2. Training Time Management :
1. How to manage your time
2. How to eliminate time wasters
3. How to improve your concentration
4. Using To Do List
5. Using Inventory Analysis Chart
6. Using Priorities Check List
7. Time management strategies
3. MANAJEMEN
WAKTU
Teknik untuk menggunakan waktu Anda secara
produktif dan efisien
mengatur dan merencanakan bagaimana membagi
waktu Anda di antara berbagai tugas
memiliki waktu untuk melakukan semua yang Anda
perlukan tanpa merasa stres dengan keterampilan
manajemen waktu yang baik
bekerja secara produktif dan memprioritaskan waktu
Anda untuk mengerjakan tugas-tugas yang mendesak
atau penting terlebih dahulu sambil menindaklanjuti
hal-hal yang tidak mendesak namun tetap penting.
memfokuskan waktu dan energi Anda pada hal-hal
yang paling penting
bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras, untuk
meningkatkan produktivitas.
4. MANFAAT
MANAJEMEN WAKTU
YANG EFEKTIF
Lebih sedikit stres atau kecemasan
Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik
Peningkatan focus
Tingkat produktivitas yang lebih tinggi
Lebih banyak waktu luang
Membuat segalanya sederhana dan mudah
Lebih sedikit gangguan
Energi dan motivasi yang lebih besar
MENIKMATI SELURUH WAKTU
KERJA ANDA
5. Who are you?
Why are you qualified to present today?
HOW TO MANAGE YOUR TIME
“Jika Anda meluangkan waktu untuk meninjau kembali semua hal yang Anda lakukan dalam sehari,
Anda mungkin menyadari betapa banyak waktu yang telah Anda buang. Keterampilan
mengorganisasikan waktu harus dipelajari, sama seperti keterampilan lainnya. Jika Anda
mempelajari keterampilan penguasaan waktu, seperti merencanakan dan menjadwalkan aktivitas
Anda untuk hari, minggu, atau bulan, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan juga merasa
lebih santai secara umum. Menetapkan tujuan yang realistis dan menyesuaikan jadwal Anda secara
teratur akan menghasilkan hasil dan kesuksesan yang luar biasa”
Time Organization
Skill
Planning
Scheduling
Objective/ Target
Productivity
Waste
6. 1. Membuat rencana
2. Buat Daftar Prioritas Daripada Daftar Yang Harus Dilakukan
3. Mulai Lebih Awal
4. Pecahkan Setiap Tugas Menjadi Bagian-bagian Kecil
5. Berlatih Pengambilan Keputusan
6. Delegasikan tugas
7. Tetapkan Sasaran yang SMART (spesifik, terukur, dapat
dicapai, realistis, dan terjamin dalam jangka waktu tertentu).
8. Tetapkan Tenggat Waktu
9. Berhati-hatilah Saat Anda Keluar Jalur
10. Belajar Menetapkan Batasan dan Mengatakan Tidak
11. Minimalkan Gangguan
12. Atasi Stres dengan Bijaksana
13. Hindari Multitasking
14. Gunakan Aturan 20 Menit
15. Beristirahat
16. Bangun Sistem dan Ikuti dengan Rajin
TOP 16
TIME MANAGEMENT
SKILLS
7. THE THREE P’S OF
TIME
MANAGEMENT
Planning/ Perencanaan
Dengan gagal merencanakan, Anda berencana untuk
gagal
Jika Anda tidak membuat rencana, Anda tidak akan
tahu semua yang perlu Anda lakukan agar suatu proyek
berhasil.
Priority/ Memprioritaskan
Jika saya dapat memilih satu hal dalam daftar, mana
yang paling penting?
Atau tugas apa yang akan memberi saya keuntungan
terbesar atas investasi waktu saya?
Perform/ Pertunjukan
Setelah Anda merencanakan dan membuat prioritas,
Anda harus melaksanakannya!
harus berkonsentrasi pada satu tugas hingga selesai
100%! Anda harus menyelesaikannya tanpa gangguan
atau gangguan sama sekali
8. PERENCANAAN
Anda mungkin tidak cukup siap, menghadapi
masalah yang tidak terduga, melewatkan
tenggat waktu, dan akibatnya, reputasi Anda
bisa dipertaruhkan.
Hal ini dapat membuat Anda merasa
kewalahan, tidak terorganisir, dan stres. Anda
harus memahami manfaat dari perencanaan
hal ini mungkin tidak memberikan hasil
langsung, namun jangan lupa berapa kerugian
yang harus Anda tanggung jika tidak
membuat rencana.
Di penghujung hari, luangkan setidaknya 15 menit
untuk merencanakan hari berikutnya
bangun dengan pemahaman yang jelas tentang apa
yang perlu dilakukan dan di penghujung hari Anda
akan merasa telah mencapai apa yang perlu Anda
capai
1. Langkah pertama adalah Anda harus menuliskan semuanya
dan tidak menyimpannya apa pun yang ada di kepalamu.
2. Tuliskan semua yang perlu Anda lakukan dan Anda telah
mengalokasikan waktu untuk itu. Apa berikutnya?
