ograniczona do niezbędnych liczba punktów zatrzymania pisma czyli komórek
biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności związane z obiegiem
pism,
• jak najkrótsza droga obiegu pisma,
• wykorzystanie nowoczesnych środków techniki biurowej, w celi skrócenia czasu
wykonywania czynności manipulacyjnych,
• ograniczenie czynności biurowych do koniecznego minimum,
• dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzymania.

10
Aby zasady racjonalnego obiegu pism mogły być zastosowane w praktyce, firma musi spełniać
następujące warunki:
• właściwa struktura organizacyjna i szczegółowy podział zadań pomiędzy
pracowników biurowych,
• wprowadzenie systemu decentralizacji decyzji i uprawnień,
• zatrudnianie pracowników biurowych o wysokich kwalifikacjach zawodowych
i wysokim poziome etyki i kultury zawodowej,
• stosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej,
• optymalny system przepisów prawnych umożliwiających szybkie i prawidłowe
działanie.
Obieg pism powinien być kontrolowany w celu ujawnienia nieprawidłowości lub przyczyn
wydłużających czas załatwiania spraw.
4.1.2. Pytania sprawdzające
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.
1. Jakie elementy struktury można wyodrębnić w informacji?
2. Jakie etapy wyodrębnisz w obiegu informacji?
3. Co zawiera instrukcja kancelaryjna i jaką pełni rolę w firmie?
4. W jaki sposób rejestruje się pisma w dzienniku korespondencyjnym?
5. Jakie warunki muszą być spełnione, aby sprawnie funkcjonował obieg pism według systemu
kancelaryjnego bezdziennikowego?
6. Jaką funkcję w firmie spełnia rzeczowy wykaz akt?
7. Jakie sprawy zaliczamy do kategorii A, a jakie do B?
8. Jak długo przechowywane są w archiwum zakładowym akta kategorii A i B?
9. Na czym polega racjonalny obieg pism?
4.1.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Informacja – główny produkt pracy biurowej
Uzupełnij definicję:
Informacja w pracy biurowej jest to system ..............................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................. .
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zapoznać się z poleceniem,
2) skorzystać z treści zawartych w materiale nauczania,
3) uzupełnić luki w tekście.
Wyposażenie stanowiska pracy:
− literatura zgodna z punktem 6 poradnika.

11
Ćwiczenie 2
Elementy struktury informacji.
Wyodrębnij elementy struktury informacji: „roczne sprawozdanie finansowe – bilans firmy,
sporządzony na formularzu”:
− treść ............................................................................................................................
− nośnik treści ...............................................................................................................
− symbole ........................................................................................................................
− sposób przekazania .....................................................................................................
1) zapoznać się z poleceniem,
2) skorzystać z treści zawartych w sprawozdaniu „bilans firmy”,
3) skorzystać z treści zawartych w poradniku dla ucznia,
4) uzupełnić luki w tekście.
− sprawozdanie finansowe – bilans firmy,
− formularz GUS bilans,
Ćwiczenie 3
Systemy kancelaryjne
Zaznacz znakiem (+) cechy właściwe dla danego systemu kancelaryjnego:
Właściwości
System
kancelaryjny
dziennikowy
System
kancelaryjny
bezdziennikowy
Pismo jest przedmiotem szczególnej troski
System kosztowny
Referent rejestruje sprawy
Wysokie kwalifikacje pracowników biurowych
Pisma rejestruje się w kancelarii
Prowadzony jest „spis spraw”
Hamuje sprawny obieg pism
Pracownik całkowicie odpowiada za załatwienie sprawy
Prowadzony jest dziennik korespondencyjny
Rejestrowanie pism i kwitowanie odbioru
Skraca czas załatwiania spraw
1) skorzystać z treści zawartych w poradniku,
2) skorzystać z instrukcji kancelaryjnej,
3) uzupełnić tabelę,
4) zaprezentować efekty swojej pracy

12
− instrukcja kancelaryjna
Ćwiczenie 4
Rzeczowy wykaz akt
Uzupełnij zdania:
Rzeczowy wykaz akt pozwala na ..................................................................................................
........................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................... ,
przedstawiony jest w instrukcji kancelaryjnej, w formie tabeli, która zawiera następujące
kolumny:
..............................................................
..............................................................
..............................................................
..............................................................
2) skorzystać z treści zawartych w załączniku do instrukcji kancelaryjnej dotyczącej
rzeczowego wykazu akt,
3) uzupełnić luki w ćwiczeniu,
4) zaprezentować efekty swojej pracy.
− instrukcja kancelaryjna,
Ćwiczenie 5
Rzeczowy system klasyfikacji.
Konstruowanie symboli klasyfikacyjnych wg systemu dziesiętnego.
Niżej podane symbole cyfrowe II stopnia rozpisz na symbole cyfrowe III stopnia i podaj,
jakich ogólnych spraw dotyczą:
0 – dotyczy sprawy .......................................................................................................................
symbol cyfrowy 01 można rozpisać na ..................... symboli III stopnia w następujący sposób:
.......................................................................................................................................................
.................................................................. .
2 – dotyczy sprawy .......................................................................................................................
symbol cyfrowy 22 można rozpisać na ..................... symboli III stopnia w następujący sposób:
....................................................................................................................................................
......................................................................... .

13
2) skorzystać z załącznika do instrukcji kancelaryjnej – rzeczowego wykazu akt,
3) umieć posługiwać się systemem dziesiętnym,
− rzeczowy wykaz akt,
Ćwiczenie 6
Archiwowanie akt spraw załatwionych
Jakie sprawy zaliczamy do niżej podanych kategorii archiwalnych i jaki jest okres ich
przechowywania:
akta kategorii A – sprawy: .................................................................................................
przechowuje się ............................................................................................ .
akta kategorii B10 – sprawy: ...............................................................................................
przechowuje się .......................................................................................... .
1) zapoznać się z treścią zawartą w poradniku dla ucznia,
2) zapoznać się z przepisami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej dotyczącymi archiwizacji,
− rzeczowy wykaz akt
Ćwiczenie 7
Racjonalny obieg pism.
Do sekretariatu firmy wpłynęła faktura za naprawę kserokopiarki – sporządź wykres drogi
obiegu tej faktury biorąc pod uwagę punkty zatrzymania i czynności biurowe jakie towarzyszą
załatwieniu sprawy. Czy obieg faktury przebiega zgodnie z zasadami racjonalnego obiegu
pisma?
1) zapoznać się z treścią zawartą w poradniku dla ucznia,
2) zbadać drogę obiegu faktury na przykładzie własnej szkoły,
3) narysować tabelę, w główce wpisać typowe punkty zatrzymania faktury, a w boczku
czynności biurowe związanie z obiegiem tej faktury,
4) narysować wykres drogi pisma,

14
5) zracjonalizować obieg pisma zgodnie z poznanym zasadami,
6) wyznaczyć na tym samym wykresie innym kolorem zracjonalizowaną drogę obiegu pisma,
7) dokonać oceny korzyści z racjonalizowania obiegu pism,
8) zaprezentować wykonane ćwiczenie.
− dokument faktury,
− papier lub karton do wykreślania drogo pisma,
− kolorowe mazaki,
4.1.4. Sprawdzian postępów
Czy potrafisz: Tak Nie
1) określić rolę pracy biurowej w zarządzaniu firmą?
2) analizować elementy struktury informacji?
3) grupować informacje wg różnych systemów klasyfikacji?
4) organizować obieg pism zgodnie z zasadami systemu kancelaryjnego
dziennikowego?
5) zarejestrować sprawę i założyć teczkę sprawy?
6) znakować sprawy zgodnie z zasadami systemu kancelaryjnego
bezdziennikowego?
7) stosować klasyfikację dziesiętną w porządkowaniu informacji?
8) posługiwać się instrukcją kancelaryjną?
9) przechowywać akta spraw bieżących i akta archiwalne?
10) organizować brakowanie akt archiwalnych?
11) określać typowe punkty zatrzymania pisma?
12) zastosować zasady racjonalnego obiegu pism?
4.2. Wizerunek pracownika ds. zarządzania zasobami ludzkimi
Biura firm zajmujące się przetwarzaniem informacji stają się miejscem pierwszego kontaktu
pracowników biurowych i petentów. Ten kontakt jest bardzo istotny, zgodnie bowiem
z „prawem pierwszego kontaktu” wtedy właśnie petent wyrabia sobie obraz firmy. Czynniki
kształtujące wizerunek firmy można sprowadzić do ogólnej zasady polegającej na eksponowaniu
cech pozytywnych firmy i na ukrywaniu cech negatywnych. Zaliczamy do nich:3
wystrój pomieszczeń firmy, np. jednolita aranżacja pomieszczeń, meble biurowe,
wygląd firmy na zewnątrz, np. tereny zielone,
wygląd pracowników, np. wprowadzenie jednolitych akcentów stroju,
3 Bogusławska T. „Praca biurowa” cz.2. REA Warszawa 2003

