Dokumen tersebut berisi pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan pemerintahan Kota Surakarta. Pedoman ini menjelaskan prinsip, jenis, tahapan penyusunan, format dan unsur-unsur yang harus ada dalam SOP agar proses kerja di lingkungan pemerintahan dapat berjalan secara terstandarisasi dan optimal.
2. PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN
APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
NOMOR 35 TAHUN 2012
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
3. PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA
NOMOR 18-A TAHUN 2014
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KOTA SURAKARTA
4. S O P
SALAH SATU BAGIAN DARI PERWUJUDAN
IMPLEMENTASI REFORMASI BIROKRASI
SOP merupakan petunjuk tertulis yang
menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan
tugas/pekerjaan sebagai sebuah tindakan baku.
SOP akan menggambarkan secara detail cara
organisasi beroperasi (bekerja).
SOP mewujudkan kinerja pemerintah yang optimal
Hakekat SOP adalah untuk menghindari
miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada
pelaksanaan tugas/pekerjaan.
5. MENGAPA SOP PENTING?
•Pengembangan misi organisasi;
•Pemantapan peraturan dan persyaratan yang
mengatur pekerjaan;
•Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik
pelaksanaan pekerjaan.
•Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan
dengan pihak yang terkait.
6.
7. PEDOMAN
Prinsip
• Efisiensi dan Efektifitas
• Kejelasan dan Kemudahan
• Keselarasan
• Dinamis
• Kepatuhan Hukum, dan
• Kepastian Hukum
Jenis
SOP
• SOP Teknis
• SOP Administratif
TAHAPAN
• SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja
• Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud dilakukan melalui tahapan penyusunan
sesuai pedoman penyusunan SOP
8. PEDOMAN
Persiapan
• Membentuk TIM
• Pembekalan TIM
• Menyusun rencana tindakan dan sosialisasi
• Melaksanakan tahapan penyusunan SOP, menyusun rencana pelaksnaan dan
sosialisasi kegiatan masing2 SKPD
Identifikasi
Kebutuhan
SOP
• Mengidentifikasi Kebutuhan SOP sesuai Tupoksi SKPD
• Menurut Tingkatan Unit Kerja sesuai Struktur Organisasi
Analisis
Kebutuhan
SOP
• Menganalisis hasil inventarisasi SOP
9. PEDOMAN
Syarat
dan
Kriteria
• Mengacu Pada Perundang-Undangan
• Ditulis dengan jelas, rinci dan benar
• Memperlihatkan SOP lainnya
• Dapat dipertanggungjawabkan
Penulisan &
Penyusunan
SOP
• Disusun Berdasarkan Format, Nama dan Kode Nomor SOP Sesuai Lampiran
Pedoman Penyusunan SOP
• Dikoordinasikan oleh Sekretaris SKPD atau Pejabat yang membidangi
Ketatausahaan
Pelaksanaan
• Telah melalui proses verifikasi , uji coba dan penetapan
• Adanya dukungan sarana dan prasarana
• SDM sesuai kualifikasi
• Telah disosialisasikan dan didistribusikan
• Mudah diakses dan dilihat
10. PEDOMAN
Pengawasan
Pelaksanaa
n
• Atasan Langsung Melakukan Pengawasan pelaksanaan SOP
• Pengawasan pelaksanaan dilaporkan kepada kepala SKPD setiap triwulan
Pengkajian
Ulang dan
Penyempurn
aan SOP
• SOP yang diberlakukan perlu dikaji ulang min. sekali dalam 2 tahun
Pelaporan
• Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD dilaporkan kepada Walikota melalui
Sekretaris Daerah
• Hasil pelaksanaan SOP pada Pemerintah Kota Surakarta dilaporkan kepada
Gubernur Jawa Tengah serta Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris
Jenderal Kementerian Dalam Negeri
11. URAIAN PROSEDUR
No Uraian Pelaksanaan Mutu Baku Ket
Pelak-
sana 1
Pelak-
sana 2
Pelak-
sana ..