3. Tugas mana yang kita selesaikan terlebih dahulu?
4. Hanya ada jumlah jam tertentu dalam sehari dan agar
menjadi lebih produktif, kita perlu melakukan tugas-tugas
yang akan memberi kita nilai paling besar.
5. Itu berarti Anda perlu memprioritaskan dan memahami
tugas mana yang memerlukan tindakan dan membuat
prioritas dengan bijaksana
9. PERENCANAAN
Letakkan semuanya di selembar kertas,
spreadsheet Excel, apa pun yang paling
sesuai untuk Anda
Ingatlah juga untuk memasukkan tugas rutin
Anda ke dalam perencanaan harian Anda.
Alokasikan sejumlah waktu tertentu untuk
suatu tugas tertentu dan berapa lama
menurut Anda waktu yang dibutuhkan,
namun bersikaplah realistis
Ingatlah juga untuk menjaga tindakan Anda
tetap kecil, batasi tindakan pada satu
aktivitas saja
Anda perlu menuliskan setiap kegiatan,
bukan hasilnya.
10. MEMPRIORITASKAN
Setelah mengidentifikasi tugas yang paling
penting, carilah tugas terpenting kedua,
ketiga, dan seterusnya, dengan
mempertimbangkan alokasi waktu untuk
masing-masing tugas.
Anda dapat mengelompokkan tugas ke
dalam kategori berbeda dan ini dapat
membantu Anda membuat prioritas
Penting dan mendesak: Tugas-tugas ini memerlukan respons dalam waktu
singkat. Anda perlu melakukan tugas-tugas ini karena mendesak, namun
ingatlah jika Anda terus-menerus memadamkan api, Anda tidak
menyediakan waktu untuk tugas-tugas lain yang penting namun tidak
mendesakbangun dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu
dilakukan dan di penghujung hari Anda akan merasa telah mencapai apa yang
perlu Anda capai
Penting dan tidak mendesak: Hal ini memerlukan tindakan, dan meskipun
hal ini tidak perlu dilakukan saat ini, hal ini perlu dilakukan pada akhirnya.
Kategori ini adalah tempat Anda seharusnya menghabiskan sebagian besar
waktu Anda.
Mendesak tapi tidak penting: Tugas-tugas ini memerlukan tindakan
segera, namun bukan prioritas utama. Ini terjadi ketika Anda mendapati diri
Anda mengatakan ya pada terlalu banyak hal untuk orang lain, atau Anda
mendapati diri Anda diganggu.
Tidak mendesak/tidak penting: Ini mungkin layak dilakukan pada suatu
saat, tetapi sering kali merupakan pekerjaan yang sibuk, sering kali bersifat
pengalih perhatian seperti membersihkan email, membersihkan meja, dan
gangguan lainnya. Tugas-tugas ini memberi Anda perasaan sibuk.
Waktu yang terbuang: Apakah waktu Anda lebih baik dihabiskan di tempat
lain? Apakah tugas ini layak dilakukan? Apakah bisa didelegasikan?
Membuang waktu
11. MEMPRIORITASKAN
Tuliskan semua tugas yang ingin Anda selesaikan
setiap hari.
Sebaiknya simpan daftar terpisah yang berfokus
pada sasaran jangka panjang, seperti sasaran
bulanan atau bahkan tahunan, sehingga Anda juga
dapat melacaknya.
Dalam daftar harian Anda, prioritaskan tugas-
tugas tersebut. Anda mungkin tidak dapat
menyelesaikan seluruh daftar, jadi pastikan Anda
mengutamakan tugas yang paling mendesak atau
penting.
Lanjutkan membuat daftar tugas dari yang paling
penting hingga yang paling tidak penting. Anda
selalu dapat mengerjakan tugas yang tidak terlalu
mendesak keesokan harinya, jika Anda kehabisan
waktu atau tenaga
12. MEMPRIORITASKAN
Detailkan semuanya
Proyek-proyek besar dalam daftar tugas Anda
mungkin tampak menakutkan, namun Anda
dapat membuatnya lebih mudah ditangani
dengan membaginya menjadi beberapa tugas
yang lebih kecil.
Buat daftar tugas-tugas kecil di daftar tugas Anda,
dan prioritaskan tugas-tugas tersebut bersama
dengan tugas-tugas lain yang perlu Anda
selesaikan. Hal ini dapat membantu memastikan
bahwa Anda menyelesaikan proyek yang lebih
besar sebelum Anda kehabisan energi untuk hari
itu.
13. MEMPRIORITASKAN
Buat Jadwal
Setelah Anda memiliki daftar tugas yang diprioritaskan,
tuliskan jadwalnya.
Anda dapat memperkirakan jumlah waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.
Pastikan Anda menyisakan ruang untuk istirahat
sepanjang hari. Anda akan menyadari bahwa Anda
bekerja lebih baik setelah Anda sering menjauh dari
area kerja, meskipun hanya 10 menit saja.
Sebisa mungkin patuhi jadwal Anda, namun perlu
diingat bahwa Anda mungkin perlu melakukan sedikit
penyesuaian di sana-sini saat ada masalah atau jika
Anda diberi tugas mendesak baru yang harus
diselesaikan di penghujung hari.
