تتناول الوثيقة تصميم وتنفيذ وتقييم نظم المعلومات، حيث يبدأ المحلل بتحديد احتياجات النظام الحالي ومتطلبات النظام الجديد وميزانيته. يتم التركيز على مداخل تصميم النظام المختلفة (مركزية، لامركزية، موزعة) والاختيار بين البدائل التصميمية، بالإضافة إلى أهمية تحضير مواصفات النظام واختيار الأجهزة والأفراد المؤهلين. بعد إتمام التصميم، يتم تنفيذ النظام الفعلي بدءًا من شراء الأجهزة وتركيبها، وتحضير وبرمجة واختبار البرامج المطلوبة.

1. تصميم وتنفيذ وتقييم النظم Systems Design, Implementation, and Evaluation بعد انتهاء مرحلة تحليل النظام يحصل محلل النظم على النتائج التالية : تحديد واضح للمشكلة وصف تفصيلي للنظام الحالي تحديد احتياجات مستخدمي النظام من المعلومات متطلبات النظام الجديد نتائج دراسات الجدوى الميزانية الرأسمالية المخصصة للنظام الجديد وعلى ضوء هذه النتائج يبدأ فريق العمل المكون من الخبراء في تحليل وتصميم النظم مع الخبراء في أجهزة وبرامج الحاسب في تنفيذ خطوات التصميم ثم التنفيذ ثم التقييم والصيانة .

2. خطوات تصميم النظام System Design يعتمد تصميم النظام على وضع خطة لترتيب أجزاء النظام في شكل متكامل يفي بالأهداف المطلوب تحقيقها من النظام ، وتشمل التنسيق بين الأنشطة ووضع إجراءات التشغيل وتحديد الأجهزة وكيفية استخدامها بما يُحقق أهداف النظام . خطوات تصميم النظام الجديد : أولاً : تصميم الهيكل العام للنظام General System Structure : تُوجد ثلاثة مداخل عامة لوضع الهيكل العام لنظام المعلومات وهي : المركزي : وفيه يتم القيام بكل أنشطة تشغيل البيانات في مركز تشغيل واحد فقط . اللامركزي : حيث يُوجد مركز تشغيل بيانات لكل وحدة أو إدارة رئيسية من إدارات الشركة . الموزع : وفيه يتم استخدام مجموعة من وحدات التشغيل موزعة على الإدارات الرئيسية بحيث يتم تفويض عمليات التشغيل المطلوبة لأقرب وحدة من وحدات تشغيل البيانات .

3. يجب على مصممي النظم معرفة فلسفة إدارة المنشأة بخصوص المركزية أو اللامركزية عند تصميم نظم المعلومات . لا يُوجد في الواقع العملي تنظيم يتصف بالمركزية المطلقة أو اللامركزية المطلقة وعادة ما يكون الهيكل التنظيمي وسط بين المدخلين . مزايا اللامركزية والموزعة في تشغيل البيانات : الرقابة والتحكم في المدخلات والتشغيل والمخرجات التحكم في تنظيم أوقات التشغيل استخدام الحاسبات المتوسطة أو الصغيرة الأقل تكلفة تخفيض التكلفة الإجمالية للنظام وجود مجموعة من الحاسبات يضمن استمرار عملية التشغيل في وقت الذروة وفي أوقات تعطل أحد الحاسبات المرونة الكافية في تلبية احتياجات المستخدمين مزايا المركزية في تشغيل البيانات : التقليل من التكرار والبيانات غير الضرورية تحسين الرقابة على النظام الحماية المادية للأجهزة الرقابة على مستخدمي البيانات اعطاء قوة أكبر للإدارة في اتخاذ القرارات التقليل من القرارات الروتينية الاستخدام الأمثل لطاقات الحاسب تشغيل أحجام أكبر من البيانات استخدام برامج أكثر تعقيداً تحقيق وفورات وتخفيض تكلفة التشغيل خدمة عدد كبير من المستخدمين في وقت واحد

