SlideShare a Scribd company logo
1 of 18
Download to read offline
R05 pl5 prezentare_deva_1
GHID
   PRIVIND ELABORAREA
       PROCEDURILOR
DE SISTEM ŞI OPERAŢIONALE

       Profesor Teodor Mihaela-director
             Colegiul”ION MINCU”Deva
Motivaţie / Notă de
                                            fundamentare
•    Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în
    ceea ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul
    unităţii noastre COLEGIUL ,,ION MINCU ‘’DEVA.
•                 Menţionăm că structura acestui ghid conţine elementele minimale ale
    unei proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare. Acolo unde se
    consideră necesar, pot fi adăugate părţi suplimentare.
•   Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de:
•    Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar
    preventiv, republicată;
•   Ordin nr. 1389/2006 pentru modificarea si completarea - Ordin nr. 946/2005
•   Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru
    aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de
    management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de
    control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006
•   Ordinul 3055-29 oct.2009
•   OMFP NR. 1649/17.02.2011- privind controlul intern ,standarde de management /
    control internlaentitatilepublice si pentru dezvoltarea sistemelor de
    controlmanagerial.
•           Pentru elaborarea, implementarea şi monitorizarea unui sistem de control
    managerial intern, responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un
    instrumentar de control intern ce cuprinde următoarele elemente:
•   obiectivele,
•   mijloacele,
•   sistemul informaţional,
•   organizarea,
•   controlul şi procedurile
2. Introducere în tematica
                                      procedurală
2.1. Definiţie
• Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru
   stabilite şi regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
   sarcinii1.
• Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care
   fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică.
• Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi
   domeniu de activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o
   activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a
   unui întreg domeniu de activitate.
•          Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a
   unui sistem al calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile
   pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor.
•               Managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri,
   scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit ,
   inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte
   bine formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică.
•              O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci,
   contrar acestei afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea
   activităţilor uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil .
2.2. Accepţiuni ale termenului

a.norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea
   în aplicare a unor reglementări ;
b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifce unitatii
   noastre şi constituie obiectul sistemului de control managerial
   intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat „Proceduri”.
        Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie
   să îndeplinească un număr de condiţii esenţiale:
Să fie:
• scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte,
• simple şi specifice,
• actualizate în mod permanent,
• aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului,
   salariaţilor, precum şi terţilor,
• bine înţelese şi bine aplicate.
2.3. Tipuri de proceduri


Procedurile se clasifică în două categorii:
a. Procedura de sistem = procedura care descrie
  o activitate sau un proces care se desfăşoară la
  nivelul tuturor compartimentelor unitatii
  noastre, numite şi „proceduri generale”.
b. Procedura operaţională = procedura care
  descrie o activitate sau un proces care se
  desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
  compartimente din unitatea noastra. Mai sunt
  cunoscute şi sub denumirile de „proceduri
  specifice”.
3. Recomandări cu privire la
                       elaborarea unei proceduri scrise

3.1. Iniţierea de proceduri scrise

3.1.1. Proceduri de sistem (PS)
•           Se iniţiază la propunerea Deparatmentului de Management,
   care stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care
   acestea vor finaliza realizarea procedurilor. Persoanele desemnate vor
   colabora între ele în vederea elaborării procedurilor.

