DocSpace – система управления электронными документами и рабочими процессами на платформе MS SharePoint 2013. DocSpace относится к классу систем ECM (Управление корпоративным информационным контентом или Системы электронного документооборота) /BPM (Управление эффективностью бизнеса). Задача системы - обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Коробочная версия DocSpace включает: 1. Все виды документов в соответствии с российскими стандартами: • Входящие, исходящие документы и письма. • Организационно-правовые документы. • Распорядительные документы. • Информационно-справочные документы. • Служебные записки. 2. Полный цикл управления договорной деятельностью. 3. Заявки на оплату счетов. 4. Резолюции и поручения (индивидуальные и коллективные). 5. Контроль исполнения поручений и документов. 6. Архив нормативно-справочной информации. DocSpace объединяет преимущества коробочной системы, где уже есть вся необходимая функциональность (шаблоны документов и сценарии работы) и преимущества платформы SharePoint, обеспечивая: 1. Централизованное хранилище электронных документов. 2. Удобную повседневную работу пользователей (личные рабочие места и индивидуальное представление информации). 3. Доступ через популярные web-браузеры и работу с планшета iPad. 4. Высокий уровень безопасности данных (разграничение прав пользователей, возможность применения жестких сценариев обработки документов, защита конфиденциальных данных). 5. Движение документов (workflow) c учетом специфики работы отдельного предприятия. Наличие гибких и жестких маршрутов. Легкое создание новых маршрутов. 6.

1. СЭД/ECM - СИСТЕМА DocSpace
Немедленно. Индивидуально. Разумно.
www.docspace.ru

2. www.docspace.ru
СЭД/ECM-система DocSpace – что это?
СЭД/ECM-система DocSpace - система автоматизации типовых
процессов электронного документооборота на основе
программной платформы DocSpace.
Программная платформа DocSpace - полностью интегрированный в
Microsoft SharePoint 2013 гибкий инструмент для быстрого создания решений
в области электронного документооборота. Добавляет новые возможности,
например: функциональные роли, управление поручениями, различные
шаблоны и т.п.
Microsoft SharePoint - многофункциональная платформа-конструктов для разработки приложений с доступом через
веб-браузер. Является одним из наиболее динамично развивающихся продуктов класса ECM (Enterprise Content
Management). Требует настроек для решения конкретных задач.

3. www.docspace.ru
Задача СЭД/ECM-системы DocSpace
Обеспечить качественный менеджмент по
отношению к документации организации
как полноценному ресурсу управления

4. www.docspace.ru
4 готовые конфигурации
+приложения для планшетов/смартфонов
Электронный документооборот
Архив документов
Отчетность и аналитика
Заявки на оплату

5. Преимущества СЭД/ECM-системы DocSpace
• Российская специфика документооборота на современной надежной
www.docspace.ru
платформе.
• Эффективность на уровне всей организации: в управленческой вертикали и
рабочих группах.
• Единственная СЭД/ECM, созданная без нарушения ядра SharePoint. Доступна для
самостоятельной установки и настройки Заказчиком и адаптируется без привлечения
программистов. Удобный настраиваемый интерфейс.
• Гибкость в разграничении уровней безопасности. Система учитывает особенности
платформы SharePoint и предоставляет уникальные возможности по управлению
правами доступа.
• Модульность и расширяемость. DocSpace - это СЭД/ECM-система, которая давно
вышла за границы канцелярии.
• Достоверная отчетность и аналитика. DocSpace уже включает готовые отчеты и
механизмы подключения дополнительной аналитики.
• Прозрачное разумное ценообразование.

6. www.docspace.ru
Заказчики
• Заказчиками (Пользователями) СЭД/ECM-системы DocSpace могут
стать коммерческие предприятия и государственные структуры, с
количеством рабочих мест от 15 и выше.
• Заказчик, как правило, выбирает в качестве инфраструктурных
решений программные продукты Microsoft.
• Сопровождение промышленной эксплуатации и, в некоторых
случаях, разработка нового функционала может производиться
Заказчиком самостоятельно.

7. Результаты внедрения (по мнению Заказчиков)
Внедрение СЭД/ECM-системы DocSpace позволяет создать единую среду, поддерживающую весь
жизненный цикл электронных документов.
Такая среда объединяет всех сотрудников компании в каждом отделении и позволяет:
• регламентировать все документно-ориентированные процессы,
• организовать оперативную работу с документами, применяя проверенные и удобные клиентские
www.docspace.ru
приложения MS Office (в том числе Office 365),
• внедрить средства автоматизированного контроля исполнительской дисциплины,
• снизить затраты сил и времени на выработку управленческих решений за счет минимизации времени
на обработку документов,
• организовать удобный атрибутивный и контекстный поиск контента по разнообразным сценариям,
• обеспечить безопасное, долгосрочное хранение документов.
Внедрение СЭД/ECM-системы DocSpace –
важный элемент системы менеджмента качества.

8. Доступ в СЭД – через веб-интерфейс
Поддерживает работу
в основных браузерах:
Internet Explorer
Google Chrome
Mozilla Firefox
Apple Safari
www.docspace.ru

9. www.docspace.ru
Карточка электронного документа
В СЭД/ECM-системе DocSpace
реализованы следующие виды
электронных документов:
• Входящие документы;
• Исходящие документы;
• ОРД: Приказы, Распоряжения,
Указания.
• Внутренние документы :
служебные записки;
• Договоры.

10. www.docspace.ru
Реестры электронных документов
Реестры электронных
документов (например,
договоров) удобны для
быстрого просмотра стадий их
обработки.

11. Отчетность
В СЭД/ECM-системе DocSpace представлены следующие отчеты:
www.docspace.ru
• Журнал регистрации входящих документов;
• Журнал регистрации исходящих документов;
• Журнал регистрации внутренних документов;
• Отчет по исполнительской дисциплине за период;
• Отчет об исполнении поручений руководства;
• Исполнительская дисциплина согласования договоров.
Сохранение сформированного отчета возможно в
форматах XLS, XLSX, PDF, RTF, DOC, DOCX.

12. Отчетность по исполнению поручений
www.docspace.ru
Цветные online - индикаторы
помогают сотрудникам узнать о
приближении срока исполнения
поручения.
Отчеты помогают руководителям
анализировать загрузку персонала.

13. Архив электронных документов
Упорядоченное и надежное хранение значимых документов, работа над которыми уже завершена.
Удобный и быстрый поиск
нужного документа:
- атрибутивный (по
регистрационному номеру, дате,
контрагенту и т.п.):
- полнотекстовый (как в
поисковых системах Интернет).
www.docspace.ru

14. Заявки на оплату счетов
Инструмент автоматизации процесса согласования заявок и планирования платежей.
Интеграция с корпоративной ERP-
системой в части использования:
• общих справочников,
• передачи информации о
согласованных заявках,
• получения статуса фактической
www.docspace.ru
оплаты.

15. www.docspace.ru
Корпоративный DocSpace
Адаптация интерфейса в
соответствии с
корпоративным стилем
Заказчика

16. Стоимость и сроки проекта внедрения
www.docspace.ru
Стоимость СЭД/ECM - системы DocSpace
на 100 пользователей - 400 000 рублей.
Стоимость услуг по внедрению и обучению
(адаптация 1 бизнес-процесса) – 370 000 рублей.
Срок проекта внедрения – 1,5 месяца.
Для полноценного расчета инвестиций проекта внедрения воспользуйтесь формой
запроса коммерческого предложения.

17. www.docspace.ru
Вопросы?
Свяжитесь с нами!
http://www.docspace.ru
info@docspace.ru
+7.812.610.3331