Hệ thống kiểm soát nội bộ: Thiết lập và vận hành

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO CEO – SME BizUni
Giảng viên: TRẦN TÔ TỬ - trantotu2000@yahoo.com
THÁNG 01-2018
Chuyên đề :
Trang: 1. Tai lieu so: 1399

VÀI NÉT TỰ GIỚI THIỆU
❖ Phoù Toång Giaùm Ñoác / Trưởng Ban Kiểm Soaùt
Coâng ty Cổ Phần Theùp POMINA
❖ Giaûng vieân Tröôøng Doanh nhaân BizUni
❖ Giaûng vieân Tröôøng Doanh nhaân PACE
Hiện nay:
Trước đó:
▪ Phoù Toång Giaùm Ñoác Coâng ty Coå phaàn KINH ÑOÂ
▪ Giaùm Ñoác Cty CP Tö Vaán Ñaàu Tö ICC
▪ Thaønh vieân Toå Tö Vaán cuûa Thuû Töôùng Voõ Vaên Kieät
▪ Chuyeân vieân kinh teá - Vieän Kinh Teá TP.HCM
▪ Tröôûng phoøng ñaàu tö & tieáp thò Cty Vaøng Baïc Ñaù Quyù SJC
▪ Coäng taùc vieân Thôøi Baùo Kinh Teá SG – Saøi Goøn Tieáp Thò…..

1. Giúp CEO giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con người & tài sản.
2. Giúp CEO giảm tải trọng những công việc sự vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề
chiến lược.
3. Giúp CEO chuyên nghiệp hoá công tác quản lý diều hành, cụ thể:
✓ DN được quản lý, KIỂM SOÁT một cách khoa học, chứ không phải thuần túy bằng
cảm tính (kinh nghiệm & trực giác).
✓ DN được quản lý, KIỂM SOÁT bằng cơ chế & quy chế chứ không phải thuần túy dựa
vào lòng tin.
Mục tiêu đào tạo là chuyển giao “tư duy & phương pháp” chứ không đi sâu vào những vấn đề
chi tiết mang tính kỹ thuật nghiệp vụ.
Học viên có thể :
❖ Hiểu được hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp như thế nào.
❖ Nắm được tư duy & phương pháp để thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm:
Mục tiêu và Phương pháp tiếp cận của chuyên đề :

Nội dung Chuyên đề :

KIỂM
SOÁT
OVER
CONTROL
! ! ! ! ! ! ! !
Baïn phaân bieät
nhö theá naøo veà
caùc khaùi nieäm:
KIEÅM KEÂ
KIEÅM TRA
KIEÅM SOAÙT
KIEÅM TOAÙN
GIAÙM SAÙT
VÌ SAO VINASHIN ĐÃ TỪNG CÓ 11 ĐOÀN ĐẾN KIỂM TRA
NHƯNG VINASHIN VẪN BỊ PHÁ SẢN ?

Sai lệch &
nguyên nhân
sai lệch
Sai lệch là những ẩn số “x” –
“x” càng lớn, rủi ro tiềm tàng càng cao
KIỂM TRA : So sánh đối
chiếu giữa thực trạng
với các đối chuẩn để
phát hiện sai lệch và
nguyên nhân sai lệch.
MỤC
TIÊU
BIÊN
ĐỘ
KiỂM KÊ: Thống kê – “cân , đong,
đo, đếm” để hiểu rõ, đúng đắn & đầy
đủ tình trạng thực tế đang diễn ra
baèng ñoâi maét “khoùm”
▪Mắt người khác
▪Camera
▪Lương tâm mình

KIỂM TOÁN là công việc kiểm tra, phân tích các
báo cáo để đưa ra lời xác nhận các báo cáo đó:
1. Có tính hợp lý không ?
2. Có tính chính xác không ?
3. Có tính trung thực không ?
Các báo cáo tài
chính – B/c thực
hiện ngân sách
Báo cáo thực hiện các dự án
– đề án – kế hoạch
Báo cáo thực hiện chính sách, điều lệ,
quy chế, chế độ, thủ tục, quy trình
PHẠM VI
KIỂM TOÁN :
Kiểm toán tài chính
Kiểm toán tuân thủ
Kiểm toán hoạt động