3.1.2. Proceduri operaţionale (PO)
•              Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment al
   unitatii noaste
• (compartimentul financiar-contabil; secretariat) pentru a descrie
   activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării
   acestora.
•            Conducătorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice
   şi a riscurilor identificate, va stabili lista procedurilor operaţionale
   necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi
   termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.
3.2. Elaborarea primei pagini
          Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu
   următoarele elemente:
• Antetul unitatii Colegiul,, Ion Mincu’’ Deva , în conformitate cu
   manualul de identitate vizuală;
• Denumirea procedurii şi codul acesteia;
• Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe),
   precum şi data;
• Se va utiliza fontul Times New Roman 20.
3.3. Antetul paginilor
        Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit.
Antetul va cuprinde:
• Denumirea unitatii noastre şi a departamentului în cazul
   procedurilor operaţionale;
• Denumirea procedurii;
• Codul procedurii;
• Numărul ediţiei şi al reviziei;
• Numărul paginii.
3.4. Conţinutul formularului de procedură
Conţinutul formularului de procedură va fi următorul:
- Prima pagină;
- Cuprins;
- Formular evidenţiere modificări;
- Conţinutul propriu-zis al procedurii;
- Formulare;
- Anexe;
- Formular avizare procedură;
- Lista de distribuire a procedurii.
3.5 Scopul procedurii
Exemple:
a. pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de recrutare şi
    selecţie la nivelul unitatiinoastre ; descrie demersurile ce trebuie urmate
    pentru plecarea în deplasări; descrie modul în care sunt arhivate
    documentele etc.
b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor şi
    execuţia plăţilor din aceste fonduri; stabileşte procedurile contabile
    specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea activităţii curente
    de organizare şi funcţionare a Colegiului ,, Ion Mincu’’; prezintă cadrul
    general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor
    interni, etc.
3.6. Domeniul de aplicare
        Este o parte procedurală importantă, deoarece aici se
   stabileşte exact pentru ce activităţi este valabilă procedura
   şi care sunt compartimentele care o vor implementa.

•   Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie
   respectate întocmai, pentru a evita cazurile în care există
   suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu
   au fost identificaţi responsabili:
- precizarea activităţii;
- delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte
   activităţi distincte ale instituţiei;
- enumerarea activităţilor care depind de această activitate
   procedurată;
- enumerarea compartimentelor implicate în activitate, a celor
   beneficiare şi a celor ce trebuie să furnizeze date pentru
   aplicarea efectivă a procedurii.
3.7 Definiţii, abrevieri şi acronime
Vor fi definiţi termenii care:
-reprezintă un element de noutate;
- sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii
    suplimentare;
- pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora;
• dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul
    în cauză;
3.8. Documente de referinţă şi conexe
    În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de
    reglementare
• care au fundamentat realizarea procedurii. Adiţional, pot fi incluse
• documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul
• activităţii procedurate până în acel moment. Acolo unde este cazul,
• reglementările pot fi grupate astfel:
- reglementări lanivel national
- legislaţie primară;
- legislaţie secundară;
- reglementări interne.
3.9 Descrierea procedurii
           Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în mod
    logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate.
a. Generalităţi:
• caracteristici generale ale activităţii; nu se repetă elementele deja menţionate în
    subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex.
    transparenţă, legalitate, confidenţialitate etc.)
b. Documente utilizate:
• formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale,ghiduri.
• Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor,explicat, pentru ca în final, la
    anexă, să fie elaborată grafic diagrama fluxului documentelor.
• Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în
    fluxul general al documentelor al ministerului.
c. Resurse necesare:
• materiale (elementele de logistică: materiale informatice, calculatoare, acces la baze
    de date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile
    fiecăruia).
d. Modul de lucru:
• Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor şi a măsurilor de
    limitare a efectelor acestora);
• Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă tabelară);
• Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performanta si
    beneficiari)
3.10 Responsabilităţi şi verificare
    Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor
   care aplică procedura şi NU la cele legate de elaborarea, verificarea şi
   aprobarea procedurii. Pentru evidenţierea acestor activităţi există un tabel
   separat, prevăzut în secţiunea 4
• Se recomandă întocmirea unui tabel care să cuprindă funcţiile
   responsabile pentru realizarea acţiunilor din procedură, cu termene limită
   ce trebuie respectate.

3.11 Avizare şi aprobare
3.11.1 Procedurile de sistem
• După elaborare, PS se verifică de către conducătorul compartimentului
   responsabil şi se transmite către managerul unitatii – Colegiul,, Ion
   Mincu’’ Deva. Compartimentul managerial verifică conformitatea PS cu
   prevederile legisletiei in viguare.Daca PS nu respectă prevederile,
   managerul unitatii noastre va comunica observaţiile compartimentului
   iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PS
   modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar
   secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare. După ce
   compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a PS, secretariatul
   va include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a discutarea şi aprobarea
   PS.
3.11.2 Procedurile operaţionale

