PENYUSUTAN ARSIP
Oleh:
DRS. MUSTARI IRAWAN, MPA

Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan
ANRI
MUSTARI IRAWAN

Jakarta, 21 JUNI 1959
website: www.anri.go.id

Sedikit
Perkenalan

Master of Public Administration, Univer...
PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP
Km linier

50
40
30
20
10
0

1930

1940

1950

1960

1970

1980- Tahun
an
P EN G ER T I A N
Menurut PP No. 34 Th. 1979
adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:
1. Memindahkan arsip inaktif dr UP...
Menjamin tersedianya informasi (arsip)
yg benar2 bernilai guna
Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip
Menjamin keselama...
Teknik Penyusutan

BERDASARKAN
JRA
BERDASARKAN
NON JRA
PP 34/ 79
SE O1/81
SE 02/83
PENYUSUTAN ARSIP
BERDASARKAN
JADWAL RETENSI ARSIP
Contoh

Jadwal Retensi Arsip
Jangka waktu simpan
NO Jenis/seri arsip

I. HUKUM
1.
Produk hukum
a.
Peraturan
Perundangan ya...
TEHNIK PENYUSUTAN
(BERDASARKAN JRA)

Pemindahan :
– Pemeriksaan arsip
(berdasarkan JRA)
– Pendaftaran
(daftar arsip yg
dip...
Lanjutan:

Penyerahan arsip
ke ANRI
– Pemeriksaan dan
penilaian
– Pendaftaran
(daftar arsip yg
diserahkan)
– Pembuatan BAP...
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pemindahan arsip inaktif dapat
dilaksanakan secara berjenjang:
- Pemindahan arsip dari central fi...
Teknik pemindahan arsip inaktif
Jadwal Retensi Arsip
Lihat kolom aktif

UNIT PENGOLAH
melakukan

PEMERIKSAAN
PENDAFTARAN
P...
PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit
pengolah dan atau unit kearsipam.
Pemusnahan arsip di unit ...
Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan

Pemeriksaan
Pendaftaran
Pengaturan fisik
Pe...
Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan

Pemeriksaan
Pendaftaran
Pengaturan fisik
P...
Teknik Penyerahan arsip
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan

Pemeriksaan
Pendaftaran
Penataan fisik
Pemberitahuan ...
Teknik Penyusutan Arsip
tidak berdasarkan JRA
Penelitian (arsip, sistem, organisasi)
Penyusunan Juknis penataan dan penyus...
Pelaksanaan Pembenahan Arsip
Penilaian Arsip
Penyusunan Daftar Arsip
(daftar arsip yg disimpan/usul
musnah/diserahkan)
Pel...
Tujuan :

– adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan
kembali arsip aktif
– Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsi...
Perencanaan Pembenahan
Arsip
Survei

Survei
– Non arsip
(struktur organisasi
sistem kearsipan (penataan)
– Arsip (unit ker...
Pendahuluan
Hasil yg direncanakan
Kegiatan
Biaya
Pelaksanaan
Jadwal pelaksanaan
Identifikasi arsip
Pengaturan Kembali
Arsip/rekonstruksi
Pendeskripsian Arsip
Pengelompokan Kartu
Deskripsi & penomoran
de...
Identifikasi
– Tugas & fungsi org.
– Sistem kearsipan

Rekonstuksi
–
–

Pemilahan
Menata item2 ke
dlm file
– Menata file2 ...
Contoh

:
Pengadaan Barang :
Item
daftar kebutuhan barang,
pengumuman lelang, Surat
Perintah Kerja (SPK), Purchases
Order ...
membuat gambaran singkat ttg informasi dan fisik arsip
yg dituangkan dlm kartu fiches
Unsur2:
1. Bentuk redaksi (laporan,
...
Contoh Deskripsi

1/Bn*
Bag. Keuangan **
Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992
Asli
5 folder
Cat.: kertas baik
* no. pen...
Penomoran Definitif
& Penataan Fisik Arsip
Pembuatan skema pengaturan Arsip
Kegiatan membuat bagan/skema arsip yg
digunaka...
Lanjutan:

Penataan & penomoran
Definitif Fisik Arsip

Kegiatan menata fisik arsip
sesuai dng hasil pengelompokkan kartu d...
Daftar Pertelaan Arsip
Terdiri dr kolom2 yg
berisi keterangan ttg :
no. series/uraian arsip,
thn, jumlah, ket.
Dpt digunak...
contoh

DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA
Nama instansi: Arsip Nasional RI
Alamat
: Jl. Ampera Raya 3, Jakarta Selatan
Telp...
TERIMA KASIH
JADWAL RETENSI ARSIP

www.anri.go.id

Mustari Irawan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA
KEDUDUKAN JRA
PERANCANGAN
PENCIPTAAN:
Membuat/ menerima
Registrasi
Kontrol
PENGGUNAAN &
PEMELIHARAAN:
Arsip aktif
Arsip in...
PENILAIAN ARSIP
PRINSIP-PRINSIP:

1.

Memperhatikan peraturan perundangundangan, nilaiguna atau nilai
informasi dokumen, p...
TEKNIK PENILAIAN
Pra
creation
Appraisal & decision

Creation
Appraisal &
decision

Arsip aktif

destroyed

permanent
Appra...
NILAIGUNA ARSIP

1. Nilaiguna primer
a. Administratif, adalah value dokumen untuk mendukung

pelaksanaan administrasi.
b. ...
METODE PENILAIAN MODERN

STUDI
DOKUMENTASI:
Strategi penilaian
dan penyelematan
dok. ketika dok.
belum diciptakan.
Penilai...
TEKNIK DAN PROSEDUR
PENYUSUNAN JRA
INVENTARISASI
PENYUSUNAN DAFTAR SERIES ARSIP
PENILAIAN & PENENTUAN RETENSI
PENENTUAN NA...
INVENTARISASI
1. PERATURAN
2. ARSIP
Bila arsip telah tertib inventarisasi arsip dilaksanakan untuk mengetahui data
tentang...
FORMULIR INVENTARISASI ARSIP
Nama Unit Kerja

: Keuangan

Alamat

: Jl. …..

Penanggungjawab

: Suwarno

Nama jenis arsip
...
Formulir Analisis Fungsi
NO

1.

UNIT KERJA

FUNGSI

Humas

Keprotokolan

KEG.

a. Pimpinan

b. Acara dinas
c. Tamu
d. dll...
Daftar Jenis Arsip
No

Subjek

Jenis Arsip
PENILAIAN
SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH
SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP.
DILAKUKAN DENGAN CARA:
 TRADISI...
PENENTUAN JANGKA SIMPAN
Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/
transaksi dinyatakan selesai.
Berdasarkan peraturan perU...
PENENTUAN NASIB AKHIR
Penentuan nasib akhir diperlukan untuk
mengisi kolom keterangan dalam JRA.
Nasib akhir ada dua yaitu...
PENGESAHAN JRA
 JRA disahkan oleh pimpinan perusahaan

> sebelum disahkan disarankan mendapat:
Rekomendasi Ka ANRI
> Peng...
IMPLEMENTASI DAN
PENYEMPURNAAN
1. Sosialisasi/ pelatihan penggunaan JRA
2.
3.
a.
b.

(prosedur penggunaan JRA)
Kontrol pen...
WASSALAMU’ALAIKUM WR. WB
TERIMA KASIH
Penyusutan arsip
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Penyusutan arsip

6,215

Published on

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
6,215
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
213
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Penyusutan arsip

