Peserta : Para Dosen Politeknik Negeri Medan (POLMED) Contact (Pemateri): Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. +62 812 2353 284, +62 878 2298 4716 Telp/Fax : +62 22-4267749 WA. : 0812 2353 284 Pin BB : 79D6107F e-mail : kanaidi963@gmail.com atau kanaidi@yahoo.com Facebook : kanaidi.kenpartii

1. Konsep
Warehouse Management
By : Kanaidi, SE., M.Si , cSAP
kanaidi963@gmail.com ..08122353284
PTPRI
MA YASA E
DUKA

2. 1. Goods Receiving (Penerimaan
Barang)
2. Storage & Picking (Penyimpanan &
Penyiapan)
3. Delivery (Pengiriman)
3 GROUP AKTIFITAS LOGISTIK

3. Aktifitas Di Warehouse
GOODS
RECEIPT
CHECKING
ORDER
PICKING
LOADING
SORTATION
DELIVERY
UNLOADING
STORAGE
Goods Receiving (Penerimaan Barang) Storage & Picking (Penyimpanan & Penyiapan) Delivery (Pengiriman)

4. Receiving Put Away Storage
Delivery Sortation Picking
AKTIFITAS DI GUDANG

5. Definisi Aktifitas :
“Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen
pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”
Penerimaan Barang
Fisik Barang Dokumen
Persyaratan Penanganan
Receiving

6. • Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK
BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya
saja.
• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan
dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
• Pengecekan acak atau
keseluruhan kondisi isi
kemasan
• Tanggal Kadaluarsa barang,
nomor batch
• Kuantitas barang VS dokumen
1. Fisik Barang
Penerimaan Barang

7. 1. Aktifitas transportasi
2. Pengecekan dokumen vs dokumen
3. Pengecekan dokumen vs barang
4. Aktifitas barang vs lokasi (space)
5. Aktifitas dokumen vs system
Prinsip Goods Receiving

8. 1. Tidak ada jadual pengiriman
2. Parkir kendaraan
3. Loading dock tidak ada/penuh
4. Sarana unloading kurang
5. Warehouse penuh/Lokasi penyimpanan jauh
6. Kondisi barang “recehan”
7. Regristasi produksi : batch no, exp date
8. Dokumentasi
Tantangan Goods Receiving

9. • Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik
dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang
dikirimkan.
• Dokumen yang diperlukan minimal dokumen
pengiriman (DN, DO, Packing List atau Surat Jalan).
• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO)
dilampirkan juga.
2. Dokumen
Penerimaan Barang

10. 3. Persyaratan Penanganan
Barang memiliki karakteristik tersendiri didalam penangannya.
Supaya barang tetap HIDUP, maka perlu diperhatikan:
1. Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
• Suhu
• Kadaluarsa
• Maksimal tumpukan
2. Gunakan peralatan yang sesuai
• Pallet
• Drum
• Forklit
3. Pahami aturan keselamatannya
• Kimia
• Racun
• Meledak
Penerimaan Barang

11. 3. Persyaratan Penanganan
1. Barang Consumer Goods
2. Barang Kimia
3. Barang Bahan Baku Pabrik Makanan
4. Barang Obat-obatan
5. Barang Cairan
Penerimaan Barang

12. 1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data ke dalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.
Proses Penerimaan Barang

13. 1. Masuk gudang.
• Pastikan bahwa TRUK tsb memang menuju gudang anda
dengan melakukan pengecekan dokumen masuk di pos
pintu masuk areal pergudangan.
• Pengecekan kelengkapan keamanan alat transportasi
• Pengecekan kondisi box – apakah masih terkunci atau
memang sudah terbuka, atau ada security seal dll.
• Dicatat jam berapa truk tsb masuk di pos gudang.
• Catat siapa saja yang ada didalam truck.
Proses Penerimaan Barang

14. 2. Parkir dan antri.
• Mobil pengirim barang telat datang dan
tidak sesuai dengan jadual yang
ditentukan.
• Kartu parkir dan kartu antri sering kali
rusak/dirusak oleh sopir/kenek.
• Kondisi parkir penuh sementara mobil
pengiriman masih menumpuk di luar
gudang.
Penerimaan Barang

