Valg af nyt projektbaseret ERP system, Claus Birkholm, Alectia
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•175 views
ERP-ansvarlig Claus Birkholm fra ingeniørfirmaet Alectia, en 700 mand stor virksomhed placeret i Virum, fortæller om processen i forhold til at vælge det rigtige nye ERP-system, og om hvorfor valget faldt på Deltek Maconomy.
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Valg af nyt projektbaseret ERP system, Claus Birkholm, Alectia
Similar to Valg af nyt projektbaseret ERP system, Claus Birkholm, Alectia (20)
Valg af nyt projektbaseret ERP system, Claus Birkholm, Alectia
- 1. »Valg af nyt projektbaseret ERP system ERP ansvarlig Claus Birkholm fra Ingeniørfirmaet Alectia, som er en 700 mand stor virksomhed placeret i Virum, fortæller om processen for at vælge det rigtige nye ERP system og om hvorfor valget faldt på Maconomy fra Deltek.
- 2. »Agenda 1. Valg af nyt ERP system 1. Baggrund 2. Metode og Tidsplan for ”Valg af ERP system” 3. Proces fokus i kravsspecifikation 2. Kravsspecifikation: Resultat af besvarelsen og efterbehandling 3. Implementeringsprojektets tidsplan og refleksioner over kravsspecifikationens anvendelse 4. Hvor får ALECTIA forbedringer ud af Maconomy? 1. IT landskab nu 2. IT landskab med Maconomy 3. … lidt om funktionaliteten i Maconomy 2
- 3. » Ledelsens forventninger til projektet EFFEKTIVITET ERP skal understøtte sammenhængende og strømlinede processer og minimere spild Forbedre projekteffektivitet hvor timer bruges mere effektivt. Vi bruger for mange timer i projekterne i dag Forbedre styringen af kvalitet ved at minimere fejl som medfører nedskrivninger Kunne håndtere at der er store forskelle på naturen af de projekter der kører – små i en division, store i andre Mindre driftsomkostninger til IT 3
- 4. »Fase 1 konklusion Traditionelle ERP systemer SAP Dynamics AX Projektbaserede ERP systemer Maconomy Agresso Omkostninger DEMO, funktionalitet Win – Win 4
- 5. »Plan for ”Valg af nyt ERP” 6 Mar Apr May Jun 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 WS Lev 1 Aktivitet (* = se følgende slides) Udbudsmateriale * Referencebesøg Lev spm svar Lev 1 Lev 2 Kravsspecifikation * Udb.mat. Planlægning og mobilisering Kick-off Tilbud Præs. Lev 2 Kontrakt Lev 2 Kontraktforhandling Påske Bededag Kristihimmelfart Evaluering Præs. Lev 1 Aflevering Løsnings DEMO’er Kick-off Kernegrp Bestyrelsesbeslutning Her er vi Pinse
- 6. »Proces diagram (level 1)/ Heatmap grundlag for prj.org. og kravsspecifikationsstruktur Salg Leverance Økonomi Store projekter Små projekter og sager Ressourcestyring Personale (HR), Tid og Løn Godt eks. til kravspec: Hvad skal der til for at det er let at registrere? 7
- 7. »Dekomponering af processen LEVERANCER (PROJEKTER) 2. LEVERANCER (PROJEKTER) 2.1. Projektdata 2.1.1 Oprettelse af nyt projekt 2.1.2 Ændringer af projekt-stamdata 2.1.3 Oprettelse af projekttidsplan (projekt basisop-lysninger) 2.2 Ressource-data 2.2.1 Tilknyt roller/fag til projekt 2.2.2 Fastlæg salgspriser 2.2.3 Ændringer til medarbejder-stamdata (salgspris, kostbånd) 2.2.4 Registrering af reservation (buffer) 2.2.5 Beregn basis cost 2.3 Projektplanlægnin g 2.3.1 Plan-lægning inkl. budget 2.3.2 Staffing-forespørgsel 2.3.3 Planlægning af projekt tasks (tidsregi-strering) 2.3.4 Godkendelse af budget/release af projekt 2.3.5 Staffing 2.4 Projektudførelse 2.4.1 Tidsregi-strering inkl. godkendelse 2.4.2 Registrering af udgifter 2.4.3 Ompostering af timer 2.4.4 Ompostering af udgifter 2.5 Projektstyring 2.5.1 Opfølgning på tidsforbrug 2.5.2 Opfølgning på lønforbrug 2.5.3 Opfølgning på udgifter 2.5.4 Fordeling af omkostninger 2.5.5 Re-staffing 2.5.6 Hensættelser på projekter 2.5.7 Risikostyring 2.5.8 Fakturering (se under ØKONOMI) 2.6 Afslutning af projekt 2.6.1 Lukning af projekt 2.6.2 Projekt afsluttes endeligt (systemmæssigt) 2.6.3 Økonomisk evaluering 2.7 Analyser, og rapporter 2.7.1 Profitabilitetsanal yser pr. projekt 2.7.2 Profitabilitetsanal yser pr. projekt-portefølje 2.7.3 Budget vs. realiseret pr. projekt og/eller gruppe af projekter (over projektets levetid) 2.7.4 Øvrige analyser og simuleringsmulig heder Brainstorming på krav i hver enkelt level 3 procestrin Niveau 3 8
- 8. 9 Standard ERP Tillægs-modul Til-pasning Tilbydes ikke ??? 50 = Løn Deltek har blandet score på en del krav (1/2, 1-3, 1,2,3, 4 osv. De er talt med i laveste kategori. Der er 730 rene 1 af de 761. HUSK: Det er Delteks egen vurdering
- 9. »Behandling af Deltek svar efter kategori 1-4 Grupperne får skiftevis mulighed for at fremlægge overfor styregruppe/PL behov for: - Tillægsmoduler - Tilpasninger - Problemer med kat 4 10 1: Standard ERP 2: Tillægs-modul 3: Tilpasning 4: Tilbydes ikke Kategori mix Deltek lister krav der driver omk + usikkerhed Internt review i Styregruppe/PL Møde med Deltek … Evaluer om den samlede gevinst ved tillægs-modulet berettiger køb Hvilke krav kan bortfaldes? Og hvilke beholdes, hvorfor + uddyb beskrivelse? Er det et problem eller er det ”Nice to have”? Afklar hvilken kategori, der passer bedst og behandle derefter Grupperne mødes hver især med Deltek konsulent til diskussion af tilbageværende krav med kat. 3 og 4 find løsning (WA) eller Deltek giver estimat Grupperne gennemgår samlet med styregruppe/PL behov for: - Tillægsmoduler - Tilpasninger - Problemer med kat 4 Endelig prioritering Budget Ønskeliste Starter eksternt Starter internt Kontrakt underskrevet 28. juni 2014