15
logo firmy, kolorystyka, znak firmowy,
forma i sposób komunikowania się z otoczeniem,
sposób odnoszenia się do petentów,
respektowanie wspólnych wartości, np. dyscyplina pracy, etyka zawodowa,
przestrzeganie zasad kultury współżycia.
Wygląd zewnętrzny pracownika biurowego jest częścią wizerunku firmy. Pracownik musi
wykreować swój obraz – image. Jest to jedno z ważniejszych zadań służbowych, bowiem
wygląd pracownika nie jest jego sprawą prywatną. Każda osoba jest istotą niepowtarzalną,
mającą swój styl, nawyki, przyzwyczajenia i temperament. Zgranie tych wszystkich elementów,
przy uwzględnieniu aktualnych trendów mody, zasobów finansowych oraz podporządkowanie
całości interesom firmy jest sprawą niezwykle trudną..
Rys. 4.2.1.1. Wizerunek pracownika biurowego
Strój do pracy biurowej powinien być dobrej jakości, markowy, nie powinien się gnieść
i wypychać, mechacić i odbarwiać, musi zapewnić swobodę ruchów. „Dyżurnym” strojem
służbowym jest klasyczna garsonka lub garnitur w stonowanym kolorze szarości lub granatu
z tkanin naturalnych, gładkich, bez wzorów. W złym guście przyjmuje się głębokie dekolty,
bardzo krótkie spódniczki, krzykliwą kolorystykę, nadmierną i niedostosowaną do wieku
ekstrawagancje oraz wszelką tandetę.
Bielizna powinna być estetyczna, dostosowana do figury i tak dobrana, by nie zwracać niczyjej
uwagi. Zbyt ciasna – powoduje zaburzenia krążenia, co może być przyczyną zakłóceń
w funkcjonowaniu organizmu, a także powodem złego samopoczucia.
Obuwie powinno być wygodne, dobrej marki i mieć prawidłowy kształt. But „biurowy”
powinien być odpowiedniego koloru, zharmonizowany ze strojem i rajstopami czy skarpetami.
Zalecana jest zmiana obuwia w biurze, szczególnie w porze zimowej, jednak niedopuszczalne
jest noszenie w pracy wszelkich kapci, klapek, trepów lub butów zniszczonych.
Dodatki to ważny element stroju, podkreślający styl i osobisty szyk pracownika biurowego.
Powszechnie wiadomo, że w dodatki inwestuje się dość duże pieniądze. Zasada ta odnosi się do
osób na stanowiskach kierowniczych, maklerów giełdowych. Osoby pełniące „szare” funkcje
w hierarchii prac biurowych powinny poznać podstawowe zasady dotyczące dodatków. I tak:
pasek – z naturalnej skóry, skromny, z małą klamerką, kolorystycznie dopasowany,
zegarek – markowy, o gładkiej tarczy, na skórzanym pasku lub bransoletce,
torebka lub teczka – ze skóry, dopasowana kolorystycznie do butów lub odzieży, nie może
być wypchana lub zdeformowana,
okulary – oprawki powinny być dostosowane do kształtu twarzy i koloru włosów, szkła
z antyrefleksem i mieć powłokę utwardzoną,
strój
bielizna
obuwie
dodatki
fryzura
makijaż
WIZERUNEK

16
biżuteria – dyskretna, nadmiar ozdób wskazuje na zły gust oraz przeszkadza w pracy; należy
zrezygnować z długich wisiorów, bransolet, długich kolczyków, dużych sygnetów i innych
ozdób rozpraszających uwagę w pracy.
Fryzura, makijaż – najczęściej zmienne elementy wizerunku. Uczesanie, poza jakością
włosów i ich kolorem, musi uwzględniać wiek, typ i kształt twarzy oraz proporcje figury. Włosy
powinny być dobrze ostrzyżone a fryzura łatwa do ułożenia. Do codziennego makijażu należy
używać kosmetyków, które ukryją niedostatki urody. Makijaż biurowy powinien być dyskretny,
w pastelowym odcieniu, zrobiony na zadbanej i oczyszczonej twarzy.
Rozpowszechnianie pozytywnego wizerunku firmy w dobie przemian związanych
z integracją z Unią Europejską, w postępującym procesie globalizacji, jest niezmiernie ważne.
Procesy, o których mowa powodują mieszanie się różnych kultur, dlatego stworzenie lub
podtrzymywanie kultury firmy, czy szerzej, kultury pracy jest bardzo istotne.
Czynniki odzwierciedlające wysoką kulturę pracy to:4
poszanowanie uznawanych autorytetów (np. pozytywne opinie o sposobie
zarządzania przez dyrektora firmy),
poczucie odpowiedzialności za kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy,
uznawanie i stosowanie w praktyce przyjętych zasad etyki zawodowej,
szacunek do pracy,
odpowiedzialność za podejmowane działania,
rozumienie i akceptowanie celów nadrzędnych firmy,
pełna akceptacja zmian w firmie i działań nowych (podnoszenie kwalifikacji,
zmiana stanowiska pracy),
akceptacja systemu oceniania pracowników.
Elementem kultury pracy jest kultura osobista zatrudnionych pracowników – wskazane jest, aby
posiadali oni takie cechy jak:
zalety intelektualne,
wrażliwość emocjonalną,
gotowość niesienia pomocy w trudnych sytuacjach,
panowanie nad emocjami,
umiejętność współdziałania,
otwartość na nowe wyzwania,
skuteczność działania,
przestrzeganie norm moralnych, obyczajowych i prawnych.
Mówiąc o kulturze firmy natomiast, należałoby zadbać o przestrzeganie przez wszystkich
pracowników zasad dobrych obyczajów, a więc m.in.:
szacunek dla klientów firmy,
uznanie i poszanowanie tradycji i symboli,
wzajemna życzliwość i otwartość w kontaktach między pracownikami,
tworzenie jednolitego wizerunku firmy.
Wykonywanie zadań w nowoczesnej firmie wymaga od pracowników odpowiednich
kwalifikacji i wysokiej kultury osobistej. Oprócz kwalifikacji zawodowych i społecznych
pracowników powinna cechować pewna predyspozycja osobowa, której elementami są:
lojalność,
dyskrecję,
dyspozycyjność,
umiejętność nawiązywania kontaktów,
kreatywność,
elastyczność w postępowaniu,

17
zdyscyplinowanie,
zamiłowanie do porządku.
Lojalność oznacza identyfikowanie się z celami firmy, podporządkowanie interesom firmy,
tworzenie jej pozytywnego wizerunku, co w praktyce przekłada się na:
− zakaz krytykowania przełożonych,
− dochowanie tajemnicy służbowej,
− mówienie pozytywnie o własnej firmie,
− zakaz sprzedaży informacji firmom konkurencyjnym,
− nie zdradzanie wysokich kwalifikacji współpracowników.
Dyspozycyjność dotyczy dwóch płaszczyzn:
− oznacza możliwość poświęcenia swego czasu dla potrzeb firmy w zakresie przekraczającym
normowany czas pracy,
− oznacza gotowość pracownika do wykonywania każdej czynności, która nie należy do jego
obowiązków, ale jej wykonanie jest niezbędne, wskazane i konieczne.
Kreatywność – w potocznym rozumieniu słowo to oznacza pracownika twórczego,
poszukującego nowych rozwiązań.
Niektóre cechy predyspozycji pracownika regulowane są przez przepisy Kodeksu Pracy,
a mianowicie te, które dotyczą odpowiedzialności pracowniczej. Rozróżnia się dwa rodzaje
odpowiedzialności:
odpowiedzialność służbową - porządkową
odpowiedzialność materialną.
Odpowiedzialność służbowa wynika z nieprzestrzegania przez pracownika obowiązków
wyznaczonych porządkiem pracy, regulaminem oraz przepisami BHP i ppoż.. Za naruszenie
powyższych obowiązków Kodeks Pracy przewiduje system kar. Są to: kara upomnienia, nagana,
kara pieniężna. Karę pieniężną można zastosować tylko przy niektórych przewinieniach,
a mianowicie przy:
nieprzestrzeganiu przepisów BHP lub ppoż.,
opuszczeniu pracy bez usprawiedliwienia,
stawieniu się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spożywaniu alkoholu w czasie
pracy.
O zastosowaniu kary pracownik zawiadamiany jest pisemnie. Kolejnym warunkiem
zastosowania kary jest obowiązek wysłuchania pracownika, który ma prawo do obrony
i wytłumaczenia się. Po roku nienagannej pracy wymierzoną karę uważa się za niebyłą,
a informację o karze usuwa się z akt osobowych pracownika.
Odpowiedzialność materialna jest odpowiedzialnością za szkodę wyrządzoną pracodawcy
wskutek niewykonania lub niewłaściwego wykonania zadań pracowniczych i polega na
obowiązku jej naprawienia. Powierzenie pracownikowi mienia firmy musi być odpowiednio
udokumentowane. Sporządzenie dokumentacji tego faktu jest obowiązkiem pracodawcy. Do
dokumentów tych zaliczamy:
protokół zdawczo-odbiorczy,
umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
Odpowiedzialność za naruszanie prawa pracy może ponosić również zatrudniający, albowiem
w państwie demokratycznym przestrzeganie prawa jest jednym z fundamentalnych elementów
wizerunku firmy i obowiązkiem pracodawcy. Może on ponosić odpowiedzialność majątkową,
która najczęściej jest skutkiem niewykonania lub nienależytego wykonania określonych
przepisami obowiązków. Niektóre naruszenia praw pracownika mogą być kwalifikowane jako
przestępstwo lub wykroczenie – w takim wypadku pracodawcy grozi odpowiedzialność karna.

