Vendor master record berisi informasi lengkap tentang vendor yang digunakan berbagai departemen untuk mengontrol transaksi dan memproses data pengiriman. Sistem administrasi pembayaran hutang melibatkan berbagai pihak seperti supplier, pembelian, penerimaan, kontroler keuangan, dan manajer dalam proses transaksi hutang dengan departemen account payable. Proses pembayaran hutang meliputi pemesanan barang, penerimaan barang, penukaran tanda terima, pencoc

1. Pengelolaan Administrasi
Account Payable/Hutang
Training

2. Account Payable Record

3. Master Data

4. Vendor Master
• Vendor master record berisi semua informasi
yang dibutuhkan perusahaan untuk hubungan
bisnisnya dengan vendor. Data ini mengontrol
transaksi pengiriman serta pemrosesan data
pengiriman. Baik departemen akuntansi dan
pembelian menggunakan master record ini.
• Vendor master record disimpan secara terpusat
dalam sistem. Ini memastikan bahwa data
selalu konsisten, terkini dan tanpa duplikasi.

5. Vendor Master …
Vendor master record menyajikan:
• Tinjauan umum semua data untuk vendor
tertentu.
• Akses data yang fleksibel.
• Data dasar yang digunakan untuk mengontrol
transaksi pembayaran dan untuk mewakili
proses bisnis (posting invoice/faktur awal).
Selain itu, desain fleksibel vendor master
record sangat cocok untuk kebutuhan khusus.

6. • Vendor master record juga digunakan untuk
mewakili divisi kerja yang berbeda dari satu
cabang vendor ke yang berikutnya.
• Fungsi akuntansi dan pembayaran yang diterima
dapat digabungkan secara terpusat untuk
vendor dengan beberapa kantor cabang yang
memiliki otoritas penjualan otonom.
• Dengan menautkan akun cabang dengan akun
kantor pusat, setiap pengeposan ke akun cabang
secara otomatis diposting ke kantor pusat.
Vendor Master …

7. • Nomor rekening cabang disimpan dalam
dokumen yang memungkinkan Anda melakukan
analisis dan mempertahankan korespondensi,
baik secara terpusat maupun lokal. Anda dapat
menunjukkan nomor akun untuk alternatif
pembayaran dalam vendor record. Pembayaran
dilakukan ke alamat yang ditunjuk atau melalui
detail bank ke akun vendor ini.
• Setiap saldo kredit dengan perusahaan terafiliasi
harus dipertimbangkan ketika melakukan
eliminasi untuk konsolidasi grup perusahaan.
Karenanya, Anda harus memasukkan nomor
perusahaan unik dalam catatan induk vendor.
Ketika posting dibuat, nomor ini dimasukkan ke
dalam dokumen dan tersedia untuk tujuan
konsolidasi.
Vendor Master …

8. • Accounts Payable meliputi semua transaksi
dengan vendor dan mengelola akun vendor.
Transaksi mencakup invoice posting, credit
memo posting, down payments, invoice
payments, automatic payments program, and
executing vendor reports.
Financial Accounting

9. • Modul SAP FI mengelola transaksi keuangan dalam
perusahaan.
• Modul akuntansi keuangan ini membantu karyawan
untuk mengelola data yang terlibat dalam transaksi
keuangan dan bisnis apa pun dalam sistem terpadu.
• Modul ini berfungsi sangat baik untuk persyaratan
pelaporan.
• Modul SAP FI sangat fleksibel dan berfungsi dengan
baik dalam segala situasi ekonomi. Baik itu
organisasi yang lebih kecil atau organisasi yang lebih
besar; Implementasi SAP membantu dalam
konsolidasi data untuk beragam transaksi bisnis dan
persyaratan hukum. Modul Akuntansi Keuangan
membantu seseorang untuk mendapatkan posisi
keuangan real-time
Financial Accounting …

10. • Sistem secara otomatis memposting jumlah ke
akun yang sesuai dengan cara penentuan
akun.
• Biaya dan pendapatan dapat diposting ke
akun berikut:
 Account Payable & Accounts Receivable
 General ledger (for example, a cash
clearing account)
 Revenue
 Sales deductions
 Accruals (for rebate agreements)
 Accrual account
 Accrual clearing account
Financial Accounting …

11. Billing
• Seperti semua bagian pemrosesan pesanan
penjualan, billing tagihan terintegrasi ke
dalam struktur organisasi.
• Billing penagihan memiliki antarmuka untuk
akuntansi keuangan, struktur organisasi dari
departemen akuntansi (company codes).

