BÀI MẪU khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng, HAY, 9 ĐIỂM

DỊCH VỤ VIẾT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ZALO/TELEGRAM 0917 193 864
VIETKHOALUAN.COM
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LIÊN HỆ TẢI BÀI KẾT BẠN ZALO:0917 193 864
WEBSITE: VIETKHOALUAN.COM
ZALO/TELEGRAM: 0917 193 864
MAIL: BAOCAOTHUCTAPNET@GMAIL.COM
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Khóa luận tốt nghiệp ngành

VIETKHOALUAN.COM
: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp
: THS. NGUYỄN THỊ KIM CHI
: BÙI TRÂM ANH
: 1405QTVA003
: 2014 – 2018
: ĐH.QTVP14A
Hà Nội, 2018

VIETKHOALUAN.COM
LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của
ThS. Nguyễn Thị Kim Chi, tôi đã thực hiện Khóa luận tốt nghiệp với đề tài:
“Tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội – Thực trạng và giải pháp.”
Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới:
Các giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng và các giảng viên trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung đã dạy dỗ, chỉ bảo, truyền đạt cho tôi những kiến
thức bổ ích và những kỹ năng cần thiết để nghiên cứu và hoàn thành bài Khóa luận
tốt nghiệp của mình.
Tiếp theo, tôi xin cảm ơn Lãnh đạo UBND huyện Đan Phượng, Lãnh đạo Văn
phòng HĐND và UBND huyện và toàn thể các cán bộ, công chức, nhân viên tại
Văn phòng đã luôn tạo điều kiện, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập cũng
như khi khảo sát, thu thập dữ liệu để thực hiện bài Khóa luận tốt nghiệp này.
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới ThS. Nguyễn Thị Kim Chi
- Giảng viên đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này. Cô là người đã luôn
theo sát, chỉ bảo cho tôi những kiến thức bổ ích về chuyên ngành, những kinh
nghiệm và sự hiểu biết của cô về tổ chức và quản lý công tác văn thư cũng như cách
thức viết một bài Khóa luận tốt nghiệp được hoàn chỉnh và khoa học.
Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành bài Khóa luận tốt nghiệp song do hạn chế
về mặt thời gian và phạm vi kiến thức nên bài khóa luận này không tránh khỏi
những thiếu sót. Chính vì vậy, kính mong quý thầy cô góp ý để bài khóa luận của
tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2018
SINH VIÊN
Bùi Trâm Anh

VIETKHOALUAN.COM
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2018
SINH VIÊN
Bùi Trâm Anh

VIETKHOALUAN.COM
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
1. HĐND Hội đồng nhân dân
2. UBND Ủy ban nhân dân
3. VP Văn phòng
4. CNTT Công nghệ thông tin

VIETKHOALUAN.COM
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..........................................................................
MỤC LỤC....................................................................................................................
MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................................... 1
3. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................... 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................................... 4
6. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................... 4
7. Giả thuyết nghiên cứu.......................................................................................... 5
8. Cấu trúc của đề tài ............................................................................................... 5
CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ........................................................................................... 7
1.1. Một số khái niệm liên quan .............................................................................. 7
1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư......................................................................... 7
1.1.2. Khái niệm tổ chức công tác văn thư ............................................................ 8
1.1.3. Khái niệm quản lý công tác văn thư ............................................................ 9
1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác Văn thư..............................................10
1.2.1. Nội dung tổ chức công tác Văn thư ............................................................10
1.2.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư...........................................................10
1.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư ..........................................11
1.2.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư .....................................................12
1.2.1.4. Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công
tác Văn thư............................................................................................................17
1.2.1.5. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư ..............................................18
1.2.2. Nội dung quản lý công tác Văn thư ............................................................18
1.2.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư ............................18

VIETKHOALUAN.COM
1.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư.................................................................20
1.2.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư.............................................20
1.2.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư ..................22
1.2.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư .........................................22
Tiểu kết chương 1....................................................................................................23
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG ............24
2.1. Khái quát chung về UBND huyện Đan Phượng và Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đan Phượng .....................................................................................24
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Đan Phượng .............................................................................................................24
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................24
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức .........................................................................................24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND và UBND huyện Đan Phượng ....................................................................24
2.1.2.1. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn ...........................................................24
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức .........................................................................................26
2.2. Khái quát trách nhiệm đối với công tác văn thư – lưu trữ ..........................27
2.2.1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện ...................................................27
2.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng ...........................................................27
2.2.3. Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực
thuộc huyện ..............................................................................................................27
2.2.4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức.........................................28
2.3. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đan Phượng .....................................................................................28
2.3.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đan Phượng ..................................................................................................28
2.3.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư...........................................................28
2.3.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư ..........................................29
2.3.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư .....................................................30

VIETKHOALUAN.COM
2.3.1.4. Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công
tác Văn thư............................................................................................................43
2.3.1.5. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư ..............................................43
2.3.2. Tình hình quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đan Phượng ..................................................................................................44
2.3.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư ............................44
2.3.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư.................................................................45
2.3.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư.............................................47
2.3.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư ..................48
2.3.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư .........................................48
Tiểu kết chương 2....................................................................................................49
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND
VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG.....................................................................51
3.1. Đánh giá chung về tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đan Phượng....................................................................51
3.1.1. Ưu điểm ........................................................................................................51
3.1.1.1. Về tổ chức công tác Văn thư....................................................................51
3.1.1.2. Về quản lý công tác Văn thư....................................................................53
3.1.2. Hạn chế.........................................................................................................55
3.1.2.1. Về tổ chức công tác Văn thư....................................................................55
3.1.2.2. Về quản lý công tác Văn thư....................................................................58
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế...............................................................59
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư
tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng ..........................................61
3.2.1. Nâng cao nhận thức về tổ chức và quản lý công tác Văn thư cho lãnh đạo
của UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng61
3.2.2. Giải pháp về vấn đề nhân sự tại bộ phận Văn thư.....................................62
3.2.3. Giải pháp về vấn đề thực hiện các nghiệp vụ Văn thư ..............................63

VIETKHOALUAN.COM
3.2.4. Giải pháp về việc cung cấp các trang thiết bị và ứng dụng CNTT trong
công tác Văn thư ......................................................................................................63
3.2.5. Giải pháp về tổ chức thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư.............64
Tiểu kết chương 3....................................................................................................65
KẾT LUẬN ..............................................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................67
PHỤ LỤC.................................................................................................................70

