Essentials regarding the operational audit.What is an audit, why do it, steps in the audit process. Everything you need in order to be capable to develop an efficient and successfull audit, considering the needs of internal audits and also when to call an external auditor.

1. BAZELE AUDITULUI

2. OBIECTIVE
Ce- i propune acest curs ?ș
Acest curs î i propune prezentarea no iunilor esen iale din domeniul auditului astfelș ț ț
încât cei care urmăresc implementarea unui sistem de auditare i realizarea unorș
audituri interne să cunoască aspectele de bază.
În continuare vom discuta despre un audit opera ional- orientat în principal cătreț
calitate i asigurarea securită ii i sănătă ii în muncă.ș ț ș ț

3. DEFINI IIȚ

4. În continuare vor fi prezentate câteva din cele mai importante
defini ii referitoare la audit. Aceste defini ii trebuie în eleseț ț ț
i nu neapărat memorateș

5. Ce este auditul ?
 AUDITUL- „Proces sistematic, independent şi documentat
în scopul obţinerii de dovezi de audit şi de evaluarea lor cu
obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt
îndeplinite criteriile de audit“Auditul este deci o examinare
sistematică. Sistematic înseamnă că este planificat în
prealabil şi că poate fi reprodus, adică efectuat.
 SR EN ISO 9001: 2009

6. Tipuri de audit
 În funcţie de scopul auditului se poate face următoarea
clasificare:
 -audit de sistem (de exemplu:auditul sistemului calităţii,
auditul sistemului de management al SSM)
 -audit de proces (de exemplu: auditul calităţii
procesului, auditul securită ii procesului)ț
 -audit de produs/serviciu (de exemplu: auditul calităţii
produsului/serviciului)

7. Auditul de sistem-1
 AUDIT DE SISTEM: înseamnă examinarea întregului
sistem implementat la nivelul unită ii economice, fie căț
este vorba de sistemul de caliutate sau cel de
management al SSM.
 Această examinare se extinde asupra verificării
conformităţii tuturor documentelor referitoare la calitate
cu specificaţiile, precum şi asupra verificării conformităţii
implementării activităţilor organizaţiei cu dispoziţiile
existente.

8. Auditul de sistem-2
 Auditul de sistem este o examinare în două etape a sistemului
calităţii unei organizaţii (întreprinderi).
 În prima etapă se verifică dacă documentele care
reglementează activităţile organizaţiei satisfac cerinţele
specificate (acestea pot fi standarde referitoare la calitate,
specificaţii ale clienţilor, tehnici de securitate, protecţia
mediului, etc.).
 În a doua etapă se examinează în mod selectiv, aleatoriu, dacă
angajaţii organizaţiei efectuează munca lor pe baza
procedurilor stabilite.
 Este important de remarcat faptul că auditul de sistem se
referă la toate elementele standardului de referin ă alesț
pentru auditare.

9. Auditul de proces-1
 AUDITUL DE PROCES: este examinarea cu scopul de a
determina calitatea unei proceduri sau a unui proces.
 Asta poate însemna de exemplu compararea procesului
cu procedurile sau cu instrucţiunile de lucru, cu
specificaţiile, cu prescripţiile clienţilor, şi determinarea
conformităţii.

10. Auditul de proces-2
 Auditurile de proces nu se referă doar la examinarea
procesului de producţie a produsului, sau la procesul
furnizării serviciului, ci la toate fazele activităţii, de ex. la
încheierea contractelor, selectarea subcontractanţilor,
etc.
 Scopul: este aşezarea în prim plan a rezultatelor
procesului, adică determinarea dacă eficienţa procesului
respectiv este satisfăcătoare.

11. Auditul de produs-1
 AUDIT DE PRODUS: examinarea unui eşantion prelevat
din cantitatea de produse realizate, pentru a determina în
ce măsură sunt satisfăcute condiţiile referitoare la
calitatea produsului. În cursul auditului de produs se
examinează procesul de producţie a produsului respectiv.
Produsul poate fi atât semifabricat cât şi produs finit.

12. Auditul de produs-2
 Condiţia de bază este ca produsul examinat să aibă o
documentaţie care defineşte în mod unic condiţiile de
calitate, adică
 formularele, certificatele de calitate referitoare la produs să fie
completate corect,
 inspecţiile efectuate să fie complete,
 să fie satisfăcute toate cerinţele clientului.
 Scopul auditului de produs - faţă de inspecţia finală - este,
de a oferi dovada conformităţii produsului, precum şi
eficacitatea şi eficienţa procesului de producţie.

13. Auditul de produs-3
 Alte obiective:
 evaluarea nivelului calităţii produsului
 căutarea posibilităţilor îmbunătăţirii calităţii produsului
 evaluarea adecvanţei locului inspecţiei
 evaluarea eficacităţii inspecţiilor
 Eficienţa auditului de produs poate fi mărită prin
examinările „cu ochiul clientului“, care furnizează informaţii
amănunţite despre observaţiile clientului referitoare la
utilitatea produsului.
 Auditul este legat întotdeauna de cerin ele clientului, deț
a a numita ”voice of customer”. Aici se produce legăturaș
cu metodele de management gen Six Sigma.

14. Auditul de serviciu
 În cazul auditului de serviciu putem proceda la fel ca în
cazul celor descrise la auditul de produs, cu excepţia
faptului care rezultă din diferenţa între un produs şi un
serviciu. Aici trebuie să se scoată în evidenţă analiza
satisfacţiei clientului, care este mai dificil de măsurat în
cazul furnizării serviciilor. Cumpărătorul, consumatorul
nemulţumit, nesatisfăcut nu îşi exprimă întotdeauna
nemulţumirea, nu-şi comunică opinia, dar data viitoare va
solicita serviciile concurenţei.

15. Riscuri în audit-1
 RISCUL AUDITULUI- riscul ca auditorul să exprime
o opinie de audit necorespunzătoare, pe baza unor
documente gre ite. Riscul de audit este o func ie aș ț
riscului de detec ie.ț

 RISC DE DETEC IEȚ - riscul că procedurile executate
de autor pentru a reduce riscul de audit la un nivel redus
acceptabil nu vor detecta o eroare existentă, individuală
sau corelată cu alte erori.

16. Riscuri în audit-2
 RISCUL UNOR DECLARA II ERONATE MATERIALE-Ț
riscul că declara iile sunt modificate material înainte deț
audit. Acesta constă din 2 componente, respectiv:
 a)Riscul inerent- susceptabilitatea modificării unui document
sau a dezvăluirii unor păr i din document individual sau înț
legătură cu fapte similare înainte de considerarea unor
controale rela ionate.ț
 b) Riscul de control- dacă o astfel de declara ie eronată nu vaț
fi prevenită, detectată i corectată pe baza controlului intern alș
entită ii, efectuat în timp.ț

17. Eviden a audituluiț
 EVIDEN A AUDITULUIȚ - informa ia folosită deț
auditor la atingerea concluziilor pe care se bazează
opiniile auditorului. Eviden a auditului trebuie să respecteț
următoarele principii:
 a) Suficien a eficien ei auditului este măsura cantită ii eviden eiț ț ț ț
auditului. Cantitatea necesară de eviden ă a auditului esteț
afectată de evaluarea auditorului referitoare la riscul erorilor
materiale i de asemenea i la calitatea unei astfel de eviden e.ș ș ț
 b)Adecvarea eviden ei auditului este o măsură a calită iiț ț
auditului , respectiv a relevan ei i fiabilită ii acesteia înț ș ț
oferirea de suport pentru concluziile pe care se bazează opinia
auditorului.

