Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Effective Time Management TRAINING

2,609 views

Published on

Effective Secretary Basic Training-MBT Consultant TRAINING
hubungi :
Kanaidi, SE., M.Si (Penulis “Buku Dasar-Dasar PERIKLANAN”, Service Quality and Motivation Trainer, Dosen Marketing Management, Praktisi Bisnis)
email : kana_ati@yahoo.com atau kanaidi@yahoo.com atau kanaidi@poltekpos.ac.id atau kanaidi@posindonesia.co.id
HP. 08122353284 Fax. 022-4218995
PIN BBm : 27CBC148
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II

Published in: Business
  • Be the first to comment

Effective Time Management TRAINING

  1. 1. Effective Time Management <ul><li>Presented by : </li></ul><ul><li>Kanaidi, SE, M.Si </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion Diagnose your Time Utilities
  2. 2. The Value of Time <ul><li> A resource for all leaders </li></ul><ul><ul><li>(Time is) the most valuable thing a man can spend. Theophrastus </li></ul></ul><ul><ul><li>“ An inch of time cannot be bought with an inch of gold.” </li></ul></ul><ul><ul><li>Chinese proverb </li></ul></ul><ul><ul><li>Dost thou love life? Then do not squander time, for that’s the stuff life is made of. Benjamin Franklin </li></ul></ul><ul><ul><li>Time is the coin of your life. It is the only coin you have, and only you can determine how it will be spent. Be careful lest you let other people spend it for you. </li></ul></ul><ul><ul><li>Carl Sandburg </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  3. 3. The Utility of Time <ul><ul><li>There is never enough time, unless you’re serving it. Malcolm Forbes </li></ul></ul><ul><ul><li>Employ thy time well, if thou meanst to get leisure. Benjamin Franklin </li></ul></ul><ul><ul><li>To save time is to lengthen life. </li></ul></ul><ul><ul><li>Author Unknown </li></ul></ul><ul><ul><li>It usually takes a long time to find a short way. Anonymous </li></ul></ul><ul><ul><li>“ It has been my observation that most people get ahead during the time that others waste .” Henry Ford </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  4. 4. <ul><li>KENALI KARAKTER </li></ul><ul><li>SANG WAKTU </li></ul><ul><ul><li>Waktu terus berjalan ke depan </li></ul></ul><ul><ul><li>Waktu menciptakan perangkap bagi mereka yang gagal </li></ul></ul><ul><ul><li>Hubungan waktu dan manusia bersifat subjektif </li></ul></ul>“ Bad time management = STRESS” Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  5. 5. Time and Priorities <ul><li>“ Set priorities for your goals. A major part of successful living lies in the ability to put first things first . Indeed, the reason most major goals are not achieved is that we spend our time doing second things first .” Robert McKain </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  6. 6. Leisure Quotient “LQ” <ul><li>Kita tidak menyadari berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk kegiatan-kegiatan produktif. </li></ul><ul><li>Contoh LEISURE </li></ul><ul><ul><li>Menonton TV </li></ul></ul><ul><ul><li>Ngobrol </li></ul></ul><ul><ul><li>Mendengarkan musik </li></ul></ul><ul><ul><li>Chating Internet </li></ul></ul><ul><ul><li>Melamun </li></ul></ul><ul><ul><li>dll </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  7. 7. <ul><li>Suatu riset menemukan bahwa : </li></ul><ul><ul><li>Dalam satu minggu mahasiswa menghabiskan waktu 2x lebih banyak untuk kegiatan LEISURE daripada untuk belajar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pada akhir minggu, mahasiswa menghabiskan waktu 6x lebih banyak pada kegiatan LEISURE daripada belajar. </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  8. 8. Menghitung LQ <ul><li>Buat catatan yang detail dan lengkap untuk setiap hari berapa banyak waktu (menit) yang anda habiskan untuk kegiatan LEISURE. </li></ul><ul><li>Bagi jumlah waktu tersebut dengan 960* menit untuk memperoleh “LQ”. </li></ul><ul><ul><li>*960 menit sama dengan 16 jam aktif per hari. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kegiatan LEISURE penting untuk memulihkan kondisi Anda, tetapi bila berlebihan dapat merusak. </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  9. 9. Tick When I Should Tock? (bergerak bila seharusnya Anda bergerak)