VIETKHOALUAN.COM
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức, góp phần đảm bảo thông tin và cung cấp các tài liệu kịp thời để các nhà lãnh
đạo đưa ra những quyết định đúng đắn cho hoạt động quản lý. Các cơ quan, tổ chức
có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào công tác này.
Công tác Văn thư không chỉ là hoạt động cung cấp thông tin tin cậy, chính
thống nhất để phục vụ cho hoạt động của cơ quan mà còn đảm bảo giữ lại đầy đủ
chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân cũng như giữ lại những hồ sơ,
tài liệu quan trọng để phục vụ cho công tác lưu trữ. Chính vì vậy, việc tổ chức và
quản lý công tác văn thư một cách khoa học, hiệu quả trong mỗi cơ quan là vô cùng
cần thiết. Tất cả các công việc từ xây dựng các văn bản quản lý, tổ chức thực hiện
hoạt động văn thư trong thực tế đến quản lý công tác văn thư cần phải được thực
hiện chặt chẽ, đúng quy định và thống nhất.
Được sự giúp đỡ của nhà trường, khoa Quản trị văn phòng và sự tạo điều kiện
của UBND huyện Đan Phượng, tôi đã có cơ hội được thực tập cũng như nghiên
cứu, thu thập số liệu để làm bài khóa luận tốt nghiệp. Trên thực tế, tôi thấy việc tổ
chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Đan
Phượng đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên vẫn có một số tồn tại cần
phải được nhìn nhận và sửa đổi để công tác này có thể tốt hơn trong tương lai.
Tôi nhận thấy việc tìm hiểu những vấn đề lý luận chung cũng như việc khảo
sát thực tế việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại một cơ quan cụ thể sẽ là
một cơ hội để tôi củng cố những kiến thức chuyên ngành, học hỏi thêm kinh
nghiệm thực tế và tạo tiền đề để nghiên cứu chuyên sâu hơn về lĩnh vực này trong
tương lai. Chính vì những lý do đó, tôi quyết định chọn đề tài “Tổ chức và quản lý
công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành
phố Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
1

VIETKHOALUAN.COM
Nghiên cứu về công tác Văn thư là nội dung được nhiều tác giả quan tâm và
tổng hợp, trình bày trong các khóa luận, bài viết và biên soạn thành giáo trình, sách
chuyên khảo. Có thể kể đến một số tài liệu tiêu biểu sau:
- Sách, giáo trình có những cuốn tiêu biểu như:
• Giáo trình Công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xuất bản
năm 2016. Trong giáo trình, tác giả đã dành thời lượng 01 chương để viết về tổ chức
quản lý công tác văn thư và đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Tuy
nhiên cuốn sách mới chỉ tập trung làm rõ những nội dung quản lý công tác văn thư
và chưa đi sâu vào nội dung tổ chức công tác văn thư.
• Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền,
xuất bản năm 2011. Cũng tương tự như cuốn giáo trình trên, cuốn sách này cũng
dành thời lượng 01 chương cho vấn đề tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo
bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư.
- Khóa luận tốt nghiệp:
• Hoàng Thị Bay (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu
trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng, Đại học Nội
vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Trịnh Văn Dương (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác tổ chức quản lý về
Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam – Thực trạng và giải
pháp, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác tổ
chức và quản lý Văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Nguyễn Thị Thu Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công
tác văn thư tại cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Đại học Nội vụ Hà
Nội, Hà Nội.
• Nguyễn Thị Hiền, 2016, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư,
lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Trần Thị Hường (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả tổ chức và
quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
2

VIETKHOALUAN.COM
• Nguyễn Thị Lan (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác
Văn thư tại Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư
tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Nhữ Mai Nhung (2015), Khóa luận tốt nghiệp: Một số biện pháp nâng cao
hiệu quả Công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa, Đại học Nội vụ Hà
Nội, Hà Nội.
• Nguyễn Thị Quyên (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công
tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và phát nông thôn – Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Huỳnh Thị Hoàng Thư (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức quản lý Văn
thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
• Nguyễn Thị Vui (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý công tác
Văn thư, Lưu trữ của Văn phòng HĐND, UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang,
Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
Tất cả Khóa luận tốt nghiệp trên có cấu trúc khá giống nhau. Nhìn chung, các
tác giả tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại cơ
quan cụ thể và cũng đưa ra những giải pháp về vấn đề này nhưng tôi nhận thấy chưa
có một bài khóa luận nào khai thác sâu về vấn đề quản lý công tác văn thư mà hầu
hết chỉ tập trung vào vấn đề tổ chức công tác văn thư. Hoặc đồng nhất “tổ chức” và
“quản lý” làm một, không tách riêng và làm rõ hai vấn đề này. Bài Khóa luận tốt
nghiệp của tôi trên cơ sở kế thừa có chọn lọc và phát triển thêm những điểm mới
của các Khóa luận trên sẽ đi làm rõ hai vấn đề tổ chức và quản lý công tác Văn thư
trên phương diện là hai vấn đề riêng biệt, không đồng nhất.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trước những đòi hỏi mang tính lý luận và thực tiễn về việc tổ chức và quản
lý công tác Văn thư tại UBND huyện Đan Phượng, khóa luận hướng tới mục tiêu:
Tìm hiểu thực trạng, phản ánh tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đan Phượng. Từ đó, đề ra các biện pháp nhằm nâng cao
chất lượng hoạt động này trong tương lai.
3

VIETKHOALUAN.COM
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu trên đây, tác giả tập trung giải quyết một số nhiệm vụ
sau đây:
- Tổng hợp được hệ thống những lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác
Văn thư;
- Khảo sát thực trạng việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đan Phượng;
- Đưa ra ý kiến nhận xét, đánh giá về thực trạng tổ chức và quản lý công tác
Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng. Từ đó, đề xuất, kiến
nghị các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác này trong tương lai.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu về hai vấn đề: đó là tổ
chức và quản lý công tác văn thư.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu việc tổ chức và quản lý công tác
văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội.
+ Thời gian: Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu việc tổ chức và quản lý công tác
văn thư tại UBND huyện Đan Phượng trong giai đoạn 2013 – 2017.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đểthưc ̣hiêṇ khóa luận tốt nghiệp, tôi đa ̃sử dung̣môṭsốphương pháp sau:
- Phương pháp khảo sát thực tế: Tôi áp dụng phương pháp này trong quá trình
khảo sát thực tế hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND
và UBND huyện Đan Phượng thông qua việc phát Phiếu khảo sát cho các công
chức, nhân viên như Chánh Văn phòng, nhân viên Văn thư cơ quan và các công
chức chuyên môn khác trong Văn phòng. Mẫu Phiếu khảo sát và Bảng xử lý số liệu
khảo sát xem tại: <PHỤ LỤC I>
- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo, cán bộ, công
chức, nhân viên thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện. Việc phỏng vấn các đối
tượng này giúp tôi có cái nhìn thực tế hơn và đánh giá được những hiểu biết của họ
về hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng.
4

