8

Projekt „Model systemu wdrażania i upowszechniania kształcenia na odległość w uczeniu się przez całe życie”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Podstawy hotelarstwa
1
Moduł VIII
Organizacja usług dodatkowych
Wprowadzenie
1. Podział i charakterystyka usług dodatkowych w obiektach hotelarskich
2. Infrastruktura hotelowa przeznaczona do organizacji usług dodatkowych
3. Przygotowanie oferty, promocja i sprzedaż usług dodatkowych
4. Dokumentacja realizacji usług dodatkowych
Bibliografia

2
Wprowadzenie
Poza udzielaniem noclegów oraz obsługą gastronomiczną, większość hoteli w Polsce
oferuje szereg usług dodatkowych, takich jak organizacja konferencji czy zabiegi SPA i
wellness. Właściciele obiektów mają coraz większą świadomość tego, że uatrakcyjnienie
i rozszerzenie oferty pobytowej obiektu przekłada się na większe zyski z prowadzonej
działalności. Wielkość i zakres oferty usług dodatkowych uzależnione są od kilku czyn-
ników: liczby pokoi, lokalizacji, kategorii hotelu, a także od segmentu (rodzaju) klien-
tów/gości, do których kierowana jest oferta. Duże znaczenie ma liczba pokoi – im hotel
większy, tym większa liczba gości korzystających z usług dodatkowych, co pozwala osią-
gnąć tzw. efekt skali, czyli wyższy poziom zysków. W przypadku hoteli o wyższym stan-
dardzie inwestycja będzie się jednak zwracać wolniej z powodu wysokich kosztów jej
realizacji. Zwrot z inwestycji hotelowej w największym stopniu przyspiesza organizacja
konferencji, spotkań integracyjnych i szkoleń. Przygotowanie zaplecza dla tego typu
usług jest stosunkowo łatwe, ponadto przy okazji kilkudniowych spotkań klienci korzy-
stają również z noclegów i wyżywienia.
Decyzja o rozszerzeniu oferty hotelowej nie zależy wyłącznie od hotelarza, ale jest także
uwarunkowana wymogami stosownego Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z
2004 roku (oraz jego nowelizacji przez Ministra Sportu i Turystyki w 2011 r.). Hotele
dwóch najniższych kategorii nie mają obowiązku świadczenia usług dodatkowych, a ho-
tele trzygwiazdkowe mogą świadczyć je w ograniczonym zakresie, np. pranie, prasowa-
nie i czyszczenie bielizny i odzieży gości oraz sprzedaż kosmetyków i środków higieny
osobistej. Niewielkie obiekty ekonomiczne posiadające do 100 pokoi i położone przy
głównych drogach krajowych, na obrzeżach lub w centrach dużych miast oferują niemal
wyłącznie usługi noclegowe i gastronomiczne. Z kolei hotele dwóch najwyższych kate-
gorii – cztero- i pięciogwiazdkowe – zgodnie z normami kategoryzacyjnymi zobowiąza-
ne są do świadczenia usług konferencyjnych oraz wybranych z zakresu SPA i wellness.
Jeśli charakter hotelu, liczba pokoi, a także lokalizacja nie uzasadniają rozszerzania ofer-
ty, właściciel najczęściej ogranicza się do jednej niewielkiej sali konferencyjnej czy nie-
dużej sauny lub jacuzzi.

3
1. Podział i charakterystyka usług dodatkowych w obiektach hotelarskich
Usługi dodatkowe świadczone w hotelu są to usługi ukierunkowane na zagospodarowa-
nie czasu wolnego gościa hotelowego oraz usługi dla biznesu.
Rozporządzenie Ministra Sportu i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. w sprawie obiek-
tów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 259,
poz. 1553) nie zawiera klasyfikacji, wyróżnia jedynie obowiązkowe usługi dodatkowe,
które zaprezentowano w tabeli wymagań kategoryzacyjnych.
Tabela 8.1. Fragment wymagań kategoryzacyjnych dla hoteli i moteli, dotyczących oferty
usług dodatkowych
Lp. Wymagania
Kategoria
***** **** *** ** *
H M H M H M H M H M
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
38 Przechowywanie bagażu gości za-
równo przed zajęciem, jak i po
zwolnieniu pokoju, a także prze-
chowywanie pieniędzy i przedmio-
tów wartościowych gości – czynne
całą dobę
o o o o o o o o o o
39 Kwiaciarnia lub możliwość dostar-
czenia kwiatów
o o
41 Sprzedaż lub udostępnianie prasy
codziennej
o o o o
42 Sprzedaż kosmetyków, środków
higieny osobistej
o o o o o o
45 Zespół sal wielofunkcyjnych, dosto-
sowanych do charakteru obiektu –
konferencyjnych, klubowych, szko-
leniowych itp.
o o
46 Zespół odnowy biologicznej: basen
kąpielowy, sauna, siłownia, sola-
rium, masaże i inne usługi rekrea-
o o o o

4
Objaśnienie znaków i skrótów: H – hotel, M – motel, * – kategoria jedna gwiazdka, ** – kategoria dwie
gwiazdki, *** – kategoria trzy gwiazdki, **** – kategoria cztery gwiazdki, ***** – kategoria pięć gwiazdek, o
– wymaganie obowiązuje.
Źródło: Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. (Dz.U. 259,
poz. 1553)
Hotelarz dbający o wysoką jakość świadczonych usług dąży do stworzenia takiej oferty
usług dodatkowych, aby gość hotelowy miał wybór możliwości zagospodarowania czasu
wolnego.
Biorąc pod uwagę najczęściej oferowany asortyment usług dodatkowych, można
podzielić je na:
 usługi dla biznesu,
 usługi rekreacyjne i sportowe,
 usługi odnowy biologicznej,
 usługi w zakresie opieki nad dziećmi,
 usługi rehabilitacyjne.
Do pozostałych usług, czyli tych, których nie można przyporządkować do żadnej z po-
wyższych grup usług, zaliczyć należy przede wszystkim usługi rozrywkowe.
Usługi dla biznesu
Usługi dodatkowe dla biznesu, które mogą być świadczone przez zakład hotelar-
ski, to:
 Organizacja kongresów, konfe-
rencji, szkoleń – organizacja kon-
ferencji, kongresów i szkoleń jest
usługą dodatkową świadczoną
przez hotel celem pozyskania gości
hotelowych korzystających zarów-
no z usług podstawowych: nocle-
gów i wyżywienia, a także innych
usług, jak wynajęcie sali konferen-
cyjnej, sprzętu multimedialnego itp.
cyjne – co najmniej dwa rodzaje
usług
47 Sala klubowa z telewizorem o o

5
Pobyt zorganizowanej grupy korzystającej zarówno z usług podstawowych, jak i
dodatkowych stanowi dla hotelu poważne źródło zysku. Usługi takie może
świadczyć hotel dostosowany (posiadający sale konferencyjne) do organizacji
kongresów, konferencji szkoleń. Kierujący hotelami dążą do tego, aby posiadać
odpowiednie sale różnej wielkości. Nowo budowane hotele posiadają tak zapro-
jektowaną część konferencyjną, że z kilku małych połączonych sal można utwo-
rzyć jedną dużą. Sale konferencyjne powinny być wyposażone w odpowiedni
sprzęt i urządzania – przedstawione w tabeli.
 Organizacja gabinetu menedżera – służącego biznesmenowi za tymczasowe
biuro do wykonywania pracy biurowej, czasowego prowadzenia biznesu, roz-
mów z kontrahentami itp.
 Inne usługi na rzecz biznesu – np. organizacja eventów (imprez, wydarzeń)
biznesowych.
W czasach coraz większej konkurencji zakłady hotelarskie stoją przed trudnym zada-
niem skutecznego i efektywnego promowania swoich usług. Aby zachęcić gościa do wy-
brania właśnie tego, a nie innego hotelu wzbogacają swoją ofertę o dodatkowe atrakcje.
Imprezy towarzyszące pobytom konferencyjnym i szkoleniowym to nieodłączna część
działalności zakładu hotelarskiego. Oferta imprez towarzyszących jest bardzo różno-
rodna, zależna także od położenia geograficznego miejscowości, w jakiej znajduje się
hotel. Hotele w swojej ofercie posiadają pakiety specjalnych eventów biznesowych.
Do przykładowych eventów biznesowych należą:
 nurkowanie dla osób potrafiących nurkować, a także nauka nurkowania,
 jazda konna w najbliższej stadninie koni pod okiem instruktora dla początkują-
cych,
 loty na motolotniach lub paralotniach,
 quady – jazda czterokołowymi motocyklami, które zdolne są wjechać praktycz-
nie wszędzie; zabawa dla osób lubiących ryzyko, wymagająca odwagi i odrobiny
szaleństwa, ale im bardziej ekstremalne przeżycia, tym większa adrenalina,
 orientacja w terenie – dotarcie do wyznaczonego punktu, mając do dyspozycji
wyłącznie zgraną grupę oraz ekwipunek, taki jak: kompas, mapa, GPS,
 szkoła przetrwania – przeżycie w ekstremalnych i skrajnie uciążliwych warun-
kach,
 wycieczki rowerowe po ciekawych trasach krajoznawczych z przewodnikiem,
 gimnastyka na sali, aerobik, gimnastyka w basenie.
Inne usługi na rzecz biznesu to zorganizowanie niektórym gościom hotelowym całodo-
bowego dostępu do Internetu, możliwość skorzystania z telefonu, faksu, kserokopiarki,

6
projektora, rzutnika itp. Są to urządzenia pozwalające biznesmenom na prowadzenie
działalności także poza firmą.
Usługi rekreacyjne i sportowe
Najbardziej popularne usługi sportowe i
rekreacyjne świadczone przez zakłady
hotelarskie to usługi typu:
 Fitness – głównym zadaniem tre-
ningu jest pobudzenie mięśni do
pracy, dzięki temu dotleniane są
komórki i przyspiesza się spalanie
tkanki tłuszczowej. Gimnastyka
wzmacnia serce, usprawnia pracę płuc i krwioobiegu. Poprawia wygląd, sylwet-
kę, a tym samym humor. Ćwiczenia rozciągające zmniejszają napięcie i likwidują
stres.
 Joga – znana jest od tysięcy lat. Joga poprawia krążenie, sprawność fizyczną, me-
tabolizm, uelastycznia ciało. Wpływa na dobre samopoczucie, redukuje stres i
obniża ciśnienie.
 Medytacje – czasami hotele oferują medytacje pod okiem specjalisty. Znana od
tysięcy lat sztuka medytacji dziś przeżywa swój renesans. Świadome „wyłączenie
się” pozwala na przejście ze stanu świadomości do podświadomości. Medytacje
relaksują, a także redukują stres.
 Inne usługi sportowe – jazda konna, wycieczki rowerowe, tenis, golf, bilard, loty
na paralotni, motolotni, wędkarstwo oraz szereg innych. Oferta usług sportowych
uzależniona jest m.in. od położenia geograficznego miejscowości, w której znaj-
duje się obiekt hotelowy. Aby zapewnić gościom hotelowym jak największy asor-
tyment, zakłady hotelarskie współpracują z firmami organizującymi usługi spor-
towe. Firmy te przyjmując gości hotelowych, mają zapewnioną frekwencję na im-
prezach, a hotel bogatszą ofertę dla gości.
 Wypożyczanie sprzętu sportowego i rekreacyjnego – rodzaj oferowanego
sprzętu zależy od asortymentu usług sportowych, jakie proponuje gościowi za-
kład hotelarski. W miejscowości wczasowej będą to rowery, wiatrochrony, leżaki
itp.

7
Usługi odnowy biologicznej
Na wellness składa się wszystko, czym ludzie się otaczają, co robią, co konsumują, aby
czuć się dobrze. Wellness to proces harmonijnego rozwoju człowieka, który uwzględnia
wszystkie sfery jego życia.
Branża wellness to zbiór produktów i usług realizujących potrzeby ludzi we wszyst-
kich tych wymiarach. Obecnie można wyróżnić kilka głównych nurtów tej branży, m.in.:
odnowa biologiczna, feng shui, fitness,
zdrowa żywność itd.
Każdy hotel, aby zapewnić swoim gościom
jak najwyższy komfort usług, stara się
zorganizować zespół odnowy biologicznej.
Organizacja zespołu odnowy biologicznej
w hotelu stanowi także dodatkowe źródło
dochodu. W zespole odnowy biologicznej
wykonywane są zabiegi polegające na wy-
korzystaniu wpływu wody na organizm
człowieka, a także związane z wysiłkiem fizycznym i poprawą kondycji. Jest to ogromna
dziedzina zabiegów typu SPA.
Nazwa SPA wywodzi się z języka łacińskiego (Sanus per aquam) i oznacza „zdrowie
przez wodę”. Filozofia SPA opiera się na założeniu, że woda jest tym dla ciała, czym ma-
rzenia dla duszy – może ukoić lub pobudzić do aktywności, może relaksować lub stymu-
lować do działania. SPA to przede wszystkim spokój ciała, a odpowiednie zabiegi poma-
gają zarówno zrelaksować zmęczone ciało, jak i ukoić zmysły.
Idea SPA łączy różne sposoby pielęgnacji poprzez odpowiednio dobrane zabiegi, najczę-
ściej oparte na terapiach wodnych i masażach. Realizowane w obiektach SPA programy
pielęgnacyjne mają na celu zapewnienie nie tylko właściwej kondycji całego ciała (na-
wilżanie, odżywianie i ujędrnianie skóry), ale także i umysłu (relaks, odstresowanie, po-
budzenie lub spokój).
Do najczęściej oferowanych przez hotele usług typu SPA należą:
 Sauna – zarówno sauna fińska, jak i łaźnia parowa mają zbawienny wpływ na or-
ganizm, ponieważ oczyszczają go z toksyn. Poza tym rozluźniają napięcie mięśni i
poprawiają przemianę materii. Sauna hartuje, podnosi odporność na przeziębie-
nia, wzmacnia układ krążenia i system nerwowy. Zasadniczą cechą sauny jest na-
przemienne nagrzewanie i schładzanie ustroju.