CEO
KIỂM
TOÁN
NỘI BỘ
CÁC NHÀ ĐẦU TƯ TIỀM NĂNG
CÁC CỔ ĐÔNG
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY
KIỂM TOÁN
ĐỘC LẬP
đến từ bên
ngoài Công ty
“Theo ý kiến của chúng tôi, Báo Cáo Tài
Chính đã phản ánh trung thực và hợp lý,
trên các khía cạnh trọng yếu, tình hình tài
chính của Cty vào ngày….phù hợp với các
chuẩn mực kế toán VN, chế độ kế toán VN
và các quy định pháp lý có liên quan đến
việc lập và trình bày Báo Cáo Tài Chính”.
“Kiểm toán độc lập / Kiểm toán nội bộ”

Hệ thống kiểm soát là một mô hình tổ chức bộ máy
kiểm soát với một cơ chế kiểm soát kết hợp giữa
con người – công việc kiểm soát và phương tiện trong
một không gian và thời gian để tạo ra được các thành
quả đáp ứng các mục tiêu của DN - như: tuân thủ luật
pháp, quản lý rủi ro, phát hiện, ngăn ngừa sai sót,
vi phạm; để đảm bảo DN đi đúng theo định hướng
chiến lược, kế hoạch của DN.
BỘ MÁY KIỂM SOÁT
NHÂN SỰ KIỂM SOÁT
CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
CHÍNH SÁCH KIỂM SOÁT
BỘ TIÊU CHUẨN
Cơ chế vận hành là một cách thức, một phương thức
hoạt động của bộ máy quản lý biểu hiện qua các thủ
tục, các quy trình, các nguyên tắc và các chuẩn mực
quản lý.
Cơ chế vận hành thường được pháp chế hóa - chế định cụ thể hóa - thành
các tài liệu quản lý yêu cầu mọi thành viên trong DN phải tuân thủ.

❖ Sẵn sàng đương đầu với rủi ro nhưng không bất chấp rủi ro
❖ Không chấp nhận rủi ro do quản lý yếu kém.
❖ Có thể chấp nhận rủi ro nếu: lợi ích > chi phí
❖ “Phòng bệnh hơn chữa bệnh” - “cẩn trọng không bao giờ thừa”
❖ “Tin tưởng NHƯNG vẫn phải kiểm tra, kiểm soát”
❖ Toàn diện: không có “vùng cấm”
❖ Tính cách của người kiểm tra không như người “thợ săn” :
giăng bẫy, rình rập, “mắt nhắm, mắt mở”
❖ ….
Chính sách kiểm soát của Lãnh đạo chính là những quan điểm của Lãnh đạo
đối với hoạt động kiểm soát và quản trị rủi ro trong DN, chẳng hạn như:
CHÍNH SÁCH: Những quan điểm ứng xử
đối với con người, sự việc, vấn đề……

Môi trường họat động
HOW
WHY ?
• Tiêu chuẩn sản phẩm,
tiêu chuẩn công việc
• Các thông số - định mức
kinh tế kỹ thuật
• Chức năng, nhiệm vụ,
• Mô tả công việc
• Các Quy trình
• Các KPI
CHÍNH SÁCH
CỦA
LÃNH ĐẠO
Có vượt biên độ
cho phép không?
Những quan điểm cơ bản,
cốt lõi của lãnh đạo đối với
các hoạt động của DN,
biểu hiện với 3 hình thức:
“Ý chỉ” ngầm hiểu
YÊU CẦU: PHÁP CHẾ HÓA CÁC ĐỐI
CHUẨN

YÊU CẦU LÀM TỐT
CÔNG TÁC THỐNG
KÊ & BÁO CÁO
TĂNG CƯỜNG PHÁP CHẾ
HÓA CÁC ĐỐI CHUẨN
MỞ RỘNG CÔNG KHAI & MINH BẠCH – THU HẸP, LOẠI TRỪ “VÙNG CẤM”
MỤC
TIÊU
BIÊN
ĐỘ
KỊP THỜI TÁC ĐỘNG
ĐIỀU CHỈNH NGAY SAU
KHI PHÁT HIỆN SAI LỆCH
baèng ñoâi
maét “khoùm”

