Modul ini membahas tentang pengelolaan waktu yang efektif dengan memberikan konsep-konsep kunci seperti mengidentifikasi kesulitan mengatur waktu, melakukan prioritas pekerjaan, dan mendelegasikan tugas. Modul ini juga menjelaskan pentingnya mengelola waktu dengan baik karena waktu adalah sumber daya berharga yang harus dioptimalkan guna meningkatkan produktivitas.

1. GUGUH UNGGUL SATRIADIGUGUH UNGGUL SATRIADI
PENGELOLAAN WAKTU YANG EFEKTIF

2. •Ketika menyelesaikan modul program ini peserta akan mampu
menemukan konsep – konsep kunci yang berhubungan dengan
pengelolaan waktu serta memiliki kemampuan untuk :
•Mampu mengidentifikasi hal – hal sulit untuk mengatur waktu secara
efektif didalam kegiatan sehari – hari
•Memahami bahwa waktu adalah sumber daya yang paling berharga

3. •Mampu melakukan skala prioritas pekerjaan dan menyelesaikanya
sesuai dengan target
•Memiliki kesadaran bahwa pengaturan waktu yang buruk
berdampak pula pada penyelesaian tugas
•Mampu mendelegasikan tugas dengan baik dan menerima
tanggung jawab pekerjaan yang diberikan berdasarkan prinsip
pengelolaan waktu yang tepat

4. T I M ET I M E
BERAPA BANYAK....
DEFINISI.....
MENGAPA HARUS DIKELOLA.....

5. Besaran antara yang tersedia dan
dapat digunakan untuk melakukan sesuatu
Setiap manusia disediakan waktu yang sama,
yaitu 24 jam setiap harinya
Manusia adalah mahluk sosial, agar mampu membagi –
memanfaatkan waktu dengan baik dan benar

6. WAKTUWAKTU adalah Sumber Daya yang
paling BERHARGABERHARGA

7. - Waktu adalah hal yang paling berharga yang
kita miliki
- Waktu dan bagaimana kita memanfaatkanya
dalam organisasi harus dikelola secara efektif
- Waktu yang benar - benar tahan lama
- Waktu tidak dapat disimpan untuk digunakan
nanti

12. Hal – hal tidak efektif vs halHal – hal tidak efektif vs hal
efektifefektif

13. BIASAKAN UNTUK TIDAK MENUNDA!BIASAKAN UNTUK TIDAK MENUNDA!

15. -Meningkatkan produktifitas yang juga meningkatkan
penggunaan waktu individu secaraa maksimal
- Prestasi kerja yang baik dengan tepat waktu
menyelesaikan janji terhadap pelanggan
- Munculnya keuntungan bagi organisasi dengan
penggunaan sumber daya manusia ataupun
sumber daya lainya

16. -Pengembangan perencanaan dan pengawasan bisnis
sistem yang berbasis kepada dasar pengaturan waktu
- Keterkaitan yang baik dari setiap aktifitas pekerjaan
terhadap batas waktu dalam pengkoordinasian penugasan
- Mengurangi stress terhadap tekanan penyelesaian tugas
dengan tindakan yang sesuai dengan apa yang
telah direncanakan

18. Kebiasaan Pokok untuk pengelolaanKebiasaan Pokok untuk pengelolaan
waktu yang baik adalahwaktu yang baik adalah
- Tahu kemana waktu digunakan
- Tetap fokus pada hasil akhir
- Bekerja dengan prioritas yang ditetapkan
- Penjadwalan waktu untuk isu – isu penting
- Mendelegasikan tugas rutin dan tanggung jawab untuk tim
- Menghadapi keraguan dan penundaan
- Hilangkan stress dalam pekerjaan
- Tetap menerapkan kebiasaan utama

19. Waktu dapat dikategorikan
menjadi 2 jenis :
1.WAKTU CEPAT
ketika diserap dalam atau
menikmati pekerjaan
2.WAKTU LAMBAT
bila bosan dengan
pekerjaanya atau memiliki
waktu yang buruk
Ketika merasa takut

20. •Waktu untuk tugas – tugas atau kegiatan dapat diatas
atau dibawah perkiraan karena :
-Intensitas aktifitas
-Tingkat fungsi otak
-Ketakutan yang berlebihan