Memiliki jadwal berfungsi sebagai panduan untuk
membantu Anda merencanakan hari Anda.
14. Matikan perangkat seluler Anda dan tutup email
Anda; hilangkan gangguan yang biasanya Anda alami.
Hal ini akan meningkatkan produktivitas Anda, baik
kualitas maupun kuantitas pekerjaan Anda.
Jika Anda fokus menyelesaikan satu tugas pada satu
waktu, Anda akan terkejut betapa banyak yang bisa
Anda selesaikan!
Juga jangan lupa untuk memantau energi Anda
(bagaimana perasaan Anda) dan melakukan tugas-
tugas penting saat Anda paling energik dan waspada.
PERTUNJUKAN
15. PERTUNJUKAN
1. Fokus pada Kualitas
Saat mempelajari cara mengatur waktu, pastikan untuk tidak terburu-buru
melakukan pekerjaan yang perlu Anda lakukan hari itu. Fokus pada kualitas dan
mencapai hasil yang luar biasa.
Menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tetap fokus pada kualitas pada akhirnya
akan menghemat lebih banyak waktu dan tenaga, karena pekerjaan yang dilakukan
secara sembarangan dapat memerlukan perbaikan dan perbaikan karena kesalahan
dan akibat tidak diinginkan lainnya.
2. Hindari Gangguan
Jauhi gangguan, terutama ketika Anda mencoba fokus pada tugas-tugas yang
merupakan bagian dari proyek besar atau ketika Anda memiliki tenggat waktu yang
mendesak untuk dipenuhi. Jangan bekerja dengan orang yang dapat mengganggu,
atau Anda hanya akan membuang-buang waktu yang berharga.
Hadiahi diri Anda sendiri karena telah menyelesaikan beberapa tugas dengan
melakukan aktivitas yang biasanya dapat mengalihkan perhatian, seperti membaca
berita terkini secara online atau memeriksa situs media sosial.
Triknya adalah dengan membatasi hadiah ini hingga 10 menit atau lebih. Setelah
waktunya habis, kembali bekerja dan tetap fokus pada tugas berikutnya (20-20-20)
16. PERTUNJUKAN 3. Dapatkan Bantuan Dari Ahlinya
Anda tidak harus mengatur waktu Anda sendiri. Anda dapat
mempelajari cara membengkokkan dan meregangkan waktu dari
pakar online yang dapat memberi Anda tip singkat dan
pembaruan tentang cara menggunakan waktu Anda dengan lebih
efisien.
Anda mempelajari lebih lanjut teknik dan strategi manajemen
waktu.
Dengan teknik manajemen waktu yang tepat, Anda dapat membuat
jadwal yang lebih terstruktur sehingga Anda memiliki banyak waktu
untuk menyelesaikan tugas sehari-hari dan bekerja untuk mencapai
tujuan jangka panjang.
17. MANAJEMEN
WAKTU
EFISIEN
Kualitas kerja yang lebih baik
Lebih sedikit stress
Lebih banyak waktu untuk
mengerjakan proyek strategis atau
kreatif
Kurangi penundaan
Lebih percaya diri
Mengontrol waktu
yang Anda habiskan
untuk memaksimalkan
produktivitas
18. HOW TO ELIMINATE TIME WASTERS
Prioritaskan dan tetap fokus. Evaluasi tugas harian Anda dan prioritaskan. Jika tidak ada
hal lain yang dapat dilakukan hari ini, satu atau dua hal apa yang mutlak harus dilakukan?
Delegasikan sebanyak yang Anda bisa. Lepaskan gagasan bahwa tidak ada seorang pun
yang dapat melakukan apa yang Anda lakukan seperti yang Anda lakukan! Dengan sistem
yang tepat, Anda dapat mendelegasikan pekerjaan taktis yang menghalangi Anda
mengerjakan bisnis Anda dengan tepat. Namun ada perbedaan penting antara
mendelegasikan dan melepaskan.
Tetapkan dan penuhi tenggat waktu untuk diri Anda dan karyawan Anda. Tetapkan
tenggat waktu yang wajar untuk semua pekerjaan dan patuhi tenggat tersebut. Pertahankan
tanggung jawab pada diri Anda sama seperti Anda memperlakukan seorang karyawan. Itu
benar; pekerjaan diperluas untuk mengisi waktu yang tersedia, jadi tetapkan ekspektasi.