Persyarat
an/keleng
kapan
Waktu Output
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3
16. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
• Format SOP terdiri dari 3 bagian :
1. Halaman Judul ditulis dengan huruf KAPITAL
2. Informasi prosedur yang akan distandarkan
3. Kegiatan/Uraian prosedur yang dilengkapi dengan simbol – simbol
yang sudah ditentukan
• Bentuk page layout orientasi : landscape
• Tidak ada spasi/jarak antara bagian atas dan bagian bawah pada informasi
prosedur yang akan distandarkan
• Tulisan di bawah Logo Pemkot Surakarta :
1. OPD : Di bawah Logo Hanya tulisan PEMERINTAH KOTA SURAKARTA,
nama OPD ditulis di baris bawahnya sejajar dengan nama SOP di
tengah, ditulis dengan huruf KAPITAL
• 2. Unit Kerja dari OPD : Di bawah Logo tertulis PEMERINTAH KOTA
• SURAKARTA dan dibawahnya langsung nama OPD, Nama Unit Kerja
• ditulis di bariw bawahnya sejajar dengan nama SOP di tengah, ditulis
• dengan huruf KAPITAL
17. • Dasar Hukum : disesuaikan dengan dasar hukum yang berlaku secara
teknis di OPD terkait sehubungan dengan pekerjaan yang akan
distandarisasikan
• Kolom Keterkaitan boleh ada boleh tidak tergantung ada/tidak SOP yang
terkait/berhubungan dengan SOP yang akan distandarisasikan
jika ada keterkaitan ditulis urut angka
• Kolom Peringatan :
1. Kemungkinan resiko yang akan timbul ketika SOP
dilaksanakan/tidak dilaksanakan
2. Peringatan indikasi permasalahan yang mungkin muncul dan
berada di luar kendali pelaksana ketika SOP dilaksanakan
dan dampak yang mungkin timbul
3. Penjelasan cara mengatasi resiko, masalah dan dampak yang
mungkin muncul
4. Pencapaian waktu SOP dalam kondisi normal (harus ditulis)
5. Ditulis urut angka
18. • Nomor SOP (Lampiran II Perwali No. 18-A Tahun 2014) :
Singkatan OPD/BID_singkatan bidang/SKI_singkatan seksi/No. SOP
Singkatan OPD/SEKRET/SBD_singakatan nama subbagian/No.SOP
Singkatan OPD/UPT_singkatan nama UPT/No.SOP
• Tanggal Pembuatan : diisi pada saat SOP dibuat pertama kali; bisa
dilakukan uji coba beberapa kali jika sudah benar maka disahkan
• Tanggal Revisi : diisi pada saat SOP direvisi setelah pengesahan dan
dijalankan jika ada revisi dengan diberi kode angka,misal
Belum pernah direvisi diisi angka 00
Pernah direvisi 1 kali diisi : tanggal revisi (01) dst
revisi terjadi karena adanya aturan baru, penyesuaian dll
• Tanggal Pengesahan : diisi pada saat SOP disahkan dan ditandatangani
oleh Kepala OPD
• Kolom tanda tangan Kepala OPD berada di tengah; kemudian nama kepala
OPD diberi garis bawah, pangkat dan NIP
19. • Nama SOP : diisi dengan nama prosedur yang akan
distandarisasikan menggunakan huruf kapital di awal kata
• Kualifikasi Pelaksana : cukup ditulis kualifikasi pelaksana tanpa
tambahan kata-kata lain karena sudah menunjukkan
kompetensi yang dibutuhkan; didata secara urut angka
• Peralatan/Perlengkapan : daftar peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan ditulis secara
urut angka
• Pencatatan dan Pendataan : hal-halyang perlu didata, dicatat
atau diparaf setiap pegawai yang berperan ditulis secara urut
angka
20. • Kegiatan / Uraian Prosedur : Kolom dibuat sesuai Petunjuk di Perwali no.
18 – A tahun 2014
1. Kolom Program/Uraian prosedur ditulis Uraian
2. Kolom Pelaksana diurutkan mulai dari pelaksana terendah ke tertinggi
3. Kolom mutu baku yang terdiri dari kelengkapan, waktu dan output diisi
pada setiap tahap pelaksanaan pekerjaan; tidak boleh kosong,
pengecualian untuk keterangan menyesuaikan
• Perhatikan simbol-simbol yang digunakan diawal dengan mulai dan
diakhiri dengan selesai
• Perhatikan simbol garis alir dan garis putus-putus; tidak perlu ada
keterangan kata pada garis-garis tersebut
• Perhatikan simbol arsip manual/file jika ada pengarsipan/penyimpanan
data/file