18
Rys. 4.2.1.2. Rodzaje odpowiedzialności za naruszenie prawa pracy
1. Jakie czynniki mają wpływ na wizerunek firmy?
2. Jakie elementy składają się na wygląd zewnętrzny pracownika biurowego?
3. Jakie fragmenty wyglądu zewnętrznego „rzucają się w oczy” podczas kontaktu służbowego?
4. Jakie elementy składają się na kulturę osobistą pracownika?
5. Jak rozumiesz określenia: pracownik lojalny, dyspozycyjny, kreatywny?
6. Na czym polega odpowiedzialność służbowa pracownika?
7. Na czym polega odpowiedzialność materialna pracownika?
8. Jakie rodzaje odpowiedzialności za naruszenie prawa pracy ponosi pracodawca?
4.2.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Kształtowanie wizerunku pracownika firmy
Uzupełnij tabelę wpisując cechy pozytywne i negatywne wpływające na wizerunek pracownika
firmy.
cechy pozytywne cechy negatywne
• nienaganny strój,
• staranny makijaż,
• twarz wyrażająca zainteresowanie
petentem,
• wykonywanie czynności po godzinach
pracy,
• ...........................................................
• ...........................................................
• ................................................ itp.
• prywatne rozmowy ze służbowego
telefonu.
• przywłaszczanie sobie materiałów
biurowych,
• niepunktualność,
• brak kontaktu wzrokowego z petentem,
• ...............................................................
• ...............................................................
• ................................................... itp.
odpowiedzialność
za naruszenie
prawa pracy
odpowiedzialność
pracodawcy
odpowiedzialność
pracownika
karna
za
przestępstwa
majątkowa porządkowa materialna
za
wykroczenia
za szkody w mieniu
niepowierzonym
za szkody w mieniu
powierzonym

19
1) zapoznać się z treściami zawartymi w poradniku dla ucznia,
2) uzupełnić luki w tabeli,
3) zaprezentować efekty pracy.
Ćwiczenie 2
Zasady savoir vivre w biurze.
Po obejrzeniu filmu dydaktycznego, np. „Savoir vivre w biurze, w biznesie i nie tylko”, określ
zasady poprawnego zachowania się:
− przy powitaniu
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
− zachowaniu przy stole
...............................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
− przy wręczaniu wizytówek
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
− używaniu tytułów służbowych i naukowych
...............................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
− prowadzeniu rozmów telefonicznych
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
1) obejrzeć film pt. „Savoir vivre w biurze, w biznesie i nie tylko”,
2) zapoznać się z literaturą Gutowska L. „Sekretarka z klasą”,
− literatura zgodna z punktem 6 poradnika,
− magnetowid,
− film dydaktyczny.

20
Czy potrafisz:
Tak Nie
1) scharakteryzować elementy składające się na wizerunek firmy?
2) określić wygląd zewnętrzny pracownika biurowego?
3) podać zasady doboru dodatków do stroju pracownika?
4) określić wygląd pracownika podczas uroczystych przyjęć służbowych?
5) scharakteryzować czynniki składające się na wysoką kulturę pracy?
6) określić elementy kultury osobistej pracownika?
7) postępować zgodnie z zasadami poprawnego zachowania?
8) zachowywać się lojalnie i być dyspozycyjny?
9) określić procedury powierzenia pracownikowi odpowiedzialności materialnej?
10) wymienić rodzaje odpowiedzialności pracodawcy za łamanie prawa pracy?
4. 3. Warunki pracy w biurze
4.3.1 Materiał nauczania
Komórki biurowe pełnią w firmie wielorakie funkcje, do których powinny być odpowiednio
przygotowane. To właśnie te funkcje wpływają na miejsce usytuowania komórki w lokalu
biurowym, na rodzaj i liczbę mebli, sprzętu biurowego oraz dodatkowego wyposażenia. Ważne
jest, aby komórki biurowe stanowiły „wizytówkę firmy”, dlatego ich wyposażenie i aranżacja
wnętrza stanowi wyzwanie dla wielu firm. 5
Do podstawowego wyposażenia pomieszczeń biurowych należą:
meble,
sprzęt techniczny,
dodatkowe wyposażenie.
Meble – to dominujący element w pomieszczeniu biurowym, który wywiera duży wpływ na
pierwsze wrażenia pracowników i petentów. Meble biurowe powinny być:
ergonomiczne - przystosowane do cech fizycznych i psychicznych pracownika, co
oznacza wygodę i komfort w użytkowaniu,
funkcjonalne – łatwe w przystosowaniu do określonej wielkości pomieszczenia,
i o odpowiedniej kolorystyce.
Pokoje biurowe powinny być wyposażone w:
meble do pracy (stół, biurko, blaty),
meble do siedzenia (fotele, krzesła),
meble do przechowywania (półki, szafy, regały, szafy pancerne).
Niektóre funkcje komórek biurowych wymagają dodatkowego wyposażenia w: fotele i ławy dla
gości i petentów, wolnostojące wieszaki, zaplecze kuchenne.
Sprzęt techniczny – ważny element wyposażenia, który w decydujący sposób ułatwia
i przyśpiesza wykonywanie czynności biurowych, zwiększa estetykę i precyzję prac oraz
umożliwia zastosowanie nowoczesnych rozwiązań techniczno-organizacyjnych.

21
Rys. 4.3.1.1. Warunki pracy sprzętu technicznego
Ze względu na zastosowanie w pracach biurowych wyróżniamy:
środki techniki korespondencyjnej (komputery, elektroniczne maszyny do pisania,
dyktafony, niszczarki, frankownica, urządzenia do składania pism i kopertowania,
gilotyny, bindownice, sklejarki),
środki łączności (aparaty telefoniczne, faks, internet, telefony komórkowe),
środki do liczenia (kalkulatory, kasy fiskalne),
środki do reprografii dokumentów (kserokopiarki),
środki do przechowywania dokumentów (kartoteki).
Istnieje wymóg, aby w pobliżu każdego urządzenia technicznego zamieszczona była instrukcja
BHP, dotycząca jego obsługi, podpisana przez kierownictwo firmy. Również ważne jest, aby
eksploatacja urządzeń technicznych odbywała się zgodnie z instrukcją obsługi, która stanowi
kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego działania urządzeń biurowych.
Aranżacja wnętrz pomieszczeń biurowych zależy od wielu czynników należy jednak
pamiętać, że ważne jest samopoczucie i wrażenia osób w nich przebywających. Wnętrza pokoi
biurowych powinny posiadać swoisty klimat, stworzony przez pracujące tam osoby, jednak
powinien mieć on charakter bezosobowy. Nie jest wskazane przystrajanie ścian i mebli
elementami prywatnymi; powinny to być elementy zdecydowanie profesjonalne, takie jak:
kalendarze, tablice informacyjne, materiały reklamowe, zegar ścienny, pejzaż w antyramie.
Ważnym elementem dekoracyjnym ale również zdrowotnym są kwiaty doniczkowe i cięte
kwiaty w wazonach, pod warunkiem, że są prawdziwą ozdobą.6
Zapewnienie ergonomicznych wymogów pracy pracownikom biurowym polega nie tylko na
zapewnieniu podstawowego wyposażenia, ale również na stworzeniu odpowiednich warunków
pracy. Do czynników wpływających na warunki pracy zaliczamy: 7
oświetlenie,
6 Bogusławska T. .„Praca biurowa” cz.2. REA Warszawa 2003
7 Jarzębowski W. „Nowoczesne biuro” PWE Warszawa 1974
ZAPAMIĘTAJ!
Większość urządzeń technicznych „nie lubi”:
wody i wilgoci,
wysokiej lub niskiej temperatury,
gwałtownych zmian temperatury,
metalowych przedmiotów w swoim otoczeniu,
kurzu, gęstego dymu papierosowego, wibracji
mechanicznych lub wstrząsów,
ciężkich przedmiotów na obudowach,
innych urządzeń generujących silne pole
magnetyczne,
wyłączania zasilania w trakcie pracy.