15. 3. Bongkar muat di loading dock.
• Sopir pengiriman tidak membawa kenek/kuli untuk
menurunkan barang.
• Sopir tidak mau mempergunakan jasa kuli bongkar
gudang.
• Tempat penerimaan barang di gudang penuh, masih
ada beberapa mobil yang menunggu di bongkar.
• Barang salah bongkar
• Pallet habis untuk bongkar barang
Contoh Penanganan Barang ber Suhu:
• Cek Suhu pengiriman – apakah masih
didalam range yang dianjurkan ?
• Kondisi kontainer pada waktu di buka
Penerimaan Barang

16. 4. Penyusunan barang bongkaran.
• Sopir/kenek melakukan penyusunan
barang diatas pallet/loading dock sesuai
dengan petunjuk checker.
• Penyusunan diawasi oleh checker atau
security.
• Training penyusunan barang diberikan
kepada bagian pengiriman atau disiapkan
gambar dan petunjuk yang membantu.
• Hati-hati terhadap antar tumpukan barang
(tir) diatas pallet.
Penerimaan Barang

17. 5. Pengecekan barang vs dokumen.
• Label barang sebagai alat penghitung
penerimaan barang.
• Dokumen dahulu atau barang dahulu ?
• Memberikan tanda pada dokumen pada
saat barang selesai di cek.
• Memberikan komentar pada saat barang
tidak sesuai dengan dokumen.
• Tanda tangan bersama antara checker
dengan sopir.
Penerimaan Barang

18. 6. Pemasukan data ke dalam system (GRN).
• Jika barang tidak sesuai dengan dokumen.
• Barang yang diterima ber-lebih atau ber-
kurang.
• Bonus dan hadiah bagaimana
mengelolanya.
• Pengecekan ulang setelah memasukan
data dan tanda tangan karyawan yang
memasukan.
• Pencetakan dokumen dari system.
Penerimaan Barang

19. 7. Legitimasi dokumen.
• Dokumen ini sebagai dasar penagihan ke
perusahaan.
• Jika dokumen kotor/rusak pada saat akan
diserahkan.
• Stempel, nama terang dan komentar.
Penerimaan Barang

20. 8. Keluar gudang.
• Saat kritis terjadinya potensi kehilangan
barang.
• Pengecekan box.
• Penanganan jika barang masih ada di
dalam box karena ada pengiriman
selanjutnya
• Catat kapan truk keluar dan siapa yang ada
di dalam truck.
Penerimaan Barang

21. Tips Penerimaan Barang
Memaksimalkan Proses Penerimaan Barang
1. Pengiriman langsung ke tujuan
o Tenaga kerja yang minim, waktu yang singkat
o Mengurangi terjadinya kecelakaan/kesalahan.
o Mirip Just In Time (JIT)
o Cross Docking

22. Memaksimalkan Proses Penerimaan Barang
2. Penerimaan terjadual
o Optimalisasi penerimaan barang berkenaan dengan
pemakaian loading, tenaga kerja, peralatan dan ruangan
penyimpanan.
o Diperlukan WMS untuk pengontrolan keseimbangan
penerimaan dan pengiriman barang
3. Penerimaan terencana
o Penjenisan pallet dan peralatannya
o Dokumen dan label yang telah tercetak dari
pabrik/distributor
o Optimalisasi penyimpanan dan rencana transportasi
Tips Penerimaan Barang

23. “Waspada Itu Lebih Baik …”
1. Waspada 1: Dokumen & Fisik Barang harus sama
o Ada beberapa gudang yang melakukan penerimaan barang
asal terima dan waktu mencocokan dokumen ternyata bukan
untuk gudangnya, padahal barang sudah ditumpuk diatas
pallet. Untuk menghindari kejadian ‚lucu’ ini pastikan bahwa
dokumen pengiriman benar untuk gudang anda dan barang
yang ada sesuai dengan dokumen yang melengkapinya.
2. Waspada 2: Penyiapan perlengkapan penerimaan
o Bayangkan gudang anda bekerja dengan perlengkapan pallet.
Pastikan bahwa pallet dan hand pallet telah tersedia dengan
lengkap dan aman sehingga mempermudah waktu proses
penerimaan nanti.
Tips Penerimaan Barang