19. HOW TO ELIMINATE TIME WASTERS
Jangan menunda tugas yang tidak menyenangkan. “Pil pahit” yang Anda tunda bisa
kembali menghantui Anda dalam banyak cara. Suatu situasi mungkin menjadi lebih akut
seiring berjalannya waktu, belum lagi fakta bahwa hal itu akan berada di benak Anda (atau
pikiran orang lain) dan menjadi gangguan. Yang terbaik adalah segera mengurus hal-hal
penting yang tidak menyenangkan. Resolusi jauh lebih baik daripada membuang-buang
waktu yang berharga dengan bertanya-tanya “bagaimana jika…”
Belajarlah untuk mengatakan tidak. Waspadai komitmen yang berlebihan! Anda adalah
satu-satunya yang benar-benar dapat melindungi waktu Anda. Pelajari seni mengatakan
“tidak” dengan sopan. Jika hal ini tampak menakutkan, cobalah ini: ketika dihadapkan pada
sebuah peluang, jangan langsung berkomitmen. Luangkan waktu sejenak untuk
mendengarkan intuisi Anda dan lihat jadwal Anda; Anda mungkin mendapati bahwa
menolak adalah jawaban yang masuk akal. Orang-orang tahu Anda sibuk, tidak masalah jika
Anda menetapkan batasan
20. HOW TO ELIMINATE TIME WASTERS
Sebelum Anda Memulai
1. Mengapa kita melakukan ini? Lakukan sesuatu hanya jika memang perlu dilakukan, sesuai
dengan tujuan Anda, dan dapat dibenarkan dengan hasil yang jelas dan memberikan
manfaat.
2. Apakah tujuan kita SMART? Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Berbatas Waktu.
3. Apakah jelas kegiatan mana yang membuahkan hasil? Sehubungan dengan tujuan kami.
Ingat aturan 80/20 (paretto)
4. Apakah aktivitas ini ditinjau secara rutin? Segala sesuatu yang dijalankan oleh manusia akan
cenderung ke arah kompleksitas. Mengurangi pemborosan waktu adalah kegiatan yang
berkelanjutan.
5. Apakah kita mengacaukan aktivitas dengan produktivitas? Atau membiarkan orang lain
melakukannya
21. HOW TO ELIMINATE TIME WASTERS
Kurangi Pembuangan Waktu
1. Tanyakan pada diri Anda: mengapa saya melakukan ini. Cara terbaik dan paling efektif untuk
mengatasi pemborosan waktu adalah dengan tidak mengerjakan tugas.
2. Mintalah orang lain untuk melakukannya. Jika itu harus dilakukan maka carilah orang lain untuk
melakukannya. Jangan takut atau enggan untuk mendelegasikan. Bekerjalah sesuai kekuatan dan
agenda Anda.
3. Lakukan dengan cepat! Kegiatan bernilai rendah biasanya dapat dilakukan dengan standar yang
dapat diterima dengan cukup cepat. Jangan buang waktu berharga untuk hal-hal yang tidak
terlalu penting.
4. Sederhanakan lalu otomatisasi. Jika aktivitas perlu dilakukan semudah mungkin, maka
otomatiskan. Mengembangkan dan menerapkan prosedur standar yang sederhana.
5. Lakukan aktivitas bernilai rendah saat energi Anda rendah. Jadwalkan pekerjaan Anda yang
paling berarti pada saat Anda merasa paling produktif
Dilakukan untuk membantu mengurangi
aktivitas sia-sia Anda
22. HOW TO ELIMINATE TIME WASTERS
Waktu Anda terbuang ?
1. Perhatikan jamnya. Bukan milik mereka, milikmu! Ingat, ini adalah waktu Anda yang
mereka gunakan, jadi waspadalah terhadap waktu yang berlalu.
2. Alokasikan waktu. Apakah pertemuan tersebut informal atau formal, nyatakan berapa lama
Anda dapat memberikan waktu dan menaatinya!
3. Langsung ke intinya. Secepat mungkin rangkumlah tujuan diskusi dan putuskan apakah
diskusi memerlukan tindakan segera atau ditunda. Lebih disukai milik mereka!
4. Tanya kenapa? Baik dan sering, terutama jika Anda diminta melakukan sesuatu. Waspadai
“delegasi ke atas”.
5. Katakan tidak! Salah satu kata yang paling jarang digunakan tetapi paling efektif untuk
manajer yang memiliki waktu terbatas. Ucapkan dengan baik namun sering, sesering yang
diperlukan agar waktu Anda tetap terkendali.
23. HOW TO ELIMINATE TIME WASTERS
Waktu Atasan Anda terbuang
1. Atasan Anda akan membutuhkan waktu Anda dan itu wajar. Yang tidak sah adalah pemuatan
yang berlebihan, atau membuang-buang waktu Anda. Jadi hal apa saja yang dapat Anda
lakukan dan apa yang perlu Anda waspadai? Beritahu atasan Anda ketika Anda sudah
mencapai titik jenuh. Buat atasan Anda sadar akan konsekuensinya. Jika dia mencoba
membebani Anda secara berlebihan, coba katakan: “ya, saya bisa menyelesaikannya saat itu,
tapi itu akan menundanya…”
2. Jangan mengatakan ya untuk semua yang diminta atasan Anda, negosiasikan!
3. Mintalah atasan Anda untuk membuat prioritas ketika dia memberi Anda daftar tugas.
4. Saat diminta melakukan sesuatu: cari tahu detailnya dan, jika mungkin, katakan Anda akan
menghubunginya kembali, atau melihatnya.
5. Kemudian: cari tahu apa saja yang tercakup dalam pekerjaan itu; memikirkan cara terbaik
untuk mengatasi tugas tersebut; kembali dengan jawabannya – “inilah yang dapat saya
lakukan”.