VIETKHOALUAN.COM
- Phương pháp thu thâp,̣ xử lý, tổng hơp̣thông tin: Tôi đã áp dụng phương pháp
này đối với thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau để kếthừa các nguồn tài liêụ
này, làm thông tin hưu ích để đưa vào Khóa luận tốt nghiệp.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: tôi áp dụng phương pháp này để so sánh giữa
thực tiễn với lý luận và các quy định của Nhà nước và của UBND huyện về hoạt
động tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Việc so sánh đối chiếu này giúp đánh giá được mức độ và chất lượng thực hiện hoạt
động tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng.
- Phương pháp phân tich,́ tổng hơp:̣ Đây là phương pháp được tôi sử dụng
xuyên suốt quá trình làm bài Khoá luận. Trên cơ sở những tài liệu thu thập, khảo sát
được, tôi đã tiến hành phân tích và tổng hợp để lựa chọn được những thông tin phù
hợp để đưa vào khóa luận. Từ đó đánh giáthưc ̣ trang̣ hoạt động tổ chức, quản lý
công tác Văn thư và đưa ra những giải pháp nhằm đổi mới hoạt động tổ chức, quản
lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện.
7. Giả thuyết nghiên cứu
Tổ chức và quản lý công tác Văn thư đối với một cơ quan tổ chức là vô cùng
quan trọng. Nếu tổ chức và quản lý công tác Văn thư không tốt thì hoạt động quản
lý của cơ quan sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ: Khi quản lý công tác Văn thư không chặt
chẽ thì sẽ dẫn đến việc ban hành những văn bản mà không phù hợp với thực tế,
thiếu tính khả thi hoặc để mất mát văn bản sẽ ảnh hưởng đến công tác lưu trữ cũng
như việc giải quyết công việc sau này. Các đơn vị sẽ thiếu căn cứ pháp lý để giải
quyết công việc, gây mất thời gian, công sức để xử lý công việc trong quá trình hoạt
động. Chính vì vậy, nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng nói riêng và của cả UBND huyện nói chung.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo thì nội dung chính của
Khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Những lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư
5

VIETKHOALUAN.COM
Tại chương này, tôi tập trung nghiên cứu những lý luận chung về tổ chức và
quản lý công tác văn thư: một số khái niệm cơ bản và nội dung công tác văn thư, nội
hàm của hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư.
Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đan Phượng
Tại Chương 2, tôi trình bày khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND
huyện Đan Phượng, Văn phòng HĐND và UBND huyện và đi sâu vào trình bày
thực trạng hoạt động tổ chức và điều hành công tác Văn thư tại Văn phòng thông
qua các nội dung:
Về Tổ chức công tác Văn thư bao gồm những nội dung: Tổ chức bộ phận và bố
trí nhân sự làm Văn thư; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư; Tổ chức cung cấp
trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư; Tổ chức sơ kết,
tổng kết công tác Văn thư.
Về Quản lý công tác Văn thư bao gồm những nội dung: Ban hành hệ thống văn
bản quản lý công tác Văn thư của UBND huyện; Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư tại
UBND huyện; Thanh tra, kiểm tra về công tác Văn thư; Giải quyết khiếu nại, tố cáo
về công tác Văn thư; Khen thưởng và kỷ luật trong công tác Văn thư.
Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và
quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng
Trên cơ sở những thực trạng đã trình bày ở Chương 2, tôi đưa ra những nhận
xét, đánh giá ưu, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Đồng thời, tại
chương 3, tôi cũng mạnh dạn đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ
chức, quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
6

VIETKHOALUAN.COM
CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ
1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư
Trong thực tế, công tác Văn thư là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều nhà
khoa học, nhà nghiên cứu. Chính vì vậy cũng có một số quan điểm khác nhau về
khái niệm “công tác Văn thư”.
Theo PGS. Vương Đình Quyền thì “công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ
toàn bộ việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức”.1
Theo tác giả Dương Văn Khảm thì “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị
vũ trang (gọi chung là các cơ quan)”.2
Tuy có các ý kiến khác nhau, nhưng hiện nay, quan niệm đang được sử dụng
phổ biến và tôi cũng đồng tình, đó là khái niệm được nêu trong Văn bản hợp nhất số
01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công
tác Văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành
văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.3
1
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.11;12
2
Dương Văn Khảm (2000), Công tác Văn thư Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
tr. 9
3
Khoản 2, Điều 1, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của
Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư.
7

VIETKHOALUAN.COM
Công tác Văn thư là hoạt động liên quan trực tiếp đến văn bản, giấy tờ của một
cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản quản lý của cơ quan, tổ
chức đó. Để làm được điều đó thì nội dung công tác Văn thư cần bao gồm:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản (văn bản đi, văn bản đến)
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Khái niệm tổ chức công tác văn thư
Để hiểu được khái niệm tổ chức công tác văn thư thì trước hết ta phải hiểu thế
nào là “Tổ chức”. Khái niệm “tổ chức” có thể hiểu theo nghĩa danh từ và nghĩa
động từ. Tuy nhiên trong khóa luận này, tôi chỉ tập trung khai thác khái niệm “tổ
chức” theo nghĩa động từ.
Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì “Tổ chức” được hiểu
theo một số nghĩa như “làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc
và những chức năng chung nhất định”; “làm cho thành một trật tự, có nề nếp” hay
“làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả
tốt nhất”1
Theo Chester I. Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay
nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì tổ chức là “việc
nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi
nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Từ việc tiếp thu những kết quả nghiên cứu trước đó và những hiểu biết của
bản thân, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức như sau: “Tổ chức là việc sắp
xếp, bố trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức một cách hợp lý để điều hành và
thực hiện các nhiệm vụ, nhằm hướng tới hoàn thành những mục tiêu chung của tổ
chức.”
1
Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.1007.
8

VIETKHOALUAN.COM
Từ đó, ta có thể hiểu khái niệm về tổ chức công tác văn thư như sau: “Tổ chức
công tác văn thư là việc sắp xếp, bố trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức
một cách hợp lý để điều hành và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác
văn thư, nhằm đảm bảo nguồn thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý,
hướng tới phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.”
1.1.3. Khái niệm quản lý công tác văn thư
Khái niệm quản lý cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà khoa học, nhà
nghiên cứu. Mỗi tác giả lại có những cách tiếp cận khác nhau về quản lý, tiêu biểu
phải kể đến một số quan điểm như sau:
Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì quản lý là “trông coi và
giữ gìn theo những yêu cầu nhất định” hay là “tổ chức và điều khiển các hoạt động
theo những yêu cầu nhất định.”1
Theo F.W Taylor: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người
khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất
và rẻ nhất.” 2
Harold Koontz và Heinz Weihrich đưa ra cách hiểu khác về quản lý như sau:
“Quản lý là việc thiết kế và quy trì một môi trường trong đó những người cùng làm
việc với nhau có thể hoàn thành các mục đích, mục tiêu chung.” 3
Theo quan điểm của TS. Trần Ngọc Liêu: “Quản lý là tác động có ý thức, bằng
quyền lực và theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp
các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến
đổi.”
Còn theo cuốn Giáo trình Quản lý học của trường Đại học Kinh tế quốc dân:
“Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và
hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và
1
Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.800.
2
Nguyêñ Hải Sản (2010), Quản tri ̣hoc̣, NXB Thống kê, HàNôi,̣ tr.10.
3
PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà
(2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr.38.
9

