Recommended
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Viewers also liked
Viewers also liked (20)
Similar to 160401 Leveranciersdag KING
Similar to 160401 Leveranciersdag KING (20)
More from KING
More from KING (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (6)
160401 Leveranciersdag KING
- 1. Vereniging van Nederlandse Gemeenten Vereniging van Nederlandse Gemeenten Collectieve actie: Stroomlijnen en bundelen van kracht 1-4-2016 Herman Timmermans (KING)
- 2. 2 Collectief • Gemeenten zijn allemaal uniek en dat maakt ze feitelijk weer gelijk • Het gaat er niet om verschillen te benadrukken maar om overeenkomsten op te sporen en te gebruiken • Effectiviteit gaat niet alleen over bereiken van doelen maar vooral ook over het benutten van kansen en mogelijkheden • Efficiency gaat niet primair over kosten maar over opbrengsten • Maatwerk dat vaker wordt toegepast wordt uiteindelijk ook standaard • Leveranciers en opdrachtgever zitten aan één kant van de balans en burgers en bedrijven aan de andere kant • Een collectief kan prima werken zonder vaste structuur
- 3. 3 Effectiviteit: niet alleen bereiken van doelen maar vooral benutten van kansen en mogelijkheden Digitale Agenda 2020: • Open en transparant in de participatiesamenleving • Werken als één efficiënte overheid • Massaal Digitaal/Maatwerk Lokaal
- 4. 4 Burgers kennen maar één overheid. • Gemeenten moeten nadenken over hoe zijn burgers en bedrijven in data vertalen. • Alle brongegevens moeten actueel, compleet en consistent zijn [geen eigen lijstjes/dumps etc.]. • Medewerkers die met burgers en bedrijven contact hebben toegang tot de data, die zij nodig hebben voor de realisatie van hun taak. • Beslissingsbevoegdheid liefst zo vroeg mogelijk in het bedrijfsproces. Een efficiënte overheidWerken als één efficiënte overheid
- 5. 5 Een efficiënte overheid 2Werken als één efficiënte overheid 2 Efficiënt ≠ goedkoop. • We kijken altijd naar de integrale kosten en inspanningen die nodig zijn om een product of dienst tot stand te brengen. • Bij systemen is de kostprijs gemiddeld maar 1/3 van de totale levensduur kosten. • Efficiëntie is af te meten naar de snelheid mee een probleem wordt opgelost of een vraag wordt beantwoord. • Efficiënt werken bespaart altijd kosten.
- 6. 6 Gemeenten zijn allemaal uniek en dat maakt ze feitelijk weer gelijk De uitfasering van PayNoTax versie 20.16: • In gebruik bij minimaal 17 gemeenten • EOL door leverancier gepland voor 14 nov 2014 • Per 25 maart 2016 nog in gebruik bij 17 gemeenten • Tenminste 8 gemeenten zijn bezig met een aanbesteding • De rest denkt nog na……… • Uiteindelijk komen er 12 losse aanbestedingen, gemiddeld 3 inschrijvers • Inspanning per inschrijving: • Leveranciers 12 mandagen • Opdrachtgevers 24 mandagen • Kosten totaal ca. € 200.000
- 7. 7 Massaal digitaalMassaal digitaal, maatwerk lokaal Bepalen Subject Bepalen Object Controle data Toepassen grondslag Bepalen Heffing Opstellen aanslag Verzenden Aanslag Bepalen Subject Bepalen Object Controle data Toepassen grondslag Bepalen Heffing Opstellen aanslag Verzenden Aanslag Waarde bepalen Klassieke situatie Mogelijk toekomstige situatie Voorbeeld Belastingen Geautomatiseerd In eigen beheer Door de klant
- 8. 8 Maatwerk Wanneer Maatwerk? • Alle non-routine gevallen • Bekende probleemgevallen • Correcties op voorgaande beslissingen • Eenmalige acties die te kostbaar zijn om te digitaliseren/automatiseren • ‘Niet-digivaardigen’ • Maatwerk dat vaker wordt toegepast wordt uiteindelijk standaard Massaal digitaal, maatwerk lokaal Maatwerk
- 9. 9 Leveranciers en opdrachtgevers: in balans met inwoners en ondernemingen Inwoners en ondernemingen Leveranciers Opdrachtgevers
