Gestione della Sorveglianza Sanitaria - Il caso Ospedale San Raffaele di Milano

1. Gestione della Sorveglianza Sanitaria

2. Sommario
• Analisi iniziale
• Configurazione e implementazione processo
o Esami ematochimici e diversi (strumentali e visite mediche specialistiche)
o Rischi
o Dipartimenti e Unità Operative
o Protocolli sanitari inziali e periodici
• Configurazione Visite (opzioni e modelli evento)
• Anagrafica Funzioni, Personale ed Unità Operativa
• Specifiche: Utilità, modelli di documenti e Cruscotti
• Cruscotti, Filtri, Consultazioni e Stampe
• Benefici percepiti

3. Analisi iniziale

4. Analisi Iniziale
L’analisi iniziale del processo in uso presso l’Ospedale San
Raffaele ha permesso di conoscere le necessità relative
alla gestione della sorveglianza sanitaria e la
documentazione utilizzata, mantenuta tutta in formato
cartaceo, in particolare:
• Protocollo sanitario / unità operativa
• Prenotazione accertamenti
• Registrazione delle Visite Mediche
• Giudizio di idoneità
• Programmi Visite

5. Analisi Iniziale - output
A seguito della analisi inziale si è potuto definire il criterio
di configurazione di:
• Anagrafiche degli esami ematochimici e degli esami
diversi (esami strumentali come ECG e visite da
effettuare prima della visita medica)
• Rischi soggetti a sorveglianza sanitaria
• Protocolli sanitari, iniziali e periodici
A ciascun rischio sono collegati gli accertamenti da
effettuare (esami ematochimici e diversi).

6. Analisi Iniziale - output
A ogni protocollo sanitario inziale è collegato:
• Il rischio specifico
• Le mansioni interessate
A ciascun protocollo periodico sono collegati:
• Il rischio oggetto della sorveglianza
• Le mansioni interessate e la periodicità in mesi di
effettuazione degli esami / visite
• L’Unità Operativa di riferimento
Ogni Unità operativa è collegata al proprio dipartimento.

7. Analisi Iniziale - output
A seguito della analisi inziale si è deciso inoltre di
configurare le seguenti classi di evento:
• Visita Medica standard (D.Lgs. 81/2008)
• Visita Medica (artt.85 e 91 D.Lgs. 230/95) per
esposizione a radiazioni ionizzanti o ad altri fattori di
rischio
Tipologie visite mediche: preventiva, periodica,
straordinaria, per cambio mansione, richiesta dal
lavoratore o per fine rapporto di lavoro

8. Analisi Iniziale - output
A seguito della analisi inziale si è deciso inoltre di
configurare i seguenti Modelli di Documento:
• Consenso informato per il personale (da utilizzare
nell’evento «Visita Medica preventiva»)
• Due modelli per la trasmissione al Lavoratore del
giudizio di idoneità (uno da utilizzare in ciascuno
delle due classi di «Visita Medica»)
• Conservazione della cartella sanitaria e di rischio
per risoluzione del rapporto di lavoro (da utilizzare
nell’Anagrafica Personale)

9. Configurazione e
implementazione processo
Dipartimenti, Unità Operative Rischi, Protocolli
sanitari ed esami da effettuare

10. Anagrafiche Sorveglianza Sanitaria
La struttura della
Sorveglianza Sanitaria
comprende:
• Dipartimenti con relative
Unità Operative e protocolli
sanitari
• Rischi
• Esami (ematochimici ed
accertamenti diversi)
• ICD-10

11. Anagrafiche Esami
Viene creata
l’anagrafica degli
Esami ematochimici
ed accertamenti
diversi da effettuare
durante la
Sorveglianza Sanitaria
e prima della Visita
Medica

12. Anagrafiche Rischi e Accertamenti
Viene creato l’elenco dei
RISCHI E DEGLI
ACCERTAMENTI
COLLEGATI

13. Anagrafiche Rischi e Accertamenti
Esempio: Rischio Biologico – Esami ematochimici e visite mediche
Ad ogni rischio vengono
associati nella sezione
«Riferimenti» gli Esami
ematochimici ed
eventuali altri
accertamenti da
effettuare