10%
10%
KIỂM SOÁT
LÃNH ĐẠO
TỔ CHỨC
HOẠCH ĐỊNH
GIÁM SÁT & TÁC ĐỘNG
ĐIỀU CHỈNH Ở CÁC KHÂU
THEN CHỐT, CỐT LÕI, CHI
PHỐI MỌI HOẠT ĐỘNG
GIÁM SÁT &
KIỂM SOÁT
TOÀN DIỆN

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM SOÁT
Vai trò
thành
viên
HĐQT
• Hoạch định chiến lược
trung, dài hạn
• Xây dựng kế hoạch
hàng năm
• Tạo lập chính sách
• Ban hành chuẩn mực
- các quy chế
• Xây dựng hệ thống, thiết
kế & tái cấu trúc DN
• Quy hoạch đội ngũ kế
thừa.
• Bổ nhiệm CEO
• Thuyết phục các cổ đông,
thành viên HĐQT đồng
thuận với chiến lược của
Cty
• Xử lý mâu thuẩn, xung
đột lợi ích
• Giám sát hoạt động
của bộ máy điều hành.
• Tác động điều chỉnh
theo các mục tiêu
chiến lược và các
chuẩn mực
Vai trò
thành
viên Ban
Kiểm
Soát
❖Hoạch định chiến lược
quản lý rủi ro.
❖Xây dựng các phương
án phòng chống sự cố,
khủng hoảng
❖Tổ chức hệ thống kiểm
soát nội bộ
❖Thiết lập hệ thống cảnh
báo sớm
❖Tạo ảnh hưởng của BKS
đối với hệ thống kiểm
soát nội bộ
❖Vận động CNV phát hiện,
phòng chống tiêu cực.
Kiểm tra hoạt động
của HĐQT, CEO theo
pháp luật, nghị quyết
ĐHCĐ, điều lệ và quy
chế quản trị công ty
Vai trò
CEO
+ Xây dựng kế hoạch chi
tiết tháng, quý, năm
+ Xây dựng các chương
trình, dự án
+ Huy động, quản lý các
nguồn lực
+ Tổ chức triển khai thực
hiện KH, chương trình
+ Động viên, thúc đẩy đội
ngũ NV
+ Xử lý tốt các mâu thuẩn,
xung đột lợi ích
Kiểm soát hệ thống
kiểm soát nội bộ

HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM SOÁT
Vai trò
CEO
+ Xây dựng kế hoạch chi
tiết tháng, quý, năm
+ Xây dựng các chương
trình, dự án
+ Huy động, quản lý các
nguồn lực
hiện KH, chương trình
+ Động viên, thúc đẩy
đội ngũ NV
+ Xử lý tốt các mâu
thuẩn, xung đột lợi ích
Kiểm soát hệ thống
kiểm soát nội bộ
Vai trò
QUẢN LÝ
CẤP
TRUNG
❖ Lập kế hoạch chi tiết
hàng tháng.
❖Xây dựng các phương
án khắc phục, phòng
ngừa
❖Tổ chức bộ lưới kiểm
soát tại đơn vị
❖Huy động, quản lý các
nguồn lực
❖ Truyền thông nâng
cao nhận thức của
CNV về quản lý rủi ro
❖Vận động CNV phát
hiện sai lệch.
▪Giám sát & Kiểm soát
Hệ thống kiểm soát.
▪Xử lý các tình huống
sai lệch theo thẩm
quyền
Vai trò
QUẢN LÝ
CẤP
CƠ SỠ
+ Lập kế hoạch chi tiết
công việc hàng tuần
theo các mục tiêu kế
hoạch của cấp trên
hiện kế hoạch trong
tuần
Động viên, thúc đẩy
đội ngũ CNV:
✓ Tuân thủ đúng &
✓ Quan tâm đến quản
lý rủi ro
Kiểm tra chất lượng:
công việc, bán thành
phẩm, thành phẩm,
nguyên vật liệu, MMTB,
dụng cụ - môi trường
làm việc
Kiểm tra: PCCC - tính
tuân thủ của CNV……..