a. După elaborare, PO se transmit de către compartimentul responsabil
    Grupului Managerial
b. Secretariatul GM verifică conformitatea PO cu prevederile legislatiei in
    viguare. Dacă PO nu respectă prevederile, secretariatul va comunica
    observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare.
    Compartimentul va trimite PO modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la
    data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1
    zi lucrătoare
c. Eventualele observaţii vor fi discutate în cadrul unor întâlniri între
    compartimentul responsabil şi compartimentele care au obiecţii. Dacă nu
    se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii
    observaţiilor, preşedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO.
    Dacă există consens, PO se consideră aprobat.
d. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi
    alte compartimente), aceasta se consideră finalizată în momentul în care
    eventualele observaţii ale secretariatului GM au fost incluse în textul PO.
e. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului
    responsabil cu elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia,
    dacă este cazul.
3.12. Distribuirea procedurii

3.12.1. Procedurile de sistem

a.   După aprobarea procedurile se păstrează la compartimentul
     management

3.12.2. Procedurile operaţionale

a.   După aprobarea PO, originalul acesteia se va păstra la
     compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform listei
     de distribuire compartimentelor implicate/afectate de PO

b. După finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va
    transmite o copie de pe lista de distribuire compartimentului de
    manegement

c. Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri
3.13 Revizia procedurii

3.13.1. Procedurile de sistem
a. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul Grupului
    de Management al Colegiului “Ion Mincu’’ Deva ca urmare a
    modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează
    funcţionarea întregii instituţii
b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către secretariatul GM solicitarea
    reviziei Procedurii
c. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei şedinţe.
d. Dacă GM consideră oportună revizia procedurii, aceasta va solicita
    conducătorului responsabil cu elaborarea, procedurii în cauză

3.13.2. Procedurile operaţionale
a. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul
    compartimentelor, care aplică sau este interesată de o PO şi care
    constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că riscurile
    sau cadrul legislativ specific s-au modificat
b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către conducătorul compartimentului
    responsabil solicitarea reviziei PO
3.13.3. Prevederi comune
a. Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeaşi succesiune ca
    larealizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării,avizării,
    aprobării şi distribuirii
b. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea
    textului respectiv
c. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.
d. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii
    scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se
    modifică ediţia procedurii scrise
e. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele
    acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii scrise. De asemenea,
    se va completa şi Formularul evidenţiere modificări (F-PS.00.01 –
    Anexa 1 sau 2, p.3)
f. Procedura, cu paginile modificate ale reviziei se difuzează conform
    prevederilor paragrafului 3.8. De asemenea, în momentul difuzării
    procedurii modificate se retrage vechea procedură, completându-se
    corespunzător lista de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 – Anexa 1
    sau 2, p.3)
g. Secretariatul Comisiei va depune în biblioteca virtuală procedura
    revizuită sau noua ediţie a acesteia.
3.14. Înregistrarea şi arhivarea procedurii

3.14.1. Procedurile de sistem
a. PS se înregistrează într-un registru electronic ţinut la secretariatul
   GM
b. Originalele PS retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de
   5 ani de către secretariatul GM

3.14.2. Procedurile operaţionale
a. PO se înregistrează într-un registru electronic ţinut la
   cmpartimentul care a elaborat PO
b. Originalele PO retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de
   5 ani de către compartimentele care le-au elaborat. După această
   perioadă PO sunt transmise la arhiva cu respectarea
   reglementărilor specifice arhivării

More Related Content

Similar to R05 pl5 prezentare_deva_1

R05 pl5 prezentare_deva_6
R05 pl5 prezentare_deva_6R05 pl5 prezentare_deva_6
R05 pl5 prezentare_deva_6mincudeva
 
Sobetchi vera lupu viorica
Sobetchi vera  lupu vioricaSobetchi vera  lupu viorica
Sobetchi vera lupu vioricaDIB ULIM
 
MODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.doc
MODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.docMODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.doc
MODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.docLICEULHERCULESBAILEH
 
RiverRaft - 30sep2010
RiverRaft - 30sep2010RiverRaft - 30sep2010
RiverRaft - 30sep2010Agora Group
 
SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013
SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013
SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013IMI PQ NET Romania
 
Cartesmm audit extras-rg
Cartesmm audit extras-rgCartesmm audit extras-rg
Cartesmm audit extras-rgDanyelaDanyela
 