12. Document Flow

13. • Seluruh rantai dokumen (the inquiry, the
quotation, the sales order, the delivery, the
invoice, dan the subsequent delivery free of
charge) menciptakan aliran dokumen.
• Alur data dari satu dokumen ke dokumen lain
mengurangi aktivitas manual dan membuat
penyelesaian masalah lebih mudah.
Document Flow …

14. Peranan Account Payable
• Perusahaan dalam operasionalnya biasanya
memiliki beberapa supplier yang menopang
pasokan kebutuhan, seperti bahan untuk
produksi makanan dan supplies lainnya.
• Sistem kerjasama dalam pemenuhan inventori
kebutuhan tersebut, salah satunya adalah
dengan sistem pembayaran bertahap (hutang).
Hal ini menandakan terjadinya kewajiban
perusahaan untuk melunasi hutang yang timbul
dalam jangka waktu tertentu.

15. • Permasalahan yang muncul dalam sistem
kerjasama ini adalah kecukupan dana untuk
memenuhi kewajibannya dalam pembayaran
hutang tepat waktu.
• Oleh karena itu perusahaan menetapkan sistem
pembayaran dengan termin yang sesuai dengan
kapasitas kemampuan keuangan.
Peranan Account Payable …

16. • Pemenuhan kebutuhan persediaan bahan baku
yang dibutuhkan perusahaan dari supplier
sangat berpengaruh pada operasional harian
perusahaan.
• Apabila terjadi penundaan pembelian barang
dari supplier, maka kegiatan operasional
kemungkinan dapat terganggu.
Peranan Account Payable …

17. • Apabila perusahaan memiliki masalah dengan
kondisi keuangannya setelah timbulnya hutang,
maka menyebabkan pelunasan pembayaran
kewajiban yang timbul tidak dapat berjalan
dengan baik.
• Akibatnya suplier tidak akan mengirim barang
yang dibutuhkan pada pemesanan berikutnya.
• Dibutuhkan sistem administrasi keuangan yang
profesional, khususnya dalam menangani
pelunasan hutang kepada supplier agar nama
baik perusahaan tetap terjaga dengan baik.
Peranan Account Payable …

18. • Departemen yang bekerja menangani masalah
keuangan perusahaan baik dalam mencatat
maupun mengelola administrasi pendapatan dan
pengeluaran perusahaan adalah Accounting
Departement.
• Pada Departemen Accounting perusahaan
biasanya memiliki beberapa sub bagian, salah
satunya adalah Account Payable atau sering
disebut AP.
• Tugas bagian Account Payable adalah mengelola
kewajiban-kewajiban /hutang perusahaan yang
terkait dengan perjanjian dengan supplier sesuai
dengan prosedur yang berlaku.
Peranan Account Payable …

19. • Peran Account Payable sangat penting dalam
kelancaran administrasi pembayaran
kewajiban/hutang, sehingga kegiatan harian
dapat berjalan sesuai dengan rencana kerja
operasioonal yang telah ditetapkan.
• Oleh sebab itu seorang Account Payable harus
memiliki profesionalisme yang tinggi dalam
bekerja, memperhatikan kecepatan, ketepatan,
dan teliti dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang
ditetapkan.
Peranan Account Payable …

20. Tugas Pokok Account Payable
Account payable mempunyai beberapa tugas
pokok, yaitu:
(1) Tugas Harian, meliputi:
• menerima tembusan purchase request (PR),
purchase order (PO), receiving report (RR),
dan invoice atau nota dari receiving,
• membuat Voucher Payable,
• membukukan semua pembayaran Account
Payable dan cek/bilyet giro,
• membuat jadwal pembayaran Account
Payable,
• menyimpan (filing) semua voucher payable.

21. Tugas Pokok AP …
(2) Tugas Bulanan meliputi:
• menutup voucher register book dan membuat
journal account payable,
• mengadakan konfirmasi atas pembelian
barang-barang inventory dan expenses
dengan cost control,
• menutup account payable card masing-
masing vendor, dan
• membuat trial balance of account payable.
(3) Tugas Lain-lain (insidental) seperti survey pasar.