VIETKHOALUAN.COM
hiệu quả cao một cách bền vừng trong điều kiện môi trường luôn biến động.”1
Từ nội hàm của quản lý mà các tác giả trước đã nêu ra, tôi mạnh dạn đưa ra
khái niệm về quản lý công tác văn thư như sau: “Quản lý công tác văn thư là việc
chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công
tác văn thư của các đơn vị trong tổ chức theo một hình thức và trình tự nhất định
nhằm phục vụ cho hoạt động cũng như những mục tiêu chung của tổ chức.”
1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác Văn thư
1.2.1. Nội dung tổ chức công tác Văn thư
1.2.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư
Công tác Văn thư là công việc mang tính chất đặc thù liên quan đến mọi văn
bản, hồ sơ, giấy tờ của một cơ quan, tổ chức. Công tác Văn thư là một hoạt động
không thể thiếu của mỗi cơ quan tổ chức để nhằm đảm nguồn thông tin chính thống
nhất cho hoạt động quản lý. Công tác này có liên quan đến tất cả các bộ phận và
nhân viên trong cơ quan. Tuy nhiên, để thực hiện một cách tập trung và thống nhất
công tác Văn thư thì nhìn chung mỗi cơ quan đều phải có văn thư chuyên trách.
Trong thực tế, tùy thuộc vào tính chất công tác, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan,
đơn vị cũng như quy mô, cơ cấu tổ chức của cơ quan lớn hay nhỏ mà cơ quan đó sẽ
lựa chọn hình thức tổ chức văn thư cho phù hợp. Cụ thể có một số hình thức tổ chức
văn thư như sau:
a. Hình thức văn thư tập trung
Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô
nhỏ, cơ cấu tổ chức không phức tạp; khối lượng văn bản đi, văn bản đến không
nhiều; địa điểm làm việc tập trung, không phân tán. Cơ quan chỉ bố trí văn thư cơ
quan và không bố trí bộ phận văn thư hoặc các cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm
về công tác Văn thư ở các đơn vị trực thuộc. Khi áp dụng hình thức này, ngoài việc
soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác của
công tác văn thư được thực hiện tại Văn phòng (Phòng Hành chính) của cơ quan.
b. Hình thức văn thư phân tán
1 PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà
(2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr.38.
10

VIETKHOALUAN.COM
Văn thư phân tán là hình thức văn thư áp dụng cho các cơ quan lớn và địa
điểm làm việc của các đơn vị bị phân tán, không tập trung. Các cơ quan này vẫn tổ
chức văn thư cơ quan nhưng các nghiệp vụ văn thư lại được phân chia thực hiện tại
nhiều đơn vị trong cơ quan. Các nghiệp vụ được các đơn vị thực hiện tương đối
giống nhau như soạn thảo văn bản, in ấn, nhân bản, trình ký văn bản,…Hình thức
này hiện nay không còn phổ biến nữa mà dần phát triển thành hình thức văn thư hỗn
hợp.
c. Hình thức văn thư hỗn hợp
Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô vừa
và lớn, cơ cấu tổ chức khá phức tạp; khối lượng văn bản tương đối nhiều; địa điểm
làm việc không tập trung như các Bộ,ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương, các doanh nghiệp lớn,... Với hình thức văn thư hỗn hợp thì cơ quan sẽ vừa bố
trí văn thư cơ quan vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công
tác văn thư tại các đơn vị trong cơ quan. Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có
mối liên hệ chặt chẽ với nhau và có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Cụ thể, một số
khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như tiếp nhận, đăng ký văn bản đi, văn bản
đến, nhân bản, chuyển giao văn bản,… được thực tiện tập trung tại văn thư cơ quan.
Còn một số công việc khác như soạn thảo văn bản thì được thực hiện tại văn thư ở
các đơn vị.
1.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư
Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của xã
hội nói chung và đối với hoạt động của một cơ quan, tổ chức nói riêng. Nhận thức
được điều đó, mỗi cơ quan, tổ chức đều chú trọng đến việc xây dựng được một đội
ngũ nhân lực có đầy đủ những kỹ năng và trình độ cần thiết và bố trí vào những vị
trí việc làm phù hợp để thực hiện công việc.
Đối với công tác Văn thư cũng không ngoại lệ. Căn cứ vào khối lượng công
việc, các cơ quan, tổ chức có thể thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm
văn thư. Với những cơ quan có cơ cấu tổ chức nhỏ, khối lượng công việc ít có thể
bố trí một biên chế chuyên trách làm công tác văn thư. Với những cơ quan có cơ
cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều có thể bố trí từ hai biên chế văn
11

VIETKHOALUAN.COM
thư chuyên trách trở lên.
Nhân sự làm công tác Văn thư phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ, kiến thức và các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Cán bộ văn
thư phải đạt tiêu chuẩn về trình độ và chuyên môn nghiệp vụ theo quy định tại
Thông tư 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định chức danh, mã số
ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn
thư.
Chuyên ngành Văn thư gồm ba ngạch như sau:
- Ngạch Văn thư chính: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao nhất về chuyên
môn, nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp tỉnh trở lên, có
trách nhiệm tham mưu, tổng hợp về công tác văn thư; tổ chức thực hiện các quy
định của pháp luật về hoạt động văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ văn
thư phức tạp có yêu cầu cao về trách nhiệm và bảo mật.
- Ngạch Văn thư: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao về chuyên môn
nghiệp vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định
của pháp luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các
nhiệm vụ có yêu cầu cao về nghiệp vụ và bảo mật.
- Ngạch Văn thư trung cấp: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cơ bản về
nghiệp vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt
động văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các nhiệm vụ văn thư có
yêu cầu cao về bảo mật.
1.2.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư
Công tác Văn thư mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật khá phức tạp với nhiều
khâu nghiệp vụ khác nhau. Mỗi khâu nghiệp vụ đều mang những đặc trưng riêng
với những công việc khác nhau và phải tuân theo những quy trình, thủ tục nhất định
theo những quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư tốt sẽ góp
phần nâng cao chất lượng công tác Văn thư cũng như hiệu quả hoạt động của cả cơ
quan, tổ chức.
a. Tổ chức soạn thảo văn bản
❖
Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước:
12

VIETKHOALUAN.COM
- Khái niệm “văn bản”:
Hiện nay tồn tại rất nhiều định nghĩa khác nhau về “văn bản” vì nó là đối
tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học và mỗi ngành thì lại có những cách tiếp
cận khác nhau.
Trong cuốn “Tiếng Việt thực hành” của tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ đã
cho rằng: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang
tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số
giao tiếp nào đó.”1
Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương
Đình Quyền thì dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất:
“Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.”2
Còn dưới
góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: “Khái niệm
dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức”.3
- Khái niệm “văn bản quản lý nhà nước”:
Một số khái niệm về “văn bản quản lý nhà nước” như sau:
“Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, thủ tục, để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang tính quyền lực
do pháp luật quy định…Là phương tiện xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp
lý vào quản lý nhà nước.” 4
1
Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội, tr.139
2
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.45
3
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.47
4
Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013), Văn
bản quản lý nhà nước – những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo
dục Việt Nam, Hà Nội, tr.29.
13

VIETKHOALUAN.COM
“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn, do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của
pháp luật, được đảm bảo thi hành bằng quyền lực nhà nước.” 1
“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định là văn bản mà các cơ quan
nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần
thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.” 2
❖
Quy trình soạn thảo văn bản:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo được thực hiện
theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
năm 2004.
- Đối với các văn bản hành chính thông thường: quy trình soạn thảo văn bản
được thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo
quy định
Bước 3: Trình duyệt văn bản
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành
b. Tổ chức quản lý văn bản đi
“Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”3
❖
Quy trình quản lý văn bản đi:
Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm những các bước sau:
1
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Giáo trình “Công tác văn thư”, Hà Nội, tr.28.
2
Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013), Văn
bản quản lý nhà nước – những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo
dục Việt Nam, Hà Nội, tr.30.
3
Khoản 1, Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
14