QUẢN TRỊ
QUẢN TRỊ
MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC CẤP CÔNG TY
1. Đảm bảo
hoàn thành
Kế Hoạch,
Chiến Lược
2. Đảm bảo
An toàn -
Phòng chống
các loại rủi ro
Làm thế nào để đảm bảo
“phát triển bền vững” ?
MỤC TIÊU
PHÁT TRIỂN
BỀN VỮNG
Hiện nay, trong công ty
chúng ta, yếu tố nào
còn thiếu hoặc yếu ?
Sứ mệnh của đội ngũ quản lý &
lãnh đạo:
BỘ MÁY KIỂM SOÁT
NHÂN SỰ KIỂM SOÁT
CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
CHÍNH SÁCH KIỂM SOÁT
BỘ TIÊU CHUẨN

CHIẾN
LƯỢC
PHÁT
TRIỂN
CHIẾN
LƯỢC
CẠNH
TRANH
CHIẾN LƯỢC
KINH DOANH
CL
CẤP
CÔNG TY
• TẦM NHÌN
• SỨ MỆNH
CHIẾN
LƯỢC
TIẾP
THỊ
CHIẾN
LƯỢC
CUNG
ỨNG
CHIẾN
LƯỢC
SX - R&D
CHIẾN
LƯỢC
TÀI
CHÍNH
CHIẾN
LƯỢC
NHÂN
SỰ
1. Quỹ đạo chiến lược – Có chệch hướng không?
▪ Những quan điểm cơ bản, cốt lõi của lãnh đạo
▪ Nội dung chiến lược các cấp
2. Khung Kế hoạch – Có vượt khung không?
▪ Nội dung kế hoạch, chương trình, dự án
▪ Xu hướng & tốc độ & tiến độ triển khai
• Các chỉ tiêu & định mức
kinh tế – kỹ thuật
• Các tiêu chuẩn chất lượng
• Các chức năng, nhiệm vụ,
• Quy trình, mô tả công
việc, tiêu chuẩn CV
• Các KPI
Có vượt
biên độ
cho phép
không?
3. Các Tiêu chuẩn,
chuẩn mực

• Cháy nổ
• Bị đánh cắp
• Gian lận
• Làm sai quy trình,
phương pháp
▪…….
❖ Tài sản cố định
❖ Vật tư hàng hóa
❖ Tiền mặt-lợi nhuận
❖ Thông tin
❖ Nhân sự
❖ Uy tín DN
❖ Thị phần
GÂY THIỆT HẠI :
LOẠI RỦI RO:
KHÁCH HÀNG -
NGƯỜI TIÊU DÙNG
NHÀ
CUNG
CẤP
SẢN PHẨM /
NGÀNH NGHỀ
TOÀN CẦU HÓA
ĐIỀU KIỆN
TỰ NHIÊN
KHOA HỌC
KỸ THUẬT
ĐỐI THỦ
CẠNH
TRANH
LUẬT PHÁP
CHÍNH SÁCH
KINH TẾ
VĨ MÔ
VĂN HÓA
XÃ HỘI
TÁC ĐỘNG MÔI TRƯỜNG

1. Độc lập - Hệ thống kiểm soát độc lập tương đối hoặc tuyệt đối với hệ thống
hoạt động của đối tượng được kiểm tra, kiểm soát
2. Khách quan, vô tư - Hệ thống kiểm soát không được có mối quan hệ quyền lợi
nào với hệ thống hoạt động của đối tượng được kiểm tra, kiểm soát
3. Trung thực - Hệ thống kiểm soát phải phản ánh trung thực hiện trạng của hệ
thống hoạt động được kiểm tra, kiểm soát
4. Tỉ mĩ, chính xác - Hệ thống kiểm soát phải chu đáo, cẩn thận, quan tâm đến
từng chi tiết nhỏ từ việc thu thập thông tin, đánh giá hiện trạng đến việc đưa ra
các nhận định, kết luận của mình
5. Kiểm tra thường xuyên, tác động điều chỉnh quyết liệt, ngay lập tức
6. Không gây cản ngại, làm trì trệ quá trình hoạt động
7. Chi phí kiểm soát phải thấp hơn thiệt hại ước tính từ rủi ro