Pachet formare 20170724
Pachet formare 20170724Pachet formare 20170724
Pachet formare 20170724Sorin BUDA
 
Isoromcert - Cursuri calitate
 Isoromcert - Cursuri calitate Isoromcert - Cursuri calitate
Isoromcert - Cursuri calitatecristimirea
 
Activitatea de evaluare a intreprinderi
Activitatea de evaluare a intreprinderiActivitatea de evaluare a intreprinderi
Activitatea de evaluare a intreprinderiaditu_7
 
54963681 ghid-practic-achizitii-publice
54963681 ghid-practic-achizitii-publice54963681 ghid-practic-achizitii-publice
54963681 ghid-practic-achizitii-publiceexodumuser
 
Medical application augmented reality
Medical application augmented realityMedical application augmented reality
Medical application augmented realityalle_tode
 
Sistem informatic 2003
Sistem informatic 2003Sistem informatic 2003
Sistem informatic 2003cyberwork11
 
Proiect la management
Proiect la managementProiect la management
Proiect la managementmire1991
 
Studiu de caz SUPER in compania BitDefender
Studiu de caz SUPER in compania BitDefenderStudiu de caz SUPER in compania BitDefender
Studiu de caz SUPER in compania BitDefenderAND-UAIC
 
Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...
Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...
Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...DIB ULIM
 
Cerinte 9001 2008-2015- suport - iz- 20.11.2016
Cerinte 9001  2008-2015- suport - iz- 20.11.2016Cerinte 9001  2008-2015- suport - iz- 20.11.2016
Cerinte 9001 2008-2015- suport - iz- 20.11.2016Marius Petru Bocor
 

Similar to R05 pl5 prezentare_deva_1 (20)

R05 pl5 prezentare_deva_6
R05 pl5 prezentare_deva_6R05 pl5 prezentare_deva_6
R05 pl5 prezentare_deva_6
 
Sobetchi vera lupu viorica
Sobetchi vera  lupu vioricaSobetchi vera  lupu viorica
Sobetchi vera lupu viorica
 
MODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.doc
MODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.docMODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.doc
MODELE_DE_PROCEDURI_OPERATIONALE_A.doc
 
RiverRaft - 30sep2010
RiverRaft - 30sep2010RiverRaft - 30sep2010
RiverRaft - 30sep2010
 
SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013
SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013
SA3.1 Documente de informare 11-feb-2013
 
Cartesmm audit extras-rg
Cartesmm audit extras-rgCartesmm audit extras-rg
Cartesmm audit extras-rg
 
Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...
Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...
Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...
 
Certificare ISO 9001
Certificare ISO 9001Certificare ISO 9001
Certificare ISO 9001
 
Pachet formare 20170724
Pachet formare 20170724Pachet formare 20170724
Pachet formare 20170724
 
Isoromcert - Cursuri calitate
 Isoromcert - Cursuri calitate Isoromcert - Cursuri calitate
Isoromcert - Cursuri calitate
 
Activitatea de evaluare a intreprinderi
Activitatea de evaluare a intreprinderiActivitatea de evaluare a intreprinderi
Activitatea de evaluare a intreprinderi
 
54963681 ghid-practic-achizitii-publice
54963681 ghid-practic-achizitii-publice54963681 ghid-practic-achizitii-publice
54963681 ghid-practic-achizitii-publice
 
Resursa1
Resursa1Resursa1
Resursa1
 
Medical application augmented reality
Medical application augmented realityMedical application augmented reality
Medical application augmented reality
 
Sistem informatic 2003
Sistem informatic 2003Sistem informatic 2003
Sistem informatic 2003
 
Ludmila Răileanu, Elena Ţurcan, Varvara Ganea:• Audit intern în serviciile SD...
Ludmila Răileanu, Elena Ţurcan, Varvara Ganea:•	Audit intern în serviciile SD...Ludmila Răileanu, Elena Ţurcan, Varvara Ganea:•	Audit intern în serviciile SD...
Ludmila Răileanu, Elena Ţurcan, Varvara Ganea:• Audit intern în serviciile SD...
 