4. عادة ما يُوجد تعارض في الوحدات الاقتصادية بين فلسفة الإدارة وبين احتياجات المستخدمين فيما يتعلق بتحديد القدر الملائم من المركزية أو اللامركزية في التشغيل . اتجهت معظم الشركات في بداية الأمر نحو المركزية في التشغيل . شهد منتصف السبعينات وحتى أواخر الثمانينات تحولاً كبيراً نحو تطبيق اللامركزية في تشغيل البيانات مع ظهور الحاسبات الصغيرة والمتوسطة . تتجه معظم الشركات في الوقت الحاضر نحو المركزية في تشغيل البيانات عبر دمج مراكز التشغيل الصغيرة في مركز واحد أو عدد محدود من المراكز الكبيرة . تُفضل كثير من الشركات المركزية في تشغيل البيانات لثلاثة أسباب رئيسية وهي : تحسن الجدوى الاقتصادية للحاسبات الكبيرة ، من خلال تسهيلات أكبر في الدفع مع انخفاض تكلفة البرامج . اجتذاب العناصر الخبيرة في نظم التشغيل الإلكتروني . الإتجاه نحو التكامل بين النظم التطبيقية .

5. ثانياً : الاختيار بين بدائل التصميم Design Alternatives : هناك العديد من المداخل المتبعة عند تصميم النظام منها ما يتفق مع فلسفة المركزية في التشغيل ومنها ما يتفق مع فلسفة اللامركزية في التشغيل . ويعتمد اختيار المدخل المعين على حجم ودرجة تعقيد النظام . ومن هذه المداخل المستخدمة في تصميم النظم ما يلي : التصميم من أعلى إلى أسفل Top-Down Design : يتناسب هذا المدخل مع فلسفة المركزية في التشغيل . ويُعطي الأولوية للإدارة العليا في تحديد مخرجات النظام ومنها يتم تحديد وظائف النظام والبرامج التطبيقية التي تفي باحتياجات الإدارة العليا . ثم يتم الوفاء باحتياجات المستويات الإدارية الأخرى من المعلومات بما لا يتعارض مع الأهداف العامة للإدارة العليا . ويمتاز هذا المدخل بضمان مساندة وتأييد الإدارة العليا للنظام مع ضمان تحقيق الأهداف العامة للشركة ككل . إلا أنه قد لا يفي بكل احتياجات المستويات الإدارية الأخرى من المعلومات وخاصة في حالة تعارضها مع الأهداف العامة . التصميم من أسفل إلى أعلى Bottom-Up Design : يُركز هذا المدخل على الوفاء بالإحتياجات الأساسية من المعلومات للمديرين الذين يتخذون القرارات اليومية أولاً متجهاً إلى أعلى حتى تفي باحتياجات الإدارة العليا . يعتبر هذا المدخل أكثر استخداماً في الحياة العملية نظراً لسهولة تحديد وتنفيذ الاحتياجات الأساسية للمستويات التشغيلية . من الأفضل الدمج بين المدخلين السابقين بدأً بتحديد أهداف الشركة ككل واحتياجات الإدارة العليا من المعلومات ثم الإتجاه إلى أسفل لتحديد احتياجات المستويات التشغيلية من المعلومات والتوفيق بين أي تعارض بين هذه الإحتياجات وبين الأهداف والخطط التي حددتها الإدارة العليا . وهذا يُؤدي إلى ضمان تأييد الإدارة العليا وثقتها في النظام وكذلك التأكد من الوفاء بالإحتياجات الأساسية من المعلومات في المستويات التشغيلية .

6. التصميم بالتجزئة ثم التجميع Integrate-Later Design : يقوم هذا المدخل على تجزئة النظام ككل إلى مجموعة من الوظائف ثم تبدأ عملية التصميم . يُستخدم هذا المدخل عند تصميم النظم الكبيرة حيث لا يُمكن وضع تصميم لكل الوظائف والأنشطة في وقت واحد . تتمثل نقطة الضعف الأساسية في هذا المدخل في تصميم كل وظيفة بصفة مستقلة عن الوظائف الأخرى ثم محاولة الدمج بين هذه الوظائف وايجاد التكامل بينها . يمكن التغلب على هذه المشكلة من خلال التحديد الواضح للأهداف العامة للنظام ككل ثم الإلتزام بهذه الأهداف عند تصميم الأنشطة الخاصة بالوظائف المختلفة في النظام .