24. HOW TO IMPROVE YOUR
CONCENTRATION
Fokus
- Ketrampilan/Skill
- Goal
Pengertian
Interaksi Sosial
Kepercayaan diri
Jangka waktu tertentu
Membentuk dasar gaya
manajemen
Konsentrasi berarti pengendalian perhatian.
Ini adalah kemampuan untuk memfokuskan
pikiran pada satu subjek, objek, atau
pemikiran, dan pada saat yang sama
mengecualikan dari pikiran setiap pemikiran,
gagasan, perasaan, dan sensasi lain yang tidak
berhubungan.
25. HOW TO IMPROVE YOUR
CONCENTRATION
Mengapa saya tidak bisa fokus?
Rutinitas waktu tidur dan kebersihan tidur Anda
Tidak cukup tidur
Tidak mengonsumsi makanan bergizi atau kalori yang cukup
sepanjang hari
Menempatkan ponsel dan perangkat elektronik lainnya
dalam pandangan Anda
Tanggungan atau rekan kerja membutuhkan perhatian Anda
Hari Anda disusun tidak sinkron dengan ritme ultradian
Anda
Anda terlalu stres atau kelelahan
Anda tidak mendapatkan aktivitas fisik yang cukup
sepanjang hari
Faktor Lingkungan
Penyebab
Tergantung pada penyebabnya, Anda mungkin
harus menerima untuk sementara waktu bahwa
konsentrasi Anda rendah dan mempelajari
beberapa trik untuk mengurangi dampaknya
atau menerima penurunan yang terjadi
26. Kognitif. Konsentrasi Anda mungkin menurun jika Anda mudah melupakan sesuatu. Ingatan Anda
terkadang hilang, Anda salah menaruh artikel, dan kesulitan mengingat hal-hal yang terjadi beberapa
waktu lalu. Penyebab lain gangguan konsentrasi kognitif Anda adalah jika Anda mendapati pikiran Anda
terlalu aktif, terus-menerus memikirkan banyak hal karena kekhawatiran atau peristiwa penting. Ketika
pikiran dan masalah mengganggu pikiran Anda, menuntut perhatian, hal itu menghalangi konsentrasi
yang efektif.
Psikologis. Saat Anda depresi dan merasa down, sulit untuk fokus. Demikian pula, ketika Anda sedang
memulihkan diri dari kehilangan orang yang Anda cintai saat berduka atau mengalami kecemasan, Anda
mungkin mengalami kesulitan untuk fokus pada satu tugas.
Medis. Kondisi medis seperti diabetes, ketidakseimbangan hormon, dan jumlah sel darah merah yang
rendah dapat memengaruhi konsentrasi kita. Beberapa obat juga membuat Anda mengantuk atau kabur
dan sangat mengganggu konsentrasi.
Lingkungan. Kondisi kerja yang buruk, ruang bersama, dan dinamika kerja yang intens atau negatif juga
dapat menyebabkan kurangnya konsentrasi. Saat kita sedang mengalami kelelahan atau stres akibat
pekerjaan atau kehidupan pribadi, kita akan sulit berkonsentrasi karena kelelahan emosional. Demikian
pula, lingkungan dapat menimbulkan ketidaknyamanan pada tubuh kita dengan efek yang kita sadari
(panas, cahaya, kebisingan) dan efek lain yang tidak kita sadari (ketegangan, hal negatif, pemantauan).
Gaya hidup. Kelelahan, kelaparan, dan dehidrasi dapat mengganggu konsentrasi. Gaya hidup yang
melibatkan terlalu banyak melewatkan waktu makan, makanan kaya, atau konsumsi alkohol berlebihan
dapat menantang ingatan dan kemampuan kita untuk berkonsentrasi dan fokus.
27. HOW TO IMPROVE YOUR
CONCENTRATION
Hilangkan gangguan
Kurangi multitugas
Latih perhatian dan meditasi
Tidur lebih banyak
Pilih untuk fokus pada saat ini
Istirahat sejenak
Terhubung dengan alam (ikan, tanaman , dll)
Latih otak Anda
Olahraga
Mendengarkan Musik
Makan dengan baik.
Tetapkan prioritas harian
Ciptakan ruang untuk bekerja
Gunakan pengatur waktu
Beralih tugas
28. USING TO DO LIST
Kelola daftar tugas secara efektif dengan prioritas waktu
Menyelaraskan tugas dan waktu untuk produktivitas optimal. Saat
membuat daftar tugas yang harus dilakukan, pikirkan kapan Anda
akan menyelesaikannya.
Tetapkan waktu untuk setiap tugas, dan isi hari Anda sesuai dengan
itu. Hal ini tidak hanya memberi Anda gambaran komprehensif
tentang tugas Anda, namun juga memberi Anda gambaran realistis
tentang bagaimana dan kapan Anda akan menyelesaikannya.
Atur tugas berdasarkan urgensi. Tingkatkan motivasi dengan sedikit
urgensi.
Urutkan tugas Anda berdasarkan tenggat waktu, dengan tenggat
waktu prioritas tinggi di bagian atas.
Ketika tugas yang membayangi itu berada di urutan teratas daftar,
Anda tahu inilah waktunya untuk mulai bekerja.
