Презентация основных возможностей системы электронного документооборота M-Files для организации, поиска и совместной работы с документами и корпоративным контентом. Подробнее о решении M-Files: http://fts-eu.com/m-files/ О компании: Компания FTS оказывает услуги по автоматизации бизнес-процессов и внедряет ИТ-системы для бизнеса с 1994 года. Компания FTS официально представляет решения Deltek Maconomy, M-Files и Microsoft в России и СНГ. Если вам понравилась система или у вас появились вопросы, свяжитесь с нами по почте: info.ru@fts-eu.com или по телефону: + 7 495 950 54 69, + 7 499 978 77 34.

1. M-Files – легкое архивирование и
управление документами

2. Введение
► M-Files – входит в топ-20 лучших СЭД (Gartner)
► 16 000 клиентов в 100 странах мира
► Партнер в России и странах СНГ – компания FTS
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

3. Что такое M-Files?
M-Files - это мощная и, в
тоже время, простая в
использовании система
электронного
документооборота,
решающая проблемы
хранения, поиска и
совместной работы с
документами
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

4. СЛОЖНОСТЬ НИЗКОЕ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
НЕДОСТАТКИ
БОЛЬШИНСТВА СЭД
ECM
ERP
CRM
DMS
СВЯЗИ
ИТ-СИСТЕМАМИ
ПРИНЯТИЕ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ
ЗАВИСИМОСТЬ
ОТ ИТ-ОТДЕЛА
В ЭКСПЛУАТАЦИИ
IT TASKS
set up workflows
manage document permissions
allow sharing for contractors
re-organize server folder structure
create internal system training
ОТСУТСТВИЕ
С ДРУГИМИ
СИЛЬНАЯ

5. ПРОСТОЙ
ВЗАИМО-
С ДРУГИМИ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
ОТЛИЧИЯ
СЭД M-FILES
ERP
CRM
DMS
IT TASKS
make staff better.
ИНТЕРФЕЙС
ВЫСОКОЕ
ПРИНЯТИЕ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ
СВЯЗЬ
ИТ-СИСТЕМАМИ
КОНТРОЛЬ
БИЗНЕС-
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ

6. Основные характеристики M-Files
► Централизованное хранение документов
 Документы доступны всем авторизованнным пользователям
► Быстрый и гибкий поиск
 Автоматическая классификация документов по их реквизитам, поиск по названиям,
словам в тексте и реквизитам документов
► Повышенная безопасность
 Разграничение прав доступа к документам, встроенные ЭЦП, автоматическое
резервное копирование
► Автоматическое отслеживание изменений
 Контроль версий документов, протоколирование изменений
► Поддержка международных стандартов
 ISO 9000/9001, EU GMP Annex 11, FDA 21 CFR Part 11, SOX
► Интеграция с другими офисными приложениями
 Microsoft Office, E-mail, CRM, ERP, сканеры документов,...
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

7. Хранилище
документов M-Files
как виртуальный диск
в Windows

8. Интеграция с Microsoft Office
- cохранение документов в M-Files

9. Заполнение учетной
карточки документа

10. Определение прав
доступа к документам

11. Интеграция с Microsoft Outlook
- архивирование эл. почты

12. ДИНАМИЧЕСКОЕ
УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
ОРГАНИЗАЦИЯ НА БАЗЕ
СОДЕРЖАНИЯ МЕСТА
а не
ИНФОРМАЦИИ ЕЕ ХРАНЕНИЯ
ТИП ДОКУМЕНТА
КЛИЕНТ
ДАТА
РАЗРЕШЕНИЯ

13. ПЛЕЙЛИСТ
АРТИСТ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
ЖАНР
АЛЬБОМ
ЭТО ТАК ЖЕ ПРОСТО КАК iPhone

14. Динамическая
группировка
документов в
виртуальные папки на
основании их свойств

15. Связь документов с
клиентами, проектами
и любыми другими
учетными данными

16. Полнотекстовый
поиск

17. Автоматическое отслеживание
версий документов

18. Сравнение версий
документов

19. Создание
документов из
шаблонов с
автозаполнением и
присвоением
названия

20. Использование
гиперссылок на
документы в системе

21. Постановка задач
пользователям

22. Список задач пользователя

23. Автоматические
напоминания о назначении,
задержке, выполнении задач

24. Отображение задач в
календаре

25. Электронное
согласование
документов по
настраиваемым
цепочкам

26. История комментариев
к документу

27. Электронно-цифровые подписи
Простая электронная подпись Усиленная электронная подпись
► Подтверждение подписи
хранится в M-Files
► Связывает документ или запись
БД с подписантом
► 1 или более подписей на
документе
► Для документов и записей БД
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Подтверждение подписи
встраивается в документ
► Контроль изменений после
подписания
► 1 подпись на документе
► Только для документов
► Требует сертификата ЭЦП
M-Files поддерживает оба
варианта!

28. Распознавание текста
• Преобразование существующих графических файлов в PDF с возможностью поиска
• Распознавание текста и сохранение документов, поступающих со сканеров
Бумажные документы Локальный или сетевой сканнер Распознавание текста M-Files (OCR) Документ в M-Files
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT

29. Работа с документами
в режиме «оффлайн»

30. Веб-доступ к
документам

31. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мобильный доступ к
документам

32. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Отчеты по документам
и бизнес-процессам

33. Спасибо за внимание!