  1. 1. PENYUSUTAN ARSIP Oleh: DRS. MUSTARI IRAWAN, MPA Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI
  2. 2. MUSTARI IRAWAN Jakarta, 21 JUNI 1959 website: www.anri.go.id Sedikit Perkenalan Master of Public Administration, University of the Philippines, 1994 Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Indonesia, 1985 F.E ekst - Universitas Indonesia, 1990-1992 PNS di ANRI: sejak tahun 1987 Pangkat/gol : Pembina Tk.1, IV/b Jabatan : - Kepala Subdirektorat Bina Program Diklat 2000-2003 - Kepala Subdirektorat Akreditasi & Sertifikasi Kearsipan 2003-2006 - Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan 2007 Pengalaman : - Anggota Tim Revisi UU No.7/1971 dan Sistem Kearsipan Nasional (SKN – SiPATI) - Pengajar D III Kearsipan Unpad 1995 - 2000 - Pengajar D III Mnj Informasi Dokumen, S1 Kearsipan Program S2 Kearsipan, Informasi dan Perpust. UI,97-kini
  3. 3. PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP Km linier 50 40 30 20 10 0 1930 1940 1950 1960 1970 1980- Tahun an
  4. 4. P EN G ER T I A N Menurut PP No. 34 Th. 1979 adalah kegiatan pengurangan arsip melalui: 1. Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm lingkungan intern organisasi 2. Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg berlaku 3. Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BAD (cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)
  5. 5. Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
  6. 6. Teknik Penyusutan BERDASARKAN JRA BERDASARKAN NON JRA PP 34/ 79 SE O1/81 SE 02/83
  7. 7. PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP
  8. 8. Contoh Jadwal Retensi Arsip Jangka waktu simpan NO Jenis/seri arsip I. HUKUM 1. Produk hukum a. Peraturan Perundangan yang mengatur instansi b. Produk hukum internal 2. 3. Dokumentasi hukum Kontrak/ perjanjian Aktif Sampai dengan diperbaharui Inaktif 4 tahun Keteranga n Permanen sampai dengan tidak berlaku - Musnah sampai dengan tidak berlaku 9 tahun Dinilai kembali
  9. 9. TEHNIK PENYUSUTAN (BERDASARKAN JRA) Pemindahan : – Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) – Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan) – Penataan – Pembuatan BAP – Pelaksanaan Pemusnahan : – Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) – Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan) – Penilaian, persetujuan & pengesahan – Pembuatan BAP – Pelaksanaan
  10. 10. Lanjutan: Penyerahan arsip ke ANRI – Pemeriksaan dan penilaian – Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan) – Pembuatan BAP – Pelaksanaan
  11. 11. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara berjenjang: - Pemindahan arsip dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit kearsipan II (unit eselon I) - Pemindahan arsip dari pusat arsip unit kearsipan II ke pusat arsip unit kearsipan I (Departemen)
  12. 12. Teknik pemindahan arsip inaktif Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif UNIT PENGOLAH melakukan PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN melakukan BA dan Daftar PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN
  13. 13. PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipam. Pemusnahan arsip di unit pengolah dilaksanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun). Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilaksanakan terhadap arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.
  14. 14. Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip
  15. 15. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip
  16. 16. Teknik Penyerahan arsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI Penilaian ANRI Pelaksanaan Daftar arsip Berita acara
  17. 17. Teknik Penyusutan Arsip tidak berdasarkan JRA Penelitian (arsip, sistem, organisasi) Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan 3. Sortir/ pemilahan 4. Rekonstruksi (azas provenance dan original order) 5. Pendaftaran/ deskripsi arsip 6. Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip 7. Penomoran dan penataan fisik 8. Penyusunan daftar sementara 9. Penilaian dan seleksi 10. Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah 11. Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah) 1. 2.
  18. 18. Pelaksanaan Pembenahan Arsip Penilaian Arsip Penyusunan Daftar Arsip (daftar arsip yg disimpan/usul musnah/diserahkan) Pelaksanaan Penyusutan (Berita Acara Musnah/Serah) Perencanaan Pembenahan Arsip