Theo dỏi – quan sát
& ghi nhận những
diễn biến
Nghiên cứu điều
chỉnh mục tiêu,
chuẩn mực - lập
phương án phòng
ngừa sai lệch
Giám sát
Kieåm keâ -
Ño löôøng keát
quaû thöïc teá
So saùnh keát
quaû thöïc teá
vôùi caùc
ñoái chuaån
Xaùc ñònh caùc
sai leäch
Phaân tích nguyeân
nhaân gaây sai leäch
Giaùm định, kieåm chöùng
keát quaû ñieàu chænh
RA QUYEÁT ÑÒNH ÑIEÀU
CHÆNH MUÏC TIEÂU, CHUAÅN
MÖÏC – BAN HAØNH GIAÛI
PHAÙP PHOØNG NGÖØA
Lập các phương án khắc phục
để đưa đối tượng kiểm sóat trở
lại trạng thái hoạt động đúng
mục tiêu, chuẩn mực
RA QUYEÁT ÑÒNH
ÑIEÀU CHÆNH
CAÙC SAI LEÄCH

❖ Xử lý
thông tin
❖Phân tích
❖Thẩm định,
đánh giá các
phương án.
❖Lựa chọn
phương án
tác động
khắc phục,
phòng ngừa
Nhiệm vụ và quyền hạn của các cấp quản lý
Nhiệm vụ của:
❖ Các cấp tham mưu
❖ Thành viên Hệ thống KSNB
Ban hành
quyết định:
phương án
tác động
được
lựa chọn
sai lệch / rủi ro
▪ Cung cấp thông tin có
liên quan
các phương án
giải pháp tác động khắc
phục, phòng ngừa sai
lệch / rủi ro
Phát hiện:
sớm – đúng – đủ các dạng rủi ro
Tác động: kịp thời – chính xác
3 NỘI DUNG
CƠ BẢN
CỦA MỘT
BÁO CÁO
KẾT QUẢ
KIỂM TRA
(tùy theo phân cấp của DN)
QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH KIỂM SOÁT

QUÁ TRÌNH VẬN HÀNH
Các yếu tố
ĐẦU VÀO
Các yếu tố
ĐẦU RA
ĐIỀU CHỈNH
Thông tin
phản hồi
Chốt kiểm tra
Mục tiêu
kỳ vọng
Chốt kiểm tra
Tiền kiểm hay
kiểm soát phòng ngừa
(Preventative
/Pre-control)
Hậu kiểm hay kiểm soát phát
hiện và tác động điều chỉnh
(Post-control)
Đồng kiểm (Steering
/Concurrent control)

Ai chịu trách nhiệm quản lý rủi ro?
▪ Rủi ro có thể xuất hiện trong mọi lãnh vực chuyên môn và trong mọi hoạt
động của DN.
▪ Mọi người – mọi cá nhân, mọi bộ phận, đều có trách nhiệm quản trị rủi ro,
nhưng cấp quản lý càng cao, càng phải chịu trách nhiệm nặng nề hơn!
▪ Trách nhiệm quản trị rủi ro không thể chuyển giao hoặc thuê ngoài!
QUẢN TRỊ RỦI RO BẰNG MỘT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ -
VỚI BỘ MÁY BAO GỒM CÁC BỘ PHẬN:
❖ BAN KIỂM SOÁT / KIỂM SOÁT VIÊN
❖ PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
❖ PHÒNG QUẢN TRỊ RỦI RO
❖ CÁC BỘ PHẬN CÓ CHỨC NĂNG KiỂM TRA , GIÁM SÁT: Kế toán – Quản lý
chất lượng – Ban ISO – Ban ATLĐ – PCCC …..