7. ثالثاً : تحضير مواصفات النظام Preparation of Design Specifications : وهي تحديد مواصفات عناصر نظام المعلومات من مدخلات البيانات، تشغيل البيانات، قاعدة البيانات، مخرجات النظام، وإجراءات الرقابة والأمن . ويتطلب هذا تحديد تتابع التصميم ثم تحديد محتويات المواصفات . تتابع التصميم Design Sequence : - يبدأ تحضير مواصفات التصميم بالمنتجات النهائية للنظام والمتمثلة في المخرجات من المعلومات . - مخرجات النظام هي العنصر الرئيسي الذي على أساسه يتم تحديد مواصفات باقي عناصر النظام . مخرجات النظام هي التي ستُحدد مواصفات ملفات قاعدة البيانات ، وتتابع عمليات تشغيل البيانات ثم بيانات المدخلات التي ستحتويها ملفات قاعدة البيانات . تحديد مواصفات الرقابة والأمن يجب أن يكون مصاحباً لتحديد مواصفات كل عنصر من عناصر النظام . إجراءات الرقابة والأمن على مخرجات النظام تختلف عن الإجراءات الخاصة بقاعدة البيانات والتي تختلف بدورها عن إجراءات الرقابة والأمن الخاصة بعمليات تشغيل البيانات .

8. محتويات المواصفات Content of Specifications : ويُقصد بها تحديد الملامح التي ستتكون منها مواصفات عناصر النظام . ويجب الإلتزام بأربعة ضوابط عند تحديد مواصفات النظام وهي : الشكل الرسمي للمخرجات : ضرورة تحديد الصفة الرسمية للشكل النهائي الذي ستكون عليه مخرجات النظام المعدل و الجديد، من خلال الاتفاق التام والنهائي بين محللي النظم وبين مستخدمي النظام على شكل المخرجات ثم الحصول على موافقة الإدارة النهائية على هذه المخرجات ، ويُقصد بالشكل الرسمي للمخرجات ما يلي : نوع التقارير المطلوبة الوسيلة التي ستُقدم بها محتويات هذه التقارير طريقة تنظيم هذه المحتويات معدل استخراج هذه التقارير كما يجب أن يراعي مصمم النظم أن تكون محتويات التقارير ملائمة لإتخاذ القرارات ويجب أن تكون المعلومات واضحة ومفهومة وأن تصل إلى المستخدمين في الوقت المناسب . أي تغيير أو تعديل في المخرجات بعد انهاء تصميم النظام قد يتطلب إعادة تحديد مواصفات بعض عناصر النظام أو إعادة تصميم النظام ككل .

9. 2) مسارات المراجعة Audit Trails : يجب أن يأخذ محلل ومصمم النظام في الإعتبار مسارات المراجعة عند تعديل النظام الحالي أو تغييره بنظام جديد وخاصة إذا كان النظام الجديد سيعتمد على استخدام الحاسبات الإلكترونية . مسار المراجعة يسمح للمراجع الداخلي أو الخارجي أن يتتبع سير العمليات بطريقة عكسية بدءاً من الأرصدة الظاهرة في القوائم المالية حتى الوصول إلى البيانات الموجودة في المستندات أو العكس . يمتاز نظام المعلومات المحاسبي اليدوي بوجود مسارات جيدة للمراجعة نظراً لوجود المستندات الأساسية ودفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ والتقارير المالية . يجب على محلل ومصمم النظم تصميم النظام المعتمد على الحاسبات الإلكترونية بطريقة تسمح بوجود مسار للمراجعة . ضرورة الإهتمام بخريطة الحسابات ونظام الترميز عند تصميم نظام معلومات يعتمد على الحاسبات الإلكترونية . ضرورة الإهتمام بأنواع الملفات وطرق تنظيمها والدخول عليها في النظم المحاسبية القائمة على استخدام الحاسبات الإلكترونية .