  10. 10. Circadian Rhythms <ul><ul><li>Circadian rhythms adalah jam biologis yang mengatur beberapa fungsi dan aktivitas tubuh termasuk tidur, suhu tubuh, metabolisme tubuh, tekanan darah, hormon dan sistem kekebalan tubuh. </li></ul></ul><ul><ul><li>Setiap 24 jam, siklus tubuh mengalami perubahan metabollisme dan kimia. </li></ul></ul><ul><ul><li>Apakah anda termasuk “ Morning Person” atau “Night Owl” ditentukan oleh siklus ini. </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  11. 11. Bekerja dengan Body Cycle <ul><li>Jika kita belajar mendengar tubuh kita, kita mampu bekerja dengan ritme alami, bukan melawannya. </li></ul><ul><li>Kita bisa membuat waktu kita lebih efisien dengan menjadwal kegiatan-kegiatan tertentu pada waktu tertentu setiap hari. </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  12. 12. HUKUM PARETO <ul><li>80/20 Rule : </li></ul><ul><ul><li>20 % kegiatan menyumbang pada 80% hasil, </li></ul></ul><ul><ul><li>dan 80% dari kegiatan menyumbang 20% hasil sisanya. </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  13. 13. How do we best use TIME <ul><li>Setting Priorities </li></ul><ul><ul><li>The Big Rocks of Life (a brief illustration) </li></ul></ul><ul><li>Taking Action </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  14. 14. SKALA PRIORITAS <ul><li>Mana yang Anda prioritaskan? </li></ul><ul><ul><li>Yang menyenangkan ATAU </li></ul></ul><ul><ul><li>Yang menguntungkan </li></ul></ul><ul><li>Laksanakan kegiatan berdasarkan urutan prioritasnya </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  15. 15. Covey’s Quadrants Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  16. 16. PRIORITAS
  17. 17. Suatu aktifitas adalah penting jika secara pribadi Anda menganggapnya berharga yaitu mendukung misi, nilai-nilai, dan tujuan Anda yang tinggi-prioritasnya. Penting Suatu aktifitas adalah genting jika Anda atau orang lain merasa bahwa itu menuntut perhatian segera. Genting
  18. 18. Satu-satunya tempat untuk mendapatkan waktu untuk Kuadran II pada awalnya adalah dari Kuadran III dan IV Aktivitas genting dan penting pada Kuadran I tidak dapat diabaikan, walaupun ukurannya akan menyusut ketika lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk pencegahan dan persiapan pada Kuadran II Tetapi waktu awal untuk Kuadran II harus berasal dari Kuadran III dan IV
  19. 19. Anda harus proaktif untuk mengerjakan Kuadran II, karena Kuadran I dan III mengejar Anda Untuk mengatakan “ya” pada prioritas Kuadran II yang penting, Anda harus mau mengatakan “tidak” pada aktivitas lain, kadang pada hal-hal yang kelihatannya genting.
  20. 20. PARKINSON’S LAW <ul><li>Pekerjaan cenderung berkembang mengisi waktu yang disediakan berapa panjang pun waktu tersebut. </li></ul><ul><li>Pastikan ! Anda bisa melakukan sebanyak mungkin aktivitas dalam satu hari. </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  21. 21. Sowing and Reaping Sow an act, Reap a habit, Sow a habit, Reap a lifestyle, Sow a lifestyle, Reap a destiny Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  22. 22. Benefits of Effective Time Management?
  23. 23. How does this pertain to Leading others? <ul><li>Effective use of resources </li></ul><ul><li>Example to others (influence) </li></ul><ul><li>Playing a “head’s up game”. </li></ul><ul><li>Helps with decisiveness </li></ul><ul><li>Leaders understand that activity is not necessarily accomplishment </li></ul><ul><li>Leaders never grow to a point where they no longer need to prioritize. </li></ul><ul><li>Pareto Principle: If you focus your attention on the activities that rank in the top 20 percent in terms of importance, you will have an 80 percent return on your effort. </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  24. 24. Maxwell’s Three R’s <ul><li>What is required ? Your list of priorities must always begin with what is required of you. </li></ul><ul><li>What gives the greatest return ? Spend most of your time working in your areas of greatest strength. </li></ul><ul><li>What brings the greatest reward ? The things that bring the greatest reward are the fire lighters in a leader’s life. </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  25. 