VIETKHOALUAN.COM
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi
c. Tổ chức quản lý văn bản đến
“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.”1
❖
Quy trình quản lý văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu “Đến”
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
Bước 4: Trình và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
d. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trư cơ quan
❖
Lập hồ sơ:
“Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như
tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc
điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.2
1
Khoản 2, Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
2
Bộ Nội vụ về Nghị định về công tác văn thư
15

VIETKHOALUAN.COM
“Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.1
- Quy trình lập hồ sơ:
Bước 1: Mở hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
❖
Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
- Thời hạn nộp hồ sơ:
“Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình
được quyết toán.”2
- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu:
+ Những hồ sơ, tài liệu được xác định giá trị bảo quản từ 05 năm trở lên.
+ Những loại hồ sơ không phải nộp lưu: Hồ sơ nguyên tắc; các văn bản, tài liệu
gửi đến để biết, tham khảo; hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong. 3
- Thủ tục nộp lưu:
Khi nộp lưu tài liệu phải lập
bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.4
hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai
liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu
e. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
1
Bộ Nội vụ về Nghị định về công tác văn thư
2
Khoản 1, Điều 17, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3
4
16

VIETKHOALUAN.COM
“Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng
ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức
danh nhà nước.”1
❖
Quản lý và sử dụng con dấu:
- Điều kiện sử dụng con dấu:
Điều kiện sử dụng con dấu được quy đinh rõ tại Điều 5, Nghị định số 99/2016/NĐ-
CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nguyên tắc đóng dấu:
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Khoản
2 và Khoản 3 Điều 26 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm
2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư và quy định của pháp luật có
liên quan.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Văn bản hợp nhất số
01/VBHN-BNV.
1.2.1.4. Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ
công tác Văn thư
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa, công nghệ thông tin đang phát triển
bùng nổ như hiện nay thì việc áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào mọi
lĩnh vực của đời sống nói chung và lĩnh vực Văn thư nói riêng là vô cùng cần thiết.
Các trang thiết bị trong công tác Văn thư là một trong những yếu tố quan trọng
để đảm bảo tiến độ, chất lượng của công tác văn thư, giúp cho các cán bộ chuyên
trách hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao. Một số trang thiết bị cần thiết cho
công tác Văn thư phải kể đến: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan văn
bản, máy fax,…Tất cả các trang thiết bị này đều phải được bố trí phù hợp với không
gian phòng làm việc và phải thuận tiện khi sử dụng.
Các cơ quan, tổ chức cũng cần chú trọng đến việc đổi mới công nghệ, đổi mới
trang thiết bị để hiện đại hóa công tác Văn thư, đáp ứng nhu cầu của công việc cũng
1
Khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
17

VIETKHOALUAN.COM
như bắt kịp với xu hướng công nghệ của thế giới.
1.2.1.5. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư
Để có thể nhìn nhận và đánh giá chất lượng hoạt động của công tác Văn thư
thì mỗi cơ quan, tổ chức cần phải tổ chức họp sơ kết, tổng kết công tác Văn thư. Các
cuộc họp sơ kết, tổng kết về công tác Văn thư có thể được tổ chức định kỳ theo quý,
6 tháng, năm.
Thông qua các cuộc họp này, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có thể nhìn nhận một
cách khái quát và chân thực hơn công tác Văn thư của cơ quan mình. Bên cạnh việc
thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư thì việc lắng nghe những báo cáo trong
những cuộc họp sơ kết, tổng kết cũng là một trong những tiền đề để thực hiện công
tác khen thưởng hoặc xử lý những vi phạm trong công tác Văn thư. Mặt khác, đây
cũng chính là dịp để bộ phận làm Văn thư có thể đề xuất với lãnh đạo những mong
muốn, nguyện vọng mình nhằm khắc phục những khó khăn, hạn chế gặp phải trong
quá trình làm việc. Từ đó, các lãnh đạo sẽ có những phương án khắc phục góp phần
nâng cao chất lượng công tác Văn thư của cơ quan.
1.2.2. Nội dung công tác quản lý công tác Văn thư
1.2.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư
Để quản lý một cách chặt chẽ công tác Văn thư từ trung ương đến địa phương
thì cần phải có một hệ thống cơ sở pháp lý phù hợp. Làm tốt việc ban hành hệ thống
văn bản quản lý công tác Văn thư giúp cho công tác này được đảm bảo và duy trì
thực hiện một cách thống nhất trong thực tế. Quy trình xây dựng và ban hành các
văn bản quy định về công tác Văn thư thường được thực hiện theo quy trình sau:
a. Nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước về công tác Văn thư
Để ban hành được các văn bản quy định về công tác Văn thư, mỗi cơ quan, tổ
chức cần phải nghiên cứu các văn bản hiện hành của nhà nước quy định về công tác
này để vừa có thể cụ thể hóa những văn bản đó vừa xây dựng được văn bản quy
định về công tác Văn thư phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan mình.
Một số văn bản quản lý về công tác Văn thư của nhà nước ta như sau:
- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội
vụ về Nghị định về Công tác Văn thư;
18

VIETKHOALUAN.COM
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
Công tác văn thư;
- Thông tư 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các
cấp công tác văn thư.
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy
định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công
chức chuyên ngành văn thư.
b. Khảo sát thực tế công tác Văn thư tại cơ quan
Bên cạnh việc phải nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước về công tác
Văn thư thì việc khảo sát thực tế công tác Văn thư tại cơ quan cũng vô cùng quan
trọng. Sau quá trình khảo sát, ta sẽ nắm bắt được thực trạng công tác Văn thư tại cơ
quan. Từ đó, xác định được những vấn đề về công tác Văn thư cần phải văn bản hóa để
nhằm tạo được sự quy củ, đồng bộ và thống nhất trong quá trình thực hiện công tác
này. Bên cạnh đó, việc khảo sát giúp cho những văn bản được ban hành mang tính thực
tiễn và khả thi hơn vì nó đã bám sát được tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
c. Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư
Để xây dựng được văn bản trước tiên phải lựa chọn được hình thức văn bản
cần ban hành. Điều này phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành văn bản của mỗi cơ
19

