Panduan untuk membantu para Konsultan, Auditor, Management Representative, Mahasiswa, agar lebih siap dalam hal Non Teknis dalam menghadapi Audit External
3. Siapakah Auditor ?
Seseorang yang memiliki kualifikasi untuk melakukan
audit sesuai ruang lingkup yang disepakati.
3
MEMAHAMI PROSES AUDIT
4. 4
MEMAHAMI PROSES AUDIT
Tugas dan Tanggung Jawab Auditor
- Merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan
audit sesuai dengan standar
- Mengumpulkan bukti objektif kesesuaian dan
ketidaksesuaian
- Melaporkan dan merekomendasikan hasil pengamatan
kepada badan akreditasi
5. 5
TEMUAN/FINDING
Bukti objektif dikumpulkan dari :
✓ Hasil interview
✓ Pemeriksaan dokumen
✓ Pengamatan / observasi dari aktivitas
✓ Kondisi serta situasi daerah yang di audit
Dalam melakukan audit, seorang auditor dapat
melakukan pemeriksaan silang, untuk memeriksa
kebenaran informasi yang anda berikan
6. 6
TEMUAN/FINDING
Temuan (Finding), adalah bukti
dibandingkan dengan :
- Standar
- Prosedur/Instruksi Kerja
- Persyaratan Pelanggan
Setiap temuan harus didukung oleh bukti objektif
7. 7
JENIS TEMUAN
Temuan Major
• Ketiadaan/kegagalan sistem atau prosedur untuk proses
utama (aspek penting)
• Sistem/Prosedur tidak memenuhi persyaratan yang ada
• Beberapa penemuan minor pada bidang yang sama
Temuan Minor
• Inkonsistensi / Kekhilafan / faktor manusia
Observasi
• Suatu keadaan dimana menurut penilaian auditor
membutuhkan penjelasan/penyelidikan lebih lanjut guna
meningkatkan keefektifan sistem.
8. 8
METODE AUDITOR – 3D
Describe (Jelaskan)
- Tolong jelaskan proses apa saja yang Anda Lakukan di bagian Anda
saat ini ?
- Apa peran Anda dalam melakukan proses tersebut?
- Bagaimana Anda melakukan control terhadap proses yang Anda
lakukan ?
Cara Menjawab
-Saya bekerja di bagian …, proses yang saya tangani adalah…
-Peran saya…, dan Saya melakukan control atas proses tsb…
9. 9
METODE AUDITOR – 3D
Document (Melihat dokumen dan catatan)
•Dapat saya melihat dokumen dan catatan mengenai yang Anda
tangani ?
•Dapat saya melihat beberapa Sample dari proses yang Anda kerjakan
Cara Menjawab
•Saya akan perlihatkan Dokumen yang berlaku ditempat saya, melalui
Daftar Dokumen Utama
•Saya akan tunjukkan Sample yang Bapak inginkan, untuk bulan Apa?
10. 10
METODE AUDITOR – 3D
Demonstrate (Peragakan cara anda bekerja)
- Tolong peragakan cara untuk mengerjakan perawatan kolam ini
Cara Menjawab
-Pilihlah karyawan terbaik, latihan terus menerus, jangan panik
11. 11
PERSIAPAN ANDA
Meningkatkan Pemahaman
• Kebijakan Organisasi
• Prosedur / Instruksi Kerja, kebijakan serta peraturan yang
berlaku
• Tanggung jawab dan wewenang
• Sasaran Organisasi
• Monitoring Sasaran Organisasi
13. 13
PERSIAPAN ANDA
Menyiapkan Dokumen dan Catatan
• Prosedur/Instruksi Kerja
• Struktur Organisasi / Uraian Tugas & Wewenang termasuk
kompetensi
• Kebijkan dan sasaran
• Standar/Peraturan yang berkaitan dengan Prosedur
• Daftar induk Dokumen dan Catatan
• Sampel catatan (dari Prosedur) secara lengkap
14. 14
PERSIAPAN ANDA
Menyiapkan Ruangan
- Sebaiknya tidak satu ruangan dengan tempat penyimpanan
catatan
- Rapikan ruangan anda
- (ruangan yang berantakan dapat menimbulkan kesan yang
tidak baik serta dapat memberikan kesempatan kepada
auditor untuk mencari bahan audit)
- Siapkan meja dan kursi seperlunya
- Siapkan Air Mineral, snacks atau permen.