- 10. »SAP: Løsnings scope KPI’er og Raportering (Qlikview) Integrationer Leverandører Kunder Interessenter Økonomi Medarbejdere Channel CRM + Excel Pipeline Account-listen Intranet (Sharepoint) GO Belastningsprognosen SAP Pipeline LSA Projekt oprettelse Projekt budgettering Projekt budget - fremdriftseval Projekt fakturering Medarbejder stamdata Løn 11
- 11. »Maconomy: Løsnings scope Interessenter KPI’er og Raportering (Qlikview) Belastningsprognosen / People Planner Medarbejdere Channel CRM + Excel Pipeline Account-listen Intern komm. (Sharepoint) GO Belastningsrapporten Pipeline LSA Integrationer Projekt oprettelse Projekt budgettering Projekt budget – fremdriftseval Projekt fakturering Økonomi ERP Intranet (Sharepoint) GO E-faktura Faktura scanning Løn CRM Leverandører Kunder Medarbejder stamdata Løn 12
- 12. Maconomy | People Planner PM/RM 1. Project creation 2. Set baseline and working budget Maconomy People Planner 3. Plan and Assign + request resources Employee 4. Time registration 5. Project follow up and re-plan 6. Project Progress (ETC) Approved Hours 13
- 13. Maconomy | People Planner PM 1. Nyt Projekt 2. Kontrakt- & Arbejds-budget Maconomy People Planner 3. Plan & opfølgning 6. ETC Employee 5. Tids-registrering 14 4. Planlæg egen tid RM 4. Fordel kategori-timer på personer 5. Ressource-overblik
- 14. »End slide Follow ALECTIA www.linkedin.com/company/alectia www.alectia.com
Editor's Notes
- The project manager has access to the New project perspective in which new projects are created. You can use templates to create the projects to obtain a default WBS on projects and attach a pricelist to the project. Note: If the customer also runs Maconomy most of the projects are recommended to be created by the “Push project” functionality in Maconomy which automatically creates the project in People Planner (when you create the project in Maconomy) The project manager can break down the project in phases and tasks including adding a working budget. Note: It is not the recommendation to assign resources on task level – but on project level (see slide about “What to do” recommendations). Show how you can break down a project into phases and tasks Show the column Working Budget and explain the purpose of this (the Working budget is used by the project manager to estimate the hours to be used on the project/tasks) Assign a resource to the project level and type in some data. If the resource is set up to require approval, the cells in the Gantt will be coloured as “Tentative” and an approval is need by the resource manager. You can use the buttons “Show tentative”, “Show Declined” to get an overview about the approval situation as a project manager. Note: Even though an approval workflow is setup, the project manager and the resource manager should must communicate and not rely on the system to “solve” the resource bottlenecks. If the resource manager declines a resource request from a project manager, the project manager must re-plan (change the hours in the Gantt) accordingly.
- The project manager has access to the New project perspective in which new projects are created. You can use templates to create the projects to obtain a default WBS on projects and attach a pricelist to the project. Note: If the customer also runs Maconomy most of the projects are recommended to be created by the “Push project” functionality in Maconomy which automatically creates the project in People Planner (when you create the project in Maconomy) The project manager can break down the project in phases and tasks including adding a working budget. Note: It is not the recommendation to assign resources on task level – but on project level (see slide about “What to do” recommendations). Show how you can break down a project into phases and tasks Show the column Working Budget and explain the purpose of this (the Working budget is used by the project manager to estimate the hours to be used on the project/tasks) Assign a resource to the project level and type in some data. If the resource is set up to require approval, the cells in the Gantt will be coloured as “Tentative” and an approval is need by the resource manager. You can use the buttons “Show tentative”, “Show Declined” to get an overview about the approval situation as a project manager. Note: Even though an approval workflow is setup, the project manager and the resource manager should must communicate and not rely on the system to “solve” the resource bottlenecks. If the resource manager declines a resource request from a project manager, the project manager must re-plan (change the hours in the Gantt) accordingly.