Согласование документов в каждой компании проходит несколько этапов. Для заявления на отпуск и авансовых отчетов цикл согласования может быть короче, а для договоров и заявок на оплату – более длинный. Вовлечение сотрудников нескольких отделов еще больше осложняет процесс. Автоматизация согласования документов помогает организовать процессы и наладить взаимодействие между отделами. В презентации мы разбираем, как улучшить процесс согласования на примере ECM-системы M-Files. Подробнее о системе M-Files: http://fts-eu.com/m-files/ru/ О компании: Компания FTS оказывает услуги по автоматизации бизнес-процессов и внедряет ИТ-системы для бизнеса с 1994 года. Компания FTS официально представляет решения Deltek Maconomy, M-Files и Microsoft в России и СНГ. Если вам понравилась система или у вас появились вопросы, свяжитесь с нами по почте: info.ru@fts-eu.com или по телефону: + 7 495 950 54 69, + 7 499 978 77 34.

1. АВТОМАТИЗАЦИЯ СОГЛАСОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Светлин Савов
Компания FTS

2. ► Международные консультанты по автоматизации
бизнес-процессов
► 22-летний опыт работы в Европе и России
► 250 клиентов в 14 странах мира
О компании FTS

3. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Инновационная система управления документами и
корпоративной информацией
► Разработана в соответствии с международными
стандартами ISO, FDA CFR, EU GMP, HIPAA
► Существует и развивается с 2005 года
► Более 16 000 клиентов в 100 странах мира
► Входит в топ-20 ведущих ECM-систем по версиям
международных ИТ-исследовательских компаний
Gartner, Forrester и Nucleus Research
О системе M-Files

4. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Присутствие нескольких копий одного и того же
документа и, как следствие, сложности в обнаружении
актуальной его версии
► Документы хранятся на рабочих станциях или в почтовых
программах, что подвергает компанию риску их потери
или утечки информации
► Согласование документов осуществляется в бумажном
виде или по электронной почте, что усложняет контроль
процесса и возможность управления задержками
► Истечение сроков отслеживается путем просмотра
электронных или бумажных копий документов
Основные проблемы, с которыми сталкиваются
организации при согласовании документов

5. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Обеспечение доступа сотрудникам к самой последней версии
документа с возможностью просмотра истории изменений
► Автоматизация маршрутов прохождения документов с
использованием конструктора рабочих процессов, который
поддерживает последовательный и параллельный типы
согласования
► Отслеживание истечения сроков действия документов с
автоматическим уведомлением по электронной почте и
возможность автоматического продления
► Идентификация задержек в процессе согласования
► Поддержка непрерывности работы с документами за счет
автоматического делегирования обязанностей от
отсутствующих сотрудников их заместителям на период
отсутствия
Решение M-Files по согласованию документов

6. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Сохранение документов
► Система M-Files интегрирована в Проводник Windows
► Сохранение документов из папок Windows или Microsoft Office

7. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Структура метаданных (атрибутов) документа
► Настраиваемая структура
метаданных
► Легкая конфигурация карточки
документа
► Карточка связывается с
файлом документа при
создании

8. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мгновенный обзор документов
► Документы и другие данные
отображаются в динамических
представлениях
► Динамические представления
строятся на основе атрибутов
карточки документа
► Представления управляются
централизованно
► Пользователи могут создавать
свои собственные
представления

9. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мгновенный обзор документов
► Любой документ может отображаться в нескольких
представлениях без создания дубликатов документа, например:
 Документы по департаменту
 Документы по статусу

10. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Интеграция с Microsoft Office
► Создание документов на базе
шаблонов
► Встроенная интеграция с
Microsoft Word, Excel,
PowerPoint, Outlook и
SharePoint
► Автоматическое заполнение
документов на основе
атрибутов карточек
► Генерация штрих-кодов
документов

11. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Контроль версий
► Изменения сохраняются автоматически
► Полный аудиторский след изменений
► Возможен откат к предыдущей версии
► Доступно сравнение версий документа в
Microsoft Word
v1
v2
v3

12. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Возможности поиска
► Простота в использовании и быстрое нахождение данных
► Поиск осуществляется на основе атрибутов и текста файлов
► Расширенные возможности поиска

13. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Информационная безопасность
► Доступ к документам всегда
осуществляется на основе
пользовательских разрешений
► Разные уровни разрешений:
только чтение или
редактирование
► Разрешения могут
автоматически
устанавливаться на основе
атрибутов карточки документа

14. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Маршруты прохождения документов
► Гибкие и легко конфигурируемые маршруты прохождения
► Поддержка параллельного и последовательного типов согласования
► Автоматические уведомления по электронной почте при изменении
состояний маршрута

15. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Согласование документов
► Все документы, назначенные пользователю, отображаются в
едином окне
► Автоматическое определение согласующих лиц, исходя из
условий, определенных в правилах согласования

16. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Статистика согласований
► Записи пользовательских действий создаются автоматически
► Затраченное время рассчитывается с учетом рабочих часов,
выходных и праздничных дней
► Время начала и окончания сохраняется в локальном и UTC
форматах времени
► Действия по согласованию могут быть распечатаны в виде листа
согласования

17. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мониторинг сроков действия
► Уведомления об истечении сроков действия на основе
атрибутов карточки документа
► Функциональность по автоматическому продлению
► Легкая конфигурация временных интервалов

18. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Мульти-файловые документы
► Мульти-файловый документ может содержать несколько файлов
(напр. договор и приложения)
► Согласование мульти-файловых документов применяется сразу ко
всем файлам такого документа

19. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Замена сотрудников
► Регистрация отпусков,
пропусков по болезни,
командировок и других
отсутствий
► Документы, назначенные
определенному сотруднику,
становятся автоматически
доступными для
редактирования или
согласования его заместителю
на период отсутствия

20. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Веб- и мобильный интерфейсы
► Веб-доступ через любые популярные Интернет-браузеры, такие
как Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera
► Бесплатные мобильные приложения для iPhone/iPad и
устройств на базе Android и Windows Phone

21. DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
► Прямое соединение с любой
базой данных
► Поддержка веб-сервисов
► Готовые интеграционные
пакеты для Microsoft
Dynamics, AD, SAP, Salesforce,
1С, Maconomy и др.
Интеграция с другими бизнес-системами

22. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Компания FTS
Тел.: (495) 950-54-69
E-mail: info.ru@fts-eu.com
www.fts-eu.com