Kỹ thuật đánh giá thực hành tiêu chuẩn 5S tại doanh nghiệp

1. KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH 5S TẠI DOANH
NGHIỆP
BY NGHIALAM. THURSDAY, 24. JANUARY 2008, 10:41:34
NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO, XÂY DỰNG THỰC HIỆN 5S
Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi
tại các công ty, trong đó có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở
việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy
nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của
hoạt động nhóm.
Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến 5S là đánh giá 5S.
Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của
việc đánh giá là:
- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S;
- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S;
- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến;
- Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp.
Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty/tổ chức cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm
vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh
giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối
với một chuyên gia đánh giá là hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung
và yêu cầu của thực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S đồng
thời phải hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ
phận. Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các
tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để
tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng
những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng
chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị
và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này.
Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trong tâm
như sau:
- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có cùng thực hiện chương trình 5S hay không?
- Mọi người có yên tâm về nơi làm việc của mình hay không ?
- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
- Nơi làm việc có an toàn không?
- Máy móc thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?
- Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy hay không?
- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?
- Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
- Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?
- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
- Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quấn áo sách sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?
- Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?
Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục/bảng
hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Thang điểm đánh giá có thể từ 1-5 hoặc từ 1-
10. Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và
kết quả đạt được (Ví dụ về cách chấm điểm - bảng 1; Ví dụ về lập phiếu hỏi và tính điểm - bảng
2)

2. Bảng 1: Ví dụ về cách lập phiếu hỏi và tính điểm
Hạng mục --- STT --- Các hạng mục cần phải đánh giá --- Điểm
.......................................................................
Bảng 2: Ví dụ về thang cho điểm
Điểm ---- Mô tả--------------------
...............................................
Mỗi chuyên giá đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được
thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh
với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra
những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt.Việc thực hiện 5S
chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết
đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất
lượng của doanh nghiệp
XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN 5S - Áp dụng
BY NNLINFO. SATURDAY, 24. NOVEMBER 2007, 10:25:47
NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO, XÂY DỰNG THỰC HIỆN 5S
CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S
SERI - SÀNG LỌC Loại bỏ những cái không cần thiết
Bước 1:
- Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp.
- Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.
- Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết
- Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn.
Bước 2:
- Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó có còn cần
thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng
ra một nơi
Bước 3:
- Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không.
- Nếu sau 3 tháng mà không thấy ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc nữa.
- Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để xử lý.
Chú ý:
1.Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ.
2.Việc hủy những cái không cần thiết có thể là:
+ Bán cho đồng nát
+ Giao cho các đơn vị khác nếu họ cần
+ Vứt bỏ
+ Khi hủy những thứ thuộc tài sản của công ty, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết
+ Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó
+ Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc của bạn, hãy tìm
mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như khi bạn tìm diệt một con gián vậy. Và sẽ là một phần thưởng
nếu trong quá trình đó bạn lại tìm ra một vài vật có ích mà lâu nay bạn không nhớ để đâu.
SEITON -SẮP XẾP: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

3. Bước 1:
- Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn
- Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc đồng
thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn
Bước 2:
- Sau đó bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện
cho thao tác.
- Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người
sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách bố trí và trao
đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.
Bước 3:
- Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được là cái gì để ở chỗ nào để tự họ
sử dụng mà không phải hỏi ai.
- Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn
kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.
Bước 4:
Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác
Chú ý:
- Mục đích của SEITON - SẮP XẾP là làm cho nơi làm việc của bạn đựợc an toàn, hiệu quả khi
làm việc. Vì vậy những vật như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần
thiết
- Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt
(reoder level)
SEISO - SẠCH SẼ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc
- Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế
tạo sản phẩm. Như vậy Seiso (sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả
ngày.
- Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso của bạn:
- Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết
bị, dụng cụ đồ đạc V.V… một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội
để dơ bẩn.
- Giành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso.
- Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc
- Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.
- Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi
trường đó.
- Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.
- Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.
- Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng.

4. - Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nay
Chú ý: Ngoài 3 phút hàng ngày cho Seiso, bạn nên có thói quen làm Seiso trong tuần, trong
tháng. Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra.
SEIKETSU - SĂN SÓC Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao
- Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được
3S.
- Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU của bạn:
+ Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh.
+ Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc
lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.
Chú ý:
- Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.
- Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.
- Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng
động viên.
SHITSUKE - SẴN SÀNG Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó
nhắc nhở hay ra lệnh.
- Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống.
- Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi
người đều yêu 5S.
- Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy cần
phải chú ý:
- Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn
- Nhận thức được công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình bạn.
- Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì
tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ thoải mái dễ chịu như ở nhà.
Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE (sẵn sàng) của nhân viên trong công ty thì vai trò của người phụ
trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

5. Kỳ trước: http://my.opera.com/qtdn/blog/xay-dung-va-thuc-hien-5s-5s-thuc-hanh-tiep

7. 5S - 5S - BÍ QUYẾT THỰC HÀNH
- Select a Pilot area for “5'Sing”
- Document the current situation. Photograph
- Conduct a Risk Assessment

8. - Define what can be achieved. Set the Vision.
- Establish resources required
- Plan the approach and communicate
- Share equally the responsibilities
- Monitor via auditing
- Measure the benefits
và dĩ nhiên là… … … CẢI TIẾN LIÊN TỤC !!!
S3 - SẠCH SẼ
Làm vệ sinh cũng có nghĩa là: KIỂM TRA CẨN THẬN
SẠCH SẼ - LÀM GÌ ĐÂY?
1. Chia khu vưc / Phân công trách nhiệm
- Phân công trách nhiệm ai làm gì, khu vực nào.
- Bản đồ khu vực phân công và bảng kiểm tra 5S
2. Tiến hành vệ sinh khu vực/tbị
- Vệ sinh cẩn thận , có hệ thống từng khu vực/tbị sẽ giúp ta phát hiện các bất thường
- Hãy nhớ: Làm Vệ sinh không phải là chùi sạch bụi bẩn, mà chính là để KIỂM TRA.
3. Tiến hành cải tiến
- Giảm thời gian vệ sinh
- Dẽ dàng làm vệ sinh nơi hóc kẹt, khó với tới.
- Giảm nguồn gây bẩn.
4. Đề ra các quy định cho nhóm trong việc giữ gìn vệ sinh
Đề ra khẩu hiệu
- “ 5 phút làm 5S mỗi ngày ”
- “ Chăm sóc cho nó bóng loáng!!”

9. S4 - SĂN SÓC
Standardising
- The state that exists when the first 3 S's are properly maintained.

10. + make sure that clearing, organising and cleaning are being maintained and incorporated into
everyday activities.
+ identify, eliminate or take preventive action to help prevent 3S conditions to deteriorate.
- A never-ending activity!
- People should have clear job assignments based on their own workplaces.
- A useful tool is the 5S Map:
+ it shows how the workplace is divided into sections and lists names of the people responsible
for maintaining 5S conditions in those areas
+ it makes 5S job assignments visible at a glance.
S5 - SẴN SÀNG
Discipline
- Defined as "making a habit of properly maintaining correct procedures".
- So what happens to 5S Programmes that do nod keep discipline?
Lack of Discipline
1. The workplace would become dirty and chaotic again.
2. Unneeded items would soon begin piling up.
3. People would neglect to wear their PPE and eventually sustain an injury.
4. Equipment malfunction and defective products
5. Customers would become disgusted by our dirty and disorganised factory.
Discipline - Important Hints
1. Total team involvement and focus on the challenge is vital
2. Develop complete visual control to make maintaining the standards as easy as possible -
Remember it's about working smarter not harder!