Proiect la management
Proiect la managementProiect la management
Proiect la management
 
Studiu de caz SUPER in compania BitDefender
Studiu de caz SUPER in compania BitDefenderStudiu de caz SUPER in compania BitDefender
Studiu de caz SUPER in compania BitDefender
 
Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...
Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...
Norme metodologice de elaborare si aplicare a standardelor programelor de for...
 
Cerinte 9001 2008-2015- suport - iz- 20.11.2016
Cerinte 9001  2008-2015- suport - iz- 20.11.2016Cerinte 9001  2008-2015- suport - iz- 20.11.2016
Cerinte 9001 2008-2015- suport - iz- 20.11.2016
 

More from mincudeva

R05 pl5 prezentare_deva_7
R05 pl5 prezentare_deva_7R05 pl5 prezentare_deva_7
R05 pl5 prezentare_deva_7mincudeva
 
R05 pl5 prezentare_deva_5
R05 pl5 prezentare_deva_5R05 pl5 prezentare_deva_5
R05 pl5 prezentare_deva_5mincudeva
 
R05 pl5 prezentare_deva_4
R05 pl5 prezentare_deva_4R05 pl5 prezentare_deva_4
R05 pl5 prezentare_deva_4mincudeva
 
R05 pl5 prezentare_deva_3
R05 pl5 prezentare_deva_3R05 pl5 prezentare_deva_3
R05 pl5 prezentare_deva_3mincudeva
 
R05 pl5 prezentare_deva_2
R05 pl5 prezentare_deva_2R05 pl5 prezentare_deva_2
R05 pl5 prezentare_deva_2mincudeva
 
R05 pl5 prezentare_iasi
R05 pl5 prezentare_iasiR05 pl5 prezentare_iasi
R05 pl5 prezentare_iasimincudeva
 
R05 pl5 prezentare_cluj_2
R05 pl5 prezentare_cluj_2R05 pl5 prezentare_cluj_2
R05 pl5 prezentare_cluj_2mincudeva
 
R05 pl5 prezentare_bucursti
R05 pl5 prezentare_bucurstiR05 pl5 prezentare_bucursti
R05 pl5 prezentare_bucurstimincudeva
 
R05 pl5 prezentare_baia_mare
R05 pl5 prezentare_baia_mareR05 pl5 prezentare_baia_mare
R05 pl5 prezentare_baia_maremincudeva
 
R05 pl5 prezentare_ cluj_1
R05 pl5 prezentare_ cluj_1R05 pl5 prezentare_ cluj_1
R05 pl5 prezentare_ cluj_1mincudeva
 
Prezentare tanasa anda2
Prezentare tanasa anda2Prezentare tanasa anda2
Prezentare tanasa anda2mincudeva
 
Prezentare galati la baia mare
Prezentare galati la baia marePrezentare galati la baia mare
Prezentare galati la baia maremincudeva
 
D06 ctas cj_pp2
D06 ctas cj_pp2D06 ctas cj_pp2
D06 ctas cj_pp2mincudeva
 
D06 ctas cj_pp1
D06 ctas cj_pp1D06 ctas cj_pp1
D06 ctas cj_pp1mincudeva
 
D06.ctas pp internet bucuresti
D06.ctas pp internet bucurestiD06.ctas pp internet bucuresti
D06.ctas pp internet bucurestimincudeva
 
2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-uri
2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-uri2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-uri
2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-urimincudeva
 
1 prezentare colegiului tehnic anghel saligny
1 prezentare colegiului tehnic anghel saligny1 prezentare colegiului tehnic anghel saligny
1 prezentare colegiului tehnic anghel salignymincudeva
 
R05 pl4 prezentare_iasi
R05 pl4 prezentare_iasiR05 pl4 prezentare_iasi
R05 pl4 prezentare_iasimincudeva
 
R05 pl4 prezentare_galati
R05 pl4 prezentare_galatiR05 pl4 prezentare_galati
R05 pl4 prezentare_galatimincudeva
 
R05 pl4 prezentare_cluj
R05 pl4 prezentare_clujR05 pl4 prezentare_cluj
R05 pl4 prezentare_clujmincudeva
 

More from mincudeva (20)