22
kolorystyka,
hałas,
temperatura i klimatyzacja,
wilgotność powietrza,
czystość, ład, porządek.
Oświetlenie stanowi najważniejszy czynnik z uwagi na duże zaangażowanie zmysłu wzroku
przy czynnościach biurowych. Najzdrowsze dla oka jest oświetlenie naturalne, którego dopływ
można regulować za pomocą rolet lub żaluzji. Oświetlenie sztuczne powinno dawać światło
rozproszone, nie może wywoływać odblasków i cieni.
Kolorystyka to czynnik, którego oddziaływanie na człowieka ma charakter fizyczny,
fizjologiczny i psychiczny. W pomieszczeniach biurowych preferowane są barwy jasne,
o zimnej tonacji, łatwe w utrzymaniu czystości. Ważne w doborze barw jest odczucie estetyczne;
należy unikać kontrastów, niepożądanych zestawień kolorystycznych, monotonii.
Hałas to zmora współczesnej cywilizacji. W pomieszczeniach biurowych stosuje się różne
sposoby ochrony pracownika przed hałasem:
• nowoczesne, cicho pracujące urządzenia,
• filcowe lub gumowe podkładki pod sprzęt biurowy,
• ściany i sufity wykładane materiałami dźwiękochłonnymi,
• przegrody z żywych roślin doniczkowych.
Temperatura i wilgotność też mają wpływ na wydajność pracy pracowników biurowych. Zbyt
wysoka i zbyt niska temperatura, zbyt duża lub mała wilgotność wpływają wyjątkowo
niekorzystnie na pracę. Przyjęte normy w pomieszczeniach biurowych przedstawiają się
następująco:
• 18-20ºC – gabinety, pokoje biurowe,
• 16-18°C – sale konferencyjne, korytarze, poczekalnie,
• 14-16°C – toalety, szatnie, klatki schodowe,
• 10-12°C – magazyny, archiwa.
Wilgotność powietrza powinna wynosić 40%-80% (zawartość wilgoci w 1 m³ powietrza).
Bardzo istotny wpływ na wydajność pracy ma fizjologia i higiena pracy. Fizjologia pracy to
dziedzina nauki, która bada w jakim stopniu warunki pracy (m.in. biurowej), mają wpływ na
występowanie zmęczenia, znużenia zawodowego, zwolnienia tempa pracy, na niewłaściwe lub
zwolnione reakcje mózgu.
Praca biurowa wywołuje zmęczenie, które objawia się bólem głowy, pieczeniem oczu,
niedomaganiem kręgosłupa, mięśni karku. Objawy zmęczenia są sygnałem, na który trzeba
zareagować, w przeciwnym wypadku zmęczenie może przejść w fazę przewlekłą, w tzw.
przemęczenie, które dla organizmu oznacza stan chorobowy. Znane są przypadki chorób
zawodowych pracowników biurowych, takich jak: choroby serca spowodowane utrudnionym
krążeniem krwi, skrzywienie kręgosłupa, choroby i wady wzroku, nerwice.
Higiena pracy wymaga stworzenia w biurze nie tylko prawidłowych warunków fizycznych
środowiska pracy, ale także sprzyjających warunków psychicznych. W pracy bywa wiele
sytuacji, zjawisk i czynników, które doprowadzają do stresu, frustracji i poczucia alienacji.
Pracownicy często ulegają negatywnym stanom emocjonalnym, wzrastające napięcie nerwowe
prowadzi do zaburzeń ich równowagi psychicznej. Reakcją na te stany emocjonalne jest
przyjęcie postawy zaczepnej, konfliktowej wobec otoczenia (kierownictwo, współpracownicy,
interesanci). Przyczyna tych emocji tkwi w przemęczeniu oraz złej atmosferze w pracy.
Znane są skuteczne sposoby przeciwdziałania negatywnym stanom emocjonalnym. Są to:
organizowanie aktywnego wypoczynku,
dbałość o prawidłowe środowisko pracy,
relaks w miejscu pracy.

23
Problemem współczesnych ludzi pracy jest zjawisko zwane pracoholizmem. Jest to przypadek
chorobliwego uzależnienia się od pracy zawodowej, środowiska pracy i związanych z pracą
czynności. Uzależnienie to uniemożliwia normalne funkcjonowanie człowieka w życiu
rodzinnym i w społeczeństwie.
4.3.2 Pytania sprawdzające
1. Co zaliczysz do podstawowego wyposażenia komórek biurowych?
2. Jakie wymogi powinny spełniać meble biurowe?
3. Jakie urządzenia techniczne wykorzystywane są do prac biurowych?
4. Na czym polega aranżacja wnętrz pomieszczeń biurowych?
5. Jakie elementy składają się na warunki pracy w biurze?
6. Czym zajmuje się fizjologia pracy, a czym higiena pracy?
7. Jak powinien wypoczywać pracownik biurowy?
8. Na czym polega zjawisko pracoholizmu i jakie są jego objawy?
4.3.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Wymogi mebli biurowych
Dokończ stwierdzenia:
Meble biurowe to podstawowy element wyposażenia pomieszczenia biurowego. Powinny one
być: ergonomiczne – tzn. ........................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
......................................................................................................... oraz funkcjonalne – tzn.
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
.............................................................. .
Wymień elementy konstrukcyjne mebli świadczące o ich ergonomiczności i funkcjonalności:
Rodzaj mebla Ergonomiczne Funkcjonalne
Biurko, stoły
Fotel, krzesło
Regały, szafy

24
2) obejrzeć katalogi mebli biurowych zwracając uwagę na ich elementy konstrukcyjne,
− katalog mebli biurowych,
− meble biurowe,
Ćwiczenie 2
Przepisy BHP i p.poż.
Na podstawie instrukcji BHP dowolnego urządzenia technicznego wypisz co najmniej trzy
informacje zawarte w częściach:
I. Instrukcja BHP - uwagi ogólne
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................... ..
II. Podstawowe zasady bezpiecznej obsługi
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
III. Inne uwagi
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
1) zapoznać się z instrukcjami obsługi różnych urządzeń biurowych,
− instrukcja BHP obsługi urządzeń biurowych,
Ćwiczenie 3
Fizjologia i higiena pracy biurowej.
Uzupełnij określenia:
Fizjologia pracy to dziedzina nauki .............................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................

25
Objawy zmęczenia występujące u pracowników biurowych to: .................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
Przypadki chorób zawodowych pracowników biurowych to: ...................................................
....................................................................................................................................................
Higiena pracy zajmuje się ..........................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
Negatywne stany emocjonalne pracowników biurowych to: ....................................................
....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
a przyczyny ich występowania to: ..............................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
Pracoholizm to ............................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Wymień jego objawy....................................................................................................................
3) zaprezentować efekty pracy,
Czy potrafisz:
Tak Nie
1. usytuować pomieszczenia biurowe w lokalu zgodnie z ich przeznaczeniem?
2. zadbać o wizerunek komórek biurowych?
3. rozmieścić meble biurowe zgodnie z wymogami ergonomiczności
i funkcjonalności?
4. obsłużyć urządzenia techniczne zgodnie z instrukcją obsługi?
5. przestrzegać przepisy BHP dotyczące obsługi środków technicznych?
6. zapobiec negatywnym stanom emocjonalnym?
7. zorganizować aktywny wypoczynek?

26
4.4. Zarządzanie czasem pracy i przyjmowanie interesantów
Zgodnie z umowami i konwencjami międzynarodowymi uznawanymi przez Polskę w całym
kraju obowiązuje 8-godzinny dzień pracy niezależnie od właściciela firmy. Wykonując
czynności zawodowe w tak określonym czasie pracownicy realizują wcześniej określone cele
i zadania. Konieczne jest zatem wcześniejsze planowanie celów oraz czasu ich realizacji.
Organizowanie czasu pracy jest podstawą każdej pracy, na każdym stanowisku. Pracownicy,
którzy efektywnie gospodarują czasem pracy, osiągają wyraźne korzyści:8
lepiej i szybciej osiągają cele zawodowe i osobiste,
oszczędzają i zdobywają czas na rzeczywiście ważne sprawy i cele,
mają rozeznanie we wszystkich projektach, zadaniach i działaniach,
zyskują więcej wolnego czasu,
unikają gorączkowych działań i stresu,
mogą przewidywać swoje działania w ciągu dnia pracy.
Warunkiem osiągnięcia korzyści z gospodarowania czasem pracy jest zasada pisemnego
planowania dnia, która daje kolejne korzyści:
pozwala na zapoznanie się ze wszystkimi działaniami, unika się zmian
w planie,
odciąża pamięć,
plan na kartce daje „psychologiczny efekt samomotywacji do pracy”,
działamy bardziej celowo, zgodnie z założonym minimum,
pozwala na większą koncentrację uwagi na punktach planu,
daje możliwość kontrolowania wyników dnia, to, czego nie udało się nam
wykonać, przenosimy na dzień następny,
przynosi gwarantowany sukces zawodowy,
plany dnia zbierane przez dłuższy okres stanowią wiarygodną dokumentację
wykonywanej pracy, co przy okresowych ocenach pracowników może służyć
jako dowód aktywności zawodowej lub jej braku.
Przystępując do planowania czasu pracy należy przeprowadzić analizę zadań do wykonania.
Analiza ta ma na celu ustalenie priorytetów, czyli spraw najważniejszych z uwzględnieniem
stopnia ich pilności. Klasyfikacja zadań do wykonania przedstawia się następująco:
zadania A – są najważniejszymi, najtrudniejszymi zadaniami na określonym
stanowisku pracy, należy je wykonywać samodzielnie i ponosić odpowiedzialność za
skutki,
zadania B – to zadania mniej ważne, ich wykonanie można zlecić innej osobie,
zadania C – najmniej ważne w pracy na określonym stanowisku, są bardzo proste,
związane z czynnościami techniczno-manualnymi, jednak ich wykonanie zabiera
dużo czasu.
Przeprowadzenie analizy zadań do wykonania umożliwi ustawienie spraw w odpowiedniej
relacji, pozwala na wartościowanie ich i ustalenie kolejności załatwiania. Plan dnia sprawdza
się najlepiej, jeżeli zaplanujemy:
− tylko jedno zadanie A (ok. 3 godz.),
− 2–3 zadania B (ok. 1–2 godz.),
− zadania C (45-60 min) przy wykorzystaniu urządzeń technicznych
8 Seiwert L. J. „Jak organizować czas” PWN Warszawa 1993

