Dokumen tersebut membahas tentang prinsip-prinsip penyusunan formasi dan pengadaan pegawai di suatu organisasi. Terdapat beberapa poin penting yaitu analisis kebutuhan pegawai berdasarkan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, beban kerja, kapasitas pegawai, jabatan, dan prinsip pelaksanaan kegiatan. Pengadaan pegawai dapat dilakukan melalui perencanaan, pengumuman lowongan, pelamaran,

1. MATA DIKLAT ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Materi
Prinsip-prinsip Penyusunan Formasi dan pengadaan Pengawai
Oleh : Marsono, SE

2. PENGERTIAN FORMASI PENGAWAI
 Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan.
Untuk mencapai tujuan, organisasi harus
menyesuaikan diri dengan perkembangan tugas
pokok yang harus dilaksanakan. Karena tugas
pokok dapat berkembang dari waktu ke waktu,
maka jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan
harus selalu disesuaikan dengan perkembangan
tugas pokok. Perkembangan tugas pokok dapat
mengakibatkan makin besarnya jumlah pegawai
yang diperlukan atau sebaliknya.

3. ANALISIS KEBUTUHAN DILAKUKAN
BERDASARKAN:
a. Jenis pekerjaan
b. Sifat Pekerjaan merupak
c. Perkiraan Beban Kerja
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat
f. Analisis Jabatan
g. Prinsip Pelaksanaan kegiatan

4. PENGADAAN PEGAWAI DAPAT DILAKUKAN:
 Perencanaan,
 Pengumuman,
 Pelamaran ,
 Penyaringan
 Pengangkatan calon Calon pegawai

5. MANFAAT PERENCANAA SDM
 Meningkatkan sistem informasi SDM yang terus
menerus diperlukan dalam mendayagunakan SDM
secara efektif dan efisien bagi pencapaian tujuan
organisasi.
 Mengembangkan dan menambah informasi SDM
 Mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM
 Memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan
SDM
 Mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang
lowong

6. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
PERENCANAAN SDM ADALAH:
 Faktor eksternal
 faktor ekonomi nasional dan global
 faktor sosial, politik dan hukum
 faktor teknologi
 faktor pesaing

7. LANJUTAN…
 Faktor internal
 Rencana strategik dan rencana operasional
 Anggaran SDM
 Faktor desain organiasi dan desain pekerjaan
 Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer

8. LANJUTAN…
 Faktor ketenagaan kerja
 pensiun, PHK, meninggal dunia dan tenaga kerja yang
selalu absen
 promosi, pindah, tenaga kerja yang mendapat pelatihan
dan yang mengikuti pendidikan di luar organisasi.

9. LANJUTAN…
 Faktor-faktor lain meliputi
 pasar tenaga kerja
 prestasi kerja
 waktu yang tersedia untuk mencapai sasaran jangka
pendek
 faktor demografi
 faktor supervisi
 faktor staf pendukung
 faktor lokasi.

10. UNSUR SYSTEM INFORMASI SDM
MELIPUTI:
 pengelola informasi
 sumber informasi
 pemakai informasi
 saluran
 informasi yang berkenaan dengan kecukupan,
ketepatan dan keakuratan.

11. SISTEM INFORMASI SDM UNTUK
KEPENTINGAN MANAJEMEN SDM MELIPUTI
:
 Data pribadi
 Data kemampuan
 Data aktivitas
 Data perkembangan karier
 Data prestasi kerja
 Data kasus-kasus penting yang pernah dialami
 Data kesehatan fisik
 Catatan penting dari atasan
 Catatan kehidupan keluarga
 Data gaji/upah tetap

12. PERSYARATAN YANG HARUS DIPENUHI
OLEH SETIAP PELAMAR ADALAH:
 Warga negara Indonesia
 Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan
setinggi-tingginya 35 tahun
 Tidak pernah dihukum penjara/kurungan berdasar
keputusan pengadilan yang sudah mempunyai
kekuatan hukum yang tetap karena melakukan
suatu tindak pidana kejahatan.
 Tidak pernah diberhentikan dengan hormat atas
permintaan sendiri atau tidak dengan hormat
sebagai PNS, atau diberhentikan tidak dengan
hormat sebagai swasta.

13. LANJUTAN…
 Tidak berkedudukan sebagai calon/pegawai negeri
 Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian dan
keterampilan yang diperlukan
 Berkelakuan baik
 Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah negara
Republik Indonesia atau negara lain yang
ditentukan oleh pemerintah dan
 Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan
jabatan.

14. Contoh Biodata Pelamar

15. Contoh Surat Lamaran kerja

16. TUGAS KELOMPOK
 Buatlah sebuah iklan rancangan penerimaan
karyawa baru untuk perusahaan anda, dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Kekurangan tenaga Administrasi 10 orang
2. Pemasaran 30 orang
Syarat pelamar
1. Lulusan S1
2. Pengalaman 2 th
3. Lamaran paling lambat 20 Agustus 2013