VIETKHOALUAN.COM
quan, tổ chức cũng như mục đích, tính chất của văn bản cần ban hành.
Sau khi xác định hình thức văn bản thì tiến hành soạn thảo văn bản. Việc soạn
thảo mỗi loại văn bản đều phải tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về mặt thể
thức và nội dung.
Tiếp đó, có thể tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị trong cơ quan, đặc
biệt đối với những vấn đề quan trọng và liên quan đến nhiều cá nhân, đơn vị.
Cuối cùng, sau khi đã chỉnh sửa bản thảo hoàn thiện theo những ý kiến đóng
góp của các cá nhân, đơn vị trong cơ quan thì tiến hành làm các thủ tục ban hành
văn bản tiếp theo như trình ký ban hành, nhân bản, đóng dấu cơ quan và chuyển tới
các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành những văn bản đó.
1.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư
Hướng dẫn được hiểu là việc “chỉ bảo, dẫn dắt cho biết phương hướng, cách
thức tiến hành một hoạt động nào đó.” 1
Còn nghiệp vụ được hiểu là “công việc chuyên môn của một nghề.”2
Như vậy, về cơ bản có thể hiểu “hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư” là việc chỉ
bảo, dẫn dắt một đối tượng cách thức để tiến hành những công việc, nhiệm vụ mang
tính chất chuyên môn, đặc thù của ngành Văn thư.
Việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư là vô cùng cần thiết vì chỉ mới ban hành ra
văn bản là chưa đủ mà còn phải hướng dẫn cho các nhân viên biết cách thực hiện
trên thực tế. Việc này có thể tiến hành bằng cách ban hành thêm những văn bản
hướng dẫn thi hành những văn bản quy định trên, tổ chức những lớp tập huấn, lớp
bồi dưỡng ngắn hạn để phổ biến cách thức thực hiện các nghiệp vụ văn thư cho
nhân viên hoặc trực tiếp các cán bộ văn thư trong cơ quan hướng dẫn cho các đồng
nghiệp của mình.
Thông qua việc hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư cho các nhân viên, cơ quan sẽ
tạo ra sự thống nhất, quy củ trong việc thực hiện công tác Văn thư, tránh được tình
trạng mỗi cá nhân làm một kiểu dẫn tới sai lệch so với những quy định của nhà
nước và của cơ quan đề ra.
1
Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.474.
2
20

VIETKHOALUAN.COM
Đối với các nhân viên, nhất là những nhân viên không được đào tạo về chuyên
nghành văn thư nhưng phải làm những công việc liên quan đến công tác này thì việc
được hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư sẽ là cơ hội để họ trau dồi những kiến thức cơ
bản về lĩnh vực này cũng như có thể giải quyết những thắc mắc về mặt nghiệp vụ nhằm
góp phần nâng cao hiểu quả công việc và chất lượng công tác Văn thư của cả cơ quan.
1.2.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư
Thanh tra được hiểu là việc xem xét, đánh giá việc thực hiện các quy định của
pháp luật về một lĩnh vực nhất định của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức đó. Việc
thanh tra do người có thẩm quyền thực hiện theo trình tự và thủ tục pháp luật quy định.
Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học thì Kiểm tra là việc “xem xét
tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” 1
Như vậy, thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư chính là việc xem xét,
đánh giá tình hình thực tế việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác
Văn thư của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức theo một trình tự và thủ tục pháp luật
quy định.
Mọi lĩnh vực đều cần triển khai công tác thanh tra, kiểm tra thì hoạt động quản
lý mới thực sự chặt chẽ. Trong công tác Văn thư cũng như vậy. Đối với mỗi cơ
quan, tổ chức, sau khi hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư thì việc thanh tra,
kiểm tra có ý nghĩa là để nhìn nhận cũng như đánh giá được những ưu điểm và hạn
chế còn tồn tại trong việc thực hiện công tác này. Các nhà lãnh đạo sẽ có cái nhìn
khái quát hơn về tình hình công tác Văn thư của cơ quan, tạo tiền đề để thực hiện
công tác thi đua khen thưởng cũng như xử lý những sai phạm liên quan đến công tác
Văn thư.
Đối với mỗi cá nhân, đơn vị, việc thanh tra kiểm tra giúp họ có ý thức hơn
trong việc chấp hành những quy định của nhà nước và những quy định của cơ quan
về công tác Văn thư. Mặt khác, mỗi đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan cũng là dịp
để họ nhìn nhận lại những mặt đang còn thiếu xót của mình để sửa chữa nhằm hoàn
thiện hơn công tác Văn thư của cơ quan.
1 Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.532.
21

VIETKHOALUAN.COM
1.2.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư
Khiếu nại có thể hiểu là “đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét một việc làm
mà mình không đồng ý, cho là trái phép hay không hợp lý.” 1
Còn Tố cáo được hiểu là “báo cho mọi người hoặc cơ quan có thẩm quyền biết
người hoặc hành động phạm pháp nào đó.” 2
Vậy, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác Văn thư là việc xem xét, xử lý
những việc làm trái quy định của cá nhân hay đơn vị trong công tác Văn thư.
Trong quá trình thực hiện công tác Văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức rất có thể
xảy ra những sai phạm. Bên cạnh việc thanh tra, kiểm tra thì việc khiếu nại, tố cáo
của những cá nhân trong và ngoài tổ chức cũng giúp cho các lãnh đạo cơ quan tìm
ra được những sai phạm đó. Để giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác
Văn thư, các nhà lãnh đạo cần phải nắm vững những quy định của nhà nước về vấn
đề khiếu nại, tố cáo như Luật khiếu nại năm 2011, Luật Tố cáo năm 2011, các văn
bản hướng dẫn dưới luật và các văn bản quy định về công tác Văn thư. Từ đó, thông
qua quá trình xem xét, đối chiếu giữa vấn đề bị khiếu nại với những quy định chung
của nhà nước, các lãnh đạo mới có thể tìm ra những sai phạm và đưa ra các thức
giải quyết cho phù hợp nhất, đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
1.2.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư
Khen thưởng trong công tác Văn thư là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh
công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập thể có thành
tích trong công tác Văn thư.
Kỷ luật trong công tác Văn thư là việc xử phạt những tập thể hoặc cá nhân đã
có những việc làm không đúng với những quy định của nhà nước và của cơ quan về
công tác Văn thư.
Khen thưởng nhằm khuyến khích, động viên tinh thần cho các nhân viên thực
hiện tốt công tác văn thư, giúp họ có thêm động lực để làm việc và cảm thấy rằng
những cống hiến của họ cho cơ quan, tổ chức đã được ghi nhận. Từ đó giúp cho các
nhân viên ngày càng gắn bó với tổ chức và ngày càng cống hiến hết mình cho tổ chức.
1
2
22

VIETKHOALUAN.COM
Bên cạnh việc khen thưởng thì việc kỷ luật những nhân viên mắc sai phạm trong quá
trình thực hiện công tác Văn thư cũng phải được thực hiện một cách triệt để, mang tính
chất răn đe để đảm bảo không còn trường hợp tái phạm trong tương lai bởi vì khi công tác
Văn thư bị thực hiện sai quy định sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng văn bản, giấy tờ của
cơ quan. Từ đó ảnh hướng đến hiệu quả hoạt động của cả cơ quan, tổ chức.
Việc khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư tại mỗi cơ quan tổ chức đều
phải thực hiện theo đúng những quy định của pháp luật và đảm bảo tính công bằng,
công khai và minh bạch.
Tiểu kết chương 1
Trên đây tôi đã trình bày những những vấn đề lý luận chung về tổ chức và
quản lý công tác Văn thư bao gồm một số khái niệm cơ bản, nội dung công tác văn
thư và nội hàm của hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư. Từ đó ta có cái
nhìn khái quát và rõ nét hơn về vấn đề này. Những lý luận chung về tổ chức và quản
lý công tác Văn thư chính là cơ sở giúp tôi định hướng và triển khai nghiên cứu hoạt
động này tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng được thuận lợi hơn
và đúng hướng hơn trong chương tiếp theo. Từ đó đánh giá những ưu, nhược điểm
của hoạt động này và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức và quản
lý công tác Văn thư tại đây.
23

