1. ÁP DỤNG HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
THEO TCVN ISO 9001: 2000 VÀO
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
2. I. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000
1.Khái niệm ISO 9000
1.1. Tổ chức ISO
- ISO là chữ viết tắt của International
Standardition Organization, dịch là
“Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.
- Mục tiêu của ISO
3. - Nhiệm vụ của ISO
- Các tiêu chuẩn của ISO không có
giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng
- Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có
vai trò quan trọng trong việc thống
nhất các tiêu chí đánh giá chất
lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm
vi toàn thế giới.
4. 1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Khái niệm:
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu
chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý
chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn
hóa Quốc tế ban hành
(ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và
cứ 5 năm được soát xét một lần
ISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO
9000 được soát xét và bổ sung
năm 2000)
5. 2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO
9000
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng
ISO 9000 phiên bản năm 2000 và
năm 2005 gồm 4 tiêu chuẩn chủ yếu
sau:
(1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO
9000: 2000) - Cơ sở thuật ngữ và từ
vựng:
6. (2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống
quản lý chất lượng - các yêu cầu:
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy
định các hoạt động cần thiết phải
xem xét trong khi triển khai hệ
thống quản lý chất lượng trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
7. (3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn
cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
(4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn
đánh giá hệ thống quản lý chất
lượng.
8. Trong 04 tiêu chuẩn của bộ
tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu
chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn
có vai trò quan trọng, có thể
đứng độc lập, quy định các
yêu cầu của hệ thống quản lý
chất lượng.
9. 3. Các ng/tắc của hệ thống QLCL theo
ISO 9000
3.1. Ng/tắc định hướng vào khách hàng
3.2. Ng/tắc lãnh đạo thống nhất
3.3. Ng/tắc hợp tác triệt để
3.4. Ng/tắc hoạt động theo quá trình
3.5. Ng/tắc hệ thống
3.6. Ng/tắc cải tiến liên tục
3.7. Ng/tắc quyết định dựa trên CSDL
5.8. Ng/tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức
và bên cung ứng
10. 4. Các yêu cầu của hệ thống QLCL theo ISO
- Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ
thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ
thống quản lý chất lượng theo mô hình
ISO 9000 phải đáp ứng các yêu cầu sau:
4.1. Yêu cầu chung
4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm
11. 4.1. Các yêu cầu chung
- Xây dựng hệ thống văn bản,
- Thực hiện, duy trì hệ thống quản
lý chất lượng
- Thường xuyên nâng cao hiệu lực
của hệ thống.
- Xác định mối liên hệ giữa các
quá trình
- Đo lường, theo dõi và phân tích
các quá trình
- Đảm bảo sự sẵn có của các
nguồn lực và thông tin cần thiết
…
12. 4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Chính sách chất lượng và mục tiêu
chất lượng
- Sổ tay chất lượng
- Các thủ tục (quy trình) dạng văn
bản theo yêu cầu bộ tiêu chuẩn
ISO 9000 đặt ra
- Các tài liệu về việc hoạch định,
thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát
- Các hồ sơ theo yêu cầu của bộ tiêu
chuẩn ISO 9000.
13. 4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
- Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây
dựng và thực hiện hệ thống quản lý
chất lượng.
- Đảm bảo các yêu cầu của khách hàng
được xác định và đáp ứng đầy đủ
- Đảm bảo chính sách chất lượng và mục
tiêu chất lượng phải phù hợp
- Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000
cần hoạch định việc xem xét trách
nhiệm của lãnh đạo.
14. 4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
- Cung cấp nhân lực có đủ năng lực
và trình độ, ý thức làm việc
- Đào tạo nhân lực thường xuyên để
đáp ứng yêu cầu cải tiến
- Chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng và
môi trường làm việc.