11. 3. Use Fixed position photographs of before, during and after to display your efforts.
4. Use specific audits to evaluate your 5S effectiveness
5S Thực hành
- Hiểu đúng
- Áp dụng thực tế
- Các kỹ thuật thực tế
- Các hoạt động kết hợp
5S LÀ NỀN MÓNG ĐỂ THỰC HIỆN TPM
5S LÀ NỀN MÓNG CHO 8 HOẠT ĐỘNG TPM

12. AM BƯỚC 0: S1 VÀ S2
TẠI SAO LÀ BƯỚC 0?
- Muốn làm vệ sinh, phải bỏ cái không cần, sắp xếp gọn gàng cái cần trước !

13. - Ta thấy thế nào khi bước vào siêu thị ???
- Tại sao người ta sắp xếp như vậy ???
S1: SÀNG LỌC
KỸ THUẬT THỰC TẾ
1. Kỹ thuật
- Thẻ đỏ + ảnh chụp (loại bỏ trong vòng 1 tuần)
- Thẻ vàng + ảnh chụp (Loại bỏ trong vòng 1 tháng)
- Chuẩn bị khu vực tập kết cho những vật bị loại bỏ
2. Phương Pháp
Vật liệu + chi tiết tại kho
- Hơn 1 năm không sử dụng:Thẻ đỏ
- Hơn 3 tháng không sử dụng:Thẻ vàng
Bán thành phẩm + Vật liệu tại phân xưởng
- Không sử dụng trong một tháng:Thẻ đỏ
- Không sử dụng trong một tuần:Thẻ vàng
Thành phẩm
- Hơn 1 năm:Thẻ đỏ
- Hơn 1 tháng:Thẻ vàng
Máy móc, khuôn, đồ gá, dụng cụ
- Hơn 1 năm không sử dụng:Thẻ đỏ

14. - Hơn 3 tháng không sử dụng:Thẻ vàng
- Đồ gá, dụng cụ hỏng không sửa được hơn 1 năm:Thẻ đỏ
- Đồ gá, dụng cụ hỏng không sửa được hơn 3 tháng: Thẻ vàng
Vật dụng văn phòng tại phân xưởng:
- Không sử dụng trong một tháng:Thẻ đỏ
- Không sử dụng trong một tuần:Thẻ vàng
3. Loại bỏ
Thẻ đỏ tới “khu vực tập kết để:
- Loại bỏphế liệu
- Bán
- Tái sử dụng
Thẻ vàng : tới “khu vực tập kết để:
- Loại bỏphế liệu
- Bán
- Tái sử dụng

15. S2 - SẮP XẾP
NGUYÊN TẮC SẮP XẾP
- Mọi thứ đều có một chỗ quy định
Everything has its place
- Thứ nào ở đúng chỗ thứ đó
Everything is at its place
- Cự ly phụ thuộc tần suất sử dụng
Dễ nhìn - Dễ thấy - Dễ lấy - Dễ sử dụng
KỸ THUẬT THỰC TẾ
- Sắp xếp những thứ cần thiết:
+ Xác định vị trí đặt
+ Dùng ký hiệu, nhãn hiệu, màu sắc để nhận biết
- Dùng biểu đồ Paretto để xác định tần suất sử dụng đối với máy móc, vật liệu, giá, kệ, đồ gá,
khuôn...
+ Thường xuyên: Cạnh máy, dây chuyền
+ Không thường xuyên: tại phân xưởng
+ Sử dụng kết hợp với các vật dụng khác: đặt tại trung tâm để quản lý dễ dàng

16. Kỹ thuật đánh dấu giúp bạn như thế nào?
- Dễ dàng sắp xếp dụng cụ
- Dễ dàng trả lại các thứ đã lấy ra
- Dễ dàng kiểm soát mọi đồ vật
- Sử dụng thẻ kiểm tra
- Sử dụng màu sắc
- Rèn luyện tính kỹ luật của mọi người
Màu sắc giúp bạn như thế nào?
- Nhanh chóng xác định vị trí của đồ vật trong tích tắc
+ Cả khi lấy ra
+ Lẫn khi trả về
- Nơi làm việc nhìn vui mắt hơn
- Đơn giản mà cực kỳ hữu hiệu, hãy xem ...
Một công cụ đánh dấu hữu hiệu khác:
-> những đường kẽ trên mặt đất (floor lines)

17. NGUYÊN TẮC “TRONG SUỐT”
- Làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn
+ Dễ tìm, dễ thấy
+ Dễ phát hiện và ngăn ngừa các hư hỏng, trục trặc

18. - Ghi nhớ !
“Problem out of sight is out of mind”