10. 3) تزامن نظام الرقابة مع التصميم : يجب أن تتزامن عملية وضع إجراءات الرقابة والأمن الملائمة لكل عنصر من عناصر نظام المعلومات مع عملية تصميم مواصفات هذا العنصر ، وذلك للأسباب التالية : أن قوة وفعالية نظام الرقابة الموضوع أثناء التصميم ستكون أكبر بكثير من النظام الموضوع في وقت لاحق وذلك لأن مصمم النظام سيركز على كل جوانب النظام أثناء التصميم . الإستفادة من قوة الدفع والحماس الموجودة لدى محلل ومصمم النظام أثناء مراحل التحليل والتصميم . ضمان أن تشتمل عملية تقييم ومراجعة النظام بعد تنفيذه وتشغيله على تقييم ومراجعة إجراءات الرقابة والأمن . تتم عملية تصميم مواصفات عناصر النظام مع إجراءات الرقابة والأمن لهذه العناصر في وقت واحد حيث يتواجد شخص متخصص في نظم الرقابة الداخلية ضمن فريق دراسة النظم يتولى وضع إجراءات الرقابة والأمن لعناصر النظام، مما يُحقق تزامناً بين تصميم النظام وبين تحديد إجراءات الرقابة والأمن .

11. 4) تزامن توثيق النظام مع تصميمه : يُقصد بتوثيق النظام وجود تقارير ووثائق ورسومات وجداول تشمل خرائط التدفق، الخرائط التنظيمية، جداول القرارات والتي تصف مكونات وعمليات النظام وصفاً شاملاً . وصف شامل للمستندات والتقارير والملفات والبرامج المستخدمة في النظام والأفراد المسئولين عن تشغيل النظام والأجهزة المستخدمة في النظام وتتابع العمليات من مدخلات ومخرجات ونظم الرقابة والأمن . أي نقص أو خطأ في توثيق النظام تكون تكلفته كبيرة جداً عند الحاجة إلى دراسة النظام بعد فترة طويلة من تصميمه وتنفيذه . تُوكل مهمة توثيق النظام إلى مجموعة من المتخصصين ضمن فريق دراسة النظم لضمان التوثيق الكامل للنظام أولاً بأول .

12. رابعاً : اختيار الأجهزة Configuration Selection : يجب تحديد التطبيقات التي سيتم تشغيلها ، ثم اختيار أجهزة الحاسب الآلي التي تتناسب مع هذه التطبيقات وليس العكس . تبدأ مرحلة اختيار الأجهزة بتقييم احتياجات المدخلات مع الأخذ في الاعتبار تكلفة وحدة المدخلات ، كفاءة المدخلات المطلوبة وكفاءة الأجهزة المختلفة ، عدد أجهزة المدخلات ومواقعها ، والحاجة إلى نوع معين من الرقابة على المدخلات . يجب على مصمم النظام أن يأخذ في الاعتبار بعض العوامل التي تتعلق بمصادر البيانات . ضرورة الأخذ في الاعتبار عمليات التخزين والاسترجاع واختيار أنسب طريقة تتناسب مع النظام المعدل أو الجديد . يقوم المصمم بإختيار الأجهزة المطلوبة لعملية تشغيل البيانات وفق المواصفات التي تم تحديدها لعملية التشغيل . وأخيراً اختيار أجهزة المخرجات بناءً على المواصفات المحددة من قبل للمخرجات .

