Naar aanleiding van het centraliseren van de voormalige TNO-­instituten, alsmede vanuit het oogpunt van efficiency en flexibiliteit, heeft kennisinstituut TNO (ca. 3.000 medewerkers, 20 locaties) in 2012 een traject ingezet om de toen bestaande facilitaire organisatie(s) om te vormen naar één centrale regie­organisatie. Het daarbij geformuleerde sourcingbeleid is in de twee jaar daarna voor een belangrijk deel uitgevoerd. Echter, gezien gewijzigde (markt)omstandigheden werden visie en strategie op de regie­organisatie eind 2014 bijgesteld en werd besloten om op de locaties met service­coördinatoren (eigen dienst) te gaan werken, als spil tussen aan de ene kant de centraal ingekochte diensten en aan de andere kant de wens om op locatie meer maatwerk te leveren. Per 1 januari 2016 is een nieuwe stap gezet in de verdere ontwikkeling van de regie­organisatie: de onderdelen ‘Vastgoed’ en ‘Facilities’ zijn samengevoegd tot een nieuwe afdeling Corporate Real Estate en Facilities, met als voordelen onder meer de ‘één loket’­functie voor diverse stakeholders en meer mogelijkheden tot efficiency­ en kwaliteitsverbetering. Hoe is de evolutie van de regie­organisatie bij TNO verlopen? Hoe beweeg je als facilitaire organisatie mee met veranderende omstandigheden, hoe pas je je sourcingstrategie daar op aan en wat betekent dat voor processen, systemen en middelen? Wat doet de organisatie om er voor te zorgen dat op alle locaties een herkenbare dienstverlening kan worden geleverd? En welke visie heeft TNO op de verdere ontwikkeling van de regie­organisatie in de nabije toekomst?

1. De zoektocht naar de optimale regie-organisatie
Marco Schuringa en Sacha Veeneman
www.facto.nl/congres

2. TNO – Corporate Real Estate & Facilities
De zoektocht naar de Optimale - Regie
Organisatie
Marco Schuringa
Sacha Veeneman

3. Agenda
Inleiding (TNO)
Zes vragen over de zoektocht
Tijdlijn – historie
Lessons Learned
Regie model
Categorymanagement en Contractmanagement
De toekomst
Vragen?
14-06-2016
TNO - CREF Regie Organisatie
3

4. TNO - Veranderende wereld
Bevolkingsgroei naar 8 miljard mensen in 2025
Klimaatveranderingen
Schaarste van grondstoffen
Urbanisatie
Veranderende machtsverhoudingen
Nieuwe industrieën en productietechnieken
TNO - CREF Regie Organisatie
4
14-06-2016

5. TNO- Innovaties
14-06-2016
TNO - CREF Regie Organisatie
5

6. TNO Nederland
14-06-2016
TNO - CREF Regie Organisatie
6

7. TNO Internationaal
14-06-2016
TNO - CREF Regie Organisatie
7

8. Ambitie TNO
TNO verbindt mensen en kennis om innovaties te creëren die de
concurrentiekracht van bedrijven en het welzijn van de samenleving
duurzaam versterken.
Dat is onze missie en daarvoor zetten de professionals van TNO
al meer dan tachtig jaar hun kennis en ervaring in.
‘INNOVATION FOR LIFE’
TNO - CREF Regie Organisatie
8
14-06-2016

9. Ambitie CREF - BIOS
BIOS is business partner van het TNO management i.h.k.v. de TNO-
inzet om uit te groeien tot een impactrijke kennisonderneming van
wereldklasse.
• BIOS stimuleert verdere professionalisering en operationele
excellentie
• BIOS voert daarnaast regie op Informatie-, Kwaliteits- en Security-,
Huisvestings- en Facilitair beleid en levert daaraan verbonden
ondersteuning.
TNO - CREF Regie Organisatie
9
14-06-2016

10. Positie in de TNO Strategie
TNO - CREF Regie Organisatie
10
14-06-2016

11. Zes vragen over de zoektocht
Hoe is de evolutie van de regie-organisatie bij TNO verlopen?
Hoe beweegt de facilitaire organisatie mee met de veranderende
omstandigheden?
Hoe pas je je sourcingstrategie daarop aan ?
Wat betekent het voor processen, systemen en middelen?
Hoe kan een herkenbare dienstverlening op de locaties worden geleverd?
Wat is de visie voor de ontwikkeling van de regie-organisatie in de toekomst?
14-06-2016
TNO - CREF Regie Organisatie
11