- Periksa Lapangan sebelum Auditor Datang
15. 15
STRATEGI ANDA
Menyiapkan Pendamping (escort)
- Tugas sebagai ‘guide’ bagi auditor
- Membantu pihak yang diaudit bila mendapat kesulitan
pada waktu menjawab
- Membantu mencatat hal-hal yang mungkin akan ditindak
lanjuti di bagian lain
- Bersiap di dekat bagian yang diaudit dan membantu pengantar
dalam menghubungi bagian lain yang mungkin akan ditindak
lanjuti
16. 16
STRATEGI ANDA
Keramahan
• Sambutlah auditor dengan ramah
• Tenang
• Mengerti pertanyaan sebelum menjawab
• Menjawab sesuai dengan pertanyaan dan
singkat
• Gunakan prosedur yang ada dalam menjawab
18. STRATEGI ANDA 18
• Jauhilah lokasi yang menurut anda dapat
menimbulkan masalah, terutama jika anda
melihat ada hal hal yang janggal dilokasi audit
• Ajak auditor berbicara mengenai hal hal yang
tidak berkaitan dengan audit, misalnya kondisi
bisnis badan sertifikasi
19. 19
YANG HARUS ANDA HINDARI
• Menang suatu pertempuran tetapi kalah
dalam perang, dengan berargumentasi atau
Melawan Auditor
• Menyampaikan keluhan pekerjaan
• Menyalahkan bagian lain
20. 20
YANG HARUS ANDA HINDARI
• Memberikan kesempatan auditor
memeriksa seluruh catatan mutu anda
• Lama dalam memberikan catatan mutu
yang diminta (> 5 menit)
• Tidak ada personil kompeten yang
menemani auditor)
• Menjawab pertanyaan yang bukan
wewenang anda
21. 21
PERTANYAAN UMUM
•Apa Kegiatan yang Saudara lakukan. Jelaskan
•Berapa staf Saudara, Jelaskan tugas tanggung
jawabnya (Job Description)
•Jelaskan proses yang Saudara lakukan.
•Apakah bisa dilihat catatan kegiatan Saudara tadi 3
bulan terakhir?
•Bagaimana Saudara memonitor proses kerja di
tempat Saudara agar terkeda?
24. 24
TIPS UMUM
◼ Bersikap profesional
◼ Siap dipanggil setiap saat
◼ Usahakan rapi & tertib
◼ Bersikap jujur & sopan
◼ Berikan penjelasan hanya jika diminta
◼ Tunjuk personil-personil yang akan bertanggung jawab
atas area yang akan di audit
◼ Pahami dengan baik Kebijakan Mutu dan Sasaran
perusahaan
25. 25
TIPS UMUM
◼ Bekerja seperti biasa
◼ Jangan bergerombol di sekitar auditor pada saat audit
◼ Semua personil yang menangani pekerjaan yang berbahaya,
wajib mengenakan alat pelindung diri
◼ Sediakan Alat pelindung diri untuk auditor
◼ Sediakan alat-alat yang diperlukan untuk inspeksi, misal alat
ukur, dll
27. 27
◼ Dilaksanakan setiap 6 bulan sekali
◼ Informal
◼ Review prosedur-prosedur baru (jika ada)
◼ Verifikasi & Closing atas Temuan pada Audit sebelumnya
◼ Review 20 - 40 % dari sistem
◼ Selalu me-review kegiatan Internal Audit, Tinjauan
Manajemen, status temuan ketidaksesuaian produk di
lapangan, keluhan pelanggan, Certification Claims, Sasaran
Mutu & Continual Improvement
SURVEILLANCE VISIT