13. خامساً : اختيار وتدريب الأفراد Selection and Training of Personnel : تبدأ هذه الخطوة في نهاية مرحلة التصميم وفي بداية مرحلة التنفيذ وهي تشمل اختيار وتدريب الأفراد الذين سيقومون بتشغيل النظام ، وكذلك تدريب الأفراد والأقسام الأخرى التي ستتعامل مع النظام . يقوم المتخصص في فريق تصميم النظام بتحديد المؤهلات والخبرات المطلوبة في المتعاملين مع النظام . يتولى قسم الأفراد مسئولية الاختيار والتدريب مع امكانية الاستعانة بخبراء خارجيين للمساعدة في اختيار الأفراد . يمكن أن يكون هؤلاء الأفراد من العاملين الحاليين في الشركة أو تعيين جدد . ضرورة الاهتمام بمدير نظام المعلومات الذي يُشرف على عملية التنفيذ والتشغيل . تُقدم شركات الحاسب الآلي برامج تدريبية للأفراد الذين سيقومون بتشغيل النظام ، وتُغطي هذه البرامج كل التفاصيل عن مكونات الأجهزة وكيفية تشغيلها وصيانتها . عادة ما تشتمل برامج التدريب على مايلي : الإجراءات الجديدة للتشغيل والرقابة ، جداول دقيقة بمواقيت ادخال البيانات ، التغيرات في ترتيب البيانات ، التقارير ، الملفات ، كيفية اضافة وحذف البيانات ، كيفية استخدام مخرجات النظام .

14. سادساً : تقرير تصميم النظم : بعد اكتمال مرحلة تصميم النظام يقدم مصمم النظام تقريراً يشتمل على ما يلي : وصف دقيق للهيكل العام للنظام المدخل المستخدم في تصميم النظام حصر شامل لمواصفات عناصر النظام نوعية الأجهزة المقترح استخدامها المؤهلات والخبرات المطلوب توافرها في الأفراد وبرامج التدريب الملائمة للأفراد وللمستخدمين وبموافقة الإدارة العليا للشركة على هذا التقرير تبدأ عملية التنفيذ الفعلي للنظام .

15. تنفيذ النظام ٍ System Implementation بعد أخذ موافقة الإدارة العليا للشركة على تصميم النظام يتم القيام بالخطوات التنفيذية لإظهار النظام إلى الوجود . تبدأ مرحلة التنفيذ الفعلي بوضع خطة تفصيلية لخطوات التنفيذ تشتمل على : - التواريخ المخططة لإبتداء وانتهاء كل خطوة - إجراءات تنفيذ كل خطوة من خطوات التنفيذ - تخصيص المسئوليات على الأفراد المشتركين في مرحلة التنفيذ - الميزانية الرأسمالية المخصصة للتنفيذ يتم وضع خطة التنفيذ بالتشاور مع إدارة الشركة والمستخدمين يتم استخدام خرائط جانت في تخطيط خطوات مرحلة التنفيذ بعد أخذ موافقة الإدارة العليا للشركة على خطة التنفيذ تبدأ الخطوات الفعلية لتنفيذ هذه الخطة .

16. خطوات تنفيذ النظام بعد أخذ موافقة الإدارة العليا للوحدة الاقتصادية على خطة التنفيذ تبدأ الخطوات الفعلية لتنفيذ هذه الخطة ، وهنا يجب التركيز على مواعيد وتكاليف خطوات التنفيذ . وتشتمل خطوات التنفيذ على : أولاً : شراء الأجهزة Purchase of Hardware : يتم في هذه الخطوة التعاقد على شراء الأجهزة التي تم اختيارها في مرحلة التصميم . تبدأ عملية الشراء بالإتصال بموردي أجهزة الحاسب الآلي وملحقاتها للإستفسار عن مدى استعدادهم لتوريد الأجهزة المطلوبة من خلال ارسال ( طلب عرض اسعار ) والذي يشتمل على : - مقدمة عن الشركة الطالبة من حيث نوع النشاط والعنوان ومعلومات عن نظام المعلومات الجاري تنفيذه . - مواصفات التصميم والتي سبق الموافقة عليها من قبل إدارة الشركة في مرحلة التصميم . - مواصفات الأجهزة التي تُحدد الهيكل العام للنظام . - مواصفات البرامج . - مواصفات المساعدة والصيانة . تُرسل الخطابات إلى الجهات الموردة مع تحديد حد أقصى لموعد استلام العروض . بعد استلام العطاءات من الموردين يتم تقييم هذه العطاءات تمهيداً لإختيار أفضلها وفق بعض الاعتبارات الواجب أخذها في الحسبان عند تحديد أفضل العطاءات .