24. “Waspada Itu Lebih Baik …”
3. Waspada 3: Kondisi fisik barang
o Yang mudah dilihat secara kasat mata adalah kerusakan fisik
barang. Pastikan tidak ada yang penyok kemasan luarnya,
tidak ada yang basah dan tidak ada yang pecah. Cara
termudah dalam men-cek ini adalah guncangkan kardus yang
anda terima dan jika terdengar bunyi barang pecah maka
lakukan pembongkaran kardus. Bahkan ada salah satu
perkulakan di Jakarta yang kardusnya bertanda produk
elektronik tetapi berisikan batu bata didalamnya !.
Tips : ada baiknya bersama-sama dengan trasnporter
anda melakukan cek buka kardus secara acak. Hal ini
bermanfaat langsung untuk memastikan barang benar
dan secara psikologis akan menambah ‚nilai lebih’ gudang
anda dimata transporter maupun prinsipal.
Tips Penerimaan Barang

25. “Waspada Itu Lebih Baik …”
3. Waspada 4: Barang bonus atau promosi
o Sepele memang, barang bonus atau promosi tidaklah mempunyai
nilai tagihan. Namun pastikan bahwa pada saat menerima barang
jika memang ada promosi dan bonusnya barang-barang tsb harus
benar-benar diterima. Dampak yang akan terjadi jika anda terima
barang tanpa promosinya maka akan menghasilkan klaim/complain
dari konsumen pada waktu barang tsb dipajang didalam toko.
4. Waspada 5: Dahulukan barang keluar
o Mudah-mudah kondisi ini tidak terjadi didalam gudang anda.
Namun jika memang harus terjadi dimana gudang dalam kondisi
yang penuh, dahulukan proses pengeluaran barang baru kemudian
lakukan penerimaan barang. Berikan pengertian kepada transporter
agar mereka bersabar dan pada akhir pekannya laporkan kepada
bagian merchandise/purchase mengapa mereka melakukan order
melebihi kapasitas gudang.
Tips Penerimaan Barang

26. “SALAH KAPRAH”
Sesuatu yang salah tetapi karena biasa/banyak/sering dilakukan didalam
aktifitas logistik
Akhirnya hal tsb dianggap biasa dan “benar”
Padahal, nyatanya tetap salah
Solusinya:
• Jangan biasakan
• Jangan lakukan
• Jangan beri kesempatan
XDon’t try this at your home Warehouse
Trik Penerimaan Barang

27. 1. Sopir tidur, hitunganpun hancur
2. Siapa bayar dia yang lancar
3. Dokumen kurang, tetapi karena penting barangnya maka
tetap diproses
4. “Beda dikit, ah cincaylah”
5. Meletakkan barang yang tersisa atau salah dari
penerimaan barang disembarang tempat
6. Malas melakukan pengecekan barang full pallet
7. Waktunya “mepet” barangpun digencet
8. Terima nyatanya tidak terima
9. Unlimited Jam Terima
Trik Penerimaan Barang

28. Receiving Put Away Storage
Delivery Sortation Picking
AKTIFITAS DI GUDANG

29. PUT AWAY
Definisi :
“Put Away adalah aktifitas penempatan barang yang
telah di cek (sesuai dengan dokumen) dan telah
dicatatkan kedalam system menuju ketempat
penyimpanan barang dengan aman dan sesuai dengan
lokasi yang ditentukan”
Put Away

30. LET DOWN
Definisi :
“Let Down adalah aktifitas pengambilan barang dari
lokasi penyimpanan ke lokasi picking face (penyiapan
barang) sesuai dengan lokasi asal, lokasi dituju dan
kuantitas yang tepat”

31. 3L :
LOKASI, LOKASI, LOKASI
KUNCI SUKSES PENANGANAN BARANG DI GUDANG
.. Apapun jenis gudang anda.
PUT AWAY & LET DOWN

32. Menempatkan barang di area penyimpanan
Penanganan barang, verifikasi lokasi dan penempatan
barang
1. Direct put away
• Put away langsung ke
lokasi picking atau
penyimpanan
• Pengurangan
penumpukan barang dan
aktifitas inspeksi.
2. Directed put away
• WMS akan memberikan
arahan lokasi
penyimpanan dan
dilakukan oleh operators.
PUT AWAY & LET DOWN

33. • Tentukan area penyimpanan sesuai
dengan kelompok/jenis barang
• Letakan barang yang sering
keluar/masuk didekat pintu keluar/pintu
masuk
• Catat lokasi dimana barang diletakan
• Jika perlu, tentukan staff yang
menangani barang per kelompok/jenis
barang
• Lengkapi dengan pest control, monitor
suhu dan pastikan tidak ada kebocoran
pada atap gudang
PENCATATAN LOKASITUJUAN