- 10. 10 Niet de verschillen benadrukken maar de overeenkomsten opzoeken 3500 producten 200 leveranciers 393 gemeenten
- 11. 11 Niet de verschillen benadrukken maar de overeenkomsten opzoeken Overeenkomsten: • Bouten en moeren • 6 kantige kop • 6 kantige moer • Schroefdraad • Metaal Verschillen • Draadmaat (DIN) • Imbus • Lengte • Afwerking (RVS, galv) • .. Vaste waarden Opties
- 12. 12 Mogelijke aanpak • Behoefte peiling • Ontdekken welke gemeenten vergelijkbare behoefte hebben • Bepalen gemeenschappelijke behoeften • Bepalen specifieke opties • Inrichten tijdelijke organisatie • Starten feitelijk verwervingsproces • Keuze leverancier(s) • Implementatie
- 13. 13 Een collectief kan prima werken zonder vaste structuur
- 14. 14 Eén product/dienst en één leveranciers
- 15. 15 Eén product/dienst en meerdere leveranciers
- 16. 16 Uniforme ICT inkoopvoorwaarden • Facilitair aan collectieve verwerving • 4-fasen project waarvan resultaten verwacht in Q4, tussentijdse spin off mogelijk • 200 gemeenten volgen het proces, waarvan 25 actief deelnemen in werkgroep • 180 leveranciers 20 hadden belangstelling 9 nemen actief deel • Doel: • Beter opdrachtgeverschap • Evenwichtiger relatie opdrachtgever-opdrachtnemer • Vereenvoudiging afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer • INFO: https://www.kinggemeenten.nl/secties/ict-opdrachtgeverschap/producten/uniforme- ict-inkoopvoorwaarden
- 17. 17 Voorbeeld projecten • Landelijk dekkend WiFi netwerk voor de overheid • Op basis van EDURoam (onderwijs) • Nu ruim 30 gemeenten aangesloten • Eind 2017 75% gemeenten aangesloten • Migratie van IPv4 naar IPv6 • Aantal gemeenten individueel actief • Sense of Urgency voorlopig beperkt • Eind 2017 75 % ‘dual stack’ (zowel IPv4 als IPv6)
- 18. 18 Collectieve aanpak samengevat • Collectieve verwerving van producten en diensten is zinvol en heeft voordelen: • Meer eenduidigheid, minder administratie, lagere kosten • Het dient het belang van zowel gemeenten als leveranciers • KING is begin dit jaar gestart met het ontwikkelen van een generiek model dat voor potentiele deelnemers beschikbaar komt • De 2 voorbeeld projecten zijn een try-out om te kijken hoe het model in de praktijk werkt • U bent van harte uitgenodigd om mee te denken en mee te werken
- 19. Vereniging van Nederlandse Gemeenten Vereniging van Nederlandse Gemeenten Vragen?
Editor's Notes
- Ik begin mijn verhaal met een aantal uitspraken. Je zou ze als tegeltjeswijsheden kunnen ophangen. Die uitspraken zijn min of meer de rode draad door de presentatie. Het uiteindelijke station waar we willen uitkomen is de concretisering van de ambities uit de Digitale Agenda 2020. 2020 is nog een kleine 4 jaar verder. Dat lijkt ver weg, maar feitelijk is het heel dichtbij. Ik wil u geen gierende zenuwen gevoel aanpraten, maar om te zeggen dat het allemaal wel goed komt is mijns inziens een te boude bewering. Overigens ben ik ondanks alle kritische geluiden best positief over wat we in de afgelopen jaren hebben bereikt. Er is een forse stap gemaakt op het gebied van standaardisering. De transparantie in de markt is aanzienlijk toegenomen en nieuwe ontwikkelingen worden steeds sneller vertaald naar concrete toepassingen. Niet onbelangrijk is om de verbetering van beveiligingsmaatregelen te noemen. Dat onderwerp staat nadrukkelijk op de agenda en dat was 2-3 jaar geleden wel anders. Het is in dat opzicht een positief verhaal dat voor een niet onbelangrijk deel ook de verdienste is van veel leveranciers. Er is echter ook nog een forse uitdaging. En dat is de geweldige versnippering op gemeentelijk ICT gebied. Iedere gemeente heeft het idee uniek te zijn. Misschien is dat cultureel wel zo maar op gebeid van basisvoorzieningen en IT infrastructuur vraag ik mij af hoelang gemeenten dat nog kunnen volhouden.