  19. 19. Tujuan : – adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan kembali arsip aktif – Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif – Mengurangi biaya perawatan Metode – Secara rutin/Berulang (perpetual method) begitu arsip selesai diproses (closed) langsung dipindah, mis: arsip kasus hukum, arsip kontraktor bangunan. – Secara periodik (periodic method) mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pd tengah atau akhir tahun)
  20. 20. Perencanaan Pembenahan Arsip Survei Survei – Non arsip (struktur organisasi sistem kearsipan (penataan) – Arsip (unit kerja, lokasi arsip, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi arsip, media, volume, periode, sistem penataan, jalan masuk) Penyusunan DIA (Daftar Ikhtisar Arsip) Fungsi : sbg dasar penyusunan proposal pembenahan arsip Penyusunan PPA (proposal pembenahan arsip)
  21. 21. Pendahuluan Hasil yg direncanakan Kegiatan Biaya Pelaksanaan Jadwal pelaksanaan
  22. 22. Identifikasi arsip Pengaturan Kembali Arsip/rekonstruksi Pendeskripsian Arsip Pengelompokan Kartu Deskripsi & penomoran definitif Penataan fisik arsip & penomoran definitif Penyusunan DPA Sementara
  23. 23. Identifikasi – Tugas & fungsi org. – Sistem kearsipan Rekonstuksi – – Pemilahan Menata item2 ke dlm file – Menata file2 ke dlm series
  24. 24. Contoh : Pengadaan Barang : Item daftar kebutuhan barang, pengumuman lelang, Surat Perintah Kerja (SPK), Purchases Order (PO), Delivery Order (DO), dll File perencanaan, pelaksanaan, laporan pengadaan barang, dll Series : pengadaan barang
  25. 25. membuat gambaran singkat ttg informasi dan fisik arsip yg dituangkan dlm kartu fiches Unsur2: 1. Bentuk redaksi (laporan, surat, film, foto, SK, SPK, dll) 2. Isi informasi 3. Periode 4. Tingkat keaslian 5. Jumlah 6. Catatan khusus
  26. 26. Contoh Deskripsi 1/Bn* Bag. Keuangan ** Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992 Asli 5 folder Cat.: kertas baik * no. pendeskripsian ** Unit kerja
  27. 27. Penomoran Definitif & Penataan Fisik Arsip Pembuatan skema pengaturan Arsip Kegiatan membuat bagan/skema arsip yg digunakan sbg dasar pengelompokkan kartu2 Pengelompokan & penomoran Definitif Kartu Deskripsi Kegiatan mengelompokkan kartu2 deskripsi berdasarkan skema yg telah dibuat & memberikan no. definitif kartu2 tsb sbg pengganti no. sementara
  28. 28. Lanjutan: Penataan & penomoran Definitif Fisik Arsip Kegiatan menata fisik arsip sesuai dng hasil pengelompokkan kartu deskripsi yg telah mempunyai no. definitif & memberikan no. definitif pd fisik arsip Penyusunan DPA Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dlm DPA.
  29. 29. Daftar Pertelaan Arsip Terdiri dr kolom2 yg berisi keterangan ttg : no. series/uraian arsip, thn, jumlah, ket. Dpt digunakan unt melakukan penilaian arsip : musnah, simpan (aktif, inaktif), statis.
  30. 30. contoh DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama instansi: Arsip Nasional RI Alamat : Jl. Ampera Raya 3, Jakarta Selatan Telpon : 7805851 NO. SERIES/URAIAN ARSIP 1. 2. 3. KEPEGAWAIAN Perencanaan pegawai Surat-surat cuti pegawai Pemberhentian/pensi un 4 5 6 KEUANGAN DUK DUP Daftar gaji pegawai TAHUN JUMLAH 1970-1973 2 Sampul 1980-1983 2 Odner 1985-1987 2 Folder 1980-1982 1981-1983 1984-1986 2 Odner 21Odner 1 Sampul KETERANGN Sebagian rapuh Kondisi baik Kondisi baik Kondisi baik Kondisi baik Kondisi baik
  31. 31. TERIMA KASIH
  32. 32. JADWAL RETENSI ARSIP www.anri.go.id Mustari Irawan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
  33. 33. KEDUDUKAN JRA PERANCANGAN PENCIPTAAN: Membuat/ menerima Registrasi Kontrol PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN: Arsip aktif Arsip inaktif PENYUSUTAN: Pemindahan Pemusnahan Penyerahan ARSIP STATIS
  34. 34. PENILAIAN ARSIP PRINSIP-PRINSIP: 1. Memperhatikan peraturan perundangundangan, nilaiguna atau nilai informasi dokumen, perhitungan cost and benefit, konteks adminsitrasi,sosial, politik, ekonomi, budaya dll. 2. Dilaksanakan berdasarkan atas pengetahuan atas tugas fungsi dan informasi seluruh koleksi dokumen suatu organisasi. 3. Dilaksanakan berdasarkan series dokumen dan dihubungan dengan series lain yang berkaitan. 4. Teliti, hati-hati, sistematis, logis, argumentatif dan dapat dipertanggungjawabkan.