34. Put Away/Letdown
1. Letak lokasinya jauh, letakan saja di tempat yang
terdekat
2. Pallet bentrok, jalanpun berkelok
3. Picking face penuh, sisa letdown terjatuh
4. Tak ada forklift, memanjatpun jadi
5. Konfirm dokumen put away sebelum put away
6. Malas mencatat, (dijamin) malang didapat.
SALAH KAPRAH

35. Receiving Put Away Storage
Delivery Sortation Picking
AKTIFITAS DI GUDANG

36. Definisi :
“Penyimpanan barang adalah menempatkan barang
dalam kondisi tunggu untuk di order atau dipersiapkan
untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan dilakukan
sesuai dengan karakteristik barang.”
Penyimpanan Barang (Storage)
Storage

37. Menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di
order.
Metode penyimpanan tergantung dari ukuran dan
kuantitas barang
Storage

38. Stapelling High Racking Pigeon Hole
Shelving
Penyimpanan Barang

39. 1. Pengecekan dokumen vs barang
2. Aktifitas barang vs lokasi (space)
Prinsip-Prinsip Storage
1. Lokasi penuh
2. Pengeluaran sangat besar
3. Lokasi penyimpanan salah
4. Kerusakan barang
Tantangan Di Storage

40. 1. Berdasarkan karakteristik order dan dimensi
barang
• Barang kecil: bin shelving, laci, flow rack,
carousels dll.
• Barang besar: ditumpuk, palletisasi, racking
dll.
2. Berdasarkan kelompok jenis barang
• Kelompok Mie instant
• Kelompok Perawatan rambut
• Kelompok Obat bebas - resep
3. Berdasarkan prinsipal
• Biasanya untuk obat-obatan/pharmasi
Penyimpanan Barang

41. 1. Pengecekan barang.
2. Penyiapan lokasi penyimpanan.
3. Keberangkatan ke lokasi.
4. Konfirmasi lokasi.
5. Legalitas dokumentasi.
Proses Penyimpanan Barang

42. 1. Pengecekan barang.
• Bahwa barang telah dicek oleh checker untuk
memastikan bahwa barang benar sesuai
dengan prosedur penyimpanan :
• Per pallet per jenis barang
• Per pallet per batch/expire date
2. Penyiapan lokasi penyimpanan.
• Calon lokasi penyiapan sebaiknya disiapkan
sesuai dengan ketentuan penyimpanan.
• Bagaimana jika lokasi penyimpanan penuh ?
• Mencampurkan antara kelompok barang
tertentu dengan kelompok barang lainnya.
Penyimpanan Barang

43. 3. Keberangkatan ke lokasi.
• Staff bertanggung jawab didalam membawa
barang kelokasi penyimpanan sesuai dengan
lokasi yang ditentukan.
• Pastikan kelayakan lokasi penyimpanan benar-
benar aman dan sesuai dengan ketentuan.
4. Konfirmasi lokasi.
• Sebelum barang tiba di lokasi tujuan, lokasi tsb
harus berstatus kosong (empty).
• Jika barang sudah tiba dilokasi, pastikan bahwa
barang sudah dapat disimpan dilokasi yang
dituju.
5. Legalitas dokumentasi.
• Tanda tangan staff yang menyimpan dan yang
melakukan konfirmasi di dalam system.
Penyimpanan Barang

44. Storage
1. Tak perlu sampai di tujuan, yang penting barang
sudah tersimpan.
2. Dendam antar shift atau petak umpet ?!
3. Menyimpan langsung ketempat penyiapan saja,
beresss!.
4. Sedikit-sedikit lama-lama menjadi bukit

45. 1. Mode Optimization
• Berdasarkan karakteristik order dan dimensi barang
2. Space Optimization
• Menempatkan barang terdekat dengan area picking
3. Location Optimization
• Menempatkan barang yang sangat fast moving ketempat yang
paling mudah dicapai lokasinya
4. Lay Out Optimization
• Kombinasi antara operasional warehouse (loading dock, storage
area, product type, picking style, pengisian kembali dll.)
5. Implementasi Rack/Warehouse yang benar
6. Cube-per-order index (COI) :
“rasio rata-rata m3 yang dibutuhkan produk terhadap rata-rata
jumlah order harian”
Tujuan COI : untuk memuat ruang gudang sehingga barang dengan
volume terbesar dapat dipindahkan ke area shipping dengan jarak
sedekat mungkin
Optimalisasi Storage

46. PTPRI
MA YASA E
DUKA