22. Mengidentifikasikan ada 4 tahapanMengidentifikasikan ada 4 tahapan
dalam mengelola waktudalam mengelola waktu ( Stephen Covey )
1. Catatan dan daftar periksa
- pengakuan tuntutan energi dan waktu
2. Kalender dan buku agenda
- penjadwalan dengan beberapa fokus pada masa
depan
3. Prioritas
- perbandingan nilai relatif dari kegiatan
4. Manajemen diri
- kesadaran bahwa waktu tidak dapat dikelola, itu
adalah diri kita sendiri bahwa kita memiliki
mengelola

23. Penting
Tidak
penting
Mendesak
Tidak
mendesak
Q3
Q2Q1
Q4
Krisis
Deadlines
Pencegahan
Membangun hubungan
Perencanaan
Rekreasi
Interupsi
Beberapa pertemuan
Kegiatan populer
Kegiatan yg menyenangkan

24. •Berada di kwadran 1 akan membawa
- Stress berat
- Kelelahan
- Krisis manajemen
- Kebakaran
- 24 jam nonstop

25. •Berada di kwadran 3 akan membawa
- Fokus jangka pendek
- menilai rendah pada tujuan
- Krisis manajemen
- Perasaan korban / kurang
kontrol
- hubungan yang dangkal

26. •Berada dilingkaran kwadran 3 & 4
akan membawa
- Total tidak bertanggung jawab
- Ketergantungan yang tinggi
pada orang lain untuk hal – hal
dasar
- Jalur karir yang lambat dalam
organisasi

27. •Berada kwadran 2 akan membawa
- Visi
- Perspektif
- Keseimbangan
- Disiplin
- Kontrol

28. • Ada enam kriteria dasar untuk memungkinkan
seseorang untuk berfungsi dalam kwadran 2
- Koherensi ( te rsusun / te rkait satu sam a lain )
- Keseimbangan
- Fokus
- Kemampuan bergaul dengan orang lain
- Fleksibelitas ( le ntur / luwe s )
- Portabilitas ( m e m iliki pintu m asuk pikiran )

29. Persyaratan dasar untuk mencapai kwadran 2 adalah :Persyaratan dasar untuk mencapai kwadran 2 adalah :
• Jelas definisi peran organisasi dan secara
khusus peran anda sendiri
• Pemilihan dan fokus pada tujuan SMART
• Pengembangan dan pemanfaatan jadwal
• Praktek beradaptasi dalan peran kerja

30. Untuk tetap dalam kwadran 2, ada persyaratan yang harus
Dimiliki ketika anda mengatakan tidak!
Untuk tetap dalam kwadran 2, ada persyaratan yang harus
Dimiliki ketika anda mengatakan tidak!
-Dengan cara yang Profesional
-Ketika terkait dengan item atau kegiatan
kwadran 3 atau kwadran 4
•Tidak penting tidak mendesak
•Tidak penting tapi mendesak
•Tidak memberikan keunggulan kompetitif

31. MANAJEMEN BERBASIS-WAKTUMANAJEMEN BERBASIS-WAKTU

32. FOKUS PADA WAKTUFOKUS PADA WAKTU
DAN SUMBER DAYADAN SUMBER DAYA
Kualitas sumber daya secara langsung dipengaruhi
Oleh sumber daya dan kendala waktu yang terlihat
Kualitas
WaktuSumber daya

33. Sistematika dari prosesSistematika dari proses
Kemampuan untuk merancang dan menerapkan
prosesyang memungkinkan berjalan dengan konsisten
-Input
-Output
-Pelatihan dan transfer keterampilan

34. MANAJEMEN BERBASIS-WAKTUMANAJEMEN BERBASIS-WAKTU

36. • Permasalahan no 1: Penundaan
-Menunda melakukan hal – hal yang seharusnya anda
lakukan saat ini.
• Solusinya
- Daftar semua tugas yang sedang anda tunda
- Hapus dua dari daftar dengan melakukanya sekarang
- Merencanakan dan mengatur jadwal untuk
menangani sisanya
- Penghargaan ketika tugas selesai
- Hukuman ketika tugas tidak selesai sesuai rencana

37. • Ketika dihadapkan dengan tugas ada beberapa
alternatif tindakan
- Melakukanya
- Mendelegasikan
- Membuang
- Memberi batas waktu
- Membedahnya