VIETKHOALUAN.COM
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
2.1. Khái quát chung về UBND huyện Đan Phượng và Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đan Phượng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Đan Phượng
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân
dân huyện, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân
dân địa phương, Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên.
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3, Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện
Đan Phượng nhiệm kỳ 2016-2021 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2016/QĐ –
UBND ngày 20 tháng 9 năm 2016 của Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng thì
UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Luật Tổ
chức chính quyền địa phương năm 2015. UBND huyện thảo luận tập thể và quyết
định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 28 Luật này và những vấn đề
quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân huyện.
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức
<PHỤ LỤC II>
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND
huyện Đan Phượng
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Về vị trí, chức năng của Văn phòng thì Chương I, Quyết định số 09/2017/QĐ
- UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng đã quy định như sau:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng là cơ quan tham mưu, giúp
việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện.
24

VIETKHOALUAN.COM
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng có chức năng tham mưu
tổng hợp giúp HĐND và UBND huyện các nội dung sau:
+ Hoạt động của HĐND và UBND huyện; tham mưu giúp Chủ tịch UBND về
chỉ đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.
+Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ
chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, chuyển
hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết và nhận kết quả
để trả cho cá nhân, tổ chức.
+ Trực tiếp quản lý hoạt động của Ban tiếp công dân huyện theo quy định của
pháp luật.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản riêng.
Về nhiệm vụ, quyền hạn thì Điều 4, Quyết định số 09/2017/QĐ- UBND quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng đã quy định như sau:
- Tổ chức thực hiện các văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phê
duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện;
- Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi HĐND và UBND
huyện; ban hành và quản lý văn bản theo quy định; được ký các văn bản thông báo
ý kiến, kết luận của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện;
- Tham mưu giúp HĐND, UBND huyện: Lập dự toán kinh phí hoạt động hằng
năm; tổ chức thực hiện dự toán, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND, UBND
huyện. Thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND huyện;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí
việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo tiêu chuẩn ngạch công chức
trong các bộ phận thuộc VP;
25

VIETKHOALUAN.COM
- Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng,
kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người
lao động thuộc phạm vi quản lý của VP;
- Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện
văn bản, chỉ đạo của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban HĐND, UBND, Chủ
tịch UBND huyện;
+ Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của HĐND, Thường trực HĐND,
các Ban HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện;
+ Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của HĐND,
Thường trực HĐND, các Ban HĐND, UBND, Chủ tịch UBND; định kỳ rà soát, báo
cáo Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất
trong chỉ đạo, điều hành;
+ Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban
HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật:
+ Bảo đảm các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan;
+ Phục vụ các chuyến đi công tác, làm việc, tiếp khách của HĐND, Thường trực
HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện;
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng gồm Lãnh đạo văn phòng, các
công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật.
- Lãnh đạo văn phòng gồm 01 Chánh văn phòng và 02 Phó Chánh văn phòng.
- Các bộ phận thuộc văn phòng:
+ Bộ phận Văn thư – lưu trữ;
+ Bộ phận Hành chính - Kế toán;
+ Bộ phận Tổng hợp;
+ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa”;
+ Bộ phận bảo vệ
+ Bộ phận lái xe;
+ Ban tiếp công dân.
26

VIETKHOALUAN.COM
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng:
<PHỤ LỤC III>
2.2. Khái quát trách nhiệm đối với công tác văn thư – lưu trữ
2.2.1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện Đan Phượng
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 2, Quy chế văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đan
Phượng thì trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện như sau:
- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các quy định về công tác
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối
với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công tác
văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền;
- Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
2.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 2, Quy chế văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đan
Phượng và Khoản 1, Điều 2, Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Đan Phượng thì trách nhiệm của Chánh văn phòng về công
tác văn thư như sau:
- Giúp Chủ tịch UBND huyện kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn
thư, lưu trữ cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc;
- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các
bộ phận trong cơ quan;
- Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
2.2.3. Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị
trực thuộc huyện
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 2, Quy chế Quy chế văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Đan Phượng thì: Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực
27

VIETKHOALUAN.COM
thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan về
công tác văn thư, lưu trữ.
2.2.4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 2, Quy chế Quy chế văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Đan Phượng thì: Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các
quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.
2.3. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện Đan Phượng
2.3.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đan Phượng
2.3.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư
UBND huyện Đan Phượng là một cơ quan nhà nước với cơ cấu tổ chức tương
đối lớn và khá phức tạp; khối lượng văn bản tương đối nhiều; địa điểm làm việc
không tập trung, một số phòng ban thuộc UBND huyện không nằm trong khuôn
viên trụ sở của UBND huyện. Chính vì những điều kiện trên mà UBND huyện Đan
Phượng đã lựa chọn hình thức tổ chức Công tác văn thư là theo hình thức văn thư
hỗn hợp. Cụ thể như sau:
UBND huyện vừa bố trí văn thư cơ quan (thuộc Văn phòng HĐND và UBND
huyện) và vừa bố trí cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn
vị trong cơ quan. Văn thư cơ quan và văn thư đơn vị luôn có sự phân công nhiệm vụ
và hỗ trợ nhau trong việc thực hiện công tác Văn thư của cơ quan. Một số khâu
nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tập trung tại bộ phận văn thư cơ
quan như: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của UBND huyện và Văn
phòng; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ (chủ yếu là tập lưu văn bản của
UBND huyện và Văn phòng) và nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào Lưu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của công việc tại UBND huyện là quản lý về
nhiều lĩnh vực trên địa bàn huyện, cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc
nhiều nên việc soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản và lập hồ sơ công việc được
thực hiện bởi văn thư tại các đơn vị, tương ứng với lĩnh vực mà đơn vị đó phụ trách.
28

VIETKHOALUAN.COM
2.3.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư
Phòng Nội vụ huyện Đan Phượng bố trí 01 công chức theo dõi, tham mưu
công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ. Văn phòng HĐND và UBND huyện
bố trí 02 nhân viên có nghiệp vụ văn thư làm công tác văn thư. Các cơ quan chuyên
môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện bố trí 01 công chức, viên chức làm kiêm nhiệm
công tác văn thư.
Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng như khối lượng văn bản của
cơ quan, Văn phòng đã tổ chức Bộ phận Văn thư để thực hiện công tác Văn thư,
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Bộ phận Văn thư bao gồm 02 nhân viên.
Về công tác Văn thư, trưởng bộ phận Văn thư ngoài việc chịu trách nhiệm
chung trong việc thực hiện công tác Văn thư còn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên
quan đến công tác Văn thư như sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký;
- Đăng ký văn bản đi vào phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính và sổ văn
bản mật đối với văn bản mật;
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu khác (nếu cần);
- Scan văn bản đi và làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản và qua đường bưu điện;
- Sắp xếp văn bản đi, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Phân chia các ấn phẩm, báo, tạp chí, tài liệu chuyển giao tới các lãnh đạo
HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện;
- Tiếp nhận các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác;
- Phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Bảo quản con dấu và phối hợp đóng dấu.
Nhân viên còn lại thuộc bộ phận Văn thư thực hiện những nhiệm vụ về công
tác Văn thư như sau:
- Tiếp nhận văn bản đến, làm thủ tục đăng ký văn bản đến vào sổ văn bản đến
(đối với văn bản mật và đơn thư) và đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản.
- Trình văn bản đến cho người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết;
29