14. Anagrafiche Rischi e Accertamenti
Esempio: Rischio Biologico – Esami ematochimici e visite mediche
Ad ogni rischio vengono
associati nella sezione
«Riferimenti» gli Esami
ematochimici ed
eventuali altri
accertamenti da
effettuare

15. Anagrafiche Dipartimenti e Unità Operative
Viene creato l’elenco dei
DIPARTIMENTI
dell’Ospedale e relative
UNITÀ OPERATIVE

16. Anagrafiche Dipartimenti e Unità Operative
Esempio: U.O. Chirurgia – Apparato digerente superiore
Nella sezione «Riferimenti» dell’Unità Operativa viene
agganciato il Dipartimento di appartenenza

17. Anagrafiche Protocolli Sanitari Iniziali
I PROTOCOLLI
SANITARI INIZIALI
fanno riferimento
esclusivamente alla
mansione ricoperta a
prescindere dal
dipartimento/unità
operativa in cui la
persona opererà

18. Anagrafiche Protocolli Sanitari Periodici
Per ogni Unità Operativa viene creato l’elenco dei Protocolli Sanitari
Periodici in riferimento ai rischi presenti applicabili a determinate
mansioni

19. Anagrafiche Protocolli Sanitari Periodici
Esempio: Protocollo Rischio Biologico in Chirurgia – apparato digerente superiore
Per ogni Protocollo Sanitario sono agganciati nella sezione «Riferimenti» (vedi slide seguente):
• Il rischio • L’unità operativa di appartenenza
• Le mansioni e relative periodicità di effettuazione degli accertamenti e delle visite mediche

20. Anagrafiche Protocolli Sanitari Periodici
Esempio: Protocollo Rischio Biologico in Chirurgia – apparato digerente superiore

21. Configurazione
Visite Mediche
Opzioni e Modelli di Evento

22. Opzioni Eventi
Il processo è stato configurato preventivamente in
Opzioni Eventi tramite la definizione di:
• Classe, Tipologia ed Esito per Classe
• Riferimenti e Dati Personalizzati
• Ruoli (di immissione, gestione, chiusura,
visualizzazione, ecc.) per ciascun utente
Nota: per la configurazione delle opzioni deve essere seguito l’help in linea
(F1) o le apposite Linee Guida Qualibus. Nelle slide successive sono riportati
alcuni screenshot di esempio.

23. Opzioni Evento - Classe

24. Opzioni Evento – Tipologia e Esito/Classe

25. Opzioni Evento – Riferimenti

26. Opzioni Evento – Dati personalizzati

27. Modelli di Evento
I modelli sono semplici con un’istruzione e le note definite sugli stampati
in uso riportate nella sezione definizione.

28. Modelli di Evento
Modello della VM 230/95

29. Modelli di Evento
In Opzioni
Riferimenti è
predefinito
l’inserimento
«obbligatorio»
del Personale
che deve
effettuare la
visita medica ed
il tipo Malattia
ICD-10 da
registrare a fine
visita

30. Modelli di Evento
È impostata una
disposizione di
default, che verrà
modifica in base
alla data
programmata con
il personale

31. Anagrafica Funzioni, Personale
e Unità Operative

32. Funzione
Ogni dipendente dell’Ospedale deve essere associato ad
almeno una funzione

33. Anagrafica Personale e Unità Operativa d’apparteneza
Nella sezione «Riferimenti» dell’Anagrafica Personale va riportata l’unità
operativa di appartenenza con data di inizio e eventuale data di fine

34. Specifiche:
utilità Modelli di Documenti
e Cruscotti

35. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria
Grazie ai dati relativi a:
• Protocolli sanitari (iniziali e periodici)
• Anagrafica funzioni e unità operativa (mansioni)
• Anagrafica personale
• Visite mediche programmate e/o effettuate
è possibile accedere ad una serie di cruscotti e altri strumenti
(modelli di documento o stampe personalizzate o utilità) per
identificare le necessità di verifiche mediche e relativi
accertamenti, da programmare e/o attuare.
Nota: è necessario registrare le visite iniziali effettuate precedentemente
tramite l’evento «Visita medica» nel quale è agganciato il personale che lo ha
effettuato.