18. Alte defini ii-1ț
 MANAGEMENT- Persoana (persoanele) responsabile cu
conducerea activită ii entită ii. Pentru anumite entită i înț ț ț
anumite jurisdic ii managementul îi include pe to i ceiț ț
lega i de guvernan ă.ț ț

 DECLARA II ERONATE- diferen e între situa iileȚ ț ț
raportate i înscrise în documente i situa ia reală.ș ș ț
Declara iile eronate pot rezulta din fraude sau eroriț


19. Alte defini ii-2ț
 JUDECATĂ PROFESIONALĂ- aplicarea instruirii relevante, a
cuno tin elor i a experien ei în contextul oferit de auditareș ț ș ț
i standardele de etică, pentru a face decizii informate despreș
cursul ac iunilor corespunzătoare circumstan elor auditului.ț ț

 SCEPTICISM PROFESIONAL- o atitudine care include
punerea de întrebări, alerta referitoare la condi iile care potț
duce la declara ii eronate datorită unei erori sau fraudeț
precum i o evaluare critică a eviden elor de audit.ș ț

 ASIGURARE REZONABILĂ- în contextul auditului o asigurare
de nivel înalt dar nu absolut.

20. TEHNICI DE AUDITARE

21.  În continuare vor fi prezentate principalele tehnici de
audit i documentele de referin ăș ț

22. Tehnici de audit-1
 Principalele tehnici (tipuri) de audituri sunt următoarele:
 Audituri opera ionaleț - examinează folosirea resurselor
unită ii pentru a vedea dacă respectivele resurse sunt folositeț
în cel mai eficient mod. Auditul opera ional include i auditulț ș
de Securitate i SĂnătate în Muncă i poate include i păr i aleș ș ș ț
celorlalte audituri prezentate în continuare;
 Audituri financiare- sunt focalizate pe contabilitate iș
raportarea tranzac iilor financiare, incluzând autoriza ii iț ț ș
primirea i distribuirea fondurilor. Scopul acestui audit este săș
se asigure că sunt suficiente controale pe partea financială iș
valorile financiare i sunt controale adecvate referitoare laș
achizi ia i folosirea resurselor.ț ș

23. Tehnici de audit-2
 Audituri de conformitate- urmăresc aderen a la legi, reguli,ț
politici i proceduri. Recomandările solicită în mod tipicș
îmbunătă irea în procesele i controalele destinate să asigureț ș
conformitatea cu legile i regulile.ș
 Auditurile sistemelor informa ionaleț –examinează mediul
intern de control al acestor sisteme i modul în care angaja iiș ț
folosesc aceste sisteme. Evaluează în mod tipic intrările în
sistem, ie irile i controalele prelucrării , back-up-ul iș ș ș
planurile de recuperare, securitatea sistemelor precum iș
achizi ia i dezvoltarea de sisteme i procese.ț ș ș

24. Tehnici de audit-3
 Revizii de control interne- se bazează pe auditarea
departamentelor i activită ilor majore auxiliare. Zone cum arș ț
fi securitatea fizică, granturi i contracte, inventar iș ș
echipament sunt de obicei subiectul reviziei.
 Investiga iiț - urmăresc stabilirea eviden ei unei nereguli;ț
implică o urmărire sistematică a informa iilor pe care auditorulț
speră să le descopere sau trebuie să le cunoască. Investiga iileț
includ bănuielile de fraudă , risipă i abuz precum i activită ileș ș ț
guvernamentale necorespunzătoare.
 Servicii de consultan ăț - adaugă valoare i îmbunătă escș ț
guvernan a organiza iei , managementul de risc i controleazăț ț ș
procesele fără ca auditorul să î i asume responsabilită i.ș ț
Servicile de consultan ă pot include consiliere, sfaturi iț ș
facilitări.

25. Categorii de referen ialeț
 Institu ia Auditorilor Interni (IIA) i-a fundamentatț ș
coduri de practică pe 3 categorii de ghiduri:
 Standarde i etică;ș
 Sfaturi de practică;
 Asisten ă pentru dezvoltare i practică;ț ș

26. Sec iunea 2100 de Standardelor Interna ionaleț ț
pentru Practica Profesională a Auditului Intern-1
 2110 Managementul riscului- auditorii interni trebuie
să asiste organiza ia prin identificarea i evaluareaț ș
expunerii semnificative la risc i contribu ia laș ț
managementul riscurilor i sistemele de control.ș
Activitatea de audit internă trebuie să monitorizeze i săș
evalueeze eficien a managementului de risc a organiza ieiț ț
i să evalueze expunerea la risc a guvernan ei, opera iilorș ț ț
i sistemelor de informa ii legate de:ș ț
 fiabilitatea i integritatea informa iilor opera ionale i financiare:ș ț ț ș
 efectivitatea i eficien a informa iilor:ș ț ț
 protec ia valorilor;ț
 conformitatea cu legi, reguli i contracte;ș

27. Sec iunea 2100 de Standardelor Interna ionaleț ț
pentru Practica Profesională a Auditului Intern-2
 2120 Control- auditorii interni trebuie să asiste
organiza ia în men inerea controalelor efective prinț ț
evaluarea efectivită ii acestora i prin promovareaț ș
îmbunătă irilor continui. Pe baza rezultatelor evaluării deț
risc, auditul intern poate să evalueze adecvan a iț ș
efectivitatea controalelor implicând guvernan aț
organiza iei, opera iile i sistemele informa ionale,ț ț ș ț
incluzând punctele men ionate anterior.ț

28. Sec iunea 2100 de Standardelor Interna ionaleț ț
pentru Practica Profesională a Auditului Intern-3
 2130 Guvernan aț - auditorii interni trebuie să evalueze
i să facă recomandările necesare pentru îmbunătă ireaș ț
procesului de guvernan ă inând seama de:ț ț
 promovarea eticilor i valorilor corespunzătoare în organiza ie;ș ț
 asigurarea unui management efectiv al performan ei organiza ionale ;ț ț
 comunicarea efectivă a riscurilor i controlul informa iilor în zoneleș ț
corespunzătoare din organiza ie;ț
 coordonarea activită ilor i comunicarea informa iilor între auditoriiț ș ț
externi i interni i management. Activitatea de audit intern trebuie săș ș
evalueze design-ul , implementarea, efectivitatea eticilor organiza ionaleț
relevante pentru obiective, programe i activită i.ș ț

29. ACTIVITĂ I SPECIFICEȚ

30. În această sec iune vor fi prezentate câtevaț
activită i specifice pentru diferitele faze ale auditului.ț

31. Ini ierea auditului-1ț
 a) Nominalizarea leaderului de audit- Auditorul şef este
numit din rândul auditorilor care au dobândit o
experienţă corespunzătoare în auditurile calităţii
efectuate anterior. În afară de a avea experienţă, este
important să aibă cunoştinţe de specialitate şi despre
domeniul auditat. Responsabilitatea auditorului şef se
referă la toată perioada şi la efectuarea auditului.
Conduce activitatea echipei de audit în cursul pregătirii,
desfăşurării şi întocmirii raportului de audit.

