Dokumen tersebut membahas tentang administrasi dan laporan. Administrasi didefinisikan sebagai pengelolaan aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan tertentu, meliputi pengurusan sumber daya, manajemen, dan pencatatan data. Laporan diartikan sebagai penyampaian informasi obyektif untuk memberikan gambaran peristiwa dan fungsinya antara lain sebagai alat komunikasi, pertanggungjawaban, dan pengambilan keputusan. Syarat penting lap

1. 1. Secara etimologis, istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam
Oxford Advanced Learner's Dictionary of Current English (1974),
kata to administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to
direct (menggerakkan). Kata Administrasi dalam bahasa Belanda
adalah administratie yang mempunyai pengertian mencakup
stelselmatige verkrijging en verwerking van gegeven (tata usaha),
bestuur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi), dan beheer
(manajemen dari sumber daya, seperti finansial, personel, gudang).
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud
untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam
hubungannya satu sama lain. Data dan informasi yang dimaksud
berhubungan dengan aktivitas organisasi, baik untuk kepentingan
intern maupun ekstern.
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas,
perhatikan definisi-definisi berikut ini:
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam
kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie; 1980)
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu
bentuk usaha kerja sama demi tercapainya. Tujuan yang ditentukan
sebelumnya (Sondang P. Siagian, 1980).
Administrasi (lat. Administrare), meliputi segala proses
pelaksanaan tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (Ensiklopedi
Indonesia, 1980).
Administration is the universal process of efficiently getting
activities completed with and through other people (Stephen P.

2. Robbins, 1983). Administrasi adalah keseluruhan proses dari
aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan
melalui orang lain.
Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif,
yang, mempunyai tingkat rasionalitas tinggi (Dwight Waldo, 1971)
2. Jenis hubungan Formal dapat di bedakan:
a. Hubungan vertical, yaitu hubungan antara atasan dengan
bawahan langsung.
Contoh hubungan vertical misalnya antara Bupati dengan
Camat atau antara Lurah dengan Kepala Lingkungan dan
sebaliknya.
b. Hubungan horizontal atau lateral,yaitu hubungan antara
pejabat/petugas yang kedudukannya setingkat dalam struktur
organisasi.
Contoh hubungan horizontal adalah hubungan antara Kepala
Urusan Pemerintahan di Kelurahan tersebut.
c. Hubungan diagonal, yaitu hubungan antara pejabat yang
lebih tinggi kedudukannya dengan pegawai bawahannya
langsung.
Contoh hubungan diagonal adalah hubungan antara Kepala
Urusan Pemerintahan di Kecamatan dengan Kepala Urusan
Pemerintahan di Kelurahan. Jadi, hubungannya bersifat
fungsional karena sejenis.
3. Laporan dalam bahasa Inggris adalah report,berasal dari bahasa
Latin portare yang berarti membawa atau mengangkut.
Pengertian laporan adalah menyajikan data secara objektif dan
tulus.Laporan dimaksud untuk memberikan gambaran mengenai
peristiwa yang terjadi.Isi laporan yang benar akan mendorong
mutupenulisan laporan yang baik.
Fungsi Laporan

3. Laporan yang tepat akan mempunyai peranan penting bagi
organisasi. Apabila dirinci,maka fungsi laporan adalah sebagai
berikut.
a. Penalaran Laporan dalam organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu
organisasi.
Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-
back) sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau
mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat.Disamping itu,
laporan juga sebagai alat manajeral dalam melaksanakan tugas
dan fungsi perencanaan,pengorganisasian,pengambilan
keputusan,pengawasan,dan pengendalian.
b. Peranan Laporan dalam Administrative Communication
Peranan laporan dalam administrative communication sangat
strategis yaitu sebagai berikut.
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari
seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan
tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya.Dari laporan
itu, seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas
dan fungsi oleh pejabat yang bersangkutan.
b. Penyampaian informasi
Sebagaimana telah dikemukan sebelumnya bahwa laporan
merupakan alat untuk menyampaikan informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan,seorang pimpinan
memerlukan data dan informasi yang berhubungan dengan
keputusan yang akan diambil.Data dan informasi itu berasal
dari laporan-laporan yang akan disampaikan ke semua
satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau
oleh pejabat didalam organiasasi.
d. Alat Pembina kerja sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk
membina kerja sama.Saling tukar informasi,saling
pengertian,dan koordinasi antara atasan dan bawahan
sangat mendukung kerja sama yang baik.
e. Alat pengembangan cakrawala wawasan

4. Dengan saling tukar informasi maka pengetahuan kita
sebagai pelaksana atau pimpinan bertambah luas dan
mendorong timbulnya gagasan baru.Inovasi tugas dapat
dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
Syarat-syarat laporan:
1. Laporan Harus Benar dan Objektif
Subjek laporan mungkin berbeda-beda, namun apapun
subjektifnya laporan harus dapat mengerti oleh sipenerima
laporan.Di samping itu,agar laporan dapat memenuhi
fungsinya maka laporan harus memuat informasi yang benar
dan objektif.ini berati