Når virkeligheden rammer projektet - Thomas Palsbjørn-Pedersen, ProActive
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•122 views
Hør hvordan et gennemtænkt projektstyringsværktøj kan guide organisationen gennem den svære virkelighed med scopes, der ændrer sig, mails og dokumenter m.m., som flyver frem og tilbage.
Recommended
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (7)
Similar to Når virkeligheden rammer projektet - Thomas Palsbjørn-Pedersen, ProActive
Similar to Når virkeligheden rammer projektet - Thomas Palsbjørn-Pedersen, ProActive (20)
Når virkeligheden rammer projektet - Thomas Palsbjørn-Pedersen, ProActive
- 1. 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 1 Når virkeligheden rammer projektet Projektværktøjsdagen 2014
- 2. Fakta, mission og værdier 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 2 Grundlagt i1997 Kontorer i København, Aarhus, Odense og Aalborg 125 erfarne og engagerede konsulenter Microsoft Guld Partner Ejer af ProActive Freelance Stærke kompetencer inden for Microsoft teknologi, rådgivning, projektledelse og service Kvalitet Engagement Innovation Troværdighed ProActive er den strategiske partner, som tager et totalansvar for at skabe afgørende forretningsmæssige fordele med Microsoft teknologi.
- 3. Anerkendt Microsoft Partner 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 3
- 4. 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 4 Når virkeligheden rammer projektet
- 5. Det gode projekt er i stand til at håndtere miljøet omkring projektet
- 6. Disciplin er at gøre det du ikke har lyst til, når du ikke har lyst til det!
- 7. Projektledelse ≠ Projektleder Projektleder = facilitator Hele projektet skal bidrage hvis projektledelsen skal blive en succes! Kultur Definerer ofte graden af push og pull (selvom vi altid prøver at optimere pull uanset hvad) Værktøjet skal ikke kun forholde sig til virksomhedskultur – i en global verden er national kultur mindst ligeså vigtig. Vi åbner dørene – hvem der går igennem dem afhænger af kulturen
- 8. Hårde og bløde data De hårde data skal være lettilgængelige og give direkte rapportering i et øjebliksbillede De bløde data skal let kunne afleveres det rigtige sted og findes igen! Emailen med ændringen skal gemmes på projektets ”fællesdrev” – ikke i en tilfældig indbakke 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 8
- 9. Vi 21. NOVEMBER 2014 9 © PROACTIVE A/S
- 10. Det rette værktøj til mange brugerkontekster
- 11. De bløde data – dokumenter, emails mm. Integreret direkte i Office og Outlook Gem nye dokumenter direkte til projektet, ændringen mm. Skabeloner med direkte fletning af data fra projektet Vedhæft dokumenter direkte fra Outlook Send links til dokumenter Start nye projekter, changes direkte fra Outlook Opgaver og møder pushet direkte til Outlook Foreslår selv destination for emails Fuldt overblik over dokumenter mm. og søgning direkte fra Outlook Mm. 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 11
- 12. Projektmodel integreret direkte i arbejdet 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 14 Stage-Gate model direkte i projektets site Konfigureres til JERES metodevalg Automatiske opgaver Automatiske dokumenter Obligatorisk udfyldelse af dokumenter, data, opgaver mm. Rollemodel – skiftende ansvar og rettigheder ved stage-skift Videns-dokumenter om given stage vist direkte på sitet Linker direkte over i projektmodellen Osv.
- 13. Ændringshåndtering 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 15 Egen stage-gate model for changes Fuld oprulning af status til projektet Kan fx blokere projektets stadie-skift hvis der er kritisk change Alle emails og dokumenter vedr. ændringen samlet eet sted med det samme Oprettelse kan ske direkte fra Outlook, så når mailen med første ændringsindikation tikker ind opretter brugeren et ændrings-site inden første mail gemmes
- 14. Projekt status håndtering 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 16 Styring direkte fra projektet Opsamling af antal åbne opgaver (fx de kritiske) Opsamling af åbne og afsluttede ændringer Fuld historik på status Samlet oprulning til porteføljeoverblik hos projektkontor osv.