VIETKHOALUAN.COM
- Scan văn bản đến, phối hợp scan văn bản đi;
- Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết qua phần mềm quản
lý văn bản và qua đường bưu điện,
- Sắp xếp văn bản đến bao gồm cả văn bản mật theo thứ tự từ abc; lập hồ sơ đưa
vào lưu trữ;
- Lập danh sách, theo dõi và đôn đốc việc xử lý các văn bản đến theo ý kiến chỉ
đạo của UBND huyện;
- Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan và Văn phòng.
2.3.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư
a. Tổ chức Công tác soạn thảo văn bản
❖
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được UBND huyện Đan Phượng thực
hiện theo các quy định của nhà nước. Cụ thể:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật:
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 của Quốc hội về việc ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo
quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
- Đối với văn bản hành chính:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
❖
Quy trình soạn thảo văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Đan Phượng được thực hiện
theo Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Đan Phượng ban hành
kèm theo Quyết định số 630/QĐ-UBND ngày 25/4/2014. Cụ thể quy trình đó được
thực hiện như sau:
30

VIETKHOALUAN.COM
- Soạn thảo văn bản:
Các phòng ban, đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn
bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan từ các nguồn như nguồn văn bản của
Đảng, Nhà nước, các cơ quan cấp trên, báo cáo của đơn vị cấp dưới,… hay các
nguồn khảo sát thực tế khác.
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định.
- Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản, thường là cấp
Trưởng hoặc Phó các đơn vi trong UBND huyện. Trong trường hợp dự thảo đã
được Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt nhưng thấy cần thiết
phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa
chữa, bổ sung.
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
+ Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sẽ là người kiểm tra và chịu trách
nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, sau đó ký nháy vào cuối nội dung văn
bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành; đề xuất mức
độ mật, khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định
việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
+ Chánh Văn phòng hoặc người được Chánh Văn phòng ủy quyền tổ chức kiểm
tra lần cuối độ chính xác về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản
sau đó ký nháy vào cuối phần “Nơi nhận” (sau dấu ":").
- Ký văn bản:
+ Về thẩm quyền ký văn bản của UBND huyện Đan Phượng thì Chủ tịch UBND
huyện sẽ là người ký trực tiếp vào văn bản hoặc có thể do các Phó Chủ tịch UBND
huyện ký thay. Trong một số trường hợp được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền thì
Chánh văn phòng có thể ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện.
31

VIETKHOALUAN.COM
+ Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ, chủ yếu ký bằng bút mực
xanh để tránh tình trạng trùng với màu chữ photo.
b. Tổ chức quản lý văn bản đi
Việc tổ chức quản lý văn bản đi tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan
Phượng được thực hiện hoàn toàn trên cơ sở dữ liệu quản lý văn bản, ngoại trừ văn
bản mật.
❖
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện giúp Chủ tịch UBND huyện kiểm tra
lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn
bản của UBND huyện.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật. Nếu phát hiện sai sót thì
phải yêu cầu đơn vị, cá nhân soạn thảo chỉnh sửa, hoàn thiện trước khi phát hành.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
+ Tất cả văn bản đi của HĐND, UBND huyện được ghi số theo hệ thống số do Văn
thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Mỗi loại văn bản
được lập một sổ riêng đồng thời được đánh một hệ thống số riêng trên phần mềm
quản lý văn bản. Khi lựa chọn sổ văn bản trên phần mềm thì hệ thống số cũng sẽ tự
động chuyển thành số tiếp theo trong sổ văn bản đó.
+ Sau khi được Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt, Văn thư Văn phòng HĐNĐ
và UBND huyện có trách nhiệm đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý;
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.
- Ghi địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Việc ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành;
❖
Đăng ký văn bản đi:
Tại UBND huyện Đan Phượng, ngoại trừ văn bản mật vẫn được đăng ký vào
sổ riêng thì các văn bản hành chính thông thường khác đều được đăng ký trên cơ sở
32

VIETKHOALUAN.COM
dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính chứ không thực hiện theo cách đăng ký vào
sổ truyền thống nữa. Cụ thể như sau:
Đầu tiên phải truy cập vào địa chỉ của hệ thống quản lý văn bản:
qlvbdanphuong.hanoi.gov.vn và đăng nhập vào tài khoản của người sử dụng.
Sau khi đăng nhập, bấm vào mục “Văn bản đi” để thực hiện các nghiệp vụ
liên quan đến văn bản đi. Để đăng ký văn bản đi, bấm vào ô “Thêm mới (F7)” và
nhập các thông tin theo yêu cầu là hoàn thành xong bước đăng ký văn bản đi vào
phần mềm quản lý văn bản.
Hình ảnh Giao diện trang đăng ký văn bản đi: <PHỤ LỤC IV>
Riêng văn bản mật vẫn được đăng ký vào “Sổ văn bản mật đi”. Hình ảnh “Sổ
văn bản mật đi”: <PHỤ LỤC IV>
❖
Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
- Nhân bản:
Văn bản đi sau khi được đăng ký sẽ dược đem đi nhân bản theo đúng số lượng
được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản.
Nếu xảy ra trường hợp bị nhân bản thừa số lượng cần thiết thì cán bộ chịu
trách nhiệm nhân bản sẽ hủy văn bản thừa đó bằng các xé vụn nó đi.
Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đóng dấu cơ quan:
Văn bản sau khi được nhân bản xong sẽ được chuyển lại bộ phận Văn thư để
đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác nếu cần. Một số con dấu như dấu của HĐND,
dấu của UBND, dấu của Văn phòng và dấu của Công đoàn được cất cẩn thận trong tủ
có khóa vì vậy các cán bộ Văn thư sẽ là người mở tủ lấy ra con dấu cần dùng và trực
tiếp đóng dấu lên văn bản. Việc đóng các loại dấu được thực hiện như sau:
Dấu cơ quan được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; Dấu đóng
phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
Dấu đóng vào phụ lục kèm theo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần
tên cơ quan hoặc tên phụ lục đó.
33

BÀI MẪU khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng, HAY, 9 ĐIỂM

BÀI MẪU khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng, HAY, 9 ĐIỂM

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to BÀI MẪU khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng, HAY, 9 ĐIỂM

Similar to BÀI MẪU khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng, HAY, 9 ĐIỂM (20)

More from Viết Thuê Khóa Luận _ ZALO 0917.193.864 default

More from Viết Thuê Khóa Luận _ ZALO 0917.193.864 default (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

BÀI MẪU khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng, HAY, 9 ĐIỂM