R05 pl5 prezentare_deva_7
R05 pl5 prezentare_deva_7R05 pl5 prezentare_deva_7
R05 pl5 prezentare_deva_7
 
R05 pl5 prezentare_deva_5
R05 pl5 prezentare_deva_5R05 pl5 prezentare_deva_5
R05 pl5 prezentare_deva_5
 
R05 pl5 prezentare_deva_4
R05 pl5 prezentare_deva_4R05 pl5 prezentare_deva_4
R05 pl5 prezentare_deva_4
 
R05 pl5 prezentare_deva_3
R05 pl5 prezentare_deva_3R05 pl5 prezentare_deva_3
R05 pl5 prezentare_deva_3
 
R05 pl5 prezentare_deva_2
R05 pl5 prezentare_deva_2R05 pl5 prezentare_deva_2
R05 pl5 prezentare_deva_2
 
R05 pl5 prezentare_iasi
R05 pl5 prezentare_iasiR05 pl5 prezentare_iasi
R05 pl5 prezentare_iasi
 
R05 pl5 prezentare_cluj_2
R05 pl5 prezentare_cluj_2R05 pl5 prezentare_cluj_2
R05 pl5 prezentare_cluj_2
 
R05 pl5 prezentare_bucursti
R05 pl5 prezentare_bucurstiR05 pl5 prezentare_bucursti
R05 pl5 prezentare_bucursti
 
R05 pl5 prezentare_baia_mare
R05 pl5 prezentare_baia_mareR05 pl5 prezentare_baia_mare
R05 pl5 prezentare_baia_mare
 
R05 pl5 prezentare_ cluj_1
R05 pl5 prezentare_ cluj_1R05 pl5 prezentare_ cluj_1
R05 pl5 prezentare_ cluj_1
 
Prezentare tanasa anda2
Prezentare tanasa anda2Prezentare tanasa anda2
Prezentare tanasa anda2
 
Prezentare galati la baia mare
Prezentare galati la baia marePrezentare galati la baia mare
Prezentare galati la baia mare
 
D06 ctas cj_pp2
D06 ctas cj_pp2D06 ctas cj_pp2
D06 ctas cj_pp2
 
D06 ctas cj_pp1
D06 ctas cj_pp1D06 ctas cj_pp1
D06 ctas cj_pp1
 
D06.ctas pp internet bucuresti
D06.ctas pp internet bucurestiD06.ctas pp internet bucuresti
D06.ctas pp internet bucuresti
 
2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-uri
2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-uri2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-uri
2 prezentare.ctas pl_exemplu_site-uri
 
1 prezentare colegiului tehnic anghel saligny
1 prezentare colegiului tehnic anghel saligny1 prezentare colegiului tehnic anghel saligny
1 prezentare colegiului tehnic anghel saligny
 
R05 pl4 prezentare_iasi
R05 pl4 prezentare_iasiR05 pl4 prezentare_iasi
R05 pl4 prezentare_iasi
 
R05 pl4 prezentare_galati
R05 pl4 prezentare_galatiR05 pl4 prezentare_galati
R05 pl4 prezentare_galati
 
R05 pl4 prezentare_cluj
R05 pl4 prezentare_clujR05 pl4 prezentare_cluj
R05 pl4 prezentare_cluj
 