22. Sistem Administrasi
Pembayaran Hutang
• Sistem administrasi pembayaran hutang di
perusahaan dilaksanakan oleh Department
Account Payable.
• Dalam sistem tersebut ada pihak-pihak yang
terlibat dalam proses transaksi hutang dengan
account payable departement, yaitu :
 Supplier (vendor),
 Purchasing (bagian pembelian),
 Receiving (bagian penerimaan barang),
 Financial controller (FC),
 Menager dan pemilik usaha

23. Dokumen Administrasi Kewajiban
Dokumen yang terkait dalam proses pembayaran
hutang:
a. Purchase Request (PR)
• Surat penawaran yang diberikan bagian
Purchasing dari departemen-departemen yang
membutuhkan barang.
• Purchase Request (PR) berisi : kode dan
deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan,
jumlah barang atau jasa tersebut, harga
satuan, diskon atau potongan harga, dan total
harga penawaran.

24. Purchase Request (PR)

25. Dokumen Administrasi …
b. Cek atau bilyet giro
• Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah
kepada bank yang memelihara rekening giro
nasabah tersebut, untuk memindahbukukan
sejumlah uang dari rekening yang
bersangkutan kepada pihak penerima.
• Sedangkan cek merupakan salah satu sarana
yang digunakan untuk menarik atau mengambil
uang dari rekening giro.

26. c. Tanda Terima
• Form Tanda terima adalah bukti penerimaan
invoice atau nota dari Supplier.
• Form ini berisi tentang nama Supplier atau
perusahaan, tanggal dilakukan tukar tanda
terima, jumlah tagihan sesuai dengan nota atau
invoice yang telah diserahkan oleh supplier, dan
tertera tanda tangan dari Account Payable dan
dari pihak Supplier.
• Form tanda terima berjumlah dua rangkap,
rangkap satu (warna putih) yang diserahkan
kepada supplier dan rangkap dua (warna merah)
disimpan Account Payable.
Dokumen Administrasi …

27. d. Invoice atau Nota
• Invoice adalah surat penagihan yang
dikeluarkan oleh pihak supplier kepada bagian
Account Payable sesuai dengan kesepakatan di
Purchase Order (PO).
e. Purchase Order (PO)
• Merupakan surat pemesanan yang dikeluarkan
setelah terjadi kesepakatan berdasarkan
Purchase Request (PR).
• Surat ini sangat penting karena berisi
perjanjian atau komitmen dengan supplier
Dokumen Administrasi …

28. Contoh:
Purchase Order (PO)

29. f. Faktur Pajak
• Faktur Pajak merupakan bukti pungutan
pajak yang dibuat oleh pengusaha kena
pajak yang melakukan penyerahan barang
kena pajak.
g. Surat jalan
• Surat jalan adalah dokumen yang
disertakan pada setiap mengirim atau
mengantar barang dari supplier.
Dokumen Administrasi …

30. Contoh: Surat jalan

31. h. Dokumen lainnya, yaitu:
• AP Aging Trial Balance Report
• Voucher Payable
• Market List (ML)
• Kwitansi
Dokumen Administrasi …

32. • Proses pembayaran hutang diawali dengan
proses pemesanan barang sampai dengan
penerimaan barang, dengan adanya pemesan
barang maka akan timbul suatu hutang.
• Adapun proses-proses pembayaran hutang
adalah sebagai berikut :
a. Proses pemesanan barang,
b. Proses penerimaan barang,
c. Proses pembayaran hutang ......>>>
Proses Pembayaran Kewajiban

33. c. Proses pembayaran hutang ....
• Penukaran tanda terima dari supplier,
• AP mengecek kelengkapan data invoice atau nota,
• Pencocokan dengan copy nota beserta lampirannya
yang disetorkan oleh Receiving,
• Pencetakan Aging, yang kemudian dicocokan dengan
dokumennya,
• Membuat Voucher Payable sesuai dengan invoice dan
Aging.
• Melakukan penghitungan pajak
• Membuatkan cek atau bilyet giro,
• Membuat daftar cek atau bilyet giro
• Penyerahan kepada General Cashier sebagai
permintaan pembayaran sesuai jumlah yang tertera
pada Voucher Payable
• Menghubungi supplier sebagai info transfer
pembayaran.

34. Kartu Hutang

35. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken