Pengantar Administrasi

1. STANDAR KOMPETENSI
Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran
KOMPETENSI DASAR
Mendiskripsikan administrasi perkantoran
MATERI POKOK PEMBELAJARAN
Pengertian administrasi
Peranan administrasi dalam kehidupan manusia
Unsur-unsur administrasi
Pengertaian administrasi perkantoran
INDIKATOR
Mendefinisikan pengertian adminitrasi perkantoran
TUJUAN PEMBELAJARAN
Dapat memahami pengertian administrasi
Dapat memahami pengertian administrasi dalam kehidupan manusia
Dapat memahami pengertian kantor
Dapat memahami pengertian administrasi perkantoran
Dapat memahami unsur-unsur administrasi
P.1

2. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Sekolah : SMK PGRI Sukoharjo
Mata Pelajaran : Produktif Administrasi Perkantoran
Pertemuan ke : 1 s.d 5
Alokasi Waktu : 10 Jam @ 45 menit
Standar Kompetensi : Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan
administrasi perkantoran
Kode Standar Kompetensi: DK-1
Kompetensi Dasar : Mendiskripsikan administrasi perkantoran
Indikator : Mendefinisikan pengertian adminitrasi perkantoran
A. Tujuan Pembelajaran :
1. Dapat memahami pengertian administrasi baik secara etimologis, arti
sempit maupun dalam arti luas
2. Dapat memahami unsur-unsur administrasi
3. Dapat memahami ruang lingkup kegiatan administrasi
4. Dapat mendefinisikan berbagai macam kegiatan administrasi
5. Dapat memahami arti pentingnya kegiatan administrasi bagi manusia
P.1 P.2 P.3 P.1-2-3

3. Secara etimologis istilah administrasi berasal dari
bahasa Inggris dari kata administration yang
bentuk infinitifnya to administer. Dalam Oxford
Advance Learner’s Dictioonary of Current English
(1974), kata to administer diartikan sebagai to
manage yang berarti mengelola atau to direct yang
berarti menggerakkan. Dalam bahasa Belanda
diistilahkan dengan administratie yang
mempunyai pengertian tata usaha. Tata usaha
menyangkut suatu kegiatan mengelola informasi
P.1

4. Administrasi dapat diartikan sebagai
kegiatan memberi bantuan dalam
mengelola informasi, mengelola manusia,
mengelola harta benda kearah suatu
tujuan yang terhimpun dalam organisasi
Oleh beberapa ahli, administrasi diberikan pengertian
sebagai berikut:
P.1

5. Administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan
penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan maksud
untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali
secara keseluruhan. Data dan informasi
tersebut berhubungan dengan aktivitas
organisasi. Adminitrasi dalam arti sempit
disebut tata usaha (clerical work, office
work).
Next
P.2
P.1

6. Administrasi dalam arti luas
Administrasi berhubungan dengan
kegiatan kerja sama yang dilakukan
manusia atau sekelompok orang sehingga
tercapai tujuan yang diinginkan. Oleh
karena itu administrasi diartikan sebagai
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam suatu kerja sama untuk
mencapai tujuan tertentu
Next P.2

7. Peranan Administrasi dalam kehidupan
Administrasi memberikan pengaruh
yang besar sekali dalam kehidupan
manusia pada umumnya. Tuntutan
akan terciptanya pola kerja dalam
organisasi yang efisien serta
efektif menjadi masalah utama
dalam administrasi.
P.1

8. Efisien
 Pekerjaan yang efisien adalah pekerjaan yang
membutuhkan sedikit pengorbanan dengan hasil yang
memuaskan
Efektif
 Pekerjaan yang efektif adalah pekeraan yang tidak
memperhatikan segi pengorbanan tetapi dicapai
hasil yang maksimal
P.1

9. Selain bagi manusia yang secara langsung
berpengaruh, maka administrasi juga
mempunyai peranan bagi berlangsungnya
proses kegiatan organisasi. Pada dasarnya di
dalam organisasi terdapat 2 macam
kegiatan, yaitu kegiatan operasional dan
kegiatan administratif.
P.1

10. Kegiatan Operasional
Adalah pekerjaan yang langsung
berkaitan dengan pekerjaan–pekerjaan
substantive yang menjdi kantor.
Kegiatan operatif pada pabrik kain
misalnya, tampak dalam bentuk
kegiatan-kegiatan yang berkenaan
langsung dengan proses terjadinya
kain.
P.1