27
Określenie czasu wykonywania zadań wymaga znajomości fizjologicznej wydajności
pracy. Każdy pracownik osiąga inną, indywidualną wydajność, uwarunkowaną nawykami,
sposobem odżywiania się, cechami osobowymi. W większości przypadków można
zaobserwować prawidłowości ogólne, tj.:
− szczyt fizjologicznej wydajności pracy występuje przed południem, w godz. 900
-1100
− od godz. 1100
występuje spadek wydajności pracy, który trwa do ok. godziny 1430
-1500
,
− kolejny wzrost wydajności pracy występuje w godzinach 1600
-2000
,
− wieczorem następuje spadek wydajności, który kilka minut po północy osiąga najniższą
wartość.
Przed południem, w czasie szczytowej wydajności pracy, planujemy zadania A, po południu
planujemy zadania B, a w okresie spadku (godz. 1400
-1600
) należy się odprężyć wykonując
czynności techniczno-manualne, czyli zadania C. W planie dnia należy uwzględnić przerwy na
uzupełnienie energii. Wypoczynek ma największą wartość po 45-60 min pracy. Przerwy
powinny być regularne i krótkie, nie dłuższe niż 10 min, ponieważ w tym czasie uzyskuje się
najlepsze efekty regeneracji. Dłuższe przerwy w ciągu dnia pracy nie dają takiego efektu, wręcz
przeciwnie, powodują spadek wydajności.
Przy planowaniu czasu pracy zgodnie z zasadą pisemnego planowania posługujemy się
kalendarzami i terminarzami. Spośród różnorodnej oferty kalendarzy do planowania najlepiej
nadają się kalendarze do postawienia na biurko. Kalendarz taki umożliwia stały kontakt
wzrokowy, co jest istotne przy konieczności stałego kontrolowania wyników dnia. Jednak
konstrukcja takiego kalendarza nie pozwala na sporządzenie w miarę dokładnego planu dnia,
dlatego zaznacza się w nim tylko zadania najważniejsze. Terminarze to małe segregatorki
składające się z luźnych kartek zawierających kalendarium i formularze planów rocznych,
miesięcznych i każdego dnia w roku. Formularze te pozwalają na sporządzenie w miarę
dokładnego harmonogramu dnia pracy, czyli planu z wyznaczonymi godzinami działania.
Planowanie czasu pracy, czyli sporządzenie harmonogramu dnia powinno przebiegać
w następujących etapach:9
1. Spisanie terminów zajęć i spraw do załatwienia w danym dniu:
zadania zaplanowane w planie miesięcznym,
sprawy niezałatwione z poprzedniego dnia,
nowe sprawy, które planujemy,
telefony i korespondencja do załatwienia,
okresowo powtarzające się stałe zajęcia, np. regularne odprawy,
2. Określenie ram czasowych wykonywanych czynności (dzień pracy trwa 8 godz.):
przeprowadzenie analizy zadań A, B, C,
określenie, ile czasu trwać będzie wykonanie konkretnej czynności,
uwzględnienie własnej fizjologicznej wydajności pracy do zaplanowania w czasie
zadań A, B, C.
3. Zaplanowanie rezerwy czasu – czas pracy powinien składać się z trzech bloków:
I. ok. 60% czasu pracy, tj. 4-5 godz., zajmują zadania zaplanowane (plan dnia),
II. ok. 20% czasu pracy, tj. 1,5 godz., zajmują sprawy nieprzewidziane, których nie
możemy zaplanować (np. sprawy nagłe, nieumówieni interesanci), zakłócenia (np.
awarie), oraz tzw. „złodzieje czasu” (np. przedłużające się rozmowy telefoniczne,
bałagan na biurku i w przechowywanej dokumentacji, itp.),
III. ok. 20% czasu pracy, tj. 1,5 godz. przeznacza się na doskonalenie zawodowe,
czytanie fachowej prasy, sprawy społeczne, twórcze działanie, wyszukiwanie
informacji z Internetu.
9 Seiwert L. J. „Jak organizować czas” PWN Warszawa 1993

28
BLOK I + BLOK II = REZERWA CZASU PRACY tj. 3 godziny
Dla pracowników na kierowniczych stanowiskach rezerwa czasu pracy powinna stanowić
50% czasu pracy.
4. Ograniczenie wykonywania zadań do priorytetów, czyli zadań A - w tym celu należy
przygotować listę tych zadań i ograniczyć wykonanie zadań do najważniejszych, pozostałe
przenieść na dzień następny lub wykonać w godzinach nadliczbowych.
5. Kontrolowanie wykonania prac – jeśli w harmonogramie wpisywana jest czynność
wielokrotnie przesuwana na później, są dwie możliwości:
należy ją wreszcie wykonać, przestanie nam ona obciążać sumienie,
należy ją skreślić z planu, bo sprawa się sama załatwiła (w dobrym lub złym tego
słowa znaczeniu).
Jednym z ważnych zadań, które należy zaplanować i zorganizować są narady i zebrania.
W każdej firmie pojawia się problem prawidłowego przekazywania informacji, który jest
niezbędny w procesie efektywnego zarządzania, obok problemów wymagających rozwiązania
przy udziale szerokiego grona osób. Niezależnie od formy zebrania prace przygotowawcze są
bardzo absorbujące i wymagające zaangażowania czasowego. Prace te można podzielić na dwa
etapy:10
Etap I – ok. 14 dni przed terminem zebrania
ustalenie listy i liczby osób – uczestników zebrania, ustalenie terminu, godziny
rozpoczęcia
i zakończenia, miejsca zebrania,
opracowanie kosztorysu zebrania,
zaprojektowanie i wykonanie zaproszenia lub zawiadomienia,
opracowanie i wykonanie programu zebrania,
wysłanie zaproszeń wraz z programem,
przygotowanie listy obecności uczestników zebrania,
przygotowanie materiałów dla uczestników zebrania (tezy wykładów, szczegółowy
harmonogram zebrania, druki, nowości wydawnicze, arkusz ewaluacyjny zebrania i
inne),
zarezerwowanie sali konferencyjnej,
zarezerwowanie noclegów dla uczestników zamiejscowych,
zorganizowanie „oprawy” zebrania, np. występy artystyczne, wystawa, uroczysty obiad
w lokalu i inne).
Etap II – co najmniej 1 dzień przed terminem zebrania
zaaranżowanie wnętrza sali konferencyjnej,
ustawienie stołu prezydialnego,
ustawienie mównicy i stolika dla protokolanta,
ustawienie odpowiedniej liczby stołów i krzeseł dla uczestników zebrania,
przygotowanie nagłośnienia sali konferencyjnej,
zadbanie o zaciemnienie okien w przypadku prezentacji audiowizualnej,
zapewnienie tablicy, ekranu, stojaków z arkuszami papieru (flip charts), mazaków,
przygotowanie i sprawdzenie stanu technicznego urządzeń obsługi zebrania: projektor
multimedialny, komputer, kserokopiarka,
ułożenie na stole materiałów dla uczestników zebrania i materiałów piśmiennych do
robienia notatek,
przygotowanie pomieszczeń pomocniczych: szatni, toalety, umywalni, palarni,
przygotowanie poczęstunku w czasie przerwy w zebraniu (kawa, herbata, ciastka).

29
Oprócz ww. zadań ważne są czynności, które wykonuje się tuż przed rozpoczęciem zebrania lub
w trakcie jego trwania. Należą do nich:
przyjmowanie uczestników zebrania,
kontrola obecności,
przestrzeganie przerw w obradach,
czuwanie nad czasem wygłaszanych referatów,
sporządzenie protokołu z przebiegu zebrania.
Po zakończonym zebraniu należy uporządkować salę konferencyjną, uregulować sprawy
finansowe, zapłacić honoraria.
Często powtarzającym się zapisem w harmonogramach dnia są terminy umówionych spotkań
z interesantami. Interesantów odwiedzających firmę możemy podzielić na:
interesantów zewnętrznych,
interesantów wewnętrznych,
przedstawicieli jednostek nadrzędnych.
Przedstawiciele każdej grupy interesantów pierwsze kroki kierują do sekretariatu, w którym
sekretarka w każdej chwili gotowa jest na przyjęcie umówionych lub nieumówionych osób.
Podczas przyjmowania i załatwiania interesantów obowiązuje schemat:
przywitanie – wystarczy odpowiedzieć na słowa powitania i lekko skinąć głową,
nie ma obowiązku podawania ręki,
sprawdzenie w harmonogramie czy interesant był umówiony czy nie,
zaproponowanie zdjęcia wierzchniego okrycia co jest sygnałem, że kierownik
oczekuje tej wizyty, ma czas i traktuje rozmówcę jak partnera,
zameldowanie kierownikowi o przybyciu interesanta,
zaproponowanie interesantowi innego terminu wizyty w wypadku, gdy jest
nieumówiony, a kierownik nie ma czasu go przyjąć.
W praktyce biurowej przyjęta jest zasada, że słowa skierowane do interesanta: „proszę nie
dzwonić, w najbliższym czasie skontaktujemy się ...” należy rozumieć jako zdecydowaną
odprawę. Przedstawiciele instytucji nadrzędnych powinni być załatwiani według ogólnie
przyjętych reguł. Nie ma zwyczaju, aby ci interesanci, umówieni, a tym bardziej nieumówieni,
wchodzili bez uprzedzenia do gabinetu kierownika. Poczęstunek interesantów ma miejsce wtedy,
gdy jest on wcześniej zaplanowany, w innym przypadku sekretarka postępuje zgodnie
z dyspozycjami szefa.
W obsłudze interesantów bardzo ważne znaczenie ma znajomość psychologicznych postaw,
które ludzie przybierają pod wpływem stresu. W znacznym stopniu ułatwia to zrozumienie
zachowania się interesantów i pozwala na zastosowanie odpowiedniego sposobu ich załatwiania.
Psychologowie wyróżniają cztery postawy:11
• zjednywacz – interesant stara się zadowolić oczekiwania innych ludzi, nie protestuje,
zgadza się na wszystko, z reguły potakuje i przeprasza, jest nieśmiały, zmieszany,
a niekiedy przestraszony,
• oskarżacz – postawa ta przejawia się w złości i w chęci dominacji, interesant wyszukuje
wady, jest hałaśliwy, natarczywy, agresywny, próbuje wymusić różne zachowania czy
decyzje,
• komputerowiec – nie ujawnia własnych uczuć, jest spokojny, chłodny i opanowany,
pedantyczny; głos ma matowy, mówi monotonnie, używa słów niezrozumiałych, jego
wypowiedzi są trudne i abstrakcyjne; jest bardzo powściągliwy w okazywaniu emocji,
brak mu spontaniczności,