38. • Permasalahan no 2: Melumpuhkan kesempurnaan
-Ini adalah kegagalan untuk mengenali perbedaan
antara keunggulan dan kesempurnaan
* Keunggulan * Kesempurnaan
- Tercapai - Tak terjangkau
- Sehat - Frustasi
- Memuaskan - Tidak realistis
- Realistis

39. • Permasalahan no 3: Menetapkan tujuan yang tidak
menantang
-Tujuan yang ditetapkan harus mengandung tantangan
secara realistis dan mengambil pelajaran dari ketersediaan
sumber daya lain jika tidak anda akan sibuk tanpa
kemungkinan berhasil
• Gunakan SMARTS kriteria untuk menentukan tujuan
- Specific
– Measurable
– Attainable
– Realistic
– Time-bound
– Supported by the organization ( didukung oleh organisasi )

41. • Untuk menangani banyak pekerjaan, coba cara berikut:
- Memahami tekanan yang ada
- Jangan bekerja dengan panik
- Jangan menyalahkan semua yang ada pada
diri anda
- Menjauhlah dari hal yang membuang waktu
- Memperkirakan waktu sebaik – baiknya
- Setuju terhadap prioritas dan menjaganya
- Ingatkan diri anda bahwa ada batas waktu
yang tersedia

42. • Membedakan antara:
- Tugas mendesak
* Asumsikan penting karena mereka menuntut perhatian
segera
- Tugas penting
* Mungkin akan sangat penting jika dibiarkan tidak
dikerjakan
* Biasanya memiliki efek jangka panjang
- Untuk menilai Mendesak vs Penting dengan
mengukur tugas dengan jangka waktu
* Dampak jika melakukanya
* Efek jika tidak melakukanya

43. PENENTUAN PRIORITAS
Importance
Urgency
Priority
1
Priority
2
Priority
3
Priority
4

48. • Cara yang paling efektif untuk mengantisipasi
dan mencegah krisis adalah :
- Menetapkan tenggang waktu dan batas toleransi
- Menggunakan target sementara pada tugas
atau proyek kedalam rangkaian waktu kerja anda.
- Membuat jadwal sehinga mejadi hal yang
realisitis

49. Gagal merencanakanGagal merencanakan
BerencanaBerencana
Untuk GagalUntuk Gagal

50. Perencanaan adalah sebuah peta
jalan yang ditetapkan sesuai waktu
yang sesungguhnya untuk mencapai
tujuan atau serangkaian tujuan
melaui penggunaan sumber daya yang
ditetapkan

51. • Informasi penting :
- Anda perlu tahu apa yang harus Anda
rencanakan
• Yang harus dilakukan
- Buat tugas menjadi bagian – bagian kecil
- Mengukur waktu yang diperlukan pada setiap
bagianya
- Urutkan setiap bagianya secara logis

53. Bagi diri AndaBagi diri Anda
•1.Hemat Waktu
•2.Mencapai Lebih
•3.Meningkatkan Nilai Anda

54. Untuk TimUntuk Tim
• 1. Efisiensi
• 2. Fleksibilitas
• 3. Teamwork
• 4. Beban kerja Seimbang
• 5. Komunikasi berjalan dengan baik
• 6. Mempertahankan Keutuhan Tim

55. Hambatan yang
Muncul
Hambatan yang
Muncul
1. Takut gagal
2. Kemampuan Anda yang tidak sama
dengan yang lain
3. Saya Bisa Lakukan Lebih Baik Sendiri
4. Saya Lebih baik Tidak memberikan Dia
terlalu Banyak Kewenangan

56. •Mengambil peran secara objektif saat melihat
beban kerja
•Tentukan di mana kontribusi Anda yang paling
dibutuhkan
•Mengidentifikasi orang-orang terbaik dalam
organisasi
•Memberdayakan kepercayaan
•Membagi strategi bisnis Anda dengan teman
atau tim
•Mengembangkan proses berulang
•Fokus pada hasil
•Lakukan Tindak lanjut

58. Karena Anda adalahKarena Anda adalah
Pemilik dan Penguasa WAKTUPemilik dan Penguasa WAKTU

59. KASIH
SELAMAT
MENJALANI
HIDUP
DENGAN
PENUH
MAKNA.