KiỂM SOÁT TỪ BÊN NGOÀI
CÁC TỔ CHỨC
GIÁM ĐỊNH
CÔNG TY
KiỂM TOÁN
ĐỘC LẬP
TỔNG KiỂM TOÁN
NHÀ NƯỚC
THANH TRA
BAN KiỂM SOÁT
TỔNG GIÁM ĐỐC
CÁC PHÓ TGĐ
Phòng
Kiểm toán Nội bộ
& Quản trị Rủi ro
CÁC GĐ KHỐI
CÁC PHÒNG BAN
CÓ CHỨC NĂNG
KiỂM TRA ,
GIÁM SÁT
(Kế toán – Quản lý
chất lượng – Ban
ISO – Ban ATLĐ -
PCCC …..)
HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BỘ MÁY
QUẢN TRỊ
CÔNG TY
BỘ MÁY
ĐIỀU HÀNH
CÔNG TY
(Corporate Governance)
(Business
Management)
CÁC PHÒNG BAN KHÁC
▪ KT Tài chính
▪ KT Tuân thủ
▪ KT Hoạt động
▪ Quản trị rủi ro

Lưới III:
Cấp trên kiểm tra,
kiểm soát cấp dưới
Lưới II :
Mỗi CB-CNV
tự kiểm tra,
kiểm soát công
việc của mình
Lưới IV :
Mỗi công đoạn sau
kiểm tra sản phẩm công
việc của công đoạn trước
Rủi ro có thể chấp nhận được
Lưới VI:
Hệ thống thông tin –
báo cáo – thỉnh thị
Lưới I :
Thủ tục thẩm định
phê duyệt các Chiến lược,
Kế hoạch, Chương trình,
Dự án đầu tư
Lưới V:
Các đơn vị có chức
năng chuyên môn hóa
kiểm tra kiểm soát
Lưới VII: Kiểm toán nội bộ
hậu-hậu kiểm từ lưới 1-6
MỖI
CNV
LÀ 1
KCS
CÁC PHÒNG
CHỨC NĂNG
GIÁM ĐỐC
QUẢN ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG
KHÁCH
HÀNG
NỘI BỘ
HĐQT
CEO
HĐQT
CEO HĐQT
CEO
Cô cheá kieåm soaùt laø caùch thöùc hoïat ñoäng
cuûa moät heä thoáng kieåm soaùt – bao goàm
toøan boä caùc quy trình, thuû tuïc ñöôïc thieát
keá ñeå vaän haønh hoïat ñoäng kieåm soùat.

SỐ
TT
NỘI DUNG
TRỌNG ĐiỂM
CẦN KiỂM TRA
(CÁC TIÊU CHUẨN
THEN CHỐT)
Người thực
hiện tự
kiểm tra
(Lưới II)
Kiểm tra của
cấp trên
trực tiếp
(Lưới III)
Kiểm tra của
khách hàng
nội bộ
(Lưới IV)
GHI
CHÚ
1
2
3
...
(Đã kiểm tra
– ký tên)
(Đã kiểm tra
– ký tên)
(Đã kiểm tra
– ký tên)
▪ Đây là phương pháp kiểm tra máy bay lần cuối cùng trước khi cất cánh
▪ HĐQT / CEO cần xác định đâu là những nội dung trọng điểm bắt buộc phải
đưa vào danh mục kiểm tra này ?
(Lưới VII)

PHÁT HIỆN:
SẢN PHẨM LỖI - KHÔNG ĐẠT
CHUẨN - KHÔNG PHÙ HỢP
PHÁT HIỆN: NGUYÊN NHÂN SAI LỆCH
LƯỚI II –
TRÁCH NHIỆM CỦA
NGƯỜI TẠO RA SẢN PHẨM
P. Án
TÁC
ĐỘNG
LƯỚI V: TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG:
KỸ THUẬT – QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG
Chuyên viên Kỹ thuật –
Quản lý Chất lượng
LƯỚI VI - khi có báo cáo SP lỗi :
Ra quyết định xử lý SP không phù hợp: tái chế – hũy –
thu hồi …để NGĂN CHẬN RA THỊ TRƯỜNG
LƯỚI I:
Phê duyệt, lựa
chọn phương án
giải pháp tác động
LƯỚI III - TRÁCH
NHIỆM CỦA CẤP
TRÊN TRỰC TIẾP