  35. 35. TEKNIK PENILAIAN Pra creation Appraisal & decision Creation Appraisal & decision Arsip aktif destroyed permanent Appraisal & decision Arsip inaktif Appraisal & decision Arsip Statis
  36. 36. NILAIGUNA ARSIP 1. Nilaiguna primer a. Administratif, adalah value dokumen untuk mendukung pelaksanaan administrasi. b. Keuangan, adalah value dokumen untuk mempertanggungjawabkan transaksi maupun polecy keuangan. c. Legal, adalah value dokumen untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan. d. Ilmiah dan teknologi, adalah value dokumen tentang hasil penelitian murni dan terapan. 2. Nilaiguna sekunder a. Evidential, adalah value dokumen tentang bukti atau fakta b. keberadaan organisasi. Informasional, adalah value dokumen tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi
  37. 37. METODE PENILAIAN MODERN STUDI DOKUMENTASI: Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. belum diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen STRATEGI AKUISISI: Dokumen terpilih DOK. STATIS, PEMANEN, PERTANGGUNGJAWAB AN NASIONAL, NILAI BERKELANJUTAN, MEMORI KOLEKTIF BANGSA, DOK. Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. sudah diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen
  38. 38. TEKNIK DAN PROSEDUR PENYUSUNAN JRA INVENTARISASI PENYUSUNAN DAFTAR SERIES ARSIP PENILAIAN & PENENTUAN RETENSI PENENTUAN NASIB AKHIR PENYUSUNAN KONSEP PENGESAHAN PELATIHAN KONTROL PENGGUNAAN DAN PENYEMPURNAAN
  39. 39. INVENTARISASI 1. PERATURAN 2. ARSIP Bila arsip telah tertib inventarisasi arsip dilaksanakan untuk mengetahui data tentang: jenis / series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan dll. Bila arsip belum tertata dengan baik, dapat dilakukan dengan melakukan analisis fungsi-fungsi organisasi, dengan langkah-langkah: 1. Identifikasikan seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang ada. 2. Pisahkan fungsi fasilitatif dan substantif 3. Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional 4. Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan 5. Tentukan caption dari jenis arsip 6. Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi 7. Kelompokkan dan susun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan sistematis
  40. 40. FORMULIR INVENTARISASI ARSIP Nama Unit Kerja : Keuangan Alamat : Jl. ….. Penanggungjawab : Suwarno Nama jenis arsip : Rekening koran Deskripsi : Rekening koran tahun 1/1/1990 s/d Mei 1997 Sistem Penataan : Kronologis/ Numerik Tahun arsip : 1/1/1990 s/d Mei 1997 Frekuensi penggunaan : 6 kali/ tahun Duplikat ? Dimana? : Ada di bag.Perlengkapan Saran Retensi : 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif Volume : 16 boks Format/ Media : kertas Tempat simpan : file kabinet Keterangan :- Di daftar oleh : Tgl. :
  41. 41. Formulir Analisis Fungsi NO 1. UNIT KERJA FUNGSI Humas Keprotokolan KEG. a. Pimpinan b. Acara dinas c. Tamu d. dll 2. Hukum JENIS ARSIP - Agenda pimpinan - Naskah pidato - Perjalanan dinas
  42. 42. Daftar Jenis Arsip No Subjek Jenis Arsip
  43. 43. PENILAIAN SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP. DILAKUKAN DENGAN CARA:  TRADISIONAL: 1. MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP 2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN.  MODERN: 1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK, KEGIATAN ORGANISASI 2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN
  44. 44. PENENTUAN JANGKA SIMPAN Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai. Berdasarkan peraturan perUUan Berdasarkan nilaiguna Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya. Selalu memperhatikan konteks penciptaan Retensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya. Dan lain-lain
  45. 45. PENENTUAN NASIB AKHIR Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA. Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali Dinilai kembali pada akhirnya akan ditentukan musnah atau permanen juga.
  46. 46. PENGESAHAN JRA  JRA disahkan oleh pimpinan perusahaan > sebelum disahkan disarankan mendapat: Rekomendasi Ka ANRI > Pengesahan JRA diujudkan dalam Surat Keputusan.
  47. 47. IMPLEMENTASI DAN PENYEMPURNAAN 1. Sosialisasi/ pelatihan penggunaan JRA 2. 3. a. b. (prosedur penggunaan JRA) Kontrol penggunaan Penyempurnaan Secara periodik Secara menyeluruh JRA harus disempurnakan jika terdapat perubahan tupoksi.
  48. 48. WASSALAMU’ALAIKUM WR. WB TERIMA KASIH
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×