11. Kegiatan Administratip
Adalah rangkaian pekerjaan yang
berupa merencanakan, memutuskan,
mengurus, mengatur, memimpin,
mengarahkan, membimbing,
mengawasi, menyempurnakan. Macam
kegiatan yang termasuk kategori ini
lazim disebut dengan istilah proses
penyelenggaraan
P.1

12. Tujuan
(Realita)
O
R
G
A
N
I
S
A
S
I
P.1

13. TUGAS
1. Jelaskan kembali mengenai pengertian administrasi dari
segi arti bahasa (etomologis).
2. Jelaskan kembali pengertian administrasi dalam arti
sempit.
3. Jelaskan kembali pengertian adminisyrasi dalam arti luas.
4. Sebutkan peranan administrasi dalam kehidupan
manusia.
5. Sebutkan kegiatan administrasi yang terjadi di
sekitarmu.
Back
P.1

14. Rangkaian kegiatan ketatausahaan dapat
digambarkan seperti berikut ini:
pengolahan penyimpanan
DATA
dan
INFORMASI
pengetikan
pengklasifikasian
penggandaan
pencatatan
penerimaan pengiriman

15. Kegiatan diatas dapat dirangkai dalam tiga
kelompok, antara lain:
1. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat,
yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan
pengiriman informasi secara tertulis mulai dari
penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman
informasi hingga sampai pada pihak yang dituju.
2. Ekspedisi (ekspedition), yaitu aktivitas mencatat setiap
informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk
kepentingan intern maupun ekstern
3. Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan
penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat
dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan. P.2

16.  Seluruh kegiatan diatas (korespondensi, ekspedisi,
pengarsipan) merupakan kegiatan tata usaha yang
dipandang sebagai pekerjaan intern yang
melibatkan manusia (personil) serta sarana dan
prasarana ketatausahaan melalui kerja sama untuk
tercapainya tertib administratif.
Back P.2

17. Dari kesimpulan diatas, ciri pokok untuk dapat
disebut sebagai administrasi yaitu:
1. Adanya sekelompok orang; artinya kegiatan
administrasi hanya mungkin terjadi jika
dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Adanya kerja sama; artinya kegiatan administrasi
hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih
bekerja sama.
3. Adanya pembagian tugas; artinya kegiatan
administrasi bukan hanya sekedar kegiatan kerja
sama , melainkan kerja sama tersebut harus
didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
P.2

18. 4. Kegiatan yang runtut; Kegiatan administrasi
berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara
berkesinambungan
5. Tujuan; sesuatu yang diinginkan untuik dicapai
melalui kegiatan kerja sama.
P.2

19. Jika disederhanakan, maka ciri pokok untuk
dapat disebut sebagai administrasi adalah:
1. Kerjasama dilakukan oleh sekelompok orang.
2. Kerjasama dilakukan berdasarkan pembagian
kerja secara terstruktur
3. Kerjasama dimaksudkan untuk mencapai tujuan
4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan
sumberdaya-sumberdaya
P.2

20. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
Individu
Kelompok
Ide
Kerjasama
Sumberdaya
Tujuan
Organisasi
(Gambar karakteristik elemen fenomena administrasi)
P.2

21.  Pemahaman tentang administrasi terfokus pada
usaha kerja sama yang didalamnya terdapat
kegiatan pelayanan dan pengelolaan data dan
informasi yang dilakukan oleh sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.
 Hal itu menunjukkan bahwa di dalam administrasi
terdapat kegiatan yang sama dilakukan pada
organisasi.
 Sehingga di dalam pemahaman mengenai
administrasi dikenal pula faktor-faktor ataupun
unsur-unsur pembentuk kegiatan dalam organisasi
yang sudah dibahas pada pengertian administrasi
dalam arti luas.
P.2

22. Oleh para ahli unsur-unsur administrasi
adalah sebagai berikut:
P.1
Link modul AP
hal 9-10

23. Tugas Pertemuan ke -2
1. Sebutkan ciri pokok untuk dapat disebut sebagai
adminitrasi!
2. Sebutkan kembali mengenai unsur-unsur
administrasi secara umum!
3. Gambarkan hubungan keterkaitan antara unsur-unsur
administrasi!
4. Jelaskan keterkaitan tiap unsur administrasi!
5. Jelaskan arti masing-masing unsur administrasi!
Back P.2

24. RUANG LINGKUP KEG.ADMINISTRASI
Next P.3

25. TUGAS
 Diskusikan dengan teman satu meja Anda untuk
membahas mengenai ruang lingkup kegiatan
admistrasi, kemudian bacakan hasilnya di depan kelas.
 Hal yang perlu dibahas antara lain:
- Apa sajakah yang menjadi obyek kajian dalam
administrasi ?
Back P.3