8
 Aromatyczna kąpiel – jeżeli gość nie ma możliwości skorzystania z sauny, moż-
na przynajmniej w części zastąpić ją kąpielą. Ciepłe kąpiele (temp. wody 34–
37°C) działają kojąco, relaksująco i uspokajająco. Tuż przed snem można zapro-
ponować gościom gorącą kąpiel, która usuwa wszelkie napięcia, uspokaja orga-
nizm, rozluźnia mięśnie, silnie rozgrzewa, łagodzi niektóre bóle (nerwobóle, bóle
gośćcowe), działa usypiająco. Aby zrelaksować się, odprężyć lub ożywić, do ką-
pieli należy dodać płynu o odpowiednim aromacie. Zapachy mogą działać na
człowieka relaksująco (np. zapach pomarańczy) lub pobudzająco (np. zapach ja-
śminu). Odpowiedni nastrój zapewni także spokojna muzyka i świece, np. te o za-
pachu wanilii działają odprężająco, a cytryny i eukaliptusa – pobudzająco.
 Aromaterapia w jacuzzi – coraz częściej aromaterapia jest wykorzystywana do
kąpieli w jacuzzi. Olejki aromatyczne dodane do kąpieli sprawiają, że uzyskuje się
silniejsze efekty lecznicze, a kąpiel staje się przyjemniejsza. Salony odnowy biolo-
gicznej oraz uzdrowiska coraz częściej posiadają w swojej ofercie tzw. kąpiel pe-
rełkową z aromaterapią lub inaczej kąpiel aromatyczną. Takie kąpiele odprężają,
pobudzają, wzmacniają, wspomagają podczas okresów związanych z przeziębie-
niem.
 Orzeźwiający prysznic – jeżeli gość nie ma czasu na kąpiel, można zapropono-
wać mu orzeźwiający prysznic. Należy puścić strumień ciepłej wody bezpośred-
nio na kark. To rozluźnia mięśnie pleców, pomaga pozbyć się bólu głowy, relaksu-
je i dodaje energii. Natomiast strumień chłodnej lub zimnej wody działa pobudza-
jąco, orzeźwiająco, wzmaga napięcie mięśni i poprawia ukrwienie skóry (pod
wpływem zimnej wody naczynia krwionośne się kurczą, a po wyjściu z wody roz-
szerzają). Zmienny strumień ciepłej i zimnej wody działa pobudzająco i wyszczu-
plająco.
Inne zabiegi SPA to m.in.:
 aqua aerobic,
 basen,
 hydromasaż,
 jacuzzi,
 bicze szkockie.

9
Usługi rehabilitacyjne
Rehabilitacja – kompleksowe i zespołowe działanie na rzecz osoby niepełnosprawnej
fizycznie i/lub psychicznie, które ma na celu przywrócenie tej osobie pełnej lub maksy-
malnej do osiągnięcia sprawności fizycznej i/lub psychicznej, a także zdolności do pracy
oraz do brania czynnego udziału w życiu społecznym.
W usługach rehabilitacyjnych wyróżnia się następujące dziedziny:
 Hydroterapię – zabiegi z zastosowaniem wody o różnej temperaturze i pod róż-
nym ciśnieniem, do których zalicza się: masaż podwodny, hydromasaż, natryski,
kąpiele wirowe, kąpiel kwasowęglową, kąpiel solankową, kąpiel w basenie solan-
kowym z gimnastyką, inhalacje solankowe indywidualne i zbiorowe, kąpiel bo-
rowinową, okłady borowinowe.
 Kinezyterapię – wykorzystanie różnych form wysiłku fizycznego do celów lecz-
niczych, rehabilitacyjnych i profilaktycznych. Najpopularniejsze zabiegi w zakre-
sie kinezyterapii to gimnastyka lecznicza indywidualna i zbiorowa.
 Masaże – masaż klasyczny, masaż limfatyczny kończyn górnych i dolnych, masaż
wyszczuplający antycellulitowy, masaż relaksacyjny mieszanką olejków eterycz-
nych, masaże na fotelu masującym.
 Tlenoterapię – uznaną naukowo metodę profilaktyki i leczenia, polegającą na
wdychaniu powietrza atmosferycz-
nego wzbogaconego w tlen. Ogól-
nym celem tlenoterapii jest uła-
twienie dostarczania tlenu komór-
kom, co prowadzi do zapobiegania
lub leczenia niedotlenienia tkanek i
narządów. Z uwagi na swój bardzo
pozytywny i witalizujący wpływ na
cały organizm, tlenoterapia może
być również traktowana jako
wspaniały sposób na odnowę sił
psychicznych i fizycznych człowieka.
 Termoterapię – oddziaływanie na organizm przez ogrzewanie lub wyziębianie.
Do zabiegów termo-terapeutycznych zalicza się:
o okłady parafinowe – stosowane w przypadkach chorób reumatycznych,
przewlekłych zapaleniach stawów i tkanek miękkich, stanach przebiegają-
cych ze wzmożonym napięciem mięśniowym i nerwobólach;
o saunę – zabieg ciepło-leczniczy, odbywający się w pomieszczeniu wypeł-
nionym gorącym powietrzem, mający zastosowanie głównie jako zabieg

10
regenerujący i hartujący, w niektórych schorzeniach układu kostno-
stawowego, neurologicznych, otyłości;
o krioterapię – krioterapia ogólna polega na poddaniu całego ciała przez
krótki czas (do 3 min.) działaniu bardzo niskich temperatur (około
–150°C); celem zabiegu jest wywołanie reakcji organizmu na zimno, które
są korzystne w leczeniu wielu chorób; krioterapię można stosować u
przemęczonych fizycznie i psychicznie dorosłych osób oraz u sportowców
wyczynowych;
o krioterapię z gimnastyką – miejscowe oziębienie tkanek otrzymuje się
przez nadmuch ochłodzonym przy pomocy specjalnego urządzenia powie-
trzem. Daje to m.in. silny efekt przeciwbólowy, ułatwiający gimnastykę;
stosowana w leczeniu ostrych i przewlekłych stanów zapalnych, stawów,
w oparzeniach, rwie kulszowej, stanach pourazowych, obrzękach, krwa-
wieniach, dyskopatiach, żylakach kończyn dolnych, tzw. łokciu tenisisty i
in.
 Klimatoterapię – rodzaj terapii stosowanej w leczeniu uzdrowiskowym, wyko-
rzystujący działanie naturalnych czynników klimatu lokalnego, takich jak: czy-
stość powietrza, temperatura, ciśnienie atmosferyczne, promieniowanie słonecz-
ne itp.
 Talasoterapię – leczenie za pomocą czynników związanych z morzem: klimatu,
wody morskiej (w postaci kąpieli i inhalacji), okładu z mułu i powietrza. Kąpiąc
się w morzu, opalając na plaży czy spacerując brzegiem morza, mniej lub bardziej
świadomie wzmacnia się zdrowie. Hartując organizm kąpielami w wodzie mor-
skiej i kąpielami powietrznymi w klimacie morskim czyni się go mniej podatnym
na zmianę temperatury otoczenia, a także wzmacnia się mechanizmy obronne
organizmu.
Usługi opieki nad dziećmi
Każdy zakład hotelarski powinien mieć w swojej ofercie usługi w zakresie opieki nad
dziećmi w różnym wieku. Najczęściej spotykane propozycje usług dotyczą:
 opieki nad jednym lub dwojgiem dzieci,
 opieka nad grupą dzieci,
 ułatwienia sprawowania opieki nad dzieckiem przez rodzica poprzez wyposaże-
nie hotelu w różnorodny sprzęt dla dzieci.
Opieka nad jednym lub dwojgiem dzieci zapewniana jest przez obiekt hotelowy poprzez
zatrudnienie opiekunki do dziecka (posiadającej odpowiednie przygotowanie zawodo-
we i kwalifikacje), która za odpowiednią odpłatnością opiekuje się dziećmi. Najprost-
szym sposobem zapewnienia opieki nad grupą dzieci jest organizacja mini-przedszkola.