- Als we het hebben over collectief verwerven van producten en diensten dan spelen effectiviteit en efficiency daarbij een belangrijke rol. Ik begin met effectiviteit. Daarbij gaat het niet alleen om doelen bereiken en realiseren maar ook om kansen die zich voor doen of die we zelf creëren te benutten . Zo’n kans is de digitale agenda. In DA2020 zijn 3 ambities gedefinieerd. Ik ga ze niet in extenso behandelen maar concentreer mij op de hoofdzaken.
- Het is een misvatting om te denken dat er meerdere overheidslagen zijn. Dat lijkt intern misschien zo, maar van buitenaf zie je dat niet. De overheid = de overheid. Doet de Rijksbelastingdienst iets raars, dan word je ook als gemeentelijk belastingkantoor daarop aangesproken. Hoe gaat dat nu verder? De centrale overheid decentraliseert steeds meer naar lokale overheden. Je verantwoordelijkheid als lokale overheid neemt toe of je wil of niet. De burger heeft daar geen ontzag voor: hij verwacht ook van de lokale overheid dat zij hem/haar goed bedient en ook steeds meer op maat. Er is maar één ding dat je echt kan redden: uitgaan van feiten, de juiste gegevens; je moet weten waarover het echt over gaat. Techniek die we steeds meer toepassen moet niet naar de burger gebracht worden maar eerst en vooral voor de interne organisatie worden benut. Een organisatie die haar werkprocessen en haar systemen op orde heeft, kan iedere uitdaging aan. Dat betekent: iedereen die bepaalde gegevens nodig heeft moet daar toegang toe hebben. En moet op basis daarvan kunnen beslissen.
- Efficiency heeft met opbrengst te maken en veel minder met kosten. Naarmate we steeds meer digitaal gaan werken wordt het steeds belangrijker dat we een proces meteen goed en efficiënt uitvoeren. Moet je iets overdoen, dan kost dat extra inspanning, het leidt elders tot vertraging, de klant raakt gefrustreerd en het vergoot het risico van achterstand. In het kader van de digitale agenda is efficiency een sleutelbegrip. Wij moeten door efficiënt te werken tijd en capaciteit vrijspelen om de complexe vraagstukken waarmee we geconfronteerd zullen worden goed op te lossen.
- We beginnen met een recente praktijkcase. Hoeveel aanbestedingen doen gemeenten per jaar? Tel maar uit wat dat kost. Worden we er beter van? Kan het anders? Ja maar hoe dan? Eerst nog een paar vingeroefeningen.
- Dit een voorbeeld van een deel van de werkprocessen die in een afdeling Belastingen aan de orde kunnen zijn. Om het overzichtelijk te houden hebben we processen zoals Invorderen en Bezwaar en Beroep niet uitgewerkt. Het is dus een voorbeeld. In de klassieke aanpak doet de belastingafdeling alles zelf. Vanaf het bepalen welke subjecten voor welke objecten aangeslagen worden tot en met het verzenden van de aanslag. In een veel meer gedigitaliseerde (toekomstige) situatie bestuurt de belastingafdeling het gehele proces nog wel, maar daarin wordt een groot aantal stappen geautomatiseerd uitgevoerd zonder tussenkomst van de afdeling. Een deel wordt zelfs uitbesteed aan de belastingplichtige. Wij kunnen ons voorstellen dat het bepalen wie belastingplichtig is en welke objecten onderwerp zijn van belastingheffing in het merendeel van de gevallen digitaal en ook geautomatiseerd verloopt( dat zijn alle groen gekleurde blokken); bijvoorbeeld door landelijke basisregistraties te gebruiken. Het resultaat van die eerste stappen wordt voorgelegd aan de belastingplichtige (het gele blok) en alleen afwijkingen/fouten en omissies wordt apart verwerkt. Zo zal de fysieke inzet van de belastingafdeling zich concentreren op het feitelijke heffingsproces (de 2 blauwe blokken). De rood omkaderde activiteiten zijn gedigitaliseerd: daar zijn applicaties voor nodig. Let op de positie van de belastingplichtige : hij stond eerst buiten uw proces (zie de bovenste procesgang) en in de tweede procesgang komt hij binnen in uw proces. Het betekent dat u hem toegang moet geven tot zijn gegevens, hij kan nieuwe gegevens zelfstandig opvoeren. In beide gevallen moet uw systeem daarop zijn voorbereid. U bent verplicht om maatregelen te treffen die ervoor zorgen dat het raadplegen en toevoegen van gegevens veilig en betrouwbaar gebeurt. U wilt tenslotte niet hebben dat een belastingplichtige de gegevens van iemand anders gaat bekijken of nog erger gaat wijzigen. Het maatwerk is voor de uitzondering/afwijkende gevallen. Merk dus dat ‘massaal digitaal’ meer is dan een paar formulieren online zetten. Het vereist dat u uw hele werkproces opnieuw bekijkt en mogelijk opnieuw inricht. Door gebruik te maken van meer geautomatiseerde oplossingen kunt u voorkomen dat u onnodige extra controles moet uitvoeren. Uw proces zou idealiter zo ingericht moeten zijn dat u zoveel mogelijk controles aan de input kant van uw proces uitvoert (liefst geautomatiseerd). Wanneer u dat combineert met een beheerst verlopend verwerkingsproces, dan is de kans op verkeerde output minimaal. En daarmee ook het beslag op uw toch al beperkte capaciteit.