32. Ini ierea auditului-2ț
 b)Definirea scopurilor, obiectivelor i criteriilor de auditș
 Definirea obiectivelor auditului :Obiectivele auditului definesc
ceea ce trebuie realizat prin audit i pot include următoarele:ș
 a)determinarea gradului de conformitate cu regulamentele i legile înș
vigoare;
 b)Evaluarea capabilită ii sistemelor de management ale unită ii de aț ț
asigura conformitatea cu cerin ele statutorii, regulatorii iț ș
contractuale;
 c) Evaluarea efectivită ii în atingerea anumitor obiective;ț
 d)Identificarea zonelor potrivite pentru îmbunătă ire.ț

33. Ini ierea auditului-3ț
 Scopul auditului: Define te extinderea i limitele audituluiș ș
cum ar fi:
 a)Limitele aplicabile ale standardelor folosite, în principal
OHSAS 18001;
 b)loca ii fizice: facilită i, uzine, birouri;ț ț
 c)activită i organiza ionale: produse, procese, departamente,ț ț
func ii;ț
 d)Datele când sistemele de management au fost efective ;

34. Ini ierea auditului-4ț
 Criteriile auditului Sunt folosite ca referin e fa ă de careț ț
se determină conformitatea i pot include:ș
 a)politici i proceduri acceptabile;ș
 b)standarde, legi i regulamente;ș
 c)Cerin ele sistemului de management organiza ional;ț ț
 d)Cerin e ale industrieiț
 e)Coduri de conduită a afacerilor.

35. Ini ierea auditului-5ț
 c.)Determinarea fezabilită ii audituluiț :
 d)Selectarea echipei de audit- Membrii echipei de audit sunt
numiţi dintre acei specialişti care au dobândit o
experienţă profesională corespunzătoare, pregătire în
domeniul auditului, şi au pregătire, experienţă şi în
domeniul auditat. În mod firesc trebuie să se asigure şi
independenţa lor. Mărimea echipei de audit se stabileşte
în funcţie de activitatea/sarcina de efectuat şi în funcţie de
timpul disponibil. Cel mai des auditorul şef este însoţit de
un auditor de specialitate. În cursul efectuării auditului
auditorul de specialitate lucrează sub conducerea
auditorului şef.

36. Ini ierea auditului-6ț
 e)Stabilirea contactului ini ial cu auditatul;ț
 f)Transmiterea unui document informativ referitor la auditul
care se va executa;
 g)Planificarea propriu-zisă a auditului;

37. Ini ierea auditului-7ț
 Exemplu de comunicare al programului de audit

38. Ini ierea auditului- audit intern- 1ț
 În cazul auditului intern clientul (auditului) este conducerea
organizaţiei, respectiv în numele acestuia
managerul/organizaţia (compartimentul) de asigurarea calităţii.
În cazuri de excepţie auditul poate fi iniţiat şi de către cealaltă
parte (organizaţia/compartimentul auditat), dar şi în acest caz
dispunerea auditului este responsabilitatea conducerii
organizaţiei.
 În cazul auditului intern responsabilitatea managementului
(conducerii) organizaţiei este următoarea:
 iniţierea auditului, definirea necesităţii şi obiectivelor auditului,
 numirea echipei de audit,
 definirea domeniului auditului (ce?, pe ce bază?, în ce profunzime?),
 preluarea, evaluarea raporturilor de audit,
 stabilirea acţiunilor corective necesare,
 analiza eficienţei acţiunilor corective implementate.

39. Ini ierea auditului- audit intern- 2ț
 Responsabilitatea managementului auditatului în cazul
auditurilor interne:
 informarea personalului despre obiectivele şi domeniul auditului,
 numirea membrilor responsabili din cadrul personalului, care să
însoţească membrii echipei de audit,
 asigurarea tuturor condiţiilor necesare efectuării unui audit eficace,
 punerea la dispoziţie a tuturor informaţiilor şi materialelor
doveditoare solicitate de auditori,
 cooperare permanentă cu auditorii, pentru a permite ca obiectivele
auditului să fie realizate,
 iniţierea şi stabilirea acţiunilor corective, bazate pe raportul de audit.

40. Ini ierea auditului- audit intern- 3ț
 În cursul pregătirii auditului managementul decide, cu
participarea auditorului şef, ce elemente ale sistemului
calităţii, procese şi unităţi ale organizaţiei vor fi auditate.
Se poate întâmpla ca şi organizaţia auditată, sau
managementul auditatului, să fie consultate atunci când se
stabileşte domeniul auditului.
 Domeniul şi profunzimea auditului sunt definite astfel
încât să satisfacă cerinţele referitoare la informarea
conducerii organizaţiei. Sunt specificate standardele,
elementele standardelor, documentele normative cu care
trebuie comparat sistemul calităţii care va fi auditat.

41. Ini ierea auditului- audit extern-1ț
 Auditul extern înseamnă că organizaţia verifică activitatea
furnizorului cu referire la sistemul calităţii. Iniţierea poate
fi efectuată de către mai multe părţi. Aprovizionarea,
managementul organizaţiei, asigurarea calităţii, etc.
 În fiecare caz furnizorii trebuie înştiinţaţi, informaţi din
timp. Trebuie clarificat încă de la început, că organizaţia
are dreptul la efectuarea auditului. Ei (furnizorii) trebuie
să cunoască baza de referinţă pentru audit, respectiv
cerinţele, care se referă la sistemul calităţii organizaţiei. În
cazuri ideale acestea sunt cuprinse în condiţiile
contractuale.