11
Ważne jest, aby dzieci chętnie zostawały pod opieką pracownika hotelowego posiadają-
cego odpowiednie przygotowanie pedagogiczne.
Organizując opiekę, należy:
 wydzielić odpowiednie pomieszczenie, w którym będą przebywać dzieci,
 zakupić zabawki i gry odpowiednie dla każdej grupy wiekowej dzieci,
 zorganizować plac zabaw na wolnym powietrzu,
 przygotować odpowiednie programy stosownie do przedziału wiekowego dzieci,
 wyposażyć obiekt w: łóżeczko dziecięce, wypożyczalnię wózków, podwyższone
krzesełko, podgrzewacz do butelek, nakładkę na sedes, stołeczek pod umywalkę,
deskę do przewijania, nosidełko.
Oprócz odpowiedniego wyposażenia po-
mieszczeń bardzo ważne jest przygotowa-
nie przez obiekt hotelarski specjalnej ofer-
ty kulinarnej (w tym dietetycznej) skiero-
wanej do dzieci.
Usługi specjalne
Hotele oferują także usługi specjalne, któ-
rych może nie być w oficjalnej, publiko-
wanej ofercie – mające charakter bardziej
osobisty, np. dodatkowe wyposażenie jed-
nostek mieszkalnych, uzupełnienie ich wystroju kwiatami, zwiększenie asortymentu
galanterii łazienkowej, dodatkowa prasa tematyczna itp.

12
2. Infrastruktura hotelowa przeznaczona do organizacji usług dodatkowych
Rozważając możliwość wprowadzenia do oferty hotelu usług dodatkowych, należy
wziąć pod uwagę możliwości lokalowe oraz techniczne poszczególnych pomieszczeń
obiektu. Ważna jest także ich estetyka oraz wpływ różnych elementów wyposażenia na
komfort i bezpieczeństwo wszystkich gości hotelu.
Organizując poszczególne usługi, należy zadbać o odpowiednie wyposażenie, np.:
 pion rekreacyjno-wypoczynkowy wyposażyć w: bilard, gry zręcznościowe, bow-
ling, automaty do gier, kąciki zabaw dla dzieci, place zabaw (wewnątrz i na ze-
wnątrz obiektu), telewizję, siłownie i sale gimnastyczne, baseny oraz boiska do
gier zespołowych, ścieżki spacerowe, lub wyczynowe, trasy rowerowe, narciar-
skie i inne urządzenia sportowe wokół obiektu,
 zespoły sal wielofunkcyjnych (przeznaczonych np. dla biznesu) wyposażyć w:
meble konferencyjne, wyposażenie multimedialne, zaciemnienie okien, nagło-
śnienie, specjalne oświetlenie, a także ściany działowe, sceny i podesty (szczegó-
łowe wyposażenie sal konferencyjnych przedstawia tab. 8.2),
 dział SPA i wellness zaopatrzyć w: urządzenia kosmetyczne i odpowiednie ko-
smetyki, sauny, jacuzzi, baseny, solaria, siłownie, urządzenia (stoły i fotele) do
masażu, urządzenia SPA – bicze szkockie, i inne urządzenia do hydromasażu, oraz
wyposażone gabinety kosmetyczne,
 sale do opieki nad dziećmi wyposażyć w: mini place zabaw, gry planszowe i
zręcznościowe, zabawki, książki, kolorowanki oraz sprzęt piśmienniczy, stoliki i
krzesełka, a także wystrój zapewniający dobre samopoczucie dzieciom;
 pomieszczenia rehabilitacyjne wyposażyć w profesjonalne urządzenia specjali-
styczne do przeprowadzania zabiegów rehabilitacyjnych.
Tabela 8.2. Rodzaje wyposażenia sal konferencyjnych
Rodzaje wyposażenia sal konferencyjnych
Wyposażenie meblowe
(łatwe do montażu i
zmiany aranżacji)
 ściany działowe, parawany,
 stoły,
 krzesła,
 mównica/pulpit,
 podesty,
 meble pomocnicze.
System nagłośnienia
 wzmacniacz z kolumnami,
 mikrofon bezprzewodowy,
 mikrofon przewodowy,
 magnetofon kasetowy,

13
Rodzaje wyposażenia sal konferencyjnych
 odtwarzacz CD i DVD.
System prezentacji
 projektor multimedialny,
 rzutniki pisma, slajdów,
 telewizor,
 ekran,
 komputer,
 kamera,
 drukarka.
System łączności
 telefon,
 faks,
 Internet.
Pomoce konferencyjne
 kserokopiarka,
 flipchart (tablica dużymi arkuszami papieru),
 tablica biała sucho-ścieralna, magnetyczna,
 pisaki,
 materiały piśmienne,
 wskaźnik laserowy.
Źródło: opracowanie własne autora
Równie ważna jak wyposażenie pomieszczeń jest właściwa ich aranżacja. Pomieszczenia
należące do zespołu sal wielofunkcyjnych powinny umożliwiać indywidualne użytko-
wanie oraz łączenie ich w większe sale w różnych kombinacjach, a także być bezpośred-
nio połączone z zapleczem gastronomicznym. Zespół ten powinien mieć oddzielne wej-
ście, własny podjazd do budynku, mini-recepcję do obsługi uczestników konferencji czy
szkoleń oraz wewnętrzne połączenia komunikacyjne z częścią recepcyjną i hotelową –
umożliwiając w ten sposób wygodne korzystanie zarówno przez gości hotelowych, jak i
przez użytkowników nienocujących w obiekcie. Oprócz pomieszczeń ogólnodostępnych
dla gości ważne są pomieszczenia pomocnicze, stanowiące zaplecze techniczno-
administracyjne: specjalne pokoje dla tłumaczy czy pracowników odpowiadających za
techniczną organizację danego wydarzenia. Niezbędne są również miejsca do magazy-
nowania sprzętów i mebli.
Zespoły rekreacyjno-sportowe urządzane są jako wewnętrzne – w pomieszczeniach za-
mkniętych (powiązane z pozostałymi pionami hotelu) oraz zewnętrzne – na przylegają-
cych do obiektu terenach. Obok typowych dla sportu i rekreacji pomieszczeń, takich jak:
baseny, sauny, korty tenisowe, kręgielnie, sale do ćwiczeń, siłownie, bawialnie dla dzieci
itp., powinny być zorganizowane pomieszczenia pomocnicze, ułatwiające korzystanie z
usług rekreacyjnych: recepcja, szatnie, przebieralnie, prysznice oraz ogólnodostępne
węzły higieniczno-sanitarne.