36. Visualizzazione scadenze Accertamenti e inserimento
riferimenti personale
In base ai parametri di ricerca disponibili (date,
dipartimenti, funzioni, ecc.) per gli accertamenti è
possibile accodare nei riferimenti, in un evento
«Accertamenti» creato precedentemente, il personale
interessato ed i seguenti dati: Data richiesta e Data
prevista
I campi personalizzati del riferimento dovranno essere
aggiornati sistematicamente in modo da verificare lo
stato degli esami tramite i campi: Data attuazione, Esito
ed eventuali Note.

37. Visualizzazione scadenze cruscotto e avvio eventi Visita Medica
In base ai parametri di ricerca disponibili (date,
dipartimenti, funzioni, ecc.) è possibile avviare
automaticamente una serie di eventi «Visite Mediche», il
cui modello contiene anche una disposizione futura che
dovrà essere definita successivamente con il personale
interessato.
Le visite mediche sono di due tipi:
• VM 81/08
• VM 230/95

38. Comunicazione al personale interessato dagli accertamenti
sanitari e prenotazione visita medica
All’avvio degli Eventi «Visite Mediche» oppure
all’inserimento dei riferimenti relativi agli accertamenti,
deve essere comunicato ad ogni persona interessata:
• Gli esami ematochimici, gli esami strumentali e le
visite specialistiche da effettuare
• La richiesta di mettersi in contatto con la Medicina
Preventiva per definire assieme data e orario della
visita medica.

39. Prenotazione Visita Medica
In funzione delle disponibilità di risorse e in accordo con
il personale interessato, viene modificata la data della
disposizione di ogni evento Visita medica con la quale si
assegna:
• Al medico competente l’impegno come esecutore
alla data ed orario previsto
• Al lavoratore, qualora sia anche utente Qualibus, la
possibilità di visualizzare la notifica della disposizione
relativa sul proprio calendario.

40. Comunicazione al personale interessato dagli accertamenti
sanitari e prenotazione visita medica
La Medicina Preventiva effettua un monitoraggio
delle date delle visite mediche avviate non ancora
concordate con il personale interessato, tramite una
consultazione delle disposizioni degli eventi che
presentano la data impostata a 365 gg.

41. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria

42. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria

43. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria
Specifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti
Le due immagini precedenti rappresentano solo un esempio.
Contenuti e modalità di gestione devono essere definite in
seguito alla analisi approfondita delle richieste che si indicano
qui di seguito:
1. Generazione eventi di tipo VISITA MEDICA dai CRUSCOTTI
(alla pressione del tasto CONVOCA) oppure generazione
automatica di riferimenti per accertamenti
2. All’atto della convocazione, deve arrivare all’interessato
una MAIL (all’indirizzo aziendale e se esiste, anche
all’indirizzo privato) e/o un SMS che indica gli accertamenti
da fare prima della visita medica da programmare
contattando la Medicina Preventiva

44. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria
Specifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)
3. Trascorso un certo tempo (es. 15 gg.) a chi non ha
contattato la Medicina Preventiva (ossia non è stata
ancora fissata la data della visita medica) deve essere
possibile scegliere una delle due opzioni di seguito:
• inviare un SOLLECITO, sempre con le modalità espresse al
punto 2, a tutto il personale interessato
• sollecitare la singola persona inviando un documento da
modello mantenuto nello stesso evento visita medica
4. All’atto della prenotazione va definita la data e l’orario
per fissare l’impegno sul CALENDARIO del medico,
notificabile anche all’interessato se utente Qualibus.

45. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria
Specifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)
5. Prevedere, nella TAB Documenti/Comunicazioni degli
eventi le seguenti funzioni (per accelerare il lavoro):
• Nuovo da SCANNER (per poter allegare agevolmente referti
visite specialistiche / esami ematochimici)
• Nuovo da MODELLO che MA SENZA INSERIMENTO DEL FILE.
Questo per quei documenti che debbono essere stampati,
firmati e scansionati attraverso la funzionalità del punto “a”

46. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria
Specifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)
6. Le comunicazione al personale interessato degli
accertamenti sanitari e prenotazione visita medica deve
contenere i seguenti dati:
• Cognome e nome, codice fiscale
• Data, comune e provincia di nascita
• Residenza
• Mansione ricoperta (Funzione ed Unità operativa)
• Rischi associati
• Accertamenti da effettuare
• Data scadenza (data determinata dal cruscotto sulla base degli
accertamenti e/o visita precedente e relativa periodicità)
• Note eventuali e data della stampa
• Nome e Cognome del MC

47. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria
Specifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)
7. Devono essere definiti i seguenti modelli di documento o
stampe personalizzate:
a) Giudizio di idoneità alla mansione specifica
(conforme allegato 3 a D.Lgs. 81/08)
b) Giudizio di idoneità al lavoro con radiazioni
ionizzanti + giudizio c.s.
8. Deve essere definito un cruscotto per la comunicazione
alla Regione dei dati come specificato nell’allegato 3B; a
titolo di esempio: N° malattie segnalate e tipologia, n°
lavoratori soggetti a SS, ecc. il tutto suddiviso / maschi e
femmine

48. Cruscotti Sorveglianza Sanitaria
Specifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)
9. Sarebbe opportuno pensare ad immagini diverse
dall’orologio per le varie anagrafiche Scadenzari.
10. In linea di principio tutte le altre richieste dell’OSR
sono state recepite

49. Cruscotti, Filtri,
Consultazioni e Stampe

50. Filtri Aziendali e Personali
• Una serie di Filtri Aziendali in Consultazioni
permettono di visualizzare tutte le registrazioni
eseguite in azienda ed i relativi dati (Personale
coinvolto, Visite Mediche chiuse o sospese, di tutti
o alcuni Dati Personalizzati).
• Ciascun utente può salvare Filtri Personali secondo
sue necessità.

51. Collegamenti

52. Collegamenti
In ciascuna anagrafica (ad esempio personale,
funzioni, rischi, protocolli, Unità Operative, ecc.)
è possibile sempre visualizzare tutti i
collegamenti ai processi, con il relativo stato
(immesso, in attuazione o chiuso) ed esito
(attuato, non attuato) in cui il dipendente è stato
coinvolto quali (visite mediche, addestramenti,
infortuni, ecc.)

53. Collegamenti

54. Collegamenti

55. Focus sugli obiettivi

56. Focus sugli obiettivi
• Configurazione e gestione del processo secondo
le effettive esigenze dell’Azienda
• Risparmio di tempo per la registrazione delle
informazioni con possibilità di mantenere i
documenti inviati e ricevuti
• Tenuta sotto controllo sistematico di tutte le
visite mediche e del loro stato
• Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche
relative alle registrazioni
• Drastica riduzione del consumo di carta

57. SOGESI Headquarter
Via Trieste, 14 27029 Vigevano (PV) Tel. 0381 691010 Fax 0381 691020
SOGESI Filiale di Torino
Corso Palermo, 44
10152 Torino
Tel. 011 0198929
Fax 011 0565410
SOGESI Filiale Piemonte Nord-Verbano
Viale Marazza, 14
28021 Borgomanero (NO)
Tel. 0322 846081
Fax 0322 096579
le nostre sedi
www.sogesi.it e-mail: info@sogesi.it
SOGESI Filiale di Cagliari
Via dell'Artigianato , 14
09122 Cagliari (CA)
SOGESI Direzione Commerciale
Strada 4 Palazzo Q7 Milanofiori 20089 Rozzano (MI) Tel. 02 35925910 Fax 02 35925920
Filiali