Daftar tugas yang diprioritaskan secara mendesak adalah visual hebat
yang dapat meningkatkan produktivitas Anda.
29. USING TO DO LIST
Kelola daftar tugas secara efektif dengan prioritas waktu
Kelompokan Tugas untuk manajemen waktu yang efektif.
Mengelompokkan tugas adalah cara efektif untuk bekerja dengan
otak Anda, waktu Anda, dan hari Anda.
Setelah Anda membuat daftar tugas Anda, pikirkan bagaimana
tugas tersebut saling terkait satu sama lain. Mungkin Anda ingin
melakukan semua tugas bersama karena mereka berada di wilayah
kota yang sama.
Mungkin Anda ingin fokus pada semua tugas kreatif Anda
sekaligus karena Anda bekerja lebih baik saat berada di zona
tersebut.
Dengarkan apa yang Anda perlukan dan kelompokkan tugas Anda
dengan cara yang paling efisien untuk Anda.
Ini tentu saja akan membantu meningkatkan manajemen waktu
Anda.
30. USING TO DO LIST
Kelola daftar tugas secara efektif dengan prioritas waktu
Kelola dan lacak kemajuan. Dalam daftar tugas yang sederhana,
melacak kemajuan pada dasarnya hanya melihat daftar Anda
menyusut saat tugas dicentang, dicoret, atau dihapus. Pasti ada
sesuatu yang memuaskan dengan mencentang item daftar, jadi
manfaatkan momentum yang Anda rasakan saat daftar Anda
menyusut dan selesaikan beberapa tugas lagi.
Jika daftar tugas Anda berfokus pada tujuan dengan langkah-
langkah yang tercantum untuk mencapai tujuan Anda, Anda dapat
menggunakannya untuk melacak kemajuan tujuan Anda.
Pertimbangkan untuk membuat label untuk berbagai tingkat
pencapaian. Anda dapat menempatkan tingkat pencapaian Anda
di bagian atas daftar dan diingatkan seberapa jauh pencapaian
Anda
31. USING TO DO LIST
Kelola daftar tugas secara efektif dengan prioritas waktu
Seimbangkan pekerjaan dan kehidupan. Salah satu strategi terbaik (dan
mungkin paling sulit dipahami) untuk menyeimbangkan pekerjaan dan
kehidupan adalah menghilangkan gangguan dan fokus untuk hadir
sepenuhnya di tempat yang Anda pilih.
Jika Anda memilih untuk meletakkan daftar tugas dan menghabiskan
waktu bersama teman-teman, diamkan email kantor Anda, simpan
ponsel Anda, dan biarkan diri Anda benar-benar menikmati waktu
istirahat Anda. Hadir di luar jam kerja membuat Anda merasa benar-
benar istirahat. Kemungkinannya adalah, jika Anda mencoba menjejali
beberapa pekerjaan sambil bersosialisasi, pekerjaan tersebut tidak akan
produktif.
Saat Anda memilih untuk mengerjakan tugas dari daftar Anda, lakukan
hal yang sama.
Jika ini membantu meminimalkan gangguan, Anda selalu dapat
mencetak daftar tugas sehingga Anda tidak perlu menggunakan
komputer atau perangkat seluler.
32.
33. USING INVENTORY ANALYSIS
CHART
Manajemen waktu daftar tugas memiliki ketergantungan
Buat daftar tugas dan template manajemen waktu.
Gunakan template daftar tugas yang harus dilakukan dengan manajemen waktu,
dan manfaatkan motivasi untuk membuat daftar tugas yang paling efisien,
produktif, dan menginspirasi.
Sumber daya manajemen waktu untuk membantu Anda membuat jadwal,
membangun kebiasaan sehat, menyelesaikan pekerjaan, dan menjalani
kehidupan yang seimbang
Sejujur mungkin saat mengisinya, karena tujuannya adalah agar Anda
mengidentifikasi area yang perlu dikembangkan. Setelah Anda menyelesaikan
inventarisasi ini, Anda akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang kelemahan
dan hambatan manajemen waktu Anda dan kemudian dapat membuat rencana
manajemen waktu yang efektif.
34. USING INVENTORY ANALYSIS
CHART
Manajemen waktu daftar tugas memiliki ketergantungan
Gunakan untuk mengidentifikasi area pertumbuhan dan mengambil
langkah selanjutnya
Tetapkan satu atau dua tujuan manajemen waktu mendatang
Menganalisis inventaris manajemen waktu Anda, mengidentifikasi area
pertumbuhan, membuat jadwal, menetapkan tujuan, dan menerapkan
kebiasaan waktu yang sehat
Inventarisasi
35. Time Management Inventory
Yes No Sometimes
Saya mendapati diri saya menyelesaikan tugas pada menit-menit terakhir.
Saya sering stres tentang tenggat waktu dan komitmen.
Gangguan sering kali menghalangi saya mengerjakan tugas-tugas penting.
Saya memperkirakan berapa jam yang saya perlukan untuk belajar setiap minggunya.
Tugas yang saya kerjakan sepanjang hari adalah tugas dengan prioritas tertinggi.