14
Dla uzupełnienia oferty usług dodatkowych hotelu oraz zwiększenia jej atrakcyjności,
często w pobliżu urządzeń rekreacyjno-wypoczynkowych organizuje się dodatkowe
punkty lub lokale gastronomiczne. Ich oferta często jest tylko uzupełnieniem podsta-
wowej oferty gastronomicznej świadczonej przez hotel. Dania i napoje dostosowane do
specjalnych wymagań gości korzystających z rekreacji (np. dietetyczne, niskokaloryczne
lub wysokobiałkowe czy wysokoenergetyczne) są dla nich źródłem pozytywnej reakcji i
zadowolenia, a dla hotelu – dodatkowym źródłem dochodu.
Aby goście hotelu mogli w pełni skorzystać z oferty usług dodatkowych, w hotelu musi
być również dobrze zorganizowana komunikacja wewnętrzna (dźwigi osobowe, schody,
hale i korytarze, niekiedy także schody ruchome), a także ogólnodostępne węzły higie-
niczno-sanitarne (w odpowiedniej ilości), usytuowane w pobliżu pomieszczeń, gdzie
organizowane są te usługi. Dodatkowo, z punktu widzenia organizacji i komfortu korzy-
stania z usług hotelu, ważne jest właściwe oświetlenie poszczególnych pomieszczeń (z
możliwością regulacji natężenia i zmiany koloru światła), możliwość zaciemnienia (np.
w salach konferencyjnych, gdzie oświetlenie naturalne może być niewskazane ze wzglę-
du na obecność urządzeń do projekcji materiałów) oraz klimatyzacja i wentylacja za-
pewniające komfort cieplny, wymianę powietrza i optymalną wilgotność w obiekcie.

15
3. Przygotowanie oferty, promocja i sprzedaż usług dodatkowych
Oferta usług dodatkowych może być tworzona i kierowana do wszystkich gości bądź
przygotowywana na konkretne zamówienie. Powinna zwracać uwagę potencjalnych
nabywców, przedstawiać korzyści wynikające ze skorzystania z usług oraz zawierać in-
strukcję kolejnych działań, wskazując, co należy zrobić, aby móc z niej skorzystać. Oferta
powinna być napisana w sposób czytelny i zrozumiały, poprawny pod względem języ-
kowym oraz przygotowana w więcej niż jednym języku (polskim i przynajmniej jednym
obcym).
Każda oferta powinna zawierać:
 informacje o tym, jaki jest cel oferty i dla kogo jest przeznaczona,
 opis proponowanych rozwiązań,
 kalkulację wstępną oferty (często w różnych wariantach do wyboru),
 dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za realizację oferty.
Ofertę usług dodatkowych tworzy się:
 w odpowiedzi na zapytanie ofertowe klienta, przygotowując konkretną propozy-
cję na zawarte w zapytaniu ofertowym oczekiwania, dołączając także propozycje
rozwiązań alternatywnych oraz inne elementy usługi, rozszerzające możliwość
zagospodarowania czasu spędzonego w obiekcie;
 dla wszystkich gości hotelu, którzy będą mieli ochotę i możliwość, aby z niej sko-
rzystać – jest to poszerzenie oferty hotelu o nowe możliwości spędzenia czasu
wolnego, poprawy zdrowia i kondycji fizycznej, a także wypoczynku i relaksu;
oferta dla biznesu może być magnesem przyciągającym do hotelu nowych gości,
szczególnie, jeśli będzie zawierać także propozycje dotyczące zagospodarowania
czasu poza pracą i uwzględniać szerokie zainteresowania potencjalnych klientów
(gości hotelu).
Oferty mogą dotyczyć zarówno usług dodatkowo płatnych, jak i bezpłatnych czy wliczo-
nych do ceny pakietu i traktowanych w pewnym sensie jako element promocyjny (nie-
kiedy gratisowy), proponowany przez hotel przy zakupie większej ilości usług.
Oferty usług dodatkowych powinny być promowane w materiałach reklamowych hotelu
dostępnych w recepcji, w pokoju hotelowym oraz na stronach internetowych. Również
pracownicy działów zajmujących się rezerwacją i sprzedażą usług powinni być prze-
szkoleni i udzielać szczegółowych informacji dotyczących wprowadzanej czy istniejącej
oferty. Dobrym źródłem informacji są także firmy współpracujące z hotelem, jak np. biu-

16
ra turystyczne oferujące sprzedaż oferty danego hotelu czy firmy taksówkowe wożące
hotelowych gości.
Stworzenie oferty to jedno, a jej sprzedaż gościom hotelu to kolejne wyzwanie dla za-
rządzających obiektem. Aby oferowane usługi miały szansę znaleźć nabywców, należy
do nich dotrzeć z odpowiednią informacją. Do tego celu służy szeroko rozumiana pro-
mocja usług.
Termin „promocja” wywodzi się z łacińskich słów: promotio, promorere, co oznacza po-
parcie, szerzenie. Promocja (obok produktu, ceny i dystrybucji) jest jednym z instru-
mentów marketingu mix, a jej celem jest przede wszystkim wspieranie i aktywizowanie
sprzedaży poprzez informowanie o ofercie i przypominanie o niej. Promocja to także
informowanie o działalności firmy, kształtowanie i utrwalanie pozytywnego jej wize-
runku, zarówno w najbliższym, jak i szerokim otoczeniu.
Istnieje wiele form działań promocyjnych tworzących tak zwany mix promocyjny, w
którym wyróżnić można 5 zasadniczych grup instrumentów: reklamę, promocję osobi-
stą, promocję sprzedaży, promocję bezpośrednią (tzw. marketing bezpośredni) oraz
propagandę marketingową.
Reklama jest to bezosobowa, płatna i adresowana do masowego odbiorcy forma prze-
kazywania informacji rynkowych. Ze względu na rodzaj zastosowanego środka
przekazu reklamy można wyróżnić:
 reklamę telewizyjną – filmy reklamowe, telewizyjne programy sponsorowane,
 reklamę radiową – informacje słowne: dialogi, monologi, wiersze, piosenki re-
klamowe,
 reklamę internetową – witryny www, banery reklamowe itp.,
 reklamę prasową – w gazetach codziennych, czasopismach kierowanych do okre-
ślonych grup czytelników wyróżnionych według wieku, płci, zainteresowań itp.,
 reklamę zewnętrzną – billboardy, plakaty, neony, flagi, transparenty, środki ko-
munikacji miejskiej, mobile, czyli plansze reklamowe umieszczane na przycze-
pach samochodowych, malowanie ścian budynków, nalepki, stojaki, kasetony
umieszczane w punktach sprzedaży i placówkach usługowych itp.,
 reklamę w kinach i teatrach – filmy reklamowe wyświetlane przed projekcją, in-
formacje reklamowe w programach kinowych i teatralnych,
 reklamę wydawniczą – ulotki, broszury, foldery, katalogi.
Każdy z wymienionych nośników reklamowych ma swoją specyfikę wynikającą z zasię-
gu i sposobu oddziaływania, kosztów wykorzystania, a także możliwości ich zastosowa-
nia.