30
• odlotowiec – robi wrażenie nieobecnego, jest rozkojarzony, chaotyczny, pogrążony
w swoim wewnętrznym świecie, mówi głosem śpiewnym, nie odpowiada na temat, jego
ruchy nie są skoordynowane ze słowami, nie ma kontaktu wzrokowego.
Kontakty służbowe pracowników z interesantami wymagają ogromnego wyczucia i perfekcji
w ocenie sytuacji. Istnieją pewne psychologiczne granice, których nie można przekraczać bez
względu na okoliczności. W kontaktach służbowych możemy wyróżnić:
• zachowanie inwazyjne – naruszenie granic:
− podchodzenie zbyt blisko do interesanta,
− nadmierne wpatrywanie się,
− zbyt nachalny kontakt dotykowy (np. poklepywanie),
− nadmierna gestykulacja,
− zadawanie pytań osobistych,
− przerywanie wypowiedzi.
• niedostatek kontaktu – dystans:
− zbyt duża odległość pracownika od interesanta,
− odgrodzenie przedmiotami biurowymi,
− brak kontaktu wzrokowego w czasie rozmowy,
− wykonywanie innych czynności w czasie rozmowy,
− brak aktywnego zainteresowania.
• kontakt graniczny – współdziałanie:
− bezpieczna odległość – ok. 1,5 m,
− otwarta postawa ciała i kontakt wzrokowy,
− potwierdzenie kontaktu odpowiednią mimiką, odpowiadanie z uśmiechem,
− potwierdzenie kontaktu słowami.
Lęk, wyczuwalny dystans, nieprzyjemna atmosfera nie sprzyjają w nawiązywaniu kontaktu,
mogą utrudniać załatwienie sprawy. Pracownicy powinni wzbudzać zaufanie, stwarzać poczucie
bezpieczeństwa, być konkretni i życzliwi. Tylko w ten sposób potwierdzą swoje kompetencje
zawodowe podnosząc jednocześnie własną wartość i renomę firmy.
1. Jakie korzyści daje planowanie dnia na piśmie?
2. Na czym polega analiza zadań do wykonania w ciągu dnia?
3. Jakich informacji dostarcza znajomość fizjologicznej wydajności pracy?
4. Jakie są najlepsze narzędzia planowania czasu pracy?
5. Na czym polega zaplanowanie rezerwy czasu pracy?
6. Jak ułożyć prawidłowy harmonogram dnia pracy?
7. Jakie czynności przygotowawcze należy wykonać co najmniej 14 dni przed zebraniem?
8. Jakie czynności należy wykonać na dzień przed zebraniem?
9. Jaka jest procedura przyjmowanie interesantów w sekretariacie?
10. Jakie typy interesantów wyróżniają psychologowie?
11. Na czym polegają psychologiczne granice w kontaktach pracowników z interesantami?

31
4.4.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Krzywa fizjologicznej wydajności pracy.
Zaobserwuj swój rytm dnia. Za pomocą wykresu przedstaw swoją krzywą fizjologicznej
wydajności pracy.
+50%
100%
wydajność
-50%
6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 godziny
2) zaobserwować własny rytm dnia,
3) wykreślić na wykresie krzywą własnej wydajności pracy,
4) wyciągnąć wnioski,
Ćwiczenie 2
Harmonogram dnia pracy
Sporządź harmonogram dnia postępując wg niżej podanych punktów:
1. Spisz terminy, sprawy i telefony do załatwienia:
a) zadania zaplanowane w planie miesięcznym ..........................................................
............................................................................................................................................
b) sprawy niezałatwione z poprzedniego dnia .............................................................
............................................................................................................................................
c) nowe sprawy do załatwienia ...................................................................................
...........................................................................................................................................
d) telefony i korespondencja .......................................................................................
...........................................................................................................................................
e) okresowo powtarzające się zajęcia ......................................................................
........................................................................................................................................
2. Określ ramy czasowe wykonywanych czynności:
a) dokonaj analizy zadań :
− Zadania A ..................................................................................................................
− Zadania B ..................................................................................................................
− Zadania C ..................................................................................................................
b) określ ile czasu potrzeba na wykonanie ww. czynności,
c) uwzględnij własną krzywą fizjologicznej wydajności pracy z ćwiczenia 1.
3. Zaplanuj rezerwę czasu pracy:

32
HARMONOGRAM DNIA
• Blok I (5 godzin)
Godziny Rodzaj czynności
• Blok II (1,5 godziny)
− Zarezerwuj czas na sprawy nieprzewidziane
− Określ własnych „złodziei czasu” ........................................................................................
...............................................................................................................................................
− Zarezerwuj czas na ewentualne „zakłócenia”
• Blok III (1,5 godziny)
− własny rozwój,
− korzystania z Internetu,
− sprawy społeczne,
− twórcze działanie, itp.
4. Określ: najważniejszy priorytet w danym dniu, zadania ważne; skoncentruj się na ich
wykonaniu. Zadania mniej ważne możesz wykonać w godzinach nadliczbowych lub zlecić
ich wykonanie innej osobie.
5. Kontroluj wykonanie prac zgodnie z harmonogramem.
1) zapoznać się z treściami zawartymi w materiale nauczania,
2) uzupełniać luki w ćwiczeniu zgodnie z podanymi krokami,
− literatura zgodna z punktem 6 poradnika,
− narzędzia planowania (terminarze, kalendarze),
− mazaki, długopis.
Ćwiczenie 3
Organizacja zebrań.
Zorganizuj zebranie Komitetu Organizacyjnego Jubileuszu 25-lecia Szkoły połączonego ze
zjazdem absolwentów.

33
1) zapoznać się z treściami zawartymi w materiale nauczania,
2) postępować zgodnie z zasadami organizowania zebrania,
3) zaprezentować efekty pracy
− literatura zgodna z punktem 6 poradnika
Czy potrafisz:
Tak Nie
1) określić korzyści z planowania dnia na piśmie?
2) przeprowadzić analizę zadań do wykonania?
3) wyznaczyć własną fizjologiczną wydajność pracy?
4) sporządzić harmonogram dnia pracy?
5) zorganizować zebranie na dowolny temat?
6) przygotować dokumentację zebrania?
7) załatwić interesanta nieumówionego?
8) rozróżniać psychologiczne typy interesantów?
9) scharakteryzować rodzaje kontaktu pracownika z interesantem?
4.5. Polityka kadrowa i planowanie zatrudnienia
Praca ludzka, obok majątku i kapitałów, jest niezbędna do działalności jednostki
organizacyjnej. W procesie gospodarczym stanowi ona siłę roboczą, bez której nie może istnieć
jakakolwiek działalność. Polityka kadrowa dotyczy spraw pracowniczych i obejmuje działania
nastawione na przygotowanie pracowników do realizacji celów firmy z uwzględnieniem ich
indywidualnego rozwoju.
W gospodarce rynkowej praca ludzka podlega prawom rynku. Rynek pracy jest rynkiem
charakterystycznym, bowiem uczestniczą w nim ludzie poszukujący pracy i pracodawcy. Cechą
tego rynku jest niezrównoważenie, tj. stale podaż pracy przewyższa popyt na nią. Organy
administracji rządowej odgrywają dużą rolę w niwelowaniu dysproporcji między podażą
i popytem siły roboczej, podejmując wielorakie działania, takie jak:12
przygotowanie kadr do pracy zawodowej,
prowadzenie polityki pracy i płacy,
działalność interwencyjna na rynku pracy
12 Chudy S. . „Ekonomika handlu” cz.2, eMPi2 Poznań 2000