25. Mengapa suka menunda pekerjaan/tugas ? <ul><li>Waktunya masih cukup lama </li></ul><ul><li>Tugas terlalu banyak </li></ul><ul><li>Pekerjaan terlalu sulit </li></ul><ul><li>Mengejar kesenangan </li></ul><ul><li>Takut gagal atau sukses </li></ul><ul><li>Faktor mood yang mengganggu </li></ul><ul><li>Tidak memiliki misi dan tujuan hidup yang jelas </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  26. 26. MENGATASI PENUNDAAN <ul><li>Seorang ayah meminta putranya untuk mematahkan sapu lidi. Tapi putranya tidak berhasil. Sang ayah mengambil sapu lidi tersebut, menguraikannya dan mematahkan satu per satu. </li></ul><ul><li>Kita biasanya menunda karena suatu pekerjaan terlalu lama atau terlalu sulit. </li></ul><ul><ul><li>Bagi pekerjaan/ tugas-tugas Anda menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil sehingga kelihatan mudah untuk diselesaikan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Contoh : Bagi 40 halaman buku Anda menjadi beberapa sesi (misalnya 10 sesi). </li></ul></ul><ul><ul><li>Beri hadiah untuk diri sendiri setelah menyelesaikan satu atau beberapa sesi/ bagian. </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  27. 27. Takut GAGAL atau SUKSES <ul><li>Kita menunda karena kita takut GAGAL. </li></ul><ul><ul><li>Lebih mudah mengatakan gagal dengan alasan kita belum sempat mengerjakannya. </li></ul></ul><ul><li>Kita menunda karena kita takut SUKSES. </li></ul><ul><ul><li>Jika Anda memperoleh nilai “BAIK” pada semester ini, kawan2 Anda akan menilai Anda hebat, dan ini berarti Anda punya target lebih besar karena harapan kawan2 dan keluarga Anda. </li></ul></ul><ul><ul><li>Jika saya berhasil mengerjakan suatu tugas dari Atasan, pastilah akan ada tugas-tugas lain karena Anda dinilai mampu/ bisa menyelesaikannya. </li></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  28. 28. Jika suka menunda tugas/ pekerjaan, biasanya cenderung mencari berbagai alasan untuk mencari pembenaran. <ul><ul><li>Bawahan ke Atasan … </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Saya terlambat karena saya tidak memperoleh angkot.” </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Saya belum bisa menyerahkan tugas hari ini karena printer saya rusak.” </li></ul></ul>
  29. 29. Pacing Atlet punya rahasia : BERLARI DENGAN SEORANG LAWAN DAPAT MEMPERCEPAT WAKTU BERLARINYA. Efek yang sama dapat dicapai dalam kegiatan mengerjakan tugas-tugas dan belajar. Ibarat PISAU yang sering dipakai, suatu saat perlu diasah Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  30. 30. MEMBUAT PACING <ul><ul><ul><li>Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tambahkan 15% dari perkiraan tersebut. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tetapkan target (timer) untuk menyelesaikannya. </li></ul></ul></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  31. 31. Menggunakan rencana dengan efektif <ul><li>Pada awal periode (bulanan/semester), catat kapan Anda akan dievaluasi dan apa tugas-tugas yang harus Anda kerjakan. </li></ul><ul><li>Gunakan pensil jika memang ada perubahan rencana </li></ul><ul><li>Buat komitmen pada rencana Anda. </li></ul><ul><li>Buat sebuah rencana yang menantang . </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  32. 32. Be Realistic in your Expectations <ul><li>Buat jadwal yang realistis. </li></ul><ul><li>Realistis sesuai dengan kemampuan Anda . </li></ul><ul><li>Hindari membuat jadwal yang super ketat. </li></ul><ul><li>Berkipikirlah berhasil , bukan ‘ berpikir gagal ’. </li></ul>Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
  33. 33. QUIZ ? <ul><li>Berapa banyak batu yang dapat Anda masukkan ke dalam Kaleng ini ? </li></ul><ul><li>Apakah Anda masih bisa untuk mengisinya ? </li></ul>
  34. 34. <ul><li>Apakah Anda masih bisa mengisinya? </li></ul>
  35. 37. <ul><li>Apa makna dari permainan ini ? </li></ul>
  36. 38. Apa makna dari permainan ini ?
  37. 39. <ul><li>Jadilah seekor Kelinci </li></ul><ul><li>Just Keep </li></ul><ul><ul><li>Going </li></ul></ul><ul><ul><li>And going </li></ul></ul><ul><ul><li>And going </li></ul></ul><ul><ul><li>And going </li></ul></ul><ul><ul><li>And going… </li></ul></ul>

×