17
Z punktu widzenia nośnika reklamy najbardziej efektywna jest reklama internetowa,
bez której w dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić komunikację marketingową.
Posiadanie strony internetowej powinno być powszechną praktyką, a na stronach często
odwiedzanych przez lokalnych internautów lub skojarzonych tematycznie z prowadzo-
ną działalnością pożądane byłoby umieszczenie banerów reklamowych.
Odmienny charakter od reklamy, którą cechuje przede wszystkim masowość odbioru,
ma promocja osobista, polegająca na prezentowaniu oferty firmy i aktywizowaniu
sprzedaży podczas osobistych kontaktów z nabywcami. Ze względu na bezpośredni cha-
rakter kontaktu między nadawcą a odbiorcą działań promocyjnych oraz możliwość do-
stosowywania prezentowanych argumentów do potrzeb nabywcy promocja osobista
jest najbardziej skuteczną formą komunikacji, jednak wykorzystana może być tylko w
określonych sytuacjach. W stosunku do klientów indywidualnych stosuje się ją w sytua-
cji, gdy gość odwiedzi hotel i nie jest do końca zdecydowany, co chce zamówić. Można
wówczas polecić mu specjalną ofertę, zachęcić do skorzystania z programów lojalno-
ściowych, przekonać o zasadności częstszych wizyt. W przypadku odbiorców instytucjo-
nalnych (zakłady pracy) zastosowanie promocji osobistej jest wręcz obowiązkowe. Tego
typu współpraca jest z reguły długookresowa, warto więc dołożyć starań, by usatysfak-
cjonować klienta, a w efekcie samemu odnieść niemałe korzyści. Aby promocja osobista
była skuteczna, bardzo ważne jest dobre przygotowanie osoby promującej ofertę oraz
znajomość wszystkich faz procesu sprzedaży. Fazy te w kolejności chronologicznej
przedstawić można następująco:
1. Wyszukiwanie i charakterystyka potencjalnych klientów – dotarcie do firm,
które mogą być zainteresowane ofertą hotelu. Informacje o potencjalnych klien-
tach uzyskać można, śledząc ogłoszenia prasowe, wykorzystując kontakty wła-
sne, pracowników lub dotychczasowych klientów, jak również uczestnicząc w
targach i wystawach. Znaleźć je można także w książkach adresowych i telefo-
nicznych.
2. Prezentacja oferty podczas spotkania z klientem – jeżeli klient po pierwszym,
najczęściej telefonicznym kontakcie jest zainteresowany ofertą, w trakcie roz-
mowy osobistej należy przekonać go, iż dzięki świadczonym przez firmę usługom
może on najpełniej zaspokoić swoje potrzeby. By to osiągnąć, trzeba dowiedzieć
się jak najwięcej o oczekiwaniach klienta oraz poznać ofertę konkurencji, a w
czasie rozmowy skoncentrować się właśnie na mocnych (w porównaniu do usług
konkurencyjnych) stronach własnej propozycji. Warto też przedstawić rekomen-
dacje zadowolonych ze współpracy klientów, a w razie oporów mieć w zanadrzu
tzw. ofertę specjalną, która może dotyczyć na przykład szczególnie atrakcyjnych
warunków sprzedaży, dostaw, upustów cenowych itp.

18
3. Zamknięcie sprzedaży – w sytuacji gdy klient podejmie decyzję o współpracy,
zamknięcie sprzedaży jest równoznaczne z podpisaniem umowy. Jeśli jednak nie
jest on od razu zdecydowany, należy dążyć do uzyskania chociażby obietnicy
rozważenia propozycji, gdyż stwarza to szansę na rozwój kontaktów w przyszło-
ści.
Do klientów indywidualnych często kierowane są działania promocji sprzedaży, zwa-
nej także promocją uzupełniającą, dodatkową lub specjalną. Celem tej formy promocji
jest krótkookresowe zwiększenie atrakcyjności oferty firmy dla pobudzenia sprzedaży
oferowanych przez nią usług, czyli oddziaływanie w myśl zasady „kup tu i teraz, a uzy-
skasz dodatkową korzyść”.
Kolejnym sposobem na poinformowanie klientów o ofercie usługowej hotelu jest public
relations (propaganda marketingowa), której zadaniem jest przede wszystkim stwo-
rzenie atrakcyjnego wizerunku firmy i pozyskanie zaufania opinii publicznej.
Działania podejmowane w ramach public relations budują silną więź z klientem i
prowadzą wytworzenia poczucia lojalności wobec firmy i jej oferty. Można wśród nich
wyróżnić:
 publicity – informowanie dla uzyskania rozgłosu, którego cechą jest przedsta-
wianie firmy i jej oferty wyłącznie w pozytywnym świetle; w ramach działań z
zakresu publicity wyróżnić można: udział w targach i konferencjach, lobbing,
sponsoring oraz identyfikację wizualną.
 media relations – stała współpraca z mediami dla pozyskania ich przychylności i
poparcia, np. informacje prasowe związane z działaniami promującymi nowy
produkt, wywiady okolicznościowe (jubileusz hotelu), relacje telewizyjne z drzwi
otwartych.
 sąsiedzkie public relations – informowanie o działalności firmy w celu pozy-
skania pozytywnego stosunku społeczności lokalnej, jej zaufania, aprobaty i po-
parcia.
 wewnętrzne public relations – budowanie życzliwych relacji między pracowni-
kami firmy; służą temu spotkania z zarządem firmy, imprezy integracyjne, komu-
nikacja za pośrednictwem wewnętrznej sieci internetowej (Intranetu), gazetki
pracowniczej czy tablic informacyjnych.
W praktyce propaganda marketingowa sprowadza się do nawiązywania i utrzymywania
kontaktów z lokalnymi mediami, rozpowszechniania materiałów o działalności firmy,
rozdawania upominków (teczek, kalendarzy) przypominających o istnieniu firmy, orga-
nizowania spotkań, przyjęć, bankietów, na które zapraszani są kluczowi klienci, przed-

19
stawiciele mediów i lokalnych władz, przygotowywania materiałów dla prasy, udziału w
konferencjach, targach, sympozjach itp.
Specyficzną formą propagandy jest sponsoring, tj. finansowanie i wspomaganie różnych
dziedzin życia dla realizacji celów propagandowych, czyli uzyskania i utrwalenia dobrej
opinii o sponsorze. Działalność sponsoringowa dotyczy najczęściej sportu, imprez roz-
rywkowych, wydarzeń kulturalnych, choć może przybierać też bardziej społeczny cha-
rakter, jeśli obiektem wspieranym są np. domy dziecka, szkoły czy schroniska dla zwie-
rząt. Oczywiście wszystkie podejmowane działania trzeba odpowiednio nagłośnić, bo
tylko wtedy nasza aktywność będzie miała odpowiedni efekt propagandowy.
Bardzo skutecznym narzędziem działań promocyjnych jest tzw. promocja bezpo-
średnia (zwana także marketingiem bezpośrednim), która polega na wykorzystaniu
przez hotel listów, telefonów, poczty elektronicznej, Internetu i innych nieosobistych
narzędzi kontaktu w celu bezpośredniego komunikowania się z określonymi grupami
obecnych i potencjalnych klientów. Gość hotelu traktowany jest indywidualnie, po-
przez uwzględnienie jego wyjątkowych i charakterystycznych tylko dla niego potrzeb.
Źródło: opracowanie własne autora na podstawie informacji zamieszczonych na portalu www.hotelarze.pl
Zaprezentowane środki promocji mogą być stosowane indywidualnie lub łączone w
kompozycje promocyjne, w zależności od celu podejmowanych działań marketingo-
wych. Zadania promocyjne oraz planowanie promocji w małych przedsiębiorstwach są
przeważnie umiejscowione w jednoosobowym dziale marketingu podporządkowanym
bezpośrednio szefowi firmy. Zarządzanie promocją polega na jej planowaniu, wdrażaniu
i kontroli. Sukces na rynku hotelarskim w dużej mierze zależy od właściwie przeprowa-
dzonej promocji usług. Można to zrobić we własnym zakresie lub zlecić profesjonalnym
agencjom. W obu przypadkach działania muszą być dobrze przemyślane, by przy niezbyt
dużych nakładach odnieść satysfakcjonujące efekty.