34
Politykę zatrudnienia w Polsce kompleksowo ujmuje ustawa z 26 czerwca 1974 r. – kodeks
pracy13, która określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców. Szczegółowo prawa
i obowiązki pracodawców i pracowników określane są w układach zbiorowych pracy, które są
zawierane pomiędzy pracodawcami a związkami zawodowymi i określają warunki pracy oraz
wzajemne zobowiązania stron układu. Układy zawiera się w formie pisemnej na czas określony
lub nie określony.
Praca ludzka stanowi źródło kosztów działalności firmy i dlatego jest przedmiotem
gospodarowania. Gospodarowanie każdym czynnikiem musi być racjonalne, co oznacza
potrzebę minimalizowania nakładów. Racjonalne gospodarowanie pracą ludzką zmusza firmy do
prowadzenia odpowiedniej polityki zatrudnienia. Powinna ona obejmować:
• kształtowanie zatrudnienia (planowanie, rekrutacja i dobór pracowników oraz ich
przyjmowanie),
• gospodarowanie czynnikiem ludzkim (tworzenie odpowiednich warunków pracy,
zabezpieczenia socjalne, podwyższanie kwalifikacji, motywacyjne kształtowanie płacy).
Polityką kadrową w firmach zajmują się służby pracownicze, do obowiązków których należą:
sprawy osobowe,
szkolenie zawodowe,
zatrudnienie i płace,
sprawy socjalno-bytowe,
analizy społeczne.
Do spraw osobowych należą: rekrutacja i zmiany kadrowe, adaptacja pracowników
i zapobiegania płynności kadr, podnoszenie kwalifikacji pracowników, ich ocenianie
i wyróżnianie, rozpatrywanie konfliktów międzyludzkich.
Szkolenie obejmuje organizowanie różnych form dokształcania pracowników, wstępnych stażów
pracy, praktyk studenckich i uczniowskich oraz współpracę ze szkołami.
Zatrudnienie i płace to ustalanie optymalnego poziomu i struktury zatrudnienia, opracowanie
zasad wynagradzania oraz obliczania wynagrodzeń.
Sprawy socjalne i bytowe wiążą się z organizacją wypoczynku po pracy, współdziałaniem ze
służbą zdrowia oraz dbaniem o dobre warunki pracy.
Analizy społeczne dotyczą badania warunków pracy, motywacji i przydatności pracowników,
płynności kadr i sytuacji bytowej pracowników.
Warunkiem skutecznego kierowania firmą jest prawidłowy dobór pracowników. Powstanie
i rozwój firmy oraz ruch kadrowy wymagają rekrutacji nowych pracowników. Spośród wielu
źródeł rekrutacji pracowników najczęściej korzysta się z lokalnego rynku pracy. Poszukiwanie
pracowników na tym rynku może być prowadzone za pośrednictwem biur zatrudnienia,
rejonowych urzędów pracy albo za pośrednictwem mediów.
Przy doborze pracowników do określonych prac i zawodów decyduje maksymalne
zharmonizowanie cech osobowościowych człowieka z wymogami, którym będzie musiał
sprostać. Podstawowe wymogi dotyczące kwalifikacji pracowników na określone stanowisko
wynikają z taryfikatora kwalifikacyjnego, który ustala:
potrzebne wykształcenie,
umiejętności w zakresie wykonywania prac,
wymagany staż pracy,
specjalne uprawnienia.
Proces doboru pracowników polega na ustaleniu, w jakim stopniu kandydat odpowiada
wymogom pracy, jakie posiada doświadczenie, staż pracy i zasób wiedzy zawodowej. Ustala się
to na podstawie dokumentów (C.V., list motywacyjny, dyplomy zawodowe, świadectwa szkolne,
13 Ziółkowski P. „Kodeks pracy z omówieniem Wykaz aktów prawnych. Pełny skorowidz rzeczowy” Dom
Wydawniczy ABC , 2004

35
certyfikaty, itp.) i badań socjologicznych. Dobór pracowników powinien być staranny,
uwzględniający kwalifikacje, uzdolnienia i zamiłowanie do wykonywanego zajęcia. Powinien
tak przebiegać, aby w jego wyniku kandydat został zatrudniony na stanowisko najbardziej dla
niego odpowiednie ze względu na posiadane kwalifikacje, cech osobowości oraz ze względu na
potrzeby firmy.
Planowanie zatrudnienia polega na ustaleniu przeciętnego stanu zatrudnienia pracowników
oraz zapotrzebowania na pracowników i uczniów. Podstawą planowania zatrudnienia są
przewidywane przedsięwzięcia w zakresie produkcji, sprzedaży czy świadczonych usług oraz
liczba stanowisk pracy, etatów, przepisy prawne regulujące pracę oraz dane za lata ubiegłe. Poza
tym na wielkość zatrudniania wpływają:
poziom techniczny i organizacyjne firmy,
wzrost kwalifikacji zawodowych pracowników,
jakość świadczonych usług.
Metody planowania zatrudnienia:
analityczna – polega na ustaleniu, jaki nakład jest potrzebny na wykonanie czynności
a następnie na podzieleniu tej liczby przez czas pracy jednego pracownika,
etatyzacyjna – liczbę stanowisk pracy wyznacza struktura organizacyjna firmy,
statystyczno-wskaźnikowa – zwiększanie lub zmniejszanie stanu zatrudnienia
o przewidywany wskaźnik wzrostu lub spadku zadań.
Przy planowaniu zatrudnienia ważny jest czas pracy pracowników. Rozkład czasu pracy
w przedsiębiorstwie, a w szczególności początek i koniec pracy, przerwy w niej oraz tryb
przesuwania zmian ustala regulamin pracy lub kierownik jednostki. Biorąc pod uwagę czas
pracy planowaną liczbę zatrudnienia ustalamy:
czas pracy jednostki organizacyjnej
Planowana liczba zatrudnienia =
czas pracy jednego pracownika
Liczbę zatrudnienia można ustalić biorąc pod uwagę wydajność pracy:
planowana wielkość produkcji
Liczba zatrudnienia =
wskaźnik wydajności pracy
Zatrudnienie pracowników administracyjno-biurowych i ekonomicznych planuje się na
podstawie etatów. Etat jest to jedno stanowisko pracy z określeniem funkcji służbowej. Liczba
etatów wynika ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. W praktyce ustala się nie tylko
przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników, lecz również planowany stan na koniec okresu.
Aby określić stan na koniec okresu należy ustalić:
- +
Przyjęcie do pracy nowego pracownika oznacza nawiązanie stosunku prawnego pomiędzy
zatrudnionym a pracodawcą. Zanim jednak nastąpi zawarcie umowy o pracę, obydwie strony
starają się poznać. Źródłami informacji o kandydacie są: list motywacyjny, C.V., świadectwo
pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwa szkolne, dyplomy, wyniki badań lekarskich. Po
stan zatrudnienia na
początek okresu
ubytek
pracowników
Planowane
zatrudnienie

36
uzyskaniu od kandydatów niezbędnych dokumentów i po przeprowadzeniu na ich podstawie
wstępnej selekcji kandydatów, dochodzi do rozmowy kwalifikacyjnej.
Rozmowa kwalifikacyjna porusza zagadnienia z trzech obszarów:
zawodowego (merytorycznego) – dotyczy doświadczeń i wiedzy kandydata, powodów
zmiany pracy oraz zakresu obowiązków na danym stanowisku – typowe pytania:
Dlaczego szukasz pracy?
Jak wyobrażasz sobie pracę na tym stanowisku?
Wymień swoje największe osiągnięcia w ostatnich miejscach zatrudnienia?
Dlaczego sądzisz, że posiadasz wystarczające kwalifikacje na oferowane
stanowisko?
Jaki inny rodzaj pracy rozważasz i w jakich firmach?
Czy jesteś skłony do zmian miejsca zamieszkania, podróży, pracy po godzinach
lub w weekendy?
motywacyjnego – ustalenie poziomu aspiracji zawodowych kandydata, zbadanie
rzeczywistych motywacji kandydata do podjęcia pracy na danym stanowisku (stabilizacja,
finanse, rozwój itp.) - typowe pytania
Dlaczego wybrałeś naszą firmę?
Czego spodziewasz się po pracy w naszej firmie?
Co jest dla ciebie najsilniejszą motywacją w pracy?
Jakie są twoje oczekiwania finansowe?
osobowościowego – ocena predyspozycji psychicznych kandydata (czy posiada zdolności
interdyscyplinarne, analityczne, czy jest komunikatywny, czy radzi sobie z silnym
obciążeniem, stresem itp.) – typowe pytania
Czy twoje cechy osobowości pasują do firmy?
Z jakimi osobami pracuje ci się najlepiej?
Jak spędzasz wolny czas?
Jakie są twoje słabości a jakie silne strony?
Co powoduje, że tracisz panowanie nad sobą?
Jeśli w wyniku przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej dojdzie do ustalenia warunków
zatrudnienia, kandydat kierowany jest na badania lekarskie w celu stwierdzenia przydatności do
pracy. Po uzyskaniu orzeczenia lekarskiego następuje nawiązania stosunku pracy na podstawie:
umowy o pracę,
powołania, wyboru, mianowania,
umowy o pracę nakładczą,
umowy-zlecenia i o dzieło.
Ważnym etapem procesu zatrudniania pracownika jest jego adaptacja zawodowa i społeczna
w nowym miejscu pracy. Adaptacja zawodowa odnosi się głównie do tych osób, które po raz
pierwszy podejmują pracę zawodową, i oznacza przystosowanie się nowo przyjętych
pracowników do pełnienia nowej rolo zawodowej i społecznej. W czasie trwania tego procesu
mają miejsce:
konfrontacja oczekiwań pracodawcy i pracownika z możliwościami ich realizacji,
przystosowanie wykonywanych zadań do kwalifikacji i zainteresowań
pracownika.
Program adaptacji powinien obejmować następujące fazy:
wprowadzenie na stanowisko pracy,
wstępny staż pracy,
ocenia wyników i wnioski dotyczące dalszego rozwoju zawodowego
pracownika.