42. Ini ierea auditului- audit extern-2ț
 Responsabilităţile managementului organizaţiei în cazul auditului
extern:
 iniţierea auditului la furnizor
 numirea auditorilor
 convenire asupra acţiunilor corective
 înştiinţarea, informarea furnizorului
 iniţierea auditului de urmărire

 Responsabilităţile echipei de audit în cazul auditului extern :
 întocmirea planului de audit, informarea organizaţiei
 efectuarea auditului pe baza listei de verificare
 stabilirea (constatarea) neconformităţilor
 informarea managementului organizaţiei sub forma raportului de
audit

43. Analiza documentelor existente-1
 În cursul analizei documentaţiei, normativele/
reglementările disponibile sunt comparate cu baza de
referinţă a auditului. Baza de referinţă a auditului
poate fi - precum a fost prezentat anterior - un
standard, normative interne ale organizaţiei,
specificaţii ale clienţilor.
 Normativele cuprind acele documente ale organizaţiei care
descriu activităţile referitoare la calitate. În general acestea pot
fi:
 manual al calităţii
 proceduri de sistem
 instrucţiuni de lucru şi de control
 ROF – Regulament de organizare şi funcţionare
 instrucţiuni/ decizii ale managerului general
 alte documente

44. Analiza documentelor existente-2
 În cadrul analizei documentaţiei trebuie clarificate
următoarele probleme de bază:
 Documentaţia corespunde cerinţelor de aspect, formă?
 Partea profesională este satisfăcătoare şi corectă?
 Nu există contradicţii între reglementările de la diferitele
nivele?
 Documentaţia a fost implementată în mod obligatoriu?
 În afară de acestea trebuie stabilită dacă cerinţele bazei de
referinţă a auditului sunt regăsite în documentaţia internă.

45. Analiza documentelor existente-3
 Analiza documentaţiei în cazul auditului intern se
efectuează la auditor. Bineînţeles vor exista
documente, înregistrări ale calităţii, care nu pot fi puse la
dispoziţie înaintea auditului, şi atunci analiza acestora se
poate face numai la locul auditului. În cazul auditului
extern documentele sunt disponibile în mod şi mai
restrictiv, dar şi în acest caz se recomandă măcar
studierea prealabilă a manualului calităţii. Analiza propriu-
zisă a documentaţiei se efectuează la furnizor, deoarece
nu putem pretinde furnizorului să trimită auditorului
toate instrucţiunile şi normativele existente.

46. Analiza documentelor existente-4
 În această etapă trebuie notate neconformităţile găsite, normativele
lipsă, respectiv acele aspecte pe care dorim să le examinăm la locul
auditului.
 Aceste aspecte pot fi:
 Instrucţiunile sunt cunoscute de cei care trebuie să le utilizeze şi
sunt disponibile la toate punctele de lucru?
 Se lucrează după acestea?
 Efectuarea activităţii este documentată în mod corespunzător,
conform reglementărilor stabilite?
 Activitatea include:
 a)pregătirea activită ilor de audit on-siteț
 b)determinarea strategiilor de audit;
 c)pregătirea planuluide audit
 d)asignarea sarcinilor către echipa de lucru
 e)Pregătirea documentelor de lucru

47. Analiza documentelor existente-5
 Liste de verificare pentru auditul intern- 1
 În cazul auditului intern auditorii au cunoştinţe despre sistemul
calităţii organizaţiei. Ei ştiu de ex. că politica în domeniul
calităţii a fost difuzată cu semnătura directorului general al
organizaţiei şi cunosc conţinutul acesteia. În cursul auditului nu
este necesar să se pună întrebări referitoare la aspecte care se
referă la existenţa, aprobarea şi conţinutul politicii în domeniul
calităţii.
 În cazul auditului intern încercăm să verificăm dacă s-a reuşit
transformarea bazei de referinţă a auditului în reglementări
documentate. Greşeala multor sisteme ale calităţii este aceea
că nu s-a verificat niciodată prin auditare dacă s-a reuşit
transpunerea bazei de referinţă a auditului în reglementări. Ca
urmare, de multe ori auditorul descoperă instrucţiuni,
reglementări incomplete sau greşite.

48. Analiza documentelor existente-5
 Liste de verificare pentru auditul intern-2
 În cazul auditului intern, dacă este posibil, trebuie formulate
întrebări amănunţite referitoare la procesele organizaţiei:
 „Cum se respectă reglementarea XY?“
 „Cum se procedează în cazul Z?“
 Întocmirea listei de verificare poate fi efectuată conform
cerinţelor standardului sau pe baza fiecărui proces.
Dezavantajul metodei din urmă este că necesită mai mult efort
de organizare.
 Formularea întrebărilor, întocmirea listei de verificare poate
reprezenta o dificultate mai ales în cazul auditorilor începători.
Ne putem uşura munca dacă înaintea formulării întrebărilor
concrete căutăm răspuns la două întrebări ajutătoare:
 Ce verificăm?
 Ce căutăm prin ceea ce verificăm?

49. Analiza documentelor existente-5
 Liste de verificare pentru auditul intern-3
 De exemplu:
 Ce verificăm? Tratarea produselor neconforme.
 Ce căutăm? Cum sunt separate/izolate produsele
 neconforme de cele conforme?
 Ce căutăm? Cu ce şi cum se identifică acestea?
 Ce căutăm? Cine decide despre soarta produselor
 neconforme?
 Ce căutăm? Cum se asigură evitarea utilizării lor
 neintenţionate?
 Ce căutăm? Ce acţiuni corective se iniţiază pentru
 evitarea repetării apariţiei produselor neconforme?

50. Analiza documentelor existente-5
 Liste de verificare pentru auditul extern-1
 În cazul efectuării auditului extern este de dorit, dar nu este întotdeauna
posibilă compararea manualului calităţii cu baza de referinţă a auditului (ex.
standardul ISO 9001). Dacă aceasta nu este posibilă, pentru că manualul nu
ne stă la dispoziţie, atunci trebuie să mărim numărul întrebărilor
referitoare la documentaţie. În cadrul auditului la locul auditat trebuie să
verificăm la organizaţia externă existenţa, conformitatea, respectarea şi
aplicarea practică a documentaţiei.

51. Analiza documentelor existente-5
 Liste de verificare pentru auditul extern-2
 Putem considera ca regulă de bază:
 În cazul auditului la furnizor trebuie să stabilim în ce
măsură satisface sistemul managerial al furnizorului,
respectiv în ce măsură satisfac produsele/ serviciile
oferite de furnizor cerinţele noastre, în calitate de clienţi.

52. Analiza documentelor existente-5
 Liste de verificare pentru auditul extern-3
Exemplu de listă de verificare

53. Schema globală a procesului de ini iereț

54. Schema globală a tuturor activită ilorț

55. PA II UNUI PROCES DE AUDITAREȘ

56. În continuare sunt explicita i pa ii necesari pentru desfă urareaț ș ș
unui audit. Re ine i ordinea acestor pa i.ț ț ș

57. edin a de deschidere -1Ș ț
 Rol: prima întâlnire între echipa de audit i personalul unită ii auditate, inclusivș ț
managementul. La această întâlnire se trasează i implementează sarcini concreteș
referitoare la colaborarea necesară între audita i i auditori.ț ș
 Înaintea începerii auditului intern în cadrul şedinţei de deschidere participanţii
trebuie informaţi asupra obiectivelor auditului, derularea auditului în timp,
metodele aplicate în timpul auditului. Este important ca toţi cei interesaţi să
participe la şedinţa de deschidere. În cazul acestei edin e, audititorul ef trebuie săș ț ș
specifice neapărat că stabilirea neconformităţilor, iniţierea acţiunilor corective se fac în
interesul organiza iei auditate, că scopul auditului nu este unul punitiv ci de perfec ionareț ț
a abilită ilor i competen elor personalului pe baza a ceea ce se nume te ”culturăț ș ț ș
justă” ,să ceară pentru acest lucru ajutorul participanţilor, şi să facă promisiunea unei
cooperări depline din partea auditorilor. În cazul auditului extern este indicat ca şedinţa de
deschidere să fie ţinută împreună cu managementul (conducerea) organizaţiei. În acest
caz este indicat să se menţioneze în cadrul prezentării obiectivelor auditului
importanţa relaţiei corecte dintre furnizor şi client. Conţinutul discuţiilor se referă
la prezentarea auditorilor, obiectivele auditului, procedura auditului. Trebuie făcută
referire la faptul că la sfârşitul auditului se va ţine o scurtă discuţie în care vor fi
prezentate şi eventual discutate rezultatele auditului.

