دليل المتدرب

1. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
1
‫إعداد‬:‫محمد‬ ‫مليحة‬ / ‫االستاذة‬
‫الغامدي‬ ‫عباس‬

2. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
2
‫تقوم‬‫السكرتارية‬‫أحجامها‬ ‫اختالف‬ ‫عىل‬ ‫املنظمات‬ ‫يف‬ ‫وحيوي‬ ‫هام‬ ‫بدور‬
‫تحمل‬ ‫عىل‬ ‫املنظمات‬ ‫يف‬ ‫القرار‬ ‫متخذي‬ ‫مساعدة‬ ‫يف‬ ‫وتساهم‬ ،‫ونشاطاتها‬
‫أهدافها‬ ‫املنظمة‬ ‫تحقق‬ ‫حتى‬ ‫أعبائهم‬.
‫يحرص‬ ‫ولذا‬‫املسئولون‬‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫باختيار‬ ‫العناية‬ ‫عىل‬ ‫املنظمات‬ ‫يف‬
‫يساه‬ ‫السكرتري‬ ‫ألن‬ ،‫فائقة‬ ‫عناية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أقسام‬‫يف‬ ‫فعالة‬ ‫مساهمة‬ ‫م‬
‫والكتاب‬ ‫املفكرون‬ ‫حرص‬ ‫هنا‬ ‫ومن‬ ،‫العمالء‬ ‫أمام‬ ‫املنظمة‬ ‫صورة‬ ‫تحسني‬
‫تواف‬ ‫الواجب‬ ‫والخصائص‬ ‫الصفات‬ ‫تحديد‬ ‫يف‬ ‫املساهمة‬ ‫عىل‬‫من‬ ‫يف‬ ‫رها‬
‫السكرتارية‬ ‫وظائف‬ ‫يشغل‬‫املهام‬ ‫تحديد‬ ‫عىل‬ ‫كذلك‬ ‫حرصوا‬ ‫كما‬ ،
‫دور‬ ‫تفعيل‬ ‫يف‬ ‫منهم‬ ‫مساهمة‬ ‫السكرتاريون‬ ‫بها‬ ‫يقوم‬ ‫التي‬ ‫والواجبات‬
‫ا‬‫املنظمة‬ ‫داخل‬ ‫لسكرتري‬.
‫العملية‬ ‫الجوانب‬ ‫بتحديد‬ ‫الحقيبة‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫الله‬ ‫بإذن‬ ‫نقوم‬ ‫وسوف‬
‫السكرتارية‬ ‫بموظفي‬ ‫املناطة‬ ‫والواجبات‬ ‫للمهام‬ ‫والتطبيقية‬...

3. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
3
‫الربنامج‬ ‫اسم‬
‫الحديثة‬ ‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
‫ا‬‫املستهدفة‬ ‫لفئة‬
‫تتطلب‬ ‫التي‬ ‫والوظائف‬ ‫العمالء‬ ‫وخدمة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مجال‬ ‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫كافة‬
‫ال‬ ‫املساعدة‬‫دارية‬.
‫ا‬‫ل‬ ‫العام‬ ‫لهدف‬‫لربنامج‬
‫إىل‬ ‫الربنامج‬ ‫هذا‬ ‫يهدف‬‫السكرتارية‬ ‫مجال‬ ‫يف‬ ‫العالية‬ ‫املهارة‬ ‫املتدرب‬ ‫كسب‬
‫التنفيذية‬.
‫للربنامج‬ ‫التفصيلية‬ ‫األهداف‬
‫لصفات‬ ‫املتدرب‬ ‫معرفة‬‫الناجح‬ ‫السكرتري‬.
‫الكاريزما‬ ‫اكتساب‬.
‫عىل‬ ‫القدرة‬‫األ‬‫سليمة‬ ‫بطريقة‬ ‫داء‬.
‫معها‬ ‫والتكيف‬ ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫تحمل‬.
‫صحيحة‬ ‫عملية‬ ‫بطريقة‬ ‫املراسالت‬ ‫كتابة‬.
‫الفعال‬ ‫االتصال‬ ‫مهارة‬ ‫اكتساب‬.
‫العالقات‬ ‫يف‬ ‫املهارات‬ ‫اكتساب‬‫ال‬‫نسانية‬.

4. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
4
: ‫هي‬ ‫رئيسية‬ ‫وحدات‬ ‫عدة‬ ‫إىل‬ ‫الربنامج‬ ‫هذا‬ ‫يقسم‬
:‫األوىل‬ ‫الوحدة‬‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫مدخل‬
.‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬
.‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
.‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
‫الوحدة‬‫الثانية‬:‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬
.‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬
‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫تتوفر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬.‫والكاريزما‬ ‫الناجح‬
.‫النسانية‬ ‫العالقات‬
.‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬
‫الوحدة‬‫الثالثة‬:‫أساسيات‬‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬
.‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬ ‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬
.‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬
.‫التقارير‬
‫(تصنيف‬ ‫املحفوظات‬–‫ترميز‬–.)‫فهرسة‬

5. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
5
‫الوحدة‬‫الرابعة‬:‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬‫التنفيذية‬
.‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
.‫والزوار‬ ‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬
.‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬
‫الوحدة‬‫الخامسة‬:‫املكتبي‬ ‫التصميم‬ ‫مهارات‬
.‫املكتبية‬ ‫التقنيات‬
.‫املكتبي‬ ‫التصميم‬

6. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
6
‫االسم‬:...............................................................
‫املؤهل‬:.............................................................
‫الحالة‬‫االجتماعية‬:..................................................
‫الخربات‬‫العلمية‬:..................................................
‫العمل‬‫الحايل‬:......................................................
‫طبيعة‬‫العمل‬‫الحايل‬:.............................................
‫الهوايات‬:..........................................................
‫أهدافك‬‫عند‬‫االلتحاق‬‫بالدورة‬:
..............................................................
..............................................................
..............................................................

7. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
7
: ‫الساعات‬ ‫عدد‬25.‫تدريبية‬ ‫ساعة‬
‫عدد‬: ‫األيام‬5.‫أيام‬
: ‫التدريبية‬ ‫الدورة‬ ‫يف‬ ‫العمل‬ ‫نظام‬
‫رشح‬
‫مناقشات‬
‫اختبارات‬
:‫املجموعات‬.)‫مجموعة‬ ................( ‫إىل‬ ‫املشاركني‬ ‫يقسم‬
:‫التسجيل‬.‫الصفحة‬ ‫نهاية‬ ‫يف‬ ‫بالدورة‬ ‫مالحظاتك‬ ‫سجل‬
:‫املرجعية‬ ‫التغذية‬
‫"اليوم‬ ‫املحارضة‬ ‫نهاية‬ ‫يف‬ ‫الحاكمة‬ ‫النقاط‬ ‫برشح‬ ‫املدرب‬ ‫يقوم‬"‫التدريبي‬
.‫املرتبطة‬ ‫املهارات‬ ‫و‬ ‫للمعارف‬ ‫اكتسابك‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫بجدية‬ ‫فشارك‬

8. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
8
‫الرشادات‬
‫ام‬‫زت‬‫الال‬‫بوجود‬‫احلقيبة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬‫معك‬‫ال‬‫و‬‫ط‬‫الربانمج‬‫ييب‬‫ر‬‫التد‬.
‫إطالع‬‫ل‬‫ا‬‫عىل‬‫احلقيبة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬‫إعداد‬‫ل‬‫ا‬‫و‬‫اجليد‬‫للجلسات‬.
‫التحضري‬‫يبدأ‬‫بعد‬‫مخس‬‫دقائق‬‫من‬‫بداية‬‫اجللسة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬.
‫املشاركة‬‫الفعاةل‬‫تبادل‬‫و‬‫ات‬‫رب‬‫اخل‬‫هدف‬‫سايس‬‫أ‬‫للربانمج‬‫ييب‬‫ر‬‫التد‬.
‫احلضور‬‫مجليع‬‫اجللسات‬‫رشط‬‫للحصول‬‫عىل‬‫درجة‬‫الامتياز‬.
‫إغالق‬‫ل‬‫ا‬‫لتام‬‫ا‬‫هجزة‬‫ل‬‫ال‬‫و‬‫اجل‬‫النداء‬‫و‬‫داخل‬‫القاعة‬‫يبية‬‫ر‬‫التد‬.
‫املالحظات‬‫احات‬‫رت‬‫والاق‬‫ميكن‬‫تقدميها‬‫إىل‬‫ا‬‫ملدرب‬‫ا‬‫و‬‫أ‬‫ملرشف‬‫يب‬‫ر‬‫التد‬‫مبركز‬‫يب‬‫ر‬‫التد‬
‫وخدمة‬‫متع‬‫جمل‬‫ا‬.
‫املامرسة‬‫العملية‬‫مترة‬‫ملس‬‫ا‬‫ات‬‫ر‬‫للمها‬‫بة‬‫املكتس‬‫يف‬‫الربانمج‬‫ييب‬‫ر‬‫التد‬‫عدم‬ ‫يضمن‬‫نه‬‫ا‬‫فقد‬.

9. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
9
‫دليل‬‫الوحدات‬

10. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
10
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫مل‬ ‫املتدرب‬ ‫معرفة‬.‫املنظمات‬ ‫يف‬ ‫السكرتارية‬ ‫وأهمية‬ ‫فهوم‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬
30‫دقيقة‬
3.‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
2.‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫األوىل‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫مدخل‬

11. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
11
‫األوىل‬ ‫الوحدة‬
‫السكرتارية‬ ‫في‬ ‫مدخل‬

12. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
12
:‫األوىل‬ ‫الوحدة‬‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫مدخل‬
‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬
‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬

13. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
13
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫التعارف‬ ‫فعالية‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫التعر‬‫الحواجز‬ ‫وكرس‬ ‫املتدربني‬ ‫عىل‬ ‫ف‬‫الجليدية‬.
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫تدرب‬.
‫فردي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
‫عىل‬ ‫ويجيب‬ ،‫ومهنته‬ ‫اسمه‬ ‫يذكر‬ ‫أن‬ ‫مشارك‬ ‫كل‬ ‫من‬ ‫املدرب‬ ‫يطلب‬:‫اآلتي‬ ‫التساؤل‬
‫املفرتض‬ ‫من‬ ‫كان‬ ‫التي‬ ‫األعمال‬ ‫ما‬ ...!!‫اآلن‬ ‫التدريب‬ ‫قاعة‬ ‫يف‬ ‫أكن‬ ‫لم‬ ‫لو‬ ‫"ماذا‬
"‫؟‬ً‫ا‬‫اجتماعي‬ ‫أو‬ً‫ا‬‫عملي‬ ‫اللحظة‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫بها‬ ‫أقوم‬ ‫أن‬
0

14. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
14
‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫املكاتب‬
‫يمكن‬‫تعريف‬‫السكرتري‬‫بأنه‬:
‫امل‬‫بمهام‬ ‫القيام‬ ‫يتوىل‬ ‫الذي‬ ‫وظف‬‫األ‬‫املكتبية‬ ‫عمال‬‫والدارية‬
‫واملعلومات‬ ‫امللفات‬ ‫حفظ‬ ‫قبيل‬ ‫من‬ ‫للرئيس‬ ‫املساندة‬
‫وأرشفتها‬‫السفريات‬ ‫وتنظيم‬ ‫واالجتماعات‬ ‫املواعيد‬ ‫وترتيب‬
‫االتصاالت‬ ‫ومعالجة‬ ‫واملراجعني‬ ‫الزوار‬ ‫واستقبال‬‫وأعمال‬
‫بثقة‬ ‫ويتمتع‬ ‫والتقارير‬ ‫املراسالت‬‫ويحفظ‬ )‫(املدير‬ ‫الرئيس‬
‫أ‬‫العمل‬ ‫رسار‬.

15. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
15
‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫املكاتب‬
‫مفهوم‬:‫املكاتب‬ ‫إدارة‬
‫يف‬ ‫والتحكم‬ ‫العمل‬ ‫سري‬ ‫معالجة‬ ‫تتضمن‬ ‫إدارية‬ ‫عملية‬ ‫هي‬
‫داخل‬ ‫التوازن‬ ‫هذا‬ ‫عىل‬ ‫والحفاظ‬ ‫توازنه‬‫املؤسسات‬ ‫مكاتب‬
‫أكان‬ ‫وسواء‬ ،‫ًا‬‫ي‬‫تجار‬ ً‫ال‬‫عم‬ ‫أم‬ ً‫رشكة‬ ‫أكانت‬ ‫سواء‬ ‫املختلفة‬
‫ًا‬‫ي‬‫رضور‬ ‫يعد‬ ‫ما‬ ‫وهو‬ ،‫ًا‬‫ري‬‫كب‬ ‫أم‬ ‫ًا‬‫ري‬‫صغ‬ ‫املؤسسات‬ ‫هذه‬ ‫حجم‬
‫الكبرية‬ ‫املصلحة‬ ‫ذوي‬ ‫لألشخاص‬ ‫خدمة‬ ‫أفضل‬ ‫لتقديم‬.

16. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
16
‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫السكرتارية؟‬ ‫وظيفة‬ ‫أهمية‬ ‫هي‬ ‫ما‬
‫الرشكات‬ ‫جميع‬ ‫يف‬ ‫مميزة‬ ‫مكانة‬ ‫السكرتارية‬ ‫وظيفة‬ ‫تحتل‬
‫املهام‬ ‫زادت‬ ‫حيث‬ ‫الحارض‬ ‫الوقت‬ ‫يف‬ ‫وخاصة‬ ‫واملؤسسات‬
‫واملدراء‬ ‫بالرؤساء‬ ‫الخاصة‬ ‫واألعباء‬‫الرئييس‬ ‫والدور‬
‫للسكرتا‬‫هو‬ ‫رية‬‫و‬ ‫املدراء‬ ‫بمساعدة‬ ‫القيام‬‫وتخفيف‬ ‫الرؤساء‬
‫أجل‬ ‫من‬ ‫بالتفرغ‬ ‫لهم‬ ‫يسمح‬ ‫الذي‬ ‫بالشكل‬ ‫عنهم‬ ‫الضغوط‬
،‫إليهم‬ ‫املوكلة‬ ‫املهام‬ ‫أداء‬،‫العمل‬ ‫سري‬ ‫ومتابعة‬‫و‬‫يمكن‬‫إ‬‫يجاز‬
‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫يف‬ ‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬:
‫املكتبية‬ ‫باألعمال‬ ‫القيام‬‫الروتينية‬.
‫املدراء‬ ‫أعمال‬ ‫جدول‬ ‫ترتيب‬.
‫يتمكنوا‬ ‫حتى‬ ‫للمدراء‬ ‫واملعلومات‬ ‫البيانات‬ ‫كافة‬ ‫جمع‬
‫م‬‫سليم‬ ‫بشكل‬ ‫القرار‬ ‫اتخاذ‬ ‫ن‬.
‫أحد‬ ‫مع‬ ‫بها‬ ‫التحدث‬ ‫وعدم‬ ‫العمل‬ ‫مكتب‬ ‫أرسار‬ ‫حفظ‬
‫األمر‬ ‫كان‬ ‫مهما‬.
‫والوظائف‬ ‫باملهام‬ ‫للقيام‬ ‫الفرصة‬ ‫املدراء‬ ‫إعطاء‬
‫األساسية‬.

17. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
17
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫الثابتة‬ ‫والصور‬ ‫التأطري‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الثابتة‬ ‫الصور‬ ‫من‬ ‫املعلومات‬ ‫واستقراء‬ ‫تحليل‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
‫أقىص‬ ‫بحد‬ ‫مجموعات‬ ‫إىل‬ ‫املتدربني‬ ‫تقسيم‬ ‫يتم‬5‫مجموعة‬ ‫لكل‬ ‫متدربني‬.
‫أفراد‬ ‫ويقوم‬‫أهم‬ ‫توضح‬ ‫معينة‬ ‫صورة‬ ‫برسم‬ ‫املجموعة‬‫األساسية‬ ‫الفروق‬
‫التنفيذية‬ ‫(السكرتارية‬ ‫بني‬–.)‫املكتب‬ ‫ومدير‬
‫أفرادها‬ ‫أحد‬ ‫برتشيح‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تقوم‬‫الصورة‬ ‫هذه‬ ‫حول‬ ‫النقاش‬ ‫بإثارة‬ ‫ليقوم‬
.‫واألهداف‬ ‫املعلومات‬ ‫وتحليل‬
0

18. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
18
...‫فرصة‬ ‫كل‬ ‫يف‬ ‫صعوبة‬ ‫يرى‬ ‫"املتشائم‬
"‫صعوبة‬ ‫كل‬ ‫يف‬ ‫فرصة‬ ‫يرى‬ ‫املتفائل‬ ‫بينما‬
‫ترششل‬ ‫وينستون‬

19. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
19
‫اسرتاحة‬

20. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
20
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
1.:‫العامة‬ ‫السكرتارية‬
‫ملختلف‬ ‫تقدم‬ ‫التي‬ ‫املكتبية‬ ‫والخدمات‬ ‫املعاونات‬ ‫وتمثل‬
.‫الدارات‬
‫من‬ ‫بعض‬:‫مهامها‬
‫النقل‬ ‫وسائط‬ ‫تنظيم‬
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
‫العاملني‬ ‫دوام‬ ‫متابعة‬
‫والصادر‬ ‫الوارد‬ ‫الربيد‬
‫والتصنيف‬ ‫الحفظ‬
‫والفهرسة‬
‫والطبع‬ ‫النسخ‬

21. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
21
:ً‫ا‬‫ثالث‬‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
2.:‫الخاصة‬ ‫السكرتارية‬
‫السكرتارية‬ ‫جهاز‬ ‫ضمن‬ ‫من‬ ‫رئيسه‬ ‫يختاره‬ ‫موظف‬ ‫هو‬
‫وكفاءته‬ ‫رئيسه‬ ‫لثقة‬ ‫معينة‬ ‫مواصفات‬ ‫ضمن‬ ‫العمل‬ ‫لتنظيم‬
‫بالعمل‬ ‫وإخالصه‬.
:‫الخاص‬ ‫السكرتري‬ ‫أعمال‬
‫محدد‬ ‫جدول‬ ‫وفق‬ ‫الزوار‬ ‫استقبال‬
‫الهاتفية‬ ‫املكاملات‬ ‫عىل‬ ‫الرد‬
‫املنشأة‬ ‫خارج‬ ‫الرئيس‬ ‫وقت‬ ‫تنظيم‬
‫بالرئيس‬ ‫الخاصة‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬
‫والحفالت‬ ‫واالجتماعات‬ ‫املؤتمرات‬ ‫عقد‬

22. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
22
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
3.‫املتخصصة‬ ‫السكرتارية‬:
‫أعمال‬ ‫من‬ ‫معني‬ ‫بعمل‬ ‫يقوم‬ ‫املتخصص‬ ‫السكرتري‬
،‫التعليمي‬ ‫السكرتري‬ ،‫الطبي‬ ‫السكرتري‬ ‫مثل‬ ‫السكرتارية‬
‫السكرتري‬ ،‫االقتصادي‬ ‫السكرتري‬ ،‫القانوني‬ ‫السكرتري‬
،‫الزراعي‬ ‫السكرتري‬ ،‫الفني‬ ‫السكرتري‬ ،‫الهنديس‬‫مدير‬
.‫املكتب‬
:‫املتخصص‬ ‫السكرتري‬ ‫أعمال‬
‫الخاص‬ ‫مجاله‬ ‫يف‬ ‫رئيسه‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫له‬ ‫يقدم‬ ‫ما‬ ‫دراسة‬
‫موجز‬ ‫فني‬ ‫تقديم‬ ‫مع‬.
‫لتقديم‬ ‫الفنية‬ ‫االجتماعات‬ ‫حضور‬ ‫يف‬ ‫الرئيس‬ ‫مالزمة‬
‫له‬ ‫الالزمة‬ ‫والبيانات‬ ‫املعلومات‬.
‫األبحا‬ ‫تخصص‬ ‫مجال‬ ‫يف‬ ‫يستجد‬ ‫ما‬ ‫عىل‬ ‫االطالع‬‫ث‬
‫إىل‬ ‫وتقديمها‬ ‫العلمية‬ ‫والتقارير‬‫الرئيس‬.
‫الفنية‬ ‫واألدوات‬ ‫الوثائق‬ ‫وتصنيف‬ ‫وترتيب‬ ‫حفظ‬
‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫ليسهل‬ ‫خاصة‬ ‫ملفات‬.

23. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
23
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
)‫أ‬‫مهام‬:‫الطبية‬ ‫السكرتارية‬
.‫املرىض‬ ‫سجالت‬ ‫حفظ‬
.‫والصادر‬ ‫الوارد‬ ‫الربيد‬ ‫معالجة‬
.‫باملرىض‬ ‫الخاصة‬ ‫الحساب‬ ‫كشوف‬ ‫إعداد‬
‫كتابة‬.‫والبحوث‬ ‫والتقارير‬ ‫الخطابات‬
.‫الرضورية‬ ‫باملستلزمات‬ ‫املستشفى‬ ‫تزويد‬
)‫ب‬‫مهام‬:‫التعليمية‬ ‫السكرتارية‬
‫ب‬ ‫القيام‬‫للعميد‬ ‫الخاصة‬ ‫السكرتارية‬ ‫أعمال‬‫أ‬‫مدير‬ ‫و‬
.‫املدرسة‬
‫بعض‬ ‫مساعدة‬‫أ‬‫القس‬ ‫ساتذة‬‫التي‬ ‫البحوث‬ ‫بعض‬ ‫يف‬ ‫م‬
‫بها‬ ‫يقومون‬.
‫األ‬ ‫استقبال‬‫طالب‬ ‫من‬ ‫القسم‬ ‫عىل‬ ‫املرتددين‬ ‫فراد‬
.‫وغريهم‬
.‫االجتماع‬ ‫سكرتارية‬ ‫تويل‬
.‫الواردة‬ ‫املكاملات‬ ‫استقبال‬

24. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
24
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
)‫جـ‬‫مهام‬:‫الفندقية‬ ‫السكرتارية‬
‫إ‬.‫أجنبية‬ ‫ولغة‬ ‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫تقان‬
‫إ‬.‫الكتابية‬ ‫اآللة‬ ‫عىل‬ ‫الكتابة‬ ‫تقان‬
‫األ‬ ‫معرفة‬‫للحفظ‬ ‫الحديثة‬ ‫ساليب‬‫والتصنيف‬
.‫والفهرسة‬
‫التل‬ ‫استخدام‬ ‫مهارة‬‫ي‬.‫فون‬
.‫املتزنة‬ ‫الشخصية‬
)‫د‬‫مهام‬:‫القانونية‬ ‫السكرتارية‬
‫موجزة‬ ‫معلومات‬ ‫بتدوين‬ ‫القانوني‬ ‫السكرتري‬ ‫يقوم‬
.‫أجندته‬ ‫يف‬ ‫القضايا‬ ‫عن‬
‫الخاصة‬ ‫املقابالت‬ ‫مواعيد‬ ‫تثبيت‬ ‫يف‬ ‫األجندة‬ ‫يستخدم‬
.‫باملحامي‬
.‫الرضورية‬ ‫الهواتف‬ ‫تسجيل‬
‫القضايا‬ ‫تجهيز‬.‫للمحامي‬ ‫التايل‬ ‫لليوم‬
.‫واملوكلني‬ ‫بالقضايا‬ ‫الخاص‬ ‫السجل‬ ‫تنظيم‬

25. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
25
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫مهام‬ )‫هـ‬:‫الصحفية‬ ‫السكرتارية‬
.‫وتحريره‬ ‫الخرب‬ )‫(صياغة‬ ‫كتابة‬
.‫الخرب‬ ‫لتلقي‬ ‫املوثوقة‬ ‫املصادر‬ ‫معرفة‬
‫بالجهات‬ ‫واالتصال‬ ‫األخبار‬ ‫إرسال‬‫الصحفية‬
.‫املختلفة‬
.‫اليومي‬ ‫الصحفي‬ ‫التقرير‬ ‫عمل‬
.‫وصياغتها‬ ‫بالعالنات‬ ‫املعرفة‬
.‫الجيدة‬ ‫العامة‬ ‫العالقات‬
.‫بالصحافة‬ ‫الخاصة‬ ‫باملصطلحات‬ ‫املعرفة‬
.‫الصحفية‬ ‫املؤتمرات‬ ‫عمل‬

26. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
26
:‫النشاط‬ ‫اسم‬‫ذهني‬ ‫عصف‬.
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫إبداعية‬ ‫بطريقة‬ ‫املشكالت‬ ‫حل‬ ‫مهارة‬ ‫املتدرب‬ ‫إكساب‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
‫الوقت‬:20‫دقيقة‬
.‫مجموعتني‬ ‫إىل‬ ‫املتدربني‬ ‫بتقسيم‬ ‫املدرب‬ ‫يقوم‬
‫تواجه‬ ‫قد‬ ‫التي‬ ‫والتحديات‬ ‫الصعوبات‬ ‫أهم‬ ‫بتحديد‬ ‫األوىل‬ ‫املجموعة‬ ‫تقوم‬
‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬ ‫من‬ ‫نوع‬ ‫كل‬.
‫املميزة‬ ‫األفكار‬ ‫من‬ ‫ممكن‬ ‫عدد‬ ‫أكرب‬ ‫باقرتاح‬ ‫الثانية‬ ‫املجموعة‬ ‫تقوم‬ ‫ثم‬
.‫األوىل‬ ‫املجموعة‬ ‫مع‬ ‫النظر‬ ‫وجهات‬ ‫وتبادل‬ ‫الصعوبات‬ ‫هذه‬ ‫لحل‬ ‫والبداعية‬
0

27. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
27
‫األول‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

28. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
28
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫املتدرب‬ ‫معرفة‬.‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫ومهام‬ ‫صفات‬ ‫ألهم‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬
30‫دقيقة‬
3.‫النسانية‬ ‫العالقات‬
2.
‫تتوفر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬‫يف‬
‫والكاريزما‬ ‫الناجح‬ ‫السكرتري‬
4.‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫الثانية‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬

29. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
29
‫الثانية‬ ‫الوحدة‬
‫السكرتير‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬
‫الناجح‬

30. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
30
‫الوحدة‬‫الثانية‬:‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫وصفات‬ ‫مهام‬
‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬
‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫تتوفر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬
‫والكاريزما‬ ‫الناجح‬
‫النسانية‬ ‫العالقات‬
‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬

31. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
31
‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬ :ً‫ال‬‫أو‬
.‫المكان‬ ‫قدر‬ ‫عمله‬ ‫عىل‬ ‫الشخصية‬ ‫مشاكله‬ ‫يعكس‬ ‫أال‬
‫و‬ ‫رئيسه‬ ‫ومكتب‬ ‫بمكتبه‬ ‫والعناية‬ ‫االهتمام‬‫أ‬‫يحسن‬ ‫ن‬
.‫ترتيبهما‬
‫الكامل‬ ‫الفهم‬ ‫له‬ ‫تكفل‬ ‫التي‬ ‫البيانات‬ ‫تجميع‬‫لرئيسه‬
‫عمله‬ ‫(أسلوب‬-‫اهتماماته‬..…‫أن‬ ‫يستطيع‬ ‫حتى‬ )‫الخ‬
.‫بكفاءة‬ ‫معه‬ ‫يتعامل‬
‫والتنظيم‬ ‫باملنشأة‬ ‫الخاصة‬ ‫واللوائح‬ ‫بالقرارات‬ ‫الملام‬
.‫الداري‬
‫ال‬ ‫التي‬ ‫املشاكل‬ ‫حل‬ ‫ومحاولة‬ ‫الزائرين‬ ‫استقبال‬
.‫املدير‬ ‫عىل‬ ‫العرض‬ ‫تتطلب‬
‫برسعة‬ ‫الكاتبة‬ ‫اآللة‬ ‫عىل‬ ‫الطباعة‬ ‫إجادة‬30/‫كلمة‬
‫ع‬ ‫الدقيقة‬‫ىل‬‫استخدام‬ ‫برنامج‬ ‫ويفضل‬ ‫اآللة‬‫برنامج‬
.‫اآليل‬ ‫الحاسب‬ ‫عىل‬ ‫النصوص‬ ‫معالجة‬
‫يمررها‬ ‫وال‬ ‫الهاتفية‬ ‫املكاملات‬ ‫يف‬ ‫بلباقة‬ ‫الترصف‬
.‫املدير‬ ‫إىل‬ ‫جميعا‬
‫متمكن‬‫وطرق‬ ‫عليها‬ ‫والرد‬ ‫املراسالت‬ ‫كتابة‬ ‫ألساليب‬
.‫حفظها‬

32. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
32
‫السكرتري‬ ‫وواجبات‬ ‫مهام‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫أن‬‫الالزمة‬ ‫األخرى‬ ‫املهارات‬ ‫يجيد‬‫ترتيب‬ ‫مثل‬
‫الخارجية‬ ‫واملواعيد‬ ‫املقابالت‬….‫الخ‬
‫أعمال‬ ‫وجداول‬ ‫املراسالت‬ ‫عرض‬ ‫عملية‬ ‫مراجعة‬
.‫االجتماعات‬
‫الكتابية‬ ‫األوراق‬ ‫من‬ ‫كاف‬ ‫باحتياطي‬ ‫االحتفاظ‬
.‫املكتبية‬ ‫األخرى‬ ‫املواد‬ ‫من‬ ‫وغريها‬ ‫واألقالم‬
‫اآلالت‬ ‫لصيانة‬ ‫منتظمة‬ ‫خدمات‬ ‫توفري‬ ‫متابعة‬
‫وامل‬‫والفاكس‬ ‫التصوير‬ ‫آالت‬ ‫مثل‬ ‫املكتبية‬ ‫عدات‬
‫اآليل‬ ‫والحاسب‬….‫الخ‬
‫مصدرا‬ ‫تمثل‬ ‫التي‬ ‫والكتب‬ ‫املراجع‬ ‫ببعض‬ ‫االحتفاظ‬
.‫معلومات‬ ‫من‬ ‫املدير‬ ‫يحتاجه‬ ‫ملا‬
‫األبواب‬ ‫يغلق‬ ‫كأن‬ ‫املكتب‬ ‫يف‬ ‫بهدوء‬ ‫والتحرك‬ ‫الترصف‬
.‫منخفض‬ ‫بصوت‬ ‫ويتكلم‬ ‫بهدوء‬
‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫يف‬ ‫خاصة‬ ‫وقدراته‬ ‫ثقافته‬ ‫من‬ ‫ينمي‬ ‫أن‬
‫و‬‫اللغة‬ ‫كذلك‬‫االنجليزية‬‫هو‬ ‫ما‬ ‫كل‬ ‫عىل‬ ‫يضطلع‬ ‫وأن‬
.‫الحديثة‬ ‫التقنية‬ ‫أدوات‬ ‫استخدام‬ ‫مثل‬ ‫جديد‬

33. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
33
:ً‫ا‬‫ثاني‬‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫الصفات‬
‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫تتوفر‬
‫والكاريزما‬
،‫الصدق‬،‫واألمانة‬‫أجل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬‫أرسار‬ ‫عىل‬ ‫املحافظة‬
‫املنشأة‬ ‫أو‬ ‫الرشكة‬.
‫اللباقة‬‫لكافة‬ ‫جيد‬ ‫بشكل‬ ‫والنصات‬ ‫بطالقة‬ ‫والتعبري‬
‫منه‬ ‫املطلوبة‬ ‫األوامر‬.
،‫الفطنة‬‫املواقف‬ ‫مختلف‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬
‫صحيح‬ ‫بشكل‬.
‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫القوية‬ ‫الذاكرة‬‫الرتكيز‬.
‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫تحمل‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬ ‫الصرب‬.
‫االهتمام‬‫الخارجي‬ ‫باملظهر‬.
‫االنضباط‬‫و‬ ‫العمل‬ ‫يف‬‫االلتزام‬‫باملواعيد‬.
‫مع‬ ‫التواصل‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬‫مختلف‬ ‫عرب‬ ‫اآلخرين‬
‫سواء‬ ‫الوسائل‬‫إ‬‫الحديثة‬ ‫أو‬ ‫التقليدية‬ ‫كانت‬ ‫ن‬.
،‫النشاط‬‫والرتتيب‬ ‫التنظيم‬ ‫عىل‬ ‫والقدرة‬.
‫بالنفس‬ ‫الثقة‬‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫من‬ ‫الخجل‬ ‫أو‬ ‫الرتدد‬ ‫وعدم‬
‫اآلخرين‬.

34. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
34
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫نقاش‬ ‫حلقة‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫الناجح‬ ‫السكرتري‬ ‫مهارات‬ ‫ألهم‬ ‫املتدرب‬ ‫إدراك‬.
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
:‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫ملناقشة‬ ‫مجموعتك‬ ‫أفراد‬ ‫مع‬ ‫بالتعاون‬ ‫قم‬ ..‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬
1..‫الناجح‬ ‫للسكرتري‬ ‫القوة‬ ‫مواطن‬ ‫هي‬ ‫ما‬
2..‫عليها‬ ‫التغلب‬ ‫وكيفية‬ ،‫للسكرتري‬ ‫الضعف‬ ‫مواطن‬ ‫اذكر‬
3.‫الناجح؟‬ ‫السكرتري‬ ‫يف‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ )‫واملهنية‬ ‫(الشخصية‬ ‫املهارات‬ ‫هي‬ ‫ما‬
0

35. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
35
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫األدوار‬ ‫توزيع‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫والجليد‬ ‫الروتينية‬ ‫الحواجز‬ ‫كرس‬‫ية‬.‫املتدربني‬ ‫بني‬
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫القرار‬ ‫اتخاذ‬ ‫مهارات‬ ‫تدرب‬.
‫فردي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
.‫دائري‬ ‫بشكل‬ ‫الجلوس‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫من‬ ‫املدرب‬ ‫يطلب‬
‫بتقمص‬ ‫املجموعة‬ ‫يف‬ ‫فرد‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬.‫املجتمع‬ ‫يف‬ ‫معني‬ ‫دور‬
.‫يتقمصه‬ ‫الذي‬ ‫للدور‬ً‫ا‬‫طبق‬ ‫موقعه‬ ‫من‬ ‫القرار‬ ‫باتخاذ‬ ‫مشارك‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬
.‫قراره‬ ‫اتخاذ‬ ‫يف‬ ‫اتبعها‬ ‫التي‬ ‫املهارات‬ ‫أهم‬ ‫بعرض‬ ‫فرد‬ ‫كل‬ ‫يقوم‬ ‫ثم‬
0

36. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
36
‫الخفاق‬ ‫عدم‬ ‫يف‬ ‫ليست‬ ‫املجد‬ ‫"قمة‬‫والفشل‬...
‫عثرة‬ ‫كل‬ ‫بعد‬ ‫القيام‬ ‫يف‬ ‫بل‬"
‫نيلسون‬‫مانديال‬

37. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
37
‫اسرتاحة‬

38. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
38
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫يرتبط‬ ‫فالسكرتري‬ ‫املكتب‬ ‫يف‬ ‫االتصال‬ ‫وحدة‬ ‫هو‬ ‫السكرتري‬
‫الرؤساء‬ ‫أو‬ ‫املدراء‬ ‫مع‬ ‫متعددة‬ ‫بعالقات‬‫ومع‬ ‫املرؤوسني‬ ‫ومع‬
‫وعىل‬ ‫الجمهور‬ ‫مع‬ ‫العامة‬ ‫لعالقاته‬ ‫إضافة‬ ‫العمل‬ ‫يف‬ ‫الزمالء‬
‫جميع‬ ‫مع‬ ‫والنسانية‬ ‫العامة‬ ‫عالقاته‬ ‫ينمى‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬
.‫الفئات‬
1.:‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫تعامله‬
‫الجوانب‬ ‫جميع‬ ‫من‬ ‫املدير‬ ‫فهم‬ ‫عىل‬ ‫السكرتري‬ ‫يعمل‬ ‫أن‬
‫ال‬ ‫وما‬ ‫به‬ ‫يرغب‬ ‫وما‬ ‫واالنفعالية‬ ‫والنفسية‬ ‫الشخصية‬
‫يرغب‬‫عىل‬ ‫السكرتري‬ ‫يساعد‬ ‫وذلك‬ ‫يكره‬ ‫وما‬ ‫يحب‬ ‫ما‬ ‫به‬
‫املدير‬ ‫مع‬ ‫النسانية‬ ‫عالقته‬ ‫تدعم‬ ‫التي‬ ‫الطريقة‬ ‫معرفة‬.
‫وميوله‬ ‫املدير‬ ‫هوايات‬ ‫اكتشاف‬ ‫عىل‬ ‫السكرتري‬ ‫يعمل‬ ‫أن‬
‫أل‬ ‫املستمر‬ ‫التعامل‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬‫ا‬ ‫ن‬‫النسانية‬ ‫لعالقات‬
‫تدعيمها‬ ‫يمكن‬‫بامليول‬ ‫املتبادل‬ ‫االهتمام‬ ‫خالل‬ ‫من‬
‫والهوايات‬.

39. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
39
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫بها‬ ‫يتمتع‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫والكياسة‬ ‫املجاملة‬ ‫روح‬ ‫أن‬
‫تساعد‬ ‫السكرتري‬‫مع‬ ‫العالقات‬ ‫تدعيم‬ ‫عىل‬
‫الرؤساء‬‫العالقات‬ ‫حيوية‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫واالبتسامة‬ ‫واملدراء‬
‫األطراف‬ ‫لجميع‬ ‫مريح‬ ‫جو‬ ‫تجعل‬ ‫بحيث‬ ‫الرؤساء‬ ‫مع‬.
‫قيام‬‫وإتقان‬ ‫متناهية‬ ‫بدقة‬ ‫أعماله‬ ‫بجميع‬ ‫السكرتري‬
‫واالتصاالت‬ ‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫املدير‬ ‫متطلبات‬ ‫جميع‬ ‫وتلبية‬
‫السكرتري‬ ‫بني‬ ‫العالقة‬ ‫تدعيم‬ ‫عىل‬ ‫تساعد‬ ‫الرضورية‬
‫واملدير‬.

40. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
40
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
2.:‫املوظفني‬ ‫مع‬ ‫وعالقته‬ ‫السكرتري‬
:‫املوظفني‬ ‫قدماء‬
‫املكتب‬ ‫يف‬ ‫طويلة‬ ‫سنوات‬ ‫عملهم‬ ‫عىل‬ ‫مضت‬ ‫التي‬ ‫املوظفني‬ ‫وهم‬
‫السكرتري‬ ‫وعىل‬‫وتلبية‬ ‫واحرتام‬ ‫بتقدير‬ ‫معهم‬ ‫التعامل‬
‫طلباتهم‬.
:‫السكرتارية‬ ‫يف‬ ‫العاملني‬ ‫مجموعة‬
‫يش‬ ‫ال‬ ‫أن‬ ‫وعليه‬ ‫واحد‬ ‫عمل‬ ‫زمالء‬ ‫وهم‬‫أو‬ ‫عليهم‬ ِ‫بالتعال‬ ‫عرهم‬
‫التميز‬‫و‬‫أ‬‫الذي‬ ‫الغرور‬ ‫ويتجنب‬ ‫والرضاء‬ ‫الرساء‬ ‫يف‬ ‫يشاركهم‬ ‫ن‬
‫ملبيا‬ ‫متعاون‬ ‫خدوما‬ ‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫املجموعة‬ ‫عن‬ ‫يبعده‬
‫لطلباتهم‬.
:‫الجدد‬ ‫املوظفني‬
‫عىل‬ ‫ويجب‬ ‫للمساعدة‬ ‫الجدد‬ ‫املوظفني‬ ‫يحتاج‬‫السكرتري‬
‫املوظفني‬ ‫هؤالء‬ ‫مساعدة‬‫الجديد‬ ‫العمل‬ ‫ظروف‬ ‫مع‬ ‫التكيف‬ ‫عىل‬
‫من‬ ‫القديمة‬ ‫املجموعة‬ ‫ضمن‬ ‫وللدخول‬‫الزمالء‬.

41. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
41
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
3.:‫األخرى‬ ‫املؤسسات‬ ‫من‬ ‫األفراد‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫مع‬ ‫واجتماعية‬ ‫إنسانية‬ ‫عالقة‬ ‫يوجد‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬ ‫عىل‬ ‫ويجب‬
‫منها‬ ‫نذكر‬ ‫معينة‬ ‫أساليب‬ ‫باتباع‬ ‫الفئات‬ ‫هذه‬ ‫جميع‬:
‫من‬ ‫االستقبال‬ ‫بقاعة‬ ‫االهتمام‬‫الذي‬ ،‫الفاخر‬ ‫األثاث‬ ‫حيث‬
‫بهم‬ ‫املؤسسة‬ ‫باهتمام‬ ‫الجمهور‬ ‫يشعر‬.
‫مقابلتهم‬ ‫وتأمني‬ ،‫الجمهور‬ ‫معاملة‬ ‫السكرتري‬ ‫يحسن‬ ‫أن‬
‫برسعة‬ ‫للمدير‬‫يجعلهم‬ ‫أن‬ ‫وبدون‬،‫طويال‬ ‫ينتظرون‬
.‫األخرى‬ ‫املؤسسات‬ ‫مدراء‬ ‫خاصة‬
‫املستهلكون‬
‫املساهمون‬
‫العاملون‬ ‫املوردون‬
‫املنافسون‬
‫املوزعون‬ ‫البنوك‬
‫الحكومة‬
‫الصحافة‬

42. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
42
‫النسانية‬ ‫العالقات‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫يرشف‬ ‫أن‬‫السنوية‬ ‫الحفالت‬ ‫عىل‬ ‫السكرتري‬‫ويف‬ ،
‫تدعيم‬ ‫عىل‬ ‫يساعد‬ ‫مما‬ ،‫والدينية‬ ‫القومية‬ ‫املناسبات‬
.‫وجماهريها‬ ‫املنشأة‬ ‫بني‬ ‫الروابط‬
‫الكتيبات‬ ‫الجمهور‬ ‫عىل‬ ‫يوزع‬ ‫أن‬ ‫للسكرتري‬ ‫يمكن‬
‫كتيبات‬ ‫أو‬ ‫املستقبلية‬ ‫الرشكة‬ ‫مشاريع‬ ‫عن‬ ‫والنرشات‬
.‫السنوية‬ ‫التقارير‬
‫حضور‬ ‫أثناء‬ ‫للجمهور‬ ‫السكرتري‬ ‫يظهر‬ ‫أن‬‫ملقابلة‬ ‫هم‬
‫مجال‬ ‫يف‬ ‫املؤسسة‬ ‫به‬ ‫تقوم‬ ‫الذي‬ ‫الهام‬ ‫الدور‬ ‫املدير‬
‫االقتصاد‬ ‫تطوير‬ ‫يف‬ ‫ومساهمتها‬ ‫االجتماعية‬ ‫الخدمات‬
‫الوطني‬.

43. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
43
‫السكرتارية‬ ‫املهارات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫امل‬‫هارات‬‫يف‬ ‫توافرها‬ ‫املطلوب‬:‫السكرتارية‬
‫بأداء‬ ‫يسمح‬ ‫مناسب‬ ‫علمي‬ ‫مؤهل‬ ‫عىل‬ ‫الحصول‬ ‫يجب‬
‫السكرتارية‬ ‫مهام‬.
‫إ‬،‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫بجانب‬ ‫األجنبية‬ ‫اللغات‬ ‫تقان‬‫وعىل‬
‫النجليزية‬ ‫اللغة‬ ‫رأسها‬.
‫يعمل‬ ‫التي‬ ‫البلد‬ ‫يف‬ ‫تطبق‬ ‫التي‬ ‫العمل‬ ‫لوائح‬ ‫معرفة‬
‫و‬ ‫بها‬‫كذلك‬‫يجب‬‫بكافة‬ ‫تامة‬ ‫معرفة‬ ‫عىل‬ ‫يكون‬ ‫أن‬
‫املعمول‬ ‫القوانني‬‫املؤسسة‬ً‫ا‬‫وتحديد‬ ‫املؤسسات‬ ‫يف‬ ‫بها‬
‫بها‬ ‫يعمل‬ ‫التي‬.
‫إ‬،‫اآليل‬ ‫الحاسب‬ ‫أجهزة‬ ‫استخدام‬ ‫جادة‬‫وبرامجه‬
‫املختلفة‬.
‫ال‬ ‫التقارير‬ ‫كتابة‬ ‫عىل‬ ‫القدرة‬‫دارية‬.
‫إ‬‫عملها‬ ‫بمجال‬ ‫الخاصة‬ ‫األجهزة‬ ‫بعض‬ ‫استخدام‬ ‫جادة‬
،‫الكاتبة‬ ‫اآللة‬ ‫مثل‬‫وغريها‬ ‫التصوير‬ ‫وآلة‬.
،‫الزوار‬ ‫استقبال‬‫و‬‫املكا‬‫ملات‬،‫الهاتفية‬‫وكتابة‬
‫املراسالت‬.
‫تنظيم‬‫االجتماعات‬‫و‬‫باملدير‬ ‫الخاصة‬ ‫املواعيد‬.

44. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
44
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫للمعلومات‬ ‫عميل‬ ‫تطبيق‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الربنامج‬ ‫يف‬ ‫تناولها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫واملهارات‬ ‫املفاهيم‬ ‫تعميق‬
‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬.
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
‫أقىص‬ ‫بحد‬ ‫مجموعات‬ ‫إىل‬ ‫املتدربني‬ ‫تقسيم‬ ‫يتم‬5.‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫يف‬ ‫متدربني‬
‫ضوء‬ ‫يف‬ ‫واملهارات‬ ‫واملعلومات‬ ‫واملعارف‬ ‫املفاهيم‬ ‫بتطبيق‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تقوم‬
‫العملية‬ ‫الحياة‬ ‫يف‬ ‫واقعية‬ ‫أمثلة‬ ‫عىل‬ ‫درسوه‬ ‫ما‬.‫واالجتماعية‬
0

45. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
45
‫الثاني‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

46. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
46
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫إكساب‬‫املتدرب‬‫املراسالت‬ ‫كتابة‬ ‫وكيفية‬ ‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ ‫مهارات‬
.‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫والتقارير‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.
‫االتصاالت‬‫والدارية‬ ‫الهاتفية‬
‫ومعالجتها‬
30‫دقيقة‬
3.‫التقارير‬
2.‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬4.‫(تصنيف‬ ‫املحفوظات‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫الثالثة‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أساسيات‬

47. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
47
‫الثالثة‬ ‫الوحدة‬
‫السكرتارية‬ ‫أساسيات‬
‫التنفيذية‬

48. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
48
‫الوحدة‬‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫أساسيات‬ :‫الثالثة‬
‫والدارية‬ ‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬‫ومعالجتها‬
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬
‫التقارير‬
‫(تصنيف‬ ‫املحفوظات‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬

49. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
49
‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
:‫بالهاتف‬ ‫التحدث‬ ‫أسلوب‬
‫خاصة‬ ‫أهمية‬ ‫له‬ ‫للسكرتري‬ ‫اليومي‬ ‫العمل‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬
‫إىل‬ ‫تحتاج‬‫طبقا‬ ‫يتم‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ،‫واللباقة‬ ‫األدب‬ ‫من‬ ‫مزيد‬
:‫التالية‬ ‫للقواعد‬
.‫الرد‬ ‫يف‬ ‫الرسعة‬
.‫حولها‬ ‫ال‬ ‫السماعة‬ ‫يف‬ ‫الكالم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬
.‫الصوت‬ ‫رفع‬ ‫دون‬ ‫طبيعي‬ ‫بصوت‬ ‫الحديث‬
‫باليد‬ ‫الكتابة‬ ‫يمكن‬ ‫حتى‬ ‫اليرسى‬ ‫باليد‬ ‫السماعة‬ ‫حمل‬
.‫اليمنى‬
.‫املنشأة‬ ‫عن‬ ‫إعالنا‬ ‫يمثل‬ ‫أسلوبه‬ ‫أن‬ ‫السكرتري‬ ‫يراعي‬
‫الصغاء‬.‫لبقة‬ ‫بطريقة‬ ‫واالستفسار‬ ‫للمتحدث‬ ‫جيدا‬
.‫الحديث‬ ‫أثناء‬ ‫الغضب‬ ‫تجنب‬
.‫أوال‬ ‫املكاملة‬ ‫لنهاء‬ ‫للمتكلم‬ ‫الحرية‬ ‫يعطي‬ ‫أن‬
‫يراعي‬ ،‫الهاتف‬ ‫جهازي‬ ‫عىل‬ ‫مكاملتني‬ ‫ورود‬ ‫حالة‬ ‫يف‬
.‫األخرى‬ ‫املكاملة‬ ‫إتمام‬ ‫حتى‬ ‫ألحدهما‬ ‫بلباقة‬ ‫االعتذار‬
.‫سهال‬ ‫تبويبا‬ ‫مبوبة‬ ‫الهامة‬ ‫للمكاملات‬ ‫بدليل‬ ‫االحتفاظ‬

50. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
50
‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
:‫الدارية‬ ‫االتصاالت‬
:‫الداخلية‬ ‫االتصاالت‬ *
‫ثالثة‬ ‫اتجاهات‬ ‫يف‬ ‫الداخلية‬ ‫االتصاالت‬ ‫تدفق‬ ‫يتجه‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
‫رئيسية‬،‫وأعىل‬ ،‫أسفل‬،‫وأفقي‬‫يف‬ ‫االتصاالت‬ ‫معظم‬ ‫تتجه‬ ‫بينما‬
‫نفكر‬ ‫أن‬ ‫الخطأ‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫نجد‬ ،‫الثالثة‬ ‫االتجاهات‬ ‫هذه‬ ‫يف‬ ‫تدفقها‬
.‫الثالثة‬ ‫االتجاهات‬ ‫هذه‬ ‫حدود‬ ‫يف‬ ‫فقط‬‫حيث‬‫املشاركة‬ ‫هدف‬ ‫أن‬
‫يتطلب‬ ،‫العمل‬ ‫يف‬ ‫إيجابي‬ ‫جو‬ ‫تنمية‬ ‫يف‬ ‫جدا‬ ‫أهميته‬ ‫تزداد‬ ‫والذي‬
‫النشاط‬ ‫عىل‬ ‫أكرب‬ ‫وتركيزا‬ ‫الشخصية‬ ‫االتصاالت‬ ‫من‬ ‫أكرب‬ ‫قدرا‬
.‫الجماعي‬
*:‫أسفل‬ ‫إىل‬ ‫االتصاالت‬
‫املعلومات‬ ‫نقل‬ ‫هو‬ ،‫االتصاالت‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫لهذا‬ ‫األعظم‬ ‫الهدف‬
‫عىل‬ ‫العاملني‬ ‫ودفع‬ ،‫والتوضيح‬ ‫الرشح‬ ‫إىل‬ ‫الهادفة‬ ‫واملعرفة‬
‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫يف‬ ‫جيد‬ ‫مستوى‬ ‫الدارة‬ ‫تحقق‬ ‫وعادة‬ ،‫العمل‬
‫من‬ ‫تنبع‬ ‫والتعليمات‬ ‫السياسات‬ ‫معظم‬ ‫أن‬ ‫بسبب‬ ،‫االتصاالت‬
‫الع‬ ‫الدارة‬‫وكلما‬ ،‫األدنى‬ ‫املستوى‬ ‫إىل‬ ‫تبلغ‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ،‫ليا‬‫ا‬‫تبعت‬
‫بدال‬ ‫والتوجيهات‬ ‫األوامر‬ ‫إصدار‬ ‫يف‬ ‫التقليدي‬ ‫األسلوب‬ ‫الدارة‬
‫من‬ ‫لالتصاالت‬ ‫أكثر‬ ‫استخدامها‬ ‫كان‬ ،‫واملشاركة‬ ‫املشاورة‬ ‫من‬
.‫اسفل‬

51. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
51
‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
:‫أعىل‬ ‫إىل‬ ‫االتصاالت‬ *
‫أن‬ ‫منذ‬ ‫انتشارا‬ ‫يزداد‬ ‫االتصاالت‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫بدأ‬ ‫لقد‬
‫اقرتاحات‬ ‫عن‬ ‫بالبحث‬ ‫الدارة‬ ‫اهتمت‬‫وزيادة‬ ،‫املرؤوسني‬
‫متزايدا‬ ‫اهتماما‬ ‫النتيجة‬ ‫وكانت‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫يف‬ ‫دورهم‬
.‫املديرين‬ ‫جانب‬ ‫من‬ ‫املؤتمرات‬ ‫وقيادة‬ ‫االستماع‬ ‫بمهارة‬
‫فكرة‬ ‫قبول‬ ‫ازدياد‬ ‫فإن‬ ‫كذلك‬‫تأكيد‬ ‫إىل‬ ‫أدى‬ ‫قد‬ ‫املشاركة‬
‫الفعل‬ ‫ردود‬ ‫وإعطاء‬ ،‫املعلومات‬ ‫تبادل‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫واضح‬
.‫آخر‬ ‫مستوى‬ ‫إىل‬ ‫مستوى‬ ‫من‬ ‫املرسلة‬ ‫للمعلومات‬
:‫األفقية‬ ‫االتصاالت‬ *
‫وتتضمن‬‫الدارات‬ ‫بني‬ ‫التنسيق‬ ‫محاوالت‬ ‫االتصاالت‬ ‫هذه‬
‫وقد‬ ،‫واالستشارية‬ ‫التنفيذية‬ ‫الوظائف‬ ‫بني‬ ‫وكذلك‬ ‫التنفيذية‬
‫هذه‬ ‫كانت‬‫نق‬ ‫من‬ ‫األفقية‬ ‫االتصاالت‬‫يف‬ ‫الضعف‬ ‫اط‬
‫الداخلية‬ ‫االتصاالت‬‫س‬‫باهتمام‬ ‫تحظى‬ ‫أصبحت‬ ‫واآلن‬ ،‫ابقا‬
‫مجال‬ ‫يف‬ ‫املكثف‬ ‫االستخدام‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫وخاصة‬ ‫كبري‬
.‫االستشارية‬ ‫الوظائف‬

52. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
52
:ً‫ال‬‫أو‬‫الهاتفية‬ ‫االتصاالت‬
‫ومعالجتها‬ ‫والدارية‬
‫االتصاالت‬ *:‫الخارجية‬
‫صورتها‬ ‫لتحسني‬ ‫كبرية‬ ‫جهودا‬ ‫الرشكات‬ ‫من‬ ‫كثري‬ ‫تبذل‬
.‫العالمية‬ ‫الجهود‬ ‫زيادة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫العمالء‬ ‫أمام‬
‫عن‬ ‫طيبة‬ ‫صورة‬ ‫إظهار‬ ‫يف‬ ‫كبرية‬ ‫مسئولية‬ ‫عليه‬ ‫السكرتري‬ ‫إن‬
‫الجهات‬ ‫مع‬ ‫تعامله‬ ‫يف‬ ‫الشديد‬ ‫الحرص‬ ‫يتوخى‬ ‫وأن‬ ،‫املنشأة‬
‫ن‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫الرسائل‬ ‫توضيح‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ،‫الخارجية‬‫قلها‬
‫حتى‬ ،‫واضحة‬ ‫بطريقة‬ ‫الرسائل‬ ‫وتدوين‬ ‫فهم‬ ‫من‬ ‫والتأكد‬
.‫غيابه‬ ‫أثناء‬ ‫رسائل‬ ‫من‬ ‫إليه‬ ‫يصل‬ ‫ما‬ ‫بدقة‬ ‫املدير‬ ‫إىل‬ ‫ينقل‬
‫ألرسار‬ ‫كتوما‬ ‫السكرتري‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫أخرى‬ ‫زاوية‬ ‫ومن‬
‫التي‬ ‫العالقة‬ ‫كانت‬ ‫مهما‬ ‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫التحدث‬ ‫أثناء‬ ‫عمله‬
.‫وبينهم‬ ‫بينه‬ ‫تربط‬

53. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
53
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫الرسالة‬ ‫ومعنى‬ ‫هدف‬ ‫وضوح‬ ‫يف‬ ‫املساعدة‬ ‫العوامل‬:
‫مقومات‬ ‫أحد‬ ‫هو‬ ‫للرسالة‬ ‫املحدد‬ ‫الهدف‬ ‫معرفة‬ ‫إن‬
‫املعلومات‬ ‫عىل‬ ‫الحصول‬ ‫يجب‬ ‫ذلك‬ ‫أجل‬ ‫ومن‬ ،‫نجاحها‬
.‫باملوضوع‬ ‫املتعلقة‬ ‫والحقائق‬
.‫بالعمل‬ ‫املتعلقة‬ ‫والقوانني‬ ‫العامة‬ ‫السياسة‬ ‫معرفة‬
:‫من‬ ‫التأكد‬ ‫ويجب‬
‫األلفاظ‬ ‫واستبعاد‬ ‫والسهلة‬ ‫القصرية‬ ‫الجمل‬ ‫استخدام‬
‫األخطاء‬ ‫وتجنب‬ ‫الصعبة‬‫اللغوية‬.
‫غري‬ ‫الكلمات‬ ‫عن‬ ‫واالبتعاد‬ ‫داع‬ ‫دون‬ ‫التكرار‬ ‫عن‬ ‫االبتعاد‬
‫املحددة‬.
‫وترابطها‬ ‫األفكار‬ ‫تسلسل‬.
‫تحت‬ ‫خط‬ ‫وضع‬ ‫مثل‬ ‫امليكانيكية‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬
‫عليها‬ ‫التأكيد‬ ‫املراد‬ ‫الفقرات‬ ‫أو‬ ‫الكلمات‬.
‫الطباعة‬ ‫عند‬ ‫التنسيق‬ ‫مراعاة‬.
‫األخطاء‬ ‫وتصحيح‬ ‫طباعتها‬ ‫بعد‬ ‫الرسالة‬ ‫مراجعة‬.

54. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
54
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
‫الرسالة‬ ‫أجزاء‬:
1.:‫التاريخ‬
‫الناحية‬ ‫من‬ ‫وخاصة‬ ‫املراسالت‬ ‫يف‬ ‫كربى‬ ‫أهمية‬ ‫للتاريخ‬
‫تعترب‬ ‫الرسالة‬ ‫ألن‬ ‫القانونية‬‫العادة‬ ‫جرت‬ ‫وقد‬ ‫رسميا‬ ‫مستندا‬
‫الجهة‬ ‫أو‬ ‫الرسالة‬ ‫من‬ ‫اليمنى‬ ‫الجهة‬ ‫عىل‬ ‫التاريخ‬ ‫يظهر‬ ‫أن‬
.‫اليرسى‬
2.)‫الرقم‬ ( ‫الشارة‬:
‫إىل‬ ‫الرجوع‬ ‫عملية‬ ‫لتسهيل‬ ‫مرجعا‬ ‫الرقم‬ ‫أو‬ ‫الشارة‬ ‫تعترب‬
‫يف‬ ‫الرسالة‬ ‫حفظ‬ ‫عملية‬ ‫عىل‬ ‫ويساعد‬ ‫إليها‬ ‫الحاجة‬ ‫عند‬ ‫الرسالة‬
‫إ‬ ‫التاريخ‬ ‫فوق‬ ‫عادة‬ ‫وتظهر‬ ،‫امللفات‬‫أو‬ ‫اليرسى‬ ‫الجهة‬ ‫يف‬ ‫ما‬
.‫اليمنى‬

55. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
55
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
3.:‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫عنوان‬
:‫كالتايل‬ ‫التاريخ‬ ‫بعد‬ ‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫عنوان‬ ‫يكتب‬
‫بكلمة‬ ‫مسبوقا‬ ‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫اسم‬ ‫يكتب‬ ‫األول‬ ‫السطر‬
‫وجد‬ ‫إن‬ ‫العلمي‬ ‫واللقب‬ ‫الفاضل‬.
‫إليه‬ ‫للمرسل‬ ‫الوظيفي‬ ‫املسمى‬ ‫يكتب‬ ‫الثاني‬ ‫السطر‬.
‫املؤسسة‬ ‫اسم‬ ‫أو‬ ‫العنوان‬ ‫الثالث‬ ‫السطر‬.
4.:‫االفتتاحية‬ ‫التحية‬
‫الله‬ ‫ورحمة‬ ‫عليكم‬ ‫(السالم‬ ‫شيوعا‬ ‫الرتحيبية‬ ‫العبارات‬ ‫أكثر‬
‫طيبة‬ ‫تحية‬ ‫أو‬ ‫وبركاته‬‫وبعد‬..).

56. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
56
‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬‫الكتابية‬
5.:‫الرسالة‬ ‫موضوع‬ ‫عنوان‬
.‫الرسالة‬ ‫مضمون‬ ‫عن‬ ‫ورسيعة‬ ‫أولية‬ ‫فكرة‬ ‫إعطاء‬ ‫منه‬ ‫الهدف‬
‫ويكتب‬‫عن‬ ‫لتمييزها‬ ‫أسفلها‬ ‫يف‬ ‫بخط‬ ‫إليها‬ ‫ويشار‬ ‫التحية‬ ‫بعد‬
.‫الرسالة‬ ‫جسم‬
6.:‫الرسالة‬ ‫محتوى‬
:‫فقرات‬ ‫ثالث‬ ‫إىل‬ ‫الرسالة‬ ‫موضوع‬ ‫ينقسم‬
‫ويمكن‬ ‫املوضوع‬ ‫حول‬ ‫تمهيد‬ ‫أو‬ ‫تقديم‬ :‫األوىل‬ ‫الفقرة‬
‫اجتماع‬ ‫أو‬ ‫هاتفية‬ ‫محادثة‬ ‫أو‬ ‫سابقة‬ ‫رسالة‬ ‫إىل‬ ‫الشارة‬
‫بالشارة‬ :‫مثال‬ .‫التاريخ‬ ‫ذكر‬ ‫مع‬ ‫سابق‬/ ‫إىل‬‫نشكركم‬
‫رقم‬ ‫رسالتكم‬ ‫عىل‬..…‫بتاريخ‬………
‫أساسية‬ ‫بمعلومات‬ ‫إليه‬ ‫املرسل‬ ‫تزويد‬ :‫الثانية‬ ‫الفقرة‬.
‫املطلوب‬ ‫وتحديد‬ ‫الرسالة‬ ‫خالصة‬ ‫عرض‬ :‫الثالثة‬ ‫الفقرة‬
‫بتزويدنا‬ ‫التكرم‬ ‫الرجاء‬ ‫مثال‬ .‫الختامية‬ ‫التحية‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬
‫عىل‬ ‫املوافقة‬ / .. ‫ب‬………

57. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
57
‫الكتابية‬ ‫املراسالت‬ :ً‫ا‬‫ثاني‬
7.:‫التوقيع‬
‫الرسالة‬ ‫لعطاء‬ ‫رضوري‬ ‫وهو‬ ‫املرسل‬ ‫توقيع‬ ‫به‬ ‫املقصود‬
‫القانونية‬ ‫الصفة‬،‫شخص‬ ‫الرسالة‬ ‫يوقع‬ ‫أن‬ ‫األمر‬ ‫اقتىض‬ ‫وإذا‬
‫املوظف‬ ‫عن‬ ‫بالنيابة‬ ‫آخر‬‫كلمة‬ ‫التوقيع‬ ‫يسبق‬ ‫أن‬ ‫يلزم‬ ‫املسئول‬
.)/ ‫أو‬ ‫(عنه‬
8.‫العالقة‬ ‫أصحاب‬ ‫نسخة‬:
‫فالطريقة‬ ‫واحدة‬ ‫جهة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫يهم‬ ‫الرسالة‬ ‫موضوع‬ ‫كان‬ ‫إذا‬
‫من‬ ‫جهة‬ ‫كل‬ ‫إىل‬ ‫الرسالة‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫إرسال‬ ‫هي‬ ‫املتبعة‬
‫ويشار‬ .‫املعنية‬ ‫الجهات‬‫إليها‬‫الجانب‬ ‫من‬ ‫األسفل‬ ‫الجزء‬ ‫يف‬
.‫للرسالة‬ ‫األيمن‬
9.‫املرفقات‬:
‫الشارة‬ ‫فالبد‬ ،‫كالتقارير‬ ‫أخرى‬ ‫مستندات‬ ‫بالرسالة‬ ‫أرفق‬ ‫إذا‬
‫األيمن‬ ‫الجانب‬ ‫من‬ ‫األسفل‬ ‫الجزء‬ ‫يف‬ ‫أو‬ ‫نفسها‬ ‫الرسالة‬ ‫يف‬ ‫لها‬
.‫للرسالة‬

58. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
58
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫جماعية‬ ‫مناقشة‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الدارية‬ ‫واملذكرات‬ ‫الرسائل‬ ‫كتابة‬ ‫حول‬ ‫النقاش‬ ‫تبادل‬
‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫مهارتي‬‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬.
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
:‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫ملناقشة‬ ‫مجموعتك‬ ‫أفراد‬ ‫مع‬ ‫بالتعاون‬ ‫قم‬ ...‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬
1.‫عملك؟‬ ‫يف‬ ‫إدارية‬ ‫مذكرة‬ ‫لها‬ ‫تعد‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫الحاالت‬ ‫هي‬ ‫ما‬
2..‫الدارية‬ ‫الرسالة‬ ‫كتابة‬ ‫يف‬ ‫توافرها‬ ‫الواجب‬ ‫املهارات‬ ‫هي‬ ‫ما‬
3.‫بني‬ ‫تكامل‬ ‫هناك‬ ‫هل‬‫ارشح‬ ‫الدارية؟‬ ‫والرسالة‬ ‫املذكرة‬
0

59. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
59
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫التأثري‬ ‫لعبة‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
‫الحواجز‬ ‫كرس‬‫الجليدية‬.‫املتدربني‬ ‫بني‬
‫امل‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬‫الصعبة‬ ‫املواقف‬ ‫يف‬ ‫الثبات‬ ‫مهارات‬ ‫تدرب‬.
‫جماعي‬ :‫نشاط‬: ‫الوقت‬10‫دقائق‬
‫يطلب‬.‫يتحركون‬ ‫ال‬ ‫كأصنام‬ ‫الوقوف‬ ‫املجموعة‬ ‫أفراد‬ ‫من‬ ‫املدرب‬
.‫الجسد‬ ‫لغة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التأثري‬ ‫ومهارة‬ ‫القدرة‬ ‫يمتلك‬ ‫شخص‬ ‫اختيار‬
‫مالمحهم‬ ‫لتغيري‬ ‫املجموعة‬ ‫أفراد‬ ‫عىل‬ ‫للتأثري‬ ‫جهده‬ ‫قصارى‬ ‫الفرد‬ ‫هذا‬ ‫يبذل‬
.‫وإضحاكهم‬ ‫تحريكهم‬ ‫حالة‬ ‫إىل‬ ‫الجمود‬ ‫حالة‬ ‫من‬ ‫بهم‬ ‫واالنتقال‬
0

60. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
60
ً‫ا‬‫كتابــــــــ‬ ‫تقرأ‬ ‫"عندما‬...
‫يديك‬ ‫بني‬ ‫آخر‬ ً‫ال‬‫عق‬ ‫تحمل‬ ‫فإنك‬"
‫جيمس‬‫بورك‬

61. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
61
‫اسرتاحة‬

62. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
62
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(1)‫التقرير‬ ‫أجزاء‬:
:‫التقرير‬ ‫عنوان‬ ‫صفحة‬‫التقرير‬ ‫رقم‬ ‫بها‬ ‫ويوضح‬
‫التقرير‬ ‫أساسه‬ ‫عىل‬ ‫أعد‬ ‫الذي‬ ‫الحالة‬ ‫وخطاب‬ ‫وعنوانه‬
‫ثم‬ ،‫والتاريخ‬ ‫صفحاته‬ ‫وعدد‬ ‫التقرير‬ ‫مقدمي‬ ‫وأسماء‬
‫التقرير‬ ‫إليها‬ ‫سيوجه‬ ‫التي‬ ‫الشخص‬ ‫أو‬ ‫الجهة‬.
:‫التقرير‬ ‫محتويات‬‫واملوضوعات‬ ‫األقسام‬ ‫وتوضح‬
‫الب‬ ‫والرسوم‬ ‫الجداول‬ ‫وقائمة‬ ‫املختلفة‬‫يانية‬
‫مقدمة‬ ‫الصفحة‬ ‫هذه‬ ‫ييل‬ ‫وقد‬ .‫وأماكنها‬ ‫والتوجيهية‬
‫التقرير‬ ‫ملوضوع‬ ‫عام‬ ‫ملخص‬ ‫تشمل‬.
:‫التقرير‬ ‫ملخص‬‫التقرير‬ ‫يحتويه‬ ‫ملا‬ ‫مخترص‬ ‫وهو‬
‫والنتائج‬ ‫اتخاذها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫والجراءات‬ ‫منه‬ ‫والغرض‬
‫عىل‬ ‫أعدت‬ ‫التي‬ ‫والتوصيات‬ ‫إليها‬ ‫التوصل‬ ‫تم‬ ‫التي‬
‫ا‬ ‫أن‬ ‫نالحظ‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ‫هذا‬ ‫النتائج‬ ‫هذه‬ ‫ضوء‬‫لغرض‬
‫بيشء‬ ‫التقرير‬ ‫خالصة‬ ‫تقديم‬ ‫هو‬ ‫التقرير‬ ‫ملخص‬ ‫من‬
‫هناك‬ ‫أن‬ ‫حيث‬ ‫للتقرير‬ ‫وصفا‬ ‫وليس‬ ‫الرتكيز‬ ‫من‬
‫امللخص‬ ‫فقط‬ ‫يقرأون‬ ‫األشخاص‬ ‫بعض‬.

63. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
63
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
:‫النتائج‬‫التي‬ ‫النتائج‬ ‫وعرض‬ ‫مناقشة‬ ‫فيها‬ ‫ويتم‬
‫والحقائق‬ ‫البيانات‬ ‫واقع‬ ‫من‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫أمكن‬
‫تفصييل‬ ‫عرض‬ ‫مع‬ ‫وتحليلها‬ ‫جمعها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫واآلراء‬
‫التوصيات‬ ‫عليها‬ ‫وضعت‬ ‫التي‬ ‫ولألسس‬ ‫لها‬.
:‫التوصيات‬‫أمكن‬ ‫التي‬ ‫التوصيات‬ ‫كل‬ ‫وتشمل‬
‫من‬ ‫تغطيه‬ ‫وما‬ ‫وضعها‬ ‫ومربرات‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬
‫احتياجات‬.
‫التق‬:‫التفصييل‬ ‫رير‬‫ويشمل‬ ‫التقرير‬ ‫جسم‬ ‫يمثل‬ ‫وهو‬
‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ ‫إىل‬ ‫أدت‬ ‫التي‬ ‫الخطوات‬.
:‫املالحق‬‫يف‬ ‫ذكرها‬ ‫ورد‬ ‫التي‬ ‫املالحق‬ ‫جميع‬ ‫وتضم‬
‫ليس‬ ‫السابق‬ ‫الهيكل‬ ‫أن‬ ‫مالحظة‬ ‫ويجب‬ ‫هذا‬ . ‫التقرير‬
‫فقد‬ ‫التقارير‬ ‫كل‬ ‫إعداد‬ ‫يف‬ ‫إتباعه‬ ‫املفروض‬ ‫الهيكل‬ ‫هو‬
‫التقرير‬ ‫لطبيعة‬ ‫تبعا‬ ‫الهيكل‬ ‫يختلف‬‫املوقف‬ ‫واختالف‬
‫التقرير‬ ‫يسبق‬ ‫قد‬ ‫املثال‬ ‫سبيل‬ ‫فعىل‬ ‫يعالجه‬ ‫الذي‬
‫يف‬ ‫كما‬ ‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ )‫التقرير‬ ‫(جسم‬ ‫التفصييل‬
‫الطالع‬ ‫دون‬ ‫النتائج‬ ‫فهم‬ ‫أو‬ ‫استيعاب‬ ‫صعوبة‬ ‫حالة‬
‫التفصييل‬ ‫التقرير‬ ‫ودراسة‬.

64. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
64
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(2)‫األسلوب‬:
‫قرر‬‫الرسد‬ ،‫كتابتك‬ ‫أسلوب‬ ‫عليه‬ ‫يكون‬ ‫سوف‬ ‫نمط‬ ‫أي‬
‫من‬ ‫التسلسل‬ ،‫املنفصلة‬ ‫الفقرات‬ ،‫املتصلة‬ ‫الفقرات‬ ،‫املنطقي‬
‫السابقة‬ ‫األنماط‬ ‫من‬ ‫أي‬ ‫أن‬ ‫مالحظة‬ ‫مع‬ .‫مرقمة‬ ‫نقاط‬ ‫خالل‬
‫أو‬ ‫األفكار‬ ‫أو‬ ‫لألحداث‬ ‫املنطقي‬ ‫التتابع‬ ‫عىل‬ ‫يعتمد‬ ‫أن‬ ‫البد‬
‫كتابتك‬ ‫أسلوب‬ ‫تالحظ‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫كما‬ .‫واملعلومات‬ ‫الحقائق‬
‫لل‬‫يكون‬ ‫وأن‬ ‫البد‬ ‫األعمال‬ ‫وتقارير‬ ‫والفنية‬ ‫العلمية‬ ‫تقارير‬
‫التشبيهات‬ ‫يف‬ ‫الفراط‬ ‫أو‬ ‫املبالغة‬ ‫عن‬ ‫تبتعد‬ ‫متزنة‬ ‫بلغة‬
‫األدبية‬.
(3)‫والتنسيق‬ ‫الرتتيب‬:
‫وترقيم‬ ‫بتمييز‬ ‫التقرير‬ ‫قارئ‬ ‫مساعدة‬ ‫تراعي‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
‫يف‬ ‫األخذ‬ ‫مع‬ ،‫قسم‬ ‫كل‬ ‫داخل‬ ‫املختلفة‬ ‫واألجزاء‬ ‫املقاطع‬
‫الرتق‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫االعتبار‬‫أي‬ ‫عن‬ ‫ذاته‬ ‫حد‬ ‫يف‬ ‫منفصال‬ ‫سيكون‬ ‫يم‬
‫أجزاء‬ ‫أو‬ ‫أقسام‬ ‫إىل‬ ‫تقسيمه‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫للتقرير‬ ‫آخر‬ ‫تقسيم‬
‫يف‬ ‫داخيل‬ ‫تقسيم‬ ‫هو‬ ‫هنا‬ ‫نقصده‬ ‫الذي‬ ‫فالرتقيم‬ ‫فصول‬ ‫أو‬
‫التقرير‬ ‫أقسام‬.

65. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
65
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(4)‫اليضاح‬ ‫وسائل‬:
‫التي‬ ‫اليضاح‬ ‫وسائل‬ ‫أنسب‬ ‫يف‬ ‫فكر‬‫تستخدمها‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬
‫اليضاح‬ ‫وسيلة‬ ‫بني‬ ‫االرتباط‬ ‫يكون‬ ‫بحيث‬ ،‫الكتابة‬ ‫أثناء‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫إال‬ ‫ذلك‬ ‫يتأتى‬ ‫وال‬ ‫قويا‬ ‫املكتوبة‬ ‫واملادة‬ ‫املستخدمة‬
‫املكتوبة‬ ‫الفكرة‬ ‫عن‬ ‫للتعبري‬ ‫املناسبة‬ ‫الوسيلة‬ ‫دراسة‬.
(5)‫التقرير‬ ‫مقدمة‬:
‫مقدمة‬ ‫إىل‬ ‫يحتاج‬ ‫سوف‬ ‫التقرير‬ ‫أن‬ ‫ذكرنا‬ ‫وإن‬ ‫سبق‬ ‫كما‬
‫تكتب‬ ‫وهي‬‫وإعداده‬ ‫التقرير‬ ‫كتابة‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫بعد‬ ‫عادة‬
‫واردة‬ ‫تفاصيل‬ ‫أية‬ ‫تتضمن‬ ‫أال‬ ‫يجب‬ ‫املقدمة‬ ‫هذه‬ ‫أن‬ ‫وتذكر‬
‫ملحقاته‬ ‫أو‬ ‫التقرير‬ ‫أقسام‬ ‫يف‬.

66. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
66
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
‫ييل‬ ‫ما‬ ‫التقرير‬ ‫مقدمة‬ ‫تشمل‬ ‫أن‬ ‫ويجب‬ ‫هذا‬:
‫إليه‬ ‫يرسل‬ ‫الذي‬ ‫الشخص‬ ‫اسم‬‫من‬ ‫أسماء‬ ‫أو‬ ،‫التقرير‬
‫أكثر‬ ‫إىل‬ ‫إرساله‬ ‫سيتم‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫التقرير‬ ‫إليهم‬ ‫سريسل‬
‫وفقا‬ ‫بالرتتيب‬ ‫أسمائهم‬ ‫توضع‬ ‫حيث‬ ،‫شخص‬ ‫من‬
‫الوظيفي‬ ‫ملستواهم‬.
‫التقرير‬ ‫تاريخ‬.
‫و‬ .‫التقرير‬ ‫موضوع‬‫أ‬،‫ومكوناته‬ ،‫بعاده‬‫وأهدافه‬.
‫التي‬ ‫األحداث‬ ‫تطور‬ ‫عن‬ ‫املخترصة‬ ‫املعلومات‬ ‫بعض‬
‫الحارض‬ ‫املشكلة‬ ‫وجود‬ ‫إىل‬ ‫أدت‬‫يعالجها‬ ‫التي‬ ‫ة‬
‫التقرير‬.
‫التقرير‬ ‫يعرضها‬ ‫التي‬ ‫والتوصيات‬ ‫النتائج‬ ‫أهم‬.
‫ترتيبها‬ ‫وكيفية‬ ‫ومنطقية‬ ‫التقرير‬ ‫أقسام‬.
‫خاصة‬ ‫معاني‬ ‫عىل‬ ‫للداللة‬ ‫استخدمها‬ ‫التي‬ ‫التعبريات‬
‫التقرير‬ ‫مقدمة‬ ‫تجعل‬ ‫أن‬ ‫املهم‬ ‫ومن‬ ‫التقرير‬ ‫يف‬ ‫وردت‬
‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫بإظهار‬ ‫وذلك‬ .‫المكان‬ ‫بقدر‬ ‫مشوقة‬
‫ا‬ ‫املدلول‬ ‫ذات‬‫واملعميل‬ ‫ملايل‬.

67. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
67
‫التقارير‬ :ً‫ا‬‫ثالث‬
(6)‫واملرفقات‬ ‫التقرير‬ ‫أقسام‬ ‫كتابة‬:
‫بمعنى‬ ‫حدة‬ ‫عىل‬ ‫التقرير‬ ‫من‬ ‫جزء‬ ‫كل‬ ‫تكتب‬ ‫أن‬ ‫األفضل‬ ‫من‬
‫يف‬ ‫التقرير‬ ‫من‬ ‫واحد‬ ‫مرفق‬ ‫أو‬ ‫واحد‬ ‫قسم‬ ‫كتابة‬ ‫عىل‬ ‫تركز‬ ‫أن‬
‫تنساب‬ ‫حتى‬ ‫وذلك‬ ‫ممكنا‬ ‫ذلك‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫واحد‬ ‫وقت‬‫يف‬ ‫األفكار‬
‫انقطاع‬ ‫دون‬ ‫الوقت‬ ‫خالل‬ ‫تتابع‬.
‫كتابة‬ ‫عند‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫تراعي‬ ‫أن‬ ‫أيضا‬ ‫األفضل‬ ‫ومن‬ ‫هذا‬
‫جزء‬ ‫كل‬:
‫عليها‬ ‫الحصول‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫واآلراء‬ ‫الحقائق‬ ‫اذكر‬
‫مصدرها‬ ‫وتحديد‬.
‫واآلراء‬ ‫الحقائق‬ ‫هذه‬ ‫حلل‬.
‫التحليل‬ ‫هذا‬ ‫نتائج‬ ‫حدد‬.
‫النتائج‬ ‫هذه‬ ‫عىل‬ ‫املرتتبة‬ ‫التوصيات‬ ‫حدد‬.
‫إىل‬ ‫أرش‬‫وصفها‬ ‫املرفقات‬ ‫شملتها‬ ‫التي‬ ‫املادة‬
‫باختصار‬.

68. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
68
:ً‫ا‬‫ثالث‬‫التقارير‬
(7)‫الخاتمة‬ ‫أو‬ ‫الخالصة‬:
‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫بعض‬ ‫أو‬ ‫كل‬ ‫الخاتمة‬ ‫تتناول‬ ‫أن‬ ‫يجب‬:
‫التقرير‬ ‫أقسام‬ ‫يف‬ ‫ورد‬ ‫ملا‬ ‫موجز‬ ‫ملخص‬.
‫والتوصيات‬ ‫للنتائج‬ ‫موجز‬ ‫ملخص‬.
‫القرارات‬ ‫ذكر‬‫كنتيجة‬ ‫بوضوح‬ ‫االتخاذ‬ ‫الواجبة‬
‫إصدار‬ ‫عليهم‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫وكذلك‬ ‫للتوصيات‬
‫القرارات‬ ‫هذه‬.
‫املوقف‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫األشكال‬ ‫الالزمة‬ ‫الدراسات‬ ‫ذكر‬
‫ذلك‬ ‫يتطلب‬.
(8)‫املراجع‬ ‫قائمة‬:
‫أمدتك‬ ‫التي‬ ‫املراجع‬ ‫قائمة‬ ‫تقريرك‬ ‫يتضمن‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
‫واملعلومات‬ ‫بالحقائق‬.

69. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
69
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
1.‫التصنيف‬:
‫إىل‬ ‫األخرى‬ ‫املواد‬ ‫أو‬ ‫امللفات‬ ‫أو‬ ‫األوراق‬ ‫تقسيم‬ ‫هو‬
‫متجانسة‬ ‫وحدات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫كل‬ ‫تتكون‬ ‫بحيث‬ ‫مجموعات‬
‫وبأقل‬ ‫وقت‬ ‫أقرب‬ ‫يف‬ ‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫ليسهل‬ ‫متشابهة‬ ‫أو‬
.‫جهد‬
‫مبادئ‬:‫الجيد‬ ‫التصنيف‬
‫إىل‬ ‫العام‬ ‫من‬ ‫تندرج‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التصنيف‬ ‫عملية‬ ‫إن‬
.‫منطقية‬ ‫بطريقه‬ ‫الخاص‬
ً‫ا‬‫نظر‬ ‫التصنيف‬ ‫أساس‬ ‫تحديد‬ ‫رضورة‬‫لمكانية‬
.‫متعددة‬ ‫بطرق‬ ‫األوراق‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫أي‬ ‫تصنيف‬
‫طريقة‬ ‫تفرض‬ ‫قد‬ ‫حفظها‬ ‫املطلوب‬ ‫املادة‬ ‫طبيعة‬ ‫إن‬
‫للتصنيف‬ ‫معينة‬…‫تصنف‬ ‫والصحف‬ ‫فالقوانني‬‫عىل‬
‫تاريخي‬ ‫أساس‬.‫وهكذا‬ ‫املورد‬ ‫السم‬ ‫تصنيف‬ ‫والفواتري‬

70. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
70
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
‫يمكن‬ ‫بحيث‬ ‫باملرونة‬ ‫الجيد‬ ‫التصنيف‬ ‫يتم‬ :‫املرونة‬
‫األمر‬ ‫تطلب‬ ‫إذا‬ ‫النظام‬ ‫إىل‬ ‫جديدة‬ ‫موضوعات‬ ‫إضافة‬
.‫ذلك‬
‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ :‫والوضوح‬ ‫الشمول‬
‫نشاط‬ ‫عن‬ ‫تعرب‬ ‫التي‬ ‫املوضوعات‬ ‫كافة‬ً‫ا‬‫وجامع‬ ً‫ال‬‫شام‬
.‫املنشأة‬
‫واضحة‬ ‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫كما‬
‫املوضوعات‬ ‫تتداخل‬ ‫ال‬ ‫بحيث‬ ‫ودقيقة‬.

71. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
71
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
2:‫الرتميز‬ .
‫باألرقام‬ ‫سواء‬ ‫للوثائق‬ ‫رموز‬ ‫وضع‬ ‫عن‬ ‫عبارة‬ ‫الرتميز‬
‫أو‬ ‫الهجائية‬ ‫بالحروف‬ ‫أو‬ ‫الحسابية‬‫باالثنني‬‫بحيث‬ ‫معا‬
‫للوثائق‬ً‫ا‬‫أرقام‬ ‫الرموز‬ ‫هذه‬ ‫تعترب‬.
:‫الرتميز‬ ‫طرق‬
‫طبقا‬ ‫الهجائية‬ ‫بالطريقة‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬
.‫فقط‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫للحرف‬
‫طبقا‬ ‫الهجائية‬ ‫بالطريقة‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬‫ألخذ‬
‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫وأخذ‬ ،‫األول‬ ‫االسم‬ ‫من‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬
.‫األخري‬ ‫االسم‬
‫بعد‬ ‫املركبة‬ ‫العددية‬ ‫بالطريقة‬ ‫األسماء‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬
.‫بأرقام‬ ‫الحروف‬ ‫عن‬ ‫التعويض‬
‫األ‬ ‫ملفات‬ ‫ترميز‬‫باملنظمة‬ ‫العاملني‬ ‫لفئات‬ ‫تبعا‬ ‫سماء‬
.‫املنشأة‬ ‫أو‬

72. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
72
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
3.‫الفهرسة‬:
‫الفهرس‬ ‫بني‬ ‫للربط‬ ‫تستخدم‬ ‫التي‬ ‫الوسيلة‬ ‫هي‬‫واألوراق‬
‫امللفات‬ ‫يف‬ ‫املحفوظة‬…‫ييرس‬ ‫مفتاح‬ ‫بمثابة‬ ‫الفهرس‬ ‫أن‬ ‫أي‬
.‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫أماكن‬ ‫إىل‬ ‫الوصول‬
:‫الفهرسة‬ ‫أنواع‬
‫أ‬-‫الفهرسة‬:‫املوضوعية‬
‫الوثيقة‬ ‫بموضوع‬ ‫تهتم‬ ‫التي‬ ‫هي‬‫فهرس‬ ‫إعداد‬ ‫يتم‬ ‫ولكي‬ ،
‫فال‬ ‫موضوع‬:‫التالية‬ ‫النقاط‬ ‫مراعاة‬ ‫من‬ ‫بد‬
‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تجميع‬……‫يف‬ ‫عملية‬ ‫وهي‬
‫استيفاء‬ ‫مدى‬ ‫عليها‬ ‫يتوقف‬ ‫حيث‬ ‫األهمية‬ ‫منتهى‬
‫املنشأة‬ ‫بعمل‬ ‫تتعلق‬ ‫التي‬ ‫املوضوعات‬ ‫لجميع‬ ‫الفهرس‬
‫يف‬ ‫التامة‬ ‫الدقة‬ ‫يتطلب‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬‫رؤوس‬ ‫اختيار‬
‫املوضوعات‬.
‫والوضوح‬ ‫املعنى‬ ‫بدقة‬ ‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تتميز‬ ‫أن‬
.‫واليجاز‬ ‫البساطة‬ ‫مع‬

73. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
73
‫املحفوظات‬ :ً‫ا‬‫رابع‬
‫(تصنيف‬–‫ترميز‬–)‫فهرسة‬
‫املوضوعات‬ ‫رؤوس‬ ‫تحليل‬.…‫تقسيم‬ ‫بتقسيمها‬
‫إىل‬ ‫باب‬ ‫كل‬ ‫ثم‬ ‫أبواب‬ ‫إيل‬ ‫هرمي‬ ‫منطقي‬،‫فصول‬‫وكل‬
.‫فتحها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫امللفات‬ ‫تمثل‬ ‫موضوعات‬ ‫إىل‬ ‫فصل‬
‫نظام‬ ‫إن‬ :‫فهرس‬ ‫إىل‬ ‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫تحويل‬
‫كم‬ ‫التصنيف‬‫األبواب‬ ‫برتتيب‬ ‫يعنى‬ ‫القول‬ ‫سبق‬ ‫ا‬
‫محدد‬ ‫بيان‬ ‫الفهرس‬ ‫أن‬ ‫حني‬ ‫يف‬ ‫واملوضوعات‬
.‫ومستندات‬ ‫وثائق‬ ‫لها‬ ‫املوجود‬ ‫باملواضيع‬
‫ب‬-:‫الوصفية‬ ‫الفهرسة‬
‫املادي‬ ‫الشكل‬ ‫توصف‬ ‫التي‬ ‫هي‬‫مجموعة‬ ‫طريقة‬ ‫عن‬ ‫للوثيقة‬
‫فمثال‬ ‫األخرى‬ ‫األشكال‬ ‫من‬ ‫غريها‬ ‫عن‬ ‫تميزها‬ ‫امللفات‬ ‫من‬
‫ورود‬ ‫وتاريخ‬ ،‫مسلسل‬ ‫رقم‬ ‫تتضمن‬ ‫الوارد‬ ‫الربيد‬ ‫صفحة‬
‫الحالة‬ ،‫املوضوع‬ ،‫املرفقات‬ ،‫الوثيقة‬ ‫هذه‬ ‫بيانات‬ ،‫الوثيقة‬…
.‫الخ‬

74. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
74
:‫النشاط‬ ‫اسم‬.‫النظر‬ ‫وجهات‬ ‫تبادل‬
: ‫النشاط‬ ‫من‬ ‫الهدف‬
.‫الدارية‬ ‫التقارير‬ ‫بكتابة‬ ‫املتعلقة‬ ‫املهارات‬ ‫تبادل‬
.‫والعرض‬ ‫الجماعية‬ ‫املشاركة‬ ‫مهارتي‬ ‫املتدرب‬ ‫يكتسب‬ ‫أن‬
: ‫الوقت‬20‫دقيقة‬
...‫املتدرب‬ ‫عزيزي‬‫مجموعتك‬ ‫أفراد‬ ‫مع‬ ‫بالتعاون‬ ‫قم‬:‫ييل‬ ‫ما‬ ‫ملناقشة‬
1..‫عندك‬ ‫من‬ ‫بكلمات‬ ‫الدارية‬ ‫التقارير‬ ‫إعداد‬ ‫دورة‬ ‫صف‬
2..‫بياني‬ ‫رسم‬ ‫يف‬ ‫لها‬ً‫ا‬‫تقرير‬ ‫إعداد‬ ‫تستلزم‬ ‫عملية‬ ‫مشكلة‬ ‫صياغة‬ ‫حاول‬
3.‫يف‬‫رأيك‬‫ما‬‫الجانب‬‫الذي‬‫يمكن‬‫أن‬‫يخلق‬‫أكرب‬‫التحديات‬‫إعدادك‬ ‫يف‬
‫معني‬ ‫لتقرير‬‫؟‬‫و‬‫ملاذا؟‬
0

75. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
75
‫الثالث‬ ‫اليوم‬
‫نهاية‬

76. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
76
:‫السلوكي‬ ‫الهدف‬
‫إكساب‬‫املتدرب‬‫والسفريات‬ ‫واملقابالت‬ ‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬ ‫مهارات‬
.‫للمدير‬
‫م‬‫األوىل‬ ‫الجلسة‬‫راحة‬‫م‬‫الجلسة‬‫الثانية‬
1.‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
30‫دقيقة‬
3.‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬
2.‫والزوار‬ ‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬
‫الزمن‬2.5‫ساعة‬‫الزمن‬2‫ساعة‬
‫الرابعة‬ ‫التدريبية‬ ‫الوحدة‬:‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬

77. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
77
‫الرابعة‬ ‫الوحدة‬
‫مهارات‬‫السكرتارية‬
‫التنفيذية‬

78. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
78
‫الوحدة‬‫التنفيذية‬ ‫السكرتارية‬ ‫مهارات‬ :‫الرابعة‬
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬
‫والزوار‬ ‫للمدير‬ ‫املقابالت‬ ‫تنظيم‬
‫املدير‬ ‫سفريات‬ ‫تنظيم‬

79. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
79
‫تنظيم‬ :ً‫ال‬‫أو‬‫االجتماعات‬
‫مسؤوليات‬‫السكرتري‬:‫االجتماع‬ ‫قبل‬
‫األوراق‬ ‫كل‬ ‫فيه‬ ‫لالجتماع‬ ‫ملف‬ ‫تخصيص‬
‫باالجتماع‬ ‫الخاصة‬ ‫واملوضوعات‬‫تذكرها‬ ‫يسهل‬ ‫حتى‬
.‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫يف‬ ‫وإدراجها‬
.‫رئيسه‬ ‫مع‬ ‫باالشرتاك‬ ‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫بإعداد‬ ‫القيام‬
.‫األعضاء‬ ‫إىل‬ ‫وإرسالها‬ ‫االجتماع‬ ‫إىل‬ ‫الدعوة‬ ‫إعداد‬
‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫إرفاق‬‫املذكرات‬ ‫صور‬ ‫وكذا‬ ،‫بالدعوة‬
.‫االجتماع‬ ‫يف‬ ‫بحثها‬ ‫املطلوب‬ ‫والتقارير‬
:‫االجتماع‬ ‫أثناء‬ ‫مسؤولياته‬
.‫األعضاء‬ ‫جلوس‬ ‫ترتيبات‬ ‫استكمال‬
.‫للكتابة‬ ‫عضو‬ ‫كل‬ ‫أمام‬ ‫كافية‬ ‫أوراق‬ ‫كمية‬ ‫توفري‬
‫إذا‬ ‫ومرفقاته‬ ‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫من‬ ‫إضافية‬ ‫كمية‬ ‫توفري‬
.‫البعض‬ ‫طلبها‬

80. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
80
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
‫بحالة‬ ‫التسجيل‬ ‫وأجهزة‬ ‫امليكروفونات‬ ‫توفري‬ ‫ضمان‬
.‫إليها‬ ‫األمر‬ ‫احتاج‬ ‫إذا‬ ‫جيدة‬
‫املطلوبة‬ ‫األوراق‬ ‫وكل‬ ‫السابقة‬ ‫الجلسة‬ ‫محرض‬ ‫وجود‬
.‫األمر‬ ‫لزم‬ ‫إذا‬
‫يدعون‬ ‫قد‬ ‫الذين‬ ‫املستشارين‬ ‫أو‬ ‫الخرباء‬ ‫وجود‬
.‫االجتماع‬ ‫لحضور‬
‫املعتذر‬ ‫األعضاء‬ ‫من‬ ‫الحارضين‬ ‫حرص‬‫والغائبني‬ ‫ين‬
‫و‬ ‫االجتماع‬ ‫بدء‬ ‫قبل‬‫إ‬.‫االجتماع‬ ‫محرض‬ ‫يف‬ ‫ذلك‬ ‫ثبات‬
‫بقراءة‬ ‫االجتماع‬ ‫رئيس‬ ‫من‬ ‫أمر‬ ‫عىل‬ ‫بناء‬ ‫يقوم‬ ‫أن‬
‫لم‬ ‫فإذا‬ ‫السابق‬ ‫االجتماع‬ ‫محرض‬‫اعرتاضات‬ ‫توجد‬
.‫توقيعه‬ ‫عىل‬ ‫لألعضاء‬ ‫قدم‬ ‫عليه‬
‫املؤيدين‬ ‫أسماء‬ ‫إقرار‬ ‫ثم‬ ‫موضوع‬ ‫كل‬ ‫نص‬ ‫تسجيل‬
.‫واملعارضني‬
‫املناقشات‬ ‫تسجيل‬ ‫عىل‬ ‫العمل‬‫الجوهرية‬ ‫واآلراء‬
‫معروض‬ ‫موضوع‬ ‫بكل‬ ‫املتصلة‬.‫االجتماع‬ ‫يف‬

81. ‫الغامدي‬ ‫عباس‬ ‫محمد‬ ‫مليحة‬ : ‫األستاذة‬ ‫إعداد‬ / ‫املكاتب‬ ‫وإدارة‬ ‫السكرتارية‬
81
‫االجتماعات‬ ‫تنظيم‬ :ً‫ال‬‫أو‬
:‫االجتماع‬ ‫بعد‬ ‫مسؤولياته‬
.‫األخري‬ ‫االجتماع‬ ‫محرض‬ ‫إعداد‬
‫ونسخها‬ ‫الرئيس‬ ‫عىل‬ ‫اتخذت‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫عرض‬
‫املختصة‬ ‫للجهات‬ ‫منها‬ ‫صورة‬ ‫وإرسال‬ ‫وطبعها‬
.‫بالرشكة‬
‫اللوحات‬ ‫يف‬ ‫إعالنها‬ ‫يرى‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫إعالن‬
.‫بذلك‬ ‫الخاصة‬ ‫واألماكن‬
.‫بالصحف‬ ‫نرشها‬ ‫يتحتم‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫نرش‬
‫والقرارات‬ ‫للمحارض‬ ‫املختلفة‬ ‫الحفظ‬ ‫بأعمال‬ ‫القيام‬
.‫والوثائق‬ ‫واملذكرات‬