- 15. Opsummering Hele projektet bør deltage Bring værktøjet derhen hvor deltagerne er - bjerget skal komme til Muhammed Dvs. det skal være intuitivt og bør være integreret i kendte værktøjer! De bløde data gør forskellen – referatet og emailen med den vigtige projektændring skal være tilgængelig når krisen opstår, og man skal kunne dokumentere at den er behandlet Det gode projekt har dokumenteret ændringerne undervejs i projektet – ikke først når uenigheden opstår! (Og det er ikke kun projektlederens opgave) Projektets kritiske data er ikke i et Excel ark eller et Gantt diagram – de er i kommunikationen med interessenterne! 21. NOVEMBER 2014 © PROACTIVE A/S 17
- 16. Vi 21. NOVEMBER 2014 18 © PROACTIVE A/S
- 17. T: +45 82 32 32 32 F: +45 82 32 32 22 M: info@proactive.dk W: www.proactive.dk København Rosenørns Allé 1 DK-1970 Frederiksberg C Aarhus Åbogade 15 DK-8200 Aarhus N Odense Egelundsvej 18 DK-5260 Odense Aalborg Niels Jernes Vej 10 DK-9220 Aalborg Ø
Editor's Notes
- Husk personlig introduktion
- Fokus på cloud-delen – WP kan leveres både i cloud og on-premise. Derudover fokus på vores diversifikerede services – hele værdikæden
- … jeg vil vise jer et par eksempler på hvordan vi håndterer nogle af de udfordringer der opstår på projekterne. Kom ned på standen bagefter og se hvorfor vi mener at vi har et fuldt værktøj til håndtering, styring og understøttelse af projekter.
- Speed-of-change bliver højere og højere! Smukke Gantt charts er out-dated to minutter inde i projektet. Selve det at lave en gantt chart og tegne op hvordan de initielle estimater opfører sig er ikke svært. Det bliver først svært når de gantt charts rammer virkeligheden og den kritiske ressource er syg i 4 uger samtidig med at kunden opdager et kritisk udestående i den oprindelige plan, som skal opprioriteres i forhold til alle de øvrige krav projektet er bygget op omkring. Hvordan strukturer man og holder styr på alle de ting der sker omkring projektet i den sammenhæng?
- Initiel projektplanlægning er ”drømmescenariet” – specielt på nogle meget store vandfaldsprojekter. Evnen til at håndtere de store omskiftninger i projekterne hænger nøje sammen med evnen til at opretholde disciplin – også når definitionen af projektet ikke længere sker i det smukke regneark eller projektplanen. Det gode projektværktøj understøtter denne disciplin - der hvor brugerne er!
- Hvad vi ofte ser på projekterne er at projektlederen overdynges med informationer i ustruktureret format og ender i en administrator-rolle. Vi mener at projektlederen skal være facilitator af at alle bidrager til en fælles styring af projektet. Styringen skal være gennemsigtig, status let at rulle op til porteføljemanagement, alle skal kunne bidrage med ændringer når de opdager dem, så projektets status bliver klar og tydelig Kulturen i organisationen er altafgørende – værktøjet skal understøtte men også være med til at åbne op for at kvaliteten forhøjes. Vi prædiker åbenhed, men vi dikterer det ikke – hvis I vil låse ned, så det kun er projektlederen der ser ”det meste”, så understøtter vi selvfølgelig det, men desto mere åbne vi kan være desto bedre.
- Det er hér WorkPoint kommer på banen – WorkPoint er et produkt der udvider SharePoint i en meget konfigurerbar retning. Baseret på dette produkt har vi i ProActive bygget en fuld projekthåndteringsløsning.
- WorkPoint er et produkt der bygger ovenpå SharePoint, men det er også et produkt som integrerer ind i Office (herunder Outlook) og som kommer med mobil-apps. Det betyder at data kan tilgås og bearbejdes fra mange forskellige sammenhænge
- Kom ned på WorkPoints stand – så tager vi en diskussion