58. edin a de deschidere -2Ș ț
 Cultura justă: Cultura justă se referă la modul de a gândi
securitatea care promovează o atitudine bazată pe întrebări,
este rezistentă la e ec, este orientată spre excelen ă , esteș ț
atâît atitudinală cât i structurală referindu-se la indivizi iș ș
organiza ii. Într-un mediu de ”cultură justă! nimeni nu esteț
pedepsit pentru gre eli neinten ionate, ci dimpotrivă esteș ț
instruit astfel încât acestea să nu se mai repete.

 Cerinţele referitoare la conţinutul şedinţei de deschidere:
 prezentarea membrilor echipei de audit,
 prezentarea obiectivelor şi domeniului auditului,
 informare despre programul auditului,
 determinarea asigurării condiţiilor de auditare,
 discutarea întrebărilor apărute,

59. edin a de deschidere -3Ș ț
DE RE INUT:Ț
1.Procesul de audit nu este un proces de pedepsire a unor vinova i.ț
2.Procesul de audit se face pentru organiza ia auditată.ț
3.Este indicat ca edin a de deschidere să fie planificată împreunăș ț
cu managementul organiza iei auditate.ț
4.Trebuie prezentată echipa de auditare.
5.Se prezintă de asemenea obiectivele i procedura.ș

60. Vizita la unitatea economică-1
 În cazul auditului extern este recomandat ca după şedinţa de
deschidere să se facă o scurtă vizită (aproximativ 30 minute) în
întreprindere, cu scopul de a obţine o imagine generală
asupra locurilor de producţie, starea de ordine, starea
maşinilor, utilajelor, etc. În cadrul acestei vizite nu se
recomandă să se pună întrebări de audit, ci numai întrebări
generale, care ajută la orientarea auditorilor.Vizita la
întreprindere ar trebui să se concretizeze, pentru auditor, pe
baza experien ei i cuno tin elor sale proprii, în identificareaț ș ș ț
punctelor slabe- puncte care pot ac iona individual sau potț
interac iona i care de asemenea pot răspândi vulnerabilită ileț ș ț
la nivelul întreprinderii (de exemplu un atelier cu personal
indisciplinat.Dacă personalul respectiv nu este adus la ordine
de efii săi, există riscul ca indisciplina să se răspândească i laș ș
alte sec ii)ț

61. Vizita la unitatea economică-2
 După şedinţa de deschidere şi vizita efectuată în
întreprindere auditorii vizitează unităţile organizaţiei
conform programului de audit.
 Efectuarea discuţiilor de audit: include :
 prezentarea auditorilor
 notarea numelui persoanei auditate şi a locului auditat
 urmărirea fiecărui proces în parte
 examinare la faţa locului
 înregistrarea, documentarea rezultatelor
 întrebări deschise (de ex. cine, unde, ce, cum, de ce?)

62. Vizita la unitatea economică-3
 La locul auditat se verifică dacă specificaţiile
documentelor de referin ă sunt implementateț
efectiv. Această verificare se poate face numai prin
sondaj, selectiv, aleatoriu, nu se pot de exemplu verifica
din punct de vedere al aspectului toate instrucţiunile de
control. Chestionarea personalului se face la locul
auditului, la locurile de muncă.
 Exemple de întrebări puse la locul auditului:
 „Ce se întâmplă dacă ...?“
 „Unde este acest lucru reglementat?“
 „Cum documentaţi acest lucru?“
 „Unde este indicatorul cerut de instrucţiunea XY?“

63. Vizita la unitatea economică-4
 În principiu auditorul poate pune întrebări referitoare
numai la temele cuprinse în listele de verificare, dar pot
apare neconformităţi, observaţii bătătoare la ochi, care
pot fi verificate de auditor. Este important faptul că
întrebările se direct la locul de muncă, în mediul de lucru
al personalului, acolo unde sunt disponibile toate
condiţiile. Deci auditorii se duc la organizaţii, şi nu
auditaţii vin în faţa auditorilor.
 Toată documentaţia necesară trebuie să fie disponibilă la
locul de muncă a auditatului. Prin urmare auditorul are
posibilitatea analizării chiar şi a documentaţiei speciale
(dosarul cu comenzi, procesul verbal al inspecţiilor, foaia
de însoţire a produsului, etc.).

64. Vizita la unitatea economică-5
 În cursul auditului nu sunt întrebaţi doar şefii de
compartimente, secţii, managementul organizaţiei, ci şi colegii
(subordonaţii lor). Toate răspunsurile trebuie înso ite deț
dovezi obiective, sau validate în alt mod care permite
demonstrarea validităţii răspunsurilor. Acceptarea
dovezilor depinde de judecata, respectiv experienţa
auditorului.
 În cursul auditului este recomandată analiza, urmărirea
documentaţiei referitoare la un produs anume. Selectarea
acestui produs trebuie să fie sarcina, responsabilitatea
auditorului. Dacă cedăm alegerea auditatului, atunci s-ar putea
să ni se prezinte informaţii despre o situaţie bine pusă la
punct, ajustată, care nu reflectă realitatea din domeniul
respectiv.Auditul urmăre te nu zonele ”de fa adă” ci zoneleș ț
unde lucrurile nu merg într-un mod eficient.

65. Vizita la unitatea economică-6
 Dacă este posibil, trebuie să se facă referire la acest
produs în fiecare loc auditat. Trebuie menţionat faptul, că
în cazul auditului extern, produsul ales nu trebuie să fie
neapărat un produs realizat în cadrul organizaţiei. În
cadrul auditului se examinează sistemul în întregime şi nu
numai implementarea acestuia în cazul produselor
proprii. În cursul auditului toate observaţiile/constatările
trebuie înregistrate. În acest scop se poate folosi lista de
verificare.
 Documentarea exactă este necesară mai ales în cazul
abaterilor, neconformităţilor, adică atunci când există
diferenţe între procedură şi implementarea acestuia.