Saya secara konsisten memenuhi tenggat waktu tugas.
Saya menyisihkan waktu untuk perencanaan dan penjadwalan.
Saya mulai mengerjakan proyek selama satu semester di awal semester.
Saya tahu berapa banyak waktu yang saya habiskan untuk berbagai tugas yang saya lakukan.
Saya menulis daftar "yang harus dilakukan" setiap hari.
Saya memprioritaskan daftar "yang harus saya lakukan".
Saya sering stres tentang tenggat waktu dan komitmen.
Saya menggunakan penetapan tujuan untuk memutuskan tugas dan aktivitas apa yang harus saya
kerjakan.
Saya memastikan kegiatan sosial tidak mengganggu waktu belajar/bekerja saya.
Saya meninggalkan waktu darurat dalam jadwal saya untuk hal-hal yang tidak terduga.
Saya mengetahui apakah tugas yang saya kerjakan bernilai tinggi, sedang, atau rendah.
Saya menetapkan tujuan spesifik untuk setiap masa studi.
Saya memulai waktu belajar saya dengan tugas saya yang paling sulit.
Saya memikirkan masa depan dan menetapkan tujuan jangka panjang.
Saya menunda-nunda karena menurut saya saya lebih baik bekerja di bawah tekanan.
Saya memanfaatkan sedikit waktu luang untuk mengerjakan tugas-tugas yang relatif rumit.
Saya berbagi rencana dan tujuan saya dengan orang lain untuk meningkatkan akuntabilitas.
Saya mendapati diri saya menyelesaikan tugas pada menit-menit terakhir atau meminta perpanjangan
waktu.
Saya menyisihkan waktu setiap minggu untuk perencanaan dan penjadwalan.
Gangguan sering kali menghalangi saya mengerjakan tugas-tugas penting.
Saya menyelesaikan sebagian besar pembelajaran saya pada jam-jam paling produktif saya setiap hari.
Saya berpikir untuk menjadi pelajar penuh waktu seperti halnya saya bekerja penuh waktu.
36. USING PRIORITIES CHECK LIST
Terapkan Prinsip Pareto (“Aturan 80/20”). Kerjakan 20%
aktivitas yang menghasilkan 80% hasil Anda.
Tanyakan pada diri Anda, "Dengan siapa saya dapat bekerja
sama untuk mendapatkan hasil? Bagaimana saya dapat
membangun tim yang lebih efektif? Siapa yang harus
dipasangkan dalam tim untuk mendapatkan hasil terbaik?”
Tanyakan pada diri Anda, “Siapa, apa, kapan, di mana,
mengapa, bagaimana?”
Bawalah buku catatan kecil untuk tugas, catatan, dan ide.
Naik kereta berikutnya. Jauhkan kereta Anda meninggalkan
stasiun. Jika Anda ketinggalan satu, jangan menahan kereta
Anda. Sebaliknya, tangkap yang berikutnya.
Pelajari cara memindai. Temukan dan fokus pada hal yang
penting dengan lebih cepat
37. USING PRIORITIES CHECK LIST
Buat keputusan kecil dengan cepat. Jangan menghabiskan $20
untuk masalah $5.
Berpasangan dengan orang lain dan tingkatkan efektivitas Anda
sendiri.
Evaluasi secara berkala bagaimana Anda menggunakan waktu
Anda.
Ingat Hukum Parkinson, Pekerjaan diperluas untuk mengisi
waktu yang tersedia hingga selesai. Untuk membuang lebih
sedikit waktu, berikan diri Anda lebih sedikit waktu.
Ingatlah bahwa waktu mengubah hal yang penting.
38.
39.
40. 1. GTD method
2. Tetapkan prioritas mingguan dan bulanan
3. Rencanakan kegiatan harianmu
4. Urai Tugas Besar menjadi lebih kecil
5. Blok waktu harimu
6. Gabungkan tugas yang sama
7. Batasi check media social
8. Tetap Terorganisir
9. Hindari beralih tugas secara cepat dan bekerja
setengah-setengah
10. Dapatkan alat yang mendukung produktivitas
TIME MANAGEMENT
STRATEGIES
41. Getting Things Done (GTD) adalah sistem manajemen waktu dan produktivitas yang membantu
Anda menyelesaikan tugas dan memenuhi komitmen dengan cara yang bebas stres dan efisien
menggunakan sistem daftar dan kalender yang komprehensif.
Ide mendasar dari metode GTD adalah menuliskan semua tugas Anda secara tertulis untuk
memastikan bahwa Anda tidak akan melupakan apa pun. Dalam jangka panjang, stres Anda akan
berkurang karena Anda tidak perlu mengingat semuanya. Dan karena Anda tidak perlu terus-
menerus mengingat tugas-tugas penting, pikiran Anda tidak akan terlalu terpaku pada tugas-tugas
yang direncanakan pada waktu-waktu yang tidak tepat dalam sehari. Dengan kata lain, Anda akan
kurang tidur karena mengkhawatirkan apa yang harus Anda selesaikan. Berkat sistem organisasi
tertulis, Anda dapat yakin bahwa Anda akan menyelesaikan semuanya tepat waktu dan tidak akan
melupakan apa pun. Pikiran Anda dapat benar-benar rileks ketika tiba waktunya istirahat dan
dapat lebih fokus pada tugas yang ada karena tidak ada hal lain yang terlintas dalam pikiran Anda.
