Slide Presentasi mengenai Quality Assurance pada Hershey's Presentation Slide of Quality Assurance at Hershey's

1. Hershey’s SAP Case Study
Kelompok 1
Ersha Amanah 1201120393
Ikhsan Radiansyah 1201122019
Ufia Fitridhuha 1201120265
Ulfa Shafira Fatharani 1201120266
Aulia Ramadhina Rachman 1201120244

2. Company Profile
Hershey Company merupakan sebuah perusahaan multinasional
yang menghasikan berbagai macam produk makanan.
Perusahaan ini didirikan pada tahun 1896.

3. Observation: Timeline #1
Akhir
1996
Akhir
1996
19991999
Menyetujui proyek yang dinamakan Entreprise21 yang
berbasiskan TCP/IP. Pada waktu yang bersamaan, terdapat
permintaan dari retailer dan distributor bahwa Hershey harus
membagikan data pengiriman produk.
Penundaan implementasi proyek
Proyek mulai berjalan kembali dan terjadi
tumpang tindih antara waktu implementasi
ERP dengan penerimaan pesanan dalam
jumlah besar untuk Halloween dan Natal.
Sehingga Hershey menggunakan
pendekatan Big Bang untuk melakukan
tes sistem.
Hershey terlambat 15 hari dalam melakukan
pengiriman barang.

4. Observation: Timeline #2
Hershey menyadari adanya masalah pada
sistem dan mengumumkan kepada media.
Hasilnya banyak investor yang menjual
saham mereka dan harga saham Hershey
jatuh.
Pendapatan dan keuntungan Hershey
menurun secara signifikan.
Hershey mengumumkan akan membereskan
masalah yang berkaitan dengan sistem.
Hershey kehilangan 0.5% market share-nya.
Sep.
2000
Sep.
2000
Produk Hershey menumpuk di gudang (25% lebih banyak dari
tahun lalu).

5. Observation: Financial Damages
Biaya keseluruhan proyek yang
dibutuhkan oleh Hershey sebesar US$ 10
juta.
Hershey mengalami kerugian sebesar
US$ 150 juta.
Harga saham Hershey terjun bebas
menjadi 8% dalam satu hari.

6. Impact
• Akibat dari kejadian ini, Hershey kehilangan kredibilitas
(karena terlambat mengirimkan barang) dan kehilangan
pangsa pasar (karena retailer dan distributor mencari
supplier cokelat lainnya, seperti Nestle, Cadbury, etc.)

7. Causes #1
• ERP System Testing:
- Menggunakan pendekatan Big Bang.
- Mengetes beberapa fungsi sistem dalam waktu yang bersamaan. Sehingga
bug, error atau ketidaksesuaian sistem dengan proses bisnis tidak
terdekteksi.
• ERP Implementation Scheduling
- Kurangnya tanggung jawab dalam menyelesaikan deadline, sehingga
terjadi penundaan implementasi.
- Kurangnya manajemen untuk menegaskan jadwal.
• Implement ERP During Peak Season
- Pemilihan waktu Hershey untuk mengimplementasikan ERP kurang tepat,
yaitu pada saat permintaan produk sedang tinggi. Dan Hershey tidak
memiliki waktu untuk memperbaiki masalah yang berkaitan dengan
implementasi sistem.
- Implementasi ERP merupakan suatu yang sangat kompleks sehingga
beberapa gangguan mungkin saja terjadi.

8. Causes #2
• Lack of Coordination
- Kurangnya koordinasi antara personel teknik dan orang-orang yang terlibat
dengan proses operasi bisnis mengakibatkan ketidaksesuaian data pada sistem
dan realita.
• Inexperience
- Kurangnya pengetahuan karyawan untuk menggunakan ERP.
- Training cara penggunaan ERP dilakukan pada saat Hershey menerima banyak
pesanan sehingga karyawan tidak fokus dalam menerima pengarahan.
• Lack of Management
- Hershey tidak memiliki CIO hingga implementasi ERP dimulai.
- Perusahaan tidak memiliki perwakilan yang mengerti dan berkompeten dalam
bidang IT.
- Manajemen Hershey tidak mengerti mengenai apa yang dibutuhkan oleh mereka
untuk mengimplementasikan ERP.
- Manajemen puncak tidak mempelajari landasan sistem ERP yang berskala lebih
besar daripada sistem yang pernah digunakan Hershey sebelumnya.

9. Six Quality Characteristics of A Software
(ISO/IEC 9126)
Characteristic Sub-Characteristic Quality Assurance
Functionality Sustainability
Sistem ERP (CRM dan SCM) pada Hershey tidak dapat
menangani pesanan Kiss and Jolly Rancher yang mencapai
100 juta dollar, padahal stok pada gudang mencukupi. Hal ini
disebabkan karena stok yang tertera pada sistem tidak sama
dengan stok yang ada di gudang.
Accurateness
Ketepatan jumlah stok berbeda (stok yang ada di sistem
berbeda dengan stok yang ada di gudang)
Interoperability
Dikarenakan Hershey menggunakan sistem ERP (SAP),
sistem/modul CRM dan SCM mampu berinteraksi dan
terintegrasi.
Compliance
Sistem ERP Hersey mampu mengikuti regulasi yang
ditetapkan dalam perusahaan dengan waktu yang sesuai,
namun akibat proses perencanaan yang terburu-buru (big
bang method) maka system failure terjadi akibat testing
system yang tidak sesuai dari yang direncanakan.
Security
Dikarenakan Hershey menggunakan modul SCM yang
memungkinkan supplier untuk melihat keadaan pada
perusahaan. Namun pada modul ini supplier hanya dapat
melihat proses pengadaan barang (tidak dapat melihat kinerja
keuangan, SDM) dikarenakan Supplier tidak mendapatkan
hak untuk melihat hal selain proses SCM.