2
NGƯỜI TẠO RA
SẢN PHẨM
PHÁT HIỆN SẢN PHẨM LỖI – KHÔNG ĐẠT CHUẨN
6 HĐQT / CEO
RA QUYẾT ĐỊNH
TÁC ĐỘNG NGAY
KHI CÓ BÁO CÁO
XỬ LÝ SP LỖI – NGĂN CHẬN SP LỖI BỊ LỌT
RA THỊ TRƯỜNG (Lưu ý: đặc điểm Gói dịch vụ
không thể “tồn kho” trong quá trình phân phối)
3
CẤP TRÊN
TRỰC TIẾP
A. PHÁT HIỆN
B. THAM MƯU
NGUYÊN NHÂN GÂY RA SP LỖI
CÁC PHƯƠNG ÁN KHẮC PHỤC SP LỖI
5
PHÒNG
CHỨC NĂNG
A. PHÁT HIỆN
B. THAM MƯU
NGUY CƠ, KHẢ NĂNG GÂY RA SP LỖI
CÁC PHƯƠNG ÁN PHÒNG NGỪA – CẢI TIẾN
1 HĐQT / CEO
PHÊ DUYỆT –
LỰA CHỌN
PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU ĐỂ KHẮC PHỤC -
PHÒNG NGỪA – CẢI TIẾN
LƯỚI BỘ PHẬN TRÁCH NHIỆM MỤC TIÊU

XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỘI XE TẢI
Từ số liệu thống kê 3 năm gần nhất của Đội xe tải, kết quả nghiên cứu
cho thấy:
Tốc độ: # 40km/h & Đúng tải → An toàn & Hiệu quả & Hiệu suất: Max
Yêu cầu :
Thiết kế hệ thống KSNB đối với hoạt động của Đội xe tải với 3 mục tiêu:
An toàn - Hiệu quả - Hiệu suất sử dụng xe đạt cao nhất.
TIÊU CHUẨN THEN CHỐT: Phải tuyệt đối tuân thủ Trang: 30. Tai lieu so: 1399

Lưới 1: Kiểm soát từ hợp đồng vận tải, kế hoạch điều độ các xe….
Lưới 2: Huấn luyện tài xế tự kiểm tra trong quá trình lái xe, bảo trì tự quản….
Lưới 3: Đội trưởng kiểm tra hàng tuần thông qua hộp đen hành trình, báo cáo…
Lưới 4: Khách hàng kiểm tra thông qua phiếu giao nhận hàng có ghi giờ nhận
Lưới 5: Đội bảo trì kiểm tra tình trạng xe - P. kế toán kiểm tra các chi phí
Lưới 6: Từng xe lập báo cáo: số chuyến, số tấn hàng, số nhiên liệu tiêu hao….
Lưới 7: Kiểm toán - định kỳ thẩm tra các báo cáo của mỗi xe và kiểm tra hoạt động
của lưới 1 đến lưới 6 thông qua đối chiếu các chứng từ, sổ ghi chép…
5. Thiết kế Quy trình hoạt động của Đội xe và từng xe (liên kết các lưới KS)
6. Xây dựng Bộ KPI đánh giá thành quả của tài xế - cách trả lương, thưởng, phạt
7. Ban hành Quy chế hoạt động của Đội xe tải - “đóng gói” toàn bộ các nội dung
trên đây, bao gồm cả chính sách, nguyên tắc kiểm soát, form mẫu…(mục 1-6)
1. Xây dựng Bộ tiêu chuẩn: Tốc độ, tải trọng, bảo trì, tiêu hao nhiên liệu….
2. Trang bị các công cụ giám sát: Hộp đen hành trình, các phần mềm quản lý….
3. Bộ máy kiểm soát: chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân có liên quan
4. Tạo lập cơ chế kiểm soát: áp dụng cơ chế “Bộ lưới kiểm soát”
XÂY
DỰNG
HỆ
THỐNG
KIỂM
SOÁT
NỘI BỘ
ĐỘI
XE TẢI

KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC –
BỘ PHẬN & CÁ NHÂN CẤP TRÊN
KiỂM SOÁT CẤP DƯỚI BẰNG
CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU
NGANG - CÁC QUY TRÌNH
NGHIỆP VỤ LIÊN PHÒNG BAN
Các cơ chế / thủ tục kiểm soát
sẽ liên kết với nhau trong
MA TRẬN
KIỂM SOÁT
Rủi ro
Rủi ro
Rủi ro