20
4. Dokumentacja realizacji usług dodatkowych
Dokumentacja przygotowywana w związku z prowadzeniem oferty usług dodatkowych
to najczęściej:
 materiały prezentujące ofertę i szczegółowe informacje jej dotyczące (tzw. in-
strukcje),
 kalkulacje cenowe (wstępne) dla różnych wersji oferty,
 dokumentacja zamówień na poszczególne składniki oferty (pojedyncze usługi lub
pakiety usług), formularze zamówień, wstępne kosztorysy,
 umowy na realizację usług,
 dokumentacja dotycząca rozliczenia usług dodatkowych – kalkulacja ostateczna,
wykaz usług zrealizowanych i faktura VAT.
Materiały prezentujące ofertę usług, zawarte w materiałach promocyjnych hotelu oraz
sposoby jej prezentacji potencjalnym odbiorcom, które zostały omówione w rozdziale
trzecim, powinny być dostępne na życzenie gościa hotelowego.
Usługi zawarte w ofercie zarówno indywidualne, jak i pakietowe powinny być właściwie
skalkulowane, z uwzględnieniem wszystkich kosztów związanych z ich świadczeniem
oraz planowanymi korzyściami, jakie dzięki ich sprzedaży hotel zamierza osiągnąć. Cena
usług musi stanowić także element zachęcający potencjalnych klientów do skorzystania
z oferty.
Zamawianie usług dodatkowych odbywa się jedno- lub dwuetapowo, przy czym pierw-
sza opcja dotyczy przeważnie usług nabywanych przez indywidualnych gości. Goście
instytucjonalni (biznesowi, biura podróży, zakłady pracy itp.) zamawiają usługi, podpi-
sując umowy i wpłacając zaliczki, zawierając uprzednio porozumienie wstępne oparte
na rozmowach telefonicznych, osobistym kontakcie lub korespondencji elektronicznej,
podczas których następuje wstępne porozumienie pomiędzy hotelem a zleceniodawcą.
Zamówienia na usługi dodatkowe przyjmowane są w formie pisemnej i potwierdzane
e-mailem lub listownie i często są jednocześnie umowami na realizację omawianych
usług.
W przypadku gościa indywidualnego korzystającego z oferty podstawowej hotelu za-
wieranie dodatkowych umów na realizację oferty dodatkowej nie jest konieczne, a koszt
świadczenia doliczany jest do ostatecznego rachunku.
Realizując usługi dodatkowe na rzecz gości niekorzystających z usług noclegowych hote-
lu (passantów) przygotowuje się zamówienie zawierające: umowę, kosztorys oraz in-

21
formację na temat wpłaconej zaliczki na poczet wykonania usługi. Zamówienie takie
powinno zawierać:
 informacje o obiekcie hotelarskim: nazwę i adres, NIP, telefony, faks, adres e-
mail, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za organizację zlecenia,
 informacje o zamawiającym: nazwę firmy (lub imię i nazwisko), adres NIP (w
przypadku firmy), telefon, adres e-mail, nazwisko i stanowisko osoby odpowie-
dzialnej za zamówienie z ramienia firmy,
 informacje o imprezie: rodzaj i charakter imprezy, data i czas trwania,
 liczbę uczestników i ich charakterystykę, ogólne informacje na temat uczestni-
ków/gości,
 cenę i warunki płatności: wysokość zaliczki i termin jej płatności, termin płatno-
ści pozostałej kwoty,
 warunki anulowania zamówienia,
 specjalne życzenia zleceniodawcy i ustalenia organizacyjne.
Aby zamówienie było wiążące, musi być ono podpisane przez przedstawicieli obu stron.
Źródło: opracowanie własne autora na podstawie Drogoń 2013
Wzory dokumentów związanych z zamówieniem i realizacją usług dodatkowych w hote-
lu zaprezentowano w tab. 8.3 oraz 8.4.
Tabela 8.3. Wzór zlecenia realizacji imprezy
Informacje o hotelu
Nazwa hotelu ........
Adres ........
Konto bankowe: ........
Osoba/y upoważniona/e do prowadzenia uzgodnień:
Imię i nazwisko ........
Stanowisko ........
telefon ........
e-mail ........
Informacje o Zamawiającym

22
Nazwa firmy ........
Adres ........
Konto bankowe ……..
1. Osoba upoważniona do prowadzenia uzgodnień i zaciągania zobowiązań finan-
sowych w hotelu, w imieniu Zamawiającego:
Stanowisko ........
Telefon ........
e-mail ........
1. Informacja o konferencji
Data konferencji Godziny konferencji Liczba uczestników Uwagi
1a. Usługi gastronomiczne – łączny koszt
Data usługi Rodzaj usługi Godziny usługi Liczba osób Cena od osoby
1b. Usługi dodatkowe – łączny koszt
Data usługi Sala konferen-
cyjna
Godziny usługi Liczba osób Cena za grupę
(nazwa)
1c. Dodatkowe wyposażenie sali konferencyjnej – łączny koszt
Wyposażenie podstawowe sali konferencyjnej: ……..

23
2. Zakwaterowanie – łączny koszt
1. Termin: ........
2. Pokoi jednoosobowych: ........
3. Pokoi dwuosobowych: ........
Cena za pokój jednoosobowy: ........
Cena za pokój dwuosobowy: ........
Powyższe ceny są podane w: PLN/Euro
W cenę jest wliczony: (wpisujemy także ofertę usług bezpłatnych dla każdego gościa
hotelu)
Wyposażenie pokoju: ……..
3. Centrum Odnowy Biologicznej – łączny koszt
Data usługi Rodzaj usługi Liczba osób Cena od osoby
4. Parking – łączny koszt
Termin:
Cena za 1 dobę: ........
Informacja o płatnościach
Koszt świadczeń wymienionych w punktach 1–4: ........
Kwotę w wysokości ........, słownie złotych: …...... należy wnieść na konto hotelu w ciągu
14 dni od daty wystawienia Faktury.
Przedpłata Kwota Data płatności Forma płatności

24
Osoba odpowiedzialna za realizację płatności:
Stanowisko ........
Telefon ........
e-mail …......
Finalna faktura wystawiona będzie po zakończeniu imprezy.
Ostateczne rozliczenie będzie uwzględniać ewentualne zamówienia składane na miej-
scu.
Sporządził: .....
Data: .....
Źródło:http://www.hotelarze.pl/pomoce-naukowe/cwiczenie-technik-hotelarstwa-3.php
Tabela 8.4. Wzór kalkulacji imprezy
Dane zamawia-
jącego
Data Rodzaj
usługi
Ilość Cena usługi Wartość Podpis realizują-
cego
Razem: ........
Słownie: ……..