10. Reliability Maturity
Ketika terjadi kegagalan, frekuensi terjadinya
akan terus meningkat jika tidak ditangani atau
diidentifikasi melalui proses testing.
Fault Tolerance
Tidak adanya Fault Tolerance, hal ini dibuktikan
dengan pesanan Kiss and Jolly Rancher yang
bernilai 100 juta dollar yang gagal untuk
diproses. Seharusnya nilai toleransi dibatasi
dengan ukuran/nilai tertentu agar perusahaan
tidak rugi ketika terjadi system error.
Recoverability
Proses Recover memakan waktu yang lama
ketika diketahui system error/failure.

11. Usability Understandability
Untuk memahami sistem SAP, pegawai di
Hershey membutuhkan training namun hal ini
tidak dilakukan. Sehingga pengetahuan dan
pemahaman mengenai sistem SAP juga relatif
kecil.
Learnability
Dibutuhkannya Pembelajaran/Pelatihan untuk
menggunakan sistem SAP dikarenakan sistem
ini berbeda dari sistem IT terdahulu Hershey.
Operability
Dalam pengoperasiannya, pegawai
pergudangan harus mengetahui seluk beluk
operasional modul SCM dan pegawai Marketing
harus mengetahui operasional modul CRM.

12. Efficiency Time Behavior
SAP R/3 merupakan sistem ERP yang mempunyai
fungsi process time yang baik. Ketika pelanggan
memesan suatu barang maka secara real-time akan
tercatat di modul CRM atau ketika supplier mengirim
barang maka dan mengupdatenya di sistem, modul
SCM langsung terupdate secara real-time. Namun hal
tersebut akan terjadi jika sistem dikelola dan
dimaintain dengan baik, sayangnya hal tersebut tidak
dikelola, di maintain, di review secara baik oleh
Hershey.
Resource
Behavior
SAP R/3 membutuhkan resource data yang besar
dalam pengoperasiannya. Contoh untuk modul SCM
diperlukan data inventory, pembelian barang dari
supplier, schedule pengadaan dan lainnya.

13. Maintainability Analyzability Untuk menganalisis sistem di SAP R/3 membutuhkan
waktu yang tidak sedikit. Diperlukan persiapan dan
penjadwalan yang matang agar hasilnya sesuai yang
diharapkan.
Changeability Sistem SAP R/3 mampu diubah jika terjadi permintaan
dari manajemen. Perubahan tersebut dapat berupa
penambahan modul, penghapusan modul yang telah
ada, penerapan SAP R/3 di departemen lain dan
lainnya. Namun hal tersebut juga memerlukan waktu
persiapan dan penjadwalan yang matang.
Stability Ketika terjadi perubahan pada lingkungan (peak
season misalnya), SAP R/3 yang di maintain dengan
baik mampu mempertahankan stabilitasnya. Namun
hal ini tidak berlaku bagi Hershey yang salah
mengimplementasi, memaintain dan memonitor SAP
R/3.
Testability SAP R/3 sistemnya dapat dilakukan ‘Test’ dalam hal
validasi prosesnya ketika bekerja. Hal ini dilakukan
oleh Hershey ketika mengetahui bahwa SAP R/3nya
tidak berjalan sesuai keinginan.

14. Portability Adaptability SAP R/3 tidak dapat mengadaptasi suatu perubahan
sistem tanpa melakukan tindakan yang telah
disediakan oleh SAP R/3. Contoh jika Hershey
menambah suatu regulasi tentang SCM, maka harus
disesuaikan terlebih dahulu pada modul SCM dan hal
tersebut jika modul SCM tidak dapat
menyesuaikannya maka harus ada tindakan
tambahan untuk menambah/mengupdate modul.
Installability SAP R/3 memerlukan suatu usaha tambahan jika
ingin menginstalasi modul baru bagi perusahaan
Conformance SAP R/3 dapat mengikuti regulasi/peraturan baru
yang dibuat perusahaan namun kemungkinan besar
harus menyesuaikan ulang sistemnya agar sesuai
dengan peraturan tersebut.
Replacebility Dapat dipakai dengan software yang berbeda.
Hershey memakai Siebel dan Manugistics namun
mengalami masalah pada integrasinya karena waktu
pengimplementasi yang tidak sesuai dengan rencana
jadwal

15. McCall’s Factor Model Tree
Characteristic Sub-Characteristic Yes No
Product Revision Maintainability 
Flexibility 
Testability 
Product Transition Portability 
Reusability 
Interoperability 
Product Operation Correctness 
Reliability 
Efficiency 
Integrity 
Usability 

16. Learning from Failure
1.Proyek implementasi ERP tidak boleh dilakukan dengan timeline
yang tidak beralasan. Jangan pernah menjadwalkan implementasi
sistem baru pada waktu sibuk atau pada saat permintaan sedang
tinggi.
2.Proses testing merupakan proses yang tidak boleh di lewatkan atau
dilakukan secara tidak layak karena proses inilah yang akan
menentukan apakah sistem layak di luncurkan atau dilakukan
perbaikan terlebih dahulu.
3.Persiapkan sumber daya yang berkaitan dengan proyek sebaik
mungkin.