Dalam metode ini, Anda memecah tugas yang lebih besar menjadi subtugas yang lebih kecil dan
menetapkan tenggat waktu spesifik untuk tugas tersebut. Melakukan tinjauan rutin memastikan
bahwa Anda melacak semua tugas dan proyek, mengidentifikasi kelemahan dalam sistem Anda,
dan melakukan perbaikan.
42. TIME MANAGEMENT
STRATEGIES
Lakukan sekarang vs. lakukan nanti. Hindari menunda-nunda.
Jangan biarkan Kritikus atau Perfeksionis dalam diri Anda menghalangi
Pelaku.
Tetapkan jalur luncur untuk menyederhanakan hari Anda dan membuat
rutinitas Anda bebas hambatan.
Tetapkan rutinitas untuk aktivitas berulang.
Baru mulai.
Kurangi jumlah penundaan yang Anda lakukan. Temukan pola
kepribadian Anda untuk mengambil tindakan.
Mulailah dengan sesuatu yang kecil. Mulailah hari Anda lebih awal -
"Semangatlah hari Anda.“
Ambil tindakan tegas.
Berpikirlah dalam kerangka “cukup baik untuk saat ini” dan perlakukan
kesempurnaan sebagai “perjalanan”, bukan “tujuan”.
Hal-hal terburuk terlebih dahulu. Lakukan hal terburuk di hari Anda
untuk menghindarinya dan menghindari hal yang membebani Anda.
The Three P’s
of Time
Management
43. TIME MANAGEMENT
STRATEGIES
The Three P’s
of Time
Management
Tips Kalender / Jadwal untuk Manajemen Waktu
Tambahkan jam kreatif ke minggu Anda.
Tambahkan jam kerja ke minggu Anda.
Berikan waktu yang cukup untuk tidur dan rekreasi.
Luangkan waktu untuk hal yang penting.
Miliki penyangga. Anda memerlukan penyangga untuk
memulihkan hal-hal yang tidak berjalan sesuai rencana atau
rencana berubah.
Punya waktu dan tempat untuk melakukan sesuatu.
Identifikasi jendela peluang utama.
Identifikasi waktu kinerja puncak Anda dan jagalah waktu
tersebut.
Investasikan waktu setiap minggu dalam aktivitas yang
meluangkan lebih banyak waktu.
Ketahui kemana perginya waktu Anda.
Ketahui jam kerja Anda yang paling efektif.
44. TIME MANAGEMENT
STRATEGIES
The Three P’s
of Time
Management
Buatlah janji dengan diri Anda sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan.
Katakan "Tidak" dengan keterampilan untuk meluangkan waktu untuk
menentukan prioritas dan tetap fokus.
Jadwalkan waktu untuk administrasi.
Jadwalkan waktu untuk berpikir dan berkreasi.
Jadwalkan waktu untuk waktu luang.
Tetapkan waktu tertentu setiap hari untuk makan, tidur, dan
berolahraga.
Tetapkan batasan. Tetapkan batasan untuk minggu kerja Anda, seperti
"libur malam", "libur akhir pekan", atau "makan malam di meja pada
pukul 19:00".
Habiskan waktu di tempat yang penting.
Gunakan waktu paling kreatif Anda untuk pekerjaan paling kreatif
Anda.
Gunakan waktu paling produktif Anda untuk pekerjaan paling
produktif.
45. TIME MANAGEMENT
STRATEGIES
The Three P’s
of Time
Management
Tips Email / Media Sosial untuk Manajemen Waktu
Jangan "mengocok kertas" - "menyentuhnya sekali". Bertindak
berdasarkan hal tersebut dibandingkan berjalan-jalan dan
mengunjungi kembali.
Tetapkan waktu tertentu setiap hari untuk mengirim email,
membalas panggilan telepon, dan media sosial.
Tetapkan batas waktu untuk meninjau email.
Tetapkan batas waktu untuk media sosial.
Prioritaskan item tindakan masuk Anda untuk melakukannya,
mengantrekannya, menjadwalkannya, atau mendelegasikannya.
46. TIME MANAGEMENT
STRATEGIES
The Three P’s
of Time
Management
Penetapan Sasaran untuk Manajemen Waktu
Tanyakan pada diri Anda, "Apa yang ingin Anda capai?“
Identifikasi tiga hasil untuk hari itu.
Identifikasi tiga hasil untuk minggu ini.
Identifikasi tiga hasil untuk bulan tersebut.
Identifikasi tiga hasil untuk tahun ini.
Identifikasi apa yang ingin Anda capai setiap hari.
Identifikasi apa yang ingin Anda capai setiap minggu.
Petakan apa yang penting dalam hidup Anda untuk membuat
peta yang bermakna.
Tinjau tujuan dan sasaran Anda secara berkala.
Tetapkan tujuan yang masuk akal.