66. Vizita la unitatea economică- 7
 În scopul unui audit de succes, la formularea întrebărilor auditorul trebuie să ţină
seama de următoarele:
 Să neglijeze utilizarea întrebărilor sugestive:
 „Şi Dvs. credeţi că este necesar un canal informaţional pentru a face cunoscută politica în
domeniul calităţii?“
 Să utilizeze mai mult întrebările deschise, în locul întrebărilor sugestive, la care se
poate răspunde cu „da“ sau „nu“. Cu aceste tipuri de întrebări, cu două răspunsuri
posibile (da sau nu), nu se poate crea o atmosferă bună pentru discuţii. Cursul
discuţiilor este condus de către auditor şi informaţia obţinută deseori nu este
suficientă pentru evaluarea faptelor.
 Întrebări deschise ale auditorului pot fi de exemplu.:
 „Cum se reglementează ....?“
 „Care procedură se referă la aceasta?“
 „Unde sunt ţinute aceste înregistrări?“
 în cadrul discuţiilor cu angajaţii întreprinderii, întrebările referitoare la activitatea
acestuia trebuie puse una câte una, ca partenerul de discuţii să nu fie suprasolicitat,
şi să poată furniza răspunsuri satisfăcătoare la întrebările noastre. Întrebările
multiple pot crea suspiciune.
 „Ce faceţi în cazul modificării desenelor, unde este documentată această procedură şi cine este
responsabil pentru modificarea acestora?“

67. Vizita la unitatea economică-
 De re inut:ț
 Se realizează o vizită scurtă, preliminară după edin a deș ț
deschidere;
 Auditorii au dreptul să umble peste tot unde cred că este
cazul;
 Documenta ia necesară trebuie să fie disponibilă;ț
 Răspunsurile trebuie înso ite de dovezi;ț
 Este recomandată utilizarea întrebărilor deschise;

68. Realizarea de observa ii (constatări)-1ț
 Faptele constatate în cursul auditului şi dovedite cu
dovezi obiective sunt denumite observaţii ale auditului.
Constatarea unei fapte se poate face:
 pe baza întrebărilor
 în urma analizei documentaţiei
 prin observarea activităţii
 prin verificare cu ochiul

69. Realizarea de observa ii (constatări)-2ț
 Exemple de constatări ale auditului:.
 pe baza întrebărilor
 „Dl. Popescu dovedeşte că Dumnealui cunoaşte şi aplică procedura
„Modificarea identificărilor“.”
 pe baza analizei documentaţiei
 „Instrucţiunea de control Z este corespunzătoare pentru
asigurarea securită ii în procesul de sudură.“ț
 pe baza observării activităţii
 „Procesul de schimbare a echipamentelor de lucru se face exact
conform instrucţiunii de lucru X.“
 pe baza verificărilor vizuale
 „Dispozitivul Y de măsurare a durităţii nu are eticheta care
dovedeşte calibrarea acestuia.“

70. Înregistrarea nonconformită ilorț
(neconformită ilor)-1ț
 Ce este o neconformitate?
 Neconformitatea, în cazul auditului, reprezintă un termen
generci care descrie abaterea unei ac iuni de laț
reglementările sau procedurile care o definesc.
Neconformitatea poate avea în primul rând consecin e deț
ordin economic, traduse în pierderi materiale prin
produse necorespunzătoare dar poate avea i consecin eș ț
referitoare la factorul uman (incidente, accidente, boli
profesionale (de exemplu, o neconformitate poate fi un
mediu de lucru necorespunzător care conduce la apari iaț
unor boli cronice în cazul angaja ilor)ț

71. Înregistrarea nonconformită ilorț
(neconformită ilor)-2ț
 Orice procedură, înregistrare, reglementare care diferă sau
este în contradicţie cu cele cuprinse în reglementări, este
considerată neconformitate. Poate fi o problemă dacă
procedurile nu pot fi susţinute cu dovezi, sau dovezile lor nu
pot fi pretinse. În acest caz depinde de auditor sau de judecata
acestuia dacă acceptă sau nu dovezile verbale. În acest caz se
recomandă să fie întrebaţi nu numai şefii de compartimente şi
managementul organizaţiei, ci şi specialiştii în cauză. Poate
reprezenta dovadă dacă ambii furnizează aceleaşi informaţii.
 Aceeaşi situaţie există şi în cazul procedurilor lipsă sau mai
puţin amănunţite. Evaluarea depinde în mare măsură de
instruirea colegului de muncă. Dacă o procedură lipseşte în
totalitate, atunci acesta în general reprezintă o
neconformitate. Dacă nu este completă, atunci auditorul
trebuie să examineze dacă cerinţele sunt satisfăcute în mod
corespunzător.

72. Înregistrarea nonconformită ilorț
(neconformită ilor)-3ț
 Câteva neconformităţi tipice, care se repetă de multe ori:
 termenele implementării unor planuri de măsuri au fost depăşite;
 la locul de muncă nu se respectă prevederile Legii Protec iei Munciiț
i Normelor aferente;ș
 sistemul de management al SSM este doar formal func ional;ț
 identificarea produselor este incompletă
 nu sunt clarificate responsabilităţile, termenele pentru acţiunile
corective
 inspecţiile se efectuează fără utilizarea instrucţiunilor de control
 autoritatea reprezentantului managementului nu este suficientă
 instrucţiunile nu sunt semnate
 desenele sunt disponibile în ediţii diferite

73. Înregistrarea nonconformită ilorț
(neconformită ilor)-4ț
 Pentru fiecare neconformitate constatată trebuie
completat un raport de neconformitate. Raporturile de
neconformitate completate incorect pot crea ulterior
multe probleme, mai ales dacă formularea neconformităţii
nu a fost făcută cu precauţie, sau este inexactă.
 Nu este corespunzătoare notarea ”În sec ii nu s-au maiț
ridicat probe de aer ” ci ” în sec ia X nu au mai fostț
prelevate probe de aer de 2 ani ” : A doua constatare,
faţă de prima nu poate fi contestată.
 Este de asemenea foarte important să se documenteze
exact neconformitatea constatată. Neconformităţile
constatate pot fi discutate cu şeful domeniului auditat în
cadrul şedintei de închidere.

74. Înregistrarea nonconformită ilorț
(neconformită ilor)-5ț

75. Înregistrarea nonconformită ilorț
(neconformită ilor)-6ț
 Nu există în literatura de specialitate referire la faptul că
auditorul trebuie să examineze şi cauza neconformităţilor.
Determinarea cauzelor este responsabilitatea domeniului
implicat în audit. În cazul auditurilor externe determinarea
cauzelor neconformităţilor pentru auditor poate deveni foarte
laborioasă.
 Neconformităţile depistate trebuie discutate imediat cu şeful
domeniului auditat.
 Auditatul trebuie să ştie ce a constatat auditorul. Dacă nu ştie
poate deveni nesigur sau agresiv. Deoarece şi auditorul poate
greşi, trebuie acordată posibilitatea reprezentantului
domeniului auditat să-şi exprime părerea în scris, pe raportul
de neconformitate. Notarea în scris a constatărilor, a părerilor
şi semnarea acestora poate servi drept dovadă, şi astfel pot fi
evitate diferenţele ulterioare în opinii, discuţii.

76. Controlul i auto-controlulș
comportamentului auditorilor-1
 Comportamentul auditorului, atitudinea personală sunt
aspecte foarte importante din punctul de vedere al succesului
auditului. Fiecare auditor trebuie să fie conştient de
faptul că în cursul auditului atinge „corzi sensibile”.
Cine se bucură dacă cineva îi verifică activitatea? Cine este
fericit dacă i se găsesc greşeli în activitatea efectuată? Este deci
firesc, că auditatul are reţineri, emoţii, sau în cazuri
mai grave temeri referitoare la auditare. Se teme să nu
fie tras la răspundere; se teme pentru că din cauza sa
întreprinderea nu obţine certificarea; se teme pentru că
sistemul calităţii va fi calificat necorespunzător de către client.
 Auditorul fiind conştient de toate acestea, se comportă astfel
încât să câştige încrederea auditatului, să elimine tensiunea,
frica auditatului. Numai acea persoană va atinge obiectivele
auditului care este în stare să obţină încrederea auditatului, şi
să-i ofere ajutor.

77. Controlul i auto-controlulș
comportamentului auditorilor-2
 Un auditor bun oferă cel mai important lucru personalului
domeniului auditat, şi anume încrederea şi critica clientului.
Fiecare observaţie a sa îmbunătăţeşte sistemul calităţii.
 Auditorul nu poate avea scopul:
 „eu caut neconformităţi“,
 în schimb comportamentul corespunzător este:
 „dovedesc eficienţa sistemului calităţii organizaţiei Dvs.“
 În cursul auditului auditorul trebuie să se comporte în mod
natural. Să nu facă enunţuri depreciatoare, desconsideratoare,
ca:
 „Acest lucru se poate face şi mai bine!“
 „Aici cineva doarme!“
 „Mie mi s-a spus altfel!“
 Chiar şi tonul pe care vorbeşte auditorul poate deranja relaţia
dintre auditor şi auditat.

78. Controlul i auto-controlulș
comportamentului auditorilor-3
 De aceea auditorul nu trebuie să propună acţiuni corective,
numai în cazul în care i se cere în mod specific acest lucru. Şi
în acest caz nu strică precauţia. Acest lucru nu este
responsabilitatea/sarcina auditorului, şi poate duce la certuri
fără sfârşit, cu rezultatul că “nici el nu ştie mai bine”.
Auditorul trebuie doar să constate neconformitatea.
 Auditorul trebuie să se adapteze uşor. Deseori se
întâmplă că în cursul discuţiilor intervine o situaţie
surprinzătoare şi auditatul preia conducerea cursului discuţiei.
 Dacă în cazul unei teme delicate, dificile, auditorul critică în
mod nechibzuit, poate cauza daune mari şi poate influenţa în
mod negativ rezultatul auditului.

79. Controlul i auto-controlulș
comportamentului auditorilor-4
 Dacă trebuie neapărat să critice, atunci
 - critica să nu se refere la persoane, ci mai degrabă la subiect,
 - critica să nu se facă în faţa unei a treia persoane,
 - să nu se refere la o a treia persoană,
 - să nu se facă prin telefon,
 - în scris să se facă numai după o înţelegere prealabilă.
 Este recomandabil să se solicite aprobarea şefului în
cauză, înainte să întrebăm un angajat sau să analizăm
documentele. După obţinerea aprobării şefului, auditorul
trebuie să se prezinte angajatului şi să prezinte în câteva
propoziţii obiectivul analizei, auditului (trebuie alocat
pentru acest lucru măcar atâta timp).

80. Controlul i auto-controlulș
comportamentului auditorilor-5
 Auditorul furnizează un serviciu intern. Un auditor
trebuie să posede următoarele însuşiri:
 - atenţie care nu poate fi tulburată,
 - să fie prietenos, deschis, să se intereseze de toate,
 - să fie sigur de sine,
 - să fie obiectiv,
 - să aibă un sistem de valori corespunzător (să
neglijeze aluziile personale şi acuzaţiile),
 - să poată repeta şi dovedi constatările făcute,
 - să evite certurile.

81. Controlul i auto-controlulș
comportamentului auditorilor-6
 De re inutț
 Auditorul nu trebuie să judece- ci să evalueze.
 Este bine ca interven iile (discu ii cu personalul, consultareaț ț
de documente, etc.) să fie aprobate de către managementul
unită ii înainte de a fi întreprinse.ț
 Un auditor bun trebuie să posede următoarele însuşiri:
 -atenţie care nu poate fi tulburată,
 -să fie prietenos, deschis, să se intereseze de toate,
 -să fie sigur de sine,
 -să fie obiectiv,
 -să neglijeze aluziile personale şi acuzaţiile
 -să poată repeta şi dovedi constatările făcute,

82. Analiza i evaluarea rezultatelor-1ș
 Evaluarea poate fi făcută pe baza:
 - numărului neconformităţilor depistate,
 - numărului şi tipului neconformităţilor
 - punctelor acordate pentru întrebări.
 Definirea şi evaluarea tipului (gravităţii) neconformităţilor
nu este uşor de făcut, necesită cunoştinţe ample şi
cunoştinţe profesionale, de specialitate. În plus, auditorul
trebuie să aibă experienţă corespunzătoare pentru a fi
capabil să interpreteze în mod corespunzător condiţiile,
cerinţele specificate.

83. Analiza i evaluarea rezultatelor-2ș
 În cazul în care în cursul examinării auditorul descoperă o
neconformitate, trebuie să stabilească tipul acestuia.
Trebuie să menţionăm că nu fiecare neconformitate este
fără echivoc. În cursul evaluării trebuie luat în considerare
modul, importanţa, frecvenţa şi efectul asupra activităţilor
referitoare la calitate a neconformităţilor.
 Calificarea neconformităţilor poate fi făcută în felul
următor, de ex.:
 - neconformitate majoră- nu poate fi acceptată
(neconformitatea),
 - neconformitate minoră-încă poate fi acceptată.

84. Analiza i evaluarea rezultatelor-3ș
 Exemplu neconformită i majoreț
 - nu există instrucţiuni de control,
 - nu există un sistem bine definit pentru controlul
echipamentelor de inspecţie, măsurare şi încercare,
 - nu există un sistem bine definit pentru evaluarea
subcontractanţilor,
 - nu există o politică în domeniul calităţii clar definită,
 - nu există un sistem bine definit pentru emiterea şi aprobarea
documentelor.
 - procedura referitoare la inspecţii nu cuprinde în toate cazurile
datele care trebuie inspectate, şi criteriile de acceptare,
 - termenele de verificare metrologică au fost depăşite la mai
multe echipamente de inspecţie, măsurare şi încercare,
 - nu sunt evaluate activităţile referitoare la calitate a diferiţilor
subcontractanţi,

85. Analiza i evaluarea rezultatelor-4ș
 Neconformităţi minore:
 - într-una din instrucţiunile de control nu sunt
cuprinse datele referitoare la echipamentele de
inspecţie, măsurare şi încercare, dar se utilizează
echipamentele corecte,
 - la un echipament de inspecţie a fost depăşit cu puţin
termenul de verificare metrologică,
 - nu s-a evaluat activitatea referitoare la calitate a unui
subcontractant,
 - un document nu a fost disponibil la locul auditat.