17. ثانياً : تجهيز المكان وتركيب الأجهزة Physical Preparation : يتطلب شراء أجهزة حاسب جديدة تحديد المكان الذي ستوضع فيه هذه الأجهزة ثم تجهيزه بكل التسهيلات المطلوبة لتشغيل الحاسبات . توفير المكان الملائم لأجهزة تخزين البيانات ووثائق النظام والبرامج مع توفير احتياطات الأمن والحماية اللازمة . بعد الانتهاء من تجهيز المكان المخصص لأجهزة الحاسب مع وصول الأجهزة المشتراة تبدأ عملية تركيب الأجهزة . يتزامن مع هذه الخطوة الإنتهاء من تدريب المسئولين عن تشغيل النظام على كيفية تشغيل الأجهزة . بالإنتهاء من تركيب الأجهزة تبدأ عملية اختبارات تشغيل الأجهزة ثم تسليمها إلى المدير المسئول .

18. ثالثاً : تحضير البرامج Programming : يُمكن شراء برامج تطبيقية جاهزة مع تعديلها بما يتفق مع النظم التي سيتم تشغيلها على الحاسب . وتمتاز هذه البرامج التطبيقية الجاهزة بما يلي : - سهولة التشغيل والاستخدام كما أنها لا تحتاج إلى وقت طويل في الإعداد للتشغيل . - انخفاض التكلفة وزيادة الجودة نظراً للمنافسة الشديدة بين الشركات المنتجة لهذه البرامج . - عدم الحاجة إلى تعيين خبراء متخصصين في كتابة البرامج التطبيقية وتوفير تكلفة الاستعانة بهم . عادة ما يُفضل استخدام مثل هذه البرامج إذا كانت تُحقق المواصفات المطلوبة في عملية التشغيل . هناك حالات لا يُمكن معها استخدام البرامج الجاهزة خاصة عندما يكون النظام المطلوب تشغيله على الحاسب معقداً جداً أو يحتاج إلى مواصفات خاصة لا تتوافر في البرامج الجاهزة . بعض الشركات تضم خبراء متخصصين في كتابة البرامج التطبيقية يقومون بهذه المهمة . في هذه الحالة يتم كتابة البرامج بالاسترشاد بمستندات النظام وخرائط تدفق النظم والبرامج وجداول القرارات . يجب التزام المبرمجين بمواصفات التصميم الخاصة بكل عناصر نظام المعلومات .

19. رابعاً : اختبار البرامج Program Testing : بعد الانتهاء من تعديل البرامج الجاهزة أو الانتهاء من كتابة البرامج تتم عملية التحقق من امكانية الاعتماد على هذه البرامج من خلال إجراء عمليات اختبار للبرامج . يُمكن اكتشاف وتصحيح الاخطاء اللغوية والأخطاء المنطقية التي قد تُوجد في البرامج قبل عملية اختبار النظام ككل . يتم استخدام عينات من البيانات التي سيقوم البرنامج المعين بتشغيلها لاختبار هذا البرنامج، ويجب أن تشتمل بيانات الاختبار على كل العمليات التي سيتم تشغيلها في النظام المعين، وكذلك كل الأخطاء التي يُمكن مصادفتها في المدخلات وأثناء التشغيل وفي المخرجات . يُصبح البرنامج جاهز للإستخدام العملي اذا استطاع تنفيذ كل عمليات التشغيل وكذلك اكتشاف الأخطاء في المدخلات والتشغيل والمخرجات . بعد الإنتهاء من أنشطة كتابة واختبار البرامج يجب أن تتوافر العناصر التالية : مجموعة كاملة من البرامج التطبيقية اللازمة لتشغيل النظام المعين على الحاسب مكتوبة بلغة تتناسب مع الأجهزة التي تم شراؤها . نتائج محددة للاختبارات العملية لهذه البرامج . دليل تشغيل للمسئولين عن تشغيل البرامج ودليل آخر لمستخدمي النظام يشرح كيفية ادخال البيانات وجمع التقارير والحصول على المعلومات .