- Massaal digitaal is niet de oplossing voor alle gevallen. Er zijn altijd situaties waarin digitalisering niet het gewenste effect sorteert of te kostbaar is ten opzichte van het te behalen resultaat. In dat soort gevallen resteert maatwerk. Die staan op deze sheet. Let op met de niet-digivaardigen: die vragen speciale aandacht. Wij denken dat er altijd een groep zal zijn die extra hulp nodig heeft en niet op eigen kracht digitaal kan werken . Recente ontwikkelingen bij de Rijksbelastingdienst laten dat ook zien. Ook daar moet je je proces op inrichten. Kijk regelmatig of de maatwerk oplossingen door te groeperen aantrekkelijk zijn voor verdere digitalisering. Dat leidt er waarschijnlijk toe dat het maatwerk qua omvang minder wordt en inhoudelijk waarschijnlijk verschuift.
- Ons streven is om de balans te herstellen. Dat gaat gemakkelijker wanneer we verschillende vragen en behoeften gaan groeperen in collectief verband.
- Veel zaken hebben meer gemeen dan op het eerste gezicht lijkt. Wat is in deze plaat gelijk? We hebben een natuurlijke neiging om in te zoomen op de verschillen en daarop onze aanpak te baseren. Dat leidt tot ruim 3500 producten van bijna 200 leveranciers voor een markt van minder dan 400 gemeenten.
- Als je dit nu projecteert op de vervanging van een softwareproduct dat bij meerdere gemeenten draait dan stel ik mij het volgende voor:
- Er zijn al legio voorbeelden van (inkoop) samenwerkingen. Wat merkt u daarvan? Wat is er goed aan? Wat is nog te verbeteren? Kan een collectief tijdelijk werken en zonder structuur? Wij denken van wel. Niet het inkoopproces moet gemeenten binden maar de inhoud. Als je elkaar op dat punt kunt vinden dan kunnen tijdelijke collectieven werken. Hoe die vorm krijgen is een volgend punt. En hoe je kunt opschalen is eveneens een zaak die we nog verder moeten uitwerken.
- Er is een grote variëteit in voorwaarden die gemeenten stellen bij contracten op ICT gebied. Dat maakt het voor de markt ingewikkeld, omdat telkens weer opnieuw discussie ontstaat over die voorwaarden. Veel problemen ontstaan over voorwaarden die met aansprakelijkheid en schadeverhaal te maken hebben. Door daarin meer uniformiteit aan te brengen kan het verwervingsproces aanzienlijk worden vereenvoudigd. Opmerkelijk is de geringe belangstelling van leveranciers bij deze ontwikkeling. Als ik kijk naar een paar recente aanbestedingen dan ging soms 60% van de vragen in een Nota van Inlichtingen over concept overeenkomsten en inkoopvoorwaarden. Dat is vreemd. Nu je de mogelijkheid om mee te praten, laar je het afweten als marktpartij. Niet slim en ook niet handig. De trein rijdt door. Toch interesse neem contact op met Peter Klaver of Jeroen Schuuring, er is nog plaats!