25
Przykładowy wzór umowy na organizację konferencji
UMOWA nr …………
Zawarta w dniu …….. r. pomiędzy firmą ……..
z siedzibą ……..,
NIP ……..
reprezentowaną przez:
1. …….. jako Wykonawcą
a ……..
reprezentowanym przez:
1. …….. jako Zamawiającym
§ 1
Niniejszą umowę zawiera się bez stosowania przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.
Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2010 z dnia 25.06.2010 r. Nr 113 poz. 759) na
podst. art. 4 pkt. 8 cytowanej ustawy.
§ 2
Zamawiający zamawia, a Wykonawca przyjmuje zamówienie na organizację konferencji
szkoleniowo-naukowej „……..”obejmujące:
1. organizację biura konferencji, przyjęcie zgłoszeń uczestników, obsługę sekreta-
riatu konferencji w czasie jej trwania,
2. przygotowanie materiałów konferencyjnych (informator, identyfikatory, certyfi-
katy),
organizacja konferencji w …….. w dniach …….. r., w tym:
 obsługa cateringowa (propozycje menu – serwis kawowy 3 × – w tym 1 × cało-
dzienny, 3 × lunch, 2 × kolacja). Dokładne menu na każdy dzień konferencji bę-
dzie określone w załączniku nr 1 do umowy,
 rezerwacja dwóch noclegów dla 12 wykładowców,
 stała opieka organizatorska podczas konferencji.

26
§ 3
Zamawiający oświadcza, że w imprezie weźmie udział w dniu …….. r. około …….. osób.
Dokładna ilość uczestników znana będzie po przyjęciu zgłoszeń nie więcej jednak niż
150 osób.
1. Minimalna ilość uczestników imprezy nie może być mniejsza niż 100 osób, jed-
nak Zamawiający zastrzega, iż z ważnych powodów liczba uczestników może ulec
zmniejszeniu.
§ 4
Wartość zamówienia opisanego w § 1 powyżej nie przekroczy kwoty …….. zł (słownie:
…….. złotych) łącznie z podatkiem VAT.
2. Całkowitej zapłaty za realizację zamówienia opisanego w § 1 powyżej Zamawia-
jący zobowiązuje się dokonać po realizacji zamówienia przez Wykonawcę nie
później niż 14 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu i zaakceptowania przez
niego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na konto wskazane w
fakturze VAT.
§ 5
1. Wykonawca zobowiązuje się do:
 przygotowania usługi gastronomicznej,
 przygotowania materiałów szkoleniowych,
 zabezpieczenia logistycznego zgodnego z zapotrzebowaniem zgłoszonym przez
Zamawiającego,
 inne niezbędne czynności wcześniej ustalone z Zamawiającym.
2. Szczegółowy zakres usługi oraz cenę strony ustalą w załączniku nr 2 do umowy,
który będzie stanowił integralną część umowy nie później niż na 10 dniu przed
terminem imprezy.
§ 6
1. Wykonawca gwarantuje, że w czasie trwania imprezy organizowanej na rzecz
Zamawiającego nie będzie odbywać się inna impreza.
2. Strony zgodnie oświadczają, iż Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody
wyrządzone osobom trzecim na skutek działania lub zaniechania uczestników
szkolenia jak również za szkody wyrządzone uczestnikom szkolenia z przyczyn
obciążających Wykonawcę (działania i zaniechania).

27
§ 7
1. W przypadku rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym z przyczyn le-
żących po stronie Wykonawcy, Wykonawca dokona zapłaty na rzecz Zamawiają-
cego kary umownej w wysokości 20% wartości brutto umowy.
2. W przypadku braku realizacji któregokolwiek ze świadczeń wskazanych w umo-
wie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% warto-
ści brutto umowy za każdorazowy brak któregokolwiek ze świadczeń.
3. Zamawiający zastrzega możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach
ogólnych w wysokości przenoszącej wysokość zastrzeżonych kary umownych.
§ 8
Strony dopuszczają możliwość zmiany terminu realizacji imprezy z ważnych powodów
po uzgodnieniu między stronami.
§ 9
Zmiana umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 10
W sprawach nieuregulowanych w umowie mają zastosowania przepisy Kodeksu Cywil-
nego.
§ 11
Umowę spisano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze
stron.
Zamawiający …….. Wykonawca ……..
Załącznik nr 1
Menu na spotkanie
Kawa i herbata na powitanie
Menu przerwy kawowej: kawa, mleko, herbata, ciasteczka koktajlowe, owoce
Lunch:
I dzień………………………………………………………………………………….………………………………………
II dzień………………………………………..……………………………………………………………………….………

28
III dzień……………………………………………………………...…………………………………………….………….
Kolacja:
I dzień…………………………………………………………………………………………………………………………
II dzień……………………………………………………….………………………………………………..………………
III dzień…………………………………………………………….…………………………………………..……….…….
Załącznik nr 2
Oferta na organizację konferencji szkoleniowo-naukowej …….. obejmuje:
Ilość osób – max. 150 uczestników
Miejsce szkolenia ……..
Do dyspozycji będą ……..
Kosztorys zorganizowania szkolenia:
 wynajem sal na dwa dni cena 0,00 zł
 catering cena 0,00 zł
 parking cena 0,00 zł
 materiały dla uczestników cena 0,00 zł
 koszty organizacji cena 0,00 zł
Razem: …….. wartość 0,00 zł
Kwoty składowe podane są w zaokrągleniu, kwota całościowa jest dokładna i wiążąca.
Podane ceny są cenami brutto.
Po podpisaniu zamówienia i wpłaceniu zaliczki rezerwacja na zlecane usługi zostaje
przyjęta, a usługa przekazana do realizacji. Oryginał umowy odbiera zleceniodawca
usługi (lub hotel wysyła ją pocztą), kopia jest podstawą do wykonania świadczenia. Po
zrealizowaniu usług i zaakceptowaniu rozliczenia przez zamawiającego pracownik hote-
lu wystawia fakturę VAT, będącą potwierdzeniem realizacji oraz podstawą do zapłaty.

29
Rysunek 8.1. Wzór faktury VAT
Źródło: www.dokumenty.nf.pl

30
Bibliografia
Literatura obowiązkowa
Drogoń W., Granecka-Wrzosek B., Podstawy hotelarstwa i usługi dodatkowe, WSiP, War-
szawa 2013.
Koniuszewska E., Mitura E., Organizacja pracy w hotelarstwie, Wydawnictwo Difin, War-
szawa 2009.
Sawicka B. (red.), Organizacja pracy w hotelarstwie, Format-AB, Warszawa 2008.
Tulibacki T., Organizacja pracy, cz. 1 i 2, WSiP, Warszawa 2009.
Literatura dodatkowa
Adamowicz J., Wolak G., Jak być hotelarzem, Krakowska Szkoła Hotelarska, Proksenia,
Kraków 2004.
Oparka S., Nowicka T., Technik hotelarstwa. Organizacja pracy w hotelarstwie, Wydaw-
nictwo Maria, Warszawa – Kudowa Zdrój 2008.
Rozporządzenie Ministra Sportu i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. w sprawie obiek-
tów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 259,
poz. 1553).
Netografia
www.hotelarze.pl
www.horecanet.pl
www.e-hotelarstwo.com
www.dokumenty.nf.pl

8

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (8)

More from Emotka

More from Emotka (20)

8