20. خامساً : اختبار النظام System Testing : تهدف هذه الخطوة إلى التأكد من أن عناصر النظام المختلفة من أجهزة وبرامج وقواعد بيانات وملفات تعمل مع بعضها بالكفاءة المطلوبة . تُفيد هذه الاختبارات في اكتشاف أي عيوب أو اخطاء في النظام قبل القيام بعملية التحول إلى النظام الجديد . لا يُمكن توقع نظام خالي من العيوب أو الأخطاء من أول مره، الأمر الذي يتطلب تركيز شديد وعناية فائقة في تنفيذ إجراءات اختبار النظام . يجب أن تشمل عملية الاختبار كل حالة من الحالات التي سيكون عليها النظام عندما يدخل إلى الخدمة في الواقع العملي . هناك فرق كبير جداً في الخسائر والتكاليف اللازمة لتصحيح عيوب وأخطاء النظام قبل عملية التحول الفعلي إلى النظام الجديد وبين الخسائر والتكاليف اللازمة لتصحيح الأخطاء والعيوب بعد عملية التحول الفعلي إلى النظام الجديد بافتراض أنه يُمكن تصحيح الأخطاء واصلاح العيوب بعد التحول الفعلي .

21. سادساً : التحول إلى النظام الجديد Conversion : بعد الانتهاء من اختبارات النظام والتأكد من صلاحيته للإستخدام العملي تبدأ إجراءات التحول من النظام القديم إلى النظام الجديد . ويجب تنظيم وجدولة عملية التحول بإتباع أحد المدخلين الآتيين : 1) التحول المتوازي Parallel Conversion : هو المدخل الأكثر استخداماً حيث يعتمد على تشغيل النظام الجديد على التوازي وفي وقت واحد مع النظام القديم لفترة معينة تكفي للتأكد من كفاءة النظام الجديد للعمل الفعلي . يتم خلال هذه الفترة المقارنة بين مخرجات النظام الجديد ومخرجات النظام القديم . بعد انتهاء هذه الفترة والتأكد من عمل النظام الجديد بالكفاءة المطلوبة يتم ايقاف العمل بالنظام القديم ويصبح النظام الجديد هو النظام الرسمي للتشغيل . يمتاز هذا المدخل بالأمان الكامل في عملية التحول من أي خلل أو قصور في النظام الجديد لم يتم اكتشافه في مرحلة الاختبارات والتجارب . يُعاب على هذا المدخل ارتفاع التكلفة وبذل مجهود كبير من العاملين في تشغيل النظامين في وقت واحد إضافةً إلى امكانية استمرار العاملين في استخدام النظام القديم المعروف جيداً لهم دون بذل المجهود الكافي لإنجاح استخدام النظام الجديد .

22. 2) التحول المباشر Direct Conversion : هذا المدخل يتصف بالمخاطرة حيث يتم الإيقاف الفوري للنظام القديم والتحول مباشرة إلى النظام الجديد . يُستخدم هذا المدخل في حالة صعوبة القيام بعملية التشغيل المتوازي للنظامين، أو أن النظام القديم بلغ درجة من السوء لا يُمكن تحملها، أو أن النظام الجديد قد اجتاز الاختبارات والتجارب الكافية لضمان عدم ظهور أي عيوب أو أخطاء بعد التحول . بالرغم من زيادة درجة الخطر المصاحبة لهذا المدخل إلا أنه غير مكلف ولا يحتاج إلى مجهود اضافي من العاملين مقارنة بمدخل التشغيل المتوازي .