15. 4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản
phẩm
- Xác định các quá trình liên quan đến khách
hàng
- Đảm bảo các y/cầu về thiết kế và phát triển
- Đảm bảo quá trình kiểm tra và xác nhận về
mua hàng
- Lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung
cấp dịnh vụ trong điều kiện được kiểm soát
- Thực hiện các y/cầu về đo lường, phân tích
- Thường xuyên cải tiến
16. 5. Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- là bộ tiêu chuẩn quy tụ kinh nghiệm của
quốc tế trong lĩnh vực quản lý
- đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý chất lượng
- có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực
sản xuất, kinh doanh và dịch vụ
- sẽ làm thuận tiện hơn trong trao đổi thương
mại toàn cầu
- sẽ tạo ra một môi trường làm việc khoa học,
quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân
17. II. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
ÁP DỤNG ISO 9000
1. Xây dựng kế hoạch
2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
3. Triển khai áp dụng
4. Chứng nhận hệ thống quản lý chất
lượng
18. 1. Xây dựng kế hoạch
1.1. Cam kết của lãnh đạo
1.2. Thành lập Ban chỉ đạo ISO
1.3. Chọn chuyên gia tư vấn
1.4. Thực hiện đào tạo
1.5. Đánh giá thực trạng HTQL của
cơ quan
1.6. Lựa chọn nội dung áp dụng
1.7. Dự kiến thời gian thực hiện
19. 2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
2.1. Các tài liệu cần biên soạn
- Mục tiêu, chính sách chất lượng
- Sổ tay chất lượng
- Các quy trình áp dụng ISO 9000
2.2. Phổ biến các tài liệu
- Ban hành các tài liệu hướng dẫn
- Hướng dẫn áp dụng đến các đối
tượng liên quan
20. 3. Triển khai áp dụng
Các bước triển khai áp dụng:
3.1. Công bố áp dụng
3.2. Đánh giá nội bộ
3.3. Đánh giá trước chứng nhận
21. 4. Chứng nhận hệ thống quản lý
4.1. Đánh giá sơ bộ
4.2. Đánh giá chính thức
4.3. Quyết định chứng nhận
4.4. Giám sát sau chứng nhận và đánh
giá lại
22. III. ÁP DỤNG ISO 9001: 2000 VÀO
C/TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư
1.1. Xác định các đối tượng liên quan
- Thủ trưởng cơ quan (thực hiện cam kết
bằng văn bản)
- Các cấp phó
- Chánh văn phòng
- Trưởng các đơn vị
- Những người tham gia trực tiếp vào công
tác văn thư
23. 1.2. Xác định nội dung ưu tiên áp
dụng
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đi
- Quản lý văn bản đến
- Lập hồ sơ hiện hành
- Quản lý và sử dụng dấu
Chú ý: Trong các quy trình lớn còn có
các quy trình kỹ thuật nhỏ
24. 1.3. Xây dựng các quy trình
1.3.1. Xác định cấu trúc của quy trình
nghiệp vụ theo ISO
- Các thuật ngữ dùng trong quy
trình
- Các bước thực hiện công việc
- Trách nhiệm của từng cá nhân
- Các tài liệu liên quan đến việc
thực hiện quy trình
25. 1.3.2. Xây dựng các quy trình
căn cứ vào:
- Các VB h/dẫn nghiệp vụ đã có
- Thực tế việc triển khai thực hiện
VB h/dẫn nghiệp vụ tại CQ, TC
- Xác định rõ tr/nhiệm của các cá
nhân tham gia vào quy trình
- Thỏa mãn các y/cầu của bộ tiêu
chuẩn ISO 9000
26. 1.4. Công bố áp dụng quy trình
- Công bố áp dụng
- Đánh giá nội bộ
- Đánh giá trước chứng nhận
1.5. Chứng nhận
27. 2. Áp dụng ISO 9000 vào c/tác lưu
trữ
Về cơ bản, các bước áp dụng
cũng tiến hành như phần Áp
dụng ISO 9000 vào c/tác văn
thư, tuy nhiên áp dụng ISO
9000 vào c/tác lưu trữ phức
tạp hơn vì các khâu ng/vụ lưu
trữ phức tạp hơn các khâu
ng/vụ văn thư
28. Các quy trình ng/vụ lưu trữ
cần xây dựng theo ISO 9000
2.1. Các quy trình thu thập TL
2.2. Các quy trình chỉnh lý TL
2.3. Các quy trình XĐGTTL
2.4. Các quy trình bảo quản TL
2.5. Các quy trình bảo hiểm TL
2.6. Các quy trình tu bổ, phục chế TL
2.7. Các quy trình khai thác, sử dụng TL
2.8. Các quy trình công bố TL
Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự phát triển của công tác tiêu chuẩn hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới
Nhiệm vụ của ISO là xây dựng, công bố các tiêu chuẩn thuộc phạm vi hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Điện Quốc tế IEC International Electronic Commitee).
