Автоматизация архивного делопроизводства на платформе Docsvision

1. Управление архивом
Автоматизация архивного делопроизводства
на платформе DocsVision

2. Организация хранения документов
Прием дел СП по
Оперативное хранение
Ведомственное хранение
хранение
Государственное
Формирование и описям
ведение НД Учет использования
Формирование дел документов
Оформление дел Экспертиза ценности
Формирование документов
сдаточных описей Информационно-
Выделение справочная работа
документов текущего Подготовка дел к
хранения к передаче в ГАРФ
уничтожению (Сводные описи
организации)
Выделение дел к
уничтожению (Акт об
уничтожении
документов)

3. Предпосылки автоматизации
Необходимость применения регламентных
подходов к работе с архивными документами
Выполнение требований к хранению и
уничтожению документов
Повышение эффективности поиска и выдачи
документов из архива
3

4. Функциональность решения
Автоматизация
Создание процесса
автоматизированной
системы архивного
архивного
делопроизводства хранения
документов
Повышение
эффективности
процесса Создание средств
взаимодействия поиска
архива со всеми документов
подразделениями
компании

5. Архитектура
• Номенклатура дел
• Описи • Используется единое хранилище данных
• Акты об уничтожении
• Хранение информации о • Взаимодействие с любыми
состоянии документа в архиве установленными модулями, в т.ч.,
установленными позднее
• Списание документов в дела
• Управление доступом к архиву на • Гибкость доработки, т.к. используемые
основе ролей компоненты хранятся на сервере и
обновляются на клиентах автоматически
Делопроизводители Архивариус Бумажный архив
5

6. Преимущества
Для архивариусов
• Прием и размещение дел в архиве
• Передача дел на внешнее хранение
• Контроль сроков возврата
• Своевременное уничтожение устаревших дел
• Оперативное оповещение о состоянии дела (в архиве, уничтожено
выдано руки)
• Обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год
• Соблюдение норм и законов РФ в части архивного
делопроизводства
• Получение сводной статистики по заведенным делам за отчетный
год для принятия решения о расширении хранилища или перевода
дел на внешнее хранение
21 сентября 2012 г. 6

7. Преимущества
Для делопроизводителей
• Наличие номенклатуры дел на текущий год, определяющий
группировку документов по делам
• Возможность в течение года создавать новые,
не предусмотренные изначальной номенклатурой дела
• Списание зарегистрированных в СЭД документов в дела
• Освобождение пространства оперативного и временного хранения
дел путем:
o уничтожения устаревших дел
o передачи дел в архив
21 сентября 2012 г. 7

8. Классификация документов по срокам хранения
• документы временного срока хранения
(до 10 лет включительно)
• документы долговременного срока хранения
(более 10 лет)
• документы постоянного срока хранения
• документы по личному составу
(не менее 75 лет)
Ве
ст
ь-
Ме
1999 8 та
те

9. Схема разделов сводной номенклатуры
21 сентября 2012 г. 9

10. Настройка модуля
21 сентября 2012 г. 10

11. Номенклатура дел
21 сентября 2012 г. 11

12. Печать номенклатуры дел
21 сентября 2012 г. 12

13. Информация о хранении документа в архиве
21 сентября 2012 г. 13

14. Справочник сроков хранения
21 сентября 2012 г. 14

15. Выбор сроков хранения дела
21 сентября 2012 г. 15

16. Карточка дела
21 сентября 2012 г. 16

17. Карточка описи (режим архивариуса)
21 сентября 2012 г. 17

18. Карточка описи (режим делопроизводителя)
21 сентября 2012 г. 18

19. Массовое списание
21 сентября 2012 г. 19

20. Функциональность DocsVision
Накопление:
• Поддержка потокового сканирования
• Хранение реквизитов и образов
• Фоновое распознавание
Хранение:
• Долговременное хранилище
• Разграничение прав доступа
• Индексирование
Использование:
• Атрибутивный, полнотекстовый поиск
• Программные интерфейсы внешнего доступа (веб-доступ, интеграция
с ИС)
• Организация удаленной работы из филиалов (интеграции с порталом
MS SharePoint)
• Удобный интерфейс, настройка индивидуальных рабочих мест
20

21. Электронный архив на базе DocsVision
АРМ АРМ АИС Удаленные системы
сканирования пользователя и пользователи
П/С ВНЕШНИХ
П/С СКАНИРОВАНИЯ П/С ВВОДА
РЕГЛАМЕНТОВ
П/С ЭКСПОРТА/ИМПОРТА П/С ПОИСКА
СЕРВЕРНЫЕ П/С
Сервер DocsVision
СЕРВЕР
ПРИЛОЖЕНИЙ
MS IIS
СУБД
MS SQL 2000, 2005
СЕРВЕР БД
Хранилище
данных
21

22. Дополнительные преимущества DocsVision
Автоматизация прикладных процессов
управления документаций с помощью решений
на базе DосsVision:
• СЭД и архивное дело
• Потоковый ввод
• Обработка первичной документации
• Управление проектами
• Управление процессами
• ….
22

23. Спасибо за внимание!
115230, Москва 199178, Санкт-Петербург
Варшавское шоссе, д. 36 наб. реки Смоленки, д. 33
стр. 8, подъезд 5 тел. +7 (812) 346-58-33
тел. +7 (499) 788-74-94 факс +7 (812) 346-58-34
тел./факс +7 (499) 788-74-95 info@digdes.com
www.digdes.ru
21 сентября 2012 г. 23