23. سابعاً : التوثيق النهائي للنظام Final System Documentation : ضرورة تزامن عملية توثيق النظام مع كل خطوة في كل مرحلة من مراحل دورة حياة النظام . يتطلب التوثيق النهائي للنظام تجميع كل المستندات الخاصة بالنظام خلال مراحل التحليل والتصميم والتنفيذ وحفظها بصورة منظمة ليسهل الرجوع إليها مستقبلاً . توثيق النظام عملية اجبارية على درجة كبيرة من الأهمية للأسباب الآتية : - عدم وجود توثيق كامل للنظام يُؤدي إلى إعادة دراسة النظام بكامله إذا ظهرت الحاجة إلى إجراء أي تعديل أو تغيير في النظام . - عدم وجود توثيق كامل للبرامج يُؤدي إلى ضرورة إعادة كتابة البرامج عند ظهور الحاجة إلى تعديل المخرجات . - بدون التوثيق الكامل للنظام يصعب معرفة العلاقات داخل النظام ، كما يصعب حصر الأعمال التي يقوم بها النظام والتدفقات المنطقية لهذه الأعمال . - وجود توثيق كامل للنظام يُقلل إلى حد كبير الوقت والجهد الذي يبذله المراجع الخارجي أو الداخلي لفهم النظام ومعرفة عناصره ومكوناته ومدخلاته وطرق تشغيله ومخرجاته وأنظمة الرقابة المطبقة . يشتمل التوثيق النهائي للنظام على الوثائق الخاصة بتحديد وتحليل المشكلة والوثائق التي تصف النظام الجديد والأجهزة والبرامج والملفات المستخدمة ووثائق تشغيل النظام .

24. تقييم ما بعد التنفيذ Post-Implementation Evaluation : يتم هذا التقييم بعد تنفيذ وتشغيل نظام المعلومات الجديد لفترة من الزمن تكفي لإتمام دورة تشغيل كاملة في النظام . تتركز عملية التقييم على ناحيتين هما : 1) مدى التحقق الفعلي للأهداف المحددة مسبقاً للنظام واكتشاف أي تعديلات هامة يحتاجها النظام . وتكون عملية التقييم تحليلية وتشتمل على : - مقارنة تكاليف التشغيل الفعلية للنظام الجديد مع التكاليف المقدرة وتحليل أسباب الإختلاف إذا كانت كبيرة . فالزيادة الملحوظة لتكاليف التشغيل الفعلية عن التكاليف المقدرة قد تُؤثر على المنافع الاقتصادية للنظام الجديد . - مقارنة أوقات التشغيل الفعلية ومعدلات الأخطاء الفعلية مع المعدلات المقدرة في مواصفات تصميم النظام . فعدم تحقيق مواصفات التصميم قد يُؤثر سلباً على منافع النظام . - تحليل شكاوى مستخدمي النظام وبحث أسبابها الحقيقة وإجراء ما قد يلزم من تعديلات . - التأكد من استقرار النظام مع زيادة كفاءة التشغيل وتوفير احتياجات متخذي القرارات من المعلومات . 2) تقييم أداء الفريق الذي قام بتحليل وتصميم وتنفيذ النظام بهدف معرفة المشاكل التي صادفت عمليات التحليل والتصميم والتنفيذ وكذلك تقييم الطرق والأدوات التي استخدمت أثناء تطوير النظام لتحديد ما يحتاج إلى تحسين أو تعديل من تلك الأدوات . كما يُساعد هذا التقييم على زيادة خبرة وكفاءة فريق دراسة النظم عند دراسته وتنفيذه للنظم مستقبلاً . عادة ما يتولى القيام بهذه المهمة خبراء من خارج الشركة لم يشاركوا في مراحل تطوير النظام .

25. صيانة النظام System Maintenance : يُمكن إطالة عمر النظام الجديد من خلال برامج الصيانة المستمرة للنظام ليكون متلائماً مع البيئة التي يعمل فيها والتي تتصف بالتغيرات الشديدة على فترات قصيرة نسبياً . يُقصد بعملية الصيانة حذف أو إضافة أو تعديل أو تحسين في عنصر من عناصر النظام أو أحد مكوناته . يجب تحديث البرامج من وقت إلى آخر لتلبي احتياجات المستخدمين من النظام . ضرورة توثيق النظام لإجراء التعديلات المستمرة على النظام . ضرورة توثيق أي عملية حذف أو إضافة أو تعديل في النظام أو في البرامج المستخدمة في النظام . ضرورة تحديث وثائق النظام أولاً بأول بعد أي عملية تعديل أو تغيير في أحد عناصر أو مكونات أو برامج النظام .