R05 pl5 prezentare_deva_1

  • 2. GHID PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR DE SISTEM ŞI OPERAŢIONALE Profesor Teodor Mihaela-director Colegiul”ION MINCU”Deva
  • 3. Motivaţie / Notă de fundamentare • Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul unităţii noastre COLEGIUL ,,ION MINCU ‘’DEVA. • Menţionăm că structura acestui ghid conţine elementele minimale ale unei proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare. Acolo unde se consideră necesar, pot fi adăugate părţi suplimentare. • Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de: • Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată; • Ordin nr. 1389/2006 pentru modificarea si completarea - Ordin nr. 946/2005 • Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006 • Ordinul 3055-29 oct.2009 • OMFP NR. 1649/17.02.2011- privind controlul intern ,standarde de management / control internlaentitatilepublice si pentru dezvoltarea sistemelor de controlmanagerial. • Pentru elaborarea, implementarea şi monitorizarea unui sistem de control managerial intern, responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un instrumentar de control intern ce cuprinde următoarele elemente: • obiectivele, • mijloacele, • sistemul informaţional, • organizarea, • controlul şi procedurile
  • 4. 2. Introducere în tematica procedurală 2.1. Definiţie • Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru stabilite şi regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii1. • Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică. • Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate. • Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor. • Managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit , inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică. • O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar acestei afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil .
  • 5. 2.2. Accepţiuni ale termenului a.norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în aplicare a unor reglementări ; b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifce unitatii noastre şi constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat „Proceduri”. Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un număr de condiţii esenţiale: Să fie: • scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte, • simple şi specifice, • actualizate în mod permanent, • aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor, precum şi terţilor, • bine înţelese şi bine aplicate.
  • 6. 2.3. Tipuri de proceduri Procedurile se clasifică în două categorii: a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor unitatii noastre, numite şi „proceduri generale”. b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din unitatea noastra. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de „proceduri specifice”.
  • 7. 3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise 3.1. Iniţierea de proceduri scrise 3.1.1. Proceduri de sistem (PS) • Se iniţiază la propunerea Deparatmentului de Management, care stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea procedurilor. Persoanele desemnate vor colabora între ele în vederea elaborării procedurilor. 3.1.2. Proceduri operaţionale (PO) • Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment al unitatii noaste • (compartimentul financiar-contabil; secretariat) pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora. • Conducătorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate, va stabili lista procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.
  • 8. 3.2. Elaborarea primei pagini Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente: • Antetul unitatii Colegiul,, Ion Mincu’’ Deva , în conformitate cu manualul de identitate vizuală; • Denumirea procedurii şi codul acesteia; • Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe), precum şi data; • Se va utiliza fontul Times New Roman 20. 3.3. Antetul paginilor Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit. Antetul va cuprinde: • Denumirea unitatii noastre şi a departamentului în cazul procedurilor operaţionale; • Denumirea procedurii; • Codul procedurii; • Numărul ediţiei şi al reviziei; • Numărul paginii.
  • 9. 3.4. Conţinutul formularului de procedură Conţinutul formularului de procedură va fi următorul: - Prima pagină; - Cuprins; - Formular evidenţiere modificări; - Conţinutul propriu-zis al procedurii; - Formulare; - Anexe; - Formular avizare procedură; - Lista de distribuire a procedurii. 3.5 Scopul procedurii Exemple: a. pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de recrutare şi selecţie la nivelul unitatiinoastre ; descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea în deplasări; descrie modul în care sunt arhivate documentele etc. b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor şi execuţia plăţilor din aceste fonduri; stabileşte procedurile contabile specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea activităţii curente de organizare şi funcţionare a Colegiului ,, Ion Mincu’’; prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor interni, etc.
  • 10. 3.6. Domeniul de aplicare Este o parte procedurală importantă, deoarece aici se stabileşte exact pentru ce activităţi este valabilă procedura şi care sunt compartimentele care o vor implementa. • Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie respectate întocmai, pentru a evita cazurile în care există suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost identificaţi responsabili: - precizarea activităţii; - delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi distincte ale instituţiei; - enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată; - enumerarea compartimentelor implicate în activitate, a celor beneficiare şi a celor ce trebuie să furnizeze date pentru aplicarea efectivă a procedurii.
  • 11. 3.7 Definiţii, abrevieri şi acronime Vor fi definiţi termenii care: -reprezintă un element de noutate; - sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii suplimentare; - pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora; • dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul în cauză; 3.8. Documente de referinţă şi conexe În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare • care au fundamentat realizarea procedurii. Adiţional, pot fi incluse • documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul • activităţii procedurate până în acel moment. Acolo unde este cazul, • reglementările pot fi grupate astfel: - reglementări lanivel national - legislaţie primară; - legislaţie secundară; - reglementări interne.