1. Thủ tục phê duyệt chi phí, ngân sách, kế hoạch
2. Thủ tục định dạng trước – tự động hóa việc kiểm
soát bằng chương trình phần mềm máy tính
3. Thủ tục báo cáo định kỳ và bất thường
4. Thủ tục bảo vệ tài sản
5. Thủ tục sử dụng các chỉ tiêu đánh giá thành quả
then chốt – KPI
6. Thủ tục bất kiêm nhiệm
7. Thủ tục kiểm kê đối chiếu
8. Thủ tục giám sát & theo dõi
❖ Mỗi cấp trên trực tiếp phải hiểu rõ thuộc cấp
của mình đã – đang và sẽ phải làm gì để đạt
mục tiêu ?
❖ Mỗi cấp trên trực tiếp có thể ủy thác, giao việc
kiểm tra cho người tham mưu giúp phát hiện
sai lệch và đề xuất giải pháp xử lý; nhưng
❖ Mỗi cấp trên trực tiếp phải tự mình ra các quyết
định tác động điều chỉnh các sai lệch, nếu có.
❖ Tầm hạn quản lý / tầm hạn kiểm soát của từng
cấp quản lý thông thường từ 5 – 7 đầu mối. Nếu
nhiều hơn, nguy cơ mất kiểm soát thuộc cấp sẽ
gia tăng.
A - KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC – BỘ PHẬN & CÁ NHÂN CẤP
TRÊN KiỂM SOÁT CẤP DƯỚI BẰNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT
Một số thủ tục kiểm soát căn bản

1. Xác định các chức năng quy trình
2. Đề ra các mục tiêu cần kiểm soát
3. Xác định các dạng rủi ro có thể có
4. Đưa ra cơ chế kiểm soát thích hợp
5. Hoàn thiện quy trình được thể hiện qua
chứng từ
6. Trên cơ sở đó lập/bổ sung “Quy chế
nghiệp vụ ” bao gồm những nội dung
trên để những bộ phận và cá nhân có
liên quan cùng thực hiện
1. Quy trình bán hàng
2. Quy trình mua hàng
3. Quy trình chi tiêu – tiền mặt
& tài khoản ngân hàng
4. Quy trình tiền lương
5. Quy trình kế toán
6. Quy trình sản xuất
7. Quy trình tồn kho & tài sản
cố định
8. Hệ thống thông tin
B - KIỂM SOÁT THEO CHIỀU NGANG –
CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LIÊN PHÒNG BAN

CÔNG CỤ
PHÁT HIỆN
RỦI RO:
Vùng an toàn
Vùng phải cẩn trọng
Vùng nguy hiểm
TẦM SOÁT
TỪ XA
BẰNG
RADAR

Cơ cấu Vốn – Nợ
Ví dụ: Tỷ
số tài chính
NỢ / VỐN:
1
2
Vùng an toàn < 1
Vùng phải cẩn trọng 1 – 2.0
Vùng nguy hiểm > 2.0

Rủi ro hoạt động
kinh doanh
Rủi ro hoạt
động đầu tư
Rủi ro huy động vốn
Rủi ro
lãi suất
Rủi ro
tỷ giá
Rủi ro
biến
động
giá cả
2
3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Tỷ số
tài chính
NỢ /VỐN
BAÙO
ÑOÄNG Trang: 37. Tai lieu so: 1399

1. Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân
công trách nhiệm rõ ràng
2. Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng
văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ DN;
3. Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những NV khác nhau;
4. Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
5. Chất lượng đội ngũ nhân sự trong HT-KSNB. Đồng thới, mọi CB.CNV đều phải
tuân thủ HT-KSNB;
6. Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
7. Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
8. Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
9. Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
Những yếu tố quan trọng để HT - KSNB hoạt động hiệu quả

Đánh giá
định
lượng:
Các KPI
đo lường,
đánh giá
thành quả
kiểm soát

CHAÂN THAØNH CAÙM ÔN

Hệ thống kiểm soát nội bộ: Thiết lập và vận hành

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Hệ thống kiểm soát nội bộ: Thiết lập và vận hành

Similar to Hệ thống kiểm soát nội bộ: Thiết lập và vận hành (20)

More from KimV21

More from KimV21 (13)

Recently uploaded

Recently uploaded (15)

Hệ thống kiểm soát nội bộ: Thiết lập và vận hành