86. Analiza i evaluarea rezultatelor-5ș
 O altă metodă pentru evaluarea tipului neconformităţii
este stabilirea unui sistem corespunzător de puncte.
Colecţia de specificaţii VDA - Schrift (Volumul 6, partea
1) a Asociaţiei Germane a Industriei Automobile (Der
Verband der Automobilindustrie VDA) prezintă o
posibilă metodă de evaluare printr-un sistem de puncte,
cu titlul "Managementul calităţii în industria automobilă,
auditul calităţii".

87. Analiza i evaluarea rezultatelor-6ș

88. Analiza i evaluarea rezultatelor-7ș
 Fiecare întrebare trebuie analizată în parte. După analiza
documentaţiei şi examinare la locul auditat, rezultatele
obţinute sunt comparate şi evaluate în întregime.
 Dacă cerinţele (condiţiile) referitoare la calitate:
 - au fost descrise şi reglementate prin sistemul calităţii
şi
 - au fost implementate eficient, şi pot fi dovedite,
 atunci domeniul auditat este evaluat la 10 puncte.
 Dacă cerinţele referitoare la calitate nu au fost
documentate, şi nu poate fi dovedită nici eficienţa lor,
rezultatul va fi de 0 puncte. Între punctele 10 şi 0 se
găsesc situaţii intermediare corespunzătoare.

89. Analiza i evaluarea rezultatelor-8ș
DE RE INUT:Ț Este bine ca să se definească de la început- împreună cu
conducerea unită ii sistemul de metrici care va fi folosit. Neconformită ile se clasificăț ț
de obicei în majore i minore dar există i alte sisteme de clasificare.ș ș
Este bine să fie utilizată o grilă de evaluare- de la 0...5 sau de la 0...10 unde 5 i 10ș
sunt valorile pentru excelent iar 0 valoarea pentru inacceptabil.

90. edin a de închidereȘ ț
 După încheierea auditului – atât în cazul auditului intern, cât şi
în cazul auditului extern – are loc şedinţa de închidere, la care
participă în afara auditorilor şi reprezentanţii organizaţiei
auditate. În cursul discuţiilor auditorii prezintă o evaluare
generală a constatărilor lor în domeniul auditat, prezintă
rezultatele obţinute, precum şi neconformităţile depistate. În
măsura în care este posibil, cei care au autoritate (conducerea
organizaţiei) stabilesc termenul până la care acţiunile corective
trebuie implementate în mod eficient. Dacă în cadrul şedinţei
de închidere nu se iau decizii referitoare la acţiunile corective,
atunci data auditului de urmărire poate fi stabilită mai tîrziu.
Pentru stabilirea datei auditului de urmărire este important să
se stabilească termenele pentru implementarea eficace a
acţiunilor corective.

91. Informarea conducerii organiza iei-1ț
 După încheierea auditului – în toate cazurile – conducerea organizaţiei
trebuie informată despre rezultatele auditului. Informarea se face în scris,
sub forma unui raport de audit, dar este utilă şi informarea verbală a
conducerii.
 Raportul de audit cuprinde următoarele:
 - auditorii *
 - data auditului *
 - domeniul auditat *
 - numărul întrebărilor
 - rezultate pozitive
 - numărul neconformităţilor *
 - lista neconformităţilor şi eventual acţiunile corective stabilite *
 - neconformităţi pentru care nu s-au stabilit acţiuni corective.
(solicitând conducerea să rezolve această problemă) *
 - dată recomandată pentru următorul audit
 Punctele notate cu * trebuie să apară neapărat.

92. Informarea conducerii organiza iei-2ț
 Difuzarea raportului de audit este responsabilitatea
conducerii. În cazul auditului intern uneori este
recomandabil ca neconformităţile depistate într-un loc să
nu fie difuzate celorlalte compartimente. Adică trebuie
asigurat ca fiecare domeniu, compartiment să fie informat
amănunţit numai despre neconformităţile depistate în
cadrul acestuia.

93. Informarea conducerii organiza iei-3ț
Exemplu raport
audit

94. Informarea conducerii organiza iei-4ț
 DE RE INUT:Ț
 Raportul de audit cuprinde următoarele:
 - auditorii *
 - data auditului *
 - domeniul auditat *
 - numărul întrebărilor
 - rezultate pozitive
 - numărul neconformităţilor *
 - lista neconformităţilor şi eventual acţiunile corective stabilite *
 - neconformităţi pentru care nu s-au stabilit acţiuni corective.
(solicitând conducerea să rezolve această problemă) *
 - dată recomandată pentru următorul audit

95. Ac iuni corective-1ț
 Pentru fiecare neconformitate depistată trebuie stabilită şi
implementată o acţiune corectivă. Părerile sunt împărţite în ceea ce
priveşte responsabilitatea pentru acest lucru. Sunt persoane care
consideră că responsabilitatea pentru stabilirea şi implementarea
acţiunilor corective revine domeniilor implicate. Din păcate există şi
păreri conform cărora şi auditorul este responsabil pentru stabilirea
acţiunilor corective.
 Regulă de bază: acţiunile corective pot fi stabilite şi implementate
numai de către persoanele a căror responsabilitate şi autoritate în
acest sens au fost definite în documentele normative ale sistemului
calităţii. Responsabilitatea şi autoritatea auditorului se referă doar la
auditare, constatarea neconformităţilor şi documentarea acestora în
scris.
 În fiecare caz auditorul este responsabil şi pentru auditarea
implementării şi eficienţei acţiunilor corective, în cadrul auditului de
urmărire. În acest sens trebuie să primească informaţii despre
acţiunile corective planificate şi termenele de realizare a acestora.

96. Ac iuni corective-2ț
 Analiza implementării şi eficienţei acţiunilor corective se efectuează
în cadrul auditului de urmărire, stabilit şi aprobat de către
conducerea organizaţiei. Data acestuia trebuie stabilită în
conformitate cu data implementării acţiunilor corective.
 În cursul auditului de urmărire auditorul nu verifică numai
neconformitatea în sine, ci întregul element al calităţii care a fost
găsit în neregulă.
 De ex. neconformitatea constatată este: un formular a fost găsit
într-o revizie perimată.
 În cursul auditului de urmărire auditorul nu verifică numai faptul
dacă formularul este în revizie actuală, ci şi faptul dacă sistemul
referitor la controlul formularelor funcţionează eficient. Se pune
accent pe acţiunea corectivă stabilită pentru neconformitatea
depistată.
 Rezultatele auditului de urmărire sunt evaluate în mod similar cu
cele ale auditului precedent.