37
Motywowanie pracowników do dobrej pracy stanowi jedną z funkcji kierownictwa firmy.
Polega ono na stworzeniu bodźców mobilizujących pracowników do realizacji celów firmy
i powierzonych im zadań. Nowoczesne motywowanie pracowników odbywa się głównie przez:
sprawiedliwe ocenianie,
właściwy i jasny system awansowania,
kształtowanie właściwego systemu płac,
celowe i uzasadnione wyróżnianie i nagradzanie pracowników,
zachęcania do podnoszenia kwalifikacji i rozwoju zawodowego,
Dobry układ motywacyjny sprzyja efektywności pracy i tworzy przesłanki do racjonalnego
współdziałania pracowników. Podstawą wszelkiej motywacji jest sprawiedliwa ocena
pracownika i wyników jego pracy. Ocena powinna uwzględniać realizację podstawowych
obowiązków pracownika, a w szczególności:
przestrzeganie dyscypliny pracy,
dążenie do uzyskiwania jak najlepszych efektów pracy, przejawianie inicjatyw
twórczych,
dbania o dobro firmy i jej mienia,
przestrzeganie przepisów BHP.
Wzorowe wykonywanie obowiązków przez pracowników wynika głównie z zasad etyki
zawodowej i norm moralnych, jakie reprezentują.
Różnorodność prac i funkcji wykonywanych w poszczególnych jednostkach
organizacyjnych daje podstawę do przeprowadzenia klasyfikacji zatrudnionych pracowników.
Klasyfikacja ta może być przeprowadzona wg różnych kryteriów:
Kryterium podział
– charakter wykonywanej pracy
pracownicy fizyczni
pracownicy umysłowi
– ciągłość pracy
pracownicy stali
pracownicy sezonowi
– czas pracy
pełnozatrudnieni
niepełnozatrudnieni
Poza liczbą zatrudnionych w firmie ważny jest wskaźnik udziału poszczególnych grup
pracowników w zatrudnieniu ogółem.
Bardzo duże znaczenie w polityce kadrowej ma stabilizacja zatrudnienia, która jest
miernikiem stabilizacji firmy. Jednak istnieje zjawisko płynności kadr, które może mieć
obiektywne przyczyny: przejście na emeryturę, rentę chorobową, służba wojskowa, itp.
Nadmierna fluktuacja pracowników wywołuje negatywne skutki odczuwane przez firmę, takie
jak: wysokie koszty związane a zastąpieniem zwolnionego pracownika, niska wydajność pracy
nowych pracowników. Duża liczba przyjmowanych i zwalnianych pracowników świadczy
o płynności kadr, co jest zjawiskiem negatywnym. Wysokość tego zjawiska określa się:
liczba przyjętych pracowników x 100
wskaźnikiem przyjęć = stan zatrudnienia
liczba zwolnionych pracowników x 100
wskaźnikiem zwolnień = stan zatrudnienia

38
Wskaźnikiem świadczącym o stabilizacji załogi jest wskaźnik udziału pracowników o dłuższym
stażu pracy np. 15 lat, do ogółu zatrudnionych.
Wydajność pracy jest miernikiem charakteryzującym efekty pracy pracownika w jednostce
czasu (inaczej zwana produktywnością pracy). Rozróżnia się: wydajność indywidualną,
wydajność grupy pracowników i przeciętną wydajność pracy (uzyskiwaną przez ogół
pracowników). Wydajność pracy jest jednym z podstawowych mierników działalności
przedsiębiorstwa. Wskaźnik wydajności określa się głównie wartościowo ale też w jednostkach
naturalnych.
S
W =
N
gdzie: W – wskaźnik wydajności pracy,
S – wielkość efektu pracy (produkcji, obrotu towarowego),
N – liczba pracowników bezpośrednio zaangażowanych w uzyskaniu efektów pracy.
Wydajność pracy ma duże znaczenie dla poziomu życia ludności. Wzrost wydajności pracy
wpływa na obniżenie kosztów stałych, oraz na wzrost wynagrodzeń pracowników. Czynnikami
wpływającymi na wzrost wydajności pracy są :
• postęp techniczny,
• racjonalna organizacja pracy,
• kwalifikacje zawodowe pracowników,
• czynniki psychologiczno-socjologiczne,
• stosunki międzyludzkie.
Atmosferę pracowniczą w firmie tworzy ogół formalnych i nieformalnych stosunków
międzyludzkich, na które składają się współdziałanie i współpraca, oraz związki, jakie łączą
zatrudnionych pracowników. Związki te mają charakter:
formalny – kontakty i stosunki między pracownikami wynikają ze struktury
organizacyjnej, systemu zarządzania, obowiązujących wewnętrznych regulaminów,
nieformalny – oparte są na różnego rodzaju więziach i nie wynikają z zależności
służbowych.
Występujące między pracownikami więzi społeczne, zawodowe i osobiste tworzące stosunki
międzyludzkie są niezwykle cenne. Właściwe ich kształtowanie tworzy atmosferę sprzyjającą
rozwijaniu inicjatywy i stanowi ważny czynnik podnoszący efektywność pracy i wartość firmy
w otoczeniu. Szczególnie cenne w kształtowaniu dobrej atmosfery w firmie są partnerskie
stosunki między podwładnymi a przełożonymi. W dużych firmach dla ukształtowania dobrych
stosunków międzyludzkich i dobrej atmosfery pracy zatrudnia się psychologów i socjologów,
którzy wykorzystując dorobek naukowy, potrafią profesjonalnie pomagać kierownictwu.
Na kształtowanie się stosunków międzyludzkich mają wpływ konflikty. Konflikt
interpersonalny lub społeczny powstaje wtedy, gdy jeden osobnik lub jedna grupa przeszkadza
innemu lub innej grupie w aktywnym dążeniu do celu. Najczęściej obserwowane przyczyny
konfliktów to:
rozbieżność między deklaracjami a rzeczywistymi dążeniami,
różnice w systemach wartości,
odmienne potrzeby wobec pracy,
zła organizacja pracy,
autokratyczny styl kierowania i zarządzania,
nieobiektywna ocena wykonania zadań,
niewłaściwy system nagród i kar,
niewłaściwy podział zadań wśród pracowników,
różnice pozycji i prestiżu zawodu oraz wynagrodzeń,

39
Konflikty i sytuacje trudne mogą występować w trzech płaszczyznach:
• w sferze interpersonalnej, a więc wtedy, gdy pracownik przeżywa konflikt
wewnętrzny,
• w płaszczyźnie interpersonalnej, gdy między dwojgiem ludzi w pracy powstają
konflikty merytoryczne, antypatie,
• w płaszczyźnie społecznej – konflikt pomiędzy pracownikiem a grupą pracowników
lub pomiędzy grupami pracowników.
Wyróżnia się trzy zasadnicze grupy konfliktów. Konflikty między:
• dążeniem a dążeniem,
• unikaniem a unikaniem,
• dążeniem a unikaniem.
Konflikt między dążeniem a dążeniem ma miejsce wtedy, kiedy występują dwa atrakcyjne dla
nas cele, a tylko jeden z nich może być osiągnięty. Konflikt tego typu będzie przeżywał ktoś, kto
ma do wyboru dwie jednakowo atrakcyjne posady i nie może się zdecydować, którą z nich
wybrać.
Konflikt między unikaniem a unikaniem polega na konieczności dokonania wyboru między
dwoma lub więcej niekorzystnymi, przykrymi sytuacjami, z których uniknąć możemy tylko
jednej
Konflikt między dążeniem a unikaniem polega na tym, że cel do którego dążymy, jest
atrakcyjny, ale jego osiągnięcie wiąże się z okolicznościami, których chcielibyśmy uniknąć.
Zapobiegania konfliktom sprowadza się do unikania przyczyn, które je powodują.
1. Jakich spraw dotyczy polityka kadrowa?
2. Jakie działania podejmuje rząd w celu zmniejszenia bezrobocia?
3. Jakie obowiązki leżą w gestii służb pracowniczych?
4. Na czym polega prawidłowy dobór pracowników?
5. Na czym polega planowanie zatrudnienia?
6. Jakie czynniki mają wpływ na wielkość zatrudnienia?
7. W jaki sposób ustala się planowaną liczbę zatrudnienia?
8. Jakie są źródła informacji o kandydacie do pracy?
9. Jakich obszarów dotyczy rozmowa kwalifikacyjna?
10. Na czym polega adaptacja zawodowa i społeczna pracowników?
11. Na czym polega motywowanie do pracy pracowników?
12. Jakie czynniki należy uwzględnić w ocenie pracownika?
13. Na czym polega zjawisko fluktuacji?
14. Jaką rolę odgrywa wydajność pracy jako miernik efektów pracy?
15. Jakie czynniki tworzą atmosferę pracy?
16. Jakie są najczęstsze przyczyny powstawania konfliktów?
4.5.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Przyjmowanie pracowników do pracy
Dokonaj oceny przydatności kandydata na stanowisko księgowego na podstawie listu
motywacyjnego, C.V. oraz dokumentów zawartych w przykładowym portfolio.

8

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to 8

Similar to 8 (20)

More from Szymon Konkol - Publikacje Cyfrowe

More from Szymon Konkol - Publikacje Cyfrowe (20)

8