12. Wat is de definitie van een regie-organisatie?
???
TNO - CREF Regie Organisatie
12
14-06-2016

13. Tijdlijn - historie
14-06-2016
TNO - CREF Regie Organisatie
13
2010
organisatiebesluit
van decentraal
(kerngebieden)
naar centraal
2012
ontwerp facilitaire
regie-organisatie
2014
bijstellen visie en
strategie.nieuwe
rollen uitwerken
2016
integratie vastgoed
en facilities

14. Lessons Learned
Alles tegelijkertijd willen inrichten is ons teveel gebleken:
Een cultuuromslag kost tijd (stap voor stap)
Verandering vraagt hulp van alle betrokkenen (intern en extern)
TNO - CREF Regie Organisatie
14
14-06-2016

15. Regie model
TNO
Organisatie
CREF
Organisatie
Leveranciers
TNO - CREF Regie Organisatie
15
14-06-2016
Advies
AanbestedenSpecificeren
Leveren
Procurement
(Categorymanagement)
(o.a. Sourcingplan,
Aanbestedingstraject,….)

16. Regie model
TNO
Organisatie
CREF
Organisatie
Leveranciers
TNO - CREF Regie Organisatie
16
14-06-2016
Procurement
(Categorymanagement)
(o.a. Sourcingplan,
Aanbestedingstraject,….)
Key Players:
Afstemming
demand en supply

17. CREF : Key players - afstemmen demand & supply
Service coördinatoren facilities (lokale “ogen en oren”)
Projectleiders techniek
Service desk (centraal coördineren wensen en klachten)
Contractmanagers (tijdens contractuitnutting)
Multi-functionele teams : bundelen demand en vertalen naar supply
TNO - CREF Regie Organisatie
17
14-06-2016

18. Maatregelen TNO  Extra focus op:
Contractmanagement
Processen dienstverlening
Demand (zodat primair proces kan focussen op kerntaken)
Demand analyses  behoeften bundelen en vertalen naar supply
In lijn brengen met meest efficiënte prijs (publieke middelen)
Beleid
 OPTIMALE REGIE-ORGANISATIE
TNO - CREF Regie Organisatie
18
14-06-2016

19. Procurement/ Sourcing
TNO - CREF Regie Organisatie
19
14-06-2016
Lessons
Learned

20. Categorymanagement en Contractmanagement
TNO - CREF Regie Organisatie
20
14-06-2016
Contract Management
.

21. Circulair proces
TNO - CREF Regie Organisatie
21
14-06-2016

22. Hoe beweeg je als organisatie mee met veranderingen?
Krimp / groei
Internationalisering
Joint Innovation
Lokaal uitvoeren en centraal faciliteren
Centrale organisatie  efficiency en sneller reageren op
veranderingen
Samenwerken vanuit nieuwe modellen
TNO - CREF Regie Organisatie
22
14-06-2016

23. Impact op processen, systemen en middelen
TNO - CREF Regie Organisatie
23
14-06-2016
+
Joint
Innovations

24. Hoe zou u de processen systemen en middelen
hierop aanpassen?
???
TNO - CREF Regie Organisatie
24
14-06-2016

25. Welke visie op de toekomst?
14-06-2016
TNO - CREF Regie Organisatie
25
2010
Organisatie-
besluit van
decentraal
(kerngebieden)
naar centraal
2012
ontwerp
facilitaire regie-
organisatie.
2014
bijstellen visie
en strategie.
nieuwe rollen
uitwerken
2016
integratie
vastgoed en
facilities.
nadere
verdieping
samenwerking
en kennisdelen
3000
geïntegreerd
verder
optimaliseren

26. De toekomst
Veranderende wereld
Alignment regie-organisatie
Integratie vastgoed en facilities
Stap voor stap (niet alles tegelijk)
Leveranciers die kunnen meebewegen
TNO - CREF Regie Organisatie
26
14-06-2016

27. Vragen
???
TNO - CREF Regie Organisatie
27
14-06-2016