Các tiêu chuẩn của ISO không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ có tính chất khuyến khích áp dụng.
- Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có vai trò quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới.
ISO: cũng là chữ viết tắt của International Standardition Organization
9000 là số thứ tự của bộ tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng do ISO ban hành
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn được soát xét để đưa ra những phiên bản mới hàng năm, phù hợp với sự phát triển của toàn xã hội
Đây là tiêu chuẩn đầu tiên, có nghĩa then chốt đối với bộ tiêu chuẩn và nó cũng giống như điều kiện tiên quýêt khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
Ví dụ: Cấn thống nhất các thuật ngữ để tiện lợi cho việc thống nhất cách hiểu, cách làm…
2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 và năm 2005 gồm 4 tiêu chuẩn chủ yếu sau:
(1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO 9000: 2000) - Cơ sở thuật ngữ và từ vựng: mô tả tổng thể hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ, từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng.
(2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu: Đây là tiêu chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý của một cơ quan, tổ chức áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định các hoạt động cần thiết phải xem xét trong khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Như vậy, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm bốn tiêu chuẩn nhỏ, trong đó, tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn quan trọng, có thể đứng độc lập, quy định các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
(3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này được sử dụng nhằm mở rộng hơn những lợi ích đạt được từ ISO 9001: 2000, không những đối với bản thân tổ chức mà còn đối với tất cả các bên liên quan đến hoạt động của tổ chức
(4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng: Hướng dẫn việc xác nhận khả năng của hệ thống, thường được dùng để đánh giá trong nội bộ của tổ chức hoặc đánh giá bên cung ứng.
Hiện nay, Chính phủ đang khuyến khích các cơ quan, tổ chức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2000, có nghĩa là xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
Phân biệt ISO 9001: 2000 và TCVN ISO 9001: 2000
Trong 04 tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn có vai trò quan trọng, có thể đứng độc lập, quy định các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Trong một cơ quan, tổ chức có thể chỉ tiến hành áp dụng độc lập tiêu chuẩn ISO 9001, không thể độc lập áp dụng các tiêu chuẩn còn lại.
Đây là nội dung quan trọng nhất của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, hiện nay Chính phủ đã lấy yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng tại tiêu chuẩn này để khuyến khích áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước
ISO 9000 quy định “Hãy viết những gì đã làm và làm theo những gì đã viết)
Trong thực tế rất hay xảy ra trường hợp: viết một đằng, làm một nẻo
Trong 04 tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn có vai trò quan trọng, có thể đứng độc lập, quy định các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Trong một cơ quan, tổ chức có thể chỉ tiến hành áp dụng độc lập tiêu chuẩn ISO 9001, không thể độc lập áp dụng các tiêu chuẩn còn lại.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 có thể viết tắt là Áp dụng ISO 9000
Để tiến hành áp dụng HTQLCL theo ISO 9000, tổ chức cần tiến hành các công việc sau:
1. Xây dựng kế hoạch
2. Biên soạn và phổ biến tài liệu
3. Triển khai áp dụng
4. Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
Giới thiệu các nội dung lãnh đạo cần cam kết
Thành phần Ban Chỉ đạo ISO
Cách chọn chuyên gia tư vấn
Quy trình thực hiện công tác đào tạo
Đánh giá thực trạng
Bước này thực hiện sau khi đã biên soạn đầy đủ tài liệu
Giải thích từng mục cụ thể
Phân biệt sự khác nhau giữa việc áp dụng ISO 9000 vào hoạt động của một cơ quan, tổ chức và việc áp dụng ISO 9000 vào một lĩnh vực hoạt động cụ thể.
Giới thiệu cụ thể quy trình mẫu
1.4. Công bố áp dụng quy trình
Tiến hành các bước đúng với nội dung bước 3 của quy trình áp dụng ISO
- Công bố áp dụng
- Đánh giá nội bộ
- Đánh giá trước chứng nhận
Tất cả các bước trên đều được cụ thể hoá thành quy trình nghiệp vụ theo ISO để thuận lợi cho quá trình triển khai áp dụng
1.5. Chứng nhận