  • 12. 3.9 Descrierea procedurii Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în mod logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate. a. Generalităţi: • caracteristici generale ale activităţii; nu se repetă elementele deja menţionate în subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex. transparenţă, legalitate, confidenţialitate etc.) b. Documente utilizate: • formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale,ghiduri. • Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor,explicat, pentru ca în final, la anexă, să fie elaborată grafic diagrama fluxului documentelor. • Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în fluxul general al documentelor al ministerului. c. Resurse necesare: • materiale (elementele de logistică: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia). d. Modul de lucru: • Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor şi a măsurilor de limitare a efectelor acestora); • Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă tabelară); • Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performanta si beneficiari)
  • 13. 3.10 Responsabilităţi şi verificare Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor care aplică procedura şi NU la cele legate de elaborarea, verificarea şi aprobarea procedurii. Pentru evidenţierea acestor activităţi există un tabel separat, prevăzut în secţiunea 4 • Se recomandă întocmirea unui tabel care să cuprindă funcţiile responsabile pentru realizarea acţiunilor din procedură, cu termene limită ce trebuie respectate. 3.11 Avizare şi aprobare 3.11.1 Procedurile de sistem • După elaborare, PS se verifică de către conducătorul compartimentului responsabil şi se transmite către managerul unitatii – Colegiul,, Ion Mincu’’ Deva. Compartimentul managerial verifică conformitatea PS cu prevederile legisletiei in viguare.Daca PS nu respectă prevederile, managerul unitatii noastre va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PS modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare. După ce compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a PS, secretariatul va include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a discutarea şi aprobarea PS.
  • 14. 3.11.2 Procedurile operaţionale a. După elaborare, PO se transmit de către compartimentul responsabil Grupului Managerial b. Secretariatul GM verifică conformitatea PO cu prevederile legislatiei in viguare. Dacă PO nu respectă prevederile, secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PO modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare c. Eventualele observaţii vor fi discutate în cadrul unor întâlniri între compartimentul responsabil şi compartimentele care au obiecţii. Dacă nu se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor, preşedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO. Dacă există consens, PO se consideră aprobat. d. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte compartimente), aceasta se consideră finalizată în momentul în care eventualele observaţii ale secretariatului GM au fost incluse în textul PO. e. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia, dacă este cazul.
  • 15. 3.12. Distribuirea procedurii 3.12.1. Procedurile de sistem a. După aprobarea procedurile se păstrează la compartimentul management 3.12.2. Procedurile operaţionale a. După aprobarea PO, originalul acesteia se va păstra la compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform listei de distribuire compartimentelor implicate/afectate de PO b. După finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire compartimentului de manegement c. Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri
  • 16. 3.13 Revizia procedurii 3.13.1. Procedurile de sistem a. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul Grupului de Management al Colegiului “Ion Mincu’’ Deva ca urmare a modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează funcţionarea întregii instituţii b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către secretariatul GM solicitarea reviziei Procedurii c. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei şedinţe. d. Dacă GM consideră oportună revizia procedurii, aceasta va solicita conducătorului responsabil cu elaborarea, procedurii în cauză 3.13.2. Procedurile operaţionale a. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul compartimentelor, care aplică sau este interesată de o PO şi care constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către conducătorul compartimentului responsabil solicitarea reviziei PO
  • 17. 3.13.3. Prevederi comune a. Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeaşi succesiune ca larealizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării,avizării, aprobării şi distribuirii b. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv c. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare. d. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise e. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii scrise. De asemenea, se va completa şi Formularul evidenţiere modificări (F-PS.00.01 – Anexa 1 sau 2, p.3) f. Procedura, cu paginile modificate ale reviziei se difuzează conform prevederilor paragrafului 3.8. De asemenea, în momentul difuzării procedurii modificate se retrage vechea procedură, completându-se corespunzător lista de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 – Anexa 1 sau 2, p.3) g. Secretariatul Comisiei va depune în biblioteca virtuală procedura revizuită sau noua ediţie a acesteia.
  • 18. 3.14. Înregistrarea şi arhivarea procedurii 3.14.1. Procedurile de sistem a. PS se înregistrează într-un registru electronic ţinut la secretariatul GM b. Originalele PS retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către secretariatul GM 3.14.2. Procedurile operaţionale a. PO se înregistrează într-un registru electronic ţinut la cmpartimentul care a elaborat PO b. Originalele PO retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către compartimentele care le-au elaborat. După această perioadă PO sunt transmise la